2.1.1C2.1.1Công nghệ sự kiện

Những thành tựu trong lĩnh vực công nghệ tin học và truyền thông (ICT) là một trong những yếu tố thúc đẩy sự hình thành, phát triển mạnh mẽ ngành công nghiệp sự kiện, và đồng thời sáng tạo ra công nghệ tổ chức sự kiện, mang lại những hiệu quả/hiệu ứng vô cùng khác biệt cho sự kiện.

Trước hết, những tiến bộ về ICTcó vai trò quan trọng bậc nhất để thực hiện các hoạt động truyền thông tích hợp cho sự kiện. Nhờ sự trợ giúp về tất cả các phương tiện kỹ thuật được sử dụng để xử lý thông tin và trợ giúp liên lạc, bao gồm phần cứng và mạng máy tính, liên lạc trung gian cũng như là các phần mềm cần thiết. Mặt khác, thành tựu ICT còn bao gồm tất cả các loại xử lý âm thanh và video, điều khiển dựa trên truyền tải và mạng và các chức năng giám sát.

Thành tựu về ICT tạo nên sự phát triển vượt bậc về cơ sở hạ tầng cho công tác tổ chức sự kiện, tăng thêm những tiện ích cho nhà tổ chức sự kiện trong việc xây dựng kế hoạch, hợp tác, gửi tin, sắp xếp lịch, tin nhắn tức thời (IM), âm thanh, video, các cuộc đàm phán và hội nghị qua web. Nhờ vậy, các nhà tổ chức sự kiện tiếp cận dễ dàng hơn với khách hàng và các bên liên quan, cũng như tạo hiệu ứng sự kiện tốt hơn qua các hệ thống và thông tin.

Công nghệ thay đổi và những cách thức quản lý và quảng cáo về sự kiện cũng thay đổi. Điều thú vị là ngành sự kiện không chỉ là đối tượng cho những thay đổi về công nghệ mà nó còn được sử dụng làm tác nhân báo hiệu và chuyển tải những thay đổi đó. Lướt qua tình trạng của công nghệ và công tác quản lý sự kiện sẽ cho thấy toàn bộ công tác sử dụng nền công nghệ số. Một mặt, những công ty tổ chức sự kiện chỉ mới biết sử dụng thư điện tử và có ý định lập một trang web, mặt khác là các công ty sử dụng Internet chỉ để tập trung tạo ra, quản lý và xúc tiến những sự kiện trực tuyến mà thôi. Ngoài ra là những sự kiện được quản lý bởi cả thiết bị số và những thiết bị tương tự như giấy tờ và màn hình. Sự phổ biến của Internet đã tạo ra sức ép đưa các sự kiện lên mạng. Cùng với những trang web "kỳ diệu" là những kỳ vọng không thực

tế về khách hàng, nhà tài trợ và những nhà bảo trợ khác. Nhiều nhà quản lý sự kiện đã phải ân hận về những quyết định của mình sau khi thực hiện việc phân tích nghiên cứu về khoản "thu nhập từ đầu tư" sau khi diễn ra sự kiện.

Một yếu tố thay đổi quan trọng trong những quyết định về chiến lược mà nhà bảo trợ cho sự kiện đưa ra là phương hướng của sự thay đổi. Công nghệ sẽ làm thay đổi tương lai của sự kiện như thế nào? Liệu sự kiện có đúng là có thật không? Kết quả này có phải là một nhu cầu của "thực tế" không? Công ty tổ chức sự kiện cho một lĩnh vực mang tính cạnh tranh cao phải xác định xem mình có lợi thế cạnh tranh khi sử dụng hệ thống phần mềm hiện tại không? Hệ thống hiện tại mình đang dùng có phục vụ cho nhu cầu sau này của mình không?

Có một giả thiết căn bản là máy tính không chỉ là một công cụ trong công tác quản lý sự kiện. Nó có thể chứa đựng rất nhiều yếu tố của sự kiện từ việc lập kế hoạch đến việc đánh giá, thiết lập kịch bản hay giao tiếp của một sự kiện. Nó là một phương tiện lan toả và có thể tái xác lập lại sự kiện, quy trình quản lý sự kiện và công ty tổ chức sự kiện.

Sử dụng công nghệ số

► Thiết kế

- Tạo ra một ý tưởng hay một chủ đề cho sự kiện và lắp ghép chúng thành những yếu tố dàn dựng khác nhau.

- Trình bày bản thiết kế đó cho khách hàng và nhà tài trợ.

- Bản thiết kế đó cũng phải liên quan đến tính khả thi của sự kiện và phải trả lời được các câu hỏi như: bản thiết kế này có tác dụng không và có các bản thiết kế thay thế khác không?

- Đề tài trực quan của sự kiện, hay còn gọi là "bộ mặt" của sự kiện, giúp hỗ trợ cho hệ thống tiêu chuẩn thông qua nền công nghệ số bao gồm logo, bảng hiệu, biểu ngữ, đồ trang trí và các yếu tố nhận dạng khác của sự kiện, có thể chuyển theo dạng số cho các nhà thầu phụ của sự kiện, như nhà thiết kế địa điểm, thợ in, người kẻ biển quảng cáo và các nhà làm quảng cáo.

- Hỗ trợ cho cách bố trí địa điểm của sự kiệnvà tạo bản đồ.

- Thuyết trình cho các nhà tài trợ cho sự kiệncả ý tưởng và bản phác thảo của sự kiện bằng phần mềm thuyết trình, như PowerPoint.

- Thấy được một cái nhìn ba chiều về loại sự kiện đã được lên kế hoạch, hay còn gọi là "sự kiện ảo".

- Tính thực tế của sự kiện ("Liệu bản thiết kế này có tác dụng không?") thường được đánh giá qua bản nghiên cứu khả thi với các mô hình, bảng tính và biểu đồ sẽ giúp giải thích cho các biến số và các tham số.

► Lập kế hoạch

- Khía cạnh quan trọng nhất trong việc sử dụng máy tính cho hoạt động quản lý sự kiện là cơ sở dữ liệu liên quan. Một sự thay đổi trong một phần có thể tác động đến toàn bộ sự kiện.

- Nhà quản lý sự kiện phải hiểu được mối quan hệ giữa các biến số của một sự kiện. Các biến số chính là thời gian, chi phí và nội dung của sự kiện hay còn gọi là phạm vi, sản phẩm của sự kiện hoặc đơn giản là "điều gì sẽ xảy ra?".

- Các số liệu, như số liệu về tài chính, được điền vào một mục (hay còn gọi là một ô) và mối quan hệ của chúng với các ô khác sẽ được tạo ra qua các liên kết. Bảng tính exel là một trong những sản phẩm phần mềm cổ nhất và được dùng rộng nhất cho các chức năng kinh doanh khác nhau.

- Khía cạnh của việc lập kế hoạch và kiểm soát sự kiện thường là đối tượng quan tâm của các sản phẩm phần mềm quản lý dự án. Ví dụ, phần mềm dự án MS có thể nhập dữ liệu từ văn bản Word và Excel. Giới hạn chính của phần mềm quản lý dự án là nó được phát triển để thiết lập nên một mục tiêu cụ thể vì thế nhiều khía cạnh của những sản phẩm này lại không thích hợp cho công tác quản lý sự kiện. Đặc biệt là rất khó có thể truyền đạt được các điều kiện về công tác quản lý các sự kiện đặc biệt đầy biến động sang hệ thống phần mềm được.

- Công việc của các tình nguyện viên có thể khó định lượng được như một nguồn lực cụ thể. Lượng công việc mà họ sẽ làm phụ thuộc vào cái mà giới quản lý sự kiện gọi là các biến số "mềm". Đặc biệt là khi các biến số mềm này có cả các yếu tố vô hình như lòng tự trọng và khả năng lãnh đạo có uy tín.

► Marketing

- Phần lớn các khía cạnh của marketing như bản phân tích tìm kiếm nhu cầu cho đến việc thiết kế một tờ rơi quảng cáo đều được nền công nghệ số tác động đến.

- Công tác nghiên cứu thị trường bây giờ có thể thực hiện được bằng hệ thống thư điện tử và việc phân tích có thể là bằng một thuật toán do một hệ thống máy tính tinh vi tạo ra. Một mô hình về người tham dự sự kiện có thể sẽ phải thiết lập để thu thập được chính xác các dữ liệu thô.

► Thực hiện

- Cùng với một hệ thống phần mềm chính xác và các kỹ năng của nhân viên thì có thể sử dụng máy tính để theo dõi quy trình thực hiện kế hoạch. Quá nhiều dữ liệu có thể dễ dàng làm che khuất những biến số quan trọng của bản kế hoạch. Vì bản chất của môi trường tổ chức sự kiện luôn thay đổi nên yếu tố rõ ràng là một đặc điểm thiết yếu của tất cả các bản báo cáo về sự kiện.

- Một yếu tố quan trọng khác khi tiến hành sự kiện là việc tạo ra những trang tính thời gian hoạt động chính xác. Đây là điều cốt yếu của những sự kiện lớn vì những trang tính này chỉ ra cho đội ngũ nhân viên biết ai là người có trách nhiệm làm gì và khi nào thì cần phải hoàn thành việc đó. Để hỗ trợ quy trình này, một số chương trình phần mềm quản lý dự án đều có một hệ thống kích hoạt thư điện tử là những thông điệp điện tử được gửi tại một thời điểm định trước, để nhắc nhở các cá nhân về công việc mà họ phải làm.

- Ngay từ khi khởi đầu bản kế hoạch thực thi công nghệ thông tin cần trả lời đầy đủ một số câu hỏi, như "Dữ liệu có thường xuyên được cập nhật không?", "Ai là người phải làm việc này?" và "Liệu đã có một bản kế hoạch dùng trong trường hợp khẩn cấp khi các dữ liệu bị mất không?".

Sự kiện sử dụng Website

- Một sự kiện có sử dụng website là một sự kiện kết hợp chặt chẽ việc sử dụng mạng trong suốt vòng đời của sự kiện, từ khi sự kiện mang tính khả thi cho đến khi sự kiện đã kết thúc.

- Trang web được dự kiến sẽ có tất cả các thông tin về sự kiện, thu hút những người tham gia, người tham dự và các nhà cung cấp. Chi phí để tạo ra một cấu trúc trang web đơn giản như vậy là rất nhỏ và một trang web có được là một phần không thể thiếu cho toàn bộ quá trình lập kế hoạch sự kiện. Hình

2.1 cho thấy trang web đó.

Dữ liệu thông tin chia sẻ

Sơ đồ vị trí

Làm đèn lồng như thế nào

Hình 2.1: Bản đồ trang web của sự kiện Ngày nước úc năm 2000 tại Newscastle

► Marketing

- Yếu tố ban đầu để một trang web trở thành một dụng cụ quảng cáo chính sẽ nhanh chóng tiêu tan khi nó không đem lại kết quả như mong muốn. Mục đích xúc tiến chuyển từ khả năng thu hút sự chú ý của người xem tới khả năng khiến họ thực sự tiếp cận. Điều này có thể thực hiện được bằng các giải thưởng, các chương trình giảm giá, thông tin, việc dễ dàng đăng ký hoặc mua vé. Hai biện pháp sau đều rất phổ biến đối với cả việc phân phối vé và thu thập thông tin.

- Quảng cáo trên các trang web và trên các trang kết nối là những biện pháp phổ biến để thu thập sự chú ý. Tỉ lệ về khả năng thành công có thể thấy được qua số lần vào thăm và lượng thời gian vào thăm thể hiện qua lượt truy cập, số lượt truy cập và số lần nhấn chuột.

► Phân bổ thông tin

- Việc sử dụng các trang web ngày nay là để phân bổ thông tin cho những người tham gia, những người tham dự tiềm năng, các nhà tài trợ, các nhà tổ chức và các nhà cung cấp. Đây có lẽ là yếu tố quan trọng nhất, dù đã bị thay thế, của một sự kiện sử dụng mạng. Sự lan tràn của mạng dùng trong quảng cáo cho thấy tình hình sử dụng mạng và mức độ phổ cập của mạng.

- Phần này đề cập cụ thể về Mạng thông tin toàn cầu nhưng mạng nội bộ của một công ty thường được sử dụng để phân bổ các thông tin về sự kiện. Các tập đoàn có mạng nội bộ mở rộng, như IBM, thường sử dụng mạng này để phân bổ thông tin về những sự kiện sẽ xảy ra. Một cách khác là để phân bổ tài liệu về sự kiện giữa các công ty quản lý sự kiện quốc tế.

► Thu thập thông tin

Mạng là một dụng cụ rất hữu ích để nghiên cứu về một sự kiện. Để thuyết phục khách đến thăm trang của mình, các nhà cung cấp đang tăng cường cung cấp các thông tin thực. Ban đầu nhiều trang chỉ đơn thuần là địa chỉ quảng cáo hay còn gọi là bản "giới thiệu trên mạng". Người xem phải trả tiền để nhận được các thông tin. Các trang web càng thành công thì càng tập hợp được nhiều các thông tin về sản phẩm của mình. Có một số trang web có những mẹo nhỏ mà các nhà quản lý sự kiện và những người sử dụng thông tin cần phải biết nếu họ muốn tận dụng triệt để dịch vụ của nó. Bây giờ các trang web về địa điểm hoàn toàn có thể đăng thêm bản đồ chỉ dẫn về địa điểm có kèm theo ảnh. Những người chủ nhà hàng có thể đăng thêm danh sách lựa chọn và các thủ thuật để chọn đồ ăn. Một số công ty dàn dựng và công ty ánh sáng còn chỉ ra tất cả các cách thức để hỗ trợ các nhà lập kế hoạch thiết kế sự kiện của mình và khá nhiều các đơn vị tài trợ bây giờ cho phép nộp đơn đăng ký qua mạng.

Một trong những mục phổ biến nhất khi sử dụng mạng là mục đăng ký thảo luận và đăng ký thể hiện quan điểm. Rất nhiều các gói phần mềm tổ chức sự kiện mà chương này đề cập đến đều có ưu điểm tiềm tàng này.

