Xây dựng một kế hoạch bán hàng thành công

Trước khi xây dựng một kế hoạch bán hàng cần đặt ra các câu hỏi xung quanh:

1.   Ai?

2.   Ở đâu?

3.   Tại sao?

4.   Khi nào?

5.   Như thế nào?

6.   v.v & v.v

Bản Kế hoạch bán hàng:

§  Là phác thảo ra được một bức tranh trong đó đánh giá tất cả sự vững mạnh doanh nghiệp của bạn bao gồm việc mô tả và phân tích các viễn cảnh tương lai bán hàng của bạn.

§  Lập kế hoạch bán hàng là một bước quan trọng mà bất cứ một nhà doanh nghiệp cẩn trọng nào cũng cần tiến hành cho dù quy mô của doanh nghiệp ở mức độ nào.

Cần phải chuẩn bị Bản kế hoạch bán hàng vì:

Ø  Nó sẽ xác định và tập trung mục tiêu của bạn bằng cách sử dụng những thông tin và phân tích phù hợp.

Ø  Bản Kế hoạch kinh doanh của bạn có thể giúp bạn phát hiện ra những điều bỏ sót hoặc những điểm yếu trong quá trình lập kế hoạch của bạn.

Ø  Khi biết được điểm mạnh, cơ hội sẽ giúp bạn tận dụng khai thác tối đa nguồn lực của doanh nghiệp.

Ø  Khi biết điểm yếu, nguy cơ sẽ giúp bạn có chiến lược phòng thủ, tránh né tốt.

Ø  Những điều cần tránh trong Bản Kế hoạch của bạn:

Ø  Đưa ra một số giới hạn về dự đoán cho tương lai dài hạn (trên 1 năm). Tốt nhất là gắn nó với những mục tiêu ngắn hạn và điều chỉnh bản kế hoạch khi công việc kinh doanh của bạn diễn ra.

Nhiều khi việc lập kế hoạch lâu dài trở nên vô nghĩa vì tình hình kinh doanh của bạn trên thực tế có thể thay đổi rất nhiều so với ý tưởng ban đầu của bạn.

Tránh lạc quan. Trong thực tế, để bù lại việc quá lạc quan, hãy trở nên cực kỳ bảo thủ khi dự đoán về: doanh số, thời gian, doanh thu và lợi nhuận.

Đừng quên giải thích rõ ràng về các chiến lược của bạn trong tình huống kinh doanh không thuận lợi.

Không nên phụ thuộc hoàn toàn vào tính độc đáo của loại hình kinh doanh của bạn hoặc thậm chí đó là một sáng chế đã được cấp bằng. Sự thành công thường đến với những người bắt đầu kinh doanh với những lợi ích kinh tế to lớn và không nhất thiết phải là những sáng kiến vĩ đại.

Các bước cần lưu ý để có được một bản kế hoạch tốt:

1.         Viết ra ý tưởng (và tập hợp ý tưởng) kinh doanh cơ bản của mình và mọi người.

2.         Thu thập tất cả các số liệu bạn có tính khả thi và chi tiết của ý tưởng kinh doanh của bạn.

3.         Tập trung và sàng lọc ý tưởng của mình trên cơ sở các số liệu đã tổng hợp.

4.         Phác họa các chi tiết về mô hình kinh doanh của bạn. Sử dụng phương pháp tiếp cận với các câu hỏi “cái gì, ở đâu, tại sao và như thế nào” (như nói ở phần trên) có thể giúp ích tốt cho bạn trong việc này.

5.         Làm cho bản kế hoạch của bạn thật hấp dẫn để nó không những cung cấp cho bạn một cái nhìn sâu sắc mà có thể trở thành một công cụ tốt trong khi làm việc với các mối quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới.

