PTTK chuong 1
Chöông 1
Heä thoâng tin
Muïc ñích yeâu caàu
- Trình baøy caùc khaùi nieäm cô baûn veà heä thoáng thoâng tin.
- Ba möùc tröøu töôïng cuûa HTT
- Doøng thoâng tin, döõ lieäu, xöû lyù, söï phuø hôïp caùc chöùc naêng cuûa heä thoâng tin.
- Caùc kiểu chính của hệ thống thoâng tin trong tổ chức
Noäi dung
I. Khaùi nieäm heä thoáng
I.1 Ñònh nghóa
I.2 Khaùi nieäm heä thoâng tin cuûa moät toå chöùc
I.3 Haønh ñoäng chöông trình hoùa ñöôïc vaø caùc quyeát ñònh
I.4 Heä thoâng tin töï ñoäng hoùa ñöôïc
II.Heä thoâng tin töï ñoäng hoùa
II.1 Ñònh nghóa
II.2 Caùc phaân heä chöùc naêng cuûa heä thoâng tin töï ñoäng hoùa
II.3 Heä thoâng tin töï ñoäng hoùa tích hôïp
II.4 Tham soá hoùa
III.Ba möùc tröøu töôïng hoùa heä thoâng tin
IV. Doøng thoâng tin
IV.1 Nguyeân lyù
IV.2 Khaùi nieäm söï kieän.
V. Döõ lieäu
V.1 Khaùi nieäm thöïc theå
V.2 Khaùi nieäm keát hôïp
V.3 Thuoäc tính
V.4 Phaân loaïi caùc thöïc theå
V.5 Phaân loaïi caùc keát hôïp
V.6 Phaân loaïi caùc phaùt sinh
VI. Xöû lyù
VI.1 Trình baøy
VI.2 Xeáp loaïi hoaït ñoäng theo kieåu xöû lyù
VI.3 Xöû lyù thuû coâng vaø töï ñoäng
VII. Söï phuø hôïp cuûa vieäc vaän haønh heä thoáng
VIII. CÁC KIỂU CHÍNH CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC:
VIII.1 Các kiểu khác nhau của hệ thống thông tin
VIII.2 Sáu kiểu hệ thống thông tin
Caâu hoûi vaø baøi taäp coù höôùng daãn chöông 1
I. KHAÙI NIEÄM HEÄ THOÁNG (HT)
I.1 Ñònh nghóa
Moät heä thoáng laø moät taäp hôïp caùc phaàn töû vaät chaát hay phi vaät chaát (ngöôøi, maùy, caùc phöông phaùp, caùc quy taéc…) töông taùc vôùi nhau ñeå chuyeån caùc phaàn töû (phaàn töû vaøo) thaønh caùc phaàn töû (phaàn töû ra) baèng moät quy trình.
Ví duï: Moät noài hôi ñaõ chuyeån than thaønh nhieät nhôø vaøo söï chaùy.
Moät heä thoáng coù theå ñöôïc kieåm soaùt bôûi moät heä thoáng khaùc goïi laø heä thoáng ñieàu khieån.
Ví duï: Ngöôøi ta coù theå nhaän ñöôïc nhieàu hay ít nhieät tuøy vaøo ñieàu chænh thöïc hieän treân loø hôi, nhieät ngaén hay daøi tuøy theo löôïng than. Ngöôøi thao taùc thöïc hieän caùc ñieàu chænh vaø kieåm tra doøng than vaøo taïo thaønh moät heä thoáng ñieàu khieån nhaèm thoûa muïc tieâu (möùc nhieät löôïng) nhôø caùc meänh leänh taùc ñoäng vaøo heä thoáng vaät lyù (noài hôi).
Trong chöông naøy chuùng toâi chæ giôùi haïn vieäc khaûo saùt caùc heä thoáng ñöôïc taïo thaønh töø caùc toå chöùc (xí nghieäp, taäp hôïp caùc xí nghieäp…) vaän haønh nhaèm thöïc hieän moät soá muïc tieâu naøo ñoù.
Moät heä thoáng vaät lyù nhö theá naøy coøn goïi laø moät heä thoáng taùc nghieäp bieán ñoåi moät doøng vaät chaát vaøo (nguyeân lieäu, taøi chiùnh,…) thaønh moät doøng vaät chaát ra (saûn phaåm cuoái cuøng, doøng taøi chính…)
Ví duï:
Hình 1.1
Maët khaùc moät heä quaûn lyù hay heä ñieàu khieån tieán haønh ñieàu chænh hay kieåm tra heä taùc nghieäp ñeå quyeát ñònh haønh vi cuûa heä naøy phuï thuoäc vaøo muïc tieâu coá ñònh.
Heä thoáng naøy goàm, ví duï boä phaän taøi chính, boä phaän thöông maïi, boä phaän saûn xuaát… Noù tieáp nhaän töø heä taùc nghieäp caùc thoâng tin lieân quan ñeán heä thoáng (maø moät soá trong chuùng laø nhöõng bieán cô baûn, cho pheùp ño ñöôïc söï sai bieät vôùi muïc tieâu) vaø taùc ñoäng laïi qua caùc quyeát ñònh (meänh leänh) ñeán caùc quaù trình cuûa heä taùc nghieäp baèng söï ñieàu chænh (coá ñònh hoùa nhòp ñoä saûn xuaát, quyeát ñònh tung ra moät loaït saûn phaåm môùi hay thay ñoåi giaù baùn moät maët haøng naøo ñoù…).
Hình 1.2
Giao dieän giöõa heä taùc nghieäp vaø heä ñieàu khieån toaøn boä toå chöùc ñang phaùt trieån laø moät heä thoâng tin, ñoái töôïng cuûa chöông naøy.
I.2 Khaùi nieäm heä thoâng tin cuûa moät toå chöùc.
Heä thoâng tin goàm caùc phaàn töû khaùc nhau (coâng nhaân vieân, maùy tính, maùy tính ñieän töû, quy taéc, caùc phöông phaùp…)baûo ñaûm löu tröõ vaø xöû lyù thoâng tin coù lieân quan ñeán heä taùc nghieäp ñeå cho heä ñieàu khieån söû duïng. Ngoaøi ra noù cuõng coù theå tieáp nhaän thoâng tin lieân quan ñeán caùc quyeát ñònh höôùng vaøo chính heä ñieàu khieån. Cuoái cuøng heä thoâng tin coù theå phaùt ra caùc thoâng tin töông taùc cho heä taùc nghieäp, nghóa laø noù coù theå taùc ñoäng leân heä taùc nghieäp (ví duï heä taùc nghieäp chæ coù theå cung caáp saûn phaåm cho khaùch haøng neáu heä thoâng tin nhaän ñöôïc thoâng tin veà vieäc toàn tröõ cuûa saûn phaåm naøy).
Ví duï:
Hình 1.3
Heä thoâng tin “hieåu” caùc doøng cuûa heä taùc nghieäp (phieáu ñaët haøng, phieáu giao haøng, hoùa ñôn…) vaø caùc döõ lieäu keá toaùn ñöôïc duøng ví duï nhö kieåm tra quaûn lyù. Heä thoâng tin moät maët lieân heä vôùi moâi tröôøng noäi (heä ñieàu khieån vaø heä taùc nghieäp), maët khaùc vôùi moâi tröôøng ngoaïi (khaùch haøng, nhaø cung caáp…)
Hai moâi tröôøng naøy taïo thaønh “theá giôùi” ngoaïi cuûa heä thoâng tin.
Heä thoâng tin laø boä nhôù (kyù öùc) cuûa toå chöùc.
Veà ñieåm naøy noù theå hieän maët tónh:
- Ñaêng kyù (ghi) nhöõng söï kieän xaûy ra ôû theá giôùi ngoaïi trong moät taäp hôïp ñöôïc löu tröõ coù theå ñöôïc xem nhö laø cô sôû thoâng tin (CSTT).
- Ñaêng kyù (ghi) caùc caáu truùc döõ lieäu, caùc quy taéc vaø caùc raøng buoäc cuûa theá giôùi ngoaïi baèng caùch theå hieän trong moät taäp hôïp ñöôïc löu tröõ coù theå ñöôïc xem nhö moâ hình döõ lieäu (MHDL).
Noù cuõng theå hieän maët ñoäng:
- Khaû naêng caäp nhaät caùc döõ lieäu ñöôïc löu chöùa trong cô sôû thoâng tin.