► Giao tiếp

- Thư điện tử

- Chat

- Tổ chức hội họp qua Internet

- Các biện pháp giao tiếp khác

► Kỹ thuật thông tin đại chúng

Gửi hình ảnh và âm thanh động qua mạng là một cách lý tưởng để quảng cáo cho sự kiện và để liên hệ với một lượng khán giả hoàn toàn mới.

"Bộ ghi hình sự kiện" là một phương pháp phân bổ thông tin khác. Trong một số trường hợp, một bộ ghi hình đặt đúng chỗ có thể mang đến cho nhà cung cấp, người tham dự và những người tham gia một lượng kiến thức trong một khoảng thời gian thực của sự kiện. Những chiếc Webcam này được dùng một cách mở rộng khắp nơi trên thế giới, và được định vị cẩn thận để những người sử dụng mạng có được một cái nhìn cụ thể.

► Những điều cần lưu ý về phần cứng

Việc đầu tiên trước khi thực hiện bất kỳ điều gì là phải biết chính xác công ty tổ chức sự kiện thực sự có những nguồn lực gì, nhất là danh sách phần cứng và tổng hợp năng lực của công ty này. Khi kiểm tra phần cứng thì phải kiểm tra về khả năng nâng cấp chứ không chỉ là khả năng thay thế toàn bộ hoặc một phần hệ thống hiện tại. Vì phần cứng dùng để phục vụ cho các nhu cầu của sự kiện nên cần phải thực hiện phép đo về các nhu cầu đó dựa theo mục tiêu của sự kiện cho phù hợp với phần cứng đó. Quy trình này được minh hoạ ở hình 2.2. Ví dụ, nếu một mục đích của sự kiện là để quảng cáo cho sự kiện trên báo chí thì một chiếc máy quét (máy scan) có lẽ khá cần thiết.

Hình 2.2: Kế hoạch làm trang web

Việc kiểm định phần mềm nên tiến hành cùng lúc với việc kiểm định phần cứng. Những nhu cầu về phần mềm để tổ chức một sự kiện đặc biệt sẽ quyết định các đặc tính của phần cứng, nhất là độ lớn cần có của bộ nhớ và loại bộ xử lý cần dùng. Nếu bất kỳ chương trình cần thiết nào cần sử dụng bộ nhớ ở mức độ lớn (như các minh hoạ về bản vẽ và bản quảng cáo) thì có thể phải dùng đến một lượng chi phí đáng kể. Ngoài ra, cũng cần phải quyết định xem liệu phần cứng và phần mềm có cần phải kết nối với các thiết bị dàn dựng và sản xuất sự kiện như thiết bị nghe nhìn, thiết bị tính điểm và thiết bị dán nhãn tại nơi tổ chức sự kiện không.

► Khả năng tích hợp

Một khi đã xác định được loại phần cứng và phần mềm thích hợp thì quyết định tiếp theo sẽ là biện pháp tích hợp hệ thống mới với công tác quản lý sự kiện hiện tại. Có ba cách để thực hiện điều này:

Thử nghiệm: chạy hệ thống mới, hay một phiên bản nhỏ hơn của nó, trên một khía cạnh của sự kiện để thử nghiệm. Một minh hoạ thú vị công tác kiểm tra này là các môn thi đấu thử nghiệm ở Thế vận hội Sydney. Các môn thi đấu này còn dùng để thử nghiệm những hệ thống công nghệ thông tin lên kế hoạch, kiểm soát và tổ chức sự kiện. Toàn bộ hệ thống có thể sẽ được thử nghiệm dần dần. Rủi ro liên quan tới hoạt động này sẽ là khi sử dụng hai hệ thống khác nhau và những rắc rối về khả năng tương thích có thể xảy ra.

Vận hành song song: Cho hệ thống chạy song song với hệ thống máy tính đang có. Đây là một biện pháp mang tính thoả hiệp giữa những lợi ích của việc thử nghiệm và của việc so sánh về hệ thống dựa trên thời gian và nguồn lực cần thiết khi sử dụng nó.

Thay thế hoàn toàn: Dỡ bỏ hệ thống hiện tại và đưa vào sử dụng hệ thống mới. Như vậy thì rủi ro thất bại sẽ cao hơn, nhưng tiết kiệm vì chỉ phải vận hành một hệ thống.

► Giới hạn

Có một số loại rủi ro cơ bản liên quan đến việc sử dụng công nghệ thông tin trong công tác lập kế hoạch và quản lý sự kiện, khác hẳn với sự sụp đổ quá chung chung của hệ thống đó. Đánh giá được những rủi ro này là một phần nhiệm vụ của ban quản lý sự kiện.

Một phương pháp hạn chế những rủi ro liên quan là cung cấp một hệ thống hỗ trợ. Đây là một chi phí không thể tránh được. Thông tin mất đi vì sự xáo trộn, vì trộm, vì sơ suất, vì không tương thích hay vì vi-rút có thể làm cho công tác quản lý sự kiện bị sụp đổ. Điều này thường xảy ra những khi công việc đang trong quá trình bị chất chồng. Đây là thời điểm khi mà hệ thống mới đang được sử dụng hết công suất, các yếu tố mới được đưa vào và khi nhiều loại phần mềm mới được đưa vào sử dụng.

Một hạn chế khác của công nghệ thông tin là vấn đề an ninh. Đảm bảo an toàn về thông tin trong khi thông tin vẫn dễ dàng đến với đúng người cần sử dụng đến nó là một vấn đề của tất cả hệ thống máy tính. Mật khẩu truy cập và những biện pháp giới hạn truy cập có thể thả lỏng cho các thông tin cần thiết ở trong tình trạng trôi nổi tự do. Đảm bảo an toàn có thể thiết yếu trong giai đoạn đầu của một sự kiện, nhưng lại có thể sẽ là bắt buộc lúc sự kiện đang được tiến hành tổ chức.

2.2.3Kỹ năng tổ chức sự kiện

Lý thuyết về quản lý đã khẳng định con người là vốn quý. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, nhân lực là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của sự kiện. Thật vậy, nguồn nhân lực là yếu tố tiên quyết của khả năng sáng tạo để làm nên giá trị và vị thế cạnh tranh cho sự kiện. Bởi vì, sự kiện là sản phẩm của sự sáng tạo, lĩnh vực này luôn đòi hỏi đổi mới và không chấp nhận sự rập khuôn máy móc.

Tổ chức và quản trị sự kiện là nghề được quan tâm đào tạo từ hơn hai thập kỷ qua ở các nước phát triển. Tại Việt Nam, đây là một nghề mới, nhưng đã thu hút sự quan tâm của nhiều người, đặc biệt là giới trẻ. Để trở thành một nhà tổ chức sự kiện giỏi, các ứng viên cần phải trau dồi những phẩm chất, kỹ năng và trang bị nhiều loại kiến thức chuyên môn. Tổn hợp nghiên cứu thực hiện ở các nước cho thấy, nghề tổ chức sự kiện, đòi hỏi các ứng viên phải đáp ứng các tiêu chí về phẩm chất cá nhân, kỹ năng và kiến thức cơ bản.

2.2.3.1 Về phẩm chất

a. Động cơ tích cực, nhiệt huyết:

Đây là yếu tố thể hiện thái độ đối với công việc. Bất kỳ nghề nào, công việc nào, nếu người thực hiện thiếu động cơ tích cực, thiếu nhiệt huyết thì khó thành công. Đặc biệt, đối với nghề tổ chức sự kiện là nghề hấp dẫn nhưng có nhiều thách thức. Đây là công việc vất vả, do bị ràng buộc về thời gian khi dự

án sự kiện được triển khai, nhà tổ chức phải làm việ hết mình, có những thời điểm, họ phải làm việc bất kể thời gian, không có ngày lễ, ngày nghỉ nên động cơ tích cực và nhiệt huyết là yếu tố tiên quyết.

b. Tính kiên trì và năng động

Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ dẻo dai, có khả năng chịu được áp lực cao về công việc và phải biêt cách xoay xở và đối phó trong mọi tình huống. Thực tế cho thấy, từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, đằng sau vẻ ngoài trầm tĩnh của những nhà tổ chức sự kiện mà công chúng quan sát được là sự căng thẳng cao độ về thần kinh để dự trù và xử lý nhiều sự cố. Ví dụ: các nhân vật chính của sự kiện đến muộn giờ hoặc phải đối mặt với những thay đổi bất thường của thời tiết hay sự hỗn loạn của đám đông. Ở Việt Nam, việc tổ chức sự kiện ngoài trời như lễ khởi công, lễ khánh thành, thi đấu thể thao thường gặp phải rất nhiều khó khăn, đòi hỏi những người tổ chức sự kiện phải luôn có những quyết định ứng phó thích hợp.

c. Năng lực sáng tạo

Sản phẩm sự kiện là sáng tạo, được khởi đầu bằng ý tưởng và không chấp nhận sự rập khuôn máy móc. Đây là yếu tố tạo sự khác biệt của các sự kiện, đảm bảo tính cạnh tranh của sự kiện để thu hút người tham gia và công chúng tham quan. Nên người tổ chức sự kiện phải có năng lực sáng tạo. Ngoài các sự kiện đặc biệt là lễ hội truyền thống, nảy sinh từ chính nhu cầu tâm linh và nhu cầu giải trí của người dân, có khả năng thu hút mạnh mẽ số lượt người đến với lễ hội, phần lớn các sự kiện khác phải tạo được sự long trọng, sự náo nhiệt và sự khác biệt để thu hút đông đảo người tham gia và khách tham quan. Ngoài ra, sự sáng tạo của nhà tổ chức sự kiện sẽ giúp tăng hiệu suất, tối ưu hoá quy trình làm việc.

d. Tính cẩn thận và tỷ mỉ

Các chuyên gia trong nghề đã ví nhà tổ chức sự kiện là một "nghệ nhân ghép hình", hàm ý rằng, người làm sự kiện phải có tính tỉ mỉ và cẩn trọng. Bởi vì, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra những hậu quả khôn lường, ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị tổ chức, khách hàng công ty và các bên liên quan. Có thể nói đẳng cấp về tính chuyên nghiệp của mỗi công ty thể hiện ở sự hoàn hảo của từng tiểu tiết ở sự kiện mà họ thực hiện.

2.2.3.2 Về kiến thức và kỹ năng

Chuyên gia tổ chức sự kiện cần trang bị kiến thức và kỹ năng sau đây:

- Lịch sử lễ hội, lễ kỷ niệm, nghi lễ/nghi thức sự kiện khác nhau

- Lịch sử phát triển sự kiện và các loại sự kiện

- Các xu hướng về cung cầu sự kiện

- Động cơ và lợi ích các bên liên quan tìm kiếm từ các sự kiện

- Kỹ năng xác định các tham số sự kiện để đảm bảo tính khả thi

- Tác động của sự kiện đối với văn hoá xã hội, kinh tế, môi trường

- Say mê kỹ thuật, công nghệ và có kỹ năng sử dụng máy tính: kỹ thuật công nghệ thông tin là yếu tố quyết định đối với sự thành công của sự kiện. Do đó, hiểu biết về kỹ thuật và công nghệ là đòi hỏi không thể thiếu đối với mỗi người làm nghề tổ chức sự kiện.

- Kỹ năng tổ chức, tính tư duy logic

- Kỹ năng truyền thông, bao gồm cả kỹ năng viết và nói, để soạn thảo thư mời, thư cảm ơn cũng như tiếp thị sự kiện và quản lý người dân.

- Kỹ năng thực hiện các hoạt động tác nghiệp sự kiện.

Đối với nhà quản trị sự kiện, ngoài tầm nhìn, những kiến thức và kỹ năng quản trị nói chung, cần có kiến thức và kỹ năng quản trị sự án sự kiện, quản trị ngân sách, quản trị nhân lực, quản trị thời gian, quản lý các vấn đề liên quan đến các phương tiện truyền thông, quản trị tiếp thị... Sau đây là bảy năng lực được nhấn mạnh và được sắp xếp theo mức độ từ quan trọng nhất, dựa trên kết quả khảo sát quan điểm của 105 nhà quản lý đã tham gia Hội nghị sự kiện Australia tại Canberra vào tháng 2 năm 1996 (Perry, Foley và Rumpf, 1996):

- Tầm nhìn

- Năng lực lãnh đạo

- Khả năng thích ứng

- Kỹ năng tổ chức

- Năng lực truyền thông

- Năng lực tiếp thị

- Kỹ năng quản lý người dân

Về kiến thức, quan trọng nhất đối với nhà quản trị sự kiện là kiến thức quản trị dự án, quản trị ngân sách, quản trị thời gian và quản trị marketing, lập kế hoạch kinh doanh, quản trị nguồn nhân lực và tiếp thị.

2.3 Những bên liên quan trong sự kiện

Một sự kiện thành công là sự kết hợp của nhiều yếu tố khác nhau,trong đó con người là yếu tố quan trọng nhất.Tổ chức sự kiện khác với các hoạt động khác ở chỗ để thành công cần phải có sự kết hợp hỗ trợ của rất nhiều bên liên quan chứ không đơn thuần chỉ là nhân sự trong sự kiện.

Theo các tác giả Allen, J., O' Toole, W., McDonnel, I. & Harris, R. (2001) trong Festival and special event management (Quản lý lễ hội và sự kiện đặc biệt) [; tr.22-25], các bên liên quan trong sự kiện gồm có: tổ chức chủ trì hay chủ sở hữu sự kiện,cộng đồng chủ nhà,nhà tài trợ,người tham dự, khán giả,nhân sự trong sự kiện,tình nguyện viên,đơn vị truyền thông...

Tham gia /hỗ trợ

Mục tiêu Quản lý

Người thực hiện

Lương/ thưởng

Thông tin

Hình 2.3. Các bên liên quan trong sự kiện(phỏng theo Allen, J., 2001) []

Để tổ chức một sự kiện thành công rất cần sự am hiểu về các đối tượng này cũng như hiểu về mối quan hệ giữa họ với sự kiện.

