tin dau tu
Nêu sự cần thiết phải sử dụng excel trong lập dự án
Excel là chương trình tính toán và lập các bảng, biểu,đồ thị
Là chương trình được sử dụng rất phổ biến, thân thiện với người sử dụng và không đòi hỏi người lập dự án phải là các chuyên gia tin học hay có kiến thưc uyên thâm về lập trình.
Lập dự án là qua trình rất phức tạp và tốn nhiều thời gian
Khối lượng tính toán cồng kềnh, đơn điệu, lặp đi lặp lại
Một yêu cầu của dự án là phải đảm bảo tính phỏng định của dự án đầu tư: các số liệu của dự án có nhiều giá trị khác nhau tạo nên nhiều phương án đầu tư khác nhau
Excel là công cụ hữu ích giúp công tác lập dự án nhanh hơn, chính xác hơn và đỡ tốn nhiều công sức hơn.
Excel đảm bảo tốc độ tính toán, độ chính xác của các tính toán. Trợ giúp đắc lực trong việc trình bày các bảng biểu dễ dàng, phân tích các phương án đầu tư khác nhau, phân tích độ nạy của dự án đơn giản hơn và đỡ tốn thời gian hơn.n
Các bước vẽ đồ thị thời hạn thu hồi vốn đầu tư:
- B1: nhập bảng số liệu cần thiết cho vẽ đồ thị: nhập số liệu và lập các công thức tính tỷ suất chiết khấu,PVCFi và xác định thời gian hoàn vốn T
- B2: thay đổi giá trị của tỷ suất r và lập bảng giá trị thời gian hoàn àvốn thay đổi tương ứng với sự thay đổi tỷ suất r, sau đó chọn Insert Chart .... Chọn kiểu đồ thị Line, Chọn next
- B3: chọn vùng dữ liệu cho các đồ thị trong phần Data range
- B4: Thiết lập các tùy chọn cho đồ thị: tên đồ thị, tên các trục, đường kẽ ngang/ dọc, chú thích, ... Nhấp nút Next qua bước tiếp theo.
- B5. Chọn nơi đặt đồ thị.
- B6: Nhấp nút Finish để hoàn tất. Sau đó hiệu chỉnh đồ thị theo yêu cầu
Các cách xác định đường găng:
1. Sử dụng công cụ lọc: trong cửa sổ gantt chart vào menu project->filter for-> critical
2. Sử dụng gantt chart wizard: Format-> gantt chart wizard-> chọn next-> chọn critical path-> finish->format it->exit wizard.
3. Project->sort->sort by->critical.
4. Project->group by->critical
5. Trong cửa sổ gantt chart chọn view->table->schedule(các công việc có thời gian dự trữ toàn phần bằng 0 là các công việc găng)
6. Trên thanh thực đơn chọn view=>more view=>detail gantt=>apply
7. Trên thanh thực đơn chọn view
8. Trên thanh thực đơn chọn view
9. Trên thanh thực đơn chọn tools=>options=>calculation=>calculate multiple critical paths=> hiện ra thời gian dự trữ toàn phần ở vùng nhìn trái. Các công việc có thời gian dự trữ toàn phần bằng 0 là các công việc găng( cách này có thể thực hiện trong gantt chart, network diagram hay traking gantt)
10. Dùng view network diagram: các công việc có màu đỏ là công việc găng.
Các bước lựa chọn phương án đầu tư theo chỉ tiêu IRR
- Sắp xếp các phương án theo thứ tự tăng dần của vốn đầu tư.
- Sử dụng hàm IR của phương án có vốn đầu tư nhỏ nhất:
+IRR của phương án có vốn đầu tư nhỏ nhất lớn hơn hoặc bằng r giới hạn thì phương án có vốn đầu tư nhỏ nhất được chọn làm cơ sở để so sánh với phương án có vốn đầu tư lớn hơn ké tiếp
+IRR của phương án gia số nhỏ hơn r giới hạn thì loại bỏ phương án có vốn đầu tư lớn hơn và phương án được chọn làm cơ sở so sánh trước đây sẽ được chọn làm cơ sở so sánh tiếp.
Các bước lựa chọn phương án đầu tưu theo chỉ tiêu giá trị thuần đều
- Xây dựng dòng tiền của các phương án đầu tư theo thời gian hoạt động của chúng.
- Sử dụng hàm NPV để tính giá trị hiện tại thuần từng phương án theo thời gian hoạt động của từng phương án.
- Sử dụng hàm PMT để tính giá trị thuần đều của từng phương án
- Chọn phương án có giá trị thuần đều dương và lớn nhất
Các bước lựa chọn phương án đầu tư theo chỉ tiêu NPV.
B1: xác định thời kì phân tích chung của các dự án
B2: xác định dòng tiền của các phương sn theo thời kì phân tích chung
+ xác định dòng thu của các phương án
+xác định dòng chi của các phương án
Tính hiệu số thu chi để tính dòng tiền của mỗi phương án
B3: sử dụng hàm NPV để tính giá trị hiện tại thuần theo thời kì phân tích chung của từng dự án.Trong excel việc tính toán NPV theo cú pháp như sau:
NPV(rate. Value1, value2….) trong đó rate là lãi suất chiết khấu được chọn.
Value1, value2 là giá trị dòng tiền.
B4: lựa chọn phương án đầu tư.
-trong trường hợp có 1 phương án đầu tư:
+NPV>0 lựa chọn phương án
+NPV<0 bác bỏ phương án
- Trong trường hợp có nhiều phương án đầu tư thì phương án được chọn là phương án có NPV>0 và là phương án có giá trị NPV lớn nhất.
Vẽ đồ thị giá trị hiện tại thuần
B1: nhập bảng số liệu cần thiết cho vẽ đồ thị, nhập số liệu và lập các công thức tính tỷ suất chiết khấu. PVCFi và NPV. Thay đổi chỉ tiêu tỷ suất r để có được giá trị các giá trị NPV tương ứng.
B2: chọn insert=> chart=> chọn kiểu đồ thị Line, chọn next.
B3: chọn vùng dữ liệu cho đồ thị ( Data range_
B4: thiết lập các tùy chọn cho đồ thị: tên đồ thị, tên các trục, đường kẻ ngang/dọc, chú thích,….nhấn next qua bước tiếp theo/
B5: chọn nơi đặt đồ thị
B6: nhấp nút finish để hoàn tất. sau đó hiệu chỉn đồ thị theo yêu cầu.
Vẽ đồ thị điểm hòa vốn
Các bước:
B1. Lập bảng số liệu cần thiết cho vẽ đồ thị.
B2. Vào menu Insert/Chart xuất hiện hộp thoại Chart Type…. Chọn kiểu đồ thị XY (Scatter), ấn Next
B3. Chọn vùng dữ liệu để vẽ đồ thị, sau đó nhấp nút Next.
B4. Thiết lập các tùy chọn cho đồ thị: tên đồ thị, tên các trục, đường kẽ ngang/ dọc, chú thích, … Nhấp nút Next qua bước tiếp theo.
B5. Chọn nơi đặt đồ thị.
1. Phân tích độ nhạy
Phân tích độ nhạy: Là dạng phân tích nhằm trả lời câu hỏi “điều gì sẽ xảy ra
… nếu như … ” (what – if). Phân tích này xem xét yếu tố đầu vào nào là quan trọng nhất (yếu tố mang tính chất rủi ro) ảnh hưởng đến kết quả bài toán (lợi nhuận hoặc chi phí). Trong Excel hỗ trợ phân tích độ nhạy 1 chiều và hai chiều, nghĩa là chỉ đánh giá được tối đa 2 yếu tố rủi ro. Nếu muốn phân tích nhiều hơn 2 yếu tố rủi ro thì phải sử dụng các công cụ hỗ trợ khác cho excel.
a. Phân tích độ nhạy một chiều
B1: Tạo vùng dữ liệu chứa các giá trị thay đổi cần phân tích (Đặt thêm các nhãn cho yếu tố đầu vào và nhãn cho giá trị cần phân tích giúp bài toán được rõ ràng hơn.)
B2. Tại ô đầu tiên của vùng dữ liệu tham chiếu đến địa chỉ ô cần phân tích ( tức là ô chứa kết quả của NPV hoặc IRR)
B3. Đánh dấu chọn cả vùng dữ liệu
B4. Chọn thực đơn Data / Table
B5. Khai báo Row input cell hoặc Column Input cell sao cho phù hợp với yếu tố thay đổi đang phân tích (chú ý: vì là phân tích độ nhạy 1 chiều nên chỉ điền 1 trong 2 lựa chọn còn cái kia để trống)
Hình 7.2. Chọn địa chỉ của ô là yếu tố rủi ro
B6. Nhấp nút OK
b. Phân tích độ nhạy hai chiều
Làm như phần a ở trên chỉ khác là tại bước 5 nhập thông tin đầy đủ ở cả 2 lựa chọn
2. Lệnh Goal Seek
- Goal Seek được sử dụng khi biết kết quả mong muốn nhưng không biết giá trị của một biến của một công thức. Khi sử dụng lệnh Goal seek, Microsoft Excel thay đổi các giá trị của biến cho đến khi công thức cho ra kết quả bạn mong muốn.
Chú ý: Công thức phải chứa một biến đầu vào dùng để thay đổi.
- Sử dụng để phân tích điểm hoà vốn
- Sử dụng để phân tích độ nhạy: cho một yếu tố liên quan đến chỉ tiêu hiệu quả tài chính thay đổi theo hướng tiêu cực thì mức độ thay đổi tối đa là bao nhiêu mà dự án vẫn hiệu quả.
* Thao tác: Tools\Goal seek thì hiện hộp thoại. Trong đó:
Set cell: Chọn ô có chứa công thức.
To value: kết quả mong muốn của công thức.
By changing cell: Ô chứa biến muốn thay đổi.
Xác định điểm hòa vốn bằng Goal seek:
B1. Lập bài toán trên Excel: nhập các biến, thiết lập hàm mục tiêu và các quan hệ sản lượng với lợi nhuận và các quan hệ khác.
B2. Chọn ô có thể hiện giá trị lợi nhuận, sau đó chọn Tools/ Goal Seek... Khai báo các thông số vào cửa sổ hiện lên bao gồm:
- Set cell: điạ chỉ của ô chứa mục tiêu (lợi nhuận)
- To value: giá trị hàm mục tiêu cần đạt đến (điền 0)
- By changing cell: địa chỉ ô chứa đại lượng thay đổi (sản lượng hoặc đại lượng khác)
B3. Nhấp nút OK để chạy Goal Seek. Kết quả cần tìm sẽ hiển thị tại ô thể hiện giá trị sản lượng và giá trị của hàm mục tiêu lợi nhuận tại ô mục tiêu lúc này bằng 0.
