a. Khái niệm và bản chất của thông tin:

* Bản chất của thông tin

- Thông tin là tin tức nếu nó bao gồm các yếu tố cơ bản trả lời các câu hỏi:

Đối tượng phản ánh của thông tin?

Chuyện gì đã xảy ra?

Xảy ra ở đâu? Khi nào?

- Thông tin là phạm trù của tư duy, thông qua các dấu hiệu khác nhau để có nguồn nhận thức với thế giới xung quanh, nội dung thông tin là tri thức (đặc biệt là tư duy mới) và được vận động giữa con người và con người, được tiếp nhận đánh giá và tư duy.

- Thông tin được truyền đạt, trao đổi (giữa con người, tổ chức) làm tăng sự hiểu biết về sự vật, hiện tượng và được con người tư duy để tiến hành các hoạt động thực tiễn của mình.

- Thông tin được truyền tải dưới nhiều hình thức biểu hiện dưới dạng các dấu hiệu nên một sự vật mang (báo cáo, báo chí, phát thanh, truyền hình..), dưới các hình thức: ngôn ngữ, số liệu, hình ảnh, biểu đồ.

- Các dữ liệu sẽ thành thông tin chúng được tiếp nhận, được hiểu. Từ đó ảnh hưởng đến khả năng của người nhận tin..

- Thông tin bao giờ cũng gắn liền với nhu cầu về tên cho một cá nhân hay một tổ chức, và hoạt động của họ. Hiện tượng của sự chuyển hoá phụ thuộc vào chủ thể thông tin, nhu cầu, lợi ích, nhận thức năng lực của chủ thể.

Khái niệm: Thông tin là thông báo tin tức, các dữ liệu phản ánh hiện thực khách quan, có thể truyền đạt, bảo quản và xử lý phục vụ các hoạt động của con người.

b, Những thuộc tính cơ bản của thông tin.

Ba thuộc tính cơ bản của thông tin:

* Chất lượng thông tin:

- Là tổng thể các thuộc tính đặc trưng bản chất của thông tin, được đo lường qua các thông số có khả năng thoả mãn nhu cầu người nhận tin gồm:

+ Tính thẩm quyền của thông tin : thể hiện mức độ của quá trình thông tin thu thập, xử lý và truyền tin, liên quan đến trách nhiệm uy tín, trình độ chuyên môn của con người trong quá trình truyền tin, từ đó ảnh hưởng đến mức tin cậy, tin tưởng của người dùng tin.

+ Tính chính xác : Thể hiện mức độ phản ánh đúng đắn, chính xác của thế giới hiện thực được đo lường bằng tính trung thực, khách quan trong nhận thức và phản ánh. Tính chính xác phụ thuộc vào phương pháp khoa học trong thu thập, xử lý và truyền tin giúp người nhận tin hiểu đúng, lọc bỏ được nhiễu thông tin.

+ Tính thời sự: Phản ánh mức độ kịp thời của thông tin phục vụ quá trình ra quyết định, nếu không còn tính thời sự thì thông tin không còn có giá trị, có nghĩa là thông tin phải được cung cấp đúng lúc, đúng chỗ, đúng người sử dụng. Tính thời sự đòi hỏi phải rút ngắn thời gian thu thập, xử lý và truyền tin tin.

+ Tính hữu dụng của thông tin: Là khả năng tác động của thông tin đến kết quả hoạt động của người sử dụng thông tin, phản ánh lợi ích của thông tin đối với người sử dụng.

* Lượng thông tin:

Lượng thông tin có ý nghĩa quan trọng được sử dụng phổ biến trong công nghệ thông tin, trong kỹ thuật mã hoá, xử lý và truyền tin.

- Định lượng thông tin căn cứ vào ý nghĩa và tính trừu tượng của thông tin.

Lượng thông tin làm giảm bớt tính bất định qua hai tính chất trên và không chỉ phụ thuộc vào dấu hiệu được thu thập, xử lý, mã hoá, truyền tin mà còn vào khả năng, trình độ hiểu biết, mục đích sử dụng, thời điểm và hoàn cảnh nhận tin.

- Với người sử dụng tin: lượng tin được đo bởi sự đa dạng của nội dung phản ánh các mặt của sự vật hiện tượng, do đó khó có đơn vị đo lường.

