Mô tả một số hoạt động kiểm soát Tài sản cố định của đơn vị

Các hoạt động KSNB TSCĐ tại TCT Vận tải Hà Nội được gắn liền với quá trình hình thành, quản lý và sử dụng cho đến khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Tại TCT Vận tải, Tổng điều hành các khối điều hành kinh doanh chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện quy trình các đơn vị thuộc khối

Về hoạt động kiểm soát liên quan đến đầu tư, mua sắm TSCĐ

Khối văn phòng và các xí nghiệp trực thuộc TCT có yêu cầu mua sắm tổng hợp nhu cầu mua sắm TSCĐ, trình TCT phê duyệt. Phòng Kế hoạch đầu tư TCT chủ trì phối hợp với các phòng hỗ trợ kinh doanh có liên quan xem xét kiểm tra nhu cầu thực tế sau đó lập dự thảo báo cáo trình Tổng giám đốc phê duyệt kế hoạch mua sắm TSCĐ. Để đảm bảo việc đầu tư, mua sắm TSCĐ tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước và pháp luật, TCT yêu cầu đơn vị và các phòng ban hỗ trợ kinh doanh phải lập kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản chi tiết và gồm đầy đủ các nội dung về dự kiến danh mục tài sản, dự kiến chi phí và dự kiến tiến độ thực hiện

        Từ năm 2011, TCT Vận Tải Hà Nội đầu tư mua sắm TSCĐ theo hình thức đấu thầu. Quy trình đấu thầu diễn ra như sau: các phòng ban hỗ trợ kinh doanh được ủy quyền thực hiện kế hoạch mua sắm tài sản sẽ tiến hành lập và phát hành hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu chào hàng. Sau khi nhận đủ số lượng tối thiểu hồ sơ dự thầu của các nhà cung cấp, các phòng ban tiến hành chấm thầu. Hồ sơ đấu thầu đảm bảo tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ sẽ được Tổng giám đốc ra quyết định công nhận kết quả đấu thầu và lựa chọn nhà cung cấp.

       Sau khi đã hoàn tất thủ tục phê duyệt kế hoạch đầu tư và lựa chọn nhà cung cấp, phòng Tài chính kế toán, phòng Kế hoạch đầu tư và phòng Kỹ thuật công nghệ của TCT sẽ tiến hành thương thảo và ký kết hợp đồng mua sắm với nhà thầu đã chọn

Về hoạt động kiểm soát liên quan đến việc sử dụng TSCĐ

Các thủ tục kiểm soát TSCĐ do các đơn vị trực tiếp sử dụng TSCĐ tiến hành, phòng Tài chính kế toán TCT là bộ phận kiểm tra

        Sau khi Tổng giám đốc TCT ra quyết định giao TSCĐ cho đơn vị, các phòng ban hỗ trợ kinh doanh và đơn vị sẽ tiến hành giao nhận phương tiện, máy móc, thiết bị và lập biên bản giao theo quy định. Đơn vị tiếp nhận được quyền quản lý, sử dụng TSCĐ kể từ ngày được bàn giao, có trách nhiệm bảo quản, tránh mất mát, hư hỏng do những nguyên nhân chủ quan. TSCĐ đưa ra khỏi cơ quan phải có giấy ký gửi phòng thường trực. Giấy đăng ký phải có chữ ký của người sử dụng, trưởng phòng sử dụng, phòng kế hoạch (phòng quản trị thiết bị) và phòng tổ chức hành chính. Trong trường hợp xảy ra mất mát hư hỏng do những nguyên nhân chủ quan gây ra, phòng kế hoạch sẽ tiến hành lập biên bản trước sự chứng kiến của các bên liên quan để quy trách nhiệm cá nhân. Người vi phạm sẽ phải bồi thường phần tổn thất, thiệt hại do mình gây ra. 