3. Các bước lựa chọn phương án đầu tư theo chỉ tiêu NPV.
B1: xác định thời kì phân tích chung của các phương án
B2. xác định dòng tiền của các phương án theo thời kì phân tích chung:
- xác định dòng thu của các phương án
- xác định dòng chi của các phương án
tính hiệu số thu chi để tính dòng tiền của mỗi phương án.
Bước 3. sử dụng hàm NPV để tính giá trị hiện tại thuần theo thời kì phân tích chung của từng dự án. Trong excel việc tính toán NPV theo cú pháp như sau
NPV( rate, value 1, value 2...)
Trong đó rate là lãi suất chiết khấu được chọn.
Value 1, value 2: giá trị dòng tiền.
Bước 4. lựa chọn phương án đầu tư
- Trong trường hợp có một phương án đầu tư
+NPV > 0: lựa chọn phương án
+NPV < 0: bác bỏ phương án
- Trong trường hợp có nhiều phương án đầu tư thì phương án được chọn là phương án có NPV > 0 và là phương án có giá trị NPV lớn nhất
4. Các hàm
1. Hàm IPMT()
Tính số tiền lãi phải trả tại một kỳ hạn nào đó đối với một khoản vay có lãi suất không đổi và thanh toán theo định kỳ với các khoản thanh toán bằng nhau mỗi kỳ.
Cú pháp: = IPMT(rate, per, nper, pv, fv, type)
Rate : Lãi suất của mỗi kỳ (tính theo năm). Nếu trả lãi hằng tháng thì bạn chia lãi suất cho 12.
Per : Số thứ tự của kỳ cần tính lãi. Per phải là một con số từ 1 đến nper và phải có cùng đơn vị tính nhất quán với nper.
Nper : Tổng số kỳ phải trả lãi (tính theo năm). Nếu số kỳ trả lãi là hằng tháng, bạn phải nhân nó với 12.
Pv : Giá trị hiện tại (hiện giá), hoặc là tổng giá trị tương đương với một chuỗi các khoản phải trả trong tương lai; cũng có thể xem như số vốn ban đầu (xem thêm hàm PV)
Fv : Giá trị tương lại. Với một khoản vay, thì nó là số tiền nợ gốc còn lại sau lần trả lãi sau cùng; nếu là một khoản đầu tư, thì nó là số tiền sẽ có được khi đáo hạn. Nếu bỏ qua fv, trị mặc định của fv sẽ là zero (0) (xem thêm hàm FV)
Type : Hình thức tính lãi:
= 0 : Tính lãi vào cuối mỗi kỳ (mặc định)
= 1 : Tính lãi vào đầu mỗi kỳ tiếp theo
Rate và Nper phải sử dụng đơn vị tính toán nhất quán với nhau. Ví dụ: Với khoản vay trong 4 năm, lãi suất hằng năm là 10%, nếu chi trả hằng tháng thì dùng 10%/12 cho rate và 4*12 cho nper; còn nếu chi trả hằng năm thì dùng 10% cho rate và 4 cho nper.
Kết quả (số tiền) do hàm PMT() trả về bao gồm tiền gốc và tiền lãi. Nếu muốn chỉ tính số tiền gốc phải trả, ta dùng hàm PPMT(), còn nếu muốn chỉ tính số tiền lãi phải trả, dùng làm IPMT().
2. Hàm IRR()
Tính lợi suất nội hàm (hay còn gọi là hàm tính tỷ suất lưu hành nội bộ, hay tỷ suất hoàn vốn nội bộ) cho một chuỗi các lưu động tiền mặt được thể hiện bởi các trị số. Các lưu động tiền mặt này có thể không bằng nhau, nhưng chúng phải xuất hiện ở những khoảng thời gian bằng nhau (hằng tháng, hằng năm chẳng hạn). Lợi suất thực tế là lãi suất nhận được từ một khoản đầu tư gồm các khoản chi trả (trị âm) và các khoản thu nhập (trị dương) xuất hiện ở những kỳ ổn định.
Lợi suất nội hàm IRR (hay tỷ suất hoàn vốn nội bộ) là mức lãi suất mà nếu dùng nó làm suất chiết khấu để tính chuyển các khoản thu chi của dự án về cùng mặt bằng thời gian hiện tại thì tổng thu sẽ cân bằng với tổng chi, tức là NPV = 0. Nếu IRR > lãi suất chiết khấu (xem hàm NPV) thì coi như dự án khả thi, còn ngược lại thì không.
Cú pháp: = IRR(values, guess)
Values : Là một mảng hoặc các tham chiếu đến các ô có chứa số liệu cần cho việc tính toán lợi suất thực tế.
- Values phải chứa ít nhất 1 giá trị âm và 1 giá trị dương.
- IRR() sử dụng thứ tự các giá trị của values như là thứ tự lưu động tiền mặt. Do đó cần cẩn thận để các thứ tự chi trả hoặc thu nhập luôn được nhập đúng.
- IRR() chỉ tính toán các giá trị số bên trong các mảng hoặc tham chiếu của values; còn các ô rỗng, các giá trị logic, text hoặc các giá trị lỗi đều sẽ bị bỏ qua.
Guess : Một con số % ước lượng gần với kết quả của IRR(). Nếu bỏ qua, thì mặc định guess = 10%.
- Excel dùng chức năng lặp trong phép tính IRR. Bắt đầu với guess, IRR lặp cho tới khi kết quả chính xác trong khoảng 0.00001%. Nếu IRR không thể đưa ra kết quả sau 20 lần lặp, IRR sẽ trả về giá trị lỗi #NUM!
- Trong trường hợp IRR trả về giá trị lỗi #NUM!, hoặc nếu kết quả không xấp xỉ giá trị mong đợi, hãy thử lại với một giá trị guess khác.
IRR() có liên quan mật thiết với hàm NPV(), là hàm tính hiện giá ròng của một khoản đầu tư. Tỷ suất do IRR trả về chính là lãi suất rate sao cho NPV = 0.
3. Hàm PMT()
Tính số tiền cố định và phải trả định kỳ đối với một khoản vay có lãi suất không đổi.
Cũng có thể dùng hàm này để tính số tiền cần đầu tư định kỳ (gửi tiết kiệm, chơi bảo hiểm..) để cuối cùng sẽ có một khoản tiền nào đó.
Cú pháp: = PMT(rate, nper, pv, fv, type)
Rate : Lãi suất của mỗi kỳ (tính theo năm). Nếu trả lãi hằng tháng thì bạn chia lãi suất cho 12.
Nper : Tổng số kỳ phải trả lãi (tính theo năm). Nếu số kỳ trả lãi là hằng tháng, bạn phải nhân nó với 12.
Pv : Giá trị hiện tại (hiện giá), hoặc là tổng giá trị tương đương với một chuỗi các khoản phải trả trong tương lai; cũng có thể xem như số vốn ban đầu (xem thêm hàm PV)
Fv : Giá trị tương lại. Với một khoản vay, thì nó là số tiền nợ gốc còn lại sau lần trả lãi sau cùng; nếu là một khoản đầu tư, thì nó là số tiền sẽ có được khi đáo hạn. Nếu bỏ qua fv, trị mặc định của fv sẽ là zero (0) (xem thêm hàm FV)
Type : Hình thức chi trả:
= 0 : Chi trả vào cuối mỗi kỳ (mặc định)
= 1 : Chi trả vào đầu mỗi kỳ tiếp theo
Rate và Nper phải sử dụng đơn vị tính toán nhất quán với nhau. Ví dụ: Với khoản vay trong 4 năm, lãi suất hằng năm là 10%, nếu chi trả hằng tháng thì dùng 10%/12 cho rate và 4*12 cho nper; còn nếu chi trả hằng năm thì dùng 10% cho rate và 4 cho nper.
Kết quả (số tiền) do hàm PMT() trả về bao gồm tiền gốc và tiền lãi, nhưng không bao gồm thuế và những khoản lệ phí khác (nếu có).
Nếu muốn chỉ tính số tiền gốc phải trả, ta dùng hàm PPMT(), còn nếu muốn chỉ tính số tiền lãi phải trả, dùng làm IPMT().
Hàm PV()
Tính giá trị hiện tại (Present Value) của một khoản đầu tư.
Cú pháp: = PV(rate, nper, pmt, fv, type)
Rate : Lãi suất của mỗi kỳ (tính theo năm). Nếu trả lãi hằng tháng thì bạn chia lãi suất cho 12.
Nper : Tổng số kỳ phải trả lãi (tính theo năm). Nếu số kỳ trả lãi là hằng tháng, bạn phải nhân nó với 12.
Pmt : Số tiền phải trả (hoặc gửi thêm vào) trong mỗi kỳ. Số tiền này sẽ không thay đổi trong suốt năm. Nói chung, pmt bao gồm tiền gốc và tiền lãi, không bao gồm lệ phí và thuế. Nếu pmt = 0 thì bắt buộc phải có fv.
Fv : Giá trị tương lại. Với một khoản vay, thì nó là số tiền nợ gốc còn lại sau lần trả lãi sau cùng; nếu là một khoản đầu tư, thì nó là số tiền sẽ có được khi đáo hạn. Nếu bỏ qua fv, trị mặc định của fv sẽ là zero (0), và khi đó bắt buộc phải cung cấp giá trị cho pmt (xem thêm hàm FV)
Type : Hình thức tính lãi:
= 0 : Tính lãi vào cuối mỗi kỳ (mặc định)
= 1 : Tính lãi vào đầu mỗi kỳ tiếp theo
Rate và Nper phải sử dụng đơn vị tính toán nhất quán với nhau. Ví dụ: Với khoản vay trong 4 năm, lãi suất hằng năm là 10%, nếu trả lãi hằng tháng thì dùng 10%/12 cho rate và 4*12 cho nper; còn nếu trả lãi hằng năm thì dùng 10% cho rate và 4 cho nper.
Hàm PPMT()
Tính số tiền nợ gốc phải trả tại một kỳ hạn nào đó đối với một khoản vay có lãi suất không đổi và thanh toán theo định kỳ với các khoản thanh toán bằng nhau mỗi kỳ.