- Khaû naêng (ñoái vôùi moät heä thoáng) thích nghi thay ñoåi caáu truùc, quy taéc vaø raøng buoäc cuûa moâ hình döõ lieäu tieáp theo nhöõng thay ñoåi xaûy ra ôû theá giôùi ngoaïi vaø phaûn aùnh vaøo heä thoâng tin.
Maët ñoäng cuûa heä thoáng thoâng tin (HTT) taïo neân boä xöû lyùthoâng tin (noùi moät caùch khaùc laø phaân heä xöû lyù thoâng tin).
Moãi söï vieäc hoaëc söï kieän xaûy ra ôû theá giôùi ngoaïi taïo neân moãi thoâng baùo cho boä xöû lyù thoâng tin. Thoâng baùo chöùa meänh leänh vaø thoâng tin.
Nhôø caùc quy taéc tìm ñöôïc trong moâ hình, boä xöû lyù thoâng tin dieãn dòch thoâng baùo vaø tieán haønh nhöõng thay ñoåi trong cô sôû thoâng tin (hay trong chính moâ hình) vaø/ hoaëc khoâi phuïc moät thoâng baùo caùc thoâng tin veà cô sôû hay moâ hình.
Boä xöû lyù thoâng tin coù theå goàm ngöôøi vaø maùy.
Hình 1.4
I.3 Haønh ñoäng chöông trình hoùa ñöôïc vaø caùc quyeát ñònh.
Trong moät heä thoáng caùc haønh ñoäng chöông trình hoùa ñöôïc (vôùi maùy tính ñieän töû hay khoâng coù maùy tính ñieän töû) laø nhöõng haønh ñoäng xaùc ñònh ñaàu ra duy nhaát döïa vaøo ñaàu vaøo.
Ví duï: Bieát caùc buùt toaùn xaùc ñònh duy nhaát baûng caân ñoái môùi. Toàn taïi moät quy taéc duy nhaát hoaøn toaøn hieån (hình thöùc hoùa ñöôïc) cho pheùp ta suy ra baûng caân ñoái môùi töø baûng caân ñoái cuõ xuaát phaùt töø caùc buùt toaùn cuõ. Noùi moät caùch khaùc baûng caân ñoái môùi (ñaàu ra) ñöôïc xaùc ñònh nhôø bieát ñaàu vaøo (caùc buùt toaùn). Khi ñoù chuùng ta noùi raèng heä thoáng laø tieàn ñònh.
Trong tröôøng hôïp naøy ñaàu vaøo V xaùc ñònh ñaàu ra R moät caùch duy nhaát: R = f (V).
Hình 1.5
Nhöng moät heä thoáng coù theå rôi vaøo tình huoáng thoâng tin khoâng ñaày ñuû. Trong tröôøng hôïp naøy ñaàu vaøo V daãn ñeán nhieàu ñaàu ra R: R1, R2…
Löïa choïn ñaàu ra thöïc hieän moät caùch hieäu quaû bôûi moät quyeát ñònh .
Hình 1.6
Hieåu bieát möùc ñoä toàn tröõ khoâng xaùc ñònh soá löôïng caàn phaûi ñaët haøng cho nhaø cung caáp. Boä phaän cung öùng seõ löïa choïn.
Nhieàu yeáu toá khoâng hình thöùc hoùa ñöôïc (tröïc giaùc kinh nghieäm ngheà nghieäp, lôïi ích caù nhaân, thoùi quen …) coù theå tham gia trong söï löïa choïn.
Tieán trình bieán ñoåi ñaàu vaøo thaønh ñaàu ra trong moät heä thoáng coù theå goàm:
- Nhöõng haønh ñoäng chöông trình hoùa.
- Löïa choïn (ra quyeát ñònh).
I.4 Heä thoâng tin töï ñoäng hoùa ñöôïc
Moät caâu hoûi ñaët ra laø ñieàu kieän naøo moät heä thoâng tin coù theå töï ñoäng hoùa ñöôïc (tin hoïc hoùa ñöôïc), noùi caùch khaùc ñieàu kieän naøo heä thoâng tin coù theå hoã trôï bôûi maùy tính ñieän töû?
Caàn nhöõng phaàn ñöôïc chöông trình hoùa vaø nhö vaäy coù caùc quy taéc hieån cho pheùp xaùc ñònh khoâng laäp lôø vaø duy nhaát ñaàu ra cuûa heä thoâng tin (HTT) xuaát phaùt töø caùc ñaàu vaøo.
Noùi caùch khaùc heä thoáng (HT) chæ goàm nhöõng haønh ñoäng chöông trình hoùa ñöôïc.
Noù caàn phaûi hình thöùc hoùa: bieát caùc ñaàu vaøo cho pheùp xaùc ñònh ñaàu ra bôûi caùc quy taéc chuyeån ñoåi hieån.
Chæ coù phaàn cuûa HTT chöùa caùc haønh ñoäng chöông trình hoùa ñöôïc (phaân heä hình thöùc hoùa ñöôïc) töï ñoäng hoùa.
Caùc löïa choïn khoâng hình thöùc hoùa ñöôïc do ñoù khoâng töï ñoäng hoùa ñöôïc. Chính ngöôøi seõ thöïc hieän löïa choïn.
Taát nhieân coù theå chuyeån vieäc löïa choïn thaønh caùc haønh ñoäng chöông trình hoùa ñöôïc baèng caùch döïa vaøo moät moâ hình.
Ví duï: Quyeát ñònh taùi cung öùng coù theå thöïc hieän nhôø moâ hình quaûn lyù toàn tröõ nhö sau: Neáu löôïng toàn kho < 500 caàn ñaët haøng 2000.
Trong tröôøng hôïp naøy quyeát ñònh ra tröôùc moät laàn cho maõi maõi (bôûi ngöôøi); moãi khi toàn kho xuoáng döôùi 500, ngöôøi ta aùp duïng moâ hình baèng caùch ñaët haøng 2000.
Ñieàu naøy khoâng coù gì khaùc haønh ñoäng ñöôïc chöông trình hoùa bôûi vì bieát löôïng toàn kho seõ xaùc ñònh moät caùch duy nhaát löôïng haøng caàn ñaët (f neáu löôïng toàn kho ≥ 500, 2000 neáu löôïng toàn kho < 500).
Ñeå coù moät phaân heä (PH) cuûa HTT töï ñoäng hoùa ñöôïc noù caàn phaûi hình thöùc hoùa, nghóa laø bieát ñaàu vaøo seõ xaùc ñònh ñaàu ra. Noùi moät caùch khaùc PH chæ goàm nhöõng haønh ñoäng chöông trình hoùa ñöôïc (coù theå xaûy ra vieäc chuyeån caùc löïa choïn thaønh caùc haønh ñoäng chöông trình hoùa ñöôïc nhôø moät moâ hình).
II. HEÄ THOÂNG TIN TÖÏ ÑOÄNG HOÙA (HTT-TÑH)
II.1 Ñònh nghóa
Moät HTT-TÑH laø moät PH cuûa HTT trong ñoù moïi bieán ñoåi coù yù nghóa caùc thoâng tin ñeàu thöïc hieän ñöôïc bôûi caùc maùy tính ñieän töû.
Noù cho pheùp löu tröõ vaø xöû lyù töï ñoäng caùc thoâng tin.
Hai lyù do xaùc ñònh tính ñuùng ñaén cuûa vieäc töï ñoäng hoùa moät HTT:
- Ñôn giaûn hoùa vaø caûi thieän coâng vieäc haønh chính (keá toaùn, laäp hoùa ñôn, laøm löông…) baèng vieäc töï ñoäng hoùa caùc thuû tuïc laëp vaø naëng nhoïc nhôø caùc thi haønh ñôn giaûn.
- Trôï giuùp ra quyeát ñònh: neáu quyeát ñònh thuoäc veà ngöôøi. Maùy tính ñieän töû (MTÑT) cung caáp cho ngöôøi quyeát ñònh nhöõng yeáu toá giuùp cho vieäc löïa choïn quyeát ñònh nhôø coù toái ña caùc thoâng tin coù theå coù. MTÑT coù khaû naêng löïa choïn vôùi toác ñoä lôùn trong soá khoái löôïng lôùn caùc döõ lieäu ñöôïc löu tröõ caùc döõ lieäu höõu ích cho vieäc ra quyeát ñònh (giuùp cho vieäc ñieàu haønh).
Ví duï: Thoáng keâ baùn haøng.
