1.1 Khái niệm sự kiện 1.1.1Sự kiện và sự kiện đặc biệt

Cho đến nay, "sự kiện" vẫn là một khái niệm có nhiều quan niệm khác nhau, đôi khi là trái chiều. Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội mới được xem là sự kiện. Có người lại hiểu sự kiện theo nghĩa rộng hơn, có nghĩa là ngoài cách hiểu nói trên, sự kiện còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân, gia đình hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống hàng ngày như tang ma, cưới hỏi, sinh nhật, tiệc mời,... Cũng có những ý kiến cho rằng, sự kiện chủ yếu là các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại, tiếp thị của doanh nghiệp như hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,...

Theo Từ điển Tiếng Việt (1988), sự kiện là "sự việc có ý nghĩa ít nhiều quan trọng đã xảy ra" [; tr.906] nhưng cách giải thích này là khá sơ lược. Các học giả trong nước chưa nghiên cứu nhiều về sự kiện, song có thể kể đến quan niệm của Lương Hồng Quang (2009) cho rằng "sự kiện được dùng để mô tả các nghi lễ, các buổi giới thiệu, trình diễn, hay các lễ kỷ niệm được lập kế hoạch và được tạo ra để đánh dấu những cột mốc của cá nhân, tổ chức hay cộng đồng với các mục đích chính trị, kinh tế, xã hội và văn hóa hoặc mục đích hợp tác" [; tr.26]. Cũng theo Lương Hồng Quang, sau thời kỳ Đổi mới, cùng với sự mở cửa và hội nhập quốc tế đã xuất hiện các hiện tượng văn hóa mới như một lẽ tất yếu. Đó chính là các sự kiện được tổ chức rất khác với lễ hội truyền thống. Các sự kiện ngày nay trở thành tâm điểm của đời sống văn hóa, đặc biệt là văn hóa đô thị để con người đánh dấu những thời điểm trong sinh cảnh gia đình và cộng đồng. Trên cơ sở này xuất hiện sự ra đời của "công nghiệp sự kiện" với sự kết hợp giữa các yếu tố tri thức, thương mại, du lịch, văn hóa - nghệ thuật.

Cùng với thuật ngữ "sự kiện", Cao Đức Hải (2014) chỉ rõ một số tài liệu sử dụng cụm từ "sự kiện đặc biệt" để chỉ "các sự kiện có tính khác thường, quy mô vượt trội và ý nghĩa trọng đại, có tầm thu hút và lan tỏa lớn lao..." và "như sự độc nhất vô nhị hoặc theo chu kỳ nhiều năm mới có một lần" nhưng cũng thừa nhận "vì tính đa dạng phong phú và rộng khắp của các sự kiện nên rất khó khăn trong việc xây dựng một định nghĩa bao trùm có tính thuyết phục."[; tr.16].

Xem xét hai thuật ngữ này trong nghiên cứu của các học giả nước ngoài cho thấy Getz, D. (1991) và công trình sau này vào năm 1997 cho rằng sự kiện được định nghĩa chính xác nhất trong bối cảnh của nó. Getz, (1997) cho rằng: "Các sự kiện đều diễn ra trong một thời gian ngắn, và mọi sự kiện đều là sự phối hợp giữa thời gian, sự sắp xếp, quản trị và nhân sự" (Events are transient, and every event is a unique blending of its duration, setting, management and people). Ông đưa ra 2 cách tiếp cận về sự kiện:

- Một là theo cách tiếp cận từ nhà tổ chức sự kiện thì sự kiến có tính chất độc nhất, xảy ra một lần hoặc không thường xuyên bên ngoài các chương trình, hoặc các hoạt động thường xuyên của cơ quan tài trợ hoặc tổ chức.

- Hai là theo cách tiếp cận từ khách hàng và khách mời thì một sự kiện là cơ hội hoặc trải nghiệm văn hóa bên ngoài sự lựa chọn thông thường hoặc đằng sau những trải nghiệm thường ngày.

