Mục tiêu đạt kỹ năng toàn nhóm

 Để thực hiện mục tiêu thứ hai là đạt được kỹ năng của toàn nhóm và giữa các cá nhân thì có thể thực hiện những điều sau đây:

Luôn nghĩ về việc nỗ lực chung.

Luôn nghĩ về việc nỗ lực chung bao gồm việc đưa ra những suy nghĩ thật sự về những vấn đề được trình bày trong tài liệu này và trong quá trình làm việc theo nhóm. Bạn sẽ thấy rằng trong tiến trình thực hiện kế hoạch bạn phải dàn xếp một số vấn đề để nhóm có thể làm việc tốt hơn.

Là một thành viên tích cực của nhóm.

Là một thành viên tích cực của nhóm có nghĩa là bạn thực hiện tốt công việc mà mình đã được phân công và đưa ra những nhận xét mang tính xây dựng đối với các thành viên khác trong nhóm. Mục tiêu cuối cùng, hiểu được tài liệu của kế hoạch, có thể đạt được bằng cách thực hiện các lời khuyên trên và dĩ nhiên là bằng cách cố gắng theo kịp tiến trình công việc. Dự án được đề ra nhằm mục đích củng cố các khái niệm được tranh luận ở khoá học. Nếu bạn không tham gia khoá học, hoàn thành việc được giao hay nghiên cứu tài liệu bạn sẽ không nhận được sự củng cố có sẵn trong dự án và hầu như có thể chắc chắn rằng bạn không phải là một thành viên hoạt động tích cực của nhóm.

Các phần thưỏng cá nhân

Trong nhóm làm việc tự quản thì một phần của các phần thuởng cá nhân là dựa trên mức độ hoạt động của cả nhóm.Trong khóa học này phần thưởng bên ngoài của bạn chính là vị trí của bạn ở trong lớp. Theo các ghi chép của khoá học thì 25 % trình độ mà bạn nhận từ khoá học là do trình độ của toàn nhóm dự án mang lại. Nói một cách khác, hoạt động của bạn trong nhóm có ảnh hưởng quan trọng với phần thưởng cá nhân của bạn – đó là vị trí ở trong nhóm làm việc.

Giải quyết các mâu thuẫn nội bộ

Đừng để các xung đột cá nhân leo thang ngoài tầm kiểm soát. Giống như việc một vết xước nhỏ nếu không được chăm sóc cẩn thẩn cũng có thể bị nhiễm trùng, có rất nhiều rắc rối và xung đột mà tưởng chừng như rất nhỏ nhưng nếu không được giải quyết thì có thể sẽ trở thành các vấn đề nghiêm trọng.

§         Bạn hãy thử áp dụng những lời khuyên sau đây trong việc giải quyết các xung đột:

§         Hãy đặt những rắc rối và các xung đột trong phối cảnh toàn bộ mục tiêu của dự án

§         Cố gắng xác định những điểm chung: những rủi ro và lợi ích chung mà hai bên cùng có.

§         Dành cho mỗi người cơ hội để họ có thể trình bày quan điểm của mình về những vấn đề liên quan tới bản thân họ.

§         Nếu nhu cầu và sự mong chờ không được rõ ràng hãy hỏi những câu hỏi làm cho vấn đề rõ ràng.

§         Nhấn mạnh mục tiêu chung : đạt được kết quả cao trong công việc

§         Nhớ tới trách nhiệm giải quyết các mâu thuẫn trong toàn nhóm.

§         Một lần nữa nhớ rằng nên giải quyết các xung đột khi chúng còn nhỏ và dễ giải quyết.

Trên thực tế thì ở một chừng mực nào đó xung đột là có lợi. Nhiều xung đột xuất hiện khi những người có kỹ năng lo lắng tới thành công của toàn nhóm nhưng đơn giản là họ bất đồng quan điểm. Luôn luôn có những điểm đúng và sai cho cả hai phía, thà mất thời gian để giải quyết các xung đột để có được những tưởng hay còn hơn là không bao giờ xảy ra xung đột. Lưu ý phải tôn trọng ý tưởng của người khác. Hãy biết kiềm chế cảm giác muốn phán xét những ý tưởng mới ngay lập tức khi chúng được đưa ra. Cởi mở với những ý tưởng mới của người khác khiến bạn và nhóm của bạn hoạt động có hiệu quả hơn.Nếu như chỉ có những ý tưởng của bạn mới có giá trị thì đã không cần thiết phải lập lên nhóm làm việc. Sử dụng những bước sau đây để giải quyết xung đột trong nhóm:

§         Công nhận sự tồn tại các xung đột

§         Tìm kiếm những điểm chung

§         Ngay cả khi bạn không đồng ý cũng phải cân nhắc quan điểm của người khác

§         Vạch ra một kế hoạch hành động chỉ ra những gì mà mỗi thành viên sẽ làm để giải quyết các mâu thuẫn.

5 kiểu người cơ bản trong quá trình làm việc nhóm  Những bài học và kinh nghiệm rút ra rằng bất cứ ê kíp làm việc hiệu quả nào đều bao gồm 5 kiểu người cơ bản được tạo nên bởi trình độ và khả năng.

Bạn có thể nhận ra bản thân mình trong số đó và nhận ra rằng chỗ thích hợp cho mình trong bất cứ hoạt động của ê kíp làm việc đều phụ thuộc vào ê kíp đó. Trong quá trình cố gắng thiết lập hoạt động mạng và cùng nhau đẩy mạnh công việc kinh doanh chúng ta phải nhận thức rõ điểm mạnh cũng như điểm yếu của mỗi cá nhân xung quanh mình và biết vị trí của mình trong quá trình hoạt động.

Ngưòi lập kế hoạch, người đưa ra ý tưởng

Là những người luôn cố gắng tìm ra “một cái gì đó” ở những nơi mà người khác cho là “không có gì cả”. Thường có những ý tưởng “đặc biệt” mặc dù chưa có bất kì cơ sở nào để thực hiện nhưng họ chắc chắn nó sẽ khả thi. Đây là người có tầm nhìn xa và có thể thấy viễn cảnh tương lai đằng sau những khó khăn ban đầu. Mạo hiểm, nhìn ra vấn đề và nhanh chóng đưa ra giải pháp và thường là giải pháp có hiệu quả.

Người đi đầu (hay còn gọi là người tiên phong)

Có tư tưởng cởi mở, sẵn sàng đưa ra và thực hiện các ý tưởng mới. Tiên phong trong việc đưa ra phương pháp khả thi cho các kế hoạch và việc thực hiên các nhiệm vụ, thích tiến hành mọi việc một cách nhanh chóng, hơi mạo hiểm. Có xu hướng tiến hành công việc mà không nghĩ tới hậu quả, luôn nghĩ tới việc biến suy nghĩ thành hành động.

Người phân tích (hay còn gọi là người thẩm định)

Xem xét mọi khía cạnh dù là nhỏ nhất. Phân tích, thách thức và xem xét, họ được coi là người “dội gáo nước lạnh’’ vào các ý tưởng. Thường không phải là những người mạo hiểm và hiếm khi đưa ra ý tưởng mới. Không phản ứng vội vàng, đôi khi lại quá bảo thủ nhưng có lúc sẽ khiến nhóm làm việc phải xem xét lại ý tưởng.