Kế hoạch bán hàng nên:

  Ngắn gọn

  Đơn giản

  Có trọng tâm

Thông thường, tỷ lệ phối hợp lý tưởng nhất sẽ là 70-75% doanh số bán hàng từ những khách hàng mới và 25-30% doanh số bán hàng từ những khách hàng hiện tại.

Một kế hoạch bán hàng bao gồm bốn bộ phận cơ bản:

ØCác chiến lược thu hút khách hàng mới,

ØCác phương pháp thu hút khách hàng mới,

ØCác chiến lược tăng trưởng kinh doanh đối với những khách hàng hiện tại,

ØCác phương pháp tăng trưởng kinh doanh đối với những khách hàng hiện tại.

Trước khi triển khai chương trình bán hàng, bạn cần nắm vững một số khái niệm sau:

- Doanh số bán hàng chỉ tiêu (Sales quota): Đây là nhân tố rất quan trọng của kế hoạch bán hàng, có vai trò “giữ nhịp” cho hoạt động của bạn trong cả năm, đồng thời đưa ra các mục tiêu phụ hàng quý, hàng tháng, hàng tuần và thậm chí hàng ngày để bạn thực hiện.

- Phạm vi, khu vực bán hàng (Sales territory): Đó là các thông tin liên quan đến khu vực địa lý, danh sách các thị trường cụ thể trong nước hay quốc tế, nơi bạn cung cấp sản phẩm/dịch vụ hay giải pháp kinh doanh.

- Chiến lược (Strategy): Là những kế hoạch và đường hướng cần thiết giúp bạn hoàn thành mục tiêu đề ra.

- Phương pháp hay chiến thuật (Tactic): Đây là những công việc cụ thể, những bước đi cần thiết của bạn khi thực thi kế hoạch bán hàng.

Các chiến lược và phương pháp thu hút khách hàng mới

1. Vượt chỉ tiêu hạn mức đề ra mỗi tuần:

- Gửi không dưới 100 thư chào hàng giới thiệu sản phẩm/dịch vụ tới các khách hàng mới.

- Gọi không dưới 100 cuộc điện thoại để giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng mới.

- Gặp gỡ trực tiếp với không dưới 50 khách hàng mới.

- Tạo ra không dưới 100 đề xuất bán hàng.

- Tiến hành không dưới 10 buổi giới thiệu sản phẩm/dịch vụ.

Chú ý: Số lượng thư chào hàng, cuộc điện thoại… có thể thay đổi, điều quan trọng là bạn cần tính toán chính xác rằng bạn cần thiết lập quan hệ với bao nhiêu khách hàng để có thể đạt được chỉ tiêu về doanh số của bạn.

2. Gia tăng sự nhận thức của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ và giải pháp kinh doanh của bạn:

- Gia nhập và tham dự vào không dưới 3 hiệp hội nhà nghề hay các tổ chức mà những khách hàng hiện tại và tiềm năng của bạn thường tham gia.

- Tích cực tham dự các hội chợ thương mại và hội thảo có sự góp mặt của khách hàng.

- Mua danh sách địa chỉ của các hiệp hội, tổ chức từ tổng đài, các công ty viễn thông … và gửi thiệp mừng hay thư chào hàng giới thiệu theo những địa chỉ này.

- Nói chung cần tham gia tối đa vào các sự kiện xã hội, xuất hiện trên báo chí… để thu hút sự chú ý và quan tâm của mọi người.

3. Gia tăng sự nhận thức của cộng đồng về sản phẩm/dịch vụ và giải pháp kinh doanh của bạn:

- Tham sự vào tất cả các sự kiện do phòng thương mại và công nghiệp địa phương tổ chức.

- Chủ động tiếp xúc với ít nhất 12 tổ chức khác nhau trong địa phương có mối quan tâm tới sản phẩm/dịch vụ và giải pháp kinh doanh của bạn.

- Dành thời gian và một phần ngân sách nhất định của bạn cho ít nhất 3 tổ chức phi lợi nhuận.