Theo Getz (1997) thì các đặc trưng của sự kiện không thể không có: không khí đặc biệt với tinh thần lễ hội, tính độc đáo, chất lượng tính xác thực, truyền thống, lòng hiếu khách, chủ đề và chủ nghĩa tượng trưng... và tùy vào phạm vi, quy mô, các tính chất đó được thể hiện ở mức độ và sắc thái khác nhau nhưng phải đem đến một không gian và thời gian đặc biệt cho các đối tượng mà mình hướng tới, một thông điệp nào đó, được thể hiện bằng các thủ pháp văn hóa nghệ thuật mang tính biểu trưng.

Goldblatt (2005) thì định nghĩa sự kiện là "khoảnh khắc thời gian độc nhất được tổ chức với nghi lễ và nghi thức riêng biệt nhằm đáp ứng nhu cầu cụ thể" (a unique moment in time celebrated with ceremony and ritual to satisfy specific needs).

Có thể nhận thấy sự chưa rõ ràng của việc phân định giữa sự kiện và sự kiện đặc biệt trong những định nghĩa trên đây. Phần nào là do các tác giả đã quá chú trọng tới quy mô, phạm vi thay vì loại hình. Vấn đề ở đây là cần chỉ ra, những điều gì sẽ biến một sự kiện bình thường thành một sự kiện đặc biệt. Theo Mathew, D. (2008) trong Special Event Production: The Process, (Quy trình sản xuất sự kiện đặc biệt),một sự kiện đặc biệt phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Được tổ chức trong một khoảng thời gian cố định, nên là vài giờ hoặc vài ngày là phù hợp nhất.

- Là một hoạt động không thường xuyên, định kỳ vài tháng hoặc vài năm.

- Có thể là một phần của một chuỗi các hoạt động thường xuyên nhưng phải là thành phần mang tính chất khác biệt.

- Có tính chất độc nhất.

- Được yêu cầu thực hiện bởi một hoặc một vài đơn vị chủ trì.

- Được lên kế hoạch và kiểm soát

- Có một lượng khán giả trực tiếp riêng biệt khác với những người tổ chức hay tham dự tại một địa điểm được lựa chọn [].

Như vậy các sự kiện có thể có tính nghi lễ (các lễ kỷ niệm) hay ít mang tính nghi lễ (các cuộc hội nghị, gặp gỡ) song đều có tính tổ chức rất cao, với sự phối hợp của nhiều bộ phận trên một ý tưởng thống nhất, một khung chương trình hoàn chỉnh, với các quy mô tổ chức khác nhau.Từ định nghĩa của Getz và Mathew, D., có thể mở rộng ra như sau: Sự kiện là sự phối kết hợp giữa các quy tắc về quản trị, thời gian, nhân sự (người tổ chức), người tham dự và địa điểm (Event is the blending and linkages between the disciplines of management, time, staff, attendees (people) and venue(s)).Sự kiện là các hoạt động có chủ đích, xảy ra tại một địa điểm và một thời gian nhất định, nhằm truyền tải thông điệp và nội dung của chương trình đó đến các đối tượng tham gia.

1.1.2Lịch sử hình thành

Kể từ thời điểm bắt đầu, con người đã tìm thấy những phương thức đánh dấu những sự kiện quan trọng trong cuộc sống: sự thay đổi của các mùa, các tuần trăng, và sự hồi sinh vòng đời mỗi khi mùa xuân đến. Xuất phát từ điệu múa dân gian của thổ dân và năm mới của người Trung Quốc đối với các nghi lễ dâm tục của người Hi Lạp cổ đại và lễ hội truyền thống carnaval của người châu Âu ở độ tuổi trung niên, các thần thoại và nghi lễ đã được sáng tạo để làm sáng tỏ những gì xảy ra ở vũ trụ. Đến ngày nay, đằng sau những nhận vật nổi tiếng như OldFather Time và Santa Claus nằm trong những thần thoại cổ xưa, sự ca tụng cổ xưa và nguyên mẫu. Những người dân Australia đầu tiên đã kể truyện, nhảy và hát để truyền tải văn hóa của họ từ thế hệ này sang thế hệ khác. Những nghi lễ này vẫn tiếp tục là những dịp quan trọng trong đời sống của cộng đồng, ý nghĩa văn hóa được chia sẻ và khẳng định. Cũng giống như hầu hết những xã hội cải cách ruộng đất, các nghi lễ được phát triển đã đánh dấu dự báo của các mùa và gieo hạt của những vụ mùa.