Cú pháp: = PPMT(rate, per, nper, pv, fv, type)
Rate : Lãi suất của mỗi kỳ (tính theo năm). Nếu trả lãi hằng tháng thì bạn chia lãi suất cho 12.
Per : Số thứ tự của kỳ cần tính lãi. Per phải là một con số từ 1 đến nper và phải có cùng đơn vị tính nhất quán với nper.
Nper : Tổng số kỳ phải trả lãi (tính theo năm). Nếu số kỳ trả lãi là hằng tháng, bạn phải nhân nó với 12.
Pv : Giá trị hiện tại (hiện giá), hoặc là tổng giá trị tương đương với một chuỗi các khoản phải trả trong tương lai; cũng có thể xem như số vốn ban đầu (xem thêm hàm PV)
Fv : Giá trị tương lại. Với một khoản vay, thì nó là số tiền nợ gốc còn lại sau lần trả lãi sau cùng; nếu là một khoản đầu tư, thì nó là số tiền sẽ có được khi đáo hạn. Nếu bỏ qua fv, trị mặc định của fv sẽ là zero (0) (xem thêm hàm FV)
Type : Hình thức tính lãi:
= 0 : Tính lãi vào cuối mỗi kỳ (mặc định)
= 1 : Tính lãi vào đầu mỗi kỳ tiếp theo
Rate và Nper phải sử dụng đơn vị tính toán nhất quán với nhau. Ví dụ: Với khoản vay trong 4 năm, lãi suất hằng năm là 10%, nếu chi trả hằng tháng thì dùng 10%/12 cho rate và 4*12 cho nper; còn nếu chi trả hằng năm thì dùng 10% cho rate và 4 cho nper.
Kết quả (số tiền) do hàm PMT() trả về bao gồm tiền nợ gốc và tiền lãi. Nếu muốn chỉ tính số tiền nợ gốc phải trả, ta dùng hàm PPMT(), còn nếu muốn chỉ tính số tiền lãi phải trả, dùng làm IPMT().
Hàm FV()
Tính giá trị tương lai (Future Value) của một khoản đầu tư có lãi suất cố định và được chi trả cố định theo kỳ với các khoản bằng nhau mỗi kỳ.
Cú pháp: = FV(rate, nper, pmt [, pv] [, type])
Rate : Lãi suất của mỗi kỳ (tính theo năm). Nếu trả lãi hằng tháng thì bạn chia lãi suất cho 12.
Nper : Tổng số kỳ phải trả lãi (tính theo năm). Nếu số kỳ trả lãi là hằng tháng, bạn phải nhân nó với 12.
Pmt : Số tiền chi trả (hoặc gửi thêm vào) trong mỗi kỳ. Số tiền này sẽ không thay đổi theo số tiền trả hằng năm. Nói chung, pmt bao gồm tiền gốc và tiền lãi, không bao gồm lệ phí và thuế. Nếu pmt = 0 thì bắt buộc phải có pv.
Pv : Giá trị hiện tại (hiện giá), hoặc là tổng giá trị tương đương với một chuỗi các khoản phải trả trong tương lai. Nếu bỏ qua pv, trị mặc định của pv sẽ là zero (0), và khi đó bắt buộc phải cung cấp giá trị cho pmt (xem thêm hàm PV)
Type : Hình thức tính lãi:
= 0 : Tính lãi vào cuối mỗi kỳ (mặc định)
= 1 : Tính lãi vào đầu mỗi kỳ tiếp theo
Rate và Nper phải sử dụng đơn vị tính toán nhất quán với nhau. Ví dụ: Với khoản vay trong 4 năm, lãi suất hằng năm là 10%, nếu trả lãi hằng tháng thì dùng 10%/12 cho rate và 4*12 cho nper; còn nếu trả lãi hằng năm thì dùng 10% cho rate và 4 cho nper.
Tất cả các đối số thể hiện số tiền mặt "mất đi" (như gửi tiết kiệm, mua trái phiếu...) cần phải được nhập với một số âm; còn các đối số thể hiện số tiền "nhận được" (như tiền lãi đã rút trước, lợi tức nhận được...) cần được nhập với số dương.
Hàm NPER()
Tính số kỳ hạn để trả một khoản vay có lãi suất không đổi và thanh toán theo định kỳ với các khoản thanh toán bằng nhau mỗi kỳ.
Cũng có thể dùng hàm này để tính số kỳ hạn gửi vào cho một khoản đầu tư có lãi suất không đổi, tính lãi theo định kỳ và số tiển gửi vào bằng nhau mỗi kỳ (Vd: đầu tư vào việc mua bảo hiểm nhân thọ của Prudential chẳng hạn)
Cú pháp: = NPER(rate, pmt, pv, fv, type)
Rate : Lãi suất của mỗi kỳ (tính theo năm). Nếu trả lãi hằng tháng thì bạn chia lãi suất cho 12.
Pmt : Số tiền phải trả trong mỗi kỳ. Số tiền này sẽ không thay đổi trong suốt năm. Pmt bao gồm cả tiền gốc và tiền lãi (không bao gồm lệ phí và thuế). Ví dụ, số tiền phải trả hằng tháng là $10,000 cho khoản vay mua xe trong 4 năm với lãi suất 12% một năm là $263.33; bạn có thể nhập -263.33 vào công thức làm giá trị cho pmt.
Nếu pmt = 0 thì bắt buộc phải có fv.
Pv : Giá trị hiện tại (hiện giá), hoặc là tổng giá trị tương đương với một chuỗi các khoản phải trả trong tương lai.
Fv : Giá trị tương lại. Với một khoản vay, thì nó là số tiền nợ gốc còn lại sau lần trả lãi sau cùng; nếu là một khoản đầu tư, thì nó là số tiền sẽ có được khi đáo hạn. Nếu bỏ qua fv, trị mặc định của fv sẽ là zero (ví dụ, sau khi bạn đã thanh toán hết khoản vay thì số nợ của bạn sẽ bằng 0).
Type : Hình thức tính lãi:
= 0 : Tính lãi vào cuối mỗi kỳ (mặc định)
= 1 : Tính lãi vào đầu mỗi kỳ tiếp theo
Hàm RATE()
Tính lãi suất của mỗi kỳ của một khoản vay.
RATE() được tính bởi phép lặp và có thể có một hay nhiều kết quả. Nếu các kết quả của RATE() không thể hội tụ vào trong 0.0000001 sau 20 lần lặp, RATE() sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE!
Cú pháp: = RATE(nper, pmt, pv, fv, type, guess)
Nper : Tổng số kỳ phải trả lãi (tính theo năm). Nếu số kỳ trả lãi là hằng tháng, bạn phải nhân nó với 12.
Pmt : Số tiền phải trả trong mỗi kỳ. Số tiền này sẽ không thay đổi trong suốt năm. Pmt bao gồm cả tiền gốc và tiền lãi (không bao gồm lệ phí và thuế). Nếu bỏ qua pmt thì bắt buộc phải có fv.
Pv : Giá trị hiện tại (hiện giá), hoặc là tổng giá trị tương đương với một chuỗi các khoản phải trả trong tương lai.
Fv : Giá trị tương lại. Với một khoản vay, thì nó là số tiền nợ gốc còn lại sau lần trả lãi sau cùng; nếu là một khoản đầu tư, thì nó là số tiền sẽ có được khi đáo hạn. Nếu bỏ qua fv, trị mặc định của fv sẽ là zero (ví dụ, sau khi bạn đã thanh toán hết khoản vay thì số nợ của bạn sẽ bằng 0).
Type : Hình thức tính lãi:
= 0 : Tính lãi vào cuối mỗi kỳ (mặc định)
= 1 : Tính lãi vào đầu mỗi kỳ tiếp theo
Guess : Giá trị của lãi suất hằng năm (rate), do bạn dự đoán. Nếu bỏ qua, Excel sẽ mặc định cho guess = 10%.
Nếu RATE() báo lỗi #VALUE! (do không hội tụ), hãy thử với các giá trị khác cho guess.
Nper và Guess phải sử dụng đơn vị tính toán nhất quán với nhau. Ví dụ: Với khoản vay trong 4 năm, lãi suất hằng năm là 10%, nếu chi trả hằng tháng thì dùng 10%/12 cho guess và 4*12 cho nper; còn nếu chi trả hằng năm thì dùng 10% cho guess và 4 cho nper.
Hàm NPV()
Tính hiện giá ròng của một khoản đầu tư bằng cách sử dụng tỷ lệ chiết khấu với các khoản chi trả (hoặc thu nhập) theo những kỳ hạn đều đặn. Nếu các kỳ hạn không đều đặn, dùng hàm XNPV().
Hàm này thường được dùng để đánh giá tính khả thi về mặt tài chính của một dự án đầu tư về lý thuyết cũng như thực tiễn. Nếu kết quả của NPV() ≥ 0 thì dự án mang tính khả thi; còn ngược lại, nếu kết quả của NPV() < 0 thì dự án không mang tính khả thi.
Cú pháp: = NPV(rate, value1, value2, ...)
Rate : Tỷ suất chiết khấu trong suốt thời gian sống của khoản đầu tư (suốt thời gian thực hiện dự án chẳng hạn). Tỷ suất này có thể thể hiện tỷ lệ lạm phát hoặc lãi suất đầu tư lạm phát.
Value1, value2, ... : Các khoản chi trả hoặc thu nhập trong các kỳ hạn của khoản đầu tư. Có thể dùng từ 1 đến 254 giá trị (với Excel 2003 trở về trước thì con số này chỉ là 29)
- Các trị value1, value2, ... phải cách đều nhau về thời gian và phải xuất hiện ở cuối mỗi kỳ.
- NPV() sử dụng thứ tự các giá trị value1, value2, ... như là thứ tự lưu động tiền mặt. Do đó cần cẩn thận để các thứ tự chi trả hoặc thu nhập luôn được nhập đúng.
- Nếu value1, value2, ... là ô rỗng, sẽ được xem như = 0; những giá trị logic, hoặc các chuỗi thể hiện số liệu cũng sẽ được sử dụng với giá trị của nó; riêng các đối số là các giá trị lỗi, hay text, hoặc không thể dịch thành số, thì sẽ được bỏ qua.
- Nếu value1, value2, ... là các mảng hoặc tham chiếu, thì chỉ có các giá trị số bên trong các mảng hoặc tham chiếu mới được sử dụng để tính toán; còn các ô rỗng, các giá trị logic, text hoặc các giá trị lỗi đều sẽ bị bỏ qua.