Người tiến hành

Biến kế hoạch thành biện pháp khả thi. Họ muốn ai đó lập kế hoạch hành động để họ tiến hành. Có năng lực và phương pháp, không quan tâm tới các ý kiến xung quanh. Đặc biệt là họ không thích bị lãnh đạo, họ muốn hoàn thành tốt công việc với các phương pháp làm việc cẩn thận, hiệu quả. Công bằng mà nói họ là những “con ong chăm chỉ’’ và là người xúc tiến cũng như tiến hành công việc.

Trợ lý

Nắm rõ nhiệm vụ của dự án tổng thể và mục tiêu lâu dài của công ty, là người giữ vai trò liên lạc, chịu trách nhiệm tiến hành kế hoạch từ khâu này đến khâu khác đồng thời giảm các xung đột, bất đồng xuống mức thấp nhất, hiểu rõ vai trò của các nhân tố trong kế hoạch hoạt động và có khả năng dẫn dắt chỉ đạo ê kíp làm việc khi nảy sinh bất đồng để tiết kiệm thời gian và hoạt động hiệu quả.

Mỗi một phương pháp khác nhau sẽ nảy sinh ê kíp làm việc khác nhau nhưng vẫn cùng một khung thời gian và vai trò của cá nhân tham gia ê kíp đó. Trong thiết lập mạng lưới việc kết hợp sử dụng các thế mạnh để khắc phục đIểm yếu của mỗi cá nhân là một bước quan trọng để phát triển. Giảm xung đột, nuôi dưỡng các ý tưởng và sáng kiến. Thận trọng trong việc học hỏi kinh nghiệm chuyên môn để “thực hiện nhiệm vụ”. Thấy rõ hiệu qủa công việc và chú trọng vào các yếu tố dù là nhỏ nhất. Xác định yếu tố cần thiết của mục tiêu tổng thể. Với tư cách là người lãnh đạo các doanh nghiệp liên doanh, nếu biết coi trọng sự kết hợp các yếu tố chúng ta sẽ thành công.

Mục tiêu nào cho làm việc nhóm: báo cáo hay kết quả?

 Mô hình làm việc nhóm đã trở nên phổ biến trong các công ty. Tuy nhiên, sản phẩm của quá trình làm việc nhóm thường không phải là kết quả cụ thể mà là những bản báo cáo, khuyến nghị, thuyết trình để đưa lên quyết định và triển khai ở cấp cao hơn.

Mô hình làm việc nhóm đã trở nên phổ biến trong các công ty. Tuy nhiên, sản phẩm của quá trình làm việc nhóm thường không phải là kết quả cụ thể mà là những bản báo cáo, khuyến nghị, thuyết trình để đưa lên quyết định và triển khai ở cấp cao hơn.

Tôi đã từng nghe một quản lý cấp trung tại một công ty dược phẩm lớn kể lại: "Tôi đã làm việc với hàng chục nhóm trong những năm qua nhưng không thể nhớ được một lần chịu trách nhiệm về kết quả làm việc nhóm."

Hãy cùng nghiên cứu ví dụ điển hình sau đây: Giám đốc của một công ty dịch vụ tài chính muốn giảm thời gian lập tài khoản giao dịch mới cho khách hàng doanh nghiệp. Bà đã tập hợp một nhóm gồm các thành viên đến từ các bộ phận khác nhau trong công ty như bán hàng, kinh doanh, công nghệ, hoạt động, tín dụng, quản lý rủi ro. Trong vòng sáu tháng, nhóm này (gặp nhau 1-2 giờ/tuần) đã phân tích thời gian cho mỗi chu trình lập tài khoản, xác định tương quan với đối thủ cạnh tranh, lập bản đồ quy trình hiện hành, phỏng vấn khách hàng, khai thác các tùy chọn công nghệ; từ đó trình bày các khuyến nghị với ban giám đốc công ty. Sau khi đặt ra nhiều câu hỏi, ban giám đốc cảm thấy hài lòng vì họ có thể hiểu rõ tình hình công việc; họ cũng cảm ơn vì nhóm đã làm việc xuất sắc và đồng ý thảo luận để đưa ra quyết định.

Quá trình này dường như không có điểm nào sai sót: Nhóm nhân viên đã làm tốt nhiệm vụ được giao và được công ty công nhận; giám đốc điều hành nhận được thông tin mình cần; ban giám đốc có được cơ sở để đưa ra quyết định. Vấn đề duy nhất là sau sáu tháng nỗ lực, thời gian lập tài khoản giao dịch mới cho khách hàng doanh nghiệp vẫn không được cải thiện chút nào. Như vậy, tất cả sản phẩm của quá trình làm việc nhóm không phải là kết quả mà chỉ là một bài thuyết trình sinh động.

Tình trạng này phổ biến ở nhiều công ty và dần dần nghiễm nhiên được chấp nhận trong văn hóa doanh nghiệp. Khi đó thành công sẽ được định nghĩa là một hệ thống các khuyến nghị thuyết phục mà không cần quan tâm tới kết quả thể hiện ở sự thay đổi rõ rệt.

Hãy yêu cầu làm việc nhóm phải tạo ra kết quả thực sự chứ không chỉ là một bản báo cáo

Trở lại ví dụ, điều gì sẽ xảy ra nếu giám đốc điều hành yêu cầu nhóm phải giảm được thời gian lập tài khoản trong vòng ba tháng? Thay vì nghiên cứu các vấn đề, nhóm có thể sẽ nhanh chóng đi tìm những cải tiến khả thi, bắt đầu thử nghiệm, phối hợp với một số tài khoản mới, huy động những người đã từng làm việc lập tài khoản giao dịch. Trong ba tháng, họ có thể thử những cách tiếp cận sáng tạo, một vài trong số đó có thể đem lại kết quả và tất cả số đó có thể cung cấp thêm kiến thức để giải quyết vấn đề. Ngoài ra, nhóm cũng có thể xây dựng đà triển khai thực hiện và sẵn sàng hơn cho sự thay đổi. Đặt kết quả này và một bài thuyết trình lên bàn cân, bạn sẽ thấy rõ bên nào hay bên nào dở!

Tất nhiên không phải vấn đề nào cũng có thể sử dụng phương pháp này. Nhưng nếu bạn thực sự cần phải mở đường cho sự thay đổi trong tổ chức và bạn đang ở vị trí phải đảm trách một nhóm, hãy nhớ rằng bạn luôn có một lựa chọn. Bạn có thể cho phép nhóm làm việc đưa ra các khuyến nghị và kế hoạch để những người khác tiếp tục thực hiện - hoặc yêu cầu nhóm chịu trách nhiệm đưa ra kết quả thực tế.

Văn hóa doanh nghiệp, bạn nghiêng về lựa chọn nào, báo cáo hay kết quả?

Nâng cao kỹ năng hoà hợp với người khác  Sự hiểu biết và hoà hợp với người khác có vai trò rất quan trọng trong hầu hết mọi lĩnh vực kinh doanh, chứ không chỉ trong bán hàng hay nhân sự. Trên thực tế, kỹ năng này gồm nhiều kiến thức phức tạp và đa dạng hơn so với rất nhiều người tưởng tượng. 

Một cuộc điều tra quy mô lớn về khía cạnh con người trong kinh doanh đã cho thấy rằng các cá nhân có thể làm tốt nhất công việc của họ nếu công việc đó phù hợp với sự yêu thích của họ. Thông qua các tiêu chí phân tích hợp lý, một phương pháp phân tích thống kê chúng tôi đã phát hiện ra 4 yếu tố hình thành nên một con người có năng lực trong các mối quan hệ. Đó là:

Khả năng gây ảnh hưởng tới người khác.

