Câu 3: hãy phân tích các chức năng trong quản trị và lấy ví dụ cụ thể?

a. Hoạch định:

- Khái niệm: Bao gồm việc xác định mục tiêu của tổ chức và phác thảo những cách thức để đạt được chúng.

- Tiến trình hoạch định là cần thiết, vì nó:

+ Thiết lập một định hướng tổng quát cho tương lai của tổ chức;

+ Xác định và cam kết về các nguồn lực của tổ chức để hoàn thành mục tiêu.

+ Quyết định những công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu

b. Tổ chức:

- Tổ chức là tiến trình thiết lập một cấu trúc về các mối quan hệ giúp cho mỗi người có thể thực hiện các kế hoạch đã đề ra và thỏa mãn các mục tiêu của tổ chức.

- Chức năng tổ chức nếu thực hiện hiệu quả sẽ giúp phối hợp tốt các nguồn lực của tổ chức.

c. Lãnh đạo:

- Lãnh đạo bao gồm các hoạt động nhằm thúc đẩy mọi người thực hiện những công việc cần thiết để hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Lãnh đạo giúp định hướng và phối hợp những hoạt động của con người trong tổ chức.

- Chức năng lãnh đạo không phải được thực hiện sau khi các chức năng hoạch định và tổ chức được hoàn tất mà nó còn là một yếu tố then chốt của các chức năng này.

d. Kiểm tra:

- Kiểm tra là tiến trình mà trong đó một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức giám sát kết quả thực hiện một cách liên tục và thực hiện các hoạt động điều chỉnh những sai lệch so với mục tiêu hoặc điều chỉnh những hoạt động theo kế hoạch.

- Trong tiến trình kiểm tra, các nhà quản trị tiến hành:

+ Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện.

+ Đo lường kết quả thực hiện so với tiêu chuẩn.

+ Thực hiện hoạt động để điều chỉnh bất kỳ sự sai lệch nào

+ Điều chỉnh các tiêu chuẩn nếu cần.

Câu 4:

Câu 5: Mục đích và vai trò của quản trị CTXH. Nêu các ví dụ thực tiễn để minh họa.

- K.n: Là một tiến trình làm việc với con người nhằm hoạch định nguồn lực và tổ chức quản lý, điều hành các nguồn lực đó nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Các nguồn lực bao gồm con người, tài nguyên, chính sách, dịch vụ, năng lực đội ngũ nhân viên và lãnh đạo.

a. Mục đích:

+ Quản trị CTXH nhằm nâng cao trách nhiệm của nhân viên trong một tổ chức:

Mục đích của quản trị CTXH là khai thác và phát huy cao nhất tinh thần, thái độ làm việc tự giác, nỗ lực của đội ngũ cán bộ, nhân viên để mang lại lợi ích và chất lượng phục vụ tố nhất, đồng thời nâng cao uy tín, đạo đức nghề nghiệp của nhà quản trị CTXH.

Những yêu cầu về tính trách nhiệm của nhân viên xã hội trong các tổ chức, cơ sở, dịch vụ xã hội:

· Có khả năng tổ chức, điều hành, duy trì mối quan hệ với đồng nghiệp, với đối tượng và tổ chức.

· Trung thực, công khai, minh bạch trong hoạt động chuyên môn và tài chính.

· Chấp hành và thực hiện nghiêm túc các quy định của đơn vị và nhiệm vụ được giao.

· Thái độ, tinh thần phục vụ, giúp đỡ đối tượng, đồng nghiệp tận tình, không phân biệt đối xử.

· Không ngừng học hỏi, thực hành nghề nghiệp, nâng cao năng lực chuyên môn và uy tín nghề nghiệp.

+ Quản trị CTXH nhằm nâng cao trách nhiệm của cơ quan, tổ chức hoạt động CTXH, thể hiện ở các hoạt động cụ thể sau:

· Thực hiện công tác điều tra, nghiên cứu nhu cầu của đối tượng/khách hàng nhằm phục vụ cho công tác hoạch định các chiến lược phát triển dịch vụ trợ giúp con người.

· Nỗ lực tìm kiếm, khai thác các nguồn lực, tài nguyên để duy trì các dịch vụ vá phát triển tổ chức.

· Xây dựng và giải trình kế hoạch hoạt động ngắn hạn và dài hạn của cơ sở/trung tâm với các cấp có thẩm quyền và nhà tài trợ.

· Tổ chức triển khai các hoạt động của cơ sở.

· Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, nhân viên.

· Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực chuyên môn và thực hành CTXH cho đội ngũ cán bộ, nhân viên.

· Mở rộng mối quan hệ hợp tác, liên kết với các cá nhân, tổ chức bên ngoài.

· Báo cáo, tổng kết các hoạt động của cơ sở tháng/quý/năm công khai, minh bạch,.....

ð Tóm lại:

- Mục đích chung của quản trị CTXH là nhằm gắn trách nhiệm của cá nhân với tổ chức và ngược lại;

- Nhằm làm cho các bên tham gia vào các hoạt động dịch vụ xã hội trợ giúp con người thực hiện tốt các cam kết của họ trong việc sử dụng và quản lý các nguồn lực của cơ quan.

- Quản trị CTXH tốt sẽ đảm bảo khả năng giải trình cả cấp độ của tổ chức vá cá nhân các thành viên trong tổ chức của họ.

b. Tầm quan trọng của quản trị ngành công tác xã hội:

- QT CTXH là công cụ giúp các nhà cán sự xã hội thực hành chức năng quản trị tại cơ sở dịch vụ hỗ trợ con người một cách hiệu quả hơn.

- QT CTXH giúp định hướng rõ ràng hơn các chính sách, tiêu chuẩn nghề nghiệp cho người cán sự xã hội và ngành CTXH.

- QT CTXH thực hành là công cụ để để thực thi các nguyên tắc, quy trình về quản lý ca, làm việc nhóm và tổ chức cộng đồng tại các cơ sở thực tiễn một cách hiệu quả.

- QT CTXH giúp ngăn ngừa các động cơ sai lệch, góp phần làm trong sạch và lành mạnh đạo đức nghề nghiệp của người cán sự xã hội.

Câu 6: Phân tích nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau. Lấy VD.

- Nhà quản trị chấp nhận nhân viên và đồng nghiệp trong cơ quan, tổ chức như họ vốn tồn tại.

- Đồng thời nhà quản trị còn phải chấp nhận các nhân viênchuyên nghiệp và những nhà lãnh đạo khác trong cộng đồng khi làm việc chung với họ.

- Sự tôn trọng từng người như là một cá nhân độc nhất có những phẩm giá và những hạn chế, mỗi người luôn cố gắng trở nên tốt hơn.

- Người lãnh đạo và nhân viên chấp nhận và tôn trọng lẫn nhau bởi họ là thành phần không thể thiếu trong 1 chỉnh thể của tổ chức.

Câu 7: Tham gia dân chủ.

- Nhà quản trị CTXH là người bênh vực, đấu tranh cho tiến trình dân chủ, tôn trọng ý kiến và giá trị của nhân viên và những người khác.

- Nhà QT CTXH cố gắng lôi cuốn nhân viên ở mọi cấp tham gia vào công việc chung.

- Nhà quản trị là người đầu tiên nhìn nhận rằng mỗi nhân viên có thể đóng góp cho an sinh của cơ sở nếu họ có được cơ hội.

- Nhà quản trị không có tính độc đoán và chuyên quyền.

Câu 8: Truyền thông cởi mở.

- Một trong những hành động quan trọng nhất của nhà quản trị CTXH là truyền thông – tức là truyền và nhận thông điệp, tín hiệu, ý tưởng cũng như cảm xúc một cách thông đạt.

- Nhà quản trị hiểu rằng kỹ năng lắng nghe là đặc biệt quan trọng. Nhà quản trị có thể lắng nghe với cả tai mắt và cả trái tim.

Câu 10: Dựa trên mục tiêu của đơn vị.

- Các hoạt động, sự tương tác với các nhân viên và kế hoạch làm việc với các nhân viên và đối tác luôn cần phải dựa trên mục tiêu của đơn vị.

- Giải quyết các mâu thuẫn hay sự xung đột cũng cần lấy mục tiêu của đơn vị làm hướng giải quyết.

Câu 11: Khái niệm, vai trò của hoạch định.

* Khái niệm.

Hoạch định là một quá trình tri thức vì nó đòi hỏi phải biết phân tích, tổng hợp, nắm vững các quy luật tự nhiên, xã hội, quản lý kinh tế mới có thể đưa ra được mục tiêu và biện pháp tốt nhất cho tổ chức trong tương lai.

- Hoạch định là phương pháp tiếp cận hợp lý để đạt tới mục tiêu định trước.

* Vai trò.

- Đối với một tổ chức hay cơ sở CTXH chuyên nghiệp, những câu hỏi quan trọng thường đặt ra:

+ Những kết quả CTXH và các dịch vụ CTXH là gì?

+ Chúng ta có thể mang lại những kết quả không?

- Hoạch định là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất ở mọi lĩnh vực và mọi cấp quản trị.

- Tổ chức nào cũng có vận động và có mục đích trong tương lai, hoạch định là phương pháp tiếp cận hợp lý để đạt được mục đích trong tương lai đó.

- Hoạch định giúp nhà quản trị chủ động thích ứng với những biến động của môi trường nhờ đó mà tối thiểu hoá được những bất trắc, rủi ro.

- Hoạch định giúp cho nhà quản trị biết tập trung sự chú ý và cố gắng của mình vào đâu ở những thời gian nhất định để hướng đến mục tiêu kế hoạch.

- Hoạch định giúp cho tổ chức giảm thiểu chi phí, gia tăng hiệu quả, đạt được sự thoả mãn nhiều nhất cho mọi thành viên trong tổ chức.

- Hoạch định tạo điều kiện cho hoạt động kiểm tra có hiệu quả.

- Tóm lại: vai trò của hoạch định

+ Cung cấp định hướng

+ Tính hiệu quả

+Tính hữu hiệu

+ Sự chịu trách nhiệm

+ Ý chí và quyết tâm.

Câu 12: Các yêu cầu trong hoạch định ctxh.

- Đảm bảo tính liên tục và có tính kế thừa.

- Phải rõ ràng và mang tính định lượng, có các kết quả cụ thể.

- Phải tiên tiến để thể hiện sự phấn đấu của các thành viên.

- Xác định rõ thời gian thực hiện

- Một cách thể hiện khác đối với yêu cầu của mục tiêu là sử dụng tiêu chí SMART:

+ Cụ thể (Specific).

+ Đo lường được và định lượng được (Measurable).

+ Thách thức nhưng có thể đạt đến được (Attainable).

+ Thực tế, không quá viễn vông (Realistic).

+ Khung thời gian rõ ràng (Timebound).

- Ngoài ra còn một số yêu cầu khác nữa đối với mục tiêu:

+ Được diễn đạt theo kết quả thay vì hành động.

+ Phải được viết ra rõ ràng.

+ Phải truyền đạt được đến tất cả các thành viên cần thiết trong tổ chức.

Câu 13: phân tích các chức năng và nguyên tắc trong hoạch định:

* Các chức năng trong hoạch định:

- Định hướng đúng đắn mọi hoạt động

- Đảm bảo chủ động trong các hoạt động

- Lựa chọn phương thức tối ưu

- Đảm bảo huy động những tiềm năng tốt nhất

- Đảm bảo phục vụ nhu cầu của thân chủ.

* Các nguyên tắc trong hoạch định:

- b. Nguyên tắc của hoạch định

- Chuyên môn hóa

- Linh hoạt tận dụng thời cơ

- Phát huy tối đa tính năng động

- Hiệu quả.

- Khoa học chuẩn xác.

- Hệ thống, không chéo.

- Kế thừa công khai minh họa.

Câu 14:

Câu 15: Quy trình hoạch định.

* Tiến trình hoạch định truyền thống.

1. Nghiên cứu: Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức. Xác định cơ hội và rủi ro do các xu hướng bên ngoài tạo nên.

2. Hình thành mục tiêu: Xác định tổ chức sẽ ra sao, đạt được những kết quả gì trong tương lai dài hạn.

3. Hoạch định chiến lược: Triển khai một cấu trúc tổng thể vạch rõ làm thế nào để tổ chức đạt được những mục đích sau cùng.

4. Hoạch định tác nghiệp: Tạo ra những bước đi mà mỗi bộ phận chức năng phải đảm trách để thực hiện những hoạch định chiến lược.

* Tiến trình hoạch định 8 giai đoạn

1. Xác định sứ mạng và mục tiêu của tổ chức:

- Sứ mạng nói đến lý do tổ chức (cơ sở) được thành lập và tại sao nó tồn tại.

- Mục tiêu nói đến những gì mà tổ chức mong muốn đạt đến.

- Mục tiêu được xây dựng bởi sự tham gia chung của nhân viên và nhà QT.

- Mục tiêu tổng quát và dài hạn (mục đích) + Mục tiêu cụ thể và ngắn hạn.

- Sứ mạng và mục tiêu không được tách rời nhau.

2. Phân tích môi trường.

- Xác định tình thế hiện tại của tổ chức.

- Tổ chức còn ở cách mục tiêu bao xa?

- Các yêu tố ảnh hưởng đến tổ chức (thân chủ, tổ chức liên quan, ...).

3. Chẩn đoán các cơ hội và đe dọa.

- Môi trường ảnh hưởng đến tổ chức: bên trong, bên ngoài, toàn cầu.

- Những yếu tố nào của môi trường giúp tổ chức thành đạt mục tiêu?

- Những yếu tố nào của môi trường có thể tạo ra vấn đề cho tổ chức?

- Cần nhìn cả cơ hội và đe dọa trong hiện tại lẫn tương lai

4. Phân tích tài nguyên của tổ chức.

- Xem xét tài nguyên tài chính, vật chất cũng như nhân sự.

- Những tài nguyên này hỗ trợ tổ chức thành đạt mục tiêu ra sao?

- Sự hỗ trợ của cộng đồng cũng là một tài nguyên quan trọng.

- Ngày nay, thông tin cũng được xem là tài nguyên

- Tài nguyên nhân sự được đánh giá là tài nguyên cực kỳ quan trọng.

- Phân tích tài nguyên nhân sự: số lượng, chất lượng, thái độ, cảm nghĩ.

- Phân tích giúp việc chuẩn bị tài nguyên cho quá trình thực hiện chiến lược.

5. Chẩn đoán các điểm mạnh và điểm yếu.

- Xác định vị thế hiện tại của tổ chức.

- Nhận thức năng lực cốt lõi của tổ chức (nhân sự, tài chính, dịch vụ, tiếp thị).

- Trình độ quản trị và khả năng đổi mới cũng là năng lực cốt lõi cần xem xét.

- Ngày nay, CNTT cũng được xem là năng lực cốt lõi quan trọng.

- Với mỗi năng lực cần xác định những điểm mạnh và những điểm yếu.

6. Hình thành các chiến lược.

- Tìm ra những giải pháp hành động khác nhau để hoàn thành mục tiêu.

- Lượng giá các giải pháp hành động khác nhau thông qua dự báo thành quả.

- Chọn giải pháp tốt nhất để thành đạt mục tiêu đã định.

- Xây dựng các kế hoạch hoặc hệ thống các hành động để đạt mục tiêu.

- Các chiến lược cơ bản:

+ Chiến lược thâm nhập xã hội, tuyên truyền, truyền thông.

+ Chiến lược phát triển mạng lưới cung cấp dịch vụ.

+ Chiến lược phát triển chương trình, dịch vụ.

+ Chiến lược phối hợp liên cơ quan (liên tổ chức).

7. Thực hiện các chiến lược.

- Quản trị làm kế hoạch mà không hành động chỉ làm mất thời gian.

- Việc hoạch định chưa chấm dứt khi kế hoạch đã được soạn thảo và nhất trí.

- Kế hoạch cần phải được thực hiện.

- Trong tiến trình thực hiện và kiểm tra, kế hoạch có thể cần điều chỉnh.

- Sự sản sàng thay đổi là quan trọng để nâng tính linh hoạt của kế hoạch.

- Sự thay đổi quá nhiều trong kế hoạch có thể làm nản lòng nhân viên.

8. Đánh giá các kết quả.

- Đánh giá kết quả đạt được của việc thực hiện kế hoạch.

- Đánh giá nhằm kiểm tra và chẩn đoán kết quả.

- Đánh giá giúp làm rõ những thay đổi cần thiết tiếp theo.

- Sau đánh giá là tiếp tục việc hoạch định.

- Nếu kết quả không như mong muốn, phải xem lại và thay đổi nếu cần:

- Sứ mệnh, mục tiêu.

- Chiến lược, tác nghiệp, hoạt động.

- Thay đổi cách thức kiểm tra, đánh giá.

Câu 16 Hãy phân tích yếu tố ảnh hưởng đến hoạch định trong QTCTXH:

Dưới đây là 1 số yếu tố ảnh hưởng đến hoajcch định trong QTCTXH:

- Thời gian: là 1 yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng và thực hiện kế hoạch.

- Chi phí: có thể là 1 yêu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng 1 kế hoạch hoàn chỉnh như mong muốn, nhất là những khoản đầu tư tốn kém mà không thể huy động đc từ nhà nc và sự đóng góp của ng dân.

- Những yêu cầu và khả năng tài chình của nhà tài trợ:

- Tâm lý của nhà quản trị và nhân viên thực hiện( tâm lý ngại thay đổi trong cách nghĩ và cách làm, chỉ coi teojng kinh nghiệm trong quá khứ, ít có sáng tạo)

- Ngoài ra còn có 1 sô yếu tố như: việc dự báo không đc chính xác và sự cứng nhắc, áp đạt từ trên xuống hay những yếu tố các nhân chi phối.

Câu 18: phân tích 1 số cách tổ chức tuyển chọn nhân sự:

- Quảng cáo trên báo, tạp chí ngành và ấn phẩm

- Gửi thư đến trường đào tạo về ctxh và thành viên của các cơ quan chuyên ngành.

- Liên hệ với các cơ quan tyển dụng, nơi có thể sẵn sàng cung cấp những bản thông tin tóm tắt cảu những ứng cử viên có khả năng.

- Liên hệ với các nhân qua điện thoaijhay trực tiếp thông báo với ng đó về ngày bắt đầu tuyển dụng và hỏi những khuyến nghị

Câu 21: Vì sao phải quản lí ngân sách trong cơ quan tổ chức cung cấp dịch vụ xã hội?hãy phân tích cách xây dựng và quản lí ngân sách hiệu quả:

* Quản lí ngân sách trong cơ quan cung cấp dịch vụ xh:

- Ngân sách giúp cơ quan đặt ra kế hoạch tài chính 1 cách chủ động. Những quyếtt định về việc thực hiện 1 chương trình theo kế hoạch có thể đc chi phí cho hoạt động của chương trình cũng như lwoij ích ước tính cho 1 chương trình.

- Ngân sách cung cấp từ các tài trợ cần đc phân tích, thống kê các khoản chi phí dự tính cho chương trình 1 cách minh bạch.

- Dự đoán ngân sách là cơ sở cho việc thu thập và chi phí cơ sở

* Cách xây dựng và quản lí ngân sách 1 cách hiệu quả:

- Xác định về số lượng và loại nhân viên, không gian làm việc, tài liệu và cacsc nguồn quan trọng khác như bảo hiểm, tư vấn. khi xác định mỗi danh mục cần 1 khảo chi phí , nhân viên sẽ nhận lương và phụ cấp như thế nào? Xét nhân viên ở vị trí nào thích hợp để nhssjn phụ cấp cho phù hợp và phụ cấp là bao nhiêu?

- Phân bố các chi phí hành chính của 1 chương trình phải đc tính toán kỹ lưỡng.

- Trong việc thực hiện ngân sach cần phải thực tế, linh hoạt và đôi khi thảo hiệp.

- 1 nhà quản lý tốt sẽ định kì kiểm tả các chi phí và phân bổ ngân sách sang năm tới cần phải kiểm tả thường xuyên còn lại sô tiền là bao nhiêu.

- Cần so sánh định kỳ giũa giữa lợi nhuận thực tế với chi phi dự tính trong ngân sách,

- Có hệ thống quản lí trên máy tính đặc biệt có ích đối với việc dự thảo ngân sách.

Câu 22: Tại sao cần phải có kiểm tra, giám sát trong quản trị CTXH?

- Khái niệm: Giám sát là kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của nhân viên được phân nhiệm, nhất là nhân viên mới vào nghề.Quá trình này được thực hiện bởi những người có trách nhiệm quản lý nhân viên, có chuyên môn và những kinh nghiệm thực tế nhất định.

- Mục đích:

+ Thiết lập các chuẩn mực khoa học

+ Nắm bắt được quá trình thực hiện công việc

+ Đưa ra những phản hồi với các nhân viên

+ Làm giảm thiểu những bất cập, rủi ro

+ Sử dụng hiệu quả nguồn lực

+ Phát huy và duy trì trách nhiệm.