Ở cả khía cạnh cá nhân và cộng đồng, con người đều cảm thấy sự cần thiết đánh dấu những mốc quan trọng trong cuộc đời, để tưởng nhớ đến khoảnh khắc vàng. Ví dụ tuổi tác đang đến gần thường xuyên được đánh dấu bởi những gì đã trôi qua, Các ví dụ khác như nghi lễ kỷ niệm cho việc gia nhập bộ lạc, nghi lễ trưởng thành vào lúc 13 tuổi của con trai Do Thái và sinh nhật lần thứ 21 khu ngoại ô.

Các sự kiện cộng đồng quan trọng, các sự kiện quan trọng trở thành các mốc để con người đánh dấu cuộc sống riêng tư. Chúng ta có thể nói về những gì xảy ra "trước thiên niên kỷ mới", theo cách thức giống như thế cho thế hệ sớm hơn nói về lễ cưới "trước sự phiền muộn" hoặc được sinh ra "sau chiến tranh". Các sự kiện đặc biệt - Lễ kỉ niệm hai trăm năm một lần của người dân Australia, Thế vận hội Sydney và Thiên niên kỷ mới - đã giúp đánh dấu những kỷ nguyên và xác định các mốc quan trọng.

Thậm chí trong kỷ nguyên công nghệ cao của đa phương tiện toàn cầu, khi mà rất nhiều người đã đánh mất đức tin tín ngưỡng nói chung và những quy chuẩn xã hội quá khứ, chúng ta vẫn cần các sự kiện có quy mô lớn để đánh dấu những thời điểm trong đời sống gia đình và địa phương.

1.2 Phân loại sự kiện

Sự kiện là một mảng kiến thức hết sức rộng lớn, khó có thể nắm bắt được hết bởi nó thay đổi từng ngày, từng giờ, tùy theo từng sự kiện. Để thuận lợi cho việc học tập, nghiên cứu cũng như thực tế làm việc, người ta phân chia sự kiện ra thành các loại hình sự kiện cụ thể, mỗi loại lại có những đặc trưng riêng, phù hợp với các cách thức tổ chức khác nhau.

Các từ khóa trong các định nghĩa về sự kiện như "hoạt động có chủ đích", "địa điểm", "thời gian", "sức thu hút, ảnh hưởng",....được sử dụng để hình thành nên các tiêu chí phân loại sự kiện. Ta có thể phân loại sự kiện theo bốn cách cơ bản sau: theo địa điểm, theo thời gian, theo phạm vi và quy mô, theo tính chất – mục đích.

1.2.1Phân loại theo địa điểm

Theo địa điểm, sự kiện được chia thành:

- Sự kiện trong nhà hay sự kiện ngoài trời.

Ví dụ: Sự kiện trong nhà:Hội nghị khách hàng của Công ty ABC tại Khách sạn Melia Hà Nội.

Sự kiện ngoài trời: Hội chợ Xuân 2014 tại Sân vận động Quần Ngựa.

- Sự kiện địa phương/vùng/quốc gia/quốc tế.

Ví dụ: Sự kiện địa phương: Lễ hội 10 năm Thành phố Cần Thơ trực thuộc Trung ương.

Sự kiện vùng: Lễ hội cồng chiêng Tây Nguyên (tổ chức luân phiên 5 tỉnh: Kon Tum, Gia Lai, Đak Lak, Đak Nông, Lâm Đồng; nghệ nhân của các tỉnh sẽ trình bày, biểu diễn không gian văn hóa của dân tộc và của tỉnh mình).

Sự kiện quốc gia: Hội khỏe Phù Đổng toàn quốc. Sự kiện quốc tế: Thế vận hội Olympic.

1.2.2 Phân loại theo thời gian

Theo thời gian, sự kiện được chia thành:

- Sự kiện thường niên/không thường niên.

Sự kiện thường niên diễn ra vào các năm/hoặc các thời điểm nhất định. Ví dụ: Hội nghị khách hàng 2014, 2015; Hoa hậu Việt Nam được tổ chức 2 năm một lần.