Các nhà lãnh đạo được điểm cao trong lĩnh vực này thường có xu hướng phát triển và mở rộng phạm vi ảnh hưởng của khả năng hoà hợp với mọi người của họ. Họ thấy rất vui mừng khi thuyết phục, đàm phán và cũng thích thú khi có khả năng đưa ra các thông tin hay ý tưởng quý giá. NộI dung của khả năng này là thay đổi quan điểm hoặc hành động của người khác. Cho dù đang nói chuyện với khách hàng hoặc với đồng nghiệp hay khi đang diễn thuyết về một sản phẩm, dịch vụ, ý tưởng thì những người này dường như sinh ra để thuyết phục và gây ảnh hưởng tới người khác. Hãy nghĩ tới vị giám đốc trong công ty bạn, người mà luôn có khả năng tuyển chọn nhiều nhân lực giỏi cho dự án của ông ta hơn những người khác. Hoặc thử hình dung về ông chủ cũ của bạn người luôn luôn có thể khiến nhân viên nhiệt tình trong mọi nhiệm vụ cho dù nhiệm vụ trước đã làm họ mệt nhoài.

Khả năng tạo ra thuận lợi để hòa hợp với người khác.

Đây thường là yếu tố đầu tiên mà mọi người thường nghĩ tới khi họ xem xét những người có kỹ năng hòa hợp với người khác. Những người đạt điểm cao ở tiêu chí này thường tự điều chỉnh bản thân cho thích nghi với môi trường làm việc. Họ, bằng khả năng trực giác, thường rất chú ý tới những gì mà người khác đã phải trải qua. Rất tự nhiên, họ sẽ hỏi bản thân những câu hỏi như: “kết hợp nhóm như thế nào để hoàn thành công việc tốt nhất ?”, “tại sao Joe thường lớn tiếng phê phán trong các cuộc họp nhưng lại làm việc không tốt lắm?”, ”Miriam cần làm những công việc gì để phát huy được hết khả năng của cô ấy?”. Những vấn đề như thế này thường không có trong các bản báo cáo nhưng như các nhà quản lý đã biết, giải quyết những vấn đề đó một cách hiệu quả là rất cần thiết đối với sự thành công của công ty.

Khả năng sáng tạo trong quan hệ với người khác.

Về bản chất, khả năng này là khả năng thiết lập mối quan hệ với các nhóm người khác nhau thông qua lời nói và hình tượng. Kỹ năng này rất cần thiết khi nhóm phụ trách quảng cáo thực hiện một chiến dịch quảng cáo, khi giám đốc marketing phát triển một chiến lược để giành được một phân đoạn thị trường mục tiêu, khi thư ký của tổng thống soạn thảo bài phát biểu cho tổng thống hay khi một vị giám đốc tiến hành kế hoạch khuyến khích nhân viên làm việc.

Khả năng lãnh đạo nhóm

Những người đạt điểm cao ở khả năng này là những người cần phải gặp gỡ và tiếp xúc với người khác thường xuyên để luôn cảm thấy thoải mái. Ngược lại, nếu họ dành cả ngày trước màn hình vi tính họ sẽ cảm thấy mệt mỏi và làm việc kém năng suất đi. Những chuyên gia quản lý có sự đam mê công việc quản lý nhóm rất thích điều hành những nhóm làm việc có cường độ làm việc cao trong môi trường dịch vụ bận rộn, họ cũng rất thích thú được làm việc với cả nhóm lẫn với khách hàng. Công việc lý tưởng cho những người này là quản lý một khu du lịch hay một cửa hàng bán lẻ đông khách.

Cũng cần chú ý rằng 4 kỹ năng trên không tách rời nhau. Một người có thể giỏi về một hoặc hai khả năng hoặc không giỏi khả năng nào trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, việc giỏi tất cả các kỹ năng này lại chưa chắc đã tốt, có những kỹ năng không cần thiết, thậm chí còn có hại cho một số loại công việc. Trên đây, chúng tôi đã nêu ví dụ về một số người rất có năng khiếu trong một vài kỹ năng nhưng lại không được điểm cao trong một số kỹ năng khác.

Teamwork & 15 quy luật Teamwork & 15 quy luật

Quy luật về tầm quan trọng: Một cá nhân riêng lẻ không thể tạo ra thành công lớn được.

Quy luật toàn cảnh: Mục tiêu quan trọng hơn là vai trò.

Quy luật thích hợp: Tất cả mọi người đều có điểm mạnh riêng của mình.

Quy luật thách thức lớn: Thử thách càng lớn thì yêu cầu làm việc theo nhóm càng cao 

Quy luật chuỗi: Sức mạnh của cả đội sẽ bị ảnh hưởng nếu như có một liên kết yếu nào đó.

Quy luật xúc tác: Những nhóm làm việc thành công có những cá nhân có thể thay đổi mọi thứ.

Quy luật tầm nhìn: Tầm nhìn giúp cho mọi thành viên có phương hướng hoạt động và sự tự tin.

Quy luật “con sâu làm rầu nồi canh”: Những thái độ không tốt có thể làm hỏng cả đội.

Quy luật về lòng tin: Những người cùng làm việc trong nhóm phải tin tuởng lẫn nhau khi làm việc.

Quy luật chi phí: Nhóm làm việc sẽ thất bại trong việc vươn tới tiềm lực của mình khi thất bại trong việc trả giá.

Quy luật ghi điểm: Nhóm có thể tạo ra những điều chỉnh khi biết rõ vị trí của mình.

Quy luật vị trí: Những nhóm giỏi có tầm hiểu biết rộng.

Quy luật nhận dạng: Những giá trị chung xác định rõ bản chất của nhóm.

Quy luật giao tiếp: Sự tác động lẫn nhau kích thích hoạt động tốt hơn.

Quy luật về sự lợi thế: Sự khác nhau giữa hai nhóm làm việc hiệu quả tương tự nhau là khả năng lãnh đạo.

Những đặc điểm của nhóm thắng cuộc:

§         Có các thành viên giỏi, hầu hết các thành viên đầu rất bình tĩnh và tự tin mặc dù họ có thể xứng đáng là những “ngôi sao“ trong đội nhưng họ luôn tạo điều kiện để cả đội có thể “toả sáng“ cùng nhau. Thường bao gồm những đội thắng lợi và có những kết hợp có hiệu quả giống như là họ có giác quan thứ 6 vậy, nhưng trên thực tế thì họ chỉ đơn thuần học cách hợp tác có hiệu quả để tất cả mọi ngườI cùng thành công khiến cả đội cũng thành công.

§         Có thói quen thắng lợi bởi vì họ luôn có nhiều kế hoạch để thành công sau lưng họ, nếu không thì họ sẽ tham gia vào mọi hoạt động và mong chờ mình sẽ chiến thắng.

§         Phát triển tính hiệp lực xuất phát từ việc thắng lợi và không chỉ được phát triển bằng những cấp số đơn giản mà còn bằng hàm mũ như 1 x 1 = 11

§         Phát triển cả năng lượng tinh thần và thể chất để vựơt qua những khó khăn.

§         Tạo ra một bầu không khí thắng lợi làm cho mọi người xung quanh hiện diện như là người chiến thắng.

§         Làm lan truyền tinh thần chiến thắng khiến những ngườI mới đến thích nghi với tinh thần hoạt động của cả đội.

§         Làm thế nào để cho các thành viên trong đội hợp tác tốt với bạn ?

§         Thường xuyên giao tiếp với mọi người và khen ngợi họ.