Theo đó, lượng tin là số lượng các đối tượng được thông tin, phản ánh mà người nhận tin có thể hiểu và ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng của họ.

- Lượng tin được đánh giá căn cứ vào:

+ Các mặt của sự vật hiện tượng (đối tượng) phản ánh trong bản tin, thể hiện ở tính trọn vẹn, đầy đủ của thông tin.

+ Mức độ chi tiết tin tưởng về các đối tượng được phản ánh trong bản tin.

+ Ảnh hưởng của thông tin đối với sự hiểu biết và hành vi của người nhận tin ( tính hữu ích của thông tin).

* Giá trị của thông tin: Xem xét dưới 3 góc độ:

- Chi phí thông tin (chi phí thu thập, xử lý, truyền tin)

- Giá trị sử dụng ( tính hữu ích của thông tin)

Hoặc đánh giá qua các tiêu chuẩn:

+ Độ chính xác của thông tin (mức độ tin tưởng, tính hiệu lực của thông tin)

+ Tính kịp thời

+ Mức độ chi tiết, đầy đủ

+ Tính độc quyền

+ Tác động đến ra quyết định

- Giá trị trao đổi trên thông tin: Hình thành qua mua bán thông tin trên thị trường ( Chịu tác động bởi quy luật cung, cầu, cạnh tranh...)

2. Qúa trình thông tin

- Bao gồm các hoạt động được sắp xếp liên hệ và phối hợp với nhau tạo ra và cung cấp thông tin cần thiết cho người sử dụng.

Bao gồm các bước:

+ Xác định nhu cầu thông tin

+ Thu thập và xử lý thông tin

+ Lưu trữ các dữ liệu và thông tin tiềm ẩn

+ Truyền tin (chuyển tin)

*Xác định nhu cầu thông tin

Phát sinh từ chính yêu cầu của hoạt động quản lý để phục vụ cho việc ra quyết định. Phải được xác định một cách cụ thể (thông tin gì, chất lượng ra sao, số lượng, ai cần, khi nào cần...). Thông tin phải đảm bảo rõ ràng, hiểu được.

*Thu thập thông tin

Trên cơ sở nhu cầu đã được xác định người ta tiến hành thu thập thông tin từ các nguồn kênh thông tin, phải giải quyết tốt những nội dung sau:

+ Thước đo:

Xác định thước đo các mặt của sự vật hiện tượng cần nghiên cứu, thường được thể hiện thông qua chỉ tiêu có thể đánh giá, so sánh được.

+ Biểu tượng hoá thông tin dưới dạng các ký hiệu, bằng chữ viết, hình ảnh, sơ đồ, biểu đồ, âm thanh...

+ Xác định các phương pháp sử dụng để thu thập thông tin.

* Xử lý thông tin

Là quá trình phân tích đánh giá các thông tin nhận được nhằm đánh giá, xác định bản chất của sự vật hiện tượng.

+ Phân loại, chọn lọc, loại bỏ các dữ kiện không cần thiết, lọc bỏ các nhiễu thông tin. Nhiễu thông tin làm cho chúng ta hiểu không đúng, xuyên tạc về sự vật hiện tượng

+ Xác định các mặt cơ bản của sự vật, giảm bớt độ phức tạp của sự nhận thức về chúng một cách hợp lý để người nhận tin có thể lý giải được vấn đề.

+ Dự đoán:

Các dữ liệu thu thập được thường phản ánh sự vật hiện tượng trong quá khứ nhưng người sử dụng tin lại mong muốn qua nó để phản ánh sự vật hiện tượng đó trong tương lai.

* Lưu trữ các dữ liệu và thông tin tiềm ẩn

Các thông tin sau khi đã được xử lý trở thành dữ liệu. Là quá trình bảo quản lưu trữ dữ liệu và thông tin để cung cấp cho người sử dụng.

* Truyền tin

Chuyển thông tin cho người sử dụng (bán hoặc cung cấp nội bộ)

Thông báo tin tức bằng các hình thức, phương pháp khác nhau đến người sử dụng cung cấp các văn bản tài liệu, thông qua con đường truyền trực tiếp qua điện thoại, điện báo, email...đến người nhận tuỳ điều kiện, khả năng, yêu cầu của người nhận.