Sự kiện không thường niên không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp đi lặp lại theo chu kì thời gian nhất định. Ví dụ: Khai trương cửa hàng, khánh thành nhà máy...

- Sự kiện ban ngày/ban đêm.

Ví dụ: Sự kiện ban đêm: Giờ Trái Đất, Đêm hội Trăng rằm.

- Sự kiến ngắn ngày/dài ngày.

Ví dụ: Sự kiện dài ngày: Lễ hội chùa Hương (kéo dài khoảng 3 tháng, từ tháng giêng đến tháng ba âm lịch), mùa Lễ phục sinh (kéo dài 50 ngày)...

Sự kiện ngắn ngày: Họp báo ra mắt phim mới, Đêm nhạc kỉ niệm chiến thắng Điện Biên Phủ...

1.2.3Phân loại theo quy mô

Quy mô sự kiện là một tiêu chí định lượng số lượng người tham gia, quy mô không gian tổ chức sự kiện, mức độ đầu tư, mức độ ảnh hưởng.

Theo quy mô của sự kiện, sự kiện được chia thành:

- Siêu sự kiện:

Siêu sự kiện là những sự kiện lớn ảnh hưởng đến toàn bộ nền kinh tế và đem lại tiếng vang lớn trên phương diện thông tin toàn cầu. Trên thế giới không có nhiều sự kiện loại này. Một số siêu sự kiện tiêu biểu có thể nhắc đến là Thế vận hội Olimpic, World Cup, Hội chợ Thế Giới.

Theo Donald Getz thì tiêu chí để sự kiện trở thành siêu sự kiện là: "lượng người tham gia vượt qua con số 1 triệu khách thăm quan, chi phí tốn ít nhất 500 triệu USD, với danh tiếng là sự kiện "phải xem". Các siêu sự kiện với quy mô và ý nghĩa của nó, là những sự kiện tạo mức độ cao vượt bậc trong du lịch, đăng tải trên phương tiện thông tin đại chúng uy tín, tác động của nó đối với kinh tế và cộng đồng chủ nhà hoặc nơi tổ chức".

Theo Hall (1992, trang 5): "Siêu sự kiện như Hội Chợ và Triển Lãm Thế Giới, Cúp Bóng Đá Thế Giới, hoặc thế vận hội Olimpic là các sự kiện mục tiêu trên thị trường Quốc tế và có thể được mô tả là "Siêu" do quy mô người tham gia thị trường mục tiêu, mức độ tham gia của tài chính công, các tác động chính trị, mở rộng tin tức trên truyền hình, xây dựng các tiện nghi, và tác động vào kết cấu kinh tế – xã hội của nước chủ nhà".

- Sự kiện đánh dấu/dấu ấn:

Thuật ngữ "sự kiện đánh dấu" đề cập đến hầu hết các sự kiện thể hiện tinh thần hoặc đặc tính của thị trấn, thành phố hoặc khu vực, và chúng đồng nhất với tên của địa danh, được thừa nhân và quan tâm ở phạm vi lớn.

Sự kiện đánh dấu là sự kiện xảy ra có ý nghĩa truyền thông, sự thu hút, hình ảnh, hoặc sự quảng bá, những sự kiện này cung cấp nơi giao lưu chủ nhà, cộng đồng hoặc điềm đến với một lợi thế cạnh tranh. Trên tất cả các sự kiện và điểm đến không thể tách rời ra được.

Ví dụ: Lễ hội Carnival ở Rio de Janeiro: được biết đến trên toàn thế giới như một trải nghiệm về sức sống và sự nồng nhiệt của thành phố, Lễ hội Kentucky Derby ở Mỹ, Lễ hội hoa ở Chelsea (Anh), Lễ hội bia tháng 10 (Oktoberfest) ở Munich (Đức), Lễ hội Edinburg ở Scotland, Lễ hội Adelaide ở Australia...

Ở Việt Nam, có thể nhắc đến một số sự kiện đánh dấu như Festival Huế, Lễ hội pháo hoa Đà Nẵng,...

Sự kiện đánh dấu được xem là đặc trưng của những địa danh được nhắc tới, chứa đựng cảm giác tự hào địa phương mạnh mẽ và nhận được sự thừa nhận của cả thế giới.

