Câu 6 : một số phương pháp khảo sát hệ thống thông dụng: phương pháp nghiên cứu tài liệu viết, phương pháp quan sát, phương pháp phỏng vấn, phương pháp sử dụng bảng hỏi - mẫu điều tra.

_ Nghiên cứu tài liệu viết: Nghiên cứu tài liệu viết giống như quan sát hệ thống một cách gián tiếp. Thông qua việc nghiên cứu tài liệu viết mà có được hình dung tổng quan về hệ thống. Các tài liệu viết cần nghiên cứu thường khá đa dạng. Chúng có thể là:

Tại liệu giao dịch như hoá đơn, phiếu thanh toán, thời gian biểu, phiếu ghi điểm, phiếu xuất, phiếu nhập.

Tài liệu lưu trữ như sổ ghi chép, các tập công văn, các tệp dữ liệu, các hồ sơ cán bộ, hồ sơ dự án.

Tài liệu tổng hợp như báo cáo tổng kết hàn tuần, hang tháng, báo cáo kiểm kê hoặc bảng tổng hợp điểm của sinh viên.

Tài liệu chuẩn bị cho các buổi họp hoặc báo cáo không định kỳ.

Tài liệu về quy định, quy chế nghiệp vụ.

_ Phương pháp quan sát: Quan sát nhằm giúp cho phân tích viên có được một bức tranh khái quát về tổ chức cần tìm hiểu và cách thức quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động trong hệ thống thực. Ngoài ra, trong một số trường hợp, quan sát cũng có thể giúp cho phân tích viên nắm bắt được kỹ thuật xử lý công việc bằng các phương pháp truyền thống, để từ đó đưa ra kỹ thuật xử lý cho hệ thống mới.

Ví dụ, khi theo dõi tiến trình xếp thời khoá biểu, chuyên gia tin học có thể học tập, đúc rút những kinh nghiệm và tìm cách đưa những kinh nghiệm này vào trong các bản phân tích, thiết kế của mình, để sao cho sau này, khi làm việc với hệ thống mới, các cán bộ xếp thời khoá biểu vẫn có thể sử dụng những kinh nghiệm đã tích luỹ được của mình.

Thông thường, khi cảm thấy bị quan sát, người làm việc sẽ không thật sự thoải mái và có xu hướng thay đổi cung cách làm việc. Vì vậy, kết quả quan sát cũng không còn hoàn khách quan. Việc phân tích dựa trên kết quả quan sát cũng có thể sai lệch. Đây là nhược điểm của phương pháp này.

Hai phương pháp quan sát thường được sử dụng là quan sát chính thức và không chính thức. Ví dụ, khi cần quan sát cách thức làm việc của các cán bộ xếp thời khoá biểu, chuyên gia tin học có thể đè nghị cùng làm việc với nhóm cán bộ này để từ đó có điêu kiện hiểu về công việc được đầy đủ hơn.

_ Phương pháp phỏng vấn: Đây là một phương pháp rất quan trọng trong công tác khảo sát hệ thống. Quá trình phỏng vấn có thể cho những thông tin mà việc quan sát, nghiên cứu tài liệu viết không thể cung cấp được. Để có được chất lượng phỏng vấn tốt cần chú ý một số vấn đề sau:

Xây dựng kế hoạch phỏng vấn. Điểm quan trọng nhất trong kế hoạch phỏng vấn là mục tiêu của cuộc phỏng vấn. Ngoài ra, cần phải xác định được danh sách những người( gắn với công việc) sẽ được phỏng vấn và kế hoạch phỏng vấn từng người.

Chuẩn bị câu hỏi có chất lượng tốt, phục vụ trực tiếp cho mục đích cuộc phỏng vấn. Câu hỏi phải phù hợp với phạm vi liên quan của vấn đề đang được quan tâm, phù hợp với đối tượng phỏng vấn. Nên sử dụng các câu hỏi trực tiếp, tránh các câu hỏi mang tính chất phỏng vấn sẽ quyết định chất lượng của cuộc phỏng vấn.

Thiết lập quan hệ tốt, mang tính hợp tác trong quá trình phỏng vấn.

Chuẩn bị tình huống phỏng vấn phù hợp với môi trường làm việc và thời điểm phỏng vấn.

Kết quả phỏng vấn phải được lưu trong biên bản phỏng vấn và nói chung là phải có xác nhận các kết quả phỏng vấn.

¬_ Phương pháp sử dụng bảng hoi, mẫu điều tra: Nội dung chính của phường pháp này là xây dựng hàng loạt các câu hỏi và có thể đưa ra các phường án trả lời sẵn để người được hỏi, điểm câu trả lời. Vấn đề quan trọng nhất đối với phương pháp này là xây dựng được danh sách các câu hỏi có chất lượng. Với mỗi câu hỏi phải có phương án trả lời xác định. Các câu hỏi phải có tác dụng kiểm tra về độ tin cậy của thông tin trong câu trả lời.

Trên đây chỉ là gợi ý về một số phương pháp khảo sát thường dùng và một sổ chú ý cần thiết khi sử dụng chúng. Mọi công việc, mọi phương pháp cũng nhằm tới múc đích quan trọng nhất của công tác khảo sát hệ thống là có thực tế, có thể áp dụng phối hợp các phương pháp, tuỳ từng điều kiện cụ thể sao cho đạt hiệu quả cao nhất.