Dùng điện thoại là một phần thiết yếu của cuộc sống hàng ngày chúng ta. Chúng ta dùng điện thoại để gọi người khác để biết xem họ sống ra sao, để hỏi thăm tin tức, để phàn nàn, để xin lỗi, để chuyển những thông báo, để đòi được chiếu cố, để hỏi và cho hướng dẫn và vì nhiều lý do khác nữa. Nhiều người nói tiếng Anh như ngôn ngữ thứ hai của mình cảm thấy sợ phải dùng điện thoại hay ít nhất cũng là một việc rất bất tiện. Nhưng không cần phải như vậy. Nghi thức điện thoại (tức các quy luật xã hội để gọi hay nhận những cú gọi điện thoại) dính líu đến ý thức và sự lịch sự chung.

Thực vậy, khi chúng ta đang nói chuyện trên điện thoại với một người nào đó, sự lịch sự và ăn nói r' ràng có lẽ là hai điều nên tuân thủ. Bởi vì bạn không thể tin cậy vào những điệu bộ hay những biểu lộ nét mặt để giúp thể hiện những thông điệp của bạn (như khi bạn nói chuyện với người đó mặt đối mặt), bạn phải hết sức r' ràng và chính xác để tránh sự hiểu lầm hay sự mơ hồ. Cùng lúc đó, bạn phải chắc chắn lắng nghe cẩn thận điều người ta nói hay hỏi bạn. Theo những cách thức đơn giản, nếu bạn là người gọi, cần lịch sự đưa ra một lời chào, giới thiệu tên mình và trình bày công việc hay lý do mà bạn gọi. Đừng để người ở đầu dây bên kia phải đoán xem bạn gọi vì lý do gì. Nếu bạn muốn nói chuyện riêng với ai, hãy hỏi người đó bằng tên. Nếu bạn đang gọi cho một người bạn ở nhà, bạn có thể nói: ỌHello. This is Michael Deering. Could I speak to Tom, please?Ú Nhưng nếu bạn đang gọi một người nào đó ở một công ty lớn bạn có thể cần phải hỏi đến phòng làm việc của người đó trước, sau đó khi bạn đã được nối dây với người trong phòng đó bạn mới hỏi tên người cần gọi.

Bạn sẽ nhận thấy rằng hầu hết các địa điểm thương mại đều trả lời bằng tên công ty và ỌMay I help you?Ú Các cá nhân (ở nhà) thường trả lời bằng một câu chào đơn giản Hello hay đôi lúc là tên chỗ ở của mình, như ỌGreyson residenceÚ. Đôi khi những người ở công sở hay ở nhà có thể trả lời điện thoại bằng tên của họ, như ỌDavid Bailey speakingÚ hoặc ỌPat McCall here.Ú

Một vài cách hỏi để nói chuyện với người nào đó như sau:

May* I speak to John Toomy, please? This is Tad Andrews calling.

Could I speak to John Toomy, please?

Can I speak to John Toomy, please?

I'd like to speak to John Toomy, please. This is Tad Andrews. (hình thức trang trọng)

This is Tad Andrews from Union National Bank, is John Toomy in, please?

Is John Toomy there? (Thân mật)

John Toomy, please?

* Dùng may lịch sự hơn là dùng could hay can.

Bạn có thể nghĩ ra các cách nào khác không? Nhận xét rằng những câu mở đầu này đươc sắp xếp từ hình thức trang trọng cho đến thân mật và trong hầu hết các câu (trừ hai câu cuối) người gọi đều giới thiệu tên mình. Mặc dầu điều đó là lịch sự và người ở đầu dây bên kia tán thành, nhưng không phải lúc nào chúng ta cũng nhớ làm như vậy, và đôi khi người kia phải hỏi chúng ta là ai.

PRACTICE 1

Chọn vai và thực hành cả hai phần: trả lời điện thoại và hỏi để nói chuyện với người được chỉ định.

Ví dụ: Bạn đang gọi đến văn phòng luật sư McDermitte and White và bạn muốn nói chuyện với luật sư của bạn, Marvin Linville.

Thư ký: Good morning. McDermitte and White. May I help you?

Bạn: Yes, this is Peter Li and I'd like to speak with Mr. Marvin Linville.