2.3.1Tổ chức chủ trì trong sự kiện

Một sự kiện nói chung có thể được tổ chức bởi bất cứ một cơ quan nhà nước, công ty, cộng đồng, thậm chí là cá nhân (xem bảng 2.1). Tổ chức chủ trì sự kiện còn được gọi là nhà đầu tư sự kiện /đơn vị thuê tổ chức sự kiện /

chủ sở hữu sự kiện chính là các chủ thể chính của sự kiện, là đơn vị cung cấp nguồn kinh phí chính để thực hiện hoặc thuê nhà tổ chức sự kiện thực hiện sự kiện và chịu trách nhiệm chủ yếu đối với các yếu tố có liên quan đến sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích khác nhau cho tổ chức của mình và cho xã hội.

Bảng 2.1. Hệ thống các kiểu sự kiện theo tổ chức chủ trì

Tổ chức chủ trì sự kiện

Các loại hình của sự kiện

Khu vực nhà nước

Chính quyền Trung ương

Những lễ kỷ niệm và những ngày kỷ niệm như Ngày quốc gia

Hiệp hội sự kiện

Những sự kiện chính – Tập trung vào sự kiện thể thao và văn hóa

Cơ quan phụ trách về không gian công cộng

Giải trí công cộng, sự kiện vui chơi và giải trí

Ngành du lịch

Lễ hội, những sự kiện lối sống và mối quan tâm đặc biệt, quảng cáo điểm đến

Cơ quan hội nghị

Cuộc họp, hội nghị, các cuộc triển lãm

Nghệ thuật

Lễ hội nghệ thuật, sự kiện văn hóa, chương trình du lịch, triển lãm nghệ thuật theo chủ đề

Cơ quan phụ trách về dân tộc

Sự kiện dân tộc và đa văn hóa

Thể thao và giải trí

Sự kiện thể thao; chủ trì sự kiện bang, quốc gia, quốc tế

Trò chơi và cuộc đua

Gặp gỡ trao đổi cuộc đua và lễ hội Carnivals

Phát triển kinh tế

Tập trung vào sự kiện phát triển ngành và lợi ích tạo việc làm

Chính quyền địa phương

Sự kiện cộng đồng, lễ hội địa phương và hội chợ

Khu vực doanh nghiệp

Những công ty và tập đoàn

Quảng cáo, giới thiệu sản phẩm và xây dựng hình ảnh nhà tài trợ

Hiệp hội công nghiệp

Khuyến mại công nghiệp, hội trợ thương mại, hội thảo

Nhà doanh nghiệp

Bán vé sự kiện thể thao, hoà nhạc và triển lãm

Phương tiện truyền thông

Quảng cáo trên phương tiện truyền thông, ví dụ hoà nhạc, kêu gọi

Khu vực cộng đồng

Câu lạc bộ và giao lưu

Mối quan tâm nhóm sự kiện

Công việc từ thiện

Sự kiện từ thiện và quyên góp

Các tổ chức thể thao

Sự kiện thể thao địa phương

Nhà nước tạo ra sự kiện vì lợi ích xã hội, văn hóa, du lịch và kinh tế phát sinh mang lại. Những sự kiện này thường có đặc điểm là vào cửa tự do, có khả năng tiếp cận lớn và là một phần của văn hóa công cộng, văn hóa đại chúng. Một số cơ quan nhà nước như Công ty sự kiện nhà nước, các đơn vị biểu diễn có thể cung cấp một phần dịch vụ tổ chức sự kiện. Các cơ quan khác tổ chức sự kiện như một phương tiện để đạt các mục tiêu liên quan –gia tăng và mở rộng du lịch, bảo tồn văn hóa và khuyến khích sự khoan dung và tính đa dạng, hỗ trợ phát triển công nghiệp và tạo việc làm. Trong một số trường hợp, nhiều bộ ngành có liên quan cùng tổ chức các sự kiện khác nhau để thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa và dịch vụ hay đẩy mạnh sức khoẻ như Tuần lễ Người Việt Nam sử dụng hàng Việt Nam, Tuần lễ người lớn tuổi, Tuần lễ Di sản...

Khu vực doanh nghiệp liên quan đến các sự kiện ở một số cấp độ. Những công ty và tập đoàn có thể tài trợ cho các sự kiện do Nhà nước tổ chức để quảng cáo hàng hóa và dịch vụ của họ trên thị trường. Những công ty cũng có thể tạo ra sự kiện riêng của mình để giới thiệu sản phẩm mới, gia tăng số lượng bán hàng hoặc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp. Cho dù những sự kiện này có thể mở cửa tự do, nhưng vẫn hướng tới mục tiêu phân đoạn thị trường cụ thể chứ không phải hướng tới công chúng nói chung.

Trong khu vực doanh nghiệp, có doanh nghiệp chuyên tổ chức hoặc bán sự kiện. Những doanh nghiệp này bao gồm cả những nhà tổ chức sự kiện hoà nhạc hay thể thao có bán vé vì lợi nhuận, nhà tổ chức hội nghị thương mại hoặc mang lại lợi ích cho công chúng. Các đơn vị truyền thông thường là đối tác trong mỗi sự kiện được thực hiện bởi các đơn vị khác, nhưng cũng có thể là nhà đồng tổ chức cho những mục đích riêng hoặc tạo ra nội dung của chương trình.

Các sự kiện khác bắt nguồn từ khu vực cộng đồng, phục vụ các nhu cầu và lợi ích khác nhau. Đó có thể là gây quĩ, gặp gỡ, trưng bày thủ công và nghệ thuật địa phương – các sự kiện đa dạng với mọi lĩnh vực quan tâm, lấp đầy thời gian nhàn rỗi và làm giàu cuộc sống tinh thần của con người.

Cho dù sự kiện bắt nguồn từ khu vực doanh nghiệp, chính quyền hoặc cộng đồng, đặc điểm tổ chức chủ trì sẽ quyết định tất cả. Nếu chủ trì thuộc khu vực doanh nghiệp, nhà quản lý sự kiện được tổ chức chủ trì tuyển trực tiếp hoặc trên cơ sở hợp đồng với tổ chức như là một khách hàng. Nếu chủ trì thuộc cơ quan nhà nước. Nhà quản lí sự kiện có thể là nhân viên trực tiếp hoặc nhà thầu nếu sự kiện đó được kí hợp đồng thuê khoán. Nếu chủ trì thuộc cộng đồng, đó là một câu lạc bộ, hiệp hội hoặc uỷ ban và có sự tham gia tình nguyện cao hơn trong tổ chức đó.

Cho dù tổ chức chủ trì là ai, nó luôn là một bên liên quan chính trong sự kiện và nhà quản lí sự kiện phải xác định rõ mục đích của các bên liên quan khi tổ chức sự kiện. Những mục đích này thường được thể hiện trong bản tóm tắt như một phần mô tả công việc hoặc hợp đồng của nhà quản lí. Cho dù có hay không, nên dành thời gian làm rõ các mục đích này và thể hiện dưới dạng văn bản để tham khảo khi triển khai và là định hướng cho đánh giá thành công của sự kiện.

Nhà quản lý sự kiện hoặc giám đốc dự án đảm nhận vai trò trưởng Ban tổ chức, trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban, ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc. Nhà quản lý sự kiện còn là người nắm rõ mọi công việc trong sự kiện và phải điều hòa tạo nên sự ăn khớp, đồng bộ công việc giữa các thành viên trong Ban.Ban tổ chức có thể chia ra thành các nhóm nhỏ phụ trách thực hiện từng chuyên môn khác nhau. Các nhóm được lập ra có thể phụ trách một số mảng công việc như: MC, văn nghệ, khách mời, âm thanh, ánh sáng, thiết kế sân khấu, cơ sở vật chất, hậu cần, xin tài trợ..... và còn vô vàn những công việc không tên khác trong sự kiện.Ban tổ chức là bộ phận quản lý và thực hiện sự kiện. Ngược lại, sự kiện thỏa mãn Ban tổ chức về những mong muốn đạt được, những mục tiêu đề ra khi tổ chức sự kiện đó. Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà nhà tổ chức nhắm đến những mục tiêu khác nhau.

2.3.2Cộng đồng chủ nhà trong sự kiện

Cộng đồng chủ nhà bao gồm chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện.Đó là chính quyền và cư dân giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành sự kiện. Phạm vi giới hạn là lớn hay nhỏ, tùy theo mức độ ảnh hưởng cũng như quy mô của sự kiện. Phạm vi này có thể là: xóm thôn, phường xã, một cơ quan, trường học và rộng hơn có thể là một thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ, quốc gia... Cộng đồng chủ nhà là yếu tố xác định môi trường hoạt động của sự kiện, tạo bối cảnh cho sự kiện.Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện sẽ ủng hộ hoặc chống lại các hoạt động tổ chức sự kiện, do đó có thể tạo thuận lợi hay gây khó khăn cho nhà tổ chức sự kiện. Để thành công, nhà tổ chức sự kiện phải tạo lập, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với nhóm này, đặc biệt là chính quyền nơi diễn ra sự kiện. Quan hệ tốt với chính quyền nơi diễn ra sự kiện không chỉ thuận lợi trong việc giải quyết các thủ tục hành chính mà còn có thể được sự trợ giúp của chính quyền về các vấn đề an ninh, vệ sinh, giao thông... thậm chí với các sự kiện mang tính phi lợi nhuận và có tính xã hội cao (ví dụ tuần lễ vệ sinh môi trường ở khu du lịch Thiên Cầm) còn có thể được sự tài trợ về kinh phí từ chính quyền nơi diễn ra sự kiện (trong trường hợp này chính quyền còn có thêm vai trò là nhà tài trợ trong sự kiện).

Nhà quản lý sự kiện cần phải hiểu thấu đáo và đầy đủ những xu hướng chủ đạo và các thế lực ảnh hưởng tới cộng đồng lớn, bởi vì tất cả những yếu tố này sẽ xác định môi trường hoạt động của sự kiện. Tâm trạng, nhu cầu và khao khát của cộng đồng sẽ định rõ những khả năng tiếp đón của cộng đồng với cách thức và mô hình sự kiện. Tích cực tiếp nhận và diễn giải những điều này là những nhân tố cơ bản trong quá trình nhận thức khái niệm của những sự kiện thành công.

Cụ thể cộng đồng dân cư và chính quyền nơi diễn ra sự kiện, thường có những nhận thức nhất định về vấn đề ô nhiễm và bảo vệ môi trường. Điều này tác động đến việc lựa chọn các chủ đề cũng như hoạt động trong sự kiện, nếu không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về môi trường, xử lý rác thải... nhà tổ chức sự kiện có thể sẽ không được cấp phép cho việc tổ chức sự kiện.

► Toàn cầu hóa và công nghệ

Trong số những ảnh hưởng đáng kể hiện nay đối với cộng đồng là toàn cầu hóa và công nghệ. Những ảnh hưởng này kết hợp lại làm thế giới nhỏ hơn

và phức tạp hơn, và tác động vào hầu hết các khía cạnh của cuộc sống chúng ta, bao gồm các sự kiện. Giddens (1990) đã định nghĩa toàn cầu hóa như "sự tập trung mối quan hệ xã hội trên toàn thế giới kết nối các khu vực khác biệt theo cách thức những gì xảy ra ở khu vực là do những sự kiện xảy ra cách đó nhiều dặm, và ngược lại".

Toàn cầu hoá được đẩy mạnh bởi công nghệ và phương tiện truyền thông, những yếu tố có sức mạnh đưa sự kiện địa phương quan trọng đến với khán giả trên toàn thế giới, vượt qua giới hạn của ranh giới quốc gia và sự khác biệt văn hóa. Điều này được minh chứng bởi chương trình truyền hình toàn cầu chiếu những sự kiện thể thao quan trọng. Các giải vô địch thế giới và các siêu sự kiện, như Olympic và Cúp bóng đá thế giới, được truyền trực tiếp tới khán giả trên toàn thế giới, cung cấp cho họ tin tức sự kiện mang tính thời sự mà trước kia không thể có.

Sự gia tăng mạng lưới toàn cầu đã đem thế giới vào phòng khách của chúng ta, xuất hiện vấn đề làm thế nào để văn hóa địa phương có thể duy trì tính độc đáo và bản sắc khi đối mặt với sự tương đồng thế giới. Những lễ hội nghệ thuật quốc tế do các công ty du lịch tổ chức trở nên giống nhau. Những lễ hội và lễ kỷ niệm ở địa phương phải gia tăng cạnh tranh với các chương trình quốc tế, và sự mong đợi của khán giả đã quen với sản xuất chương trình truyền hình chuyên nghiệp. Thách thức cho nhiều sự kiện là làm thế nào để thực hiện trong môi trường ngày càng mang tính toàn cầu, trong khi thể hiện sự độc đáo của những cộng đồng địa phương và đáp ứng mối quan tâm và lợi ích đặc biệt của họ.

Toàn cầu hóa cũng đang tác động vào sự kiện của các doanh nghiệp khi những công ty ngày càng lập kế hoạch chiến lược giới thiệu sản phẩm với những thành tố sự kiện ở cấp độ toàn cầu. Điều này đã đem lại kết quả một số công ty sự kiện địa phương ở Australia được những công ty nước ngoài mua với một nỗ lực tạo ra những mạng lưới phục vụ nhu cầu quốc tế của khách hàng. Đôi khi cách tiếp cận này thất bại bởi vì các thị trường khác nhau, như New York, Sydney, và Hồng Kông có những nhu cầu sự kiện khác nhau và sự đáp ứng của khán giả cũng khác nhau. Tuy nhiên, những ảnh hưởng của toàn cầu hóa dường như đã dẫn đến gia tăng chuẩn hoá các sản phẩm sự kiện của doanh nghiệp và thị trường sự kiện.

Cùng lúc đó, Internet lan rộng và những tiến bộ trong công nghệ thông tin đang gia tăng sự sẵn sàng và sự phức tạp của công nghệ của sự kiện. Dựa

trên những dự báo về những giả thuyết của các nhà tương lai học hàng đầu và những xu hướng trong ngành quản lý sự kiện, Goldblatt (2000) đã dự đoán "24 giờ, 7 ngày trong một tuần những cơ hội sự kiện cho khách hàng muốn dự đoán, tham gia, và xem xét sự tham gia của mình vào một sự kiện". Ông cũng giả định rằng sự kiện sẽ trở thành "sự kiện chuyên nghiệp tự động hóa hoàn toàn tạo điều kiện mở rộng số lượng sự kiện được tạo ra, và sử dụng nhân viên ít hơn". Ở một hướng khác, Goldbalt cũng chỉ ra rằng "với những tiến bộ của công nghệ, các cá nhân đang tìm kiếm nhiều những trải nghiệm trực quan cao để cân bằng những ảnh hưởng của công nghệ cao trong đời sống của họ. Sự kiện vẫn là một phương tiện hiệu quả duy nhất trong việc cung cấp trải nghiệm trực quan cao".