§         Bàn bạc với mọi người về công việc của họ.

§         Khuyến khích mọi người trong việc tham gia đặt mục tiêu cho cả nhóm.

§         Hướng dẫn mọi người về tinh thần làm việc theo nhóm, các cơ hội... 

Phát huy sức mạnh tổng hợp khi làm việc nhóm

Ngày nay, khi áp lực công việc ngày càng cao, mức độ yêu cầu ngày càng phức tạp, mỗi cá nhân khó có thể tự hoàn thành tốt tất cả công việc được giao thì hiệu quả công việc phụ thuộc rất lớn vào khả năng làm việc nhóm của mỗi thành viên. Tuy nhiên, một trong những rào cản lớn nhất là chúng ta chưa biết cách làm việc nhóm hiệu quả.

Tại sao làm việc nhóm lại khó?

Trước hết, nhóm không phải là một tập hợp những cá thể. Vì vậy, hiệu quả của làm việc nhóm không đơn giản là kết quả của mỗi cá nhân trong tập hợp ấy. Mỗi chúng ta đều có những kiến thức, phương pháp, cá tính và quan điểm khác nhau. Thông thường, chúng ta sẽ thích làm việc theo cách của mình. Nhìn đàn kiến tha mồi, bạn sẽ nhận ra điều đó. Thoáng nhìn, ta thấy chúng thật đoàn kết, cùng cố gắng đưa mồi về tổ. Tuy nhiên, nhìn kỹ, ta lại thấy mỗi con cố hết sức chạy về một hướng. Chúng ta cũng thế. Nếu không biết cách kết hợp, không ít khi một cộng một lại nhỏ hơn không.

 Cách nào để làm việc nhóm hiệu quả?

Bạn thường gặp khó khăn gì khi làm việc nhóm? Tôi thì chỗ nào cũng khó.

Ở giai đoạn đầu tiên: “Giai đoạn hình thành”, phải truyền đạt được mục tiêu công việc để mọi người hiểu và cùng muốn làm với mình đã là khổ sở lắm rồi. Vậy mà ngay sau đó, “Giai đoạn sóng gió” lại nổi lên. Mỗi người một quan điểm, một ý tưởng, một phương pháp. Thế là cãi nhau, rồi giận hờn. Không ít khi “nghỉ chơi” luôn. Thế là phá sản. Nếu khéo léo lắm, vượt qua được giai đoạn này thì xem như bạn đã vượt qua 2/3 chặn đường gian khổ nhất. Qua giai đoạn này, mọi người bắt đầu bước vào “Giai đoạn hòa nhập”.

Nếu là bạn, bạn sẽ thế nào khi phải làm điều gì đó theo cách không phải của mình? Không dễ dàng gì phải không bạn? Dù lúc này mình hiểu rõ mục tiêu và hiểu vì sao cần làm như vậy.

Kỹ năng làm việc nhóm

Trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Hơn nữa, chẳng ai có thể cáng đáng hết mọi việc. Người phương Tây luôn xem công việc và bạn bè khác nhau do đó trong khi làm việc rất thoải mái. Tuy nhiên, không khí làm việc khá căng thẳng đôi khi mâu thuẩn với nhau gay gắt do họ rất coi trọng cá nhân.

QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC THEO NHÓM ( www.kynang.edu.vn)

1. Tại lần họp đầu tiên

- Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến.

- Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ.

- Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn bị cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên.

2. Những lần gặp sau.

- Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người.

- Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung.

3. Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc

- Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên.

- Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp.

- Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị.

THỰC TRẠNG

Đối với người Việt trẻ, từ “teamwork” đã được nói đến nhiều nhưng hình như nó vẫn chỉ được “nghe nói” chứ chúng ta chưa thực hiện nó theo đúng nghĩa. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt.

NGUYÊN NHÂN

Quá nể nang các mối quan hệ.

Người phương Tây có cái tôi rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc cần nhiều người. Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng. Đôi khi có cãi nhau vặt theo kiểu công tư lẵn lộn. Còn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. “Dĩ hoà vi quý” mà, việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một công trình bị chậm tiến độ.

Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý

Người châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm còn chúng ta thì ngược lại, thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc ai làm thì làm. Những người khác ngồi chơi xơi nước. Ai cũng hài lòng còn công việc thì không hoàn thành. Nếu sếp đưa ra ý kiến thì lập tức trở thành khuôn vàng thước ngọc, các thành viên chỉ việc tỏ ý tán thành mà chẳng bao giờ dám phản đối. Nếu bạn làm việc mà chỉ có một mình bạn đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang ở trên biển một mình. Bạn sẽ chọn đi với 10 người khác nhau hay với 10 hình nộm chỉ biết gật gù đồng ý

Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác

Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi đang đóng vai im lặng đồng ý, thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn, dáng suốt hơn và không nói ra. Trong kỳ dọn dẹp công sở cuối năm, khi công việc đươc tuyên bố”toàn công ty dọn dẹp phòng làm việc” thì sau một tuần phòng vẫn đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi. Cuối cùng sếp chỉ định một người chịu trách nhiệm thôi thì công việc chỉ một buổi là OK. Vì sao? Đơn giản vì chỉ có một người, họ buộc phải làm chứ không thể đùn cho ai khác! Còn với cả nhóm, nếu nhóm gặp thất bại, tất nhiên, không phải tại ý kiến của mình, vì mình có nói gì đâu? Ý tưởng của mình vẫn còn cất trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trach nhiệm! Một trong những nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phân công việc cho từng người, vì chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sợ sai.

Không chú ý đến công việc của nhóm

Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bât kì ai khác. Một số thành viên trong nhóm cho rằng mình giỏi nên chỉ bàn luận trong nhóm nhỏ_những_người_giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không cho người khác tham gia. Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm. Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không tốn thời gian. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đẩy nhau phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của mình.

Nhưng vượt qua chính mình cũng khó lắm thay!

Vượt qua được “Giai đoạn hòa nhập”, cả nhóm đã thực sự hiểu trách nhiệm, nhiệm vụ của từng thành viên, thấu hiểu nhau và bắt đầu làm việc “ăn ý” hơn. Mỗi thành viên cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và hỗ trợ các thành viên khác. Vì khi ấy, mọi thành viên đều hiểu, thành công của người này là hiệu quả của người kia và của cả nhóm. Nhưng để đạt đến “Giai đoạn ăn ý”, bạn cần phải trao đổi thông tin, lắng nghe và phản hồi tích cực. Chỉ khi thông tin thông suốt, chúng ta mới tìm được sự thấu hiểu, cùng nghĩ và hành động vì mục tiêu chung.

Đây là một quá trình rất quan trọng trong suốt quá trình làm việc nhóm và giúp nhóm làm việc “ăn ý” và hiệu quả hơn. Giờ đây, một cộng một sẽ lớn hơn 2 rất nhiều lần.

Kỹ năng giao tiếp trong phối hợp nhóm Nhà quản trị khi làm việc phải hiểu biết và vận dụng những kiến thức và kỹ năng cá nhân, gồm các kỹ năng tự nhận thức, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản lý sự căng thẳng... Tuy nhiên, nhà quản trị nào cũng phải làm việc trong một nhóm, rất nhiều nhóm, nhiều đối tượng và nhiều cấp quản lý. Do vậy, ngoài những kỹ năng cá nhân nêu trên, mỗi cá nhân còn cần hiểu biết và có kỹ năng phối hợp với người khác thì kết quả thực hiện công việc của bản thân và của cả nhóm mới đạt mục tiêu chung, hiệu quả và hiệu suất.Những hiểu biết về kỹ năng phối hợp các cá nhân trong nhóm có rất nhiều, đó là các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tạo được quyền lực và gây ảnh hưởng, kỹ năng khuyến khích người khác nỗ lực làm việc, kỹ năng giải quyết các mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm và với các nhóm khác...

