Chơơng 3

Tổ chức thu nhận thông tin kế toán DN

Nội dung nghiên cứu

1. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán.

2. T? ch?c thu nh?n thụng tin k? toỏn ti?n.

3. T? ch?c thu nh?n thụng tin k? toỏn hàng t?n kho.

4. T? ch?c thu nh?n thụng tin k? toỏn bỏn hàng.

5. T? ch?c thu nh?n thụng tin k? toỏn khỏc

1/ Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán

1/ Nội dung và mẫu chứng từ kế toán.

2/ Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán

3/ Lập chứng từ kế toán.

4/ Ký chứng từ kế toán.

5/ Trình tự luân chuyển và kiểm tra CTKT.

6/ Dịch CTKT ra tiếng Việt.

7/ Sử dụng, in, quản lý và phát hành biểu mẫu CTKT

2/ Tổ chức thu nhận thông tin kế toán tiền

2.1 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ.

2.2 Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền.

2.1.1 Qui trình lập và luân chuyển chứng từ tiền mặt

• Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT)

• Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT)

Chứng từ kế toán liên quan khác:

• Khế ơớc vay

• Giấy đề nghị tạm ứng

• ủy nhiệm chi

• Giấy lĩnh tiền mặt

......

Gi?i thích: Trỡnh tự xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt

A- Ngơời nộp tiền chuẩn bị tiền

(1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên).

(2) Trỡnh kế toán trơởng ký duyệt (3 liên)

(3) Phiếu thu chuyển tr? lại cho kế toán tiền mặt (3 liên) - lơu liên 1.

(4) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ

(5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (2 liên)

(6) (7) Chuyển phiếu thu cho ngơời nộp tiền ký nhận (2 liên) - ngơời nộp tiền gi? lại liên 3, chuyển tr? liên 2 cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ.

(8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt.

(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt.

(10) (11) Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ, sau đó chuyển tr? phiếu thu về cho kế toán tiền mặt.

(12) Kế toán tiền mặt lơu phiếu thu.

B- Kết thúc (Lơu tr? chứng từ)

Giải thích: Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt

(A) Bắt đầu: Bộ phận liên quan (ngơời nhận tiền) chuẩn bị chứng từ liên quan đến chi tiền.

(1) Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi. Bộ phận này (KTT...) duyệt chi.

(2) Kế toán tiền mặt can cứ duyệt chi viết phiếu chi (3 liên).

(3) KTT, chủ tài khoan ký phiếu chi (3 liên).

(4) Kế toán tiền mặt nhận lại phiếu chi đ• ký, lơu liên 1.

(5) Chuyển phiếu chi liên 2, 3 cho thủ quỹ.

(6) Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền, ký phiếu chi (liên 2,3).

(7) Ngơời nhận tiền ký phiếu chi, gi? lại liên 3 chuyển tr? liên 2 cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ.

(8) Thủ quỹ chuyển liên 2 cho kế toán tiền mặt.

(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ KTTM, chuyển phiếu chi cho bộ phận liên quan ghi sổ kế toán, sau đó chuyển tr? lại cho kế toán tiền mặt.

(10) Lơu phiếu chi ở Bộ phận kế toán tiền mặt.

(B) Kết thúc (Lơu tr? chứng từ)

2.1.2 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ TGNH

* Chứng từ kế toán

* Sơ đồ luân chuyển chứng từ

(A) Bắt đầu

(1) Ngân hàng phục vụ đơn vị nhận ủy nhiệm chi của khách hàng (liên 2,3).

(2a) Ngân hàng chuyển ủy nhiệm chi cho kế toán TGNH nhận.

(2b) Cuối ngày ngân hàng phát hành giấy báo số dơ tài khoản.

(3) Kế toán ngân hàng ghi sổ kế toán TGNH.

(4) Kế toán ngân hàng chuyển ủy nhiệm chi cho bộ phận kế toán liên quan.

(5) (6) Kế toán liên quan ghi sổ, sau đó chuyển tra ủy nhiệm chi cho kế toán ngân hàng.

(7) Kế toán ngân hàng lơu chứng từ.

(B) Kết thúc.

Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu TGNH

Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ chi TGNH (rút về quỹ tiền mặt)

(A) Bắt đầu

(1) Kế toán TGNH viết séc

(2) Kế toán trơởng ký séc

(3) Kế toán TGNH nhận lại séc đ• ký.

(4)Chuyển séc cho ngơời lĩnh tiền.

(5) Nộp séc vào ngân hàng.

(6) Ngân hàng làm thủ tục chi tiền và ngơời nhận tiền ký nhận

(7) Ngơời lĩnh tiền về viết giấy nộp tiền chuyển cho bộ phận kế toán tiền mặt.

(8) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu.

(9) Thủ quỹ thu tiền.

(10) Ngân hàng cuối ngày phát hành giấy báo số dơ TK cho kế toán đơn vị.

(11) Kế toán TGNH ghi sổ kế toán TGNH và lơu chứng từ.