MTÑT coù theå duøng nhö laø moät coâng cuï moâ phoûng (vôùi caùc phaàn meàm nhö laø baûng tính ñieän töû (BTÑT) cho pheùp ngöôøi quaûn lyù öôùc löôïng nhanh choùng haäu quaû cuûa vieäc löïa choïn phöông aùn naøy hay phöông aùn khaùc ñeå coù theå laàn löôït tìm ñöôïc caùc quyeát ñònh toát nhaát coù theå coù.
II.2 Caùc phaân heä chöùc naêng cuûa HTT-TÑH
1. Trình baøy
Trong moät HTT-TÑH boä xöû lyù thoâng tin (khoâng neân nhaàm laãn vôùi boä xöû lyù cuûa MTÑT) goàm moät hoaëc nhieàu MTÑT ñieàu khieån bôûi ngöôøi söû duïng vaø phaàn meàm cô baûn (heä ñieàu haønh…). Caùc MTÑT naøy lieân heä vôùi theá giôùi ngoaïi bôûi caùc thieát bò ngoaïi vi truyeàn thoâng, thieát bò thu thaäp döõ lieäu vaø ngöôøi thu thaäp döõ lieäu thuû coâng; lieân heä vôùi cô sôû thoâng tin nhôø caùc thieát bò löu tröõ. Moâ hình vaø cô sôû thoâng tin ñöôïc ghi nhôù ôû boä nhôù ngoaøi. Boä xöû lyù thoâng tin seõ tìm kieám trong moâ hình caùc chöông trình caàn thi haønh vaø caùc caáu truùc döõ lieäu caàn tuaân thuû (quy taéc vaø raøng buoäc) vaø tieán haønh tham chieáu hay caäp nhaät cô sôû thoâng tin (caùc taäp tin). Noù taïo ra caùc keát quaû caàn phaûi thoâng baùo cho theá giôùi ngoaïi.
Hình 1.7: HTT-TÑH
Chuùng ta neâu baät boán phaân heä chöùc naêng:
Hai phaân heä noäi cuûa HTT – TÑH:
- Xöû lyù töï ñoäng
- Ghi nhôù/ Löu tröõ
Hai phaân heä giao dieän vôùi theá giôùi ngoaïi (xöû lyù truyeàn thoâng):
- Thu thaäp
- Truy caäp
2. Ghi nhôù
Ghi nhôù laø chöùc naêng löu tröõ caùc thoâng tin:
- Löu tröõ caùc chöông trình vaø caáu truùc döõ lieäu.
- Löu tröõ döõ lieäu (taäp tin hoaëc cô sôû döõ lieäu)
Löu tröõ ñaàu laø ghi nhôù moâ hình, löu tröõ sau laø ghi nhôù thoâng tin. Löu tröõ naøy thöïc hieän ôû boä nhôù ngoaøi.
3. Xöû lyù töï ñoäng (XLTÑ)
XLTÑ laø chöùc naêng goàm xöû lyù döõ lieäu ñöôïc ghi nhôù hoaëc xuaát phaùt töø theá giôùi ngoaïi (thu thaäp). Noù thöïc hieän bôûi MTÑT. Noù khôûi ñoäng bôûi caùc söï vieäc xaûy ra ôû theá giôùi ngoaøi vaø ñöôïc dieãn dòch nhö caùc söï kieän mang thoâng tin maø ngöôøi ta tieán haønh thu thaäp.
XLTÑ ñeán löôït mình taïo neân caùc thoâng tin ra (truy caäp) döôùi daïng keát quaû coù theå xem nhö laø caùc söï kieän taïo bôûi heä thoáng khi phaûn xaï laïi caùc kích hoaït do söï kieän ban ñaàu gaây neân.
XLTÑ coù theå hoaøn chænh hoaëc khoâng.
Moät heä thoáng XLTÑ laø hoaøn chænh neáu noù goàm moät bieán ñoåi coù yù nghóa caùc döõ lieäu caàn xöû lyù.
XLTÑ goàm vieäc sao cheùp moät taäp tin chæ laø moät thay ñoåi ghi cheùp caùc döõ lieäu ban ñaàu khoâng laøm phong phuù theâm noù. Ñaây laø XLTÑ khoâng hoaøn chænh (XLTÑ – KHC).
XLTÑ hoaøn chænh (XLTÑ –HC) laø caùc loaïi sau:
- Kieåm söûa: goàm hôïp thöùc hoùa döõ lieäu vaø loaïi caùc döõ lieäu khoâng tuaân thuû caùc raøng buoäc cuûa moâ hình (dò thöôøng). Loaïi xöû lyù naøy laøm phong phuù thoâng tin bôûi vì döõ lieäu khoâng hôïp thöùc ñöôïc chuyeån thaønh döõ lieäu hôïp thöùc.
Chuù yù: neáu moïi kieåm söûa ñöôïc thöïc hieän treân döõ lieäu ñöôïc thu thaäp, khi ñoù XLTÑ laø hoaøn chænh. Neáu chæ moät soá kieåm söûa ñöôïc thöïc hieän thì XLTÑ laø chöa hoaøn chænh.
- Caäp nhaät/ nhaät tu: goàm vieäc bieán ñoåi döõ lieäu cuûa cô sôû thoâng tin thaønh döõ lieäu coù caùc giaù trò môùi töø caùc thoâng tin ñöôïc mang bôûi caùc söï kieän ngoaïi hoaëc töø caùc döõ lieäu khaùc ñaõ ñöôïc ghi nhôù. Nhöõng nhaät tu naøy coù theå goàm vieäc theâm caùc döõ lieäu môùi, thay ñoåi moät soá döõ lieäu naøo ñoù hoaëc xoùa boû moät soá döõ lieäu.
- Tìm kieám: goàm vieäc löïa choïn trong soá caùc döõ lieäu cuûa cô sôû thoâng tin (CSTT) nhöõng döõ lieäu ñaùp öùng moät soá tieâu chuaån naøo ñoù maø giaù trò cuûa noù ñöôïc mang bôûi moät söï kieän hay baûn thaân noù cuõng ñöôïc ghi nhôù.
- Tính toaùn: goàm phaùt trieån caùc döõ lieäu môùi töø caùc döõ lieäu ñaõ ñöôïc thu thaäp hay ghi nhôù theo caùc quy taéc chính xaùc.
4. Thu thaäp
Thu thaäp laø xöû lyù goàm thoâng baùo cho HTT-TÑH caùc thoâng tin (TT) xuaát phaùt töø caùc söï kieän (SK) cuûa theá giôùi ngoaïi. Nhöõng TT naøy taïo thaønh caùc “vaøo” ngoaïi trong HTT-TÑH. Noù coù theå ñöôïc duøng tröïc tieáp bôûi XLTÑ hoaëc vöøa xöû lyù vöøa ghi nhôù. Nhö vaäy thu thaäp goàm bieán ñoåi caùc SK ngoaïi thaønh caùc “vaøo” trong ghi nhôù hay trong XLTÑ. Thu thaäp thöïc hieän bôûi ñôn vò chöông trình truyeàn thoâng lieân heä vôùi XLTÑ vaø xuaát phaùt töø caùc SK ngoaïi coù theå ghi treân caùc giaù mang.
5. Truy caäp (TC)
Truy caäp laø xöû lyù goàm vieäc bieán ñoåi caùc döõ lieäu ghi nhôù trong CSTT hay caùc döõ lieäu keát quaû xuaát phaùt töø xöû lyù töï ñoäng hoaøn chænh thaønh caùc “ra” ngoaïi höôùng veà theá giôùi ngoaïi. Moät “ra” ngoaïi taïo töø SK noäi, coù nghóa laø moät söï kieän saûn sinh bôûi HTT.
Hình 1.8
6. Vò trí cuûa HTT-TÑH trong HTT
Khoâng neân queân raèng HTT-TÑH chæ laø PH cuûa HTT. HTT goàm caùc phaàn thuû coâng vaø caùc phaàn töï ñoäng hay chính xaùc hôn nhöõng phaàn loàng vaøo nhau vöøa thuû coâng vöøa töï ñoäng.
Boä xöû lyù thoâng tin goàm caùc MTÑT ñoái vôùi caùc phaàn töï ñoäng, con ngöôøi vaø caùc phöông tieän khoâng töï ñoäng ñoái vôùi phaàn khaùc.
CSTT treân thöïc teá moät phaàn löu tröõ ôû boä nhôù ngoaøi, moät soá taäp tin vaãn ôû daïng thuû coâng.
Töông töï nhö vaäy ñoái vôùi moâ hình moät soá caùc qui taéc ôû ngoaøi moïi hoã trôï tin hoïc.
