Câu 4: Nêu các đặc điểm của một bài thuyết trình hiệu quả?

Phù hợp với đối tượng

Có mục tiêu rõ ràng

Có cấu trúc logic và nhất quán

Sử dụng giao tiếp ngôn từ và phi ngôn từ phù hợp

Phân bổ thời gian hợp lý

Câu 5: Phân loại các bài thuyết trình?

Thuyết trình trong quản lý: Họp báo, phổ biến văn bản, thông tin

Thuyết trình trong giải trí: Dẫn chương trình, Kể chuyện, Diễn tấu/hài

Thuyết trình trong kinh doanh: Giới thiệu sản phẩm/dự án; Báo cáo kết quả kinh doanh; Chiến

lược phát triển/Kế hoạch kinh doanh

Thuyết trình trong học tập, giảng dạy, nghiên cứu;

Câu 13: Nêu và phân tích các bước chuẩn bị một bài thuyết trình?

Để chuẩn bị một bài diễn thuyết hiệu quả, chúng ta cần làm các công việc cụ thể sau:

 _ Chọn chủ đề và xác định mục đích bài thuyết trình

 _  Tìm hiểu tính giả

 _ Thu thập tư liệu cho bài thuyết trình

 _ Xây dựng nội dung thuyết trình,

 _ Chuẩn bị điều kiện cho buổi thuyết trình

 _ Luyện tập thuyết trình. 

1. Chọn chủ đề và xác định mục đích bài thuyết trình

Mục đích của buổi thuyết trình cần được xác định rõ. Tự hỏi vì sao có buổi thuyết trình? 

Nội dung chủ yếu là gì? Thái độ tích cực, nhiệt tình và lôi cuốn.

Việc truyền tải thông điệp của bạn phải dễ nhớ và dễ hiểu. Một người bình thường có khả năng tập trung thời gian ngắn. Vì vậy, nhiệm vụ của bạn làm sao người nghe tập trung đủ lâu để hiểu được nội dung của bài thuyết trình.         Khi mục tiêu đã được xác định thì cần phải tập trung suy nghĩ về nó để làm sao thực hiện bài diễn thuyết hấp dẫn, không lãng phí thời gian của mọi người. Trình bày đúng, đơn giản và đi thẳng vào vấn đề. 

 Ví dụ: Để giới thiệu sản phẩm mới cần giới thiệu sản phẩm mới có tính vượt trội và hấp dẫn. Những lợi ích mà sản phẩm mới mang lại cho khách hàng. Giải thích tại sao khách hàng muốn mua nó. 

Để làm việc này một cách hiệu quả chúng ta cần thực hiện theo nguyên tắc SMART:

Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

Measurable: Có thể đo đếm được

Achievable: Có thể kiểm soát trong khả năng của mình.

Realistic: Có tính thực tiễn cao

Time bound: Thời gian để thực hiện mục tiêu đặt ra

2. Tìm hiểu thính giả 

Cố gắng tìm hiểu ai sẽ tham dự vào buổi thuyết trình của bạn. Có bao nhiêu người sẽ tham dự.

Đánh giá mức độ hiểu biết của người nghe về chủ đề thuyết trình. Các khía cạnh về nhân chủng học của thính giả ví dụ như độ tuổi, giới tính, trình độ, v.v. Ngoài ra, chúng ta cần tìm thông tin để trả lời các câu hỏi:

 Tại sao người nghe có mặt?

 Khán giả cần thông tin gì?

 Người nghe mong đợi điều gì từ bài thuyết trình?

 Làm thế nào bạn có thể truyền đạt được thông tin phù hợp với mong đợi của thính giả? 

Cần quan sát thái độ của khán giả biểu hiện như thế nào trước, trong lúc và sau khi nghe bài diễn thuyết. Nên hiểu thêm giá trị về niềm tin và tôn giáo của khán giả. Đồng thời nghiên cứu những nhân tố có thể làm phấn khích người nghe. 