Hàm NPV() cũng làm việc tương tự hàm PV(), là hàm tính giá trị hiện tại, chỉ khác là PV() cho phép các lưu động tiền mặt được bắt đầu ở đầu kỳ hay ở cuối kỳ cũng được, còn NPV() thì các lưu động tiền mặt luôn ở cuối kỳ; và các lưu động tiền mặt trong hàm PV() thì không thay đổi trong suốt thời gian đầu tư, nhưng các lưu động tiền mặt trong hàm NPV() thì có thể thay đổi.
Hàm NPV() có liên quan mật thiết với hàm IRR(), là hàm tính tỷ suất lưu hành nội bộ, hay tỷ suất hoàn vốn nội bộ, hoặc còn gọi là hàm tính lợi suất nội hàm. IRR() là lợi suất nội hàm mà ở đó NPV() bằng 0: NPV(IRR(...), ...) = 0
Chương VII: Cửa số Gantt Chart
1.Các trường trong Gantt Chart: có 8 trường 2 trường tự động và 6 trường do người sử dụng nhập thông số. tự động là ID và Finish
• ID : Số thứ tự của công việc ( máy tự động đánh )
• I : Chú giải cho công việc
• Task Name : Tên công việc
• Duration : khoảng thời gian thực hiện cv
• Start : ngày bắt đầu cv
• Finish : ngày kết thúc công việc( tự động )
• Pedecessor : công việc trước
• Resource name : tên tài nguyên và lượng tài nguyên sử dụng cho công việc
• Ngoài ra còn có 1 sơ đồ gantt
2.Cách nhập thông tin cho 1 công việc :
Có 2 cách nhập thông tin cho một công việc :
• Cách 1 : Từ cửa sổ Gantt chart nhập từng thông tin cho từng trường
• Cách 2 : Kích đóp vào cửa sổ Gantt chart à xuất hiện hộp thoại Task imformation à nhập thông tin vào mục trong task imformation . Các thẻ trong Task imformation :
General : các thông tin chung về công việc :
§ Name : tên công việc
§ Duration : thời gian thực hiện công việc
§ Percent comptle : phần trăm hoàn thành công việc
§ Start : ngày bắt đầu CV
§ Finish : ngày kết thúc CV
§ Priority : thứ tự ưu tiên công việc
Pedecessor : các công việc có liên quan và kiểu liên kết công việc
Resoucer : tài nguyên cho công việc
Advance : các kiểu rằng buộc , kiểu công việc ..
Note : chú giải cho công việc
Custom Field :
• Cách 3 : trên thanh thực đơn chọn thực đơn Project à chọn Task imformation à xuất hiện hộp thoại Task imformation
3.Thời gian sớm ( Lead time ) và trễ ( lag time )
• Thời gian sớm (Lead time ) : là 1 khoảng thời gian mà công việc đi sau sẽ bắt đầu sớm hơn trước khi công việc trước bắt đầu hoặc kết thúc . Do đó nó được khai báo giá trị âm
• Thời gian trễ ( lag time ) : là khoảng thời gian gián đoạn giữa 2 công việc . Khi khai báo nó thường mang giá trị dương.
v Cách khai báo :
Trước khi khai báo lag time và lead time thì phải chọn kiểu liên kết giữa các công việc
Có 2 cách :
• Cách 1 . trên thanh thực đơn chọn thực đơn Project à chọn Task imformation à chọn thẻ Pedecessor
• Trong mục lag ta sẽ khai báo lead time và lag time , để khai báo lead time ta khai báo giá trị âm còn khai báo lag time ta khai báo giá dương
• Cách 2 : Trên sơ đồ của cửa sổ Gantt chart kích vào mũi tên nối 2 công việc cần khai báo lead time và lag time à xuất hiện hộp thoại Task Defedence à khai báo trong mục lag
Trong mục lag ta sẽ khai báo lead time và lag time , để khai báo lead time ta khai báo giá trị âm còn khai báo lag time ta khai báo giá trị dương
4.Cách liên kết các công việc :
• Cách 1: Chọn công tác cần liên kết chọn menu Edit/Link task hoặc Ctrl F2
• Cách 2: bôi đen công tác cần liên kết.chọn biểu tuợng link task trên thanh công cụ
• Cách 3: dùng thao tác kéo thả.nhấp và giữ chuột trái vào công tác liên kết , sau đó kéo thả tới công tác cần liên kết
• Cách 4: nháy đóp vào công việc muốn tạo liên kết, xuất hiện hộp thoại Task Information, chọn thẻ Predecessor, tại mục task name chọn công việc liên kết. Tại mục type chọn loại liên kết
Lưu ý có 4 kiểu liên kết công việc
Finish-to-start (FS) : Công việc sau không thể tiến hành nếu công việc trước chưa hoàn thành.
Start-to-start (SS) : Công việc sau không thể bắt đầu nếu công việc trước chưa bắt đầu
Finish-to-finish (FF) : Công việc sau không thể hoàn thành nếu công việc sau chưa hoàn thành.
Start-to-finish (SF) : Công việc sau không thể hoàn thành nếu công việc trước chưa bắt đầu.
Project thường mặc định là FS
5.Cách hủy bỏ liên kết giữa các công việc
• C1 : Chọn công tác cần huỷ liên kết sau đó chọn menu Edit , chọn Unlink task.
• C2 : Chọn công tác cần huỷ liên kết sau đó trên thanh công cụ chọn biểu tượng Unlink task.
• C3: nháy đóp vào công việc muốn tạo liên kết, xuất hiện hộp thoại Task Information, chọn thẻ Predecessor, tại mục type chọn none
6. Cách chia tách công việc :
Trong màn hình Gantt:
• B1 : Chọn Edit/Split task hoặc chọn biểu tượng Split trên thanh công cụ
• B2 : Trên thanh Gantt của công việc kích chuột vào ngày mà bạn muốn tạm dừng công việc.
Để loại bỏ cái phần phân tách công việc, dùng chuột kéo phần vừa tách lại sát phần đầu của task
7. Cách xóa công việc :
• B1 : Chọn công việc cần xóa
• B2 : chọn thực đơn EDIT , sau đó chọn delete task
8. Các kiểu công việc :
• Fixed Duration : công việc này phải cố định thời gian thực hiện
• Fixed unit : cố định khối lượng công việc
• Fixed work : cố định tài nguyên
10.Các kiểu rằng buộc : có 8 kiểu
• As soon as possible : công việc ko bị rằng buộc
• As late as possible : công việc này trì hoãn càng lâu càng tốt
• Finish no earlier than : công việc phải kết thúc sau ngày đã định
• Finish no later than : công việc trước hoặc đóng vào ngày đã định
• Must finish on : phải kết thúc sớm vào ngày đã định
• Must start on : phải bắt đầu vào ngày đã định
• Start no earlier than : cv bắt đầu vào ngày hoặc muộn hơn ngày đã định
• Start no later than : cv phải bắt đầu trước ngày đã định
Cách khai báo các kiểu rằng buộc : vào thư mục project à chọn Task imformation à chọn thẻ Advance , trong thẻ Advance chọn kiểu rằng buộc trong mục Constraint type
11.Chú giải cho công việc :
Trong màn hình Gantt Chart, Đưa con trỏ về công việc muốn tạo chú giải nháy đóp vào công việc đó hoặc chọn thực đơn Project à Chọn Task imfomation à Chọn Notes , điền chú giải cho công việc
Chương VIII:Cửa sổ Resource Sheet
1.Các trường trong cửa sổ Resoucer Sheet
+ i :Ghi chú cho phần tài nguyên này. Có thể do người dùng định ra hoặc của Project.
+ Resource Name : Tên tài nguyên, do ta tự nhập.
+ Type : kiểu tài nguyên, là một trong hai loại sau : "Work" và "Material"
+ Initials : Chữ khởi đầu của tên tài nguyên do Project định ra
+ Group : Nhóm tài nguyên, ví dụ như nhóm vật liệu rời..do ta tự định ra
+ Max. Units : Số đơn vị tài nguyên tối đa tính cho 1 ngày.Kiểu người dùng.
+ Str. Rate : Giá chuẩn (với mỗi nhân công nhập giá cho mỗi giờ lao động.
+ Ovt. Rate : Giá ngoài giờ, chỉ áp dụng cho nhân công (dạng "Work")
+ Cost/Use : Phí sử dụng tài nguyên, tính cho mỗi lẫn sử dụng.
+ Accrue At : phương pháp tính giá, có 3 cách là theo ban đầu, cuối cùng và theo tỷ lệ.
+ Base Calendar : lịch nền,lịch cơ sở có 3 tuỳ chọn là lịch chuẩn, lịch ca đêm, lịch 24h
2.Các loại nguồn lực : có 2 loại nguồn lực
- Nguyên vật liệu cho dự án được kí hiệu là Material.
- Máy móc thiết bị và nhân lực cho dự án được kí hiệu là Work
3.Cách khai báo nguồn lực : có 2 cách .
• Cách 1 : Khai báo trực tiếp vào các trường trên cửa sổ Resource sheet
• Cách 2 :
Bước 1 : vào View , chọn cửa sổ Resource Sheet
Bước 2 : Chọn thực đơn Project , trên thực đơn Project chọn Resource imformation
Bước 3 : Khai báo thông tin nguồn lực trong các mục của hộp thoại Resource information.
4.Tạo lời chú giải cho tài nguyên
Trong cửa sổ Resource Sheet
Bước 1 : chọn nguyên muốn tạo chú giải.
Bước 2 : trên thanh thực đơn Project, chọn Resource imformation
Bước 3 : trong hộp thoại Resource imformation , chọn thẻ Notes và sau đó điền chú giải cho tài nguyên
Hoặc nháy đóp vào nguồn ra hộp thoại Resource imformation hoặc vào Project chọn Resource Notes
Cửa sổ resource graph:
Cho phép quan sát các loại bản đồ nguồn lực sau khi đã thực hiện được việc phân bổ nguồn lực cho dự án. Biểu đồ tài nguyên giúp bạn quan sát một cách rõ rang việc phân bổ các tài nguyên và trên cơ sở đó có thể điều chỉnh phù hợp với dự án.
Muốn xuất hiện cửa sổ Resource Graph có 2 cách:
-view=>resource graph hoặc click vào biểu tượng resource graph trên thanh cuốn dọc view bar.