Moät soá xöû lyù cuûa HTT coù theå goàm vöøa caùc haønh ñoäng töï ñoäng vöøa caùc haønh ñoäng thuû coâng. Chuùng toâi goïi ñoù laø caùc xöû lyù töï ñoäng hoùa khoâng phaûi hoaøn toaøn töï ñoäng. Nhö vaäy, thu thaäp döõ lieäu ñoái vôùi HTT-TÑH laø xöû lyù töï ñoäng hoùa vì loàng vaøo noù coù caùc xöû lyù töï ñoäng hoùa nhöng khoâng phaûi xöû lyù töï ñoäng do coù thaønh phaàn quan troïng thuû coâng (ngöôøi söû duïng phaûi goõ döõ lieäu ñeå nhaäp vaøo maùy).
Taát nhieân moät xöû lyù töï ñoäng laø moät xöû lyù töï ñoäng hoùa.
Hình 1.9: Heä thoâng tin
Hình 1.10
II.3 HTT-TÑH tích hôïp
HTT-TÑH cuûa moät toå chöùc coù theå ñöôïc phaân raõ thaønh caùc PH TT töï ñoäng hoùa theo caùc lónh vöïc hoaït ñoäng.
Ví duï: Phaân heä baùn haøng, mua haøng, keá toaùn, quaûn lyù nhaân söï…
Moãi phaân heä goàm 4 chöùc naêng:
- Thu thaäp;
- Xöû lyù töï ñoäng;
- Ghi nhôù;
- Truy caäp
Caàn nghieân cöùu caùc moái lieân heä giöõa caùc phaân heä TÑH naøy.
Ví duï: Heä thoáng hoùa ñôn tieán haønh thu thaäp caùc ñôn haøng cuûa khaùch haøng (vaøo ngoaïi). HT baét ñaàu quaù trình laäp hoùa ñôn töø caùc döõ lieäu veà khaùch haøng vaø saûn phaåm ñöôïc ghi nhôù vaø cho pheùp ngöôøi söû duïng coù theå truy caäp hoùa ñôn (ra ngoaïi).
Trong HTT nhöng beân ngoaøi cuûa HTT-TÑH Hoùa Ñôn, hoùa ñôn ñöôïc chuyeån cho boä phaän keá toaùn thieát laäp caùc buùt toaùn khaùch haøng baùn, cuøng caùc buùt toaùn töông öùng vôùi thanh toaùn cuûa khaùch haøng.
Trong HTT-TÑH Keá Toaùn Khaùch Haøng ngöôøi ta tieán haønh thu thaäp caùc buùt toaùn naøy (vaøo ngoaïi) vaø HT taïo ra keát quaû (toång phaùt sinh taøi khoaûn khaùch haøng, caân ñoái khaùch haøng, baûng keâ cuûa caùc taøi khoaûn khaùch haøng, …) seõ ñöôïc truy caäp (ra ngoaïi).
HTT-TÑH toaøn cuïc coù theå khoâng phaûi laø heä tích hôïp. Thöïc vaäy caùc buùt toaùn khaùch haøng thieát laäp thuû coâng bôûi keá toaùn vieân vaø caàn phaûi thu thaäp trong heä thoáng Keá Toaùn Khaùch Haøng (vaøo ngoaïi cuûa HT Keá Toaùn Khaùch Haøng) chæ chöùa caùc thoâng tin suy ra caùc ra ngoaïi cuûa heä thoáng Hoùa Ñôn (caùc hoùa ñôn).
Nhö vaäy ngöôøi ta ñaõ thu thaäp caùc döõ kieän ñaõ coù, ñieàu naøy daãn ñeán laõng phí coâng cuûa keá toaùn vieân, coù theå coù caùc ruûi ro sai soùt vaø söï khoâng phuø hôïp giöõa hai HTT-TÑH.
Thu
thaäp
Truy
caäp
XL TÑH
Boä nhôù
PH Hoùa Ñôn
Thu
thaäp
Truy
caäp
XL TÑH
Boä nhôù
PH Keá Toaùn Khaùch Haøng
Vaøo ngoaïi
Ñôn haøng
Boä phaän
khaùch haøng
Ra ngoaïi
Hoùa ñôn
Vaøo ngoaïi
Buùt toaùn
Khaùch haøng
(baùn)
Buùt toaùn
Thanh toaùn
Ra ngoaïi
Baûn keâ
taøi khoaûn
Caân ñoái
khaùch haøng
Nhaéc nhôû
Boä phaän keá toaùn
Hình 1.11:Heä thoâng tin töï ñoäng hoùa toaøn cuïc (moät phaàn).
Ñeå khaéc phuïc tình traïng treân giaûi phaùp sau ñaây ñaõ ñöôïc ñeà xuaát.
Duøng moät taäp tin giao dieän giöõa hai HTT-TÑH: taäp tin nhaät kyù baùn haøng chöùa caùc buùt toaùn khaùch haøng baùn haøng phaùt trieån tröïc tieáp bôûi PH Hoùa Ñôn khi phaùt haønh caùc hoùa ñôn; taäp tin naøy seõ ñöôïc ñoïc tröïc tieáp bôûi phaân heä Keá Toaùn Khaùch Haøng, do vaäy traùnh ñöôïc vieäc thu thaäp buùt toaùn khaùch haøng baùn haøng sau ñoù.
Hai phaân heä ñaõ thoâng baùo vôùi nhau qua trung gian qua ghi nhôù chung (giao dieän) maø döõ lieäu ñöôïc taïo neân bôûi XLTÑH cuûa moät phaân heä (noäi) vaø duøng laïi bôûi XLTÑH cuûa moät phaân heä khaùc (vaøo noäi).
Vaøo/ Ra ngoaïi (thuû coâng) thöøa giöõa hai heä thoáng naøy ñöôïc thay theá bôûi Vaøo/ Ra noäi trong HT-TÑH hoaøn toaøn töï ñoäng baûo ñaûm lieân heä giöõa hai heä thoáng nhôø vaøo taäp tin giao dieän, Ra noäi cuûa moät phaân heä laø Vaøo noäi cuûa moät phaân heä khaùc.
Moät HTT-TÑH laø tích hôïp neáu cuøng moät thoâng tin, chæ thu thaäp moät laàn taïi moät ñieåm cuûa heä thoáng vaø ñöôïc phaûn aùnh trong moïi taäp tin coù lieân quan.
Hình 1.12: Moät HT toaøn cuïc vaø moät HT tích hôïp
II.4 Tham soá hoùa
Gioáng nhö moïi HT, moät HTT-TÑH muoán toàn taïi laâu daøi caàn phaûi coù khaû naêng thích nghi. Phaàn meàm caàn coù khaû naêng choáng choïi vôùi nhöõng thay ñoåi xaûy ra khi hieäu chænh chöông trình. Ñieàu naøy chæ coù theå thöïc hieän khi phaàn meàm ñöôïc tham soá hoùa cao.
Ví duï: thay vì laäp trình:
Neáu toàn kho < 200 thì ñaët haøng 2000.
Laäp trình tham soá nhö sau:
Neáu toàn kho < X thì ñaët haøng Y
Vaø MTÑT seõ ñoïc treân tin caùc giaù trò X vaø Y.
Töông töï nhö treân thay vì laäp trình:
Neáu maõ thueá giaù trò gia taêng = 1 thì
thueá giaù trò gia taêng = giaù trò ñôn ñaët haøng x 0.186
Neáu khoâng Neáu maõ soá thueá giaù trò gia taêng = 2 thì
thueá giaù trò gia taêng = giaù trò ñôn ñaët haøng x 0.3333
Neáu khoâng Neáu…
Ngöôøi ta laäp trình:
Neáu maõ thueá giaù trò gia taêng = maõ soá (I)
thì thueá giaù trò gia taêng = giaù trò ñôn haøng x thueá suaát (I).
MTÑT seõ ñoïc trong taäp tin thueá giaù trò gia taêng caùc döõ lieäu cuûa baûng maõ soá vaø thueá suaát.
Maõ soá thueá giaù trò gia taêng
Thueá suaát
1
0.186
2
0.3333
Neáu thueá suaát vôùi maõ soá 1 taêng leân 20% chæ caàn nhaäp tin baèng caùch thay 0.186 baèng 0.20.
Baèng caùch töông töï, ngöôøi ta theâm vaøo thueá suaát môùi maø khoâng phaûi hieäu chænh chöông trình hoùa ñôn.
