CÂU 3 : Trình tự chấp nhận và phát bưu phẩm ghi số,bưu kiện

1.Trình tự chấp nhận BP ghi số, BK

a,Chấp nhận BP ghi số,BK trong nước

*)Chấp nhận bưu phẩm ghi số

-BP ghi số gửi lẻ:khi chấp nhận phải kiểm tra hàng hóa bên trong xem có thuộc diện cấm gửi không, kiểm soát kích thước, trọng lượng, cách gói bọc….

+GDV cung cấp phiếu gửi BPGS BĐ1, hướng dẫn khách hàng ghi

+GDV phải kiểm soát ndung bưu gửi,thông tin trên bưu gửi và BĐ1,yêu cầu KHàng điều chỉnh nếu cần

+Cân khối lượng của bưu gửi, tra bảng tính cước

+Ghi khối lượng,giá cước lên mặt trước of bưu gửi và BĐ1

+Dán mã vạch lên bưu gửi, BĐ1

+kí tên,đóng dấu ngày vào BĐ1

+Lập hóa đơn BC01

+Thu tiền, giao BC01, liên 2 BĐ1 cho  khách hàng

+Dán tem và in dấu thu cước thay tem lên BP , đóng dấu ngày hủy tem và 1 dấu ngày vào khoảng trống vỏ bọc.

+Liên 1 BĐ1 lưu tại bưu cục, cuối ngày đóng thành tập để tra cứu khi cần thiết

+Làm thủ tục chuyển bưu phẩm cho bộ phận tiếp theo

-Bưu phẩm ghi số gửi nhiều

+GDV cung cấp phiếu BPGS BC16, hướng dẫn KH ghi

+GDV kiểm soát từng bưu gửi, đối chiếu với bảng kê thông tin trên BG và BC16,nếu có sai sót yêu cầu điều chỉnh

+Cân khối lượng từng bưu gửi, tính cước từng bưu gửi

+Ghi khối lượng và giá cước lên mặt trước từng BG và từng dòng tương ứng trên bảng kê BC16

+Dán mã vạch lên bưu gửi,BC16

+Lập hóa đơn BC01

+Thu tiền, giao BC01, liên 2 của BC16 cho KH

+Liên 1 của BC16 lưu tại bưu cục, cuối ngày đóng thành tập để tra cứu khi cần thiết

+Có thể cung cấp trước mã vạch và ấn phẩm BC16 cho KH gửi thường xuyên với số lượng lớn, hướng dẫn KH tự hoàn chỉnh số hiệu trên BG và lập bảng kê trước khi đến bưu cục làm thủ tục nhận gửi

*)Chấp nhận bưu kiện

-BK lẻ:

+Tra danh bạ xem bưu cục nơi ng nhận ở đã mở dvu BK chưa?

+Khi chấp nhận phải kiểm soát hàng hóa bên trong xem có thuộc diện cấm gửi không, kiểm soát kích thước, trọng lượng, cách gói bọc, cách ghi họ tên địa chỉ có đúng quy định hay ko? Nếu có sai sót thi GDV yêu cầu KH gói lại và kiểm soát gói bọc của KH và kiểm tra lại những thông tin mà KH đã sửa.

+GDV cung cấp phiếu gửi BK1, hướng dẫn KH ghi

+Cân khối lượng of bưu gửi,tra bảng tính cước

+Ghi khối lượng, giá cước lên mặt trước BG và BK1

+Dán mã vạch lên bưu kiện và BK1

+Hoàn chỉnh BK1,ghi ngày tháng,kí tên, đóng dấu ngày

+Lập hóa đơn BC01

+Thu tiền,giao BC01, liên 3 của BK1 cho KH

+Liên 1 của BK1 lưu tại BC, cuối ngày đóng thành tập để tra cứu khi cần thiết, liên 2 của BK1 ghim cùng với bưu kiện gửi đi

+Làm thủ tục chuyển BK cho bộ phận tiếp theo

-Gửi BK với số lượng nhiều:

+Khi chấp nhận phải kiểm soát hàng hóa bên trong xem có thuộc diện cấm gửi ko?

