CHƯƠNG VI

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY

BÁO CÁO

I. KHÁI NIỆM

Báo cáo là VB dùng để phản ánh tình hình, sự việc, vụ việc, quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế trong quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chủ trương mới cho thích hợp.

II. YÊU CẦU:

- Trung thực, khách quan, chính xác. Thực tế như thế nào thì víêt như thế ấy. Người viết BC không được che giấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào những chi tiết, số liệu không đúng thực tế.

- Cụ thể, trọng tâm: BC là cơ sở để các CQ cấp trên và người có thẩm quyền tổng kết, đánh giá tình hình và ban hành các quyết định quản lý, vì vậy không viết chung chung hoặc tràn lan, vụn vặt mà phải cụ thể & có trọng tâm, xuất phát từ mục đích, yêu cầu của bản báo cáo cũng như yêu cầu của đối tượng cần nhận BC.

- Kịp thời, nhanh chóng. Mục đích chính của BC là phục vụ cho công tác quản lý NN, phục vụ SX KD cho nên phải nhanh chóng và kịp thời.

III. PHÂN LOẠI

1. Báo cáo công tác:

• Báo cáo sơ kết (BC khi công việc còn tiếp tục thực hiện)

• Báo cáo tổng kết (BC công việc qua một năm, đợt, nhiệm kỳ công tác)

2. Báo cáo chuyên đề:

- BC đi sâu vào một vấn đề trong hoạt động của CQ, DN.

- Mục đích của BC chuyên đề là tổng hợp, phân tích, nhận xét & đề xuất giải pháp cho vấn đề được nêu trong BC.

3. Báo cáo chuyên môn:

- BC được lập theo yêu cầu của ngành hoặc CQ đơn vị sử dụng (BC tài chính, thống kê, thuế...)

4. Báo cáo chung:

- BC đề cập khái quát tất cả các mặt của toàn bộ vấn đề

5. Báo cáo thực tế:

- BC trình bày thực tế để làm rõ một nhận định hoặc trình bày thực tế công tác đề đề xuất biện pháp giải quyết vấn đề.

IV. PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO BC:

1. Các bước thực hiện:

- Bước chuẩn bị:

• Xác định mục đích của bản BC theo yêu cầu của cấp trên hoặc do tính chất của công việc đang thực hiện quyết định.

• Thu thập dữ liệu cần báo cáo. Có thể lấy từ nhiều nguồn: khảo sát thực tế trong hoạt động của các phòng ban, từ ý kiến nhận định, phản hồi của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, của những người có liên quan, của báo chí, .... Đối chiếu các thông tin đã thu nhận được để kiểm chứng độ chân thật của các thông tin đó.

• Sắp xếp, tổng hợp các dữ liệu theo một trật tự nhất định để đưa vào BC

• Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp trên.

- Bước viết báo cáo:

• Báo cáo sơ kết: kiểm điểm việc đã làm được, chưa làm được, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân, những biện pháp cần có để tiếp tục thực hiện những nhiệm vụ còn lại.

• BC tổng kết: như BC sơ kết nhưng chi tiết hơn, cụ thể hơn, tổng hợp toàn bộ sự việc, nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành. Trên cơ sở đó, để ra phương hướng nhiệm vụ cho công việc sắp tới.

2. Cấu trúc:

- Phần mở đầu:

• Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ được giao;

• Nêu hoàn cảnh thực hiện (những khó khăn thuận lợi có ảnh hưởng chi phối đến kết quả thực hiện)

- Phần nội dung: kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, những nguyên nhân, đánh giá, phương hướng.

- Phần kết thúc:

• Nêu những mục tiêu, nhiệm vụ mới, những biện pháp thực hiện,

• Những kiến nghị, đề nghị sự giúp đỡ hỗ trợ của cấp trên.