Các nhà quản lý sự kiện phải nhận thức được những xu hướng này và phải học cách điều hành trong môi trường toàn cầu mới. Nghịch lý rằng, những sự kiện trực tiếp ngày càng trở thành phương tiện cho các cộng đồng khẳng định cảm nhận riêng của họ về địa phương, bản sắc và tính độc đáo văn hóa.

► Hợp tác với cộng đồng chủ nhà

Cần nhận ra những tác động của sự kiện đối với cộng đồng chủ nhà, và việc cộng đồng sở hữu và tham gia vào sự kiện. Cộng đồng chủ nhà có thể bao gồm người dân cư trú, nhóm doanh nghiệp địa phương, nhóm người vận động và các cơ quan chính quyền như hội đồng địa phương, cơ quan giao thông, cảnh sát, đội cứu hoả và cứu thương. Nhà quản lý sự kiện nên xác định và lôi kéo các nhà lãnh đạo cộng đồng và hội ý với họ trong việc lập kế hoạch sự kiện.

Trong trường hợp tổ chức các lễ hội đường phố, các cơ quan quản lý cấp địa phương sẽ kết hợp để hình thành "dịch vụ một cửa" giải quyết các vấn đề như chặn đường phố, sắp xếp lối đi đặc biệt cũng như điểm đỗ xe.

Nếu sự kiện đủ lớn để có tác động quan trọng bên ngoài ranh giới của khu vực, các cơ quan quản lý xác định những cách thức sáng tạo để giảm thiểu tác động và kiểm soát tình trạng này. Ví dụ, bắn pháo hoa Ngày Australia ở cảng Darling Sydney thường thu hút 300.000 khán giả; hầu hết khán giả quen ra về ngay sau khi kết thúc đốt pháo hoa, gây nên tắc nghẽn giao thông trong vài giờ trên đường giao thông miễn phí quanh khu vực đó. Chỉ cần rời hoạt động giải trí trên sân khấu vàkết hợp cùng với cảnh sát đặc

nhiệm thực hiện phân luồng giao thông ở một số khu vực, tắc nghẽn giao thông giảm hơn một nửa.

Cộng đồng chủ nhà đã có nhiều kinh nghiệm về các sự kiện khác nhau, và các nhà quản lý sự kiện có thể học hỏi kinh nghiệm này để bảo đảm thành công của sự kiện. Cùng với các nhà tổ chức sự kiện, các cơ quan giao thông, các cơ quan công quyền cùng kết hợp để thăm dò và xây dựng những giải pháp phù hợp.

Bên cạnh những liên hệ chính thức với chính quyền địa phương, nhà quản lý sự kiện nên nhận thấy vai trò của tin đồn đối với việc xây dựng hoặc làm thay đổi thái độ của cộng đồng chủ nhà đối với sự kiện. Đầu những năm 1970, Lễ hội Aquarius được tổ chức bởi Hiệp hội Sinh viên Australia ở Nimbin thuộc miền bắc bang New South Wales. Một phần triết lý của lễ hội này là tránh tất cả quảng cáo mất tiền với quan điểm rằng quảng cáo sẽ tạo ra một trạng thái tâm lý khách hàng rằng lễ hội được làm sẵn cho họ. Nhà tổ chức đã xác định thông điệp của sự kiện như sau: "Bạn là người của chương trình – lễ hội là những gì bạn tạo ra". 20.000 người từ khắp mọi nơi trên Australia, cũng như từ những nơi khác trên trái đất, đã có cuộc hành trình đến Nimbin. Nhưng có những tin đồn thú vị và những tin đồn tiêu cực phát tán qua những người ủng hộ và người gièm pha. Đôi khi những tin đồn hứa hẹn lễ hội ngoạn mục, và đột nhiên thực tế ngược lại, dẫn đến những ấn tượng rằng lễ hội trở thành thảm hoạ. Theo dõi, duy trì, kiểm soát những tin đồn này trở thành nhiệm vụ trọng tâm khi tổ chức lễ hội, và cung cấp bài học hay về quảng bá hiệu quả - truyền miệng.50 năm sau lễ hội Aquarius, Giám đốc Sự kiện đặc biệt cho những dịp kỷ niệm đại chúng của bang New South Wales và lễ kỉ niệm 200 năm Australia, Stephen Hall, khi được hỏi về cách thức tổ chức sự kiện đã cho rằng cộng đồng Sydney đã bão hoà với các sự kiện đến nỗi mà sự quảng bá bình thường trở nên hoàn toàn không hiệu quả, và chỉ có một phương tiện duy nhất có ý nghĩa – đó chính là truyền miệng.

► Môi trường chính trị và văn hóa

Môi trường chính trị – Sự quản lí của chính quyền địa phương nơi sự kiện diễn ra cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến các quyết định tổ chức sự kiện của cả nhà đầu tư và tổ chức sự kiện. Nó bao gồm hệ thống luật và các văn bản dưới luật, các công cụ, chính sách của nhà nước, tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành của chính phủ và các tổ chức chính trị, xã hội. Sự tác động của môi trường chính trị tới các quyết định tổ chức sự kiện

phản ánh sự tác động can thiệp của các chủ thể quản lý vĩ mô tới kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, các quy định của nhà nước về thủ tục hành chính sẽ tác động không nhỏ đến hoạt động tổ chức sự kiện nếu không nắm vững điều này sẽ gặp khó khăn rất lớn trong hoạt động tổ chức sự kiện.

Đối với nhiều sự kiện liên quan trực tiếp đến cộng đồng địa phương,yếu tố văn hóa của cộng đồng không thể không quan tâm tới.Bởi nó phản ánh nhu cầu,khao khát,tâm trạng cũng như khả năng tiếp đón của cộng đồng đối với sự kiện.Từ đó các nhà tổ chức sự kiện có thể có được những gợi ý về cách thức và quy mô của sự kiện.

Văn hoá được coi là một hệ thống giá trị, quan niệm, niềm tin, truyền thống và các chuẩn mực hành vi đơn nhất với một nhóm người cụ thể nào đó được chia sẻ một cách tập thể, bao gồm: những giá trị văn hoá truyền thống căn bản, những giá trị văn hoá thứ phát, các nhánh văn hoá của một nền văn hoá.

+ Những giá trị văn hoá truyền thống căn bản: Đó là các giá trị chuẩn mực và niềm tin trong xã hội có mức độ bền vững, khó thay đổi, tính kiên định rất cao, được truyền từ đời này qua đời khác và được duy trì qua môi trường gia đình, trường học, tôn giáo, luật pháp nơi công sở... và chúng tác động mạnh mẽ, cụ thể vào những thái độ, hành vi ứng xử hàng ngày, hành vi mua và tiêu dùng hàng hoá của từng cá nhân, từng nhóm người.

+ Những giá trị văn hoá thứ phát: Nhóm giá trị chuẩn mực và niềm tin mang tính "thứ phát" thì linh động hơn, có khả năng thay đổi dễ hơn so với nhóm căn bản các giá trị chuẩn mực về đạo đức, văn hoá thứ phát khi thay đổi hay dịch chuyển sẽ tạo ra các cơ hội thị trường hay các khuynh hướng tiêu dùng mới, đòi hỏi các hoạt động Tổ chức sự kiện phải bắt kịp và khai thác tối đa.

+ Các nhánh văn hoá của một nền văn hoá: Có những "tiểu nhóm" văn hoá luôn luôn tồn tại trong xã hội và họ chính là những cơ sở quan trọng để hình thành và nhân rộng một đoạn thị trường nào đó. Những nhóm này cùng chia sẻ các hệ thống giá trị văn hoá - đạo đức - tôn giáo... nào đó, dựa trên cơ sở của những kinh nghiệm sống hay những hoàn cảnh chung, phổ biến. Đó là những nhóm tín đồ của một tôn giáo hay giáo phái nào đó, nhóm thanh thiếu niên, nhóm phụ nữ đi làm...

Nói chung, các giá trị văn hoá chủ yếu trong xã hội được thể hiện ở quan niệm hay cách nhìn nhận, đánh giá con người về bản thân mình, về mối quan hệ giữa con người với nhau, về thể chế xã hội nói chung, về thiên nhiên và về

thế giới. Ngày nay con người đang có xu thế trở về với cộng đồng, hoà nhập chung sống hoà bình, bảo vệ và duy trì, phát triển thiên nhiên, môi trường sinh thái. Sự đa dạng hoá, giao thoa của các nền văn hoá, sắc tộc và tôn giáo khiến các hoạt động Tổ chức sự kiện cần phải thích ứng để phù hợp với các diễn biến đó.

2.3.3Khách mời, người tham gia và khán giả,

Khách mời, người tham gia và khán giả là một trong những thành phần vô cùng quan trọng của sự kiện là đối tượng đánh giá sự thành công hay thất bại của sự kiện. Ở góc độ quản lý, nhà tổ chức sự kiện phải lưu tâm đến mọi nhu cầu của các đối tượng này, bao gồm cả nhu cầu tự nhiên, cũng như đòi hỏi về sự thoải mái, an toàn và an ninh, đặc biệt là việc muốn có sự kiện, muốn được tham dự sự kiện. Nhà quản lý sự kiện có kinh nghiệm cố gắng tạo ra một sự kiện có ý nghĩa, ấn tượng và đáng nhớ. Hemmerling (1997) đã mô tả tiêu chí đánh giá sự kiện của khán giả: "Trọng tâm chính của họ là nội dung, địa điểm, ý nghĩa và quá trình hoạt động của bản thân sự kiện. Đối với họ, sự thoải mái xem những hoạt động của sự kiện, nội dung của chương trình, cơ hội tiếp cận thực phẩm và đồ uống, các tiện ích, lối vào và quyền ra vào,... có ý nghĩa quan trọng đối với sự hài lòng của họ. Những yếu tố đơn giản như đội của họ chiến thắng hay thất bại, hoặc họ có trải nghiệm thú vị trong sự kiện này đôi khi sẽ ảnh hưởng đến sự đánh giá thành công của họ. Những vấn đề phụ khác như hoà nhập cùng với các sao của buổi trình diễn, những cơ hội giao lưu xã hội, sự mến khách vàkhả năng được chuyển chỗ ngồi từ hạng phổ thông đến chỗ ngồi cao cấp cũng là một phần trong đánh giá của khán giả về sự thành công."

Khách mời là cơ sở để đánh giá chất lượng của một sự kiện. Một sự kiện càng thành công nếu sự kiện đó có chất lượng và số lượng khách mời, người tham dự càng lớn. Sự kiện nào sở hữu khách mời là người nổi tiếng hoặc có sức ảnh hưởng lớn thì sự thành công của sự kiện sẽ càng chắc chắn. Ví dụ điển hình là sự kiện Tôn Hoa Sen mời Nick Vujicic tới Việt Nam năm 2013, 2014 đã thành công ngay từ bước đầu PR - truyền thông. Hay sự kiện Music Core - Kpop Festival diễn ra năm 2012 quy tụ dàn khách mời là những ca sĩ, nhóm nhạc tới từ Hàn Quốc đã đốt cháy sân vận động Mỹ Đình.

Khách mời là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến. Vì vậy, khách

mời tham gia sự kiện là một trong các yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện. Khách mời tham gia sự kiện thường là miễn phí, nhưng cũng có trường hợp phải trả những khoản phí nhất định để đổi lại họ sẽ nhận được những giá trị nhất định về tinh thần hoặc vật chất.

Khách mời và người tham dự là thành phần tham gia, ủng hộ và hỗ trợ cho sự kiện. Họ tham dự với nhiều mục đích khác nhau như: muốn được tri ân; trải nghiệm cùng với sự kiện; giải trí sau thời gian làm việc, học tập mệt mỏi; hay để giao lưu mở rộng mối quan hệ..... Tất cả đều là những lý do để họ gắn bó với sự kiện. Vì vậy, nhà tổ chức sự kiện phải luôn luôn quan tâm tới nhu cầu của họ, thỏa mãn những như cầu đó để họ hòa nhập, gắn kết vững chắc với sự kiện. Những nhu cầu, mong muốn của công chúng cũng là cơ sở cho những sự kiện được tổ chức. Khách mời tham gia sự kiện có thể là khán giả, trong trường hợp sự kiện có bán vé; Tuy nhiên có những đối tượng cũng là khán giả của các sự kiện nhưng không phải là khách mời, nếu họ không phải là đối tượng mà nhà tổ chức sự kiện muốn thu hút, họ chỉ tình cờ tham gia sự kiện với hình thức vô tình, vãng lai. Khách vãng lai thường vẫn được tính đến trong chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện. Tuy nhiên mức độ ảnh hưởng của nhóm này đến sự kiện không đáng kể. Trong một số trường hợp, khách vãng lai tham gia sự kiện có thể trở thành khách mời trong quá trình tiến hành sự kiện.

Để nhóm đối tượng này mang lại sự thành công cho sự kiện cần đến một mô hình đăng ký và quản lý phù hợp. Thông thường, phần việc này thường được quản lý bởi "Bộ phận phụ trách đăng ký/người tham gia", trong tiếng Anh là "Participation/Registration". Qua đó người ta có thể tiến hành đăng ký và phân phối vé mời thông qua các đại lý hoặc trực tuyến trên website sự kiện.

