Câu 8 : Khái niệm chức năng nghiệp vụ và sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ. Phương pháp xây dựng sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ.

_ Khái niêm: Chức năng nghiệp vụ được hiểu là công việc mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt động của nó. Ví dụ, chức năng lập thời khoá biểu dùng để mô tả cho công việc công tác nghiệp vụ của một nhóm cán bộ phòng đào tạo. Học viên X, có nhiệm vụ thu thập các thông tin về số lớp học, sĩ số và ngành đào, quỹ hôi trường, phân công nhiệm vụ giảng dạy của từng giáo viên để từ đó sắp xếp, tạo ra một thời khoá biểu dùng chung cho toàn trường trong một học kỳ.

Như vậy, chức năng nghiệp vụ không chidr nêu ra rằng nghiệp vụ đó được thực hiện ở đâu, như thế nào, bởi ai và thời điểm nào. Điều này có nghĩa là khi mô tả chức năng nghiệp vụ không cần quan tâm đến các yếu tố vật lý cần thiết để thực hiện công việc, các khía cạnh vật lý của vấn đề mà chỉ quan tâm đến khía cạnh hình thức, khía cạnh logic của vấn đề.

Các chức năng diễn tả các công việc ở nhiều mức độ khác nhau. Chức năng có thể diễn tả công việc ứng với một lĩnh vực hoạt động nhu “Quản lý tài chính”, “Quản lý đào tạo”, hoặc ứng với một hoạt động trong một tổ chức như “Lập kế hoạch mua hàng”, “Lập thời khoá biểu học kỳ” trong một trường học hoặc một nhiệm vụ như “Tính nhu cầu dự trữ hàng trong kho”, “Xếp thời khoá biểu cho lớp”, hoặc cũng có thể chỉ là một hành động như “Thu thập đơn hàng”, “In thời khoá biểu cho lớp”.

Rõ ràng là để có cái nhìn tổng quan về hoạt động của hệ thống thì cần môt tả các chức năng của hệ thống ở mức đại thể. Nhưng để hiểu rõ hơn các chức năng nghiệp vụ của hệ thống thì lại cần phân rã một chức năng ở mức đại thể thành các chức năng con, hay nói cách khác, cân mô tả chúng chi tiêt hơn nữa. Tổ hợp sự phân rã các chức năng trong một hệ thống từ đại thể đến chi tiết gọi là xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ. Như vậy, sơ đồ chức năng nghiệp vụ là sơ đồ phân rã có thứ bậc các chức năng nghiệp vụ của hệ thống trong phạm vi được xem xét.

Trong sơ đồ chức năng nghiệp vụ, mỗi chức năng được ghi trong khung sẽ phân rã thành các chức năng con nếu cần. Mỗi chức năng được thể hiện trong một hộp chữ nhật, bên trong hộ chữ nhật là tên của chức năng. Đường thẳng hoặc đường gấp khúc nối một chức năng với chức năng con ở mức kế tiếp.(hinh vẽ ví dụ)

Số lượng phân rã phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống. Mục tiêu của hệ thống hoặc hệ thống con cùng với bộ phận thực hiện được thông báo rõ ở ngay phần đầu.

_ Xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ: Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là bản mô tả sụ phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống trong phạm vi được xem xét thành các chức năng con đơn giản và xác định.

Mối chức năng được ghi trong một hộp nò đó sẽ được hiểu là bao gồm mọi chức năng trong các hộp được nối với nhưng ở mức thấp hơn.

Số lượng mức trong một sơ đồ chức năng nghiệp vụ cũng là một vấn đề mà phân tích viên phải quan tâm. Mức phân tích đi xuống trong một sơ đồ chức năng nghiệp vụ nói chung không hạn chế về số lượng, nhưng nếu số lượng mức quá lớn sẽ dẫn đến bản mô tả trở nên rườm rà, không sáng sủa. Thông thường, với các hệ thống lớn thì số mức khoảng bảy hoặc tám, với hệ thống vừa và nhỏ thì số mức khoảng ba hoặc bốn.

Cùng với số lượng mức, số chức năng con của một chức năng cũng cần phải hợp lý. Để dễ theo dõi sơ đồ, không nên phân rã một chức năng thành quá nhiều chức năng con. Nếu một chức năng nào đó được phân rã thành nhiêu hơn bảy, tám chức năng con thì việc theo dõi mô hình của phân tích viên và người sử dụng sẽ trở nên phức tạp hơn. Trong trường hợp một chức năng phức tạp có quá nhiều chức năng con thì có thể đặt thêm mức trung gian.