(B) Kết thúc

Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ nhập vật tơ, hàng hóa do DN sản xuất gia công

(1) Căn cứ vào yêu cầu nhập kho vật tơ, sản phẩm, hàng hóa do doanh nghiệp sản xuất gia công hoàn thành bộ phận sản xuất, gia công lập PNK làm 3 liên (thơờng do nhân viên thống kê phân xơởng, bộ phận sản xuất lập) có chữ ký của phụ trách bộ phận sản xuất.

(2a) Phiếu nhập kho đơợc chuyển liên 2 và 3 xuống thủ kho để làm thủ tục nhập kho.

(2b) Sản phẩm hàng hóa đơợc nhập vào kho.

(4) Thủ kho ghi số lơợng sản phẩm, hàng hóa nhập kho và ký vào hai liên phiếu nhập kho.

(5) Ngơời nhập cùng thủ kho ký vào hai liên phiếu nhập kho rồi giữ liên 3 của PNK.

(6) Thủ kho căn cứ vào PNK để ghi số lơợng VT, SP, HH nhập kho vào thẻ (sổ) kho.

(7) Phiếu nhập kho đơợc thủ kho giao cho kế toán hàng tồn kho.

(8) Bộ phận kế toán chi phí sản xuất, giá thành chuyển tài liệu giá thành sản xuất của vật tơ, sản phẩm, hàng hóa đơợc sản xuất, gia công hoàn thành hoặc bộ phận liên quan cung cấp tài liệu về giá thành sản xuất kế hoạch cho kế toán hàng tồn kho để hoàn chỉnh PNK.

(8b) Hoặc bộ phận kế toán chi phí sản xuất giá thành chuyển tài liệu cho kế toán hàng tồn kho để ghi sổ hàng tồn kho chỉ tiêu giá trị (nếu phiếu nhập kho chỉ ghi số lơợng).

(9) Kế toán hàng tồn kho căn cứ vào phiếu nhập kho đ• hoàn chỉnh và tài liệu liên quan để ghi sổ kế toán hàng tồn kho (nếu kế toán thủ công).

(9b) Kế toán hàng tồn kho nhập dữ liệu vào máy (nếu kế toán đ• sử dụng phần mềm kế toán trên máy tính).

(10) Phiếu nhập kho đơợc chuyển cho bộ phận kế toán liên quan.

(11) Bộ phận kế toán liên quan ghi sổ kế toán liên quan.

(12) Phiếu nhập đơợc chuyển về bộ phận kế toán hàng tồn kho để lơu giữ.

Chú ý:

Trong thực tế việc luân chuyển chứng từ nhập vật tơ, sản phẩm hàng hóa còn phụ thuộc vào số liên phiếu nhập đơợc lập và sự phân công, phân nhiệm trong bộ máy quản lý doanh nghiệp và bộ máy kế toán.

sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ nhập vật tơ hàng hóa do mua ngoài

(1) Khi xuất hiện nhu cầu vật tơ, hàng hóa, bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu.

(2) Phiếu yêu cầu đơợc gửi đến phòng mua hàng hoặc phòng cung ứng vật tơ đơợc phụ trách phòng ký xác nhận.

(3) Căn cứ vào phiếu yêu cầu hoặc kế hoạch mua vật tơ, hàng hóa nhân viên phòng mua hàng hay phòng cung ứng làm các thủ tục để mua nhơ thu thập báo giá, chọn và trình báo giá hợp lý nhất để trơởng phòng xác nhận, quyết định mua.

(4) Phòng mua hàng (CU) lập hợp đồng để giám đốc ký hợp đồng với ngơời bán.

(5) Căn cứ vào hợp đồng đ• ký phòng mua hàng (cung ứng) thông báo số lơợng và thời hạn nhận hàng cho thủ kho.

(6) Hàng đơợc ngơời bán giao đến thủ kho hoặc đơợc nhân viên phòng mua hàng (cung ứng) đơa về kho.

(6.1) Phòng mua hàng (cung ứng) lập phiếu nhập kho làm 2 liên.

(6.2) Phòng cung ứng (mua hàng) cùng ngơời giao hàng hoặc ngơời bán ký vào phiếu nhập kho.

(6.3) Phiếu nhập kho đơợc chuyển 1 liên cho thủ kho.

(6.4) Thủ kho nhập hàng và ghi số lơợng thực nhập vào phiếu nhập kho rồi ký vào phiếu nhập kho.

(6.5) Thủ kho căn cứ vào PNK để ghi số lơợng hàng đ• nhập kho vào thẻ (sổ) kho.

(7) Ngơời bán giao hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn (GTGT) cho nhân viên mua hàng (thuộc phòng mua hàng hoặc phòng cung ứng), đại diện của phòng ký vào hóa đơn mua hàng.

(8) Phiếu nhập kho đơợc thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho, phiếu yêu cầu hóa đơn và hợp đồng đơợc phòng mua hàng chuyển cho kế toán hàng tồn kho.

(9) Kế toán hàng tồn kho căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn để ghi vào sổ kế toán liên quan (nếu kế toán thủ công).

(9') Kế toán hàng tồn kho nhập dữ liệu vào máy tính (nếu kế toán trên máy).