- Gia nhập vào không dưới 05 liên hiệp khác nhau để tranh thủ sự hỗ trợ, tư vấn của họ.

4. Thu thập lời giới thiệu từ các khách hàng mới:

- Trong vòng 30 ngày sau khi cung cấp sản phẩm/dịch vụ, bạn nên hỏi thăm và đề nghị mỗi khách hàng mới cho bạn biết ít nhất 3 cái tên và số điện thoại của những người mà họ biết rằng có thể sẽ sử dụng sản phẩm/dịch vụ và giải pháp kinh doanh của bạn.

Các chiến lược và phương pháp đối với những khách hàng hiện tại

1. Tạo ra một chương trình liên lạc thường xuyên:

- Liên hệ với từng khách hàng hiện tại ít nhất 1 lần/tháng, đưa ra những để nghị mới mà họ không thể nhận được từ bất kỳ ai khác.

- Xây dựng các bản tin hàng tháng thật hấp dẫn cho khách hàng lẫn nội bộ.

- Xây dựng các nhóm sử dụng (user-group) trong cơ sở dữ liệu khách hàng hiện tại của bạn.

- Tổ chức các buổi tranh luận trực tuyến hay ngoại tuyến cho các khách hàng hiện tại.

- Mời ít nhất 3 khách hàng hiện tại của bạn đi ăn trưa và mời một khách hàng mới cùng tham gia.

2. Điều tra, thăm dò trong số các khách hàng hiện tại:

- Xin phép đến thăm không dưới 3 nhà khách hàng để tìm hiểu, thăm dò ý kiến về sản phẩm/dịch vụ mà họ đang sử dụng.

- Đề nghị mỗi một khách hàng hiện tại giới thiệu về bạn tới những người quen biết của họ.

- Gặp gỡ, với tư cách cá nhân, các nhà quản lý cấp cao của công ty nơi khách hàng hiện tại của bạn đang làm việc.

Thời điểm bắt tay vào thực hiện chương trình

Phần cuối cùng của kế hoạch bán hàng phải là các chi tiết về giới hạn thời gian hoàn thành từng chiến thuật mà bạn đã đề ra trên đây. Tốt nhất là bạn nên sắp xếp lịch trình thời gian theo tuần để việc thực hiện và kiểm tra được dễ dàng hơn.

Nhưng mọi việc vẫn chưa kết thúc, dù bạn đã xây dựng xong cho mình kế hoạch bán hàng. Hãy đảm bảo kế hoạch của bạn luôn được thực thi đúng lịch trình, đồng thời thường xuyên xem xét và điều chỉnh nội dung cho phù hợp với thực tế. Làm được như vậy, bạn mới có thể hoàn thành tốt kế hoạch bán hàng đã đề ra, hay đồng nghĩa với việc bạn có cơ hội hoàn thành mục tiêu doanh số bán hàng của mình.

Làm thế nào để lập kế hoạch doanh số bán hàng có hiệu quả

Khả năng có thể đoán trước được doanh thu bán hàng trong tương lai sẽ giúp bạn điều hành công việc kinh doanh một cách hiệu quả. Nó sẽ giúp bạn trong mọi khía cạnh của việc đưa ra quyết định. Ví dụ, nó sẽ ảnh hưởng đến việc bạn cần bao nhiêu nhân viên, đặt hàng với số lượng bao nhiêu, quyết định về đầu tư, và quyết định về mở rộng phạm vi bán hàng.

Để có thể lập được kế hoạch về doanh số bán hàng, bạn cần những thông tin sau đây:

ØMức doanh số bình quân mà mỗi khách hàng mang lại

ØLượng khách hàng mới mà bạn có, và bạn mất bao nhiêu khách hàng mỗi năm

ØKhi nào thì sẽ vào mùa bận rộn và khi nào thì sẽ là mùa rảnh rỗi 

Nếu doanh nghiệp của bạn mới hoạt động cần phải tính ra được những con số này dựa trên những nghiên cứu thị trường mà bạn thực hiện, hoặc những thông tin chung về thị trường mà bạn có được. Những doanh nghiệp đã và đang hoạt động có thể sử dụng những con số của những năm trước để làm cơ sở. 