Khi xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ cũng cần chú ý tới sự cân bằng về kích thước, độ phức tạp, tầm quan trọng của chức năng con cùng một mẹ và mức của các chức năng con thấp nhất.

Tên của các chức năng, ví dụ như xử lý đơn đặt hàng, lập kế hoạch mua hàng, xử lý phiếu ghi điểm, phải thoả mãn các yêu cầu:

Thể hiên dưới dạng động từ cộng với bồ ngữ.

Sát thực với nội dung, đảm bảo tính đầy đủ.

Duy nhất đối với mỗi chức năng.

Chất lượng của tên chức năng là yếu tổ rất quan trọng đóng góp cho sự thành công của tiên trình xây dựng hệ thống. Lưu ý rằng, sơ đồ chức năng nghiệp vụ là mô hình của toàn bộ hệ thống nghiệp vụ cho nên tên của chức năng phải phản ánh được các chức năng của thế giới thực, tức là chức năng nghiệp vụ, chư không chỉ cho hệ thống thông tin.

Việc xác định các chưc năng nghiệp vụ và các chức năng con của chúng dựa vào trực giác và được thực hiện dựa trên cơ sở các thông tin nhận được. Trong thực tế, đối với nhiều trường hợp, người ta cũng thường thực hiện theo cách này. Trong một số tình huống phức tạp, khó có thể thực hiên theo cách đoán nhận như vậy. Khi ấy, cách tiếp cận hình thức có thể xẽ có ích.

Trong một hệ thống thực mức cao nhất của nghiệp vụ, một chức năng nghiệp vụ thường liên quan đến cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, thực hiện giao dịch hoặc quản lý tài nguyên. Có thể tham khảo ý kiến của người sử dụng trong việc đặt tên cho các chức năng nghiệp vụ của hệ thống.

Kỹ thuật thên chốt trong quá trình xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ là kỹ thuật phân rã một chức năng thành các chức năng con. Ngoài cách sử dụng các kỹ thuật nói trên người ta còn sử dụng kỹ thuật phân tích vòng đời (của hệ thống thực) dựa trên các giai đoạn của tiến trình, bộ phận, hoặc đối tượng trong tổ chức. Mỗi giai đoạn trong vòng đời có thể là những gợi ý về chức năng con. Chẳng hạn, nếu xét hệ thống quản lý sinh viên ta có thể thấy bốn giai đoạn- công việc-thường nhắc đến là quản lý hồ sơ sinh viên, xử lý điểm môn học, xử lý tốt nghiệp và các xử lý đặc biệt khác.

Với mỗi yêu cầu nghiệp vụ có thể có nhiều cách hiểu, cách mô tả, phân tích viên có nhiệm vụ phải tìm ra cách hiểu thích hợp và được người sử dụng chấp nhận.

Trong qua trình xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, phân tích viên sẽ phải quyết định xem cân phân rã đến mức nào. Nói chung, căn cứ vào tính chất (độ phức tạp của công việc) và kích thước (độ phức tạp về dữ liệu) của dự án, người phân tích viên nên dừng lại khi mà phân rã tiếp không có lợi. Có thể sử dụng kinh nghiệm là, thông thường, những chức năng ở thấp nhất trong hệ thống thường làm một nhiệm vụ đơn giản hoặc một nhóm nhiệm vụ đơn giản do từng cá nhân thực hiện. Ta sẽ gọi các chức năng ở mức thấp nhất này là các mức chức năng cơ bản.

Cách tiếp cận mà chúng ta đề cập đến là cách tiếp cận từ trên xuống, sau khi khảo sát sơ bộ đã có thể xác định các chức năng chính trong hệ thống việc tiếp theo là khảo sát chi tiết nhằm thu thập các yếu tố có liên quan đến hệ thống giúp cho quá trình phân tích. mỗi chức năng chính có thể coi như là một hệ thống con trong tổ chức, và việc xác định các chức năng con của nó được xem như là việc xác định các chức năng chính của hệ thống con tương ứng.

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là mô hình lôgic đầu tiên được xây dựng nhằm mô tả về hệ thống. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ giúp ta nhận biết rõ ràng và đầy đủ về phạm vi của hệ thống. Tuy nhiên, một điều khá rõ ràng là sơ đồ chức năng nghiệp vụ chỉ xác định những công việc cần làm mà không chỉ ra cách thức thực hiện chúng.