Trong phạm vi bài viết này, chúng ta chỉ đề cập đến kỹ năng giao tiếp, một trong những kỹ năng rất cần thiết để phối hợp hoạt động nhóm.

Khái quát về giao tiếp

Nhiều cuộc khảo sát chỉ ra rằng, kỹ năng giao tiếp là thuộc tính hết sức cần thiết của nhà quản trị, nó quyết định thành công trong công việc và thành đạt trong sự nghiệp, đặc biệt với những người lãnh đạo. Kỹ năng này liên quan tới nhiều hoạt động, từ kỹ năng viết đến kỹ năng nói, kết hợp với tư thế, cử chỉ, động tác để diễn tả quan điểm và mục đích của vấn đề muốn đề cập. Người ta thấy rằng, có ít nhất 80% thời gian của nhà quản trị dùng cho giao tiếp bằng lời. Hầu hết các nhà quản trị thường gặp vấn đề trong giao tiếp. Tuy nhiên, họ thường không nhận ra hoặc cố tình không thừa nhận mình giao tiếp kém hiệu quả. Vì vậy, lợi ích trong giao tiếp, quyết định sự thành công của quản trị, dường như bị các nhà quản trị bỏ qua và họ không cảm thấy cấp thiết phải nâng cao trình độ kỹ năng giao tiếp.

Trước hết, giao tiếp bằng văn bản. Giao tiếp bằng văn bản đòi hỏi phải chính xác về nội dung các tài liệu chuyển và nhận. Chính nội dung của văn bản thiếu chính xác, trình bày tối nghĩa hoặc đa nghĩa, làm cho người nhận không hiểu hoặc hiểu sai vấn đề. Điều này gây nên những hậu quả khôn lường. Nó có thể làm cho các cấp, các bên giao tiếp làm sai các quyết định. Nó không những gây ra những thiệt hại về vật chất mà còn làm cho các bên không hài lòng, mất lòng tin, làm nảy sinh những vấn đề cá nhân khác, ảnh hưởng đến chất lượng của quản lý.

Trong các quan hệ, nhà quản trị không những chỉ giao tiếp bằng văn bản, mà họ còn phải tiếp xúc trực tiếp bàn bạc, thảo luận, đàm phán với người khác trong nhóm, với nhóm khác hoặc với đối tác bên ngoài. Hơn nữa, ngoài mục đích riêng của mỗi bên điều quan trọng khi giao tiếp là các nhà quản trị cần phải tạo nên những mối quan hệ, ủng hộ, khuyến khích và hiệp tác lẫn nhau, gọi là giao tiếp ủng hộ, khuyến khích và hợp tác lẫn nhau, gọi là giao tiếp ủng hộ.

Không những bản thân các nhà quản trị phải áp dụng thuần thục các giao tiếp ủng hộ mà đôi khi họ còn phải hướng dấn và tư vấn cho người khác hoặc các nhân viên dưới quyền. Hưóng dẫn và tư vấn về rất nhiều các hoạt động, ví như phải làm những gì và làm như thế nào khi giải quyết những phàn nàn của khách hàng, xử lý các thông tin bất lợi giải quyết những mâu thuẫn giữa các đối tác, đàm phán cho một vấn đề nhất định...

Giữa hướng dẫn và tư vấn có sự khác nhau. Hướng dẫn đòi hỏi người quản lý đưa ra những chỉ dẫn, những thông tin hoặc đặt ra những tiêu chuẩn cho người nhân viên để dựa vào đó mà thực hiện. Người cần được hướng dẫn thường là do thiếu khả năng, thiếu thông tin, thông tin không có ích hoặc hiểu biết không đúng đắn và đầy đủ. Trong những trường hợp đó, sự chính xác của thông tin và những gợi ý hướng dẫn do nhà quản trị đưa ra là rất quan trọng và phải làm cho người nhân viên hiểu rõ ràng vấn đề là gì và giải quyết chúng như thế nào, khác với hướng dẫn tư vấn có nghĩa đưa ra những lời khuyên cho người khác khi họ có những vấn đề thuộc về quan điểm, tính cách cá nhân hoặc những nhân tố khác trong tinh thần và thái độ của họ. Hướng dẫn là giúp cho người ta cách thức và khả năng để giải quyết vấn đề, còn tư vấn giúp cho người ta thay đổi trong quan điểm để họ nhận thấy vấn đề tồn tại, còn việc giải quyết vấn đề có thể tự họ giải quyết được. Tất nhiên, có rất nhiều vấn đề cần cả hướng dẫn và tư vấn điều đó có nghĩa là vừa phải chỉ cho người ta hiểu và nhận ra vấn đề tồn tại đồng thời phải chỉ dẫn người ta cách thức để giải quyết vấn đề.

Trong giao tiếp ủng hộ và nhất là trong khi hưóng dẫn và tư vấn mọi người nói chung và các tviền nói riêng, nếu không tuân theo những nguyên tắc đúng đắn sẽ dẫn tới hai trạng thái không tốt có thể xảy ta. Trạng thái thứ nhất là bảo vệ, xảy ra khi cá nhân người được giao tiếp cảm thấy không được tôn trọng, bị đánh giá thấp, thậm chí bị đối xử thô bạo. Do vậy, họ không còn muốn nghe mà có thái độ tự bảo vệ và cao nhất là phản ứng một cách tức giận. Trạng thái thứ hai là thái độ không thừa nhận, người được hướng dẫn tư vấn cảm thấy người giao tiếp vái mình không đủ năng lực, không có tư cách, không xứng đáng hoặc cảm thấy giao tiếp không có ý nghĩa nhiều, thì họ không muốn nghe nữa, cũng có thể họ sẽ phản ứng bằng cách khoe khoang phô trương mình, không còn cởi mả hoặc lạnh nhạt rút lui. Như vậy đòi hỏi nhà quản trị phải có những kỹ năng linh hoạt để giải quyết các trạng thái đó.

Một số nguyên tác và biện pháp để nâng cao kỹ năng giao tiếp

Đối với giao tiếp bằng văn bản. Để có những văn bản ngắn gọn, cô đọng, chính xác, nhà quản trị phải nâng cao kiến thức về mọi mặt, nhất là kiến thức về pháp luật và ngôn ngữ. Đồng thời, phải nắm được các phương tiện khai thác và biết cách khai thác, xử lý các thông tin hữu ích. Trên cơ sở kinh nghiệm và thực tiễn các văn bản sẽ ngày càng cô đọng, súc tích và chính xác.

Để nâng cao kỹ năng giao tiếp ủng hộ:

Thứ nhất, khi giao tiếp cần phải hướng tập trung vào sự kiện, vào vấn đề chứ không phải tập trung vào con người, không phải chỉ trích ý kiến hoặc phê phán cá nhân. Tuy nhiên, phải nắm bắt được những gì cá nhân họ nghĩ và cảm nhận thấy.

Thứ hai, giao tiếp phải có giá trị.