+Cung cấp và hướng dẫn KH điền đầy đủ thông tin vào bản kê BC16.

+Lấy thứ tự số BK2 dán lên mỗi BK và ghi số hiệu đó vào dòng tương ứng trên bảng kê cho đến BK cuối cùng.

+Cân, ghi khối lượng, tiền cước vào từng BK và từng dòng tương ứng trên bản BC16

+Lấy thứ tự số BK2 dán lên mỗi BK và ghi số hiệu đó vào dòng tương ứng trên bảng kê cho đến BK cuối cùng.

+Cân,ghi khối lượng, tiền cước vào từng BK và từng dòng tương ứng trên bản kê BC16.

+Ghi tổng số khối lượng BK  bằng số và bằng chữ, ghi ngày tháng năm. Kí tên, đóng dấu ngày trên cả 2 liên BC16.

+Thu tiền cước BK và dv cộng them, cấp hóa đơn BC01 cho KH( nếu thanh toán bằng tiền mặt) hoặc ghi vào sổ theo dõi ( nếu gửi ghi nợ)

+Sau đó, căn cứ nội dung thông tin trên BC16 lập phiếu gửi BK1 thay cho KH. Mỗi BKvào 1 phiếu gửi BK1 riêng. Có thể in họ tên địa chỉ người gửi nhiều bản rồi dán vào BK1.

+Để nghị Kh kí và ghi rõ họ tên trên BC16.

+Kí tên trên BC16, 1 liên lưu tại BC, 1 liên giao cho người gửi.

b,Chấp nhận BPGS, BK đi nước ngoài

*)Chấp nhận BPGS đi nước ngoài

-Ấn phẩm sử dụng :

+ Phiếu gửi BĐ1(gửi nhiều dùng BC16)

+ Nhãn hải quan CN22

+ Tờ khai hải quan CN23(dùng khi gtti hàng hóa >300 SDR)

+ Bảng kê gửi hàng xuất khẩu

-Thủ tục nhận gửi

+Trường hợp BG là thư hay bưu thiếp gửi ra nc ngoài thì thủ tục nhận gửi giống như trong nước, lưu ý trong mục hướng dẫn nghiệp vụ trong BĐ1 phải ghi rõ gửi theo đường hàng ko hay đường bộ

+Trường hợp BG là hàng hóa:

(+) Hướng dẫn và kiểm tra các điều kiện nhận gửi : khối lượng, kích thước, cách thức gói bọc, cách ghi địa chỉ, họ tên của người nhận. Nếu cần GDV yêu cầu KH điều chỉnh

(+)GDV cung cấp ấn phẩm BĐ1 và hướng dẫn KH ghi,cung cấp hướng dẫn KH ghi đầy đủ trong bản kê gửi hàng xuất khẩu, tờ nhãn hải quan CN22, nếu gtri HH >300SDR thì cung cấp thêm CN23

(+) Dán mã vạch lên bưu phẩm, dán cả vào BĐ1. Tại mục chú dẫn nghiệp vụ thì KH phải ghi là đường bay hay đường bộ, DV cộng thêm nếu có

(+) GDV cân BG, tính cước( Tính cước DV cơ bản và DV cộng thêm)ghi klg, giá cước lên bưu gửi và BĐ1

(+) GDV thu tiền cước, lập hóa đơn BC01

(+) Giao BC01 và liên 2 của BĐ1 cho KH

Trong trường hợp hàng hóa cần làm thủ tục hải quan thì GDV tính cước và thu cước xuất trình hải quan, tạm thu thuế và xuất biên lai BC06. Nếu thuế tạm thu thiếu thì KH phải trả thêm, nếu tạm thu thừa thì hoản trả cho KH+ (+)Liên 1 của BĐ1 lưu tại BC, cuối ngày đóng thành tập để tra cứu khi cần thiết

(+) Lập phiếu chuyển BĐ3

*)Chấp nhận BK nước ngoài

-Ấn phẩm sử dụng : CP72 (phiếu gửi BK ra nc ngoài), CN23, CN22, bảng kê gửi hàng xuất khẩu