1. Bạn gọi cho bạn Sarah của bạn và người bạn cùng phòng của cô ta trả lời.

2. Bạn gọi cho giáo sư của bạn và thư ký của ông ta trả lời.

3. Bạn gọi cho chị bạn và chồng chị ấy trả lời.

4. Bạn gọi cho bác sĩ của bạn ở bệnh viện và bà ta đang bận với bệnh nhân

5. Bạn gọi cho José, bạn của bạn ở công sở và người tiếp tân trả lời. José làm việc trong một phòng tài chính.

Nếu một người thư ký hay một người tiếp tân chào bạn trước, họ có thể đòi hỏi bạn trình bày công việc với người mà bạn muốn nói chuyện Ũ đặc biệt nếu người đó nằm trong ban giám đốc hay rất bận. Đừng bực mình vì thủ tục này. Công việc của một người thư ký là phải tường trình cho chủ của mình những cú điện gọi và đây là thủ tục chuẩn cho hầu hết các công ty Mỹ.

Một cuộc đối thoại với một thư ký có thể diễn ra như thế này:

Thư ký: Good morning Jones Construction Company. May I help you?

Bạn: Hello. This is Ali El-Hussein. May I speak with Mr. Jones, please?

Thư ký: May I ask the nature of your business, please?

Bạn: I'm with Duke Power, and I need to talk with Mr. Jones about his building project on Woodlawn Road.

Thư ký: Thank you. Just a moment.

Nhận xét rằng người thư ký biết được tên người gọi và lý do cuộc gọi, vì vậy anh ta (hoặc cô ta) có thể quyết định cuộc gọi có quan trọng hay có đáng quấy rầy ông chủ hay không. Thêm vào đó, thông tin tường trình này có thể được chuyển đến Ô. Jones trước Ũ như một cách chuẩn bị cho ông ta cuộc gọi: ỌMr. Jones, Mr. El-Hussein from Duke Power is calling about the Woodlawn Road projectÚ.

PRACTICE 2

Dùng cùng các mẫu đối thoại như trong Practice 1, thêm vào đó để cho người thư ký (hay bất cứ người nào trả lời điện thoại) hỏi để biết công việc hay lý do cuộc gọi. Người gọi sau đó phải đáp lại cho hợp lý.

Ví dụ: (từ ví dụ trong Practice 1) Bạn gọi cho luật sư của bạn và người thư ký trả lời.

Thư ký: Whom do you represent, Mr. Li?

Bạn: My company is Li and Associate Engineering.

1. Bạn gọi cho Sarah và cô bạn cùng phòng của cô ta trả lời.

2. Bạn gọi cho giáo sư của bạn và thư ký của ông ta trả lời.

3. Bạn gọi cho chị bạn, và anh rể của bạn trả lời.

4. Bạn gọi bác sĩ của bạn, và người trực bệnh viện trả lời.

5. Bạn gọi José, và người tiếp tân trả lời.

Nếu người bạn đang hỏi tới chưa nói chuyện được ngay, người bạn đang nói chuyện với có thể yêu cầu bạn chờ một chút. Đây là một vài câu phổ thông được dùng:

Would you mind holding a minute while I try to find her? (Trang trọng)

Could you hold, please?

Please hold a moment.

One 

Just a moment, please.

Wait a 

Hang on. I'll get him. (Thân mật)

Just a sec*. (Thân mật)

sec là một hình thức giản lược của second, thường được dùng trong các cuộc đàm thoại thân mật

Điều gì xảy ra nếu người bạn đang gọi không ở đó hay cũng đang bận nghe điện thoại? Người trả lời điện thoại sẽ chuyển thông tin này và sau đó thường hỏi bạn có muốn nhắn lại gì cho người đó hay không, bạn có muốn người đó gọi lại cho bạn không hay bạn có muốn sau đó gọi lại không. Đây là một vài cách mà người ta có thể diễn đạt thông tin này. Hãy thử nghĩ ra những cách khác.

I'm sorry, but Mr. Jones is not here right now. May I take a message or would you like to call back later?

Ms. Lee is tied up* now. Would you like to leave a message?

Ms. Lee is busy now. Would you like to call back later?

Ms. Lee is occupied now. Would you like to have her return your call?

I'm afraid Dr. King can't come to the phone at this time.

I'm afraid Dr. King can't speak to you at this time.

I'm afraid Dr. King can't take the call at this time.

Could you call back in a few minutes?

Could you call back in a little while?

Could you call back later?

I'm sorry, but Margarita is not in at the moment. Would you like to leave a message or call back later?

Tied up là một thành ngữ để biểu lộ cho busy hay occupied

PRACTICE 3

Chọn vai và tạo ra một mẫu điện đàm ngắn cho mỗi tình huống. Người bạn muốn gọi không có mặt. Theo những tình huống và (A) để lại một lời nhắn, (B) yêu cầu được gọi lại hoặc (C) bảo rằng bạn sẽ gọi lại sau đó.

