Chương III: Tổ chức và triển khai hoạt động hệ thống thông tin thị trường thương mại
Để thực hiện được quá trình thương mại phải thiết kế hệ thống thông tin và đưa nó vào hoạt động để thực hiện được quá trình thương mại. Để thực hiện được điều đó cần thực hiện các việc sau đây:
- Xác định phạm vi hoạt động của hệ thống và những nguồn lực dùng cho việc hình thành và hoạt động của hệ thống.
- Xác định những mục tiêu hệ thống cần đạt được và những ưu tiên đối với hoạt động của hệ thống.
- Đề xuất một số giải pháp thô và phân tích tính khả thi của giải pháp đó để chọn ra một giải pháp để hành động.
- Lập kế hoạch triển khai các hoạt động của hệ thống.
1) Xác định phạm vi và hạn chế (nguồn lực) đối với hệ thống thông tin:
Trước hết cần có sự thoả thuận giữa người quản lý hệ thống thông tin với cơ quan chủ quản về phạm vi ranh giới những vấn đề đặt ra đối với hệ thống
1.1. Phạm vi: Bao hàm cả cơ quan hay chỉ liên quan đến một vài bộ phận cuả cơ quan.
Phạm vi của hệ thống bao quát toàn vệ hệ thống hay chỉ liên quan đến những mảng riêng biệt trong hệ thống.
Có 3 loại cơ quan chủ quản với quy mô , mức độ phức tạp khác nhau:
- Cơ quan lớn cỡ quốc gia, quốc tế: gồm nhiều đơn vị phân bố trên địa bàn rộng có thể là tổng công ty hay tập đoàn.
- Cơ quan cỡ trung bình gồm toàn bộ cơ quan quản lý Nhà nước, doanh nghiệp: là một đơn vị có nhiều chi nhánh, văn phòng phân tán về mặt địa dư.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, phòng trực thuộc UBND, cơ quan quản lý các cấp...
1.2. Xác định hạn chế về nguồn lực dành cho việc thành lập vào hoạt động của hệ thống
- Hạn chế do cơ quan chủ quan đề xuất theo khả năng của mình.
- Hạn chế về nguồn nhân lực: chất lượng, số lượng, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu đội ngũ.
- Hạn chế về cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bi, công nghệ.
- Hạn chế về tài chính, vốn, đầu tư, chi phí cho việc triển khai các hoạt động của hệ thống thông tin.
2. Xác định các mục tiêu, ưu tiên cho dự án
- Hệ thống thông tin thị trường thương mại được xây dựng nhằm:
+ Mang lợi ích nghiệp vụ: tăng khả năng xử lý, thu thập thông tin truyền tin, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ một cách chính xác, an toàn, kịp thời
+ Mang lại lợi ích kinh tế sử dụng:nhanh chóng, thuận tiện, kịp thời
+ Khắc phục được hệ thống cũ rườm rà, lạch hậu.
- Mục tiêu phải hỗ trợ được cắc chiến lược phát triển lâu dài, đáp ứng được các ưu tiên trong việc thực hiện các mục tiêu.
- Mục tiêu đặt ra phải tương đối cụ thể để có thể đánh giá được việc thực hiện mục tiêu.
- Trong số các mục tiêu đặt ra phải xác định những mục tiêu nào cần được ưu tiên thực hiện.
Các ưu tiên này sẽ chỉ dẫn những ưu tiên trong việc tổ chức, ra quyết định hoạt động của hệ thống.
3. Phác hoạ các giải pháp và cân nhắc tính khả thi của giải pháp.
- Đây là những giải pháp mang tính chất phác thảo, bao gồm:
+ Phác thảo về chức năng chính của hệ thống
+ Phác thảo về các biện pháp chính đáp ứng yêu cầu của người sử dụng thông tin.
+Giải pháp về kiến trúc tổng thể của hệ thống: bộ phận nào, ai làm, mối quan hệ giữa các bộ phận, phân cấp, phân quyền. Kiến trúc phần mềm: (các hệ thống con...); kiến trúc phần cứng (máy móc thiết bị, điện thoại, máy tính, máy in, mạng...)
Các giải pháp này tuy chưa chi tiết và cụ thể nhưng phải đủ rõ, đủ cơ sở để thuyết phục bên sử dụng về khả năng cung ứng về nhu cầu thông tin cho họ.
- Đánh giá tính khả thi của từng giải pháp. Tính khả thi thể hiện ở những mặt sau:
+ Khả thi về nghiệp vụ: đáp ứng được nhu cầu nghiệp vụ của bên sử dụng không (đảm bảo cung cấp đúng thông tin, đúng lức, đúng địa chỉ)
+ Khả thi về mặt kỹ thuật: đáp ứng yêu cầu về kĩ thuật và công nghệ của giải pháp.
+ Khả thi về kinh tế: vấn đề chi phí cho việc thực hiện, triển khai giải pháp chi phí có thoả đáng với lợi ích thu về hay không.
=> Trên cơ sở đánh giá tính khả thi của từng giải pháp doanh nghiệp sẽ lựa chọn một giải pháp tốt nhất trên cơ sở thủa thuận với bên sử dụng thông tin.
4. Lập kế hoạch triển khai hoạt động của dự án hệ thống thông tin
a) Hợp đồng triển khai dự án:
Khi dự án về xây dựng hệ thống thông tin đã được khởi động cần một hợp đồng giữa bên sử dụng thông tin và bên tổ chức hệ thống thông tin; thoả mãn rõ những nội dung chủ yếu của dự án và những điều khoản kèm theo.
