Bước 1: Lựa chọn tiêu thức phân tổ

Tiêu thức phân tổ là tiêu thức được lựa chọn là căn cứ để tiến hành phân tổ.
Để lựa chọn tiêu thức phân tổ chính xác phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Dựa trên cơ sở phân tích lý luận một cách sâu sắ để chọn tiêu thức bản chất nhất, phù hợp với mục đích nghiên cứu. Tiêu thức bản chất nhất là tiêu thức nói lên bản chất của hiện tượng nghiên cứu, phản ánh đặc trưng cơ bản của hiện tượng trong điều kiện thời gian và địa điểm cụ thể.
Căn cứ vào điều kiện cụ thể của hiện tượng nghiên cứu để chọn ra tiêu thức phân tổ thích hợp
Tùy theo điều kiện tài liệu thực tế mà quyết định phân tổ hiện tượng theo 1 hay nhiều tiêu thức.
Bước 2: Xác định số tổ và khoảng cách tổ

Số tổ được xác định tùy thuộc vào tiêu thức phân tổ là tiêu thức thuộc tính (dữ liệu định tính) hay tiêu thức số lượng (dữ liệu định lượng).
Phân tổ theo tiêu thức thuộc tính: Trong trường hợp này các tổ được hình thành không phải do sự khác nhau về các lượng biến của tiêu thức, mà thường là do các loại hình khác nhau.
Khi các loại hình tương đối ít thì mỗi loại hình có thể hình thành nên một tổ.

VD: Khi phân tổ tổng thể nhân khẩu theo giới tính thì sẽ chia tổng thể đó thành 2 tổ là Nam và Nữ, hoặc phân tổ các doanh nghiệp theo thành phần kinh tế.
Khi các loại hình thực tế nhiều ta có thể nhóm một số loại hình giống nhau hoặc gần giống nhau ở một đặc điểm nào đó vào cùng một tổ.
VD: Phân tổ nhân khẩu theo nghề nghiệp, phân tổ các mặt hàng theo giá trị sử dụng,...

Phân tổ theo tiêu thức số lượng:
Khi tiêu thức số lượng có ít trị số thì mỗi lượng biến hình thành nên một tổ.
VD: phân tổ hộ gia đình theo tiêu thức số con trong hộ gia đình

Khi tiêu thức số lượng có nhiều trị số thì chia thành phân tổ mở hoặc phân tổ có khoảng cách tổ.
VD: phân tổ dân số theo độ tuổi, phân tổ công nhân theo năng suất lao động,...

Trong trường hợp này ta phân tổ:

Phân tổ có khoảng cách tổ và mỗi tổ có hai giới hạn:
Giới hạn dưới (xdưới) là trị số nhỏ nhất của tổ hay nói cách khác là lượng biến nhỏ nhất để làm cho tổ đó được hình thành.
Giới hạn trên (xtrên) là trị số lớn nhất của tổ hay là lượng biến lớn nhất nếu bằng hoặc vượt quá giới hạn đó thì chất của tổ thay đổi và chuyển thành tổ khác.
Khoảng cách tổ h= xtrên – xdưới là trị số chênh lệch giữa giới hạn trên và dưới của mỗi tổ.
Có 2 loại khoảng cách tổ: khoảng cách tổ đều và khoảng cách tổ không đều. Trên cơ sở đó hình thành phân tổ có khoảng cách tổ đều và phân tổ có khoảng cách tổ không đều.
Khoảng cách tổ:
Trong đó:             h là khoảng cách tổ.

Xmax là trị số quan sát lớn nhất (lượng biến lớn nhất) của tiêu thức phân tổ.

Xmin là trị số quan sát nhỏ nhất (lượng biến nhỏ nhất) của tiêu thức phân tổ.

k là số tổ định chia.

Khoảng cách tổ:

Phân tổ mở: Là phân tổ mà tổ đầu tiên không có giới hạn dưới, tổ cuối cùng không có giới hạn trên, các tổ còn lại có thể có khoảng cách tổ đều hoặc không đều. Mục đích của phân tổ mở là để tổ đầu tiên và tổ cuối cùng chứa được các đơn vị có trị số lượng biến đột biến, nghĩa là lượng biến nhỏ bất thường hoặc lớn bất thường và tránh việc hình thành quá nhiều tổ.
Bước 3: Phân phối các đơn vị vào từng tổ

Việc phấn phối các đơn vị vào từng tổ căn cứ vào lượng biến của từng đơn vị tổng thể, vào số tổ và khoảng cách tổ đã xác định ở trên.
Số lượng đơn vị của từng tổ nhiều hay ít, phân phối dạng nào là cơ sở để biểu hiện và phân tích đặc điểm cơ bản của hiện tượng.