Nghĩa là nếu khi giao tiếp mà mọi người không nghe, ngắt lời phản ứng chống lại, chỉ trích hoặc không quan tâm đến những điều nói ra có nghĩa là giao tiếp không có giá trị. Do vậy, khi giao tiếp phải tôn trọng,lịch thiệp, tôn trọng cá tính, quan tâm tới mọi nguồn công bằng và cởi mở. Nên càng cụ thể càng tốt, đừng tuyệt đối hóa sự việc hoặc ý kiến của mình cũng như của người khác.

Thứ ba, phải xác định rõ trách nhiệm.

Phải chủ động nhận trách nhiệm đối với nội dung và ý kiến mình đưa ra, không nên lẩn tránh trách nhiệm. Điều đó biểu hiện sự can đảm, tự tin, tự trọng và khẳng định mình có giá trị.

Thứ tư, phải biết lắng nghe.

Giao tiếp không chỉ nhằm gửi thông báo hay một thông tin nào đó cho mọi người, mà còn phải lắng nghe và đáp ứng lại một cách hiệu quả đối với thái độ của người khác. Biết lắng nghe thực ra không dễ dàng, đòi hỏi phải phát triển khả năng nghe và hiểu nội dung của người khác đưa ra, đồng thòi phát triển tốt mối quan hệ với mọi người.

Để nâng cao kỹ năng hướng dẫn và tư vấn thì khi thực hiện cân mô tả sự kiện, hành vi hoặc tình huống càng khách quan càng tốt, đưa ra các số liệu chứng cứ, tránh áp đặt ý kiến chủ quan. Cần đưa ra một số những phương án để bàn bạc, chứ không phải bàn cãi ai đúng ai sai. Nhà quản trị nên tiến hành đối thoại với từng nhân viên của mình thường xuyên hàng tuần, hàng tháng, nhằm tạo cơ hội nhận được những phản hồi từ các nhân viên để họ cảm thấy được ủng hộ và khuyến khích. Khi đối thoại cá nhân nên tập trung thảo luận về những mong muốn, trách nhiệm, các tiêu chuẩn và nên có một bản cam kết bao gồm các thoả thuận cùng trách nhiệm của hai bên. Điều đó sẽ giúp cho hướng dẫn và tư vấn ngày càng hiệu quả.

Xây dựng tinh thần làm việc nhóm

.Đây là một nét văn hóa mới nơi công sở, mang giá trị gắn kết các cá nhân rất cao. Trong môi trường làm việc tập thể, mọi cá nhân hiểu và tin rằng việc tư duy, lập kế hoạch, quyết định và hành động sẽ được thực hiện tốt hơn khi tất cả cùng hợp tác. Người ta nhận ra, hiểu rõ, và tin rằng: "Không một ai trong chúng ta có thể giỏi bằng tất cả chúng ta hợp lại".

Khó có thể tìm được một môi trường nào bỏ qua cách thức làm việc theo đội nhóm. Ở Mỹ, từ trường học, gia đình và những họat động giải trí, khát khao chiến thắng, được là người xuất sắc và vươn đến đỉnh cao nhất luôn được đặt lên hàng đầu. Mỗi công nhân rất hiếm khi được đề bạt, thăng chức trong môi trường đề cao tính hợp tác thực thụ. Các tổ chức vẫn tiếp tục làm việc và đánh giá những cá nhân, những ý tuởng, những kiến thức và trải nghiệm khác nhau. Trong khi đó, sẽ còn phải một thời gian khá dài nữa thì việc đánh giá giá trị cuả sự hợp tác tương trợ mới có được những quy tắc tiêu chuẩn

Nhưng dù sao, bạn vẫn có thể tạo nên "tinh thần làm việc nhóm" bằng cách thực hiện đúng một số những bước đi. Thật sự, đây là những công việc hết sức khó khăn, nhưng với sự sốt sắng và đánh giá đúng giá trị cuả nó, bạn có thể tạo nên ý thức đội nhóm trong toàn bộ tổ chức của mình.

Xây dựng một tinh thần chung cho nhóm bạn:

Để khai sinh ra nét văn hóa này bạn cần thực hiện những hành động sau đây.

Các giám đốc điều hành phải làm cho nhân viên hiểu rằng lối làm việc theo nhóm và sự hợp tác tương trợ giữa họ thật sự được mong đợi. Không ai hoàn toàn sở hữu một phạm vi hay một khâu nào trong quá trình làm việc cả. Những người thật sự làm chủ những vị trí hay một qui trình nào đó lại thường rất cởi mở, luôn sẵn sàng tiếp thu những ý tưởng và nguồn tư liệu cung cấp bởi những người khác. Những nhà điều hành xây dựng mô hình đội nhóm thông qua mối quan hệ giữa cá nhân với cá nhân và với các bộ phận khác của tổ chức. Họ duy trì đội nhóm ngay cả khi mọi việc tiến triển theo xu hướng có vẻ sai lệch và những cám dỗ mọi người quay trở lại lề thói làm việc trước kia luôn đe dọa. Các thành viên cuả công ty bàn bạc và xác định giá trị cuả văn hóa đội nhóm.

Làm việc theo nhóm là hoạt động luôn được công nhận và đánh giá cao. Những người lang thang cô độc, cho dù có là một nhà sản xuất xuất sắc tới mức nào đi nữa thì cũng được đánh giá thấp hơn những cá nhân đạt được thành quả cùng với nhiều người khác. Sự đền bù, tiền thưởng và những phần thưởng...phụ thuộc vào thực tế mức độ hợp tác cũng như đóng góp và thành tựu đạt được của từng cá nhân. Những vấn đề và nghiên cứu quan trọng được thảo luận trong các công ty đều nhấn mạnh hoạt động đội nhóm. (Bạn có nhớ có năm, một đội sản xuất bao bọc nút chai đã giảm được những 20% lượng phế liệu chứ? Những người làm việc tốt và chưa bao giờ thăng tiến lại chính là thành viên cuả đội này). Cơ cấu quản lý hoạt động rất chú trọng và đánh giá những đội nhóm. Thường thì các thông tin phản hồi thống nhất trong toàn bộ hệ thống; tất cả các phản hồi từ đồng nghiệp, từ các báo cáo trực tiếp và từ cấp lãnh đạo đều có những ảnh hưởng mạnh mẽ đối với những hành xử trong công việc cuả bạn.

Mẹo nhỏ để tạo nên tinh thần làm việc nhóm:

Có bao giờ bạn hình dung sẽ cho cả nhóm cuả mình nghỉ xả hơi tại một khu nghỉ mát và tham gia những trò chơi... khi suy nghĩ về việc xây dựng đội nhóm? Có rất nhiều công ty đã từng áp dụng phương thức truyền thống này. Và rồi sau đó họ tự hỏi tại sao cái ý thức tuyệt vời về đội nhóm mà họ đã tạo ra thông qua những trải nghiệm trong các cuộc đi chơi, hay các cuộc hội thảo... lại không thể giữ vững một ảnh hưởng lâu dài lên lòng tin và các hoạt động cuả nhân viên trong công việc.