Overallocated là tài nguyên quá tải( mặc định màu đỏ trên bản đồ tài nguyên)
Allocated
Chương IX: Các loại lịch
1.Các loại lịch trong MS :
Lịch làm việc của dự án sẽ được tạo trong hộp thoại Project Information ở menu Project. Có 3 loại lịch
- Standard (Project Calendar) để tạo lịch làm việc chuẩn.
- Night Shift để tạo lịch làm việc ca đêm.
- 24 hours để tạo lịch làm việc cả ngày.
2.Cách tạo lịch riêng cho dự án :
Trong cửa sổ Gantt chart
• Bước 1 : Chọn thực đơn Tool trên thanh thực đơn
• Bước 2 : chọn Mục Change working time trong thực đơn Tool , xuất hiện hộp thoại Change working time
• Bước 3 : trong hộp thoại change working time kích chọn new , xuất hiện hộp thoại Create new base calendar
• Bước 4 : trong hộp thoại Create new base calendar
Tạo tên cho lịch mới : đánh tên lịch vào mục Name
Kích chọn kiểu lịch ban đầu cho lịch riêng : có thể là 1 trong 3 loại lịch có sẵn trong MP.
Sau đó kích chọn OK
• Bước 5 : Thay đổi lịch ( nếu muốn )
Nếu muốn một ngày nào đó đang là không làm việc thành làm việc thì kích vào ngày đó sau đó chọn Nondefault Working time trên hộp thoại
Nếu muốn một ngày nào đó đang làm việc thành không làm việc thì kích vào ngày đó sau đó chọn Non working trên hộp thoại.
Nếu không muốn thay đổi thì chọn deafault
Kích chọn OK để lưu lịch vừa tạo
• Bước 6 : Chọn lịch đã tạo cho dự án
Vào Project/Project information xuất hiện hộp thoại Project Information, tại mục Calendar lựa chọn lịch muốn áp dụng cho dự án
4.Đặt lịch cho một nguồn lực
Trong cửa sổ Resource Sheet : chọn nguồn lực cần đặt lịch à chọn Thực đơn Project à chọn Resource imformation à Xuất hiện hộp thoại Resource imformation , trong hộp thoại chọn thẻ Working à trong thẻ working , thay đổi lịch cho nguồn lực trong mục Base calender . Nếu muốn tạo lịch riêng cho nguồn lực thì thực hiện 5 bước ở câu trên sau đó lại thực hiện từ đầu
Chương X: Định dạng các cửa sổ
1. Hộp thoại Font
Bôi đen vùng cần đổi Font rồi vào Format → Font → Chọn Font hoặc đổi trực tiếp từ thanh công cụ.
Các thông số trong hộp thoại Font:
+ Font: chọn kiểu phông chữ phự hợp.
+ Fonts Style: kiểu thể hiện font chữ bình th−ờng (Regular), nghiêng(Italic), đậm(Bold), vừa nghiêng vừa đậm (Bold Italic).
+ Size: kích cỡ font chữ(8,10,12,14…). Những cỡ nào không có trong lựa chọn thì có thể nhập trực tiếp vào Size.
+ Underline: kiểu chữ gạch chân.
+ Color: đặt mầu cho font.
+ Sample: Phần thể hiện các mục đó chọn.
Cách 2: Bôi đen vùng cần đổi Font rồi chỉnh sửa, định dạng theo ý muốn bằng cách nhỏy chuột vào các biểu tượng trên thanh công cụ.
Chú ý: Nếu vào Format\Font thì chỉ chọn Font cho một công tác mà ta đang làm việc (vị trí chuột đang đứng).
2. Hộp thoại Texstyle
Menu Format → Bar → Xuất hiện hộp thoại Format Bar→ Lựa chọn và thay đổi theo yêu cầu → OK.
Các thông số trong thẻ Bar Shape của hộp thoại Format Bar:
Hình dạng thanh thời khoảng có thể định dạng lại bởi người sử dụng. Một thanh thời khoảng được chia làm 3 vị trí:
- Start: Vị trí đầu công việc.
- Middle: Vị trí giữa của công việc.
- End: Vị trí cuối của công việc.
Tại vị trí Start và End gồm:
· Shape: để chọn hình dạng
· Type: để chọn kiểu nét
· Color: để chọn màu sắc
Tại vị trí Middle:
· Shape: để chọn kích cỡ thanh Bart
· Pattern: để chọn kí hiệu nền
· Color: để chọn màu sắc
Các thông số trong thẻ Bar Text của hộp thoại Format Bar:
-Left : Chọn trường thể hiện ở vị trí bên trái (Start).
- Right: Chọn trường thể hiện ở vị trí bên phải (Finish).
- Top: Chọn trường thể hịên ở vị trí bên trên (Duration).
- Bottom: Chọn trường thể hiện ở vị trí bên d−ới (Resource Name).
- Inside: Chọn trường thể hiện ở vị trí bên trong.
- Sample: Thể hiện các thông số đã được thiết lập.
- Reset: Định dạng lại theo mặc định ban đầu.
Đây là các thông số xuất hiện ở cửa sổ làm việc Gantt Chart, cũn ở cửa sổ Network Diagram, thì thanh thời khoảng sẽ được thể hiện như hình vẽ. Khi đó, muốn định dạng, đầu tiên phải bôi đen những hộp cần chọn. Sau đó, vào Menu Format à Box
Khi đó, xuất hiện hộp thoại Format Box
Sau đó chỉnh sửa theo ý muốn của mình (những thông số này đều tương tự như ở hộp thoại Format Bar).
Chú ý: Nếu vào Format/Bar thì chỉ chọn kiểu định dạng Bar cho một công tác mà ta đang làm việc (vị trí chuột đang đứng).
3. Gantt chart wizard
Format à Gantt Chart Wizard
Gantt Chart Wizard là công cụ nhanh cho phép ta thiết lập nhanh các cửa sổ quan sát theo các mẫu chuẩn của chương trình MP hoặc theo quan điệm của người lập dự án
Cửa sổ Gantt Chart Wizard
Gantt Chart Wizard có thể sử dụng được ở các cửa sổ làm việc như: Gantt Chart, Tracking Gantt, Detail Gantt
- Gantt Chart Wizard gồm nhiều bước thiết lập các thông số khác nhau, do đó tùy theo yêu cầu thực tế mà ta có thể bỏ qua những bước không cần thiết.
- Gantt Chart Wizard được thể hiện thông qua các cửa sổ có biểu đồ ngang. Trình tự gồm:
Bước 1 : Menu Format à Gantt Chart Wizard à Next
Bước 2 : Chọn kiểu và dạng biểu đồ ngang mà bạn muốn thể hiện trong dự án.
- Standard: Kiểu biểu đồ ngang chuẩn
- Critical Path: Kiểu biểu đồ ngang có thể hiện đường găng.
- Baseline: Kiểu biểu đồ ngang thể hiện dự án cơ sở
- Other: Các dạng thể hiện biểu đồ ngang khác. Trong dạng thể hiện này bạn cũn phải chỳ ý tới Standard cho phự hợp với tiến độ mà bạn yêu cầu.
- Custom Gantt Chart: Lựa chọn thể hiện bởi người sử dụng.
Bước 3: Thiết lập các thông tin mà bạn muốn thể hiện trên biểu đồ bằng cách nhấn vào Next. Trong đó :
- Resources and Dates: Thể hiện tài nguyên và ngày tháng trên biểu đồ.
- Resources: Thể hiện tài nguyên trên biểu đồ.
- Dates: Thể hiện ngày tháng trên biểu đồ.
- None: Không thể hiện thông tin trên biểu đồ
- Custom Task Information: Thể hiện theo yêu cầu của người sử dụng.
Bước 4 : Lựa chọn cách thể hiện liên kết giữa các công việc, bằng cách nhấn vào Next. Trong đó:
- No: Không thể hiện liên kết giữa các công việc.
- Yes: Có thể hiện liên kết giữa các công việc (mặc định).
Bước 5 : Khi bạn đó xác nhận các thiết lập trên đây là đúng à chọn Format it à Exit Wizard
Chương XI: Sắp xếp (Sort), lọc (Filter), nhóm (Group)công việc của dự án
1. Công việc tóm lược (summary task) và công việc con (Subtask)
Công việc tóm lược (summary task) là công việc mà chức năng duy nhất của nó là chứa đựng và tóm lược thời gian, công việc và chi phí của các công việc khác
Subtask (công việc con hay công việc phụ thuộc) là các công việc thể hiện chi tiết cho công việc tóm lược
a) Cách tạo Summary task và subtask (2 cái này như nhau tức là nếu tạo ra summary task thì sẽ tạo ra subtaks và ngược lại)
· B1: Bôi đen những công việc mà bạn định đặt nó bên trong công công việc tóm lược.
· B2:
Cách1: Menu Project à Outline à Indent.
Cách 2: Chọn biểu tượng mũi tên sang phải-INDENT trên thanh công cụ
b) Cách hủy Summary task và subtask
* Outdent
- Tác dụng: huỷ công tác tóm lược
- Thao tác: Mở các công việc phụ thuộc bên trong công việc tóm lược, bôi đen các công việc phụ thuộc nằm bên trong nó.
· B1: Bôi đen các công việc con (Subtask)
· B2:
Cách 1: Menu Project à Outline à Outdent.
Cách2: Chọn biểu tượng mũi tên sang trái-OUTDENT trên thanh công cụ.
Minh họa: (các ảnh đặt gần nhau hơi khó nhìn chút
Lưu ý: Khi xoá công tác tóm lược sẽ xoá luôn các công tác phụ thuộc nằm trong nó.
c) Cách hiển thị Summary task và subtask
Chọn công tác tóm lược cần đưa công việc con
Cách 1: Cách 2 Menu Project à Outline à show subtasks.
Cách 2: Chọn biểu tượng dấu cộng “+” – SHOW SUBTASKS trên thanh công cụ
Cách3:Ấn biểu tượng ở đầu các công việc tóm lược ( Biểu tượng này chỉ xuất hiện khi chọn Show Outline Symbol trong menu Project/Outline/Show outline Symbol)
Trong trường hợp muốn hiển thị tất cả các công việc con có trong project thì có thêm cách nữa đó là vào Project/Outline/Show/Show all
d) Cách ẩn Summary task và subtasks
Chọn công tác tóm lược cần ẩn công tác phụ thuộc.
Cách 1: Menu Project à Outline à hide subtasks.