3. Thu thập tư liệu cho bài thuyết trình

     Chúng ta thu thập tài liệu để tìm ra những dẫn chứng sinh đông hơn cho bài thuyết trình góp phần làm tăng sức hấp dẫn và tính thuyết phục cho bài thuyết trình.

   Chúng ta có thể thu thập tài liệu bằng rất nhiều cách: Tìm qua sách báo, tivi, internet, những tài liệu có liên quan đến bài thuyết trình, nghe những ý kiến của các chuyên gia hoặc những người am hiểu về lĩnh vực mà chúng ta quan tâm, cũng có thể thông qua một buổi phỏng vấn nhỏ nào đó,….v...v

   Điều quan trọng sau khi thu thập được tài liệu là chúng phải biết lựa chọn từng ý để chuẩn bị xây dựng nội dung bài thuyết trình.

4. Xây dựng nội dung thuyết trình.

Có 3 nội dung chính :

 _  Phần giới thiệu 

      Kế hoạch cho buổi thuyết trình. Dự kiến thời gian hoàn thành . Giới thiệu những điểm quan trọng trong bài thuyết trình:

      Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp chủ đề sẽ trình bày.  

      Mở đầu gián tiếp: đưa một luận đề nào đó rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính. 

_ Phần phát triển nội dung 

   Đây là phần cung cấp cho khán giả những thông tin quan trọng. Đáp ứng yêu cầu của khán giả.

   Mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ánh những vấn đề mới phát hiện. Người nghe hiểu được vấn đề và mục đích của bài thuyết trình. 

_ Phần kết luận 

      Tóm tắt những điểm chính. Kết thúc bằng nhận xét ngắn gọn và súc tích Nếu bài thuyết trình là báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học thì nên nêu bật được những khám phát mới. Cần chỉ ra những hạn chế của đề tài nếu có hướng nghiên cứu phát triển trong tương lai.

    Cuối cùng là không quên cám ơn khán giả và bày tỏ cử chỉ thân mật. 

5. Chuẩn bị điều kiện cho buổi thuyết trình 

i> Địa điểm 

    Nên tham quan địa điểm tổ chức ít nhất một lần trước khi thuyết trình chính thức.

    Bạn phải biết rõ địa điểm nơi thuyết trình để xác định phương tiện đi đến đó. Nơi tổ chức là hội trường, phòng họp nhỏ, hay ngoài trời và môi trường xung quanh. Xác định thời gian dự kiến của buổi thuyết trình: thời gian báo cáo chính, thời gian giải lao (nếu có), thời gian bị ngừng do giải đáp thắc

mắc của khán giả, và thời gian thảo luận. 

ii> Chuẩn bị phương tiện 

Bạn cần chuẩn bị: mang tài liệu có liên quan, nhớ backup data sang USB, thử và kiểm tra hệ thống máy chiếu đa phương tiện, hệ thống âm thanh và ánh sang. Bạn phải làm quen với các trang thiết bị và chọn vị trí đứng thích hợp khi thuyết trình. 

iii> Trang phục 

Hình dáng bên ngoài rất quan trọng chính vì thế mà trang phục gọn gàng, quần áo vừa vặn. Nên mặc theo phong cách của thương gia. Khi thuyết trình nên đứng thẳng và mắt luôn nhìn về khán giả. 

6. Luyện tập thuyết trình

_ Nên đến chỗ diễn ra buổi thuyết trình để chọn vị trí đứng và luyện tập trước.

_ Có thể đứng trước gương hoặc trước những người có kinh nghiệm tập thuyết trình để nghe lời khuyên từ họ.

Câu 19: Nêu và phân tích các bước thực hiện một bài thuyết trình?

Thực hiện bài thuyết trình bao gồm các phần:

   Lên kế hoạch cho bài thuyết trình

   Mở đầu bài thuyết trình

   Trình bày nội dung bài thuyết trình

   Đặt và trả lời câu hỏi

   Kết thúc bài thuyết trình

   Đánh giá kết quả bài thuyết trình

1. Lên kế hoạch cho bài thuyết trình

  Để lên kế hoạch cần giải quyết 3 câu hỏi

  Khán giả là ai ?