Đối với công tác kiểm kê định kỳ cuối năm: TGĐ hoặc giám đốc xí nghiệp trực thuộc ra quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản gồm đại diện các phòng, ban, bộ phận để tổ chức kiểm kê tài sản phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính hằng năm, hoặc đột xuất theo yêu cầu của quản lý. Hội đồng kiểm kê có trách nhiệm lập Báo cáo kiểm kê, trong đó phải phân loại tài sản và đề xuất xử lý đối với các tài sản hư hỏng không sử dụng được và các tài sản không còn nhu cầu sử dụng gửi Tổng giám đốc. Ngoài việc xác nhận số lượng tài sản thực tế để đối chiếu với số lượng tài sản trên sổ sách, Báo cáo kiểm kê phải ghi rõ hiên trạng sử dụng của tài sản và các đề xuất nếu có để Tổng giám đốc xem xét, chỉ đạo

       Công tác kiểm kê TSCĐ được các đơn vị thực hiện khá nghiêm túc và kịp tiến độ. Tuy nhiên việc kiểm kê mới chỉ mới chỉ đứng lại ở việc kiểm kê số lượng chưa đánh giá được tình trạng kĩ thuật và giá trị sử dụng hiện tại của TSCĐ. Trong thành phần kiểm kê chủ yếu là các nhân viên làm công tác nghiệp vụ về kế hoạch, kế toán, tổ chức. Dù rất cố gắng nhưng các đơn vị vẫn không thể tìm được cán bộ có am hiểm sâu về kĩ thuật máy móc để có đánh giá được tình trạng kĩ thuật và giá trị sử dụng hiện tại của TSCĐ. Điều này dẫn đến tác dụng của kiểm kê đem lại là không cao, không giúp ích được nhiều cho công tác chỉ đạo điều hành, công tác lập kế hoạch và xây dựng các đề án đòi hỏi năng lực công nghệ cao

Về hoạt động kiểm soát liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ

Căn cứ kết quả kiểm kê, các xí nghiệp sẽ phân loại tài sản cuối kỳ kế toán và nhu cầu sử dụng tài sản thực tế, các đơn vị chủ động đề xuất phương án xử lí TSCĐ lạc hậu về công nghệ, TSCĐ đã cũ nát, hư hỏng không sử dụng được hoặc không còn nhu cầu sử dụng, các TSCĐ sử dụng không có hiệu quả trình Văn phòng TCT chịu trách nhiệm đề xuất phương án thanh lý, nhượng bán tài sản đối với khối văn phòng cơ quan TCT. Phòng Tài chính kế toán TCT phối hợp với phòng Kế hoạch đầu tư, Tổng điều hành các khối và phòng Kỹ thuật công nghệ thẩm tra đề xuất thanh lý, nhượng bán tài sản của các đơn vị thuộc các khối kinh doanh.Sau đó trình TGĐ phê duyệt

Nếu Tổng giám đốc không chấp thuận, đơn vị dừng triển khai các thủ tục thanh lý, nhượng bán tài sản. Nếu Tổng giám đốc chấp thuận về chủ trương, phòng Tài chính kế toán sẽ dự thảo văn bản chấp thuận chủ trương thanh lý, nhượng bán tài sản

Trường hợp chấp thuân:  các đơn vị thành lập Hội đồng thanh lý tài sản. Hội đồngcó trách nhiệm đánh giá hiện trạng của từng tài sản cần thanh lý, ước tính giá trị thu hồi có thể thực hiện được của tài sản. Phòng Tài chính kế toán chủ trì, phối hợp với phòng Kế hoạch đầu tư, phòng Kỹ thuật công nghệ, khối điều hành kinh doanh thẩm tra phương án thanh lý, nhượng bán của đơn vị về mặt giá trị còn lại, giá trị thu hồi dự kiến của tài sản và các nội dung quan trọng khác, trình Tổng giám đốc phê duyệt. Nếu Tổng giám đốc không chấp thuận phương án đã trình, đơn vị phải xây dựng lại phương án thanh lý, nhượng bán tài sản. Nếu Tổng giám đốc chấp thuận, phòng Tài chính kế toán có trách nhiệm dự thảo văn bản phê duyệt phương án thanh lý, nhượng ban tài sản gửi đơn vị

        Cuối cùng, đơn vị sẽ tổ chức thanh lý, nhượng bán và tiến hành ghi giảm TSCĐ được phép thanh lý, báo cáo kết quả thanh lý, nhượng bán về TCT