Phaàn meàm taát nhieân caàn coù theâm chöông trình nhaät tu taäp tin thueá giaù trò gia taêng.
Tham soá hoùa = Tính khaû thích HTT-TÑH = Tin hoïc meàm vaø phaùt trieån.
Caùc phaàn meàm chuyeân duøng laø caùc phaàn meàm tham soá hoùa cao.
III. BA MÖÙC CUÛA VIEÄC TRÖØU TÖÔÏNG HOÙA MOÄT HEÄ THOÂNG TIN
Chuùng ta haõy trôû laïi khaùi nieäm toång quaùt nhaát cuûa moät heä thoâng tin.
Khi yù nieäm hoùa moät HTT caàn xeùt ba möùc nghieân cöùu:
- Möùc yù nieäm
- Möùc toå chöùc/ Möùc logic
- Möùc taùc nghieäp/ Möùc vaät lyù
Möùc yù nieäm goàm vieäc nhaän thöùc HTT, khoâng hình dung baát kyø yù nieäm naøo lieân quan ñeán vieäc toå chöùc noù veà maët döõ lieäu cuõng nhö maët xöû lyù.
Noù nhaèm traû lôøi cho caâu hoûi CAÙI GÌ? (nghóa laø laøm caùi gì, vôùi döõ lieäu naøo?) maø khoâng xeùt ñoaùn ñeán vaät chaát ñöôïc söû duïng laãn caùch toå chöùc laøm vieäc.
Möùc toå chöùc goàm tích hôïp vaøo phaân tích, caùc tieâu chuaån coù lieân quan ñeán toå chöùc (khaùi nieäm ñòa ñieåm, thôøi gian, taùc nhaân vaø caû vò trí laøm vieäc).
Xeùt veà maët xöû lyù ôû möùc naøy ngöôøi ta traû lôøi caùc caâu hoûi:
AI?
ÔÛ ÑAÂU?
KHI NAØO?
Vaø hình dung vieäc phaân coâng coâng vieäc giöõa Ngöôøi vaø Maùy.
Xeùt veà maët döõ lieäu ôû möùc naøy, ngöôøi ta baét ñaàu nghieân cöùu vieäc toå chöùc noù, tính ñeán caùc phaàn meàm ñöôïc söû duïng nhöng chöa quan taâm ñeán caùc phöông phaùp löu tröõ vaø truy caäp, nghóa laø ngöôøi ta xuaát phaùt töø caùch nhìn cuûa ngöôøi söû duïng (NSD) coù tính ñeán nhöõng raøng buoäc veà thieát bò laãn phaàn meàm.
Möùc taùc nghieäp mang laïi giaûi phaùp kyõ thuaät cho vaán ñeà ñaët ra. Noù nhaèm traû lôøi caâu hoûi laøm nhö theá naøo?
Veà phöông dieän döõ lieäu ôû möùc taùc nghieäp, ngöôøi thieát keá (NTK) thöïc hieän vieäc löïa choïn phöông phaùp löu tröõ vaø truy caäp (taäp tin vaät lyù).
Veà phöông dieän xöû lyù thoâng tin töï ñoäng ôû möùc taùc nghieäp, NTK nghieân cöùu caùch phaân chia thaønh caùc chöông trình.
Toång quaùt ôû möùc taùc nghieäp, ngöôøi thieát keá hình dung nhöõng raøng buoäc cuûa vieäc söû duïng taøi nguyeân vaät chaát.
Baûng sau ñaây heä thoáng hoùa caùc ñaëc tröng cuûa töøng möùc:
Möùc
Xöû lyù
Döõ lieäu
Löïa choïn
YÙ nieäm
Moâ hình yù nieäm
Moâ hình yù nieäm
Quaûn lyù
Toå chöùc/ logic
Moâ hình toå chöùc
Moâ hình logic[*]
Toå chöùc
Taùc nghieäp/ vaät lyù
Moâ hình taùc nghieäp
Moâ hình vaät lyù
Kyõ thuaät
IV. DOØNG THOÂNG TIN
IV.1 Nguyeân lyù
Caùc doøng vaøo hay ra moät HTT goàm nhöõng trao ñoåi sau:
Nhöõng söï vieäc xaûy ra trong heä taùc nghieäp (hay ôû theá giôùi ngoaøi) daãn ñeán caùc “söï kieän” mang thoâng tin lieân quan ñeán HTN vaøo HTT (hay daãn ñeán caùc söï kieän ñoøi hoûi tham khaûo). HTT ñaùp laïi baèng caùc thoâng tin töông taùc. Heä ñieàu khieån coù theå taïo neân caùc söï kieän mang caùc quyeát ñònh (hay caùc söï kieän ñoøi hoûi caùc tham khaûo caàn thieát ñeå ra caùc quyeát ñònh). Heä thoâng tin ñaùp laïi caùc thoâng tin (veà tình traïng HTN ñöôïc theå hieän trong HTT hay chính tình traïng cuûa HTT).
Hình 1.13: Töông taùc HTN – HTT, HTT – HÑK
Nhö vaäy chính caùc söï kieän ñaõ mang caùc thoâng tin trao ñoåi, do vaäy caàn phaûi chính xaùc hoùa khaùi nieäm söï kieän.
IV.2 KhaùI nieäm söï kieän
Moät söï kieän laø keát quaû cuûa moät söï vaät hay moät ñieàu gì ñoù xaûy ra maø ngöôøi ta nhaän thöùc ñöôïc. Töø luùc HTT caûm nhaän söï vieäc ñeán luùc nhaän thöùc ñöôïc söï vieäc caàn coù moät khoaûng thôøi gian.
HTT nhaän thöùc söï vieäc vaø taïo neân söï kieän gaây neân caùc phaûn xaï caàn thieát cuûa noù.
Hình 1.14: Quaù trình HTT nhaän thöùc söï vieäc vaø phaûn xaï töông öùng.
Söï kieän khôûi ñoäng moät taùc vuï thöïc hieän bôûi boä xöû lyù thoâng tin.
Ví duï: Boä phaän thöông maïi tham khaûo toàn kho ñeå xem coù theå nhaän ñôn ñaët haøng hay khoâng?
Coù theå xaûy ra tình huoáng phaûn öùng cuûa BXL-TT phuï thuoäc vaøo nhieàu söï kieän. Khi ñoù caàn xeùt ñeán söï ñoàng boä hoùa hay caùc ñieàu kieän hoaït hoùa caùc taùc vuï: taùc vuï chæ coù theå hoaït ñoäng khi moïi söï kieän tham gia ñoàng thôøi xaûy ra.
Ví duï: Neáu boä phaän thöông maïi chæ xöû lyù caùc ñôn ñaët haøng vaøo moät soá ngaøy, caàn phaûi chôø söï kieän ñeán ngaøy xöû lyù ñôn haøng ñeå cho moät ñôn ñaët haøng khôûi ñoäng moät taùc vuï.
Boä xöû lyù thoâng tin phaûn xaï baèng caùch nhaät tu cô sôû thoâng tin ñoàng thôøi phaùt ra moät söï kieän môùi.
Ví duï: Boä phaän thöông maïi ñaêng kyù ñôn ñaët haøng vaø phaùt haønh moät phieáu giao haøng.
Söï kieän môùi naøy ñeán löôït mình taïo moät phaûn xaï môùi cuûa HTT.
Ví duï: “Söï kieän phieáu giao haøng phaùt haønh” gaây ôû boä phaän kho taùc vuï “chuaån bò kieän haøng vaø giao cho khaùch haøng”, taùc vuï naøy ñeán löôït mình taïo neân söï kieän “giao haøng cho khaùch”.
Nhö vaäy ñaõ xaûy ra moät chuoãi lieân tieáp caùc söï kieän.
Moät söï kieän lieân quan ñeán moät meänh leänh cuûa BXL-TT, leänh naøy ñaëc taû caùc haønh ñoäng caàn thöïc hieän trong taùc vuï ñöôïc khôûi ñoäng vaø ñöôïc tìm thaáy trong moâ hình.
Moät söï kieän ñöôïc ñònh nghóa nhö laø moät keát quaû cuûa moät söï vieäc naøo ñoù xaûy ra ôû theá giôùi ngoaïi hay trong HTT.
Söï kieän mang thoâng tin, ñoù coù theå laø caùc döõ lieäu maø HTT chòu traùch nhieäm hay caùc döõ lieäu keát quaû hay caùc thoâng baùo hoài ñaùp laïi theá giôùi ngoaïi.