_  Kiến thức ra sao?

_ Chuyên môn của họ như thế nào?

_ Họ có kinh nghiệm về lĩnh vực mà bài thuyết trình đang đề cập hay không? Kinh nghiệm đó được kiểm nghiệm ở thực tiễn hay chỉ trên lí thuyết.

_ Chú ý đến các quan điểm của khan giả về hướng mà bạn đang muốn nhắc đến trong bài thuyết trình? Đồng tình hay không đồng tình?

  Mục đích là gì ?

_ Thông báo: Trình bày thông tin cho khán giả biết chúng ta cần làm sáng tỏ điều gì, hình thức này tập trung vào sự rõ ràng và hiểu biết.

_ Thuyết phục: Người thuyết trình có nhiệm vụ phải thuyết phục và gây ấn tượng với thính giả về tầm quan trọng của vấn đề mà bài thuyết trình hướng đến.

_ Giải trí: Bài thuyết trình nên kèm theo sự giải trí để khan giả luôn trong trạng thái thoải mái về tinh thần khi đó họ dễ  bị thuyết phục.

  Thông điệp là gì ?

_ Thông điệp chính của bài thuyết trình là gì là điều mà người thuyết trình cần đưa đến được với khan giả để khán giả giữ nó trong tâm trí trong suốt buổi thuyết trình, để bài thuyết trình được chú ý đến, tránh việc đưa ra nhiều thông điệp đan xen.

2. Mở đầu bài thuyết trình

    Nên chuẩn bị soạn thảo một đoạn ngắn giới thiệu về bạn (khoảng 500 từ) nói về năng lực của bạn, trình độ, kinh nghiệm làm việc và chuyên môn. Những điều bạn quan tâm và những định hướng trong tương lai. Cố gắng tạo sự cảm thông và cầu nối giữa bạn và khán giả. 

       Chào đón khán giả là biểu hiện đầu tiên tạo cảm giác cởi mở và thân thiện. Việc chào đón có thể diễn ra trước lúc thuyết trình bằng cách bắt tay, với những câu hỏi xã giao. Đây cũng là dịp tốt để thăm dò thông tin về khán giả. Đặc biệt, đừng bao giờ mở đầu bằng một lời xin lỗi.

    Bạn nên gây sự chú ý bằng một thông báo hay thống kê làm cho người nghe ngạc nhiên, hãy tạo không khí sinh động pha chút hài hước và thuật lại câu chuyện có liên quan . Nên bắt đầu bằng những minh họa cụ thể.

3. Trình bày nội dung bài thuyết trình

i> Theo dõi phản ứng khán giả 

      Bài diễn thuyết được thiết kế trên Power Point không phải lúc nào cũng tối ưu. Việc thiết kế sinh động giúp khán giả tập trung nhiều hơn. Tuy nhiên nếu người thuyết trình không làm người nghe hưng phấn và tập trung, thì PowerPoint slides sẽ làm cho người xem nhàm chán và là liều thuốc ngủ tốt. 

ii> Chọn lọc thông tin thích hợp tùy theo phản ứng của khán giả 

     Sau khi quan sát nhận thấy khán giả không mấy quan tâm phần bạn đang trình bày. Bạn nên có những chiến thuật thay đổi thích hợp. Một câu chuyện vui làm cho mọi người tỉnh giấc. Nhanh chóng chuyển sang nội dung khác. Âm lượng cần nâng lên cao hơn. Cử chỉ ngôn ngữ cơ thể phải thay đổi tạo

sự phấn khởi 

iii>Kiểm soát thời gian 

      Đây là nhân tố rất quan trọng quyết định sự thành công của buổi thuyết trình. Nếu bạn không kiểm soát được thời gian sẽ dẫn đến hiện tượng khán giả ra về mà bạn chưa hoàn thành bài diễn thuyết. Để kiểm soát thời gian chính xác không có cách nào tốt hơn là phải thực tập nhiều lần trước khi thuyết trình chính thức. 