Hợp đồng có thể dưới dạng văn bản: bên sử dụng tin và bên cung cấp thông tin nằm ở cơ quan khác nhau. Cũng có thể dưới dạng thoả thuận miệng bên sử dụng thông tin và bên cung cấp thông tin nằm trong cùng một cơ quan.
* Các nội dung chủ yếu:
+ Những vấn đề đặt ra và các nhu cầu về thông tin: thông tin thành lập để làm gì, kết quả ra sao. Khi nào được cung cấp, cung cấp cho ai...
+ Phạm vi hoạt động và những hạn chế về nguồn lực cho việc cung cấp thành lập tổ chức của hệ thống.
+ Phác thảo về giải pháp và đánh giá tính khả thi.
+ Dự trù thiết bị, kinh phí
+ Mục tiêu và sự ưu tiên trong thực hiện mục tiêu
+ Phân công chức trách nhiệm vụ và nhân sự
+ Phương pháp và tiến tình triển khai hoạt động
b) Dự trù thiết bị, công nghề và kinh phí.
Được tiến hành ở giai đoạn khỏi đầu của dự án, cần phải làm sớm vì việc đặt mua và lắp đặt thiết bị phải có thời gian, điều đó có thể thực hiện được là do một số căn cứ, dữ liệu sau có thể ước lượng được
+ Khối lượng dự trữ cần lưu trữ lâu dài
+Các dạng xử lý : xử lý theo lô hoặc xử lý trực tuyến, tương tác...
+ Số lượng người dùng tối đa
+ Khối lượng thông tin cần thu thập
+ Khối lượng thông tin đầu ra
+ Các tài liệu cần in và truyền đi
Tóm lại từ ước lượng trên có thể xác định rõ được cấu hình của thiết bị, các loại thiết bị ngoại vi, những phần mêm cơ bản, đường truyền.
Việc đặt mua thiết bị cần phải cân nhắc: chất lượng thiết bị, giá cả, điều kiện lắp đặt vận hành, điều kiện bảo hành, bảo dưỡng, huấn luyện đào tạo nhân viên sử dụng, vận hành thiết bị.
+ Kinh phí:
• Kinh phí cho việc mua, lắp đặt thiết bị.
• Kinh phí cho việc đặt địa điểm cho thiết bị.
• Kinh phí cho quá trình triển khai hoạt động của dự án.
Kinh phí được thoả thuận giữa đôi bên tham gia dự án trên các mặt sau:
- Khối lượng công việc
- Số người tham gia thực hiện các giai đoạn.
- Mức độ đòi hỏi chất lượng sản phẩm.
- Thời hạn hoàn thành, bảo hành sản phẩm
- Kinh phí phân bổ cho các giai đoạn của quá trình hình thành, triển khai hoạt động của dự án.
c) Tổ chức nhóm làm việc:
Có 2 cách:
+ Tổ chức mang tính chất hành chính: Một trưởng của dự án sẽ được chỉ định và phụ trách tổ chức hoạt động của nhóm. Các thành viên này sẽ thiết kế, thu thập, phân tích, xử lý và truyền tin... công việc của các thành viên theo chuyên môn nghiệp vụ của họ.
+ Tổ chức theo nhóm lập trình: Làm việc bình đẳng trong đó có một trưởng nhóm là một người có trình độ năng lực hơn mọi người và được mọi người tin tưởng. Nhóm lập trình được thành lập xung quanh 3 hạt nhân: trưởng nhóm, phó trưởng nhóm và thư ký. Tư tưởng chủ đạo của nhóm lập trình là tạo ra một cấu trúc mềm dẻo. Trong đó người trưởng và người phó có thể thay thế lẫn nhau và có thể giao phó viẹc hành chính cho thư ký, mọi người trong nhóm đều là những lập trình viên.
Tổ chức theo kiểu lập trình có cấu trúc mềm nhưng không được coi nhẹ khâu phân tích, thiết kế.
d) Điều hành hoạt động của dự án hệ thống thông tin
- Khi quy mô của dự án bé, nhiệm vụ của hệ thống đơn giản thường quyền điều hành dự án được giao cho chính các nhà tin học và người sử dụng hệ thống thông tin ít tham gia hoặc không quan tâm.
- Khi dự án có tầm cỡ lớn, phạm vi rộng, nhiệm vụ nhiều, phức tạp thì quyền điều hành dự án tập trung trong tay người sử dụng hẹ thống thông tin. Khi đó cần tìm trong ban lãnh đạo người có khả năng tin học, nắm được nhu cầu tin và khả năng điều hành hoạt động của hệ thống đạt được nhu cầu đó một cách có hiệu quả. Trong nhiều trường hợp tuỳ theo quy mô và độ phức tạp, người ta có thể thành lập ban điều hành bao gồm số lượng hạn chế các thành viên, nhà tin học và người sử dụng, được tổ chức bên trong nhóm làm việc của dự án chịu trách nhiệm đưa ra quyết định và định hướng của dự án.
- Định hướng của dự án bao gồm:
+ Quyết định mục đích, cách thức đạt được mục tiêu.
+ Xác định mức độ an toàn của hệ thống và bộ phận kiểm tra.
+ Phân phối các nguòn lực nếu thấy cần thiết.
+ Kiểm tra sự phát triển của dự án có đúng đắn hay lệch lạc.
+ Quyết định về lựa chọn các giải pháp trước những tình huống ngẫu nhiên có nhiều phương án giải quyết.
e) Tiến trình dự án:
Ở giai đoạn này, người ta phải dự kiến các bước, các giai đoạn hoạt động của dự án, tính toán thời gian hoạt động trong mỗi giai đoạn. Xác định nguồn lực để đảm bảo triển khai từng giai đoạn của dự án, các giai đoạn lớn được chia thành các giai đoạn nhỏ hơn.
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen247.Pro