KN LAP LE HOACH

Kế hoạch là một văn bản trong đó thể hiện các mục tiêu và các giải pháp chủ yếu nhằm sử dụng các nguồn lực, tài nguyên có thể khai thác được ở trong cơ quan  đơn vị một cách tối ưu trong một thời gian nhất định.

Lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu cần đạt được của đơn vị và phương thức tiến hành tốt nhất để đạt được mục tiêu đó trong từng thời kỳ

LKH hoạt động VP bao gồm việc thu thập các thông tin, sử dụng và triển khai cho các bước hành động. Cuối cùng, hoạch định là sự duy trì, bảo quản những thông tin cần thiết, cập nhật hoá, chính xác hoá chúng để tham khảo khi cần thiết

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch cho hoạt động văn phòng

Đưa ra định hướng

Tạo ra được một tầm nhìn chung (shred vision)

Tạo ra những công cụ quản lý mới

Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống

Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn

Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức

Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các cấp quản lý khác.

Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài.

Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra

Nguyên tắc hệ thống

Nguyên tắc này đòi hỏi sự thống nhất đồng bộ của kế hoạch, không được để hoạt động bị trùng lắp ở hai trong ba yếu tố: Thời gian, địa điểm và nhân sự. Ngoài ra, còn đảm bảo thống nhất theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch, giữa cấp trên với cấp dưới, giữa ngắn hạn và dài hạn không bị chồng chéo nhau

Nguyên tắc ưu tiên

Nguyên tắc ưu tiên đòi hỏi trong hàng loạt những vấn đề của kế hoạch, phải tìm ra các nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các hoạt động mang tính chất quyết định đến kết quả của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên giải quyết.

Văn phòng cần yêu cầu các bộ phận phải thông báo dự kiến các hoạt động của mình đến văn phòng trước một thời gian quy định để có kế hoạch sắp xếp, bố trí (về thời gian, địa điểm, nhân sự và tầm quan trọng của hoạt động đó

Nguyên tắc dự phòngNguyên tắc dự phòng đòi hỏi bên cạnh phương án chính phải có các yếu tố dự phòng về thời gian, về nhân lực và các điều kiện cần thiết khác. Đó là sự cân nhắc, lường trước những trở ngại có thể xảy ra và được tính tới  để hạn chế rủi ro

Dựa theo chương trình, kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn của cơ quan, doanh nghiệp.

Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan doanh nghiệp.

Tình hình thực tế của từng giai đoạn.

Thời gian làm việc

Tình hình thực tế của từng giai đoạn

Nguồn lực văn phòng (con người, trang thiết bị, cơ sở vật chất

CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH

Để lập kế hoạch và lịch công tác hàng ngày thì phải sử dụng một số công cụ sau:

Lịch thời gian biểu công tác.

Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay

Danh sách các công việc phải làm hôm nay

Bảng danh sách các công việc trong tuần

Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần

Sử dụng phầm mềm vi tính.

Xác định nhiệm vụ kế hoạch (What)

Nhiệm vụ, công việc, vấn đề phải giải quyết hay khối lượng công tác đặt ra là gì?

 Kế hoạch được đặt ra giải quyết vấn đề gì? Gồm các nội dung, yêu cầu nào? Phạm vi ảnh hưởng của nó ra sao? Nội dung công việc được đặt ra có hợp lý, hợp pháp hay không?

Xác định thời gian thực hiện công việc(When)

Nhiệm vụ công việc đó thực hiện khi nào? Thời gian chi tiết để thực hiện nhiệm vụ?

  Xác định mức độ khẩn cấp của từng công việc, Việc gì trước, việc gì sau, việc nào đan xen với việc nào?

 Xác định địa điểm thực hiện công việc(Where

Các nhiệm vụ công việc được đặt ra sẽ thực hiện ở địa điểm, địa bàn, cấp nào? Kiểm tra ở bộ phận nào? …

Xác định mục tiêu, yêu cầu(Why)

 Tại sao làm?

 Ý nghĩa như thế nào?

 Hậu quả nếu như không làm?

Mục tiêu đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc “smart”: Specific, Measurable, Achievable, Realistics, timebound

Xác định người thực hiện công việc(Who) liên quan đến các vấn đề

   Ai làm việc đó?

   Ai kiểm tra?

    Ai hỗ trợ?

   Ai chịu trách nhiệm

Các nội dung chính trong lập kế hoạch hoạt động văn phòng

Xác định phương pháp thực hiện công việc(How)

Tài liệu hướng dẫn là gì?