Nhöõng thoâng tin coù theå ñöôïc theå hieän treân caùc giaù mang (giaáy chaúng haïn).
Nhöõng döõ lieäu maø HTT caàn phaûi chòu traùch nhieäm taïo neân caùc phaùt sinh.
Caàn phaân bieät:
Söï kieän ngoaïi xuaát phaùt töø theá giôùi ngoaïi gaây neân phaûn xaï cuûa HTT. Söï kieän ngoaïi coù theå mang caùc phaùt sinh.
Söï kieän noäi xuaát phaùt töø chính HTT coù theå:
Hoaëc gaây neân moät phaûn xaï môùi cuûa HTT, trong tình huoáng naøy söï kieän noäi coù theå mang caùc phaùt sinh maø HTT phaûi chòu traùch nhieäm.
Hoaëc taïo neân caùc keát quaû löu yù theá giôùi ngoaïi (söï kieän keát quaû). Trong tröôøng hôïp naøy noù caàn mang caùc thoâng baùo cuûa HTT cho theá giôùi ngoaïi hoaëc caùc keát quaû.
Nhöõng phaùt sinh öùng vôùi söï kieän ngoaïi laø nhöõng phaùt sinh ngoaïi coù theå ñöôïc ghi nhôù trong cô sôû thoâng tin (neáu ngöôøi thieát keá muoán HTT “nhôù” caùc söï kieän naøy).
Nhöõng phaùt sinh töông öùng vôùi söï kieän noäi goïi laø phaùt sinh noäi.
Ví duï: Söï kieän “ñôn haøng” chöùa caùc phaùt sinh goàm caùc döõ lieäu maõ khaùch haøng, maõ maët haøng, löôïng ñaët haøng. Moät phaùt sinh noäi coù theå chöùa döõ lieäu ñôn giaù vaø toång soá tieàn.
V. DÖÕ LIEÄU
V.1 Khaùi nieäm thöïc theå
Moät thöïc theå laø moät theå hieän cuûa moät ñoái töôïng vaät chaát hay phi vaät chaát cuûa theá giôùi ngoaïi. Moãi moät thöïc theå coù caùc thuoäc tính.
Ví duï: ñoái töôïng khaùch haøng cuûa theá giôùi ngoaïi öùng trong HTT thöïc theå khaùch haøng, coù theå coù caùc thuoäc tính maõ khaùch haøng, hoï khaùch haøng, teân khaùch haøng, ñòa chæ khaùch haøng…
Ñoái töôïng phi vaät chaát ñôn haøng töông öùng trong HTT thöïc theå ñôn haøng vôùi caùc thuoäc tính thöù töï ñôn haøng, ngaøy thaùng naêm ñôn haøng…
V.2 Khaùi nieäm keát hôïp
Moät keát hôïp ñaûm traùch bôûi HTT söï vieäc toàn taïi moät quan heä giöõa caùc ñoái töôïng cuûa theá giôùi ngoaïi vaø theå hieän döôùi daïng keát hôïp caùc thöïc theå töông öùng.
Ví duï: giöõa thöïc theå ñôn haøng (Thöù töï ñôn haøng, Ngaøy thaùng naêm ñôn haøng) vaø thöïc theå Saûn phaåm (Maõ soá saûnphaåm, Teân saûn phaåm, Giaù ñôn vò saûn phaåm) coù theå toàn taïi keát hôïp Lieân quan theå hieän moät quan heä giöõa ñoái töôïng ñôn haøng vaø moät soá saûn phaåm naøo ñoù.
Ví duï: Ñôn haøng coù soá thöù töï 123 lieân quan ñeán caùc saûn phaåm X01, X25.
Moät keát hôïp cuõng coù theå coù caùc thuoäc tính nhö caùc thöïc theå.
Ví duï: Keát hôïp Lieân quan coù theå coù thuoäc tính soá löôïng theå hieän löôïng saûn phaåm maø ñôn haøng ñaõ ñaët.
DON HANG (TT_DHANG, NTN_DHANG)
LIEN QUAN (SLUONG)
SANPHAM (MSO_SPHAM, TEN_SPHAM,
GÑV_SPHAM).
Ví duï: Ñôn haøng soá 123 ngaøy 12 thaùng 11 naêm 1999 Lieân quan vôùi soá löôïng hai ñôn vò saûn phaåm X01, aùo sô mi coù ñôn giaù 120,000 ñoàng.
Hai kieåu thöïc theå DONHANG vaø SANPHAM lieân keát vôùi nhau bôûi keát hôïp Lieân quan, neáu saûn phaåm ñöôïc ñaët treân ñôn haøng vôùi soá löôïng naøo ñoù.
V.3 Thuoäc tính
Chuùng ta ñaõ thaáy khaùi nieäm thuoäc tính lieân quan ñeán khaùi nieäm muïc thuoäc tính cuûa moät thöïc theå hay moät keát hôïp. Thuoäc tính cuõng töông öùng vôùi döõ lieäu (muïc tin) mang bôûi söï kieän naøo ñoù.
Ví duï: Söï kieän nhaäp kho mang caùc thuoäc tính maõ soá, soá löôïng saûn phaåm ñöôïc nhaäp kho.
Moät thuoäc tính coù theå laø hôïp neáu noù coù theå phaân raõ thaønh caùc thuoäc tính khaùc.
Ví duï: Ñòa chæ coù theå laø moät thuoäc tính hôïp phaân raõ thaønh soá nhaø, ñöôøng, phöôøng, Quaän, Thaønh phoá/ Tænh.
ÑIA CHI= SO NHA + ÑUONG + PHUONG + QUAN + THANH PHO/ TINH
Moät thuoäc tính sô caáp neáu noù khoâng theå phaân raõ.
Ví duï: SO NHA, ÑUONG, PHUONG, QUAN, THANH PHO, TINH.
Moät thuoäc tính coù theå laø sô caáp hay hôïp
Moät thuoäc tính coù theå ñöôïc ghi nhôù trong CSTT hay HTT nghóa laø löu tröõ treân moät giaù mang nhaèm baûo toàn noù.
Ví duï: TEN khaùch haøng coù theå ghi nhôù treân moät phieáu hay treân moät bìa.
Moät soá thuoäc tính coù theå khoâng caàn ghi nhôù song khi caàn thieát coù theå suy ra ñöôïc töø caùc thuoäc tính ñaõ ñöôïc ghi nhôù.
Ví duï: Soá dö cuûa moät taøi khoaûn coù theå tìm ñöôïc baèng caùch laáy toång phaùt sinh nôï cuûa taøi khoaûn tröø toång phaùt sinh coù cuûa chính noù.
Thuoäc tính cuõng coù theå ñöôïc mang bôûi moät söï kieän khoâng ñöôïc ghi nhôù bôûi HTT.
Ví duï: Söï kieän “tham khaûo toàn kho” mang maõ soá saûn phaåm caàn tham khaûo. Thuoäc tính naøy coù theå khoâng caàn ghi nhôù neáu khoâng muoán löu caùc tham khaûo ñaõ thöïc hieän.
Taát nhieân khoâng gì ngaên caûn vieäc ghi nhôù caùc thuoäc tính lieân quan ñeán caùc söï kieän neáu nhö muoán löu tröõ daáu veát caùc söï kieän naøy (coù theå ghi laïi nhöõng ñoøi hoûi tham khaûo kho haøng hoùa).
Moät thuoäc tính coù theå ñöôïc ghi nhôù hay ñöôïc tính (nghóa laø suy ra töø caùc thuoäc tính ñöôïc ghi nhôù).
Noù cuõng coù theå ñöôïc mang bôûi moät söï kieän vaø cuõng khoâng caàn ghi nhôù.
VI. CAÙC XÖÛ LYÙ
VI.1 Trình baøy
Duø thuû coâng hay töï ñoäng, caùc xöû lyù hôïp thaønh töø caùc taùc vuï khôûi ñoäng khi xuaát hieän söï kieän:
Moät taùc vuï coù theå hoaït hoùa caàn nhöõng toå hôïp khaùc nhau caùc söï kieän ñöôïc söû duïng.
Ví duï: Caùc söï kieän DÖÏ TOAÙN ÑEÀ NGHÒ vaø DÖÏ TOAÙN CHAÁP NHAÄN laø caùc söï kieän khôûi ñoäng taùc vuï HOAØN THAØNH PHIEÁU SAÛN XUAÁT.
Nhöõng ñieàu kieän hoaït hoùa taïo söï ñoàng boä caùc taùc vuï.