Về hoạt động kiểm soát liên quan đến chi phí bảo dưỡng, sửa chữa lớn TSCĐ

Phòng vật tư của các đơn vị tổng hợp những tài sản cần bảo dưỡng, sửa chữa và dự toán chi phí để trình lên Giám đốc xí nghiệp thẩm định, phê duyệt. Nếu giám đốc xí nghiệp chấp thuận, phòng vật tư tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa tài sản theo kế hoạch. Đến kỳ quyết toán quỹ, các đơn vị gửi hồ sơ sửa chữa lớn TSCĐ bao gồm tờ trình, văn bản chấp thuận kế hoạch sửa chữa tài sản của cấp có thẩm quyền, hóa đơn và biên bản nghiệm thu lên phòng tài chính kế toán TCT. Phòng Tài chính kế toán TCT kiểm tra hồ sơ và duyệt quyết toán cho đơn vị. Tuy nhiên, chuyên viên phòng Tài chính kế toán TCT không trực tiếp kiểm soát được thực tế sửa chữa lớn tại đơn vị mà mà chỉ kiểm tra được tính hợp lệ của chứng từ. 

5.Đề xuất biện pháp hoàn thiện kiểm soát Tài sản cố định

Nâng cao năng lực của cán bộ, nhân viên 

Một trong những yếu tố quan trọng tạo nên thành công của TCT là con người. Nâng cao năng suất lao động góp phần cho sự phát triển cho TCT một cách lâu dài. Ví dụ như trong công tác tuyển chọn lái xe, nếu tuyển dụng được đội ngũ lái xe có năng lực tay nghề cao, kinh nghiệm dày dạn sẽ giúp tuổi thọ các xe buýt tăng cao, ít hư hỏng, sửa chữa, từ đó hạn chế rủi ro về việc lấp liếm các trục trặc xảy ra; giảm rủi ro về chi phí bảo dưỡng phát sinh. 

Bên cạnh đó, phòng Tổ chức nhân sự với chức năng tuyển dụng nhân viên cho công ty cần xây dựng bảng mô tả nhiệm vụ của từng vị trí và phổ biến cho ứng viên khi mới tuyển dụng giúp cho ứng viên nắm bắt được công việc của mình. Trong bảng mô tả công việc cần quy định rõ nghĩa vụ, quyền hạn, yêu cầu năng lực đối với công việc. Đây sẽ là căn cứ để đánh giá hiệu quả làm việc của toàn thể cán bộ công nhân viên TCT.

Định kỳ hàng năm, nên tổ chức đánh giá kết quả thực hiện của từng nhân viên và qua đó xem xét đề xuất thưởng, luân chuyển công việc, bổ nhiệm các nhân viên có năng lực nên vị trí cao hơn cũng như buộc thôi việc hay luân chuyển công tác đối với các nhân viên không có năng lực phù hợp. 

Hoàn thiện công tác quản lý rủi ro

Từ những mục tiêu mà TCT đã đặt ra đối với KSNB TSCD, những người thực hiện KSNB cần tăng cường nhận dạng những rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu của TCT trên mọi phương diện, theo đó giúp TCT chuẩn bị được nhiều biện pháp đối phó với rủi ro hiệu quả. 

Các biện pháp phòng ngừa, kiểm soát rủi ro có thể áp dụng như 

Tách biệt chức năng mua sắm TSCĐ với chức năng nghiệm thu và sử dụng chúng. Bộ phận kỹ thuật chi nên đưa các thông số kỹ thuật về tài sản cần mua, bộ phận thu mua sẽ tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành các thủ tục mua hàng cần thiết. 

Quy định thời hạn cụ thể phải thực hiện xong các biện pháp đã đưa ra, quy định người chịu trách nhiệm chính trong quản lý rủi ro đó. Trong quá trình thực hiện các biện pháp ứng phó rủi ro, 

Thường xuyên kiểm tra và đánh giá việc tuân thủ quy trình quản lý rủi ro. Cần đảm bảo rằng mọi thiếu sót trong việc thực hiện biện pháp kiểm soát rủi ro phải được thông tin kịp thời đến cấp quản lý

Tăng cường hoạt động kiểm soát

Tăng cường thủ tục kiểm soát ở giai đoạn phê duyệt kế hoạch đầu tư mua

Để làm tốt công tác này, bộ phận kiểm soát cần phải tiến hành các công việc:

Khảo sát, xác minh thực tế nhu cầu trang bị TSCĐ của các đơn vị để đảm bảo nhu cầu trang bị TSCĐ nào là cấp bách và cấp thiết. 