 Cách thức thực hiện như thế nào?

Tiêu chuẩn là gì?

các điều kiện vật chất, tài chính, phương tiện cần thiết khác

Nếu có máy móc thì vận hành như thế nào?

Xác định phương pháp kiểm tra

 Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra?

Tần suất kiểm tra như thế nào?

Ai là người kiểm tra?

Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

Để lập kế hoạch giai đoạn đầu tiên cần xác định rõ vấn đề :

#GD 1(Chuan bi)

Kế hoạch nhằm giải quyết những vấn đề gì?

Đạt được mục tiêu nào?

Tại sao lại chọn mục tiêu  đó?

Thực hiện như thế nào?

Ai thực hiện? Bao giờ thực hiện?

Thực hiện ở đâu?

Mục đích : Để xác định mục tiêu theo thứ tự ưu tiên, đồng thời xác định chủ trương, giải pháp để thực hiện, bên cạnh đó chuẩn bị các phương án dự phòng với mục tiêu và giải pháp tương ứng.

#Gd 2(Kees hoach du thao)

Nêu ra một số phương án, đồng thời nêu lên các điểm mạnh, điểm yếu và các điều kiện cần thiết khi lựa chọn của từng phương án

Văn phòng tổ chức chuẩn bị trưng cầu ý kiến cho bản dự thảo kế hoạch, trong đó vạch ra nhiều vấn đề cần tập trung lấy ý kiến về từng phương án (khi cần và có thể chỉ đạo thực hiện thí điểm để chứng minh cho khả năng thực thi của từng phương án), vạch rõ điểm mạnh, yếu của từng phương án, để cuối cùng bàn bạc để chọn ra phương án tối ưu

#Gd 3(Trung cau y kien)

Có thể trưng cầu ý kiến các đối tượng sau:

Những đơn vị trực tiếp thực hiện kế hoạch.

Những nhà quản lý cấp trên, đồng cấp và một số đơn vị tương đương.

Những nhà khoa học, những người có kinh nghiệm.

Khảo sát và trưng cầu ý kiến ở một vài cơ sở, bộ phận.

-Khi đã thu thập đủ ý kiến của các đối tượng dự kiến, ban soạn thảo kế hoạch bổ sung, hoàn chỉnh bản sự thảo để thông qua cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Thảo luận thông qua kế hoạch hành chính văn phòng dự thảo

- Viết lại bản kế hoạch hoàn chỉnh sau khi lấy ý kiến

- Trình cấp trên phê duyệt

#Gd 4(Ban hanh ke hoch)

Chuẩn bị các văn bản ban hành gồm: bản kế hoạch, các bản phụ lục nếu có, văn bảnhướng dẫn thực hiện.

Xây dựng kế hoạch tuyên truyền, thông tin về văn bản kế hoạch và các phương tiệnthực hiện.

Dự kiến kế hoạch triển khai thực hiện kế hoạch.

Dự kiến các cơ quan, bộ phận thực hiện.

Văn phòng trình lãnh đạo ký duyệt ban hành kế hoạch cùng với các văn bản nêu trên để tạo thuận lợi cho việc tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch.

KH gom

Kế hoạch năm

Kế hoạch quý

Kế hoach tháng

Kế hoạch tuần

Kế hoạch ngày

Kế hoạch sử dụng thời gian của nhà quản lý

CHUONG 3Tiến trình tổ chức hội nghị

. Chọn thời gian

2. Chọn địa điểm

3. Chuẩn bị hồ sơ

4. Thông báo gửi giấy mời

5.Soạn thảo chương trình

6. Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật

7. Dự trù kinh phí

8. Kiểm tra công tác chuẩn bị

Nguyên tắc tổ chức cuộc họp thành công

thảo luận trước với hội đồng về nội dung của cuộc họp Nên

Không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết

Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo

Nên bắt đầu cuộc họp đúng giờ

Ghi biên bản những điểm quan trong trong lúc họp

Hướng dẫn mọi người tham gia thảo luận và yêu cầu họ trình bày ngắn gọn

7. Hãy giúp mọi người tập trung chú ý vào cuộc họp

8. Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình

9. Phát biểu trong cuộc họp là nên nói với nhiều người chứ  không chỉ riêng với một người

10. Không nói xấu nhau trong buổi họp, đặc biệt là đối với người vắng mặt

11. Sau buổi họp nên gặp từng người và trò chuyện thân mật