Khi taùc vuï ñöôïc khôûi ñoäng, goàm moät soá haønh ñoäng nhaèm nhaät tu CSTT vaø taïo neân caùc söï kieän môùi.
Moïi haønh ñoäng bao goàm toå hôïp caùc haønh ñoäng sô caáp:
THEÂM
XOÙA
SÖÛA
SUY DIEÃN
TÌM KIEÁM
VI.2 Phaân loaïi caùc haønh ñoäng bôûi caùc kieåu xöû lyù
Nhöõng haønh ñoäng thuû coâng hay töï ñoäng coù muïc ñích thi haønh caùc xöû lyù sau:
- Kieåm soaùt: Kieåm tra söï phuø hôïp caùc phaùt sinh ñöôïc mang bôûi caùc söï kieän vôùi caùc raøng buoäc cuûa moâ hình.
Ví duï: Ñeå chaáp nhaän ñôn haøng cuûa khaùch haøng, caàn phaûi baûo ñaûm thöïc theå KHAÙCH HAØNG coù lieân quan hieän höõu trong Cô sôû thoâng tin.
- Baûo trì caùc döõ lieäu nhaän daïng:
Nhaät tu caùc thuoäc tính nhaän daïng caùc thöïc theå vaø keát hôïp thöôøng tröïc.
Ví duï: Ghi ñòa chæ môùi cuûa khaùch haøng vaø taäp tin khaùch haøng.
- Nhaät tu tình huoáng:
* Hoaëc tröïc tieáp baèng caùch caäp nhaät caùc thuoäc tính tình huoáng cuûa caùc thöïc theå vaø keát hôïp thöôøng tröïc.
Ví duï: Ghi doanh soá cuûa saûn phaåm vöøa tính ñöôïc töø caùc soá lieäu thoáng keâ baùn haøng coù lieân quan ñeán saûn phaåm.
* Hoaëc giaùn tieáp baèng caùch ghi caùc phaùt sinh cho pheùp tính tình huoáng môùi sau naøy.
- Hoaøn thaønh caùc keát quaû: bôûi caùc haønh ñoäng tìm kieám vaø suy dieãn (tính toaùn…)
Xeáp loaïi naøy coù tính chaát yù nieäm khoâng phuï thuoäc vaøo toå chöùc coù lieân quan thuoäc loaïi naøo, ñaëc bieät cuõng khoâng phuï thuoäc caùc xöû lyù töï ñoäng hay thuû coâng.
Treân bình dieän toå chöùc vaø ñaëc bieät taùc nghieäp caùc haønh ñoäng coù theå coù caùc daïng raát khaùc nhau.
VI.3 Xöû lyù thuû coâng vaø töï ñoäng
1. Xöû lyù thuû coâng
Ví duï:
- Löu tröõ
- Maõ hoùa
- Huûy taøi lieäu
- Chuyeån thoâng tin baèng mieäng
- Ñieàn vaøo moät maãu
- Tieáp nhaän moät taøi lieäu
- Nhaät tu thuû coâng
- Söï mang sang thuû coâng thoâng tin
- Tìm kieám caùc phieáu
- Saép xeáp caùc phieáu…
2. Xöû lyù töï ñoäng
Ví duï:
- Sao moät taäp tin;
- Ruùt thoâng tin töø taäp tin;
- Saép xeáp caùc maãu tin moät taäp tin;
- Taùch taäp tin;
- Huûy taäp tin;
- Nhaät tu taäp tin;
- Tham khaûo moät hay nhieàu taäp tin;
- Nhoùm hai taäp tin…
VII. SÖÏ PHUØ HÔÏP CUÛA VIEÄC VAÄN HAØNH HEÄ THOÁNG
Caàn phaûi coù khaû naêng kieåm tra HT vaän haønh hôïp lyù.
Ví duï 1: Neáu HT xuaát phaùt ra caùc baûn thoáng keâ baùn haøng theo khch haøng vaø theo saûn phaåm, caàn phaûi kieåm tra doanh soá toång coäng theo hai caùch phaân boå laø ñoàng nhaát:
Toång doanh soá theo saûn phaåm = Toång doanh soá theo khaùch haøng
Ví duï 2: Caàn kieåm tra baûng caân ñoái laø caân baèng.
Ví duï 3: Kieåm tra:
Toàn kho môùi = Toàn kho cuõ + Toång löôïng haøng nhaäp – Toång löôïng haøng xuaát.
Ngöôøi thieát keá hệ thống caàn phaûi taïo khaû naêng cho ngöôøi söû duïng coù theå thöïc hieän sau naøy caùc kieåm tra ñeà caäp ôû treân.
VIII. CÁC KIỂU CHÍNH CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC:
VIII.1 Các kiểu khác nhau của hệ thống thông tin:
Một tổ chức có nhiều mối quan tâm khác khau, chuyên môn khác nhau, có nhiều mức khác nhau. Vì vậy có nhiều loại hệ thống thông tin khác nhau.
Một hệ thống đơn giản không thể cung cấp toàn bộ thông tin cần cho tổ chức. Hình dưới đây trình bày các loại hệ thống thông tin có thể tìm thấy trong tổ chức.
Mức tác nghiệp
Mức chiến lược
Mức quản trị
Quản trị cấp cao
Quản trị cấp trung
Quản trị
tác nghiệp
Bán hàng Tiếp thị
Sản xuất
Kế toán
Nguồn nhân lực
Loại hệ thống thông tin
Nhóm người được phục vụ
Hình 1.15: Các kiểu hệ thống thông tin của tổ chức
Chức năng:
Mức tri thức
Nhân viên tri thức và dữ liệu
Tài chánh
Các kiểu hệ thống thông tin của tổ chức có thể chia thành: chiến lược, quản trị, tri thức và tác nghiệp. Có thể chia thành 5 lãnh vực chức năng chính: bán hàng và tiếp thị, sản xuất, tài chính, kế toán và quản lý nguồn nhân lực. Hệ thống thông tin phục vụ mỗi một trong các mức và các lãnh vực này.
Hệ thống thông tin (HTTT) được xây dựng để phục vụ cho các mối quan tâm khác nhau của tổ chức.
a. Hệ thống thông tin mức tác nghiệp:
Hệ thống trợ giúp cho các quản trị tác nghiệp bảo quản dấu vết của các hành động sơ cấp và giao dịch của tổ chức như: bán hàng, biên nhận, chuyển tiền, trả lương, quyết định tín dụng và dòng nguyên liệu trong xưởng. Mục tiêu chính của hệ thống ở mức này trả lời các câu hỏi liên quan đến qui trình có “tính máy móc”. Ví dụ về hệ thống loại này là hệ thống chấm công, hệ thống theo dõi sản phẩm làm ra của công nhân, phân xưởng.
b. Hệ thống thông tin mức tri thức:
Hệ thống trợ giúp nhân viên dữ liệu và tri thức của tổ chức. Mục đích của hệ thống này là giúp các doanh nghiệp tích hợp tri thức mới vào nghiệp vụ và trợ giúp tổ chức kiểm soát dòng công việc văn phòng.
c. Hệ thống thông tin mức quản trị:
Hệ thống phục vụ theo dõi, kiểm soát ra quyết định và các hoạt động hành chính của quản trị cấp trung. Câu hỏi chánh cho những hệ thống nầy là: Mọi việc diễn ra tốt đẹp không?
Hệ thống mức quản trị cung cấp có tính chất chu kỳ hơn là thông tin tức thời của các tác vụ.
Một vài hệ thống cấp quản trị yểm trợ cho việc ra quyết định phi thủ tục. Các hệ thống này thường trả lời cho câu hỏi điều gì xảy ra nếu …?
Ví dụ: Sẽ ảnh hưởng như thế nào lên lịch biểu sản xuất nếu chúng tôi tăng gấp đôi tiền lương tháng chạp?
d. Hệ thống thông tin mức chiến lược:
Hệ thống trợ giúp các quản trị cao cấp xử lý và định hướng các vấn đề chiến lược và xu thế dài hạn cả trong nội bộ công ty lẫn môi trường bên ngoài.
Liên quan chính của nó là so sánh các thay đổi của môi trường bên ngoài với khả năng tổ chức hiện hữu. Hệ thống sẽ trả lời các câu hỏi: Trình độ nhân viên phải như thế nào trong 5 năm sắp tới? Những sản phẩm nào sẽ sản xuất trong 5 năm sắp tới? .v.v..