- Sự kiện chính/trọng đại:

Sự kiện chính là những sự kiện với quy mô và thu hút sự quan tâm của phương tiện truyền thông, có thể thu hút lượng người tham gia lớn, mức độ đưa tin là lợi nhuận kinh tế.

Cách phân loại sự kiện theo quy mô có hạn chế đó là: các loại hình sự kiện được phân loại chủ yếu là các sự kiện của hiệp hội, quốc gia, địa phương... tổ chức, các sự kiện của công ty/doanh nghiệp như khai trương, giới thiệu sản phẩm mới,... ít được nhắc đến.

1.2.4Phân loại theo tính chất, mục đích

Dựa theo tính chất mục đích, sự kiện được chia thành:

- Sự kiện thương mại và doanh nghiệp: Được tổ chức độc lập hoặc kết hợp với các sự kiện khác để thỏa mãn những mục đích thương mại như các chức năng quản lý, giao tiếp trong tổ chức, đào tạo, marketing, khuyến khích, quan hệ với nhân viên và khách hàng.

- Sự kiện từ thiện và có căn nguyên: Được tổ chức bởi hoặc vì một nhóm từ thiện với mục đích thu hút vốn, sự hỗ trợ và/hoặc sự chú ý; có thể độc lập hoặc kết hợp với những sự kiện khác.

- Triển lãm, trưng bày và hội chợ: Là một hình thức tập hợp người bán, người mua và những người quan tâm lại với nhau, trong đó diễn ra các hoạt động thăm quan và/ hoặc bán các sản phẩm, dịch vụ và những thứ khác của một ngành công nghiệp nhất định hoặc mở cửa cho công chúng; được tổ chức độc lập hoặc kết hợp với các sự kiện khác.

- Sự kiện nghỉ ngơi, giải trí: Là những buổi biểu diễn hoặc trưng bày diễn ra một lần hoặc có định kỳ, mở cửa tự do hoặc có bán vé, được tổ chức vì những mục đích giải trí; có thể độc lập hoặc kết hợp với các sự kiện khác.

- Lễ hội: Một nghi lễ văn hóa, hoặc là lâu đời hoặc có tính chất tôn giáo, được tổ chức bởi và/hoặc vì cộng đồng; có thể độc lập hoặc kết hợp với những sự kiện khác. (Rất nhiều lễ hội là nơi tập hợp người bán và người mua lại với nhau trong một không khí vui vẻ).

- Sự kiện chính phủ và hành chính: Bao gồm hoặc được tổ chức bởi hoặc vì các Đảng, tổ chức chính trị hoặc các cơ quan chính phủ cấp quốc gia hoặc địa phương; được tổ chức độc lập hoặc kết hợp với các sự kiện khác.

- Sự kiện dấu ấn: Có ý nghĩa và/hoặc phạm vi lớn tới mức mà hình ảnh hoặc tầm vóc của nó được biết tới và lưu tâm cả trong và ngoài nước.

- Sự kiện hướng tới thị trường: Có định hướng thương mại nhằm tạo điều kiện để người bán và người mua đến được với nhau hoặc nhằm gây sự chú ý tới một sản phẩm hoặc dịch vụ thương mại; được tổ chức độc lập hoặc kết hợp với các sự kiến khác.

- Hội thảo và hội nghị: Cuộc họp mặt vì mục đích trao đổi thông tin, tranh luận hoặc bàn bạc, nhất trí hoặc đưa ra quyết định, giáo dục và xây dựng mối quan hệ; được tổ chức độc lập hoặc kết hợp với các sự kiện khác.

- Sự kiện xã hội và chu kỳ sống: Một sự kiện riêng tư, chỉ tham dự khi được mời, được tổ chức để tưởng nhớ hoặc kỷ niệm một dịp văn hóa, tôn giáo, xã hội hoặc một sự kiện trong cuộc đời; được tổ chức độc lập hoặc cùng với các sự kiện khác.

- Sự kiện thể thao: Một sự kiện có khán giả và người tham dự, bao gồm các hoạt động thể thao thi đấu hoặc giải trí; được tổ chức độc lập hoặc cùng với các sự kiện khác.