Tôi không phải là người ghét các cuộc đi chơi chung hay việc lập kế hoạch cho các buổi họp, hội nghị... và những hoạt động nhằm xây dựng văn hoá đội nhóm -bởi thực ra, thường thường tôi lại chính là người đầu têu trong các hoạt động này mà - nhưng cái quan trọng là mỗi cá nhân phải trở thành một phần của một nỗ lực lớn hơn. Bạn sẽ không thể nào lập nên "văn hoá đội nhóm" chỉ thông qua vài chuyến đi chơi chung dài mấy ngày trong năm. Bạn hãy nghĩ về nó như là một công việc mà bạn phải thực hiện mỗi ngày. Hãy thành lập các nhóm và đội để giải quyết các vấn đề thực tế và để nâng cao hiệu quả công việc. Cung cấp các chương trình huấn luyện để họ có thể mở rộng năng lực cuả mình khi tham gia trực tiếp vào các dự án và quy trình làm việc. Nếu các thành viên của nhóm không "ăn khớp" với nhau, hãy xem xét lại quá trình làm việc của họ. Thường vấn đề nằm ở chỗ họ không thống nhất ý kiến trong cách thức phân phối một sản phẩm hay một dịch vụ nào đó, hoặc cũng có thể là trong việc thực hiện các bước yêu cầu nào đó để hoàn tất công việc.

Cần tạo ra những dịp vui và các cơ hội chia sẻ trong lịch họp chi tiết cuả công ty. Tổ chức các bữa ăn trưa nhẹ, dẫn nhân viên đến tham dự các trận thi đấu thể thao. Chiêu đãi họ bữa tối tại nhà hàng trong khu vực; cùng họ đi dã ngoại hoặc đến các công viên giải trí... Sau sự đánh thức của sự kiện ngày 11 tháng 9, các nhà lãnh đạo vì nhiều lí do nào đó, lại có xu hướng cắt bỏ những hoạt động mang tính thiết lập đội nhóm này mà không nhận ra đây chính là thời điểm cần thiết nhất cuả việc hình thành "văn hoá đội nhóm". Hãy sử dụng những bài tập "tan băng" (pha trò bằng nhưng mẩu chuyện vui)và các trò chơi ngắn có tác dụng gắn kết mọi người trong các hoạt động tình nguyện.

Gần đây tôi được làm việc với một công ty, ở đó các cuộc họp nhân viên được tổ chức hàng tuần. Mỗi người tham gia cuộc họp đều đem đến một trò chơi vui có tác dụng "làm tan băng" (ice breaker), những hoạt động này thường được giới hạn trong 10 phút, nhưng nó có thể giúp cho mọi người có những tiếng cười sảng khoái và thật sự hiểu về nhau hơn - quả là một sự đầu tư nhỏ cho một ý thức lớn về hoạt động đội nhóm. Tuyên dương thành quả cuả các nhóm một cách công khai, trang bị cho mỗi người áo T-shirt và mũ giống nhau, viết tên thành viên cuả nhóm trong bằng khen hoặc chứng nhận khen thưởng, cho doanh thu hàng hoá cuả công ty chẳng hạn.

Bạn chỉ bị giới hạn trong chính trí tưởng tượng của mình mà thôi. Hãy xem xét những việc có vẻ khó khăn ở trên và tiến hành các hình thức hoạt động đã được liệt kê ở đây. Bạn sẽ thật sự ngạc nhiên với những bước tiến mà bạn đạt được trong công tác xây dựng văn hóa đội nhóm, một nền văn hoá có thể giúp cho mỗi cá nhân đóng góp sức mình nhiều hơn những gì họ nghĩ.

7 kỹ năng cơ bản để làm việc nhóm một cách hiệu quả

7 kỹ năng được trình bày sau đây sẽ dùng trong suốt quá trình nghiên cứu mức độ “ăn rơ” của các thành viên trong nhóm:

1. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến giữa các thành viên.

2. Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ.

3. Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình.

4. Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực.

5. Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau.

6. Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và tường thuật cách họ nghĩ ra nó cho nhau.

7. Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra.

Để làm việc nhóm hiệu quả Hãy cố gắng tôn trọng những thành viên khác và hướng tới mục tiêu chung.

Để là một thành viên nhóm hiệu quả, hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:

Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác trong nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận cho bạn.

Luôn đặt mục tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nói chuyện về những chủ đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung.

Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm chứ không phải một cá nhân riêng lẻ. Thảo luận với cả nhóm chứ không phải chỉ với người ngồi cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Luôn ý thức rằng bạn đang sử dụng thời gian của tất cả mọi người.

Đừng ngắt lời người khác. Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý kiến sắp trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi họ kết thúc.

Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung. Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề nào, chỉ có là họ đóng góp được nhiều hay ít mà thôi. Hãy thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng, không phải bằng cảm xúc.

Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù bạn có thấy nó thiếu thực tế đến đâu. Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả.

Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận được phải là sự đồng lòng của cả nhóm, kể cả những cá nhân có ý kiến bị bác bỏ. Việc này không thể nhanh chóng đạt được mà phải cần có thời gian.

Mỗi người phải có trách nhiệm với công việc được giao và phải hoàn thành đúng thời hạn.

Làm việc nhóm giống như ghép từng miếng ghép trong trò chơi xếp hình. Trong đó, mỗi thành viên là một miếng ghép. Nếu các thành viên làm việc có trách nhiệm và hiệu quả thì miếng ghép sẽ vừa khít, tạo thành một bức tranh đẹp. Ngược lại, bức tranh sẽ trở nên “xấu xí” hơn. Chúc các bạn làm việc nhóm lúc nào cũng đạt hiệu quả cao!

8 Nguyên tắc vàng để làm việc nhóm Làm việc nhóm là kỹ năng không thể thiếu đối với một con người hiện đại. Làm việc nhóm không chỉ được áp dụng trong việc học ở trường mà còn là phương pháp làm việc hiệu quả ở công sở.

Để là một thành viên nhóm hiệu quả, hãy tuân thủ những nguyên tắc sau

 -  Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác trong nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận cho bạn.

- Luôn đặt mục tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nói chuyện về những chủ đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung.

- Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm chứ không phải một cá nhân riêng lẻ. Thảo luận với cả nhóm chứ không phải chỉ với người ngồi cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Luôn ý thức rằng bạn đang sử dụng thời gian của tất cả mọi người. 

- Đừng ngắt lời người khác. Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý kiến sắp trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi họ kết thúc.

- Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung. Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề nào, chỉ có là họ đóng góp được nhiều hay ít mà thôi. Hãy thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng, không phải bằng cảm xúc.

- Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù bạn có thấy nó thiếu thực tế đến đâu. Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả.

- Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận được phải là sự đồng lòng của cả nhóm, kể cả những cá nhân có ý kiến bị bác bỏ. Việc này không thể nhanh chóng đạt được mà phải cần có thời gian.

Hãy cố gắng tôn trọng những thành viên khác và hướng tới mục tiêu chung.

Khái quát về nhóm làm việc

1. Khái niệm nhóm: Một nhóm người làm việc trong cùng một văn phòng hay thậm chí một dự án chung không phải lúc nào cũng tiến hành công việc của một nhóm làm việc. Nếu nhóm đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn toàn, có lẽ sẽ không có nhiều cơ hội cho sự tác động qua lại liên quan đến công việc giữa các thành viên trong nhóm. Nếu có bất kỳ ý tưởng bè phái nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển được.

Ngược lại, nhóm làm việc là phương thức có thể được tận dụng dù với những cá nhân ở những khoảng cách xa làm việc ở những dự án khác nhau.

Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc tạo ra một tinh thần hợp tác, phối hợp, những thủ tục được hiểu biết chung và nhiều hơn nữa. Nếu điều này diễn ra trong một nhóm người, hoạt động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung (cả về thực tế lẫn lý thuyết).

2. Phân loại

2.1 Các nhóm chính thức

Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức. Chúng thường cố định, thực hiện công việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng. Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án.

Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn và mang tính chất lâu dài để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt. Các nhóm chức năng chính thức thường đưa ra những ý kiến chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ.

