Bài 7: Tổ Chức Cuộc Họp

Câu 1:Trình bày tầm quan trọng và mục đích chung of họp

a)Tầm quan trọng

Trong công tác quản lý,người Đ.D pải tổ chức và chủ trì nhiều cuộc họp để tổ chức và điều hành công tác chăm sóc người bệnh.nếu họp không thường xuyên sẽ dẫn đến sự thông tin không đầy đủ và làm cho công tác quản lý kém hiệu quả hoặc thất bại do không thống nhất được ý trí và hành động of mọi cá nhân trong tổ chức.trái lại nếu tổ chức cuộc họp tốt cuộc họp đều đặn nhưng không chuẩn bị nội dung kỹ lưỡng sẽ làm lãng phí thời gian of những người tham dự,hiệu quả kém.vì vậy,Đ.D trưởng cần pải rèn luyện kỹ năng trong việc tổ chức và điều hành các cuộc họp

b)Mục đích of cuộc họp

-cung cấp hoặc thông báo thông tin

-trao đổi thông tin,giữa các nghề nghiệp khác nhau of các thành viên trong khoa,giữa các lĩnh vực lâm sàng khác nhau

-giải quyết các vấn đề cần thiết

-đưa ra quyết định về những vấn đề quan trọng mà ở đó các thành viên tham gia pải đi đến nhất trí(thống nhất)

-thảo luận về công tác chăm sóc

Câu 2:Trình bày cách tiến hành 1 cuộc họp

Mục đích và nội dung các cuộc họp khác nhau,nhưng mỗi cuộc họp đều có thể chia thành 3 phần chính:

-chuẩn bị cho cuộc họp

-điều hành cuộc họp và ghi biên bản

-phân công theo dõi thực hiện sau cuộc họp

2.1Chuẩn bị cho mọi cuộc họp

người chủ trì cuộc họp cần pải chuẩn bị các vấn đề sau đây

-mục đích cuộc họp

-nội dung cuộc họp gồm những vấn đề gì?các nội dung cần được thông báo trước cho mọi thành viên để mọi người suy nghĩ,đến khi họp có ý kiến tham giá,nhất là những vấn đề cần tham khảo số liệu

-thành phần họp là ai?bao nhiêu người

-dự kiến người điều khiển,dự kiến thư ký(người có khả năng ghi chép)

-thời điểm nào thích hợp cho mọi người,thời gian họp

-địa điểm họp

-ai triệu tập và tổ chức cuộc họp

-thông báo hoặc thông tin về cuộc họp

2.2.Mục đích

-chương trình họp cần pải xác định rõ mục đích họp và ấn định hi vọng đạt cái gì

-1 số cuộc họp được triệu tập để truyền đạt các thông tin,1 số cuộc họp khác thì để trao đổi quan niệm và ý kiến của 1 số cuộc họp lại để quyết định về các kế hoạch hoặc các hoạt động

2.3.Nội dung

Muốn cuộc họp có ích thì mỗi người có mặt cần pải có càng nhiều các thông tin về chủ đề sẽ được bàn bạc,các dữ liệu,các nguyên lý hay ý kiến cần thiết để làm cơ sở cho việc thảo luận cũng pải được cung cấp trước cuộc họp có thể bằng sách hoặc văn bản…

2.4.Quy mô cuộc họp

Quy mô cuộc họp có tác dụng quyết định cuộc thảo luận ra sao

Mọi người đều bàn bạc hay không,có dễ đi đến quyết định hay không,hay pải biểu quyết.

1 quy tắc chung là thảo luận hoặc học tập nhóm không nên quá đông người.các cuộc họp lớn chỉ nên truyền đạt thông tin và trao đổi quan điểm hơn là để thảo luận hoặc ra quyết định

2.5.Địa điểm và thời gian

Chọn nơi họp cần tránh cho đa số người đi xa.chọn thời điểm họp rất quan trọng giúp cho mọi người tham gia được đầy đủ

2.6.Người triệu tập và người tổ chức

Người triệu tập cuộc họp là người mời mọi người đến họp,có thể là nhân viên y tế hoặc người lãnh đạo cộng đồng hoặc người chủ trì of nhóm người tổ chức họp