Bạn có thể sử dụng những con số mà bạn đã tính được để đưa ra những giả định cho xu hướng kinh doanh bán hàng của bạn cho năm sau. Đây sẽ là dự báo doanh số bán hàng. Những giả định có thể là:

  Thị phần của doanh nghiệp sẽ giảm hoặc tăng? Vì sao? Giải pháp?

  Bạn sẽ chuyển đến một địa điểm làm việc: trung tâm lớn hơn trước khi mùa cao điểm bắt đầu và sẽ tuyển thêm 10 nhân viên mới?

  Bạn sẽ tăng giá thêm 2% trong mua cao điểm nhưng sẽ đưa ra chiến dịch giảm giá dành cho những người mua với số lượng lớn để đền bù.

  Bạn sẽ nhắm vào thị trường xuất khẩu vào quý 3 của năm: nếu có thêm đối thủ cạnh tranh tham gia vào thị trường trong nước.

Sau đó, bạn phải tiến hành dự báo doanh số. Để dự báo doanh số, bạn nên chia thành các mục nhỏ. Hãy cân nhắc:

vBạn hy vọng sẽ bán được bao nhiêu: tính bằng vùng, bằng số lượng hàng hoá (Ví dụ: loại gói hay hộp 2kg hay 5kg?)

vKhách hàng tốt nhất của bạn sẽ mua bao nhiêu ?

vKhi có bản dự báo doanh số, bạn hãy bắt đầu kế hoạch bán hàng với các mục tiêu chiến lược SMART - Cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế, có thời hạn. Ví dụ:

vBây giờ, bạn cần phải hỗ trợ cho những mục tiêu này bằng cách chỉ ra rõ ràng xem bạn định đạt được mục tiêu này bằng cách nào.

vNghiên cứu thị trường cho thấy nếu bạn chuyển đến một vị trí trung tâm hơn bạn có thể hy vọng là sẽ tăng doanh số bán hàng. Ngoài ra, bạn sẽ lập chiến dịch quảng cáo qua báo chí, hay TV (Nếu có tài chính) giới thiệu về địa điểm kinh doanh mới.

vGiả sử bạn biết được nhu cầu cho sản phẩm của cty bạn ở Campuchia và Lào rất cao thì bạn nên đàm phán với họ để gia hạn một hợp đồng mua bán lớn hàng năm…

09 sai lầm khi lập kế hoạch bán hàng

Kế hoạch bán hàng là “tấm bản đồ“ dẫn đường cho bạn trong kinh doanh. Tuy nhiên, kế hoạch chỉ là bước đầu tiên, trong quá trình áp dụng vào thực tế, bạn cần điều chỉnh cho phù hợp. Dưới đây là 10 sai lầm cần tránh trong việc lập kế hoạch bán hàng:

1. Hiểu sai mục tiêu. Mục tiêu là vấn đề quan trọng mà bạn cần dành nhiều thời gian suy nghĩ và phân tích. Kế hoạch chỉ là bước đầu tiên, trong quá trình áp dụng vào thực tế, bạn cần điều chỉnh cho phù hợp.

2. Triển khai kế hoạch từng bước. Kế hoạch bán hàng là một tập hợp các mô-đun kết nối. Bạn nên bắt đầu từ bất cứ phần việc nào. Đó có thể là việc mà bạn quan tâm nhất, hoặc việc mang lại nhiều lợi ích nhất hay đôi khi chỉ là công việc “gắn kết” các thành viên.

3. Kết thúc việc làm kế hoạch. Nếu bạn thôi không lập kế hoạch nữa, doanh nghiệp của bạn cũng không tồn tại được lâu. Kế hoạch luôn phải tồn tại và được thay đổi để phản ánh thực tế tình hình kinh doanh, bán hàng của bạn.