2.2 Các nhóm không chính thức

Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như:

Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,

Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng vụ việc,

Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần nhiều sáng tạo,

Chững lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn

2.3 So sánh các nhóm chính thức và không chính thức

Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng lãnh đạo của nó về các mặt như: các quy tắc của công ty và các quy trình phải tuân theo, thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ.

Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy trình thất thường. Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy trình quản lý nghiêm ngặt hơn.

Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau.

3. Các giai đoạn hình thành và phát triển

3.1 Hình thành

Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè.

Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực.

Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín.

Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá.

Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người lãnh đạo.

3.2 Xung đột

Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt.

Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở.

Sự thật là, sự xung đột này dýờng nhý là một thái cực đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn.

3.3 Giai đoạn bình thường hóa

Sau đó là giai đoạn bình thường hóa. Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ.

Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm.

Sự tiến bộ lớn nhất là mọi ngýời có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.

3.4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy

Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy.

Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm.

  Đánh giá kết quả làm việc nhóm

1. Chọn các tiêu chuẩn đánh giá

Nỗ lực của nhóm chứa đựng một số yếu tố có thể đánh giá bằng việc thực hiện.

Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá tầm rộng khi phân tích việc thực hiện.

Hãy đánh giá các tiêu chuẩn đó mà việc cải tiến của chúng bảo đảm các lợi ích kinh tế thực.

2. Đánh giá kết quả

Việc đánh giá kết quả cần phải có ý nghĩa và chính xác, nghĩa là cần thiết thực, vì nếu cần, bạn có thể hỏi thêm những người bên ngoài để họ đánh giá.

3. Đo lường sự thực hiện của nhân viên

Đánh giá tiến độ của toàn nhóm so với mục tiêu của đề án, kế hoạch thời gian, và tài chính.

Tài chính: chi phí thực tế; lãi so với dự kiến.

Thời gian: thành quả so với kế hoạch làm việc.

Chất lượng: độ chính xác; sự hài lòng của khách hàng.

Sự tiến triển: đóng góp với tập thể; khả năng.

4. Lãnh đạo

Đánh giá hiệu quả của việc lãnh đạo nhóm trong việc hỗ trợ và hướng dẫn nhóm.

Việc điều hành: đạt được các kết quả như kế hoạch đã vạch ra.

Ý kiến đánh giá ở trên: thực hiện đạt tiến độ của nhóm.

Ý kiến đánh giá bên dưới: Thực hiện đạt chỉ tiêu bên trên.

Tinh thần: ý kiến của nhóm, khách hàng, những người có liên quan.

5. Tiểu nhóm

Đánh giá hiệu quả của mỗi tiểu nhóm theo định mức của chỉ tiêu.

Các mục tiêu: những kết quả thực tế so với chỉ tiêu.

Chất lượng: ý kiến đánh giá của nội bộ.

Khách hàng: ý kiến đánh giá của khách hàng.

Cải tiến: dự tính các kết quả tương lai.

6. Các thành viên nhóm

Đánh giá sự đóng góp của cá nhân vào việc thực hiện kế hoạch toàn nhóm.

Hiệu suất: so với chỉ tiêu.

Ý kiến đánh giá: của cấp trên, của đồng nghiệp, và của khách hàng.

Tự đánh giá: so với đồng nghiệp.

Giá trị khác: có đóng góp gì thêm không; ý thức trách nhiệm 

Các nguyên tắc làm việc nhóm

1. Tạo sự đồng thuận

Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm. Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức.

Những điểm cần ghi nhớ:

Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về việc phải nhắm tới.

Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện.

Mặc dù các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu, nhưng nên phổ biến các mục tiêu cho các hội viên nắm.

Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục tiêu riêng.

2.Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị

Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đôi ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản.

Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là:

Người bảo trợ chính của nhóm

Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan

Và bất kỳ ai quản lý tài chính của nhóm

3. Khuyến khích óc sáng tạo

Nhiều người trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của họ. Hãy phá thế thụ động ấy và tạo tính sáng tạo.

Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động. Muốn vậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất.

4. Phát sinh những ý kiến mới

Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có ngýời lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi.

Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi.

Những điểm cần ghi nhớ:

Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành động nhóm”.

Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo.

Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp.

Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải pháp đáng giá.

Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo.

Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá nhân đưa ra.

5. Học cách ủy thác

Sự ủy thác cói hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền hành.

Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, phó mặc cho họ và chỉ can thiệp khi không đạt mục tiêu.

Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó.

Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác:

Có khả năng muốn thực hiện: Đây là trường hợp ta gặp người được ủy nhiệm lý tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm.

Có khả năng không muốn thực hiện: Loại người này không sẵn lòng học hỏi và tiếp thu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ.

Thiếu khả năng muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trước khi được ủy nhiệm.

Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Giao việc cho loại người này hẳn là hỏng to.

6. Khuyến khích mọi người phát biểu

Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lại cũng có giá trị của nó.

7. Chia sẻ trách nhiệm

Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời.

Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc.

8. Cần linh hoạt

Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình chí ít cũng như người khác.

Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm.

Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của toàn nhóm thì đều có thể hoàn thành.

Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng tử đầu đến cuối.

Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình

Thông tin trong nhóm

1. Những phương pháp thông tin

Có nhiều cách để nhóm thông tin với nhau, dù là tình cờ hay có hẹn trước. Ví dụ như:

Những trao đổi bất chợt giữa các đồng nghiệp.

Những phương tiện truyền thống như sổ ghi nhớ, báo cáo, yết thị, fax, điện thoại.

Các phương tiện điện tử như thư điện tử, mạng nội bộ,… Phim ảnh hội nghị.

2. Chọn những phương pháp thông tin

Thư điện tử là một phương tiện truyền thông giữa các thành viên trong nhóm, có điều độ tin cậy không chắc chắn.

Các phần mềm có thể đáp ứng vịêc thông tin giữa các chuyên viên và nhóm.

Việc thông tin bằng phim ảnh hội nghị cũng hữu dụng, giúp các thành viên đánh giá các điệu bộ và trạng thái của người khác.

Hệ thống điện thoại tốt giúp thông báo tin tức hội họp hay hội ý giữa các thành viên nằm ở các vị trí khác nhau.

3. Thông tin từ nội bộ

Khuynh hướng tự nhiên của nhóm thường chỉ lưu tâm sự vững mạnh tự tại – sự toàn tâm toàn ý của nhóm – khiến nhóm có thể bị yếu đi: họ trở thành cục bộ, chỉ biết mình.

Muốn tránh điều này, họ cần dựa vào những bộ phận khác ngay trong nội bộ cơ quan, chẳng hạn khi cần dữ liệu, họ phải nhờ đến bộ phận máy tính.

4.  Duy trì sự giao tiếp

Cần giữ liên lạc với những nhân vật chủ chốt ở các phòng ban khác và bên ngoài cơ quan, biết chắc ai là những người cần được thông tin đặc biệt.

Dùng mọi phương tiện hiện đại để cập nhật hoá và soạn lại danh sách này thường xuyên để khi cần bạn có thể liên hệ nhờ giúp đỡ nhóm trong suốt quá trình hoạt động.

5. Tránh sự trùng lặp

Sự trùng lắp các vai trò là vấn đề tệ hại ở những cơ quan lớn.

Tránh sự lãng phí này, hãy cho lưu hành bảng liệt kê ngắn về chức năng của đội nhóm cho nnhững người có liên quan, nhờ đó có thể phát hiện sự trùng lắp ngay.

6. Thông tin như thác đổ

Việc tải thông tin như thác khiến nhiều