CÂU 2: Quản trị là gì? Trình bày các chức năng cơ bản của quản trị? Phân tích mối quan hệ giữa cấp bậc của nhà quản trị và các kỹ năng quản trị

Quản trị là quá trình điều phối để đạt được mục tiêu của tố chức một cách có hiệu suất và hiệu quả cao nhất bằng và thông qua người khác trong một môi trường luôn biến động.

Quản trị là quá trình sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu thông qua các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát.

Quản trị là nghệ thuật thực hiện công việc thông qua người khác.

Quản trị là quá trình tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt mục tiêu của tổ chức.

(giải thích từ chuyên ngành)

Quản trị có 4 chức năng cơ bản:

Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể để thực hiện mục tiêu và phát triển một hệ thống kế hoạch toàn diện nhằm phối hợp các hoạt động với nhau.

Tổ chức là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức. Bao gồm xác định những việc phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết kế thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao.

Lãnh đạo là

-       Hiểu biết động cơ và hành vi của những người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những  người khác.

-       Chọn lọc những phong cách làm việc cho phù hợp với những đối tượng cùng hoàn cảnh và sở trường của người lãnh đạo

-       Giải quyết các xung đột giữa các cá nhân, thắng được sức ỳ của các thành viên.

Kiểm soát là quá trình xem xét (so sánh, đối chiếu kết quả) các hoạt động nhằm mục đích làm cho các hoạt động đạt kết quả tốt hơn. Đồng thời, ktra giúp phát hiện những sai sót, lệch lạc để có biện pháp khắc phục, bảo đảm cho hoạt động thực hiện đúng hướng, đúng mục tiêu đề ra.

(phân tích mối quan hệ)

Có 3 cấp bậc quản trị

Quản trị viên cấp cao:  là các nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc tối cao trong một tổ chức, chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức

-       Phát triển và xem xét các kế hoạch và chiến lược dài hạn;

-       Điều phối hoạt động và đảm bảo sự hợp tác giữa các bộ phận;

-       Đánh giá tổng quát tình hình hoạt động của các bộ phận khác nhau;

-       Tham gia vào quá trình tuyển chọn nhân sự chủ chốt của công ty;

-       Thảo luận và bàn bạc với các quản trị viên cấp dưới về các vấn đề chung.

Quản trị viên cấp trung: là nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên cao cấp, nhưng trên các quản trị viên cấp cơ sở

-       Lập kế hoạch trung hạn và chuẩn bị cho kế hoạch dài hạn để các QTV cấp cao xem xét;

-       Điều phối hoạt động của bộ phận mình phụ trách bao gồm các công việc:Thiết lập chính sách bộ phận;Xem xét các báo cáo hàng ngày, hàng tuần về tình hình sản xuất kinh doanh; Bàn bạc với các QTV cấp dưới vấn đề sản xuất, nhân sự, bán hàng v.v…; Tham gia vào quá trình tuyển dụng và lựa chọn nhân sự.

QTV cấp cơ sở: là những QTV ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng 1 tổ chức

-       Lập kế hoạch chi tiết và ngắn hạn;

-       Phân công nhiệm vụ cụ thể;

-       Quan sát hoạt động của cấp dưới;

-       Giám sát các công việc hàng ngày;

-       Đánh giá thành tích cấp dưới;

-       Duy trì mối quan hệ mật thiết với nhân viên thừa hành.

Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị

Kỹ năng chuyên môn: là khả năng của nhà quản trị thể hiện được kiến thức và tài năng trong quá trình quản trị các hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình. Nó bao gồm kỹ năng thực hiện các hoạt động chuyên môn (bao gồm kiến thức và kỹ năng đối với một lĩnh vực chuyên môn cụ thể) và kỹ năng thực hiện các quy trình quản trị.(khả năng vận dụng kiến thức và kỹ năng đó vào công việc cụ thể).

Kỹ năng nhân sự liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển nhân sự. Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho bất kỳ quản trị viên nào là:

-       Khả năng diễn đạt các ý tưởng bằng lời và hành động, biết cách thông đạt hữu hiệu

-       Kỹ năng trình bày viết và nói

-       Kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi

-       Xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cách tác động và hướng dẫn nhân sự. Có được sự tín nhiệm của đồng nghiệp và cấp dưới.

-       Đánh giá đúng và thấu hiểu con người

-       Khả năng dành quyền lực và tạo ảnh hưởng đối với người khác (lãnh đạo, huấn luyện, cố vấn)

-       Khả năng xây dựng mối quan hệ và làm việc theo nhóm

-       Giải quyết tốt các mâu thuẫn trong tập thể

-       Khả năng làm việc trong môi trường đa dạng

-       Động viên, khuyến khích người khác làm việc và sáng tạo

Kỹ năng khái quát hóa:

-       Khả năng phát hiện, phân tích và giải quyết các vấn đề

-       Khả năng thu thập và sử dụng các thông tin để giải quyết vấn đề

-       Có sự hiểu biết rõ về doanh nghiệp mình và ngành kinh doanh

-       Dự báo được những cơ hội và đe dọa đối với tổ chức để có phương tiện có phương án chủ động.

Mối quan hệ

(vẽ hình)

Kỹ năng chuyên môn rất cần cho QTV cấp cơ sở hơn là cho cấp QTV trung gian hoặc cao cấp.

Kỹ năng nhân sự đối với mọi cấp QTV đều cần thiết như nhau trong bất kỳ tổ chức nào, dù là ở phạm vi kinh doanh hoặc phi kinh doanh.

Kỹ năng khái quát hóa là kỹ năng khó hình thành và khó nhất nhưng lại có vai trò đặc biệt quan trọng nhất là đối với quản trị viên cấp cao.

Tóm lại, cấp bậc QTV càng lên cao càng cần kỹ năng khái quát hóa và cấn kỹ năng chuyên môn ít hơn. Kỹ năng nhân sự đối với các cấp QTV đều cần thiết như nhau.