Ngoài ra, sau khi sự kiện diễn ra, nhà tổ chức cũng cần giữ chân họ cho sự tham gia của những sự kiện sau bằng cách: giữ liên lạc với khách mời và những người tham dự, hỏi ý kiến đóng góp của họ để rút ra được những kinh nghiệm quý báu và để họ thấy được ý kiến của họ cũng được tôn trọng.ông nghệ sự kiện

Những thành tựu trong lĩnh vực công nghệ tin học và truyền thông (ICT) là một trong những yếu tố thúc đẩy sự hình thành, phát triển mạnh mẽ ngành công nghiệp sự kiện, và đồng thời sáng tạo ra công nghệ tổ chức sự kiện, mang lại những hiệu quả/hiệu ứng vô cùng khác biệt cho sự kiện.

Trước hết, những tiến bộ về ICTcó vai trò quan trọng bậc nhất để thực hiện các hoạt động truyền thông tích hợp cho sự kiện. Nhờ sự trợ giúp về tất cả các phương tiện kỹ thuật được sử dụng để xử lý thông tin và trợ giúp liên lạc, bao gồm phần cứng và mạng máy tính, liên lạc trung gian cũng như là các phần mềm cần thiết. Mặt khác, thành tựu ICT còn bao gồm tất cả các loại xử lý âm thanh và video, điều khiển dựa trên truyền tải và mạng và các chức năng giám sát.

Thành tựu về ICT tạo nên sự phát triển vượt bậc về cơ sở hạ tầng cho công tác tổ chức sự kiện, tăng thêm những tiện ích cho nhà tổ chức sự kiện trong việc xây dựng kế hoạch, hợp tác, gửi tin, sắp xếp lịch, tin nhắn tức thời (IM), âm thanh, video, các cuộc đàm phán và hội nghị qua web. Nhờ vậy, các nhà tổ chức sự kiện tiếp cận dễ dàng hơn với khách hàng và các bên liên quan, cũng như tạo hiệu ứng sự kiện tốt hơn qua các hệ thống và thông tin.

Công nghệ thay đổi và những cách thức quản lý và quảng cáo về sự kiện cũng thay đổi. Điều thú vị là ngành sự kiện không chỉ là đối tượng cho những thay đổi về công nghệ mà nó còn được sử dụng làm tác nhân báo hiệu và chuyển tải những thay đổi đó. Lướt qua tình trạng của công nghệ và công tác quản lý sự kiện sẽ cho thấy toàn bộ công tác sử dụng nền công nghệ số. Một mặt, những công ty tổ chức sự kiện chỉ mới biết sử dụng thư điện tử và có ý định lập một trang web, mặt khác là các công ty sử dụng Internet chỉ để tập trung tạo ra, quản lý và xúc tiến những sự kiện trực tuyến mà thôi. Ngoài ra là những sự kiện được quản lý bởi cả thiết bị số và những thiết bị tương tự như giấy tờ và màn hình. Sự phổ biến của Internet đã tạo ra sức ép đưa các sự kiện lên mạng. Cùng với những trang web "kỳ diệu" là những kỳ vọng không thực

tế về khách hàng, nhà tài trợ và những nhà bảo trợ khác. Nhiều nhà quản lý sự kiện đã phải ân hận về những quyết định của mình sau khi thực hiện việc phân tích nghiên cứu về khoản "thu nhập từ đầu tư" sau khi diễn ra sự kiện.

Một yếu tố thay đổi quan trọng trong những quyết định về chiến lược mà nhà bảo trợ cho sự kiện đưa ra là phương hướng của sự thay đổi. Công nghệ sẽ làm thay đổi tương lai của sự kiện như thế nào? Liệu sự kiện có đúng là có thật không? Kết quả này có phải là một nhu cầu của "thực tế" không? Công ty tổ chức sự kiện cho một lĩnh vực mang tính cạnh tranh cao phải xác định xem mình có lợi thế cạnh tranh khi sử dụng hệ thống phần mềm hiện tại không? Hệ thống hiện tại mình đang dùng có phục vụ cho nhu cầu sau này của mình không?

Có một giả thiết căn bản là máy tính không chỉ là một công cụ trong công tác quản lý sự kiện. Nó có thể chứa đựng rất nhiều yếu tố của sự kiện từ việc lập kế hoạch đến việc đánh giá, thiết lập kịch bản hay giao tiếp của một sự kiện. Nó là một phương tiện lan toả và có thể tái xác lập lại sự kiện, quy trình quản lý sự kiện và công ty tổ chức sự kiện.

Sử dụng công nghệ số

► Thiết kế

- Tạo ra một ý tưởng hay một chủ đề cho sự kiện và lắp ghép chúng thành những yếu tố dàn dựng khác nhau.

- Trình bày bản thiết kế đó cho khách hàng và nhà tài trợ.

- Bản thiết kế đó cũng phải liên quan đến tính khả thi của sự kiện và phải trả lời được các câu hỏi như: bản thiết kế này có tác dụng không và có các bản thiết kế thay thế khác không?

- Đề tài trực quan của sự kiện, hay còn gọi là "bộ mặt" của sự kiện, giúp hỗ trợ cho hệ thống tiêu chuẩn thông qua nền công nghệ số bao gồm logo, bảng hiệu, biểu ngữ, đồ trang trí và các yếu tố nhận dạng khác của sự kiện, có thể chuyển theo dạng số cho các nhà thầu phụ của sự kiện, như nhà thiết kế địa điểm, thợ in, người kẻ biển quảng cáo và các nhà làm quảng cáo.

- Hỗ trợ cho cách bố trí địa điểm của sự kiệnvà tạo bản đồ.

- Thuyết trình cho các nhà tài trợ cho sự kiệncả ý tưởng và bản phác thảo của sự kiện bằng phần mềm thuyết trình, như PowerPoint.

- Thấy được một cái nhìn ba chiều về loại sự kiện đã được lên kế hoạch, hay còn gọi là "sự kiện ảo".

- Tính thực tế của sự kiện ("Liệu bản thiết kế này có tác dụng không?") thường được đánh giá qua bản nghiên cứu khả thi với các mô hình, bảng tính và biểu đồ sẽ giúp giải thích cho các biến số và các tham số.

► Lập kế hoạch

- Khía cạnh quan trọng nhất trong việc sử dụng máy tính cho hoạt động quản lý sự kiện là cơ sở dữ liệu liên quan. Một sự thay đổi trong một phần có thể tác động đến toàn bộ sự kiện.

- Nhà quản lý sự kiện phải hiểu được mối quan hệ giữa các biến số của một sự kiện. Các biến số chính là thời gian, chi phí và nội dung của sự kiện hay còn gọi là phạm vi, sản phẩm của sự kiện hoặc đơn giản là "điều gì sẽ xảy ra?".

- Các số liệu, như số liệu về tài chính, được điền vào một mục (hay còn gọi là một ô) và mối quan hệ của chúng với các ô khác sẽ được tạo ra qua các liên kết. Bảng tính exel là một trong những sản phẩm phần mềm cổ nhất và được dùng rộng nhất cho các chức năng kinh doanh khác nhau.

- Khía cạnh của việc lập kế hoạch và kiểm soát sự kiện thường là đối tượng quan tâm của các sản phẩm phần mềm quản lý dự án. Ví dụ, phần mềm dự án MS có thể nhập dữ liệu từ văn bản Word và Excel. Giới hạn chính của phần mềm quản lý dự án là nó được phát triển để thiết lập nên một mục tiêu cụ thể vì thế nhiều khía cạnh của những sản phẩm này lại không thích hợp cho công tác quản lý sự kiện. Đặc biệt là rất khó có thể truyền đạt được các điều kiện về công tác quản lý các sự kiện đặc biệt đầy biến động sang hệ thống phần mềm được.

- Công việc của các tình nguyện viên có thể khó định lượng được như một nguồn lực cụ thể. Lượng công việc mà họ sẽ làm phụ thuộc vào cái mà giới quản lý sự kiện gọi là các biến số "mềm". Đặc biệt là khi các biến số mềm này có cả các yếu tố vô hình như lòng tự trọng và khả năng lãnh đạo có uy tín.

► Marketing

- Phần lớn các khía cạnh của marketing như bản phân tích tìm kiếm nhu cầu cho đến việc thiết kế một tờ rơi quảng cáo đều được nền công nghệ số tác động đến.

- Công tác nghiên cứu thị trường bây giờ có thể thực hiện được bằng hệ thống thư điện tử và việc phân tích có thể là bằng một thuật toán do một hệ thống máy tính tinh vi tạo ra. Một mô hình về người tham dự sự kiện có thể sẽ phải thiết lập để thu thập được chính xác các dữ liệu thô.

► Thực hiện

- Cùng với một hệ thống phần mềm chính xác và các kỹ năng của nhân viên thì có thể sử dụng máy tính để theo dõi quy trình thực hiện kế hoạch. Quá nhiều dữ liệu có thể dễ dàng làm che khuất những biến số quan trọng của bản kế hoạch. Vì bản chất của môi trường tổ chức sự kiện luôn thay đổi nên yếu tố rõ ràng là một đặc điểm thiết yếu của tất cả các bản báo cáo về sự kiện.

- Một yếu tố quan trọng khác khi tiến hành sự kiện là việc tạo ra những trang tính thời gian hoạt động chính xác. Đây là điều cốt yếu của những sự kiện lớn vì những trang tính này chỉ ra cho đội ngũ nhân viên biết ai là người có trách nhiệm làm gì và khi nào thì cần phải hoàn thành việc đó. Để hỗ trợ quy trình này, một số chương trình phần mềm quản lý dự án đều có một hệ thống kích hoạt thư điện tử là những thông điệp điện tử được gửi tại một thời điểm định trước, để nhắc nhở các cá nhân về công việc mà họ phải làm.

- Ngay từ khi khởi đầu bản kế hoạch thực thi công nghệ thông tin cần trả lời đầy đủ một số câu hỏi, như "Dữ liệu có thường xuyên được cập nhật không?", "Ai là người phải làm việc này?" và "Liệu đã có một bản kế hoạch dùng trong trường hợp khẩn cấp khi các dữ liệu bị mất không?".

Sự kiện sử dụng Website

- Một sự kiện có sử dụng website là một sự kiện kết hợp chặt chẽ việc sử dụng mạng trong suốt vòng đời của sự kiện, từ khi sự kiện mang tính khả thi cho đến khi sự kiện đã kết thúc.

- Trang web được dự kiến sẽ có tất cả các thông tin về sự kiện, thu hút những người tham gia, người tham dự và các nhà cung cấp. Chi phí để tạo ra một cấu trúc trang web đơn giản như vậy là rất nhỏ và một trang web có được là một phần không thể thiếu cho toàn bộ quá trình lập kế hoạch sự kiện. Hình

2.1 cho thấy trang web đó.

Dữ liệu thông tin chia sẻ

Sơ đồ vị trí

Làm đèn lồng như thế nào

Hình 2.1: Bản đồ trang web của sự kiện Ngày nước úc năm 2000 tại Newscastle

► Marketing

- Yếu tố ban đầu để một trang web trở thành một dụng cụ quảng cáo chính sẽ nhanh chóng tiêu tan khi nó không đem lại kết quả như mong muốn. Mục đích xúc tiến chuyển từ khả năng thu hút sự chú ý của người xem tới khả năng khiến họ thực sự tiếp cận. Điều này có thể thực hiện được bằng các giải thưởng, các chương trình giảm giá, thông tin, việc dễ dàng đăng ký hoặc mua vé. Hai biện pháp sau đều rất phổ biến đối với cả việc phân phối vé và thu thập thông tin.

- Quảng cáo trên các trang web và trên các trang kết nối là những biện pháp phổ biến để thu thập sự chú ý. Tỉ lệ về khả năng thành công có thể thấy được qua số lần vào thăm và lượng thời gian vào thăm thể hiện qua lượt truy cập, số lượt truy cập và số lần nhấn chuột.

► Phân bổ thông tin

- Việc sử dụng các trang web ngày nay là để phân bổ thông tin cho những người tham gia, những người tham dự tiềm năng, các nhà tài trợ, các nhà tổ chức và các nhà cung cấp. Đây có lẽ là yếu tố quan trọng nhất, dù đã bị thay thế, của một sự kiện sử dụng mạng. Sự lan tràn của mạng dùng trong quảng cáo cho thấy tình hình sử dụng mạng và mức độ phổ cập của mạng.

- Phần này đề cập cụ thể về Mạng thông tin toàn cầu nhưng mạng nội bộ của một công ty thường được sử dụng để phân bổ các thông tin về sự kiện. Các tập đoàn có mạng nội bộ mở rộng, như IBM, thường sử dụng mạng này để phân bổ thông tin về những sự kiện sẽ xảy ra. Một cách khác là để phân bổ tài liệu về sự kiện giữa các công ty quản lý sự kiện quốc tế.

► Thu thập thông tin

Mạng là một dụng cụ rất hữu ích để nghiên cứu về một sự kiện. Để thuyết phục khách đến thăm trang của mình, các nhà cung cấp đang tăng cường cung cấp các thông tin thực. Ban đầu nhiều trang chỉ đơn thuần là địa chỉ quảng cáo hay còn gọi là bản "giới thiệu trên mạng". Người xem phải trả tiền để nhận được các thông tin. Các trang web càng thành công thì càng tập hợp được nhiều các thông tin về sản phẩm của mình. Có một số trang web có những mẹo nhỏ mà các nhà quản lý sự kiện và những người sử dụng thông tin cần phải biết nếu họ muốn tận dụng triệt để dịch vụ của nó. Bây giờ các trang web về địa điểm hoàn toàn có thể đăng thêm bản đồ chỉ dẫn về địa điểm có kèm theo ảnh. Những người chủ nhà hàng có thể đăng thêm danh sách lựa chọn và các thủ thuật để chọn đồ ăn. Một số công ty dàn dựng và công ty ánh sáng còn chỉ ra tất cả các cách thức để hỗ trợ các nhà lập kế hoạch thiết kế sự kiện của mình và khá nhiều các đơn vị tài trợ bây giờ cho phép nộp đơn đăng ký qua mạng.

Một trong những mục phổ biến nhất khi sử dụng mạng là mục đăng ký thảo luận và đăng ký thể hiện quan điểm. Rất nhiều các gói phần mềm tổ chức sự kiện mà chương này đề cập đến đều có ưu điểm tiềm tàng này.