Cách 2: Chọn biểu tượng dấu trừ “-” – HIDE SUBTASKS trên thanh công cụ
Cách3:Ấn biểu tượng ở đầu các công việc tóm lược ( Biểu tượng này chỉ xuất hiện khi chọn Show Outline Symbol trong menu Project/Outline/Show outline Symbol)
2. Lọc (Filter)
Menu Project > Filtered for > Chọn các tiêu chí lọc
Công dụng của bộ lọc Filter
• khi cần theo dõi chỉ 1 số công việc xác định nào đó, bộ lọc Filtered cho phép lọc thông tin trong toàn dự án để có được những thông tin cần thiết
• Bộ lọc Filter cho phép lọc theo nhiều tiêu chí khác nhau => Đây là 1 công cụ mạnh trong quá trình quan sát, xử lí và lập báo biểu cho dự án
• việc lọc ẩn đi những dữ liệu công việc và nguồn lực k phù hợp với những tiêu chuẩn cụ thể của bạn, nó chỉ đưa ra những dự liệu mà bạn quan tâm => Filter không thay đổi dữ liệu trong kế hoạch dự án của bạn, nó chỉ thay đổi cách dữ liệu xuất hiện.
Ý nghĩa của các tiêu chí lọc
• All task : lọc tất cả các công việc
• Completed Tasks : lọc cho các công việc đã hoàn thành
• Critical : lọc cho các công việc găng
• Date range : lọc cho các công việc nằm trong khoảng thời gian nào đó
• Incomplete tasks : lọc cho các công việc chưa hoàn thành
• Milestones : lọc các công việc gốc
• Summary tasks : lọc cho các công việc tóm lược
• Tasks Range : lọc cho các công việc nằm giữa 2 tỉ số ID
• Task with Estimated Duration : lọc cho các công việc với thời khoảng ước lượng
• Using Resources : Lọc cho việc sử dụng nguồn lực
• More Filters : Lọc theo các tiêu chí lọc khác
• Auto Filter : tự động lọc theo tiêu chí của người sử dụng
1. All tasks :Hiển thị tất cả các công việc cụ thể
2. Completed Tasks : : lọc ra các công việc đã hoàn thành
3. Critical: lọc ra các công việc găng
4. Date range : lọc cho các công việc nằm trong khoảng thời gian nào đó
- thao tác : menu Project > Filtered for > Date range
• Chỉ ra những công việc bắt đầu hoặc kết thúc sau ngày :
• Và trước ngày :
5. Incomplete tasks: lọc ra các công việc chưa hoàn thành
6. Milestones: lọc các công việc mốc
Cv mốc là các cv đặc biệt được chọn để đánh dấu sự kết thúc 1 giai đoạn và bắt đầu 1 giai đoạn mới của dự án
- thao tác :
+trước hết phải có các công việc mốc đã đánh dấu:
nháy đúp chuột vào công việc muốn chọn làm công việc mốc
> hộp thoại Task information xuất hiện
> chọn thẻ Advanced
> tích vào “mark task as milestone”
> công việc đó đã được xác định là công việc mốc
Tương tự với 1 số công việc nữa.
+ khi đã có các công việc mốc, vào menu Project > Filtered for > Milestones
> cho ta kết quả là các công việc mốc
7. Summary tasks: lọc ra các công việc tóm lược
8. Task Range: lọc ra các công việc nằm giữa 2 số ID
+ Nhập lần lượt 2 chỉ số ID
> OK
> ta được kết quả là các công việc nằm giữa 2 chỉ số ID đã nhập
9. Task with Estimated Duration : lọc cho các công việc với thời khoảng ước lượng
- thao tác:
+ trước hết phải có các công việc với thời khoảng ước lượng
nháy đúp chuột vào công việc muốn chọn để ước lượng thời khoảng
> hộp thoại Task information xuất hiện
> chọn thẻ General
> tích vào “estimated”
> OK
> công việc đó đã được xác định là có thời khoảng được ước lượng
+ khi đã có các công việc với thời khoản ước lượng , vào menu Project > Filtered for > Task with Estimated Duration
> cho ta kết quả là các công việc với thời khoản ước lượng
10. Using Resources: Lọc cho việc sử dụng nguồn lực
- Thao tác : menu Project > Filtered for > Using resources > hộp thoại Using resources hiện ra > nhập tài nguyên
> OK
> ta được kết quả là các công việc có sử dụng nguồn lực đã nhập ở trên
11. More Filters: Lọc theo các tiêu chí lọc khác
- thao tác: menu Project => Filtered for => More Filters
• hộp thoại More Filters xuất hiện
> Chọn và thiết lập các tiêu chí lọc > OK
Trong cửa sổ này có thể lọc theo công việc (Task) hoặc lọc theo tài nguyên (resource), mỗi loại lại có nhiều tiêu chí khác nhau để lựa chọn cho thích hợp
* các tiêu chí lọc khác :
+ cost greater than : công việc có chi phí lớn hơn…
+ cost overbudget : CF vượt quá NS
+ created after : c/v phát sinh sau ngày…
+ Late/ overbudget tasks assigned to: những cv hoàn thành muộn hoặc vượt quá ngân sách được phân công cho tài nguyên nào đó
+ Linked fields : các trường đc liên kết
+ milestones : các cv mốc
+ resource group : nhóm tài nguyên
+ should start by : nên bắt đầu vào ngày
+ should start/ finish by : nên bắt đầu v kết thúc vào ngày…
+ tasks with a task calendar assigned : cv với lịch công tác được phân công
…….
* Thao tác :
- New :
Để tạo ra 1 tiêu chí mới do mình tự quyết định, có thể là sự kết hợp của nhiều tiêu chí :
- Edit: chỉnh sửa các tiêu chí
- Copy: tạo ra 1 tiêu chí giống tiêu chí cũ
- Oganizer:
+ Global.mpt : Template mặc định của Microsoft project
Hộp thoại này cho phép chỉnh sửa tên, xóa tiêu chí … trên mẫu mặc định, khi ta xóa 1 tiêu chí đi thì khi làm việc với các DA khác cũng sẽ k còn tiêu chí đó
+ duanmau.mpp : DA nhóm đang sử dụng làm VD
Khi ta xóa 1 tiêu chí thì nó chỉ bị mất đi ở DA này, khi làm việc với các DA khác nó vẫn sẽ xuất hiện
* Bước 2: - chọn Apply để xác định kiểu lọc
- Highlight là 1 dạng hiển thị kết quả lọc khác, nó vẫn hiển thị cả những cv không đúng tiêu chí lọc nhưng sẽ có màu xanh
* Bước 3: để thể hiện tất cả các công việc trở lại, menu Project => all Task hay all Resources
ðchú ý : k thể lọc các công việc trong khung nhìn Resources hay lọc các tài nguyên trong khung nhìn Task
12. AutoFilter
- Auto Filter là bộ lọc mạnh trong MS, nó cho phép người sử dụng lọc các thông tin trong dự án theo nhiều tiêu chí khác nhau (Project => Filtered for => Auto Filters => chọn các tiêu chí lọc => OK)
- Thao tác:
+ C1: menu Project > Filtered for > AutoFilter
+ C2: chọn biểu tượng AutoFilter trên thanh công cụ ngang
- Khi sử dụng công cụ này bạn thấy trên thanh tiêu đề ngang của DA xuất hiện biểu tượng mũi tên xuống cho từng cột, mỗi mũi tên này để xác định tiêu chí lọc cho từng cột và khi bạn đã chọn tiêu chí lọc cho cột nào thì mũi tên sẽ có màu xanh.
* Khung nhìn Resource sheet :hoàn toàn tương tự với việc lọc các tài nguyên
Dùng để khai báo các nguồn lực, trong 1 dự án có nhiều loại nguồn lực, mỗi nguồn lực lại có khả năng và tính chất khác nhau do đó trước khi thực hiện việc phân bổ nguồn lực cho các công việc ta phải khai báo các nguồn lực thông qua cửa sổ Resource sheet. Mỗi nguồn lực có đặc điểm riêng: mỗi loại dự án cần 1 nguồn lực khác nhau; một nguồn lực có thể được cung cấp đồng thời cho nhiều dự án khác nhau;.....
Ý nghĩa các trường trong resource sheet/
Chỉ khác 1 số tiêu chí lọc như :
- All resources : hiển thị tất cả các tài nguyên
- Cost overbudget : lọc cho các tài nguyên có chi phí vượt quá ngân sách
- Group : lọc theo nhóm tài nguyên
- Overallocated resources : lọc cho các tài nguyên quá tải
- resource range : lọc cho các tài nguyên nằm giữa 2 chỉ số ID
- resources - material : lọc cho các tài nguyên tính theo đơn vị vật liệu
- resources – work : lọc cho các tài nguyên tính theo giờ công
3. Phân nhóm công tác(Group by)
Tác dụng:
v Công cụ Group cho phép người dùng có thể đưa ra nhanh nhóm công tác theo các tiêu chí phân nhóm khác nhau tùy theo mục đích của người sử dụng
v Cho phép thiết lập nhanh các báo cáo theo yêu cầu thực tế
Thao tác:
· C1: Menu Project à Group by à chọn tiêu chí phân nhóm:
· C2: hoặc lựa chọn kiểu phân nhóm trong hộp Group by trên thanh công cụ
Để chọn nhóm không nằm trong mục group by, nhấn more groups
Để trở lại trạng thái ban đầu, trên menu project, mục group by chọn no group
Làm việc trong cửa sổ Gantt chart, Network Diagram,Task usage & Tracking Gantt
Ý nghĩa của các lựa chọn phân nhóm (Group by):
Lựa chọn phân nhóm
Ý nghĩa
No group
Không phân nhóm
Complete and incomplete task
Phân nhóm các công tác hoàn thành và chưa hoàn thành
Constrain type
Phân nhóm theo kiểu ràng buộc công tác
Critical
Phân nhóm công tác găng ( ƯD: tìm đường găng)
Duration
Phân nhóm công tác theo khoảng thời gian
Duration then priority
Phân nhóm công tác theo thời khoảng , sau đó theo mức độ ưu tiên
Milestones
Phân nhóm công tác mốc
Priority
Phân nhóm mức độ ưu tiên các công tác
Priority keeping outline structure
Phân nhóm mức độ ưu tiên các công tác có thể hiện cấu trúc công tác tóm lược
More groups
Các phân nhóm công tác khác
Custom group by
Đựơc thiết lập theo người sử dụng
Trong cửa sổ Resource sheet, Resource usage
Lựa chọn phân nhóm
Ý nghĩa
Assignment keeping outline structure
Phân nhóm theo phân bổ tài nguyên có thể hiện cấu trúc công tác tóm lược
Complete and incomplete resources
Theo tài nguyên hoàn thành và chưa hoàn thành
Resource Group
Theo nhóm tài nguyên
Standard rate
Theo giá chuẩn
Work vs Material resources
Theo loại tài nguyên
More Groups
Phân nhóm khác
Customize Group by
Phân nhóm thiết lập bởi người sử dụng
vMenu Projectà Group by à More groupsà hiện ra hộp thoại More groups
Chọn phân nhóm theo công tác (task – sử dụng trong Gantt chart, Network Diagram,Task usage, tracking gantt) hay theo tài nguyên (resource – trong các cửa sổ resource sheet, Resource usage..)