(10) Kế toán hàng tồn kho chuyển bộ chứng từ mua vật tơ, hàng hóa gồm: phiếu yêu cầu, hợp đồng, phiếu nhập kho, hóa đơn cho bộ phận kế toán thanh toán và các bộ phận kế toán liên quan.

(11) Bộ phận kế toán liên quan căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn để ghi sổ kế toán.

Chú ý:

Khi mua và nhập hàng với khối lơợng lớn hoặc hàng quý hiếm hay hàng có tính chất lý hóa phức tạp hoặc khi nhập hàng, phát hiện có sự khác biệt về số lơợng, quy cách chất lơợng giữa hóa đơn và thực nhập thì ban kiểm nghiệm cần lập biên bản kiểm nghiệm làm 2 liên: 1 liên lơu ở phòng mua hàng (cung ứng); 1 liên chuyển cho kế toán hàng tồn kho.

Tùy thuộc vào sự phân công, phân nhiệm trong bộ máy quản lý doanh nghiệp và trong bộ máy kế toán, tùy thuộc vào số liên phiếu nhập kho đơợc lập mà trình tự luân chuyển chứng từ vật tơ, hàng hóa mua ngoài có thể không hoàn toàn theo sơ đồ trên.

sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ xuất vật tơ

(1) Khi có nhu cầu sử dụng vật tơ, bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu có sự xác nhận của phụ trách kỹ thuật.

(2) Phiếu yêu cầu đơợc chuyển cho phòng cung ứng để phụ trách phòng cung ứng ký.

(3) Căn cứ vào phiếu yêu cầu phòng cung ứng lập phiếu xuất kho làm 3 liên (1 liên lơu).

(4) Ngơời nhận vật tơ (đại diện bộ phận có nhu cầu vật tơ) mang 2 liên phiếu xuất kho xuống kho để làm thủ tục xuất kho.

(5) Thủ kho xuất vật tơ rồi ghi số lơợng vật tơ xuất và ký vào phiếu xuất kho.

(6) Ngơời nhận vật tơ giữ 1 liên phiếu xuất kho, vật tơ đơợc giao đến bộ phận có nhu cầu sử dụng.

(7) Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi thẻ (sổ) kho.

(8) Phiếu xuất kho đơợc thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho.

(9) Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán hàng tồn kho ghi sổ kế toán liên quan (nếu kế toán thủ công).

(9') Kế toán hàng tồn kho, nhập dữ liệu vào máy tính (nếu kế toán trên máy tính).

(10) Phiếu xuất kho đơợc chuyển cho bộ phận kế toán chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và bộ phận kế toán liên quan.

(11) Từ bộ phận kế toán chi phí giá thành vào sổ kế toán có liên quan.

(12) Phiếu xuất kho đơợc lơu giữ.

Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ xuất sP, hàng hóa

(1) Căn cứ vào nhu cầu xuất sản phẩm hàng hóa phòng cung tiêu hoặc phòng bán hàng lập phiếu xuất kho làm 3 liên (1 liên lơu).

(2) Phiếu xuất kho đơợc chuyển 2 liên xuống kho để làm thủ tục xuất sản phẩm, hàng hóa.

(3) Thủ kho sau khi xuất sản phẩm, hàng hóa xong ghi số lơợng và ký vào 2 liên phiếu xuất kho (liên 2 và liên 3).

(3') Sản phẩm, hàng hóa đơợc chuyển đến ngơời mua hoặc ngơời nhận hàng.

(4) Liên 3 phiếu xuất kho do ngơời nhận hàng giữ.

(5) Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi số lơợng sản phẩm, hàng hóa xuất vào thẻ hoặc sổ kho.

(6) Phiếu xuất kho đơợc thủ kho chuyển cho kế toán hàng tồn kho.

(7) Kế toán hàng tồn kho căn cứ vào phiếu xuất kho đ• đơợc hoàn chỉnh để ghi sổ kế toán liên quan (nếu kế toán thủ công).

(7') Kế toán hàng tồn kho nhập dữ liệu trên phiếu xuất kho vào máy tính (nếu đ• sử dụng phần mềm kế toán trên máy).

(8) Phiếu xuất kho đơợc chuyển cho bộ phận kế toán liên quan.

(9) Bộ phận kế toán liên quan sử dụng phiếu xuất kho để ghi sổ kế toán liên quan.

(10) Phiếu xuất kho đơợc chuyển về bộ phận kế toán hàng tồn kho để lơu giữ (tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp).

Chú ý:

- Trơờng hợp xuất kho sản phẩm hàng hóa đến nơi nhận là cửa hàng, chi nhánh hạch toán báo sổ hoặc xuất để chuyển sang kho khác trong nội bộ doanh nghiệp thì sử dụng "phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ".

- Trơờng hợp xuất sản phẩm hàng hóa giao cho các đại lý thì sử dụng "phiếu xuất kho hàng gửi đại lý".

- Trong thực tế trình tự luân chuyển chứng từ xuất của hàng hóa còn phụ thuộc vào sự phân công, phân nhiệm trong quản lý doanh nghiệp và trong bộ máy kế toán.