Ngoài cách phân loại trên, cũng dựa trên tiêu chí mục đích – tính chất sự kiện, người ta có thể phân loại sự kiện như sau:

- Sự kiện công ty (Business and Corporate): được xác định dựa trên các mối quan hệ của công ty như nhân viên, đối tác, đại lý, cổ đông... Các sự kiện này do công ty đứng ra tổ chức nhằm mục đích thương mại. Ví dụ: Họp mặt, Hội nghị khách hàng, Tri ân khách hàng thân thiết, Họp báo, Động thổ, Khánh thành, Tiệc tối cho nhân viên,...

- Sự kiện mang tính nhà nước (Government): do các cơ quan, đoàn thể tổ chức, mang mục đích chính trị như các buổi hội nghị lớn, các Festival tầm địa phương, quốc gia, các lễ tranh cử, tổng tuyển cử,...

- Sự kiện hướng đến khách hàng (consumers): đây là các sự kiện có mục đích quảng bá thương hiệu, kích thích mua hàng và tương tác với khách hàng. Ví dụ: giới thiệu sản phẩm mới, hội chợ/triển lãm, biểu diễn thời trang,...

- Sự kiện cá nhân (personal): đây là các sự kiện dành cho cá nhân. Ví dụ: đám cưới, sinh nhật, lễ kỉ niệm,...

- Sự kiện cộng đồng/phi lợi nhuận (Community/non-profit): Sự kiện cộng đồng thường do các tổ chức xã hội, các tổ chức phi chính phủ thực hiện, hoặc do các công ty thực hiện mà mục đích hướng tới xã hội. Ví dụ: Sự kiện gây quỹ, ngày hội vì môi trường, ngày đi bộ, chương trình từ thiện giúp đỡ bà mẹ Việt Nam anh hùng.

Riêng với sự kiện của tổ chức, doanh nghiệp cũng có thể được phân chia thành:

- Sự kiện nội bộ: Hội nghị cổ đông, Hội nghị nhân viên, Hội thảo nghiệp vụ, Tiệc cuối năm, tổng kết,...

- Sự kiện đối ngoại: Hội nghị khách hàng, các sự kiện ra mắt sản phẩm, dịch vụ, lễ khai trương, động thổ, kỷ niệm, ký kết, các hoạt động báo chí (họp báo...), tiệc chiêu đãi, đón khách.

1.3 Vai trò của sự kiện

Sự kiện giữ một vai trò quan trọng trong đời sống con người. Sự kiện chính là tạo ra tâm điểm của cuộc sống. Điều này có nghĩa là sự kiện tạo ra sự khác lạ, mốc đánh dấu, sự thăng hoa của đời sống cá nhân và cộng đồng. Cũng chính vì lẽ đó mà sự kiện cần thu hút, có sức hấp dẫn, tiêu tốn nguồn lực và của cải của xã hội.

Với sự phát triển như vũ bão của hoạt động tổ chức sự kiện đã lâu trên thế giới và vài năm gần đây ở Việt Nam, chắc hẳn sự kiện phải có những vai trò vô cùng to lớn. Sự kiện góp phần phát triển một đời sống tinh thần phong phú và đa dạng; giúp kết nối xã hội; phát triển kinh tế tạo việc làm; biểu thị sức mạnh cộng đồng và quốc gia dân tộc, đặc biệt là thúc đẩy giao lưu hợp tác quốc tế.

Với những vai trò đặc biệt quan trọng, sự kiện thực sự là một ngành mới nhằm thúc đẩy du lịch phát triển góp phần vào sự phát triển của đất nước.

Tuy nhiên ngoài những vai trò tích cực sự kiện vẫn tồn tại một số vai trò không mong muốn. Ví dụ như: Sự kiện thúc đẩy và giao lưu hợp tác quốc tế cũng tạo ra rất nhiểu cái không mong muốn có thể nói đến vấn đề các ban nhạc philippin sang lấn át các ban nhạc của Việt Nam tại các phòng trà bởi tiếng anh họ tốt và họ có giọng hát tốt.

Như vậy sự kiện bao gồm một hệ thống các vai trò trong đó có một vai trò quan trọng nhất. Điều này tùy thuộc vào từng sự kiện.