- Tạo kiểu phân nhóm mới: nhấn vào thẻ New à hộp thoại Group definition in “Project”à lựa chọn tiêu chí phân nhóm trong field nameà
Tùy chỉnh Font, màu nền ô … Muốn kiểu phân nhóm mới hiện trong menu Group by, click chọn show in menu
- Điều chỉnh kiểu phân nhóm: chọn kiểu phân nhómà nhấn thẻ Edit à hộp thoại Group definition
v Group by à customize Group byà hộp thoại customize group by à tùy chỉnh như trong Group definition
4. Sắp xếp các công tác trong dự án (Sort)
Ý nghĩa của các lựa chọn sắp xếp là:
Sắp xếp
Ý nghĩa
By start date
Sắp xếp các công tác theo ngày tháng bắt đầu
By finish date
Sắp xếp các công tác theo ngày tháng kết thúc
By priority
Sắp xếp các công tác theo mức độ ưu tiên
By cost
Sắp xếp các công tác theo chi phí
By ID
Sắp xếp theo chỉ số công tác
Sort by
Sắp xếp theo thiết lập bởi người sử dụng
Trong hộp thoại sort by: có 3 thông số
Sort by: Chỉ rõ tên của trường chính sắp xếp các công tác hoặc tài nguyên ở cửa sổ hiện tại
Then by: Chỉ rõ tên của trường phụ được sắp xếp ở cửa sổ hiện tại,sau khi sắp xếp tại sort by mới sắp xếp theo thông số ở then by, đây là trường sắp xếp thứ 2
Then by:tương tự như then by ở trên,đây là trường sắp xếp thứ 3
Trong mỗi thông số ta có thể lựa chọn sắp xếp theo:
Sắp xếp
Ý nghĩa
% complete
% hoàn thành công việc
% work complete
% công việc đã thực hiện
Actual cost
Chi phí thực tế
Actual duration
Thời gian thực tế
Actual finish
Ngày kết thúc thực tế
Actual overtime cost
Chi phí ngoài giờ thực tế
Actual overtime work
Giờ công ngoài giờ thực tế
Và có thể lựa chọn tích vào ascending hoặc descending:
Ascending:là sắp xếp các công tác hay các tài nguyên, nguồn lực từ giá trị thấp nhất tới giá trị cao nhất(A…Z; 1,2,3….)
Descending: là sắp xếp ngược lại từ giá trị cao nhất tới giá trị thấp nhất(Z…A;….3,2,1)
-Permanently renumber task: sắp xếp theo số thứ tự các công tác,trong project mặc định sẵn.Khi tích vào đây, ở sort by hiển thị “ID”
- Keep outline structure: Khi tích vào đây mặc định hiển thị một trường mình chọn trong các lựa chọn ở thông số sort by.
Chương XII: Phân bổ nguồn lực cho dự án
1. Phân bổ nguồn lực cho các công việc
Ta sử dụng hộp thoại Assign Resources để phân bổ nguồn lực cho các công việc
B1: Click Menu View → Gantt Chart
B2: Tại cột Task Name chọn công việc cần phân bổ nguồn lực
B3: Menu Tools → Assign Resources /Alt+F10/click icon Assign Resources
B4: Tại cột Resource Name nhập tên nguồn lực, sau đó nhập giá trị vào cột Units cùng hàng với nguồn lực đã chọn → Assign
B5: Click Close đóng hộp thoại Assign Resources
Chú thích:
Available to work: thời gian tối thiểu nguồn lực phải làm việc hàng ngày
Remove: xoá nguồn lực đã nhập
Replace: thay đổi nguồn lực khác
2. Cân đối nguồn lực
Xem mức sử dụng tài nguyên (resource loading)
a. Xem mức sử dụng tài nguyên theo ngày: Resource Usage
b. Xem biểu đồ cấp phát tài nguyên: Resource Graph
Biểu đồ phân bổ tài nguyên cho phép thấy được sự phân bổ thừa (tham gia nhiều công việc bị chồng nhau hay quá mức cho phép). Các phân bổ thừa (overallocation) sẽ có màu đỏ, các phân bổkhông sử dụng hết công suất hay đúng công suất được biểu thị bằng màu xanh. Theo biểu diễn của biểu đồ giúp ta cân đối lại việc cấp phát tài nguyên (resource leveling) cho các thao tác thích hợp hơn, quản lý tài nguyên (con người, vật liệu, máy móc, …) thích hợp hơn trong dự án
c. Cân đối tài nguyên (resource leveling)
Cân đối tài nguyên là kỹ thuật giải quyết xung đột về tài nguyên bằng cách trì hoãn các công việc. Mục đích chính của cân đối tài nguyên là tạo ra phân bổ tài nguyên mịin hơn và làm giảm sự phân bổ quá mức.
Microsoft Project cung cấp chức năng leveling để cân đối tài nguyên Việc cân đối tài nguyên sẽ tái phân bố bằng cách phân chia công việc và thêm vào các khoản chờ cho công việc. Khi dùng chức năng leveling của Project, bạn phải xác định các thông số sau để xác định công việc nào nên được trì hoãn hay chia cắt: Task ID, Available slack, Task priority, Task dependencies, Task constraints, Scheduling dates. Trong đó thông số về độ ưu tiên có khoản từ 0 – 1000 (cao nhất, không thay đổi) gồm độ ưu tiên công việc và độ ưu tiên dự án. Thông số priority của từng công việc có thể được thay đổi (mặc định 500) tại Task Information.
Để tiến hành phân bổ nguồn lực vào Tool/Level Resource: xuất hiện bảng
Để xem các thay đổi, đặc biệt là các trì hoãn và chia cắt sau khi cân đối: tại menu View, chọn More Views, chọn Leveling Gantt, và bấm Apply
3. Cách khai báo đơn vị tiền tệ khi tính giá nguồn lực
vào tools trên thanh menu vào options. ở thẻ view có mục currency options for….
Nhập kí hiệu tiền tệ vào mục symbol. Lựa chọn kiểu hiện thị là 1 đ hay 1000đ vào mục placement và lựa chọn hiện thị chữ số đằng sau dấu phẩy vào mục decimal digit
Cách chia sẻ nguồn lực
Là sự vay mượn tài nguyên giữa các Project với nhau nhằm tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên, giảm chi phí trong việc đầu tư vào tài nguyên (máy móc, con người). Khi một project vay mượn tài nguyên của project khác, thì phía có tài nguyên gọi là phía chia sẻ tài nguyên và nơi phân phối tài nguyên gọi là quỹ tài nguyên.
Quỹ tài nguyên (tài nguyên dùng chung) là tập hợp các tài nguyên có sẵn để gán cho các tác vụ của Project, được dùng độc quyền hay có thể chia sẻ cho vài Project khác.
1. Có 3 Project riêng biệt, nếu dùng tài nguyên riêng lẻ thì lượng tài nguyên dùng cho nó rất lớn.
2. Cũng là những tài nguyên đó, nhưng có một quỹ tài nguyên thì tài nguyên được phân phối cho các Project đó thích hợp hơn để hạn chế số tài nguyên cùng loại.
Sử dụng quỹ tài nguyên cho phép nhà quản trị lên lịch biểu làm việc của tài nguyên qua các Project, nhận biết sự tranh chấp trong việc gán tài nguyên cho nhiều Project khác nhau và quan sát được thời gian của tài nguyên được sử dụng trong nhiều Project.
1. Tạo một quỹ tài nguyên.
- Tại một Project đang mở, mở một Project khác chứa tài nguyên cần dùng để tạo quỹ tài nguyên. View / Resource sheet. Kiểm tra tên tài nguyên trong mỗi tập tin để chắc rằng không có sự khác biệt về tên trong các tập tin khác.
- Bấm New để tạo một Project mới và file này sẽ trở thành quỹ tài nguyên. Bấm Save. Trong hộp thoại Save, chọn nơi muốn lưu quỹ tài nguyên. Trong khung File name, gõ tên file , chọn kiểu file là quỹ tài nguyên trong Bấm Save.
- Vào mục Window, chọn Project chứa tài nguyên muốn chuyển sang quỹ tài nguyên
Tools / Resource Sharing, chọn Share Resources
- Chọn Use resources, chọn file quỹ tài nguyên trong danh sách chọn From.
Ở mục On conflict with calendar or resource information: cho phép chọn file được ưu tiên nếu có sự tranh chấp.
Chọn Pool takes precedence :nếu file quỹ tài nguyên đó nơi ta muốn vay mượn các tài nguyên không cho phép ghi chồng các thông tin về tài nguyên trong các tập tin chia sẻ. Nên chọn tuỳ chọn này.
Chọn Sharer takes precedence :nếu các tập tin chia sẻ có thể ghi chồng các thông tin về tài nguyên trong quỹ tài nguyên và lên các tập tin chia sẻ khác.
- bấm OK để kết thúc. Lưu ý: việc gán tài nguyên không bao giờ ghi chồng. Bấm Save
- Lặp lại các bước trên cho mỗi file Project muốn kết nối đến quỹ tài nguyên
- Vào menu Window, chọn file quỹ tài nguyên và bấm nút Save.
Lưu ý: không nhập vào bất kỳ một tác vụ nào cho file quỹ tài nguyên
2. Kết nối với một file quỹ tài nguyên dùng chung
- Tại Project hiện tại, mở file quỹ tài nguyên và bấm nút đã có.
- Vào menu Window, chọn file Project muốn chuyển ngược đến nó.
- Tools / Resource Sharing, Share Resources. Chọn Use resources, trong hộp From, chọn tên của file quỹ tài nguyên. Chọn cách đối xử khi tranh chấp tài nguyên trong mục On conflict with calendar or resource information (giống như ở phần trước)
- Bấm OK để kết thúc. Lưu ý: việc gán tài nguyên không bao giờ ghi chồng. Bấm Save.