VIII.2 Sáu kiểu hệ thống thông tin:
Hình 1.16 chỉ rõ các kiểu đặc thù của hệ thống thông tin tương ứng với mỗi mức của tổ chức. Tổ chức sẽ có hệ thống thông tin trợ giúp lãnh đạo (ESS – Executive Support System) ở mức chiến lược, hệ thống thông tin quản trị (MIS – Management Information System) ở mức quản trị, hệ thống công việc tri thức (KWS – Knowledge Work System), hệ thống văn phòng (OS – Office System) ở mức tri thức, và các hệ thống thông tin quá trình giao dịch (TPS – Transaction Processing System) ở mức tác nghiệp.
Hệ thống công việc tri thức (KWS)
Hệ thống văn phòng (OS)
Hệ thống mức chiến lược
Dự báo bán hàng 5 năm
Hoạch định tác nghiệp 5 năm
Dự báo ngân sách 5 năm
Hoạch định lợi nhuận
Hoạch định nguồn lực
Hệ thống mức quản trị
Quản trị bán hàng
Kiểm soát tồn kho
Ngân sách năm
Phân tích, đầu tư quan trọng
Phân tích tái định vị
Phân tích khu vực bán hàng
Lịch biểu sản xuất
Phân tích chi phí
Phân tích giá/ lợi ích
Phân tích hợp đồng
Hệ thống mức tri thức
Trạm làm việc kỹ thuật
Trạm làm việc đồ họa
Trạm làm việc quản trị
Soạn thảo văn bản
Điện tử hóa hồ sơ
Lịch biểu điện tử
Hệ thống mức tác nghiệp
Theo dõi đơn hàng
Quá trình đơn hàng
Kiểm tra máy móc
Kế hoạch điều độ
Kiểm soát dòng nguyên liệu
Theo dõi an toàn
Quản lý dòng tiền
Lương
Kế toán thanh toán
Kế toán thu
Bồi thường
Huấn luyện
Phát triển
Bảo toàn mẫu tin nhân viên
Bán hàng và tiếp thị
Sản xuất
Tài chánh
Kế toán
Nguồn nhân lực
Kiểu hệ thống
Hệ trợ giúp lãnh đạo
(ESS)
Hệ thông tin quản trị
Hệ thông tin trợ giúp quyếtđịnh
Hệ thống quá trình giao dịch
Hình 1.16: Các kiểu đặc thù của hệ thống thông tin tương ứng với mỗi mức của tổ chức
Bảng 1 dưới đây tóm tắt các mục tiêu của sáu kiểu hệ thống thông tin. Chú ý mỗi một hệ thống có thể có thành phần được dùng bởi mức tổ chức và nhóm khác với qui định chính thức của nó.
Bảng 1: Các đặc trưng của hệ thống thông tin
Kiểu hệ thống
Thông tin nhập
Quá trình
Thông tin xuất
Người sử dụng
ESS
Tập họp dữ liệu: ngoại, nội
Đồ họa, mô phỏng, tương tác
Chiếu; trả lời câu hỏi
Quản trị cấp cao
DSS
Dung lượng thấp hoặc mãng cơ sở dữ liệu đã được tối ưu để phân tích dữ liệu; mô hình phân tích, công cụ phân tích dữ liệu
Phân tích
Báo cáo đặc thù
Phân tích quyết định, trả lời câu hỏi
Chuyên gia Quản trị cấp trung
MIS
Tổng kết các dữ liệu giao dịch; dung lượng dữ liệu cao; mô hình đơn giản
Công cụ báo cáo; mô hình đơn giản, phân tích mức thấp
Tổng kết và các báo cáo đặc biệt
Quản trị cấp trung
KWS
Đặc tả thiết kế; cơ sở tri thức
Mô hình hóa; mô phỏng hóa
Các mô hình đồ họa
Chuyên viên; nhân viên kỹ thuật
OS
Hồ sơ; lịch biểu
Quản lý hồ sơ; lịch biểu; truyền thông
Hồ sơ; lịch biểu; thư tín điện tử
Nhân viên văn phòng
TPS
Giao dịch; sự kiện
Sắp xếp, liệt kê; kết; nhật tu
Báo cáo chi tiết; danh sách; tổng hợp
Nhân viên tác nghiệp; giám sát
CAÂU HOÛI VAØ BAØI TAÄP CHÖÔNG I
Baøi taäp coù höôùng daãn:
Xeùt heä thoáng thoâng tin quaûn lyù (HTTTQL) khoa maø nhieäm vuï chuû yeáu laø chuyeån caùc ñaêng kyù moân hoïc cuûa sinh vieân, ñaêng kyù giaûng daïy cuûa giaûng vieân vaø keát quaû hoïc taäp sinh vieân thaønh thôøi khoùa bieåu, phieáu baùo ñieåm, keát quaû hoïc taäp cuûa sinh vieân khoa…
1. Chöùng minh laø heä thoáng thoâng tin treân khoâng theå töï ñoäng hoaøn toaøn. Haõy coâ laäp moät phaàn heä töï ñoäng hoùa töø HTTTQL treân.
2. Laäp moät danh saùch caùc söï kieän chính taùc ñoäng vaøo phaân heä töï ñoäng hoùa gaây neân caùc phaûn xaï cuûa noù. Vôùi moïi söï kieän haõy xaùc ñònh noù thuoäc loaïi:
- Söï kieän ngoaïi.
- Söï kieän noäi, keát quaû cuûa moät phaân heä khaùc cuûa heä thoâng tin.
Haõy xaùc ñònh caùc söï kieän naøo trong caùc söï kieän treân mang moät phaùt sinh:
- Baûo trì caùc thuoäc tính nhaän daïng.
- Taùc vuï hieän haønh.
3. Moãi hoïc kyø phaân heä töï ñoäng hoùa caàn cung caáp (in, hieån thò) tình traïng hoïc taäp cuûa sinh vieân, tình traïng giaûng daïy cuûa giaûng vieân, tình traïng noäp hoïc phí…
a. Laäp danh saùch caùc thöïc theå vaø keát hôïp coù trong cô sôû thoâng tin. Vôùi moãi thöïc theå hay keát hôïp trong danh saùch treân haõy chæ ra noù thuoäc loaïi naøo? (thöôøng tröïc hay phaùt sinh), xaùc ñònh caùc thuoäc tính cuûa chuùng. Vôùi moãi thuoäc tính haõy xaùc ñònh chuùng laø nhaän daïng hay phaùt sinh tình huoáng.
b. Vôùi moãi kieåu söï kieän, haõy chæ ra phaùt sinh maø söï kieän mang coù caùc thuoäc tính naøo?
c. Caùc phaùt sinh ñaõ ñöôïc ghi nhôù/ löu tröõ döôùi daïng naøo (thöïc theå, keát hôïp, vôùi caùc thuoäc tính naøo?)
d. Haõy chæ ra keát quaû hoïc taäp cuûa sinh vieân cuûa töøng moân vaø cuûa toaøn hoïc kyø laø moät thuoäc tính daãn xuaát (tính toaùn ñöôïc), haõy trình baøy caùch tính toaùn.
4.a. Xeáp loaïi caùc truy caäp vaøo phaân heä töï ñoäng hoùa:
- Truy caäp vaøo caùc dò thöôøng
- Truy caäp vaøo caùc thuoäc tính nhaän daïng.
- Truy caäp vaøo caùc keát quaû
b. Xeáp loaïi caùc thu thaäp:
- Thu thaäp caùc phaùt sinh baûo trì caùc thuoäc tính nhaän daïng.
- Thu thaäp caùc phaùt sinh töø caùc taùc vuï hieän haønh.
5. Xeáp loaïi caùc xöû lyù töï ñoäng hoaøn chænh theo:
- Kieåm soaùt
- Nhaät tu caùc thuoäc tính nhaän daïng
- Nhaät tu caùc tình huoáng
- Hoaøn thaønh caùc keát quaû
6. Giaû thieát phaân heä thoâng tin töï ñoäng hoùa goàm ba phaân heä:
- Phaân heä quaûn lyù sinh vieân;
- Phaân heä quaûn lyù giaûng vieân;
- Phaân heä quaûn lyù quaù trình daïy hoïc
Haõy chæ ra giao dieän caàn phaûi söû duïng ñeå coù moät phaân heä töï ñoäng hoùa tích hôïp.
([*]) Theo moät soá taùc giaû ôû möùc naøy coù theâm moâ hình toå chöùc döõ lieäu (MHTCDL) {17}
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen247.Pro