    Thực hành cá nhân - chọn một nơi riêng để tập nói. Ghi âm và nghe lại nhiều lần. Nếu thuyết trình bằng ngôn ngữ thứ hai, thì việc tập luyện sẽ khó khăn gấp bội. 

iv> Tạo sự logic trong bài thuyết trình 

      Các sự kiện nên trình bày theo thứ tự thời gian. Các nội dung liên quan nên liên kết thành nhóm theo trình tự logic nhất định. Để người nghe đồng ý hay ủng hộ quan điểm của bạn, bạn phải lập luận chặt chẽ và bảo vệ được quan điểm đó trên luận cứ khoa học khách quan. Tránh đưa ra những nhận xét chủ quan, thiếu cơ sở để bảo vệ quan điểm của mình. 

v> Tóm lược nội dung từng phần và chuyển ý 

     Sau khi trình bày xong một nội dung quan trọng của bài diễn thuyết, bạn nên tóm tắt lại trước khi chuyển sang nội dung khác. Các nội dung sau khi đã được liên kết theo trình tự nhất định, thì việc chuyển tiếp nội dung sẽ làm nổi bật tính logic của bài thuyết trình.

4. Đặt câu hỏi và trả lời

     Phần hỏi - đáp quan trọng không kém phần thuyết trình. Nghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết trình và thông tin liên quan sẽ giúp bạn lường trước các vấn đề được hỏi. Hầu hết câu hỏi đều có mục đích chung.

     Bình tĩnh suy nghĩ trước khi trả lời, không nên căng thẳng quá, với câu trả lời đơn giản, suy nghĩ không quá 10 giây, câu phức tạp không quá 1 phút 

Tiếp cận câu hỏi một cách tích cực. Lắng nghe cẩn thận. Nên trả lời từng câu một. Nếu cần, có thể đề nghị người hỏi làm rõ nghĩa câu hỏi. Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả. Kiểm soát thời gian trả lời. 

     Nên diễn giải lại câu hỏi để người khác có thể nghe rõ và kiểm tra lại bạn có hiểu đúng ý của câu hỏi. Nếu bạn không thể trả lời câu hỏi ngay, bạn nên khẳng định đây là câu hỏi rất là thú vị nó đòi hỏi nhiều thời gian để nghiên cứu nghiêm túc mới có thể trả lời chính xác được.

5. Kết thúc bài thuyết trình

_ Kết thúc thông điệp và mở ra suy nghĩ mới: Kết thúc nên tóm lược ngắn gọn, súc tích, nhắc lại ý chính của bài thuyết trình.

_ Kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng: tóm lược toàn bộ bài thuyết trình trong 1 hoặc 2 câu, đánh thức khán giả. 

_ Sau phần kết luận mọi người vỗ tay xong, bạn hãy mỉm cười và đừng quên cám ơn người đến dự.

6. Đánh giá kết quả 

         Các tiêu chí

_ Tổ chức nội dung: Người thuyết trình có trình bày logic, hấp dẫn khán giả theo dõi hay không?

_ Hiểu biết về chủ đề: Người thuyết trình có thể hiện sự hiểu biết qua cách trả lời câu hỏi của khán giả hay không?

_ Phân bổ về thời gian:Việc phân bổ thời gian có hợp lí không?

_ Đồ họa: Khi trình chiếu slide, người thuyết trình có đưa ra các hình ảnh minh họa phù hợp, dễ hiểu không?

_ Lỗi cơ học: Người thuyết trình có lỗi chính tả và lỗi văn phạm không?

_ Tiếp xúc mắt: Khi thuyết trình người thuyết trình có hướng ánh mắt đến khán giả không hay cúi nhìn sổ ghi chép?

_ Cách nói: Người thuyết trình có nói rõ ràng, rành mạch, phát âm có chuẩn xác các thuật ngữ hay không?