- Vào menu Window, chọn file quỹ tài nguyên (tài nguyên dùng chung) và bấm nút Save.
3.Hủy bỏ việc chia sẻ tài nguyên giữa các dự án.
Cách 1:
Thực hiện theo từng bước sau:vào dự án cần hủy bỏ việc chia sẻ
1. Chọn Tool Resource Sharing->Share Resource.
2. Chọn Use own Resource trong hộp thoại.
Cách 2:vào file tài nguyên chung
Chọn Tools->Resource Sharing->Share Resource. Project hiển thị hộp thoại Share Resource như sau:
- Chọn project mà bạn muốn loại ra từ tài nguyên chung. Bạn có thể chọn nhiều tài nguyên bằng cách nhấn và giữ Ctrl hay Shift khi bạn click chuột.
-Click Break Link.
-Open resource pool read only allowing others to work on projects connected to the pool :
Microsoft Office 2003 dự án sẽ mở các file quỹ tài nguyên là chỉ đọc, mà sẽ cho phép những người khác để làm việc trên các dự án kết nối với quỹ tài nguyên. Để cập nhật quỹ tài nguyên với bất kỳ thay đổi được thực hiện trong một tập tin sharer, điểm để nguyên trên menu Tools, và sau đó nhấp vào Cập nhật Resource Pool.
-Open resource pool read-write so that you can make changes to resource information,although this will lock others out of updating the pool with new information:
Dự án sẽ mở các file quỹ tài nguyên là đã đọc / ghi, mà sẽ cho phép bạn thay đổi thông tin tài nguyên (như mức lương và lịch trình làm việc). Trong khi bạn có tập tin mở, các dự án khác sẽ không thể cập nhật các quỹ tài nguyên thông tin mới
-Open resource pool read write and all others sharer files into a new master project file.You can access this new master project from the Window menu command:
Mở quỹ tài nguyên và các tập tin sharer tất cả khác.
Dự án sẽ mở các file tài quỹ nguyên và tất cả các dự án khác mà chia sẻ tập tin này trong một tập tin dự án hợp nhất. Các quỹ tài nguyên file sẽ được mở ra là đã đọc / ghi.
Chương XIII: Giám sát dự án
1. Cửa sổ Tracking Gantt
Để dự án được thực đúng tiến độ, phải đảm bảo các công việc phải được bắt đầu và kết thúc đúng kế hoạch. Khung nhìn Tracking Gantt cho phép bạn thấy được những điểm, những công việc thực hiện thực tế là khác với kế hoạch. Bạn cần phải điểu chỉnh những công việc có liên quan, đưa thêm tài nguyên hay bỏ bớt những công việc chưa cần thiết để kịp những thời điểm hạn định.
Trong khung nhìn Tracking Gantt, mỗi một công việc được thể hiện bằng hai đường, 1 đường thể hiện tiến độ thực tế, 1 đường thể hiện tiến độ theo kế hoạch. Trước khi bạn nhập dữ liệu thực tế về công việc, hai đường này có chung thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.
Khi bạn nhập dữ liệu, đường thể hiện công việc thực tế thay đổi theo
B1
Trên menu View, chọn Tracking Gantt.
B2
Để thay đổi những trường thay đổi, trên menu View, mục Table, và sau đó kích Variance.
2. Nhập thời gian bắt đầu và kết thúc thực tế cho mỗi công việc
Những công việc bắt đầu và kết thúc muộn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của những công việc khác. Ngược lại những công việc kết thúc sớm sẽ giải phóng những tài nguyên mà nó đang sử dụng đồng thời tiến độ dự án cũng được hoàn thành trước kế hoạch. Microsoft Project sử dụng những giá trị thực tế để hệ thống lại tiến độ thực hiện những công việc còn lại của dự án:
B1
Trên menu View, chọn khung nhìn Gantt Chart.
B2
Trên menu View, mục Toolbars, chọn Tracking.
B3
Trong cột Task Name, chọn những công việc bạn muốn cập nhập tiến độ.
Để chọn nhiều công việc không đứng kề nhau, bấm phím CTRL, sau đó chọn các công việc. Để chọn nhiều công việc đứng kề nhau, bấm phím SHIFT, sau đó chọn công việc đầu và công việc cuối bạn muốn cập nhập.
B4
Kích nút Update Tasks trên thanh công cụ hay trong menu Tools, mục Tracking, chọn Update Task .
B5
Hộp thoại Update Task hiện lên.
Trong phần Actual, Chọn ngày bắt đầu và kết thúc trong mục Start and Finish .
Nếu bạn nhập ngày kết thúc của công việc, đảm bảo công việc đó đã được kết thúc 100%; Microsoft Project sẽ hiệu chỉnh lại tiến độ thực hiện dự án.
B6
Chọn OK.
Chú ý: Việc nhập tiến độ thực tế của một công việc sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực tế của các công việc khác. Tuy nhiên, tiến độ thực hiện theo kế hoạch là không bị thay đổi.
3. Nhập khoảng thời gian thực hiện thực tế cho công việc
Khi bạn nhập khoảng thời gian thực tế thực hiện một công việc, Microsoft Project cập nhập ngày thực tế bắt đầu, tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc và khoảng thời gian còn lại để thực hiện nốt công việc đó.
B1
Trên menu View, kích Gantt Chart.
B2
Trong cột Task Name, chọn công việc bạn muốn nhập khoảng thời gian thực tế đã thực hiện công việc.
B3
Trên menu Tools, mục Tracking, và kích Update Tasks.
B4
Trong mục Actual dur, đánh số thời gian đã thực hiện công việc.
B5
Chọn OK.
Chú ý: Nếu bạn nghĩ rằng công việc này sẽ được kết thúc sớm hơn so với kế hoạch ban đầu định ra, bạn có thể nhập một giá trị mới vào trường Remaining dur.
4. Cập nhập tiến độ thực hiện công việc theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành
Bạn cũng có thể diễn tả tiến độ thực hiện của công việc theo mức độ hoàn thành:
B1
Trên menu View, chọn Gantt Chart
B2
Trong cột tên công việc Task Name, chọn công việc bạn muốn cập nhập tiến độ.
B3
Chọn Task Information , và sau đó chọn Tab General.
B4
Trong mục phần trăm hoàn thành công việc Percent complete, nhập số phần trăm hoàn thành.
B5
Chọn OK.
Chú ý: Bạn cũng có thể sử dụng các bước sau để cập nhập tiến độ hoàn thành công việc theo tỷ lệ phần trăm. Trong menu Tool, mục Tracking, chọn Update Tasks và sau đó nhập số phần trăm công việc đã được hoàn thành.
5. So sánh giữa thời gian thực tế thực hiện và kế hoạch đối với mỗi công việc
Trong Microsoft Project bạn có thể so sánh thời gian thực hiện công việc thực tế và kế hoạch. Một công việc có thể kết thúc sớm hơn so với kế hoạch hay cũng có thể phải kéo dài hơn.
B1
Trên menu View, kích Gantt Chart.
B2
Trên menu View, mục Table, chọn Work.
B3
So sánh các giá trị trong các cột Work, Baseline, and Actual.
Giá trị trong cột Variance chỉ ra sự khác nhau giữa tiến độ hiện tại và tiến độ được lập trong kế hoạch
Ý nghĩa các cột trong bảng:
Work: Thời gian thực hiện theo thực tế.
Baseline: Thời gian thực hiện công việc theo kế hoạch.
Variance: Khoảng thời gian thay đổi giữa thực tế và kế hoạch.
Actual: Thời gian thực tế đã thực hiện được.
Remaining: Thời gian thực tế còn lại.
%W. Coml: Số phần trăm công việc đã thực hiện.
6. So sánh thông tin công việc thực tế và kế hoạch
Để dự án được thực hiện đúng tiến độ, bạn cần biết được những thay đổi, phát sinh trong khi thực hiện dự án. Microsoft Project cung cấp một chức năng để thực hiện điều này. Chức năng này cho bạn thấy những thay đổi của công việc để bạn có thể điều chỉnh các công việc có liên quan tới chúng, điều chỉnh lại nguồn tài nguyên sử dụng hay lược bỏ bớt những công việc không cần thiết để hoàn thành công việc đó đúng thời hạn.
B1
Trên menu View, chọn khung nhìn Tracking Gantt.
Khung nhìn Tracking Gantt thể hiện sự thay đổi theo dạng đồ họa, điều này làm việc quan sát của chúng ta dễ dàng hơn.
B2
Trên menu View, mục Table, và kích Variance.
Kết luận: Qua bài này chúng ta có thể kiểm tra được công việc có được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, nhập thời gian bắt đầu và kết thúc thực tế cũng như khoảng thời gian thực hiện thực tế cho mỗi công việc. Bài tiếp theo sẽ chỉ ra cho chúng ta cách thức theo dõi mức độ sử dụng tài nguyên trong dự án.
7. Lưu dự án cơ sở (Baseline)
Khi bạn đã nhập tất cả các thông tin dự án và sẵn sàng để thực hiện dự án, bạn có thể lưu trữ thông tin này như là thông tin khởi tạo kế hoạch cho dự án. Chính từ thông tin kế hoạch này bạn có thể so sánh với thông tin khi thực hiện dự án, và từ đó để có những điều chỉnh hợp lý.
B1
Trên menu Tools, mục Tracking, và chọn Save Baseline.
B2
Chọn Entire project hay Selected tasks để lưu giữ toàn bộ dự án hay chỉ những công việc đã chọn.
B3
Chọn OK.
8. Lưu giữ tại những thời điểm chuyển tiếp
Sau khi bạn lưu trữ một kế hoạch cho dự án, bạn có thể lưu giữ thông tin tại những thời điểm chuyển tiếp. Microsoft Project cho phép bạn lưu theo kiểu chuyển tiếp 10 lần.
B1
Trên menu Tools menu, mục Tracking, và sau đó kích Save Baseline.
B2
Chọn Save Interim plan.
B3
Trong mục Copy box, chọn tên của kế hoạch tại thời điểm chuyển tiếp hiện tại.
B4
Trong mục Into box, chọn tên của kế hoạch tại thời điểm chuyển tiếp tiếp theo
B5
Chọn toàn bộ dự án hay chỉ một phần các công việc đã được chọn bằng các lựa chọn Entire project hay Selected tasks.
B6
Chọn OK.
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen247.Pro