► Giao tiếp

- Thư điện tử

- Chat

- Tổ chức hội họp qua Internet

- Các biện pháp giao tiếp khác

► Kỹ thuật thông tin đại chúng

Gửi hình ảnh và âm thanh động qua mạng là một cách lý tưởng để quảng cáo cho sự kiện và để liên hệ với một lượng khán giả hoàn toàn mới.

"Bộ ghi hình sự kiện" là một phương pháp phân bổ thông tin khác. Trong một số trường hợp, một bộ ghi hình đặt đúng chỗ có thể mang đến cho nhà cung cấp, người tham dự và những người tham gia một lượng kiến thức trong một khoảng thời gian thực của sự kiện. Những chiếc Webcam này được dùng một cách mở rộng khắp nơi trên thế giới, và được định vị cẩn thận để những người sử dụng mạng có được một cái nhìn cụ thể.

► Những điều cần lưu ý về phần cứng

Việc đầu tiên trước khi thực hiện bất kỳ điều gì là phải biết chính xác công ty tổ chức sự kiện thực sự có những nguồn lực gì, nhất là danh sách phần cứng và tổng hợp năng lực của công ty này. Khi kiểm tra phần cứng thì phải kiểm tra về khả năng nâng cấp chứ không chỉ là khả năng thay thế toàn bộ hoặc một phần hệ thống hiện tại. Vì phần cứng dùng để phục vụ cho các nhu cầu của sự kiện nên cần phải thực hiện phép đo về các nhu cầu đó dựa theo mục tiêu của sự kiện cho phù hợp với phần cứng đó. Quy trình này được minh hoạ ở hình 2.2. Ví dụ, nếu một mục đích của sự kiện là để quảng cáo cho sự kiện trên báo chí thì một chiếc máy quét (máy scan) có lẽ khá cần thiết.

Hình 2.2: Kế hoạch làm trang web

Việc kiểm định phần mềm nên tiến hành cùng lúc với việc kiểm định phần cứng. Những nhu cầu về phần mềm để tổ chức một sự kiện đặc biệt sẽ quyết định các đặc tính của phần cứng, nhất là độ lớn cần có của bộ nhớ và loại bộ xử lý cần dùng. Nếu bất kỳ chương trình cần thiết nào cần sử dụng bộ nhớ ở mức độ lớn (như các minh hoạ về bản vẽ và bản quảng cáo) thì có thể phải dùng đến một lượng chi phí đáng kể. Ngoài ra, cũng cần phải quyết định xem liệu phần cứng và phần mềm có cần phải kết nối với các thiết bị dàn dựng và sản xuất sự kiện như thiết bị nghe nhìn, thiết bị tính điểm và thiết bị dán nhãn tại nơi tổ chức sự kiện không.

► Khả năng tích hợp

Một khi đã xác định được loại phần cứng và phần mềm thích hợp thì quyết định tiếp theo sẽ là biện pháp tích hợp hệ thống mới với công tác quản lý sự kiện hiện tại. Có ba cách để thực hiện điều này:

Thử nghiệm: chạy hệ thống mới, hay một phiên bản nhỏ hơn của nó, trên một khía cạnh của sự kiện để thử nghiệm. Một minh hoạ thú vị công tác kiểm tra này là các môn thi đấu thử nghiệm ở Thế vận hội Sydney. Các môn thi đấu này còn dùng để thử nghiệm những hệ thống công nghệ thông tin lên kế hoạch, kiểm soát và tổ chức sự kiện. Toàn bộ hệ thống có thể sẽ được thử nghiệm dần dần. Rủi ro liên quan tới hoạt động này sẽ là khi sử dụng hai hệ thống khác nhau và những rắc rối về khả năng tương thích có thể xảy ra.

Vận hành song song: Cho hệ thống chạy song song với hệ thống máy tính đang có. Đây là một biện pháp mang tính thoả hiệp giữa những lợi ích của việc thử nghiệm và của việc so sánh về hệ thống dựa trên thời gian và nguồn lực cần thiết khi sử dụng nó.

Thay thế hoàn toàn: Dỡ bỏ hệ thống hiện tại và đưa vào sử dụng hệ thống mới. Như vậy thì rủi ro thất bại sẽ cao hơn, nhưng tiết kiệm vì chỉ phải vận hành một hệ thống.

► Giới hạn

Có một số loại rủi ro cơ bản liên quan đến việc sử dụng công nghệ thông tin trong công tác lập kế hoạch và quản lý sự kiện, khác hẳn với sự sụp đổ quá chung chung của hệ thống đó. Đánh giá được những rủi ro này là một phần nhiệm vụ của ban quản lý sự kiện.

Một phương pháp hạn chế những rủi ro liên quan là cung cấp một hệ thống hỗ trợ. Đây là một chi phí không thể tránh được. Thông tin mất đi vì sự xáo trộn, vì trộm, vì sơ suất, vì không tương thích hay vì vi-rút có thể làm cho công tác quản lý sự kiện bị sụp đổ. Điều này thường xảy ra những khi công việc đang trong quá trình bị chất chồng. Đây là thời điểm khi mà hệ thống mới đang được sử dụng hết công suất, các yếu tố mới được đưa vào và khi nhiều loại phần mềm mới được đưa vào sử dụng.

Một hạn chế khác của công nghệ thông tin là vấn đề an ninh. Đảm bảo an toàn về thông tin trong khi thông tin vẫn dễ dàng đến với đúng người cần sử dụng đến nó là một vấn đề của tất cả hệ thống máy tính. Mật khẩu truy cập và những biện pháp giới hạn truy cập có thể thả lỏng cho các thông tin cần thiết ở trong tình trạng trôi nổi tự do. Đảm bảo an toàn có thể thiết yếu trong giai đoạn đầu của một sự kiện, nhưng lại có thể sẽ là bắt buộc lúc sự kiện đang được tiến hành tổ chức.

2.2.3Kỹ năng tổ chức sự kiện

Lý thuyết về quản lý đã khẳng định con người là vốn quý. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, nhân lực là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của sự kiện. Thật vậy, nguồn nhân lực là yếu tố tiên quyết của khả năng sáng tạo để làm nên giá trị và vị thế cạnh tranh cho sự kiện. Bởi vì, sự kiện là sản phẩm của sự sáng tạo, lĩnh vực này luôn đòi hỏi đổi mới và không chấp nhận sự rập khuôn máy móc.

Tổ chức và quản trị sự kiện là nghề được quan tâm đào tạo từ hơn hai thập kỷ qua ở các nước phát triển. Tại Việt Nam, đây là một nghề mới, nhưng đã thu hút sự quan tâm của nhiều người, đặc biệt là giới trẻ. Để trở thành một nhà tổ chức sự kiện giỏi, các ứng viên cần phải trau dồi những phẩm chất, kỹ năng và trang bị nhiều loại kiến thức chuyên môn. Tổn hợp nghiên cứu thực hiện ở các nước cho thấy, nghề tổ chức sự kiện, đòi hỏi các ứng viên phải đáp ứng các tiêu chí về phẩm chất cá nhân, kỹ năng và kiến thức cơ bản.

2.2.3.1 Về phẩm chất

a. Động cơ tích cực, nhiệt huyết:

Đây là yếu tố thể hiện thái độ đối với công việc. Bất kỳ nghề nào, công việc nào, nếu người thực hiện thiếu động cơ tích cực, thiếu nhiệt huyết thì khó thành công. Đặc biệt, đối với nghề tổ chức sự kiện là nghề hấp dẫn nhưng có nhiều thách thức. Đây là công việc vất vả, do bị ràng buộc về thời gian khi dự

án sự kiện được triển khai, nhà tổ chức phải làm việ hết mình, có những thời điểm, họ phải làm việc bất kể thời gian, không có ngày lễ, ngày nghỉ nên động cơ tích cực và nhiệt huyết là yếu tố tiên quyết.

b. Tính kiên trì và năng động

Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ dẻo dai, có khả năng chịu được áp lực cao về công việc và phải biêt cách xoay xở và đối phó trong mọi tình huống. Thực tế cho thấy, từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, đằng sau vẻ ngoài trầm tĩnh của những nhà tổ chức sự kiện mà công chúng quan sát được là sự căng thẳng cao độ về thần kinh để dự trù và xử lý nhiều sự cố. Ví dụ: các nhân vật chính của sự kiện đến muộn giờ hoặc phải đối mặt với những thay đổi bất thường của thời tiết hay sự hỗn loạn của đám đông. Ở Việt Nam, việc tổ chức sự kiện ngoài trời như lễ khởi công, lễ khánh thành, thi đấu thể thao thường gặp phải rất nhiều khó khăn, đòi hỏi những người tổ chức sự kiện phải luôn có những quyết định ứng phó thích hợp.

c. Năng lực sáng tạo

Sản phẩm sự kiện là sáng tạo, được khởi đầu bằng ý tưởng và không chấp nhận sự rập khuôn máy móc. Đây là yếu tố tạo sự khác biệt của các sự kiện, đảm bảo tính cạnh tranh của sự kiện để thu hút người tham gia và công chúng tham quan. Nên người tổ chức sự kiện phải có năng lực sáng tạo. Ngoài các sự kiện đặc biệt là lễ hội truyền thống, nảy sinh từ chính nhu cầu tâm linh và nhu cầu giải trí của người dân, có khả năng thu hút mạnh mẽ số lượt người đến với lễ hội, phần lớn các sự kiện khác phải tạo được sự long trọng, sự náo nhiệt và sự khác biệt để thu hút đông đảo người tham gia và khách tham quan. Ngoài ra, sự sáng tạo của nhà tổ chức sự kiện sẽ giúp tăng hiệu suất, tối ưu hoá quy trình làm việc.

d. Tính cẩn thận và tỷ mỉ

Các chuyên gia trong nghề đã ví nhà tổ chức sự kiện là một "nghệ nhân ghép hình", hàm ý rằng, người làm sự kiện phải có tính tỉ mỉ và cẩn trọng. Bởi vì, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra những hậu quả khôn lường, ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị tổ chức, khách hàng công ty và các bên liên quan. Có thể nói đẳng cấp về tính chuyên nghiệp của mỗi công ty thể hiện ở sự hoàn hảo của từng tiểu tiết ở sự kiện mà họ thực hiện.

2.2.3.2 Về kiến thức và kỹ năng

Chuyên gia tổ chức sự kiện cần trang bị kiến thức và kỹ năng sau đây:

- Lịch sử lễ hội, lễ kỷ niệm, nghi lễ/nghi thức sự kiện khác nhau

- Lịch sử phát triển sự kiện và các loại sự kiện

- Các xu hướng về cung cầu sự kiện

- Động cơ và lợi ích các bên liên quan tìm kiếm từ các sự kiện

- Kỹ năng xác định các tham số sự kiện để đảm bảo tính khả thi

- Tác động của sự kiện đối với văn hoá xã hội, kinh tế, môi trường

- Say mê kỹ thuật, công nghệ và có kỹ năng sử dụng máy tính: kỹ thuật công nghệ thông tin là yếu tố quyết định đối với sự thành công của sự kiện. Do đó, hiểu biết về kỹ thuật và công nghệ là đòi hỏi không thể thiếu đối với mỗi người làm nghề tổ chức sự kiện.

- Kỹ năng tổ chức, tính tư duy logic

- Kỹ năng truyền thông, bao gồm cả kỹ năng viết và nói, để soạn thảo thư mời, thư cảm ơn cũng như tiếp thị sự kiện và quản lý người dân.

- Kỹ năng thực hiện các hoạt động tác nghiệp sự kiện.

Đối với nhà quản trị sự kiện, ngoài tầm nhìn, những kiến thức và kỹ năng quản trị nói chung, cần có kiến thức và kỹ năng quản trị sự án sự kiện, quản trị ngân sách, quản trị nhân lực, quản trị thời gian, quản lý các vấn đề liên quan đến các phương tiện truyền thông, quản trị tiếp thị... Sau đây là bảy năng lực được nhấn mạnh và được sắp xếp theo mức độ từ quan trọng nhất, dựa trên kết quả khảo sát quan điểm của 105 nhà quản lý đã tham gia Hội nghị sự kiện Australia tại Canberra vào tháng 2 năm 1996 (Perry, Foley và Rumpf, 1996):

- Tầm nhìn

- Năng lực lãnh đạo

- Khả năng thích ứng

- Kỹ năng tổ chức

- Năng lực truyền thông

- Năng lực tiếp thị

- Kỹ năng quản lý người dân

Về kiến thức, quan trọng nhất đối với nhà quản trị sự kiện là kiến thức quản trị dự án, quản trị ngân sách, quản trị thời gian và quản trị marketing, lập kế hoạch kinh doanh, quản trị nguồn nhân lực và tiếp thị.

2.3 Những bên liên quan trong sự kiện

Một sự kiện thành công là sự kết hợp của nhiều yếu tố khác nhau,trong đó con người là yếu tố quan trọng nhất.Tổ chức sự kiện khác với các hoạt động khác ở chỗ để thành công cần phải có sự kết hợp hỗ trợ của rất nhiều bên liên quan chứ không đơn thuần chỉ là nhân sự trong sự kiện.

Theo các tác giả Allen, J., O' Toole, W., McDonnel, I. & Harris, R. (2001) trong Festival and special event management (Quản lý lễ hội và sự kiện đặc biệt) [; tr.22-25], các bên liên quan trong sự kiện gồm có: tổ chức chủ trì hay chủ sở hữu sự kiện,cộng đồng chủ nhà,nhà tài trợ,người tham dự, khán giả,nhân sự trong sự kiện,tình nguyện viên,đơn vị truyền thông...

Tham gia /hỗ trợ

Mục tiêu Quản lý

Người thực hiện

Lương/ thưởng

Thông tin

Hình 2.3. Các bên liên quan trong sự kiện(phỏng theo Allen, J., 2001) []

Để tổ chức một sự kiện thành công rất cần sự am hiểu về các đối tượng này cũng như hiểu về mối quan hệ giữa họ với sự kiện.