Ví dụ: Bạn gọi bác sĩ khám mắt của bạn và bà ta đang bận với một bệnh nhân. (B)

Tiếp tân: Dr. Spivey's office.

Bạn: Hello, this is Janice Winfield. May I speak to Dr. Spivey?

Tiếp tân: I'm sorry. She's with a patient. May I help you?

Bạn: I really need to talk to her. Could you have her call me soon?

Tiếp tân: All right, Ms Winfield. What's your number, please?

Bạn: It's 334-0988. Thank you.

Tiếp tân: You're welcome. Goodbye.

1. Bạn gọi bạn Mohammed của bạn và anh ta đang ngủ. (A)

2. Bạn gọi cho anh trai bạn và anh ta đã ra phố. (B)

3. Bạn gọi cho người sửa mái nhà và ông ta không có ở đó. (C)

4. Bạn gọi cho nhân viên bảo hiểm và cô ta đang nói chuyện với người khác trên điện thoại. (B)

5. Bạn gọi một đồng ngiệp và anh ta bận đi ăn trưa. (A)

Nếu bạn gọi sai số, đừng bối rối hay khó chịu. Mọi người đều có thể nhầm lẫn. Đây là một vài điều đơn giản để nói nếu bạn gọi sai số:

Oh, I'm sorry, I have the wrong number.

Oh, I'm sorry, I guess I have the wrong number.

Oh, I'm sorry, I must have the wrong number.

Oh, I was trying to reach Mr___________ (cho tên).

Is this (823961)____ (cho số điện thoại mà bạn muốn gọi)?

(Sau đó, sau khi lời đáp lại là không như ỌNo, it isn'tÚ):

Oh, I'm sorry. I dialed the wrong number.

(Sau khi nhận lời đáp là phải, như ỌYes, it isÚ):

I'm trying to reach ____ (cho tên). Is he/she there?

Nếu bạn trả lời điện thoại và người ta gọi nhầm số, đơn giản nói:

I'm sorry. You have the wrong number.

hoặc

I'm sorry. There's no one here by that name. I think you dialed the wrong number.

The Telephone Directory 

(Danh bạ điện thoại)

Một trong những quyển sách tiện lợi và gói gọn nhiều thông tin nhất chính là danh bạ điện thoại. Ngoài việc có thể tìm thấy số điện thoại và địa chỉ của mọi người, của cửa hiệu, nhà hàng, bác sĩ, người bán hoa, công ty taxi, thợ ống nước Ũ và hàng ngàn người, chuyên gia, doanh nhân và các dịch vụ khác Ũ bạn còn có thể dùng danh bạ điện thoại để tìm ra những thông tin đáng giá khác mà thậm chí không đòi hỏi một cái điện thoại. Ví dụ:

Tỉ lệ khoảng cách và biểu đồ thời gian

Các hướng dẫn sử dụng thẻ điện thoại, trả tiền điện thoại, gọi quốc tế, cài đặt điện thoại và các dịch vụ khác mà công ty điện thoại cung ứng

Thông tin tiêu thụ và an toàn

Các mã vùng và các múi giờ

Mã bưu chánh của thành phố bạn và các vùng xung quanh

Thông tin giao thông thành phố

Các sự việc và thông tin ở thành phố bạn: khí hậu, dân số, chính phủ, lịch sử, thư viện, giáo dục, thể thao, cơ sở y tế, nghệ thuật và giải trí, các điểm du lịch và nhiều nữa.

Cuối cùng, danh bạ thường được chia thành hai vùng: các trang trắng (White Page) gồm tên, địa chỉ, số điện thoại của các cá nhân và công ty và được xếp theo thứ tự mẫu chữ cái (ví dụ: Abrams, Richard J; Arnold Trucking Company; Atkinson, R.H). Các trang vàng (Yellow Page) gồm các doanh nghiệp, tổ chức, kho, chuyên gia và các dịch vụ được xếp theo mục (Banks, Beauty Salons, Bicycle Dealers...) và theo thứ tự chữ cái. Các quảng cáo trong phần này cung cấp nhiều thông tin hơn là chỉ có các địa chỉ và số điện thoại. Chúng thường cho biết giờ mở cửa, các credit card được chấp nhận, vị trí và các thông tin đặc biệt khác. Trong nhiều thành phố lớn (như New York chẳng hạn) thông tin nhiều đến nỗi các Trang Trắng và Trang Vàng được xuất bản thành nhiều tập riêng biệt.

TOPICS