4. Không công khai kế hoạch cho nhân viên. Kế hoạch cũng là một công cụ quản lý. Bạn chia sẻ với tất cả nhân viên những thông tin cơ bản về kế hoạch và mục tiêu kinh doanh, các thông tin như tiền lương, tiền thưởng (theo doanh số, lợi nhuận…) và một số thông tin nhạy cảm có thể không công khai. Chia sẻ các mục tiêu và đánh giá, sử dụng kế hoạch để xây dựng tinh thần đồng đội và không khí làm việc bình đẳng. Điều này không đồng nghĩa với việc chia sẻ kế hoạch ra bên ngoài, ngoại trừ trong trường hợp bạn cần huy động vốn.

5. Tập trung quá nhiều ưu tiên. Bạn chỉ cần nhấn mạnh 02 hoặc 03 ưu tiên đã là một kế hoạch có sự tập trung cao độ. Hai hoặc ba điểm chính trong kế hoạch sẽ giúp bất kì ai hiểu được mục tiêu của bạn. Một kế hoạch liệt kê đến 10-20 ưu tiên vừa không tập trung, vừa gây khó khăn cho bạn khi thực hiện.

6. Đánh giá quá cao ý tưởng của mình. Điều mang lại giá trị cho doanh nghiệp không phải là bản thân ý tưởng mà là việc kinh doanh được xây dựng trên ý tưởng đó. Chỉ mỗi ý tưởng thôi thì không làm nên thành công.

7. Bỏ qua các chi tiết nhỏ nhặt trong 12 tháng đầu tiên. Cụ thể là các vấn đề như tài chính, sự kiện quan trọng, trách nhiệm và hạn chót (deadline). Dòng tiền, doanh số, lợi nhuận…là quan trọng nhất nhưng bạn cũng cần chú ý vào các chi tiết khi phân công nhiệm vụ cho nhân viên, đặt các cuộc hẹn, chỉ rõ những nhiệm vụ phải hoàn thành và ai là người chịu trách nhiệm. Những chi tiết nhỏ nhặt này có vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động của doanh nghiệp tốt.

8. Quá tập trung vào chi tiết trong những năm tiếp theo. Bạn không thể lập kế hoạch chi tiết kéo dài qua nhiều năm vì tình hình kinh doanh ngày nay có nhiều biến động. Nếu làm như vậy sẽ chỉ lãng phí thời gian của bạn.

9. Lập dự báo vô lý. Dự báo thu được lợi nhuận cao ngất ngưởng và nhanh chóng đồng nghĩa với việc bạn không có hiểu biết về chi phí thực tế và thị trường.

PHỤ LỤC THAM THẢO:

Bí quyết giành thị phần

Tìm kiếm và mở rộng thị trường là mối quan tâm của bất kỳ doanh nghiệp nào. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp tập trung khai thác thị trường ngách vì việc mở rộng thị trường không dễ dàng chút nào. Vừa phải cạnh tranh với các đối thủ lớn vừa thiếu nguồn lực để làm nghiên cứu thị trường, mở rộng kênh phân phối.

Trong quyển sách mới “Grab More Market Share- How to Wrangle Business Away from Lazy Competitors.”, tác giả Ross Shafer giới thiệu vài bí quyết để mở rộng thị trường trong tình hình kinh tế còn nhiều khó khăn.

Luôn đổi mới

Một cách tuyệt vời để giành thị phần là phát hiện và theo kịp các xu hướng mới trước đối thủ cạnh tranh. Đổi mới để cải thiện chính mình và đáp ứng nhu cầu khách hàng. Hãy chú ý lắng nghe, tìm kiếm các ý tưởng mới khi trò chuyện với bạn bè, xem tin tức, hoặc lắng nghe trẻ con nói về những gì chúng mong muốn. Hãy tìm cách thay đổi công nghệ mới, thay đổi sự phát triển của lĩnh vực mà bạn đang hoạt động.