TCT cần đề ra các định mức cụ thể và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động. Ví dụ như tiêu chuẩn xe chạy bao nhiêu Km thì bảo hành; định mức số tiền sửa chữa đối với các chi tiết cụ thể của phương tiện. Từ đó giải quyết được hai vấn đề: giảm thiểu gian lận và giúp ban kiểm soát dễ dàng hơn trong việc kiểm tra, quản lý. 

Phân chia quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và bộ phận mua hàng. nhằm dễ dàng hơn trong việc giám sát, kiểm tra, kiểm soát chéo lẫn nhau giữa các cá nhân.

Nâng cao thủ tục đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: mua sắm thể hiện quan hệ của doanh nghiệp với nhà cung cấp, đồng thời tiểm ẩn nhiều gian lận và sai sót có thể gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp. Để giảm thiểu rủi ro, TCT cần thiết kế thủ tục đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình. TCT cần lập danh sách những nhà cung cấp có uy tín, chất lượng đảm bảo, đánh giá lại việc giao hàng của nhà cung cấp về số lượng và chất lượng. 

Tăng cường kiểm soát ở giai đoạn quản lý, sử dụng TSCĐ

TCT nên tăng cường kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng TSCĐ, tình hình bảo quản TSCĐ đảm bảo TSCĐ đã đầu tư mua sắm và tồn tại trên thực tế

Kế toán đóng một vai trò rất quan trọng trong việc kiểm soát và quản lý TSCĐ trong các đơn vị. Kiểm tra công tác kế toán góp phần phát hiện ra các sai sót

Kiểm tra các báo cáo, số sách chứng từ liên quan đến TSCĐ để chứng minh các nghiệp vụ là trung thực, hợp lý 

Để đảm bảo hệ thống KSNB chu trình TSCĐ ⇒ Tăng cường hoạt động giám sát

Kiểm soát viên của TCT nên tách độc lập với phòng Tài chính kế toán TCT để có thể tập trung vào nhiệm vụ KSNB, trong đó có nhiệm vụ KSNB TSCĐ. Kiểm soát viên nên trực tiếp tham gia giám sát kiểm kê, kiểm kê định kỳ hay bất thường TSCD, tham gia giám sát đánh giá lại TSCĐ khi cần thiết để tăng cường chất lượng KSNB. Nếu việc giảm sát thường xuyên hữu hiệu có thể giảm số lần giám sát định kỷ và ngược lại.

Hoàn thiện hệ thống thông tin 

Hiện tại, căn cứ vào nhu cầu quản lý cũng như nguồn ngân sách, TCT đã thuê doanh nghiệp bên ngoài tự thiết kế phần mềm kế toán, điều này giúp các nhà quản lý có thể phát hiện ra những sai sót một cách sớm nhất giúp cung cấp BCTC đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng. Cần phân quyền truy cập cho các nhân viên trong phòng kế toán và các bộ phận có liên quan để đảm bảo bất kỳ hành động truy cập, sửa đổi hay truy xuất dữ liệu nào đều được ghi nhận trên nhật ký, điều này giúp đảm bảo xác minh hay truy trách nhiệm có liên quan khi có sự cố xảy ra.

Lãnh đạo TCT cần giao cho các phòng ban có liên quan thường xuyên đối chiếu giữa sổ tổng hợp và số chi tiết, so sánh số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, kỳ này với kỳ trước để có thể phát hiện kịp thời những biến động và điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu đề ra. 

Hệ thống máy tính cũng cần được bảo vệ bằng hệ thống ngăn chặn virus tự động và các tập tin quan trọng cần được sao lưu định kỳ để phòng sự cố bất ngờ xảy ra.