-Thủ tục:

+GDV hướng dẫn, kiểm tra các điều kiện nhận gửi: kích thước, khối lượng,..cách ghi họ tên,địa chỉ ng gửi,ng nhận

+Cung cấp ấn phẩm CP72, hướng dẫn KH ghi,cung cấp hướng dẫn KH kê khai trên bảng kê gửi hàng xuất khẩu, nếu trường hợp nước nhận yêu cầu thêm ấn phẩm CN23 thì GDV cung cấp phải chuyển thêm phiếu CN23

+Dán mã vạch lên trên BK và CP72. Tại mục chú dẫn nghiệp vụ ghi rõ đường bộ hay đường bay, DV cộng thêm nếu có

+GDV cân và tính cước. Ghi khối lượng, tiền cước lên CP72

+GDV thu tiền và hoàn chỉnh CP72

+Lập hóa đơn và giao liên 4 của CP72 cho KH

+Làm thủ tục chuyển BK cho bộ phận tiếp theo

Trường hợp HH gửi đi cần làm thủ tục hải quan thì GDV tạm thu thuế và xuất biên lai BC06. Nếu thuế tạm thu thiếu thì KH phải trả thêm, nếu thừa thì hoàn trả lại cho KH

2.Trình tự phát bưu phẩm ghi số, bưu kiện

a,Thủ tục phát BP ghi số,BK trong nc

-B1: GDV yêu cầu người nhận xuất trình giấy tờ tùy thân có dán ảnh, giấy mời lĩnh BPBK BC10 hoặc thêm giấy ủy quyền nếu là trường hợp ủy quyền

-B2: GDV tìm BPBK có liên quan

-B3: Đối chiếu họ tên người nhận trên giấy tờ với mặt trc BPBK

-B4: Ghi loại giấy tờ, số hiệu, lấy chữ kí người nhận vào BC10

-B5: Phát BPBK cho người nhận (thu tiền cước thiếu nếu có)

-B6: Hoàn chỉnh BC10

-B7: Lưu BC10 làm chứng từ (có thể kèm theo giấy tờ ủy quyền + BK1 nếu BG là BK)

b, Phát BP ghi số,bưu kiện từ nc ngoài về:

*)Thủ tục phát BPBK tại bưu cục có tổ chức hải quan:

-GDV xem giấy tờ của ng nhận,nếu hợp lệ thì căn cứ vào giấy mời lấy BPBK kèm phiếu gửi CP72(nếu là Bk)chuyển sang cho bộ phận hải quan và mời ng nhận làm thủ tục nhập khẩu

-Sau khi BPBK đã hoàn thành thủ tục hải quan,GDV ktra đầy đủ việc ghi chú dẫn or đóng dấu của hải quan “đã làm thủ tục hải quan” trên BPBK và phiếu gửi CP72

-Nếu đủ thủ tục,thu cước xuất trình hải quan và các khoản thu khác(nếu có)ở ng nhận

-Ghi giấy tờ CMND,lấy chữ kí of ng nhận vào phiếu phát

-Phát BPBK cho ng nhận

*)Phát tại bưu cục ko có tổ chức hải quan:

Khi nhận đc BPBK từ bưu cục ngoại dịch or bưu cục kiểm quan chuyển đến thì :

-Xem xét BPBK đã đủ thủ tục hải quan chưa

-Xem xét giấy báo thuế(nếu có)

-Lập BC10 mời ng nhận đến nhận

-Khi phát thực hiện như phát tại bưu cục có tổ chức hải quan,thu tiền thuế và lệ phí hải quan theo các giấy báo đính kèm BPBK

-Cước xuất trình hải quan(nếu có)ghi vào BC10,lập BC06 để thu

-GDV ghi các thông tin dành cho bưu điện,kí tên và đóng dấu ngày vào 2 bản giấy báo thuế giao cho ng nhận 1 bản còn 1 bản trả lại cho hải quan

-Vào sổ theo dõi thuế hải quan BC12.Tiền thuế và lệ phí thu đc thanh toán với Trung tâm bưu chính liên tỉnh và quốc tế khu vực