1.4 Đặc điểm của tổ chức sự kiện

Từ cách hiểu, Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. Có thể khẳng định tổ chức sự kiện là một loại hình kinh doanh dịch vụ, rất đa dạng phong phú do đó nó vừa chịu sự chi phối của đặc điểm kinh doanh dịch vụ nói chung vừa mang đặc điểm riêng biệt của nghề tổ chức sự kiện. Với cách tiếp cận trên ta có thể xác định được những đặc điểm cơ bản trong kinh doanh tổ chức sự kiện như sau:

1.4.1Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện

Có thể khẳng định rằng, đặc điểm cơ bản nhất về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện là: Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số.

Tính tổng hợp thể hiện ở chỗ: tổ chức sự kiện cần đến dịch vụ của rất nhiều ngành nghề khác nhau như: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, biểu diễn, in ấn, an ninh, xây dựng, thiết kế... Vì tổ chức sự kiện liên quan đến việc nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện nên nó mang tính dịch vụ rõ rệt. Cần lưu ý trong sản phẩm của tổ chức sự kiện cũng có những yếu tố hàng hóa (hữu hình) nhất định, như các sản phẩm vật chất; thức ăn, đồ uống... vì vậy nếu chỉ nói sản phẩm của tổ chức sự kiện là dịch vụ sẽ không hoàn toàn chính xác mà phải nói dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số

Từ đặc điểm cơ bản nói trên, mà sản phẩm của các tổ chức sự kiện thường có các đặc điểm phổ biến của dịch vụ như:

- Sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện không lưu kho - cất trữ, không vận chuyển được.

- Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng thường trùng nhau. Đánh giá chất lượng sự kiện chỉ có thể thực hiện một cách chính xác sau khi sự kiện đã được tiến hành.

- Khách thường mua sản phẩm của nhà tổ chức sự kiện trước khi nhìn thấy (hoặc tiêu dùng) nó.

- Sản phẩm không bao giờ lặp đi, lặp lại; mỗi một sản phẩm (sự kiện) gắn liền với một không gian và thời gian; gắn liền với nhà tổ chức sự kiện nhà đầu tư sự kiện trong việc phối hợp tạo ra nó.

1.4.2Đặc điểm về lao động

Lao động trong tổ chức sự kiện có các đặc điểm cơ bản như:

- Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao và đa dạng về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người. Lao động trong tổ chức sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động hoá và cơ giới hoá. Trong thực tế mỗi nghiệp vụ trong tổ chức sự kiện đòi hỏi số lượng nhân viên có chuyên môn phù hợp. Do mục tiêu của các sự kiện đặt ra rất cao, vì vậy tính chuyên môn hóa mới có thể đạt được kết quả trong các công việc của tổ chức sự kiện.

- Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện. Tổ chức sự kiện là sự hỗn hợp của những loại hình kinh doanh khác nhau, thực hiện những chức năng khác nhau, có kiến thức, quan điểm khác nhau. Tất cả các bộ phận quản lý và nhân viên tham gia tổ chức sự kiện đều phải cùng mục tiêu mang lại thành công chung cho sự kiện. Do vậy, cần phải có sự hợp tác một cách nhịp nhàng và đồng bộ giữa các bộ phận. Có hàng trăm vấn đề khác nhau cùng xảy ra cùng một lúc trong quy trình tổ chức sự kiện. Việc điều phối và giải quyết vấn đề liên tục xảy ra và không bao giờ chấm dứt trong cả quy trình này, từ khi xây dựng chủ đề ý tưởng cho đến khi kết thúc sự kiện.

- Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ, kế hoạch của sự kiện.

- Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn. Họ phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến độ, mặt khác lại đòi hỏi sự năng động sáng tạo (hai đòi hỏi hơi trái ngược nhau); mặt khác do đặc tính lao

động dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau, lại có yêu cầu luôn phải có thái độ vui vẻ, chuẩn mực trong công việc.

1.4.3Đặc điểm về vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện

Vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú, chúng có những yêu cầu đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện cụ thể.

1.4.4Đặc điểm về hoạt động

Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách với chất lượng cao nhất nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách.