Bạn có phải là một người hay trì hoãn?
Khi đảm nhận một dự án quan trọng, bạn phải dồn toàn bộ trí lực để hoàn thành nó. Song, bạn
sẽ lại có vô vàn lý do để bao biện cho việc trì hoãn dự án này – trưởng nhóm chưa được thông
báo, bạn không có những giấy tờ hợp lệ hoặc không rõ mình phải bắt đầu từ đâu. Bất kể lý do
là gì, bạn đều đang tìm cách bao biện mỗi khi trì hoãn.
Thêm vào đó, việc trì hoãn sẽ làm nảy sinh một hiệu ứng tích lũy. Nếu bạn thường xuyên trì
hoãn, thì khi hoàn thành xong một công việc, ngay lập tức sẽ có thêm vài công việc khác ập
đến. Dù bạn có chăm chỉ đến đâu, thì dường như bạn sẽ vẫn mãi phải loay hoay trong cái vòng
công việc luẩn quẩn bất tận.
Ai trong đời cũng từng đôi lần trì hoãn. Trong khi đa số thường xuyên trì hoãn, thì một vài
người khác lại coi việc trì hoãn là trở ngại ngăn cản họ đến với một cuộc sống hạnh phúc và
thành đạt. Cuốn sách này được viết cho những người đó, những người đang nỗ lực tranh đấu để
hoàn thành dự án và những công việc cá nhân đúng thời hạn đề ra.
Ngừng trì hoãn không phải là một việc bất khả. Bạn chỉ cần rèn luyện thuần thục những thói
quen được rất nhiều người thành đạt sử dụng và biến chúng trở thành một phần công việc hằng
ngày của mình. Một số người cũng thường có những nỗi sợ hãi và những hạn chế giống như
bạn, nhưng nhờ vào việc tự rèn luyện, họ đã có thể hành động một cách kiên định và hiệu quả.
Trong cuốn sách Ngay bây giờ hoặc không bao giờ, bạn sẽ khám phá ra hàng loạt ý tưởng giúp
bản thân vượt qua sự trì hoãn hằng ngày. Trong khi nhiều cuốn sách khác chỉ cung cấp những
mẹo mực đơn giản, thì với cuốn sách này, bạn sẽ biết được tại sao một chiến lược lại trở nên
hiệu quả, nó loại bỏ những hạn chế về niềm tin nào và bằng cách nào chiến lược ấy có thể
được ứng dụng tức thì vào cuộc sống của bạn. Nói một cách ngắn gọn, bạn sẽ khám phá ra
được những căn nguyên gây ra sự trì hoãn và cách chiến thắng chúng.
Đôi nét về tác giả
Tôi là S.J. Scott, hiện đang điều hành trang blog Develop Good Habits (Phát triển các thói
quen tốt).
Mục đích của trang web này là chỉ ra làm sao mà việc liên tục phát triển thói quen có thể đưa
bạn đến với một cuộc sống tươi đẹp hơn. Thay vì giảng giải cho bạn, tôi sẽ cung cấp những
chiến lược giản đơn mà ai cũng có thể áp dụng vào cuộc sống bận rộn của mình. Theo kinh
nghiệm của cá nhân tôi, cách tốt nhất để tạo ra được một thay đổi triệt để đó là chỉ nên tập
trung phát triển từng thói quen một.
Hồi cấp ba và đại học, tôi thường chỉ đến đêm cuối trước kỳ thi mới bắt đầu "cày". Lượng
kiến thức cần phải nạp chất cao như núi và chắc chắn tôi khó lòng nhớ được hết chúng.
Phải đến năm 2003, khi bắt đầu khởi nghiệp kinh doanh trực tuyến, tôi mới khám phá được một
chân lý đơn giản: "Không ai khác, mà chính bạn là người phải chịu trách nhiệm với cuộc đời
của mình." Câu nói này khiến tôi nhận ra rằng, nếu muốn thành công trong việc kinh doanh, thì
trước tiên, tôi phải thay đổi con người bên trong của tôi đã. Trong một vài năm, tôi đã đọc và
áp dụng các kiến thức thu được từ một vài cuốn sách/trang web nói về hiệu suất cá nhân như:
Getting Things Done (tạm dịch: Hoàn thành mọi việc), 43 Folders (tạm dịch: 43 thư mục), Zen
Habits (tạm dịch: Các thói quen về Thiền), Eat the Frog (tạm dịch: Ăn ếch), The Success
Principles (tạm dịch: Những nguyên tắc thành công), The War of Art (tạm dịch: Chiến tranh
Nghệ thuật) và The 7 Habits of Highly Effective People (tạm dịch: 7 thói quen của những
người hiệu quả). Thêm vào đó, tôi đã thử nghiệm nhiều chiến thuật đa dạng với hy vọng chúng
sẽ giúp tôi vượt qua được sự trì hoãn và liên tục hành động.
Vậy kết quả ra sao?
Tôi hiện đang có một công việc trực tuyến vô cùng thành công, trong đó bao gồm 37 cuốn sách
đã được xuất bản dành cho Kindle.
Mặc dù chưa phải là một chuyên gia về "hiệu suất cá nhân", nhưng tôi cảm thấy mình đã có
được những bước tiến nhất định. Tất cả những điều này đều nhờ vào việc tạo lập các thói quen
hướng tới đạt được kết quả. Nói cách khác, tôi đã tạo dựng được một vài thói quen chống lại
sự trì hoãn.
Một vài thông tin về cuốn sách
Cuốn sách không nói về tôi. Tôi viết nó như một công cụ giúp bạn vượt qua sự trì hoãn. Nội
dung cuốn sách tổng hợp mọi kiến thức, kinh nghiệm tôi đã học hỏi được trong vài năm qua về
cách để có được những hành động phù hợp mỗi ngày. Mặc dù cuốn sách sẽ không thể ngăn cản
mong muốn trì hoãn của bạn, nhưng bạn sẽ hiểu được tại sao mong muốn đó lại xảy ra và cách
thức rèn luyện những thói quen cụ thể để vượt qua được cảm giác này.
Những thông tin bên trong cuốn sách được đúc kết bằng một khung chương trình cụ thể. Đầu
tiên, chúng ta sẽ xem xét bản chất tâm lý đằng sau sự trì hoãn. Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét 7
lý do mọi người thường dùng để biện minh mỗi khi muốn trì hoãn. Sau đó, chúng ta sẽ thảo
luận về 23 thói quen để khuất phục những trở ngại tâm lý này. Và cuối cùng, tôi sẽ giúp bạn
biến những kiến thức này thành hành động.
Đừng để sự trì hoãn phá hỏng cuộc sống của bạn. Trong cuốn Ngay bây giờ hoặc không bao
giờ, bạn sẽ khám phá được một bản hướng dẫn chi tiết có thể tạo ra những kết quả đáng mong
đợi trong đời.
Hãy nắm bắt lấy nó đi nào!
Thói quen trì hoãn
Mọi thành công (hoặc thất bại) trong đời đều bắt đầu từ một thói quen. Những điều bạn làm
hằng ngày sẽ xác định phần lớn những gì bạn sẽ đạt được trong cuộc sống.
Thói quen tạo nên lề thói, và đa phần chúng ta đều sử dụng một vài lề thói để vận hành cuộc
sống của mình. Chúng ta thức dậy vào buổi sáng và làm theo một loạt hành động định sẵn: Tắm
rửa, đánh răng, mặc quần áo, ăn sáng, đi đến công ty, làm việc và trở về nhà.
Một vài người chọn làm theo những thói quen cải thiện bản thân: Đặt ra mục tiêu, đọc những
cuốn sách khơi gợi cảm hứng, thực hiện những dự án quan trọng và phớt lờ mọi thứ vô bổ gây
phân tán. Những người khác lại chọn các thói quen phá hủy bản thân: Làm việc ở mức tối
thiểu, ăn những thức ăn không có lợi cho sức khỏe, làm giảm khả năng sáng tạo bằng những
chương trình giải trí nhạt nhẽo và đổ lỗi cho người khác khi thất bại.
Trên thực tế, các thói quen có thể vừa tốt vừa xấu. Chúng tạo nên con người chúng ta, những gì
chúng ta làm và những gì chúng ta có thể đạt được trong cuộc sống. Điều thú vị là mọi thói
quen đều được hình thành theo cùng một cách. Khi hiểu được cách nó vận hành, bạn có thể tự
tin áp dụng mọi lề thói mới và làm theo một cách kiên định.
Giả sử bạn muốn viết 30 phút mỗi ngày. Bạn tạo lập thói quen này bằng cách làm theo hướng
dẫn mà những người khác từng sử dụng:
* Mỗi ngày, hãy dành một khoảng thời gian cho thói quen này.
* Tạo ra một cách nhắc nhở vào một thời điểm cụ thể để thực hiện thói quen này.
* Hãy bắt đầu bằng việc đặt ra những mục tiêu nhỏ (như dành 5 phút để viết lách chẳng hạn).
* Hãy theo dõi thói quen này để đảm bảo bạn đang làm nó mỗi ngày.
* Lên kế hoạch cho những ngày mà bạn "không có hứng" để viết.
* Nâng dần nỗ lực của bạn cho đến khi bạn viết đều đặn 30 phút mỗi ngày.
Dù tốt hay xấu thì mọi thói quen đều được hình thành từ việc lặp đi lặp lại. Có những thời
điểm trong cuộc đời, thói quen trì hoãn có cơ hội phát triển bởi nó đem lại cho bạn "cảm giác
vui sướng" trong một thời gian ngắn. Song, điều mà bạn đã không làm là học cách vượt qua
"cảm giác lười biếng" đó để thực hiện những việc cần làm.
Một trong những lý do lớn nhất giải thích cho việc mọi người thường hay trì hoãn là công việc
đó mâu thuẫn với những thói quen sẵn có của họ. Bất cứ khi nào bạn cố gắng làm một điều gì
đó mà không phải những việc bạn làm hằng ngày, bạn sẽ cần phải có nỗ lực và ý chí thì mới
hoàn thành được nó. Điều này càng đúng hơn nếu đó là một công việc nhàm chán.
Giải pháp đơn giản nhất để vượt qua sự trì hoãn không phải là chiến đấu với nó. Thay vào đó,
bạn cần thay thế nó bằng những lề thói tích cực có lợi cho cuộc sống của bạn.
Bạn sẽ thấy rằng, khi một công việc khó khăn trở thành một thói quen, nó sẽ không còn bị trì
hoãn. Bạn sẽ làm nó một cách rất tự nhiên – như đánh răng, xem tivi hay lái xe. Tất cả những gì
bạn cần đó là một bản hướng dẫn giúp bạn phân chia mọi công việc thành những việc làm nhỏ
hằng ngày và hoàn thành những việc làm nhỏ đó.
Tất cả chúng ta đều luôn muốn trì hoãn – đó là một phản ứng hoàn toàn bình thường khi phải
đối mặt với thách thức khó khăn. Bí quyết để hành động ở đây là hiểu được tại sao bạn lại
đang trì hoãn. Trong phần tới, chúng ta sẽ xem qua 7 lý do phổ biến mà mọi người thường đưa
ra để bao biện khi bị sự trì hoãn cám dỗ.
7 lý do có thể nảy sinh khi bạn muốn trì hoãn
Không khó để nghĩ ra một cái cớ nào đó để trì hoãn. Bí quyết ở đây là phải biết khi nào một lý
do là hợp lý và khi nào nó chỉ là một cách khôn lỏi để né tránh việc thực thi nhiệm vụ. Phần
lớn những cảm giác trì hoãn của chúng ta khởi nguồn từ một nỗi sợ hãi tiềm thức hoặc từ một
niềm tin khiến chúng ta tự giới hạn bản thân. Khi dành thời gian để khám phá những ý nghĩ này,
bạn sẽ nhận ra rằng thật dễ dàng để chiến thắng được chúng và tạo ra một tư duy tích cực
hướng đến hành động.
Trí óc của bạn là một bộ máy diệu kỳ. Nó cung cấp cho bạn nguồn sức mạnh để tạo ra bất kỳ
thứ gì từ trí tưởng tượng. Mặc dù vậy, nó cũng có thể hạn chế khả năng hoàn thành công việc
của bạn. Chúng ta thường bị mắc kẹt trong một dự án – không phải vì thiếu động lực hoàn thành
nó mà bởi những dạng suy nghĩ tiêu cực luôn lởn vởn trong đầu chúng ta.
Căn nguyên của "thói quen trì hoãn" đến từ niềm tin khiến chúng ta tự giới hạn bản thân. Khi
những suy nghĩ đó không được kiểm soát, chúng chính là nguyên nhân nảy sinh ra những "cái
cớ" biện minh cho việc không hoàn thành một dự án/công việc. Mặc dù vậy, khi thách thức
những lý do đó, bạn sẽ thấy rằng đa phần chúng là kết quả của những nỗi sợ tiềm ẩn hoặc
những dạng thói quen tiêu cực.
Mọi người thường đưa ra 7 lý do để bao biện cho việc trì hoãn. Cần hiểu được lý do tại sao
chúng lại xuất hiện và bạn sẽ tiến được gần thêm một bước nữa tới việc chiến thắng được sự
trì hoãn:
Lý do 1: "Nó cũng chẳng quan trọng lắm"
Mọi người thường né tránh những công việc có vẻ không mấy quan trọng. Chúng đôi khi là
những công việc không đòi hỏi quá khắt khe về mặt thời gian, có lúc lại là một công việc nhàm
chán và chẳng liên quan gì đến mục đích dài hạn. Và có khi nó đòi hỏi bạn phải vượt qua được
một nỗi sợ hãi lớn. Không cần biết ý nghĩ nào đang lướt qua đầu bạn, nhưng có những lúc
chúng ta thường trì hoãn một công việc bởi nó chẳng có vẻ gì là quan trọng.
Một trong những liều thuốc đơn giản nhất để chữa căn bệnh "chẳng quan trọng lắm" là phát
triển thói quen ra những quyết định đơn giản. Hoặc là bạn tập trung hoàn thành nó hoặc là lấy
can đảm loại bỏ nó khỏi những việc cần làm. Một trong những cách tốt nhất để vượt qua được
sự trì hoãn là đưa ra những quyết định khó khăn trong cuộc sống – kể cả việc loại bỏ những thứ
đôi khi có vẻ quan trọng.
Lý do 2: "Tôi cần làm... trước"
Nhiều dự án thường bị đình lại bởi có một công việc đặc biệt bức thiết khác chen chân. Dù đó
là một cú điện thoại, một dự án chen ngang hay một vụ mua bán đơn giản, thì những điều này
cũng rất dễ tạo ra sự trì hoãn khi phải hoàn thành chúng trước mọi công việc khác.
Bạn có thể loại bỏ lý do này vĩnh viễn bằng cách phát triển thói quen xác định một cách trọn
vẹn từng dự án. Yếu tố then chốt ở đây là chia nhỏ chúng thành một loạt những hành động nhỏ
mà bạn thực hiện hằng ngày.
Lý do 3: "Tôi cần thêm thông tin"
Đôi khi, đây là một lý do hợp lý. Chúng ta thường có những công việc đòi hỏi phải được
nghiên cứu kỹ càng trước khi bắt tay vào thực hiện. Mặc dù vậy, đây cũng khó có thể là một lý
do chính đáng nếu bạn thực hiện công việc đó theo tuần.
Giải pháp đơn giản nhất dành cho vấn đề này chính là lấy thêm thông tin. Không bao giờ nên
lấy việc không biết cách làm để làm lý do né tránh một dự án. Ngày nay, không khó để học các
kỹ năng hay tìm người trợ giúp.
Lý do 4: "Tôi bị quá tải"
Chúng ta ai cũng đều từng bị quá tải. Nó khiến chúng ta có cảm giác như dù có "ba đầu sáu
tay" thì chúng ta cũng không hoàn thành hết được. Vấn đề này thường xảy ra với những người
cảm thấy mình phải có trách nhiệm tự làm tất cả mọi việc.
Cảm giác quá tải có thể được loại bỏ bằng cách tập trung vào những công việc quan trọng và
ủy thác hoặc loại bỏ những công việc khác. Một khi biết cách xác định đâu là điều quan trọng,
thì không khó để tự xử lý từng nhiệm vụ một và hoàn thành mọi việc một cách nhất quán.
Lý do 5: "Giờ tôi không có thời gian"
Đây cũng lại là một lý do thực sự hợp lý. Đôi khi bạn phải tập trung vào một dự án và không
thể bắt đầu một dự án khác. Dù vậy, lý do "không có thời gian" thường dẫn đến một thói quen
trì hoãn khó chịu, khiến bạn luôn gác lại những việc quan trọng.
Khi bạn nói "Giờ tôi không có thời gian," thì có thể ý bạn là trong tương lai, công việc sẽ dễ
dàng hơn và thú vị hơn. Tuy nhiên, rất nhiều người đưa ra lý do này với hy vọng ngầm rằng
công việc đó cuối cùng sẽ không cần làm nữa.
Nếu bạn cứ tiếp tục trì hoãn hành động theo kiểu "để mai tính" mà không ai biết "mai" là lúc
nào, thì khả năng cao là bạn sẽ không bao giờ hành động.
Lý do 6: "Tôi lại quên làm nó mất rồi"
Mọi người thường trì hoãn một công việc vì họ quên. Chắc chắn nhiều khi, chúng ta lơ đễnh và
để một thứ gì đó trôi tuột khỏi tâm trí của mình. Tuy vậy, căn bệnh đãng trí mãn tính là một dấu
hiệu cho thấy chúng ta đang phản kháng mạnh mẽ việc thực hiện một công việc cụ thể nào đó.
Có thể bạn không coi nó quan trọng. Có thể bạn lo sợ bị thất bại. Hoặc có thể hệ thống tổ chức
bạn đang sử dụng không hiệu quả. Vấn đề ở đây là "quên" không phải là một lý do chính đáng
để trì hoãn. Đến một lúc nào đó, bạn sẽ cần phải quyết định rằng, hoặc là bắt đầu thực hiện,
hoặc là loại bỏ nó.
Lý do 7: "Tôi không thích làm việc này chút nào cả"
Chắc chắn sẽ luôn có những công việc mà chúng ta e sợ. Bí quyết ở đây là chúng ta phải phân
biệt được khi nào một công việc cần được hoàn thành và khi nào nó có thể bị loại bỏ mãi mãi.
Chúng ta thường nhầm lẫn giữa hai điều này và né tránh những công việc có thể có những tác
động tích cực dài hạn đối với cuộc sống của chúng ta. Không nên trì hoãn làm việc gì đó chỉ vì
bạn không thích. Tốt hơn là hãy phân tích tại sao bạn ngại làm việc đó để xem nó có phải là
một dấu hiệu của một vấn đề lớn hơn không.
Tại sao phần lớn những lời bao biện đều vớ vẩn
Bao biện là căn bệnh của tất cả mọi người. Dù bạn có thành công đến đâu, thì chắc chắn cũng
có đôi lúc bạn nảy ra một lý do để không phải làm một việc gì đó. Đó là lý do tại sao việc
hình thành nên những thói quen để ngăn chặn và vượt qua tư tưởng "bao biện" là điều vô cùng
quan trọng.
Trong phần còn lại của cuốn sách, chúng ta sẽ xem xét danh sách những thói quen tích cực có
thể được lồng ghép vào lịch trình bận rộn hằng ngày của bạn. Tôi đặt tên chúng là những thói
quen chống lại sự trì hoãn (APH – anti-procrastination habits) bởi chúng giúp bạn hành động
ngay cả khi bạn cảm thấy lười biếng hoặc không có chút động lực nào.
Không chỉ đề cập đến từng thói quen, chúng tôi còn nói về cách chúng giải quyết được một
trong bảy lý do phổ biến mà mọi người thường mang ra để bao biện cho việc trì hoãn. Và một
khi bạn đã hiểu được cách để vượt qua định kiến giới hạn bản thân, bạn sẽ nhận ra rằng việc
kháng cự lại sức hấp dẫn của việc trì hoãn quá ư dễ dàng.
Hãy bắt đầu hành trình với thói quen mà tôi nhận thấy là quan trọng nhất để trở thành một
người nói "không" với trì hoãn.
APH 1.Sử dụng quy tắc 80/20 để ra quyết
định
Lý do bị loại bỏ: "Giờ tôi không có thời gian"
Chúng ta thường trì hoãn bởi mớ công việc đang ngập đầu ngập cổ. Theo tôi, lý do kém thuyết
phục này là một triệu chứng cho thấy bạn không xác định được đâu là điều thực sự quan trọng
trong công việc cũng như đời sống cá nhân của mình. Thật may là bạn có thể vượt qua được
điều này bằng cách áp dụng triệt để quy tắc 80/20.
Nguyên tắc này do Vilfredo Pareto xây dựng, phát biểu rằng 80% kết quả bạn nhận được đến
từ 20% nỗ lực của bạn. Tức là, phần lớn kết quả của bạn đến từ một số công việc nhất định.
Bạn có thể ứng dụng điều này bằng cách chỉ tập trung vào những hành động tạo ra những kết
quả đáng kể và chủ động phớt lờ những công việc còn lại.
Bạn có thể dùng quy tắc 80/20 để chống lại sự trì hoãn theo 5 bước sau:
Bước 1: Xác định những nhiệm vụ 80/20
Việc xác định ra những hành động có tác động lớn nhất đến công việc của bạn là điều rất quan
trọng. Về cơ bản, đây chính là những lý do mà bạn được trả lương. Cách đơn giản nhất để áp
dụng quy tắc 80/20 là xác định đâu là điều thực sự quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho
những điều đó. Nói cách khác, bạn phải tìm ra những công việc tạo ra 80% kết quả và hạnh
phúc của bạn.
Nhưng nếu bạn không thể xác định được phần công việc thuộc 80% đó thì sao? Hãy lấy giấy
bút ra và viết những công việc thường ngày của bạn. Tiếp đó, khoanh tròn những công việc tạo
ra những kết quả tốt nhất cho sự nghiệp của bạn. Cuối cùng, bạn hãy hỏi cấp trên của bạn (nếu
có) xem đâu là việc quan trọng nhất.
Bạn cũng nên áp dụng điều này vào đời sống cá nhân của mình. Hãy xác định những điều thực
sự có ý nghĩa và những việc đơn giản bởi nó là một thói quen. Dành thời gian cho gia đình, tập
thể thao, làm tình nguyện và các mối quan hệ đều có thể được coi là những phần việc thuộc
80%, bởi đây là những hoạt động khiến cuộc sống bạn có thêm nhiều ý nghĩa. Việc dành hàng
giờ cho Facebook, lướt web và dán mắt vào tivi không thuộc vào những hoạt động trên bởi nó
ngốn quá nhiều thời gian của bạn trong khi gần như không tạo ra được kết quả nào.
Việc xác định được 80% kết quả của bạn là điều rất quan trọng. Hãy xác định đâu là những
hành động thực sự tạo ra thu nhập và điều gì thực sự mang lại ý nghĩa cho cuộc sống của bạn.
Thông tin này sẽ giúp bạn đưa ra được những quyết định khó khăn trong bước tiếp theo.
Bước 2: Đặt một câu hỏi đơn giản
Thời gian của bạn là hữu hạn. Vậy tại sao bạn lại tiêu tốn nó vào những việc vô bổ?
Bất cứ khi nào bạn đứng trước một dự án hoặc một công việc mới, hãy tự hỏi một câu hỏi đơn
giản:
"Công việc này đang trợ giúp hay phá hủy các hoạt động 80% của tôi?"
Chúng ta thường đồng ý làm một điều gì đó vì sợ mất đi hình tượng hoặc làm ai đó phật lòng.
Dù vậy, việc hiểu được điều gì quan trọng trong cuộc sống cũng không có gì là sai cả. Nếu bạn
cảm thấy một điều gì đó chiếm mất thời gian của những hoạt động mang lại 80% hiệu quả của
mình, hãy tránh làm nó bằng mọi giá. Hãy nhớ: Đừng bao giờ biến những ưu tiên của người
khác thành của bạn.
Nhưng, không phải lúc nào cũng có thể từ chối nếu bạn có cấp trên. Một giải pháp dành cho
bạn đó là hãy đến gặp họ và giải thích rằng bạn đã xác định được các hoạt động cốt lõi của
mình mà giúp đem lại nhiều giá trị nhất. Hãy nói rằng thời gian của bạn sẽ hiệu quả nhất khi
tập trung vào những công việc đó. Hãy giải thích rằng bạn càng dành thời gian cho những hoạt
động này, thì hiệu suất trong công việc sẽ càng được nâng cao. Bạn sẽ nhận ra rằng phần lớn
cấp trên đều sẽ hiểu khi bạn chỉ ra cách bạn có thể thực hiện công việc tốt hơn và giúp họ gặt
hái được những kết quả cao hơn.
Bước 3: Loại bỏ hoặc ủy quyền
Nếu bạn đang gặp rắc rối với việc dành thời gian cho một dự án mới, bạn sẽ cần rà soát lại
mọi thứ bạn làm thường xuyên. Rất có thể bạn đang làm một vài điều không mang lại cho bạn
80% hiệu quả. Đó là những điều cần phải được loại bỏ hoặc ủy quyền cho người khác thực
hiện.
Danh sách công việc của bạn không nên bị lấp đầy bởi những việc không quan trọng. Nếu một
hành động không mang lại sự hài lòng hoặc một kết quả đo lường được, thì bạn cần loại bỏ nó.
Hãy hoặc là chuyển giao nó cho một ai khác (ủy quyền) hoặc là loại bỏ nó hoàn toàn.
Một lần nữa, rất có thể bạn sẽ lại phải có một cuộc nói chuyện dài với sếp của mình. Hãy giải
thích một cách đơn giản rằng bạn cần phải tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất và
sau đó yêu cầu chuyển những hoạt động khác cho một người nào đó.
Bước 4: Đừng nhồi thêm vào mà hãy thay thế
Khi bắt đầu một dự án mới, cương quyết không nhét thêm nó vào danh sách những việc cần làm
vốn đã chất đống của bạn. Việc nhồi nhét thêm đó sẽ chỉ khiến bạn cảm thấy quá tải mà thôi, và
đây chính là căn nguyên lớn gây ra sự trì hoãn. Thay vào đó, một giải pháp đơn giản hơn là thế
chỗ dự án đó vào một công việc không tạo ra kết quả.
Hãy nhớ rằng thời gian là hữu hạn. Nếu bạn cảm thấy dự án mới này đủ quan trọng để bắt tay
vào thực hiện, thì nó cần được thay vào chỗ của một hoạt động đạt hiệu quả thấp hơn. Đó là
cách bạn có thể tập trung được vào các công việc mang lại 80% kết quả mà không bị chìm
nghỉm giữa đống công việc ngốn nhiều thời gian.
Bước 5: Hãy thực hiện "sự trì hoãn sáng tạo"
Mục đích của cuốn sách này là giúp bạn chống lại sự trì hoãn, nhưng đôi khi, việc trì hoãn một
công việc nào đó cũng là một chiến thuật. Khi bạn biết một dự án không mang lại cho bạn 80%
hiệu quả, thì việc tạm gác lại nó đến "một ngày nào đó" cũng hoàn toàn hợp lý. Bạn sẽ chỉ làm
công việc đó nếu sau này nó trở nên quan trọng hơn trong cuộc đời của bạn.
Mấu chốt của sự trì hoãn sáng tạo là tạo ra một thói quen rà soát danh sách những công việc
tạm gác lại này. Theo tôi, bạn nên rà soát lại nó hằng tháng, theo dõi những mục tiêu của mình
và xác định xem bạn có thời gian cho những dự án mới hay không. Bạn không nhất thiết phải
hành động dựa trên những ý tưởng đó, nhưng ít nhất, thỉnh thoảng, bạn cũng nên xem xét chúng.
Áp dụng thói quen
Phải mất một khoảng thời gian việc thực hiện quy tắc 80/20 mới đi vào nề nếp. Ban đầu, sẽ
khá khó khăn để buông tay với những dự án mà bạn từng nghĩ nó quan trọng. Nhưng cuối cùng,
bạn cũng sẽ phát triển được một nhận thức trực giác về những gì mang lại giá trị và những gì
chỉ đang làm lãng phí thời gian của mình.
Để bắt đầu, tôi khuyên bạn nên làm những điều sau:
1. Hằ̀ng tháng đánh giá những hoạt động hằng ngày của bạn.
2. Xác định các hoạt động tạo ra 80% kết quả.
3. Loại bỏ hoặc ủy quyền những nhiệm vụ không nằm trong số các hoạt động 80% đó.
4. Hãy hỏi: "Công việc này phá hủy hay trợ giúp các hoạt động 80/20?" khi một dự án mới
xuất hiện.
5. Nếu công việc đó đáng để theo đuổi, hãy thế nó vào chỗ một dự án khác. Đừng chèn thêm nó
vào danh sách công việc.
6. Thực hiện trì hoãn sáng tạo với những công việc không quan trọng.
Bạn sẽ nhận thấy rằng thật dễ dàng để chống lại sự trì hoãn nếu tập trung vào những hoạt động
mang lại cho bạn những kết quả lớn nhất tương xứng với thời gian bạn bỏ ra. Hãy áp dụng quy
tắc 80/20 và bạn sẽ không phải trải qua cảm giác quá tải nữa. Bạn sẽ không bị căng thẳng vì
danh sách công việc dài bất tận của mình. Thay vào đó, bạn sẽ thực hiện được những công
việc quan trọng nhất với cuộc sống của mình một cách năng động.
APH 2.Liên hệ mọi hành động đến mục tiêu
S.M.A.R.T.
Lý do bị loại bỏ: "Nó chẳng có gì quan trọng"
Một ngày của bạn sẽ rất dễ bị phá hỏng nếu bạn không xác định những việc ưu tiên. Kết quả
cuối cùng thường là bạn sẽ tập trung vào những công việc đem lại giá trị thấp và không tạo ra
được những kết quả nào đáng kể.
Trên thực tế, chiến lược hiệu quả nhất để vượt qua được sự trì hoãn là cải thiện khả năng của
bạn trong việc chọn lựa những dự án nào nên thực hiện và những dự án nào cần phải né tránh.
Chúng ta đều bao biện cho việc trì hoãn, nhưng nếu bạn dành thời gian để suy nghĩ kỹ lưỡng,
bạn sẽ thấy phần lớn những lý do đều được hình thành bởi cảm giác nhiệm vụ đó không quan
trọng.
Vậy đâu là giải pháp?
Rất đơn giản: Hãy tạo ra thói quen liên hệ mọi công việc với một mục tiêu. Bất cứ khi nào bạn
bắt đầu một việc gì đó, hãy tự hỏi bản thân liệu công việc đó có phù hợp với kế hoạch dài hạn
của bạn không. Nếu nó liên quan trực tiếp đến một mục tiêu đã được viết ra, thì bạn hãy dành
thời gian để thực hiện nó. Song, nếu nó không hề liên quan đến một mục tiêu cụ thể nào, thì
đừng ngần ngại ủy quyền hay bỏ qua nó hoàn toàn.
Đặt ra mục tiêu sẽ trở thành một vũ khí bí mật của bạn trong cuộc chiến chống lại sự trì hoãn.
Việc biết được đâu là điều quan trọng sẽ giúp bạn tạo ra một cái khung cho lề thói hằng ngày
của mình. Bạn sẽ không còn phải loay hoay với một công việc bất kỳ nào nữa, mà bạn sẽ hành
động bởi bạn biết nó phù hợp với kế hoạch dài hạn đến mức nào.
Bạn có thể áp dụng thói quen này bằng cách thường xuyên đặt ra những mục tiêu S.M.A.R.T., là
viết tắt của: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Attainable),
Liên quan (Relevant) và Giới hạn thời gian (Time-bound).
Đây là cách nó vận hành:
Cụ thể
Bạn có 6 câu hỏi: Ai, Cái gì, Ở đâu, Khi nào, Cái nào và Tại sao. Việc trả lời những câu hỏi
trên sẽ cung cấp cho bạn cách nhanh nhất để tạo ra một mục đích rõ ràng với một kết quả có
thể đo lường được:
* Ai: Ai có liên quan?
* Cái gì: Bạn muốn đạt được cái gì?
* Ở đâu: Bạn sẽ hoàn thành mục tiêu ở đâu?
* Khi nào: Khi nào bạn muốn thực hiện nó?
* Cái nào: Những yêu cầu và hạn chế nào có thể xuất hiện khi bạn thực hiện nhiệm vụ?
* Tại sao: Tại sao bạn làm nó?
Đây là một ví dụ điển hình về một mục đích cụ thể:
"Vào ngày 16 tháng 5, tôi sẽ gửi đến cấp trên của tôi một bài thuyết trình vô cùng ấn tượng kéo
dài 15 phút, trong đó cập nhật về dự án Nexus."
Ví dụ này cực kỳ rõ ràng. Đến cuối ngày 16, bạn sẽ biết bạn có đạt được nó hay không.
Đo lường được
Khía cạnh thứ hai trong việc đặt ra mục tiêu S.M.A.R.T. là tạo ra một kết quả có thể đo lường
được. Một lúc nào đó, bạn muốn biết – mà không hề nghi ngờ – rằng bạn đã đạt được mục tiêu.
Ví dụ, "Thuyết trình" không phải là một kết quả có thể đo lường được. Trong khi đó, "Thuyết
trình 15 phút" lại có thể đo lường.
Hãy cụ thể hóa hết mức có thể những mục tiêu của bạn. Đừng chỉ nói bạn sẽ "học cách nói
trước đám đông." Thay vào đó, hãy tạo ra hàng loạt thước đo mà tập trung vào sự cải thiện
liên tục.
Có thể đạt được
Hãy chắc rằng những mục tiêu của bạn là những mục tiêu có thể đạt được. Hãy đặt ra những
mục tiêu mang tính thách thức, nhưng có thể được hoàn thành nếu nỗ lực. Với ví dụ trên, bạn
không nên đặt ra mục tiêu thuyết trình tại một hội nghị quốc gia trong một khoảng thời gian quá
ngắn nếu bạn chưa bao giờ diễn thuyết trước đám đông. Một mục tiêu khả quan hơn đó là hãy
trình bày thật tốt trước một lượng khán giả nhỏ hoặc trong một sự kiện nhỏ tại địa phương.
Điều đó không có nghĩa là bạn nên tránh theo đuổi những mục tiêu lớn. Mỗi khi hoàn thành một
nhiệm vụ gì đó, hãy tạo ra mục tiêu mới, thách thức hơn. Hãy liên tục thúc đẩy bản thân bằng
những việc mà bạn nghĩ rằng nó khả thi với cuộc sống của bạn. Có thể chỉ một năm, bạn sẽ thấy
bản thân mình đang đứng trên bục diễn giả của một hội nghị quốc gia ấy chứ.
Liên quan
Mọi mục tiêu đều cần phải liên quan đến những gì bạn muốn. Bạn không nên làm chúng theo
nguyện vọng của bố mẹ, chồng/vợ hoặc bạn bè. Chúng chỉ nên tập trung vào những kết quả mà
bạn thực sự mong mỏi mà thôi.
Bạn sẽ cần phải trở thành người thích hành động. Khi các mục tiêu xuất phát từ đam mê cá
nhân thì hoàn thành chúng hàng ngày sẽ dễ hơn nhiều.
Giới hạn thời gian
Hãy ép những mục tiêu của bạn vào một khung thời gian cụ thể. Với tôi, tôi thích đặt ra hai mục
tiêu: một mục tiêu ngắn hạn cho tháng tới và một mục tiêu dài hạn cho ba tháng. Việc đặt ra
mục tiêu sẽ giúp chúng luôn được xếp vị trí hàng đầu trong tâm trí bạn và tăng khả năng thành
công của chúng.
Một mục tiêu không phải là, "Tôi sẽ thuyết trình." Thay vào đó, nó phải giống như: "Vào ngày
16 tháng 5, tôi sẽ thuyết trình một bài ấn tượng dài khoảng 15 phút cho sếp của tôi."
Không phải chỉ nên đặt ra mục tiêu trong công việc. Trên thực tế, nó nên là một phần trong mọi
quyết định mà bạn đưa ra trong cuộc sống. Hãy nhớ, bạn đang cố gắng vượt qua sự trì hoãn, vì
vậy, bạn cần phải nhìn vào mỗi nhiệm vụ và xem liệu nó có phù hợp với những kế hoạch dài
hạn của bạn hay không. Điều này có nghĩa là bạn nên thiết lập những mục tiêu cho từng điều
sau đây:
* Học tập (cả chính quy và không chính quy)
* Nghề nghiệp hoặc kinh doanh
* Sức khỏe
* Sở thích và giải trí
* Những mối quan hệ
* Tôn giáo
* Tài chính
* Nghĩa vụ công
Bạn không cần phải tập trung vào tất cả những điều trên cùng một lúc. Thay vào đó, sẽ tốt hơn
nếu bạn tạo ra những mục tiêu cho từng lĩnh vực trong cuộc sống mà hiện tại có một ý nghĩa
mang tính cá nhân.
Cuối cùng, bạn nên hiểu sự khác nhau giữa hai dạng mục tiêu và cách chúng tác động đến khả
năng hoàn thành mọi việc của bạn.
Dạng mục tiêu đầu tiên là mục tiêu thành tích, trong đó bạn tập trung vào sự cố gắng, chứ
không phải kết quả. Mặc dù bạn muốn đạt được một cột mốc cụ thể nào đó, bạn cũng không coi
là thất bại nếu không đạt đến được nó. Ví dụ, một mục tiêu hiệu suất sẽ kiểu như sau: "Vào
ngày 1 tháng 6, tôi sẽ có một cuốn sách hoàn chỉnh gồm 15.000 từ được xuất bản trên nền tảng
Kindle của Amazon."
Dạng thứ hai là mục tiêu kết quả, trong đó bạn muốn đạt được một kết quả cụ thể, có thể đo
lường được. Mặc dù thành tích cũng rất quan trọng, nhưng mối quan tâm chính của bạn sẽ là
đạt được con số đó. Nếu bạn không đạt được, thì mục tiêu của bạn coi như thất bại. Lấy một ví
dụ, bạn có thể điều chỉnh ví dụ trên như sau: "Vào ngày 1 tháng 6, tôi sẽ có một cuốn sách trên
Amazon Kindle với doanh số trung bình 10 cuốn một ngày."
Đa phần, tôi khuyên bạn nên đề ra những mục tiêu thành tích thay vì những mục tiêu kết quả.
Điều quan trọng nhất là phát triển thói quen giúp bạn thúc đẩy bản thân và đưa ra hành động
theo ngày. Những mục tiêu kết quả có thể gây thoái chí nếu không đạt được những con số đã đề
ra. Những mục tiêu thành tích thường là tốt hơn bởi nó giúp bạn tập trung vào quá trình tự cải
thiện thay vì kết quả "được ăn cả ngã về không".
Áp dụng thói quen
Dưới đây là cách sử dụng những mục tiêu S.M.A.R.T. để chống lại sự trì hoãn:
1. Nghĩ về những gì bạn muốn đạt được trong 3 tháng tới.
2. Viết ra những mục tiêu S.M.A.R.T. cho những lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống của bạn.
3. Lên kế hoạch hành động cho từng mục tiêu.
4. Đánh giá lại những mục tiêu đó hằng ngày.
5. Tìm ra mối liên hệ của từng dự án mới với mục tiêu.
6. Loại bỏ/Ủy quyền bất cứ công việc nào không phù hợp với những mục tiêu hiện tại của bạn.
7. Sau 3 tháng, hãy đánh giá thành công tổng thể của bạn.
8. Tạo ra những mục tiêu mới, khó khăn hơn.
Việc trì hoãn một công việc không quan trọng nào đó rất dễ. Nhưng thật không may thái độ này
có thể có những tác động tiêu cực đối với những dự án của bạn. Đến một lúc nào đó, bạn sẽ
phải đưa ra một quyết định: Hoặc bắt đầu công việc đó, hoặc không.
Với việc thiết lập nên những mục tiêu S.M.A.R.T., bạn sẽ tạo ra được một danh sách những
việc hiện tại đóng vai trò quan trọng trong cuộc đời bạn. Bất kể khi nào bạn cảm thấy bị cám
dỗ, mong muốn bắt đầu một thứ gì đó mới, bạn sẽ có một bộ khung giúp bạn đưa ra được
những quyết định khôn ngoan. Nếu công việc đó đủ quan trọng, hãy thực hiện nó, nếu không,
hãy quyết tâm loại bỏ nó.