Một cách tuyệt vời để giành thị phần là phát hiện và theo kịp các xu hướng mới trước đối thủ cạnh tranh.

Phản hồi cho khách hàng ngay lập tức

Khi khách hàng có phản hồi qua điện thoại hoặc email, các công ty thường hẹn “Chúng tôi sẽ trả lời trong vòng 24h/ Chúng tôi sẽ trả lời ngay khi xử lý/Câu hỏi của bạn đã được chuyển đến bộ phận chức năng”. Giờ đây, cách trả lời này không còn thuyết phục được khách hàng nữa. Khách hàng mong muốn các công ty giải quyết vấn đề của họ ngay lập tức. Hãy thử xem các đối thủ của bạn trả lời khách hàng ra sao, và thay đổi quy trình trả lời, giải quyết khiếu nại nhanh chóng, hiệu quả hơn thế.

Sử dụng ý tưởng của khách hàng

Công ty sản xuất áo thun Threadless (Mỹ) tạo điều kiện cho khách hàng thiết kế mẫu áo thun theo ý thích và chia sẻ thiết kế này với mọi người. Một hãng rượu danh tiếng cũng tổ chức lấy ý kiến khách hàng cho buổi tiệc sôi động cuối năm. Công ty cà phê Trung Nguyên đến từng cửa hàng ở nhiều chợ của Tp.HCM để hỏi ý kiến tiểu thương, ý kiến của khách hàng về chất lượng sản phẩm …. Bám sát nhu cầu khách hàng và tạo điều kiện cho khách hàng chia sẻ quan điểm, ý tưởng. Hoạt động này vừa gây thiện cảm với khách hàng vừa giúp công ty cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Mua lại đối thủ cạnh tranh

Đôi khi, cách dễ nhất để có được khách hàng hơn là… mua họ. Trong tình hình đầy biến động của nền kinh tế,, sẽ có không ít đối thủ của bạn phải rời cuộc chơi, vì vậy hãy tận dụng cơ hội này để mua lại đối thủ và bạn nghiễm nhiên mở rộng được thị phần. Trong trường hợp không đủ nguồn lực, thử liên hệ để mua lại danh sách khách hàng của họ. Baron Rothschild có một câu nói nổi tiếng "Thời điểm mua sắm tốt nhất là khi ngoài phố bắt đầu hỗn loạn". Nếu bạn vẫn còn sống sót trước những sóng gió của khủng hoảng kinh tế thì hãy tận dụng cơ hội này để củng cố thêm nữa vị trí kinh doanh của bạn.

Linh hoạt hơn

Có thể đối thủ cạnh tranh vẫn trông chờ nhân viên làm việc nghiêm túc 8 tiếng một ngày ở văn phòng. Bạn có thể đưa ra nhiều điều kiện linh hoạt hơn để thu hút người tài và những nhân viên bán hàng tuyệt vời. Một nhân viên bán hàng giỏi sẽ kiếm cho bạn nhiều khách hàng trung thành.

CÂU HỎI THẢO LUẬN:

1)  Kế hoạch bán hàng là gì?

2)  Vì sao cần phải xây dựng kế hoạch bán hàng?

3)  Những lưu ý khi xây dựng một bản kế hoạch bán hàng?

4)  Phương pháp xây dựng một bản kế hoạch bán hàng hiệu quả?

5)  Biện pháp thu hút khách hàng mới?

6)  Biện pháp thu hút khách hàng cũ?

7)  09 sai lầm khi xây dựng kế hoạch bán hàng?

8)  Bí quyết giúp các doanh nghiệp giành lấy thị phần khi kinh tế đang trong giai đoạn khó khăn?.

YÊU CẦU: Mời các em suy nghĩ và đưa ra ý tưởng mới (nếu có)