1.1 Khái niệm về văn phòng

Văn phòng là bộ phận đảm trách các hoạt động như tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tài, quản lý, sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan đơn vị

Khái niệm văn phòng

Theo nghĩa rộng

Văn phòng bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo của doanh nghiệp những công việc giấy tờ, hành chính

Theo nghĩa hẹp

Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể, là trụ sở làm việc của doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của doanh nghiệp, là nơi làm việc giấy tờ, làm công việc hành chính, nơi giao dịch giấy tờ.

Theo cách tiếp cận về phương diện tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thàncủa tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức.

Tiếp cận theo chức năng tổ chức: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức.

 Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà quản trị.

1.2ĐẶC ĐIỂM VĂN PHÒNG

Những đặc điểm chung của văn phòng

Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm của từng cơ quan.

 Văn phòng được quản lý và điều hành theo những tiêu chuẩn nhất định

Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất

Chuc nang VP

Chứcnăng giúp việc điều hành

Chức năng hậu cần

Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.

Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý.

Để có ý kiến tham mưu cho lãnh đạo, văn phòng thực hiện nhiệm vụ gì?

CHỨC NĂNG GIÚP VIỆC ĐIỀU HÀNH

Xây dựng kế hoạch quý tháng, tuần, ngày

Tổ chức triển khai thực hiện.

Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bả

CHỨC NĂNG HẬU CẦN

Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng hiệu quả.

Nhiệm vụ của văn phòng

Biên tập, phát hành và quản lý văn bản.

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý, năm) của DN ban  và BGĐ

Thu nhập, tổng hợp và xử lý thông tin giúp cho BGĐ ra các quyết định quản lý.

Theo dõi tiến độ và đôn đốc nhắc nhở việc

thực hiện các quyết định, chỉ đạo của BGĐ

Tổ chức giao tiếp nội bộ, đối ngoại của DN

Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tiếp khách.

Quản lý và thực hiện việc sử dụng kinh phí cơ sở

vật chất kỹ thuật, vật tư sử dụng trongss DN

Bố trí văn phòng

Khái niệm: Bố trí VP là cách sắp xếp vị trí ngồi làm việc theo từng khu vực chuyên môn nhằm tạo điều kiện thuận tiện trong công việc

* Các yếu tố liên quan đến quyết định chọn lựa bố trí văn phòng

  a. Khối lượng công việc văn phòng

 Khối lượng công việc ảnh hưởng đến vị trí, quyết định nơi sẵn có các văn phòng thích hợp;

 Khối lượng văn phòng liên quan đến: quy mô của tổ chức và mục đích

b. Số lượng vị trí

 Số lượng và nơi chốn của các vị trí mà tại đó tổ chức hoạt động sẽ ảnh hưởng đến vị trí của các văn phòng của tổ chức đó.

 c. Sự sẵn có của các nguồn nhân lực

Vấn đề việc lựa chọn vị trí văn phòng có nguồn nhân lực cung ứng lao động thuận lợi là các điều kiện quan trọng;

 d. Cơ sở hạ tầng

 Điều kiện cơ sở hạ tầng tốt hoặc khu vực có đủ tài nguyên cần thiết là một trong những điều kiện để thu hút lao động đồng thời đó cũng là điều kiện chọn lựa địa điêm đặt và bố trí văn phòng.

e. Yếu tố phong thủy

   Nhiều chủ đầu tư, lãnh đạo doanh nghiệp thiên hướng chọn vị trí đặt văn phòng làm việc theo phong thủy, nhằm thỏa mãn yếu tố tâm lý….

Bố trí văn phòng mở

THUAN LOI

Dễ giám sát mọi người.

- Giao tiếp giữa các viên chức dễ dàng hơn.

- Thực hiện công việc sẽ trở nên nhanh chóng hơn( đi từ bàn này sang bàn khác thay vì đi từ phòng này sang phòng khác).

- Dễ tập trung hđ trong VP.

- Chi phí bảo dưỡng đỡ tốn kém hơn.

- Sd khoảng không gian có hiệu quả hơn.

- Mặt bằng có thể thay đổi nhanh chóng nếu cần.

KHO KHAN

Ồn ào hơn vì không có sự ngăn cách.

- NV dễ bị phân tán bởi bước chân người qua lại.

- An ninh giảm đi vì không có cửa khóa.

- Môi trường làm việc không có tính cá nhân.

- Khó có thể đáp ứng tất cả sở thích về môi trường.

- Ơ góc độ tâm lí các quan chức cao cấp muốn có phòng riêng được coi là biểu tượng đặt trưng cho vị trí công tác của họ.

Văn phòng bố trí kín

Đảm bảo sự an ninh, an tòan vì có cửa để khóa.

- Đảm bảo tính riêng biệt cho NV.

- Đảm bảo sự yên tĩnh trật tự, đv công việc cần có sự tập trung tư tưởng.

- Dễ thỏa mãn các yếu tố môi trường.

- Có đk đặc biệt cho các thiết bị đòi hỏi nhiệt độ, độ ẩm, khống chế.

- Trong nhiều DN hình thức VP này thể hiện sự đơn giản khi thực hiện công việc.

Kho khan

Chiếm nhiều diện tích.

NV có thể không sd hết khoảng không gian dành cho mình

-> Lãng phí.

- Chi phí bảo dưỡng lau chùi, chiếu sáng, sưởi ấm, làm lạnh sẽ tốn kém hơn.

- Cần có sự giám sát nhiều hơn vì NV làm việc trong VP đóng kín.

Khu vực lễ tân

Tầm quan trọng của khu vực lễ tân

Sắp xếp khu vực lễ tân

Quản lý bộ phận lễ tân

Phòng họp, hội nghị

Phòng làm việc dành cho cấp lãnh đạo

Phòng chờ

Một số lưu ý khi bố trí văn phòng

1. Không khí thoáng mát... (nắng gió hài hoà);

2. Cảm giác tâm lý dễ chịu (để hăng hái và tự tin trong công việc);

3. Âm thanh (tiếng động, tiếng ồn ở mức độ tối thiểu) đủ đảm bảo tinh thần sảng khoái cho tất cả nhân viên;

4. Màu sắc hài hoà thích hợp (nâng cao tinh thần, giảm bớt mệt mỏi và tăng năng suất lao động của nhân viên);

5. Ánh sáng (thiên nhiên và nhân tạo): đảm bảo độ sáng thích hợp sẽ làm tăng năng suất lao động và gia tăng chất lượng công việc;

Hiện đại hóa công tác văn phòng

a. Mục tiêu của hiện đại hoá văn phòng:

+  Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức

+ Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức

+ Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ,tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ công nhân viên chức trong VP, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất.

+ Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng .

b. Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng:

Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng

Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử dụng mạng LAN, internet,wireless…

Trang bị các thiết bị hiện đại như máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm, máy chiếu đa năng…Các máy móc hiện đại này giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại năng suất cao trong hoạt động.

Không ngừng hoàn thiện kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng

Sử dụng 5S trong việc bố trí sắp xếp VP

Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp đặt, bố trí văn phòng

Seri – sàng lọc-loại bỏ nhũng thứ không cần thiết

Seiton- sắp xếp- đạt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng

Seiso- sạch sẽ-làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc

Seikesu săn sóc – Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao

Shiketsuke-sẵn sàng- thực hiện các S trên một cách tự giác mà không cần ai đó ra lệnh hay nhắc nhở