Người tổ chức cũng có thể là người triệu tập,hay 1 người giúp việc thu xếp mọi sự như thuê hoặc mượn nơi mời họp,thông báo các thành viên,mời người báo cáo,thông tin trước về cuộc họp

2.7 Thông báo hoặc thông tin về trước cuộc họp

Tất cả mọi người liên quan với cuộc họp cần biết.thông báo về cuộc họp có thể dưới các hình thức giấy mời hoặc thông báo

2.8.Điều hành cuộc họp(vài trò of người chủ tọa)

Kết quả cuộc họp phụ thuộc đáng kể vào khả năng điều hành người chủ tọa.người chủ tọa pải là người có thể động viên việc giao tiếp được tốt

Người điều hành pải có mặt trước khi cuộc họp bắt đầu để sắp xếp chỗ ngồi.phân bố thời gian thích hợp cho từng phần và duy trì thời gian of buổi họp đúng theo quy định,tránh lúc đầu kéo dài sau lại vội vàng hấp tấp

Thứ tự buổi họp tiến hành như sau

-giới thiệu thành phần

-giới thiệu mục tiêu cuộc họp thông qua nội dung cuộc họp

-duy trì cuộc họp liên tục đúng trọng tâm

-ngăn ngừa những mâu thuẫn cá nhân(nếu có)

-gợi ý những người nói ít,hay xấu hổ phát biểu

-tóm tắt những ý chính mà hội nghị đã thống nhất và những ý kiến chưa thống nhất

-phân công nhiệm vụ cho các nhân viên thực hiện

-tiếp tục theo dõi thực hiện nhiệm vụ sau buổi họp

Người chủ tọa giữ cho cuộc họp hướng vào mục đích chính,tạo cơ hội cho ai cũng tham gia,điều khiển giờ giấc và giữ trật tự.cps 3 nguyên tắc cơ bản cho các cuộc họp:

-không có sự thô bạo hay trù cá nhân,không nên chê bai hoặc có thái độ dèm pha người khác

-người chủ tọa pải có quyền tuyệt đối điều khiển cuộc thảo luận loại bỏ các ý kiến không thích hợp và đi đến kết thúc khi cần thiết

-người chủ tọa cần có khả năng xúc tiến việc thảo luận khi cần,chẳng hạn như nêu câu hỏi hoặc chủ đề mới.trong cuộc họp nhỏ mọi người dự cần được động viên tham gia.không khuyến khích người nói nhiều,động viên người rụt rè phát biểu

Điều khiển giờ giấc:

Điều khiển thời gian thảo luận là việc cốt yếu khi điều khiển cuộc họp.những câu hỏi và tranh luận of các thành viên pải có thời hạn thời gian để mọi người đều có dịp phát biểu.nếu chủ đề cho phép hoặc nếu cuộc thảo luận kéo dài thì giới hạn thời gian dứt khoát đề ra cho cuộc họp nhỏ với các chỉ tiêu thời gian quy định sử dụng thời gian như vậy sẽ giúp cho mọi người tập trung ý kiến vào trọng tâm

2.9 Cách ghi biên bản cuộc họp

Nhiệm vụ chủ yếu of thư ký là ghi chép những sự kiện chính of cuộc họp

Biên bản cuộc họp cần ghi cô đọng,chính xác theo tiến trình cuộc họp

Biên bản có 3 phần

-phần khai mạc

-phần diễn biến of cuộc họp

-phần kết thúc

Cuối cùng các ủy viên có thể nêu câu hỏi về sự chính xác và đầy đủ of biên bản và đề nghị bổ sung hay sửa chữa.khi tất cả các ủy viên cùng nhất trí thì chủ tọa đề nghị thông qua biên bản.Nếu  có ý kiến đề xuất kiến nghị và có ý kiến khác,lúc đó chủ toạn cho thảo luận thêm lần cuối và nếu không có người tranh luận nữa thì chủ toạ hoặc 1 ủy viên khác sẽ cho thông qua và lấy biểu quyết.thông thường thì biên bản được thông qua nhưng đôi khi cũng có những sửa đổi nhỏ

Sau đó thảo luận từng mục of chương trình và ra quyết định