2.3.1Tổ chức chủ trì trong sự kiện

Một sự kiện nói chung có thể được tổ chức bởi bất cứ một cơ quan nhà nước, công ty, cộng đồng, thậm chí là cá nhân (xem bảng 2.1). Tổ chức chủ trì sự kiện còn được gọi là nhà đầu tư sự kiện /đơn vị thuê tổ chức sự kiện /

chủ sở hữu sự kiện chính là các chủ thể chính của sự kiện, là đơn vị cung cấp nguồn kinh phí chính để thực hiện hoặc thuê nhà tổ chức sự kiện thực hiện sự kiện và chịu trách nhiệm chủ yếu đối với các yếu tố có liên quan đến sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích khác nhau cho tổ chức của mình và cho xã hội.

Bảng 2.1. Hệ thống các kiểu sự kiện theo tổ chức chủ trì

Tổ chức chủ trì sự kiện

Các loại hình của sự kiện

Khu vực nhà nước

Chính quyền Trung ương

Những lễ kỷ niệm và những ngày kỷ niệm như Ngày quốc gia

Hiệp hội sự kiện

Những sự kiện chính – Tập trung vào sự kiện thể thao và văn hóa

Cơ quan phụ trách về không gian công cộng

Giải trí công cộng, sự kiện vui chơi và giải trí

Ngành du lịch

Lễ hội, những sự kiện lối sống và mối quan tâm đặc biệt, quảng cáo điểm đến

Cơ quan hội nghị

Cuộc họp, hội nghị, các cuộc triển lãm

Nghệ thuật

Lễ hội nghệ thuật, sự kiện văn hóa, chương trình du lịch, triển lãm nghệ thuật theo chủ đề

Cơ quan phụ trách về dân tộc

Sự kiện dân tộc và đa văn hóa

Thể thao và giải trí

Sự kiện thể thao; chủ trì sự kiện bang, quốc gia, quốc tế

Trò chơi và cuộc đua

Gặp gỡ trao đổi cuộc đua và lễ hội Carnivals

Phát triển kinh tế

Tập trung vào sự kiện phát triển ngành và lợi ích tạo việc làm

Chính quyền địa phương

Sự kiện cộng đồng, lễ hội địa phương và hội chợ

Khu vực doanh nghiệp

Những công ty và tập đoàn

Quảng cáo, giới thiệu sản phẩm và xây dựng hình ảnh nhà tài trợ

Hiệp hội công nghiệp

Khuyến mại công nghiệp, hội trợ thương mại, hội thảo

Nhà doanh nghiệp

Bán vé sự kiện thể thao, hoà nhạc và triển lãm

Phương tiện truyền thông

Quảng cáo trên phương tiện truyền thông, ví dụ hoà nhạc, kêu gọi

Khu vực cộng đồng

Câu lạc bộ và giao lưu

Mối quan tâm nhóm sự kiện

Công việc từ thiện

Sự kiện từ thiện và quyên góp

Các tổ chức thể thao

Sự kiện thể thao địa phương

Nhà nước tạo ra sự kiện vì lợi ích xã hội, văn hóa, du lịch và kinh tế phát sinh mang lại. Những sự kiện này thường có đặc điểm là vào cửa tự do, có khả năng tiếp cận lớn và là một phần của văn hóa công cộng, văn hóa đại chúng. Một số cơ quan nhà nước như Công ty sự kiện nhà nước, các đơn vị biểu diễn có thể cung cấp một phần dịch vụ tổ chức sự kiện. Các cơ quan khác tổ chức sự kiện như một phương tiện để đạt các mục tiêu liên quan –gia tăng và mở rộng du lịch, bảo tồn văn hóa và khuyến khích sự khoan dung và tính đa dạng, hỗ trợ phát triển công nghiệp và tạo việc làm. Trong một số trường hợp, nhiều bộ ngành có liên quan cùng tổ chức các sự kiện khác nhau để thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa và dịch vụ hay đẩy mạnh sức khoẻ như Tuần lễ Người Việt Nam sử dụng hàng Việt Nam, Tuần lễ người lớn tuổi, Tuần lễ Di sản...

Khu vực doanh nghiệp liên quan đến các sự kiện ở một số cấp độ. Những công ty và tập đoàn có thể tài trợ cho các sự kiện do Nhà nước tổ chức để quảng cáo hàng hóa và dịch vụ của họ trên thị trường. Những công ty cũng có thể tạo ra sự kiện riêng của mình để giới thiệu sản phẩm mới, gia tăng số lượng bán hàng hoặc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp. Cho dù những sự kiện này có thể mở cửa tự do, nhưng vẫn hướng tới mục tiêu phân đoạn thị trường cụ thể chứ không phải hướng tới công chúng nói chung.

Trong khu vực doanh nghiệp, có doanh nghiệp chuyên tổ chức hoặc bán sự kiện. Những doanh nghiệp này bao gồm cả những nhà tổ chức sự kiện hoà nhạc hay thể thao có bán vé vì lợi nhuận, nhà tổ chức hội nghị thương mại hoặc mang lại lợi ích cho công chúng. Các đơn vị truyền thông thường là đối tác trong mỗi sự kiện được thực hiện bởi các đơn vị khác, nhưng cũng có thể là nhà đồng tổ chức cho những mục đích riêng hoặc tạo ra nội dung của chương trình.

Các sự kiện khác bắt nguồn từ khu vực cộng đồng, phục vụ các nhu cầu và lợi ích khác nhau. Đó có thể là gây quĩ, gặp gỡ, trưng bày thủ công và nghệ thuật địa phương – các sự kiện đa dạng với mọi lĩnh vực quan tâm, lấp đầy thời gian nhàn rỗi và làm giàu cuộc sống tinh thần của con người.

Cho dù sự kiện bắt nguồn từ khu vực doanh nghiệp, chính quyền hoặc cộng đồng, đặc điểm tổ chức chủ trì sẽ quyết định tất cả. Nếu chủ trì thuộc khu vực doanh nghiệp, nhà quản lý sự kiện được tổ chức chủ trì tuyển trực tiếp hoặc trên cơ sở hợp đồng với tổ chức như là một khách hàng. Nếu chủ trì thuộc cơ quan nhà nước. Nhà quản lí sự kiện có thể là nhân viên trực tiếp hoặc nhà thầu nếu sự kiện đó được kí hợp đồng thuê khoán. Nếu chủ trì thuộc cộng đồng, đó là một câu lạc bộ, hiệp hội hoặc uỷ ban và có sự tham gia tình nguyện cao hơn trong tổ chức đó.

Cho dù tổ chức chủ trì là ai, nó luôn là một bên liên quan chính trong sự kiện và nhà quản lí sự kiện phải xác định rõ mục đích của các bên liên quan khi tổ chức sự kiện. Những mục đích này thường được thể hiện trong bản tóm tắt như một phần mô tả công việc hoặc hợp đồng của nhà quản lí. Cho dù có hay không, nên dành thời gian làm rõ các mục đích này và thể hiện dưới dạng văn bản để tham khảo khi triển khai và là định hướng cho đánh giá thành công của sự kiện.

Nhà quản lý sự kiện hoặc giám đốc dự án đảm nhận vai trò trưởng Ban tổ chức, trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban, ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc. Nhà quản lý sự kiện còn là người nắm rõ mọi công việc trong sự kiện và phải điều hòa tạo nên sự ăn khớp, đồng bộ công việc giữa các thành viên trong Ban.Ban tổ chức có thể chia ra thành các nhóm nhỏ phụ trách thực hiện từng chuyên môn khác nhau. Các nhóm được lập ra có thể phụ trách một số mảng công việc như: MC, văn nghệ, khách mời, âm thanh, ánh sáng, thiết kế sân khấu, cơ sở vật chất, hậu cần, xin tài trợ..... và còn vô vàn những công việc không tên khác trong sự kiện.Ban tổ chức là bộ phận quản lý và thực hiện sự kiện. Ngược lại, sự kiện thỏa mãn Ban tổ chức về những mong muốn đạt được, những mục tiêu đề ra khi tổ chức sự kiện đó. Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà nhà tổ chức nhắm đến những mục tiêu khác nhau.

2.3.2Cộng đồng chủ nhà trong sự kiện

Cộng đồng chủ nhà bao gồm chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện.Đó là chính quyền và cư dân giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành sự kiện. Phạm vi giới hạn là lớn hay nhỏ, tùy theo mức độ ảnh hưởng cũng như quy mô của sự kiện. Phạm vi này có thể là: xóm thôn, phường xã, một cơ quan, trường học và rộng hơn có thể là một thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ, quốc gia... Cộng đồng chủ nhà là yếu tố xác định môi trường hoạt động của sự kiện, tạo bối cảnh cho sự kiện.Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện sẽ ủng hộ hoặc chống lại các hoạt động tổ chức sự kiện, do đó có thể tạo thuận lợi hay gây khó khăn cho nhà tổ chức sự kiện. Để thành công, nhà tổ chức sự kiện phải tạo lập, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với nhóm này, đặc biệt là chính quyền nơi diễn ra sự kiện. Quan hệ tốt với chính quyền nơi diễn ra sự kiện không chỉ thuận lợi trong việc giải quyết các thủ tục hành chính mà còn có thể được sự trợ giúp của chính quyền về các vấn đề an ninh, vệ sinh, giao thông... thậm chí với các sự kiện mang tính phi lợi nhuận và có tính xã hội cao (ví dụ tuần lễ vệ sinh môi trường ở khu du lịch Thiên Cầm) còn có thể được sự tài trợ về kinh phí từ chính quyền nơi diễn ra sự kiện (trong trường hợp này chính quyền còn có thêm vai trò là nhà tài trợ trong sự kiện).

Nhà quản lý sự kiện cần phải hiểu thấu đáo và đầy đủ những xu hướng chủ đạo và các thế lực ảnh hưởng tới cộng đồng lớn, bởi vì tất cả những yếu tố này sẽ xác định môi trường hoạt động của sự kiện. Tâm trạng, nhu cầu và khao khát của cộng đồng sẽ định rõ những khả năng tiếp đón của cộng đồng với cách thức và mô hình sự kiện. Tích cực tiếp nhận và diễn giải những điều này là những nhân tố cơ bản trong quá trình nhận thức khái niệm của những sự kiện thành công.

Cụ thể cộng đồng dân cư và chính quyền nơi diễn ra sự kiện, thường có những nhận thức nhất định về vấn đề ô nhiễm và bảo vệ môi trường. Điều này tác động đến việc lựa chọn các chủ đề cũng như hoạt động trong sự kiện, nếu không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về môi trường, xử lý rác thải... nhà tổ chức sự kiện có thể sẽ không được cấp phép cho việc tổ chức sự kiện.

► Toàn cầu hóa và công nghệ

Trong số những ảnh hưởng đáng kể hiện nay đối với cộng đồng là toàn cầu hóa và công nghệ. Những ảnh hưởng này kết hợp lại làm thế giới nhỏ hơn

và phức tạp hơn, và tác động vào hầu hết các khía cạnh của cuộc sống chúng ta, bao gồm các sự kiện. Giddens (1990) đã định nghĩa toàn cầu hóa như "sự tập trung mối quan hệ xã hội trên toàn thế giới kết nối các khu vực khác biệt theo cách thức những gì xảy ra ở khu vực là do những sự kiện xảy ra cách đó nhiều dặm, và ngược lại".

Toàn cầu hoá được đẩy mạnh bởi công nghệ và phương tiện truyền thông, những yếu tố có sức mạnh đưa sự kiện địa phương quan trọng đến với khán giả trên toàn thế giới, vượt qua giới hạn của ranh giới quốc gia và sự khác biệt văn hóa. Điều này được minh chứng bởi chương trình truyền hình toàn cầu chiếu những sự kiện thể thao quan trọng. Các giải vô địch thế giới và các siêu sự kiện, như Olympic và Cúp bóng đá thế giới, được truyền trực tiếp tới khán giả trên toàn thế giới, cung cấp cho họ tin tức sự kiện mang tính thời sự mà trước kia không thể có.

Sự gia tăng mạng lưới toàn cầu đã đem thế giới vào phòng khách của chúng ta, xuất hiện vấn đề làm thế nào để văn hóa địa phương có thể duy trì tính độc đáo và bản sắc khi đối mặt với sự tương đồng thế giới. Những lễ hội nghệ thuật quốc tế do các công ty du lịch tổ chức trở nên giống nhau. Những lễ hội và lễ kỷ niệm ở địa phương phải gia tăng cạnh tranh với các chương trình quốc tế, và sự mong đợi của khán giả đã quen với sản xuất chương trình truyền hình chuyên nghiệp. Thách thức cho nhiều sự kiện là làm thế nào để thực hiện trong môi trường ngày càng mang tính toàn cầu, trong khi thể hiện sự độc đáo của những cộng đồng địa phương và đáp ứng mối quan tâm và lợi ích đặc biệt của họ.

Toàn cầu hóa cũng đang tác động vào sự kiện của các doanh nghiệp khi những công ty ngày càng lập kế hoạch chiến lược giới thiệu sản phẩm với những thành tố sự kiện ở cấp độ toàn cầu. Điều này đã đem lại kết quả một số công ty sự kiện địa phương ở Australia được những công ty nước ngoài mua với một nỗ lực tạo ra những mạng lưới phục vụ nhu cầu quốc tế của khách hàng. Đôi khi cách tiếp cận này thất bại bởi vì các thị trường khác nhau, như New York, Sydney, và Hồng Kông có những nhu cầu sự kiện khác nhau và sự đáp ứng của khán giả cũng khác nhau. Tuy nhiên, những ảnh hưởng của toàn cầu hóa dường như đã dẫn đến gia tăng chuẩn hoá các sản phẩm sự kiện của doanh nghiệp và thị trường sự kiện.

Cùng lúc đó, Internet lan rộng và những tiến bộ trong công nghệ thông tin đang gia tăng sự sẵn sàng và sự phức tạp của công nghệ của sự kiện. Dựa

trên những dự báo về những giả thuyết của các nhà tương lai học hàng đầu và những xu hướng trong ngành quản lý sự kiện, Goldblatt (2000) đã dự đoán "24 giờ, 7 ngày trong một tuần những cơ hội sự kiện cho khách hàng muốn dự đoán, tham gia, và xem xét sự tham gia của mình vào một sự kiện". Ông cũng giả định rằng sự kiện sẽ trở thành "sự kiện chuyên nghiệp tự động hóa hoàn toàn tạo điều kiện mở rộng số lượng sự kiện được tạo ra, và sử dụng nhân viên ít hơn". Ở một hướng khác, Goldbalt cũng chỉ ra rằng "với những tiến bộ của công nghệ, các cá nhân đang tìm kiếm nhiều những trải nghiệm trực quan cao để cân bằng những ảnh hưởng của công nghệ cao trong đời sống của họ. Sự kiện vẫn là một phương tiện hiệu quả duy nhất trong việc cung cấp trải nghiệm trực quan cao".

Các nhà quản lý sự kiện phải nhận thức được những xu hướng này và phải học cách điều hành trong môi trường toàn cầu mới. Nghịch lý rằng, những sự kiện trực tiếp ngày càng trở thành phương tiện cho các cộng đồng khẳng định cảm nhận riêng của họ về địa phương, bản sắc và tính độc đáo văn hóa.

► Hợp tác với cộng đồng chủ nhà

Cần nhận ra những tác động của sự kiện đối với cộng đồng chủ nhà, và việc cộng đồng sở hữu và tham gia vào sự kiện. Cộng đồng chủ nhà có thể bao gồm người dân cư trú, nhóm doanh nghiệp địa phương, nhóm người vận động và các cơ quan chính quyền như hội đồng địa phương, cơ quan giao thông, cảnh sát, đội cứu hoả và cứu thương. Nhà quản lý sự kiện nên xác định và lôi kéo các nhà lãnh đạo cộng đồng và hội ý với họ trong việc lập kế hoạch sự kiện.

Trong trường hợp tổ chức các lễ hội đường phố, các cơ quan quản lý cấp địa phương sẽ kết hợp để hình thành "dịch vụ một cửa" giải quyết các vấn đề như chặn đường phố, sắp xếp lối đi đặc biệt cũng như điểm đỗ xe.

Nếu sự kiện đủ lớn để có tác động quan trọng bên ngoài ranh giới của khu vực, các cơ quan quản lý xác định những cách thức sáng tạo để giảm thiểu tác động và kiểm soát tình trạng này. Ví dụ, bắn pháo hoa Ngày Australia ở cảng Darling Sydney thường thu hút 300.000 khán giả; hầu hết khán giả quen ra về ngay sau khi kết thúc đốt pháo hoa, gây nên tắc nghẽn giao thông trong vài giờ trên đường giao thông miễn phí quanh khu vực đó. Chỉ cần rời hoạt động giải trí trên sân khấu vàkết hợp cùng với cảnh sát đặc

nhiệm thực hiện phân luồng giao thông ở một số khu vực, tắc nghẽn giao thông giảm hơn một nửa.

Cộng đồng chủ nhà đã có nhiều kinh nghiệm về các sự kiện khác nhau, và các nhà quản lý sự kiện có thể học hỏi kinh nghiệm này để bảo đảm thành công của sự kiện. Cùng với các nhà tổ chức sự kiện, các cơ quan giao thông, các cơ quan công quyền cùng kết hợp để thăm dò và xây dựng những giải pháp phù hợp.

Bên cạnh những liên hệ chính thức với chính quyền địa phương, nhà quản lý sự kiện nên nhận thấy vai trò của tin đồn đối với việc xây dựng hoặc làm thay đổi thái độ của cộng đồng chủ nhà đối với sự kiện. Đầu những năm 1970, Lễ hội Aquarius được tổ chức bởi Hiệp hội Sinh viên Australia ở Nimbin thuộc miền bắc bang New South Wales. Một phần triết lý của lễ hội này là tránh tất cả quảng cáo mất tiền với quan điểm rằng quảng cáo sẽ tạo ra một trạng thái tâm lý khách hàng rằng lễ hội được làm sẵn cho họ. Nhà tổ chức đã xác định thông điệp của sự kiện như sau: "Bạn là người của chương trình – lễ hội là những gì bạn tạo ra". 20.000 người từ khắp mọi nơi trên Australia, cũng như từ những nơi khác trên trái đất, đã có cuộc hành trình đến Nimbin. Nhưng có những tin đồn thú vị và những tin đồn tiêu cực phát tán qua những người ủng hộ và người gièm pha. Đôi khi những tin đồn hứa hẹn lễ hội ngoạn mục, và đột nhiên thực tế ngược lại, dẫn đến những ấn tượng rằng lễ hội trở thành thảm hoạ. Theo dõi, duy trì, kiểm soát những tin đồn này trở thành nhiệm vụ trọng tâm khi tổ chức lễ hội, và cung cấp bài học hay về quảng bá hiệu quả - truyền miệng.50 năm sau lễ hội Aquarius, Giám đốc Sự kiện đặc biệt cho những dịp kỷ niệm đại chúng của bang New South Wales và lễ kỉ niệm 200 năm Australia, Stephen Hall, khi được hỏi về cách thức tổ chức sự kiện đã cho rằng cộng đồng Sydney đã bão hoà với các sự kiện đến nỗi mà sự quảng bá bình thường trở nên hoàn toàn không hiệu quả, và chỉ có một phương tiện duy nhất có ý nghĩa – đó chính là truyền miệng.

► Môi trường chính trị và văn hóa

Môi trường chính trị – Sự quản lí của chính quyền địa phương nơi sự kiện diễn ra cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến các quyết định tổ chức sự kiện của cả nhà đầu tư và tổ chức sự kiện. Nó bao gồm hệ thống luật và các văn bản dưới luật, các công cụ, chính sách của nhà nước, tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành của chính phủ và các tổ chức chính trị, xã hội. Sự tác động của môi trường chính trị tới các quyết định tổ chức sự kiện

phản ánh sự tác động can thiệp của các chủ thể quản lý vĩ mô tới kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, các quy định của nhà nước về thủ tục hành chính sẽ tác động không nhỏ đến hoạt động tổ chức sự kiện nếu không nắm vững điều này sẽ gặp khó khăn rất lớn trong hoạt động tổ chức sự kiện.

Đối với nhiều sự kiện liên quan trực tiếp đến cộng đồng địa phương,yếu tố văn hóa của cộng đồng không thể không quan tâm tới.Bởi nó phản ánh nhu cầu,khao khát,tâm trạng cũng như khả năng tiếp đón của cộng đồng đối với sự kiện.Từ đó các nhà tổ chức sự kiện có thể có được những gợi ý về cách thức và quy mô của sự kiện.

Văn hoá được coi là một hệ thống giá trị, quan niệm, niềm tin, truyền thống và các chuẩn mực hành vi đơn nhất với một nhóm người cụ thể nào đó được chia sẻ một cách tập thể, bao gồm: những giá trị văn hoá truyền thống căn bản, những giá trị văn hoá thứ phát, các nhánh văn hoá của một nền văn hoá.

+ Những giá trị văn hoá truyền thống căn bản: Đó là các giá trị chuẩn mực và niềm tin trong xã hội có mức độ bền vững, khó thay đổi, tính kiên định rất cao, được truyền từ đời này qua đời khác và được duy trì qua môi trường gia đình, trường học, tôn giáo, luật pháp nơi công sở... và chúng tác động mạnh mẽ, cụ thể vào những thái độ, hành vi ứng xử hàng ngày, hành vi mua và tiêu dùng hàng hoá của từng cá nhân, từng nhóm người.

+ Những giá trị văn hoá thứ phát: Nhóm giá trị chuẩn mực và niềm tin mang tính "thứ phát" thì linh động hơn, có khả năng thay đổi dễ hơn so với nhóm căn bản các giá trị chuẩn mực về đạo đức, văn hoá thứ phát khi thay đổi hay dịch chuyển sẽ tạo ra các cơ hội thị trường hay các khuynh hướng tiêu dùng mới, đòi hỏi các hoạt động Tổ chức sự kiện phải bắt kịp và khai thác tối đa.

+ Các nhánh văn hoá của một nền văn hoá: Có những "tiểu nhóm" văn hoá luôn luôn tồn tại trong xã hội và họ chính là những cơ sở quan trọng để hình thành và nhân rộng một đoạn thị trường nào đó. Những nhóm này cùng chia sẻ các hệ thống giá trị văn hoá - đạo đức - tôn giáo... nào đó, dựa trên cơ sở của những kinh nghiệm sống hay những hoàn cảnh chung, phổ biến. Đó là những nhóm tín đồ của một tôn giáo hay giáo phái nào đó, nhóm thanh thiếu niên, nhóm phụ nữ đi làm...

Nói chung, các giá trị văn hoá chủ yếu trong xã hội được thể hiện ở quan niệm hay cách nhìn nhận, đánh giá con người về bản thân mình, về mối quan hệ giữa con người với nhau, về thể chế xã hội nói chung, về thiên nhiên và về

thế giới. Ngày nay con người đang có xu thế trở về với cộng đồng, hoà nhập chung sống hoà bình, bảo vệ và duy trì, phát triển thiên nhiên, môi trường sinh thái. Sự đa dạng hoá, giao thoa của các nền văn hoá, sắc tộc và tôn giáo khiến các hoạt động Tổ chức sự kiện cần phải thích ứng để phù hợp với các diễn biến đó.

2.3.3Khách mời, người tham gia và khán giả,

Khách mời, người tham gia và khán giả là một trong những thành phần vô cùng quan trọng của sự kiện là đối tượng đánh giá sự thành công hay thất bại của sự kiện. Ở góc độ quản lý, nhà tổ chức sự kiện phải lưu tâm đến mọi nhu cầu của các đối tượng này, bao gồm cả nhu cầu tự nhiên, cũng như đòi hỏi về sự thoải mái, an toàn và an ninh, đặc biệt là việc muốn có sự kiện, muốn được tham dự sự kiện. Nhà quản lý sự kiện có kinh nghiệm cố gắng tạo ra một sự kiện có ý nghĩa, ấn tượng và đáng nhớ. Hemmerling (1997) đã mô tả tiêu chí đánh giá sự kiện của khán giả: "Trọng tâm chính của họ là nội dung, địa điểm, ý nghĩa và quá trình hoạt động của bản thân sự kiện. Đối với họ, sự thoải mái xem những hoạt động của sự kiện, nội dung của chương trình, cơ hội tiếp cận thực phẩm và đồ uống, các tiện ích, lối vào và quyền ra vào,... có ý nghĩa quan trọng đối với sự hài lòng của họ. Những yếu tố đơn giản như đội của họ chiến thắng hay thất bại, hoặc họ có trải nghiệm thú vị trong sự kiện này đôi khi sẽ ảnh hưởng đến sự đánh giá thành công của họ. Những vấn đề phụ khác như hoà nhập cùng với các sao của buổi trình diễn, những cơ hội giao lưu xã hội, sự mến khách vàkhả năng được chuyển chỗ ngồi từ hạng phổ thông đến chỗ ngồi cao cấp cũng là một phần trong đánh giá của khán giả về sự thành công."

Khách mời là cơ sở để đánh giá chất lượng của một sự kiện. Một sự kiện càng thành công nếu sự kiện đó có chất lượng và số lượng khách mời, người tham dự càng lớn. Sự kiện nào sở hữu khách mời là người nổi tiếng hoặc có sức ảnh hưởng lớn thì sự thành công của sự kiện sẽ càng chắc chắn. Ví dụ điển hình là sự kiện Tôn Hoa Sen mời Nick Vujicic tới Việt Nam năm 2013, 2014 đã thành công ngay từ bước đầu PR - truyền thông. Hay sự kiện Music Core - Kpop Festival diễn ra năm 2012 quy tụ dàn khách mời là những ca sĩ, nhóm nhạc tới từ Hàn Quốc đã đốt cháy sân vận động Mỹ Đình.

Khách mời là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến. Vì vậy, khách

mời tham gia sự kiện là một trong các yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện. Khách mời tham gia sự kiện thường là miễn phí, nhưng cũng có trường hợp phải trả những khoản phí nhất định để đổi lại họ sẽ nhận được những giá trị nhất định về tinh thần hoặc vật chất.

Khách mời và người tham dự là thành phần tham gia, ủng hộ và hỗ trợ cho sự kiện. Họ tham dự với nhiều mục đích khác nhau như: muốn được tri ân; trải nghiệm cùng với sự kiện; giải trí sau thời gian làm việc, học tập mệt mỏi; hay để giao lưu mở rộng mối quan hệ..... Tất cả đều là những lý do để họ gắn bó với sự kiện. Vì vậy, nhà tổ chức sự kiện phải luôn luôn quan tâm tới nhu cầu của họ, thỏa mãn những như cầu đó để họ hòa nhập, gắn kết vững chắc với sự kiện. Những nhu cầu, mong muốn của công chúng cũng là cơ sở cho những sự kiện được tổ chức. Khách mời tham gia sự kiện có thể là khán giả, trong trường hợp sự kiện có bán vé; Tuy nhiên có những đối tượng cũng là khán giả của các sự kiện nhưng không phải là khách mời, nếu họ không phải là đối tượng mà nhà tổ chức sự kiện muốn thu hút, họ chỉ tình cờ tham gia sự kiện với hình thức vô tình, vãng lai. Khách vãng lai thường vẫn được tính đến trong chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện. Tuy nhiên mức độ ảnh hưởng của nhóm này đến sự kiện không đáng kể. Trong một số trường hợp, khách vãng lai tham gia sự kiện có thể trở thành khách mời trong quá trình tiến hành sự kiện.

Để nhóm đối tượng này mang lại sự thành công cho sự kiện cần đến một mô hình đăng ký và quản lý phù hợp. Thông thường, phần việc này thường được quản lý bởi "Bộ phận phụ trách đăng ký/người tham gia", trong tiếng Anh là "Participation/Registration". Qua đó người ta có thể tiến hành đăng ký và phân phối vé mời thông qua các đại lý hoặc trực tuyến trên website sự kiện.

Ngoài ra, sau khi sự kiện diễn ra, nhà tổ chức cũng cần giữ chân họ cho sự tham gia của những sự kiện sau bằng cách: giữ liên lạc với khách mời và những người tham dự, hỏi ý kiến đóng góp của họ để rút ra được những kinh nghiệm quý báu và để họ thấy được ý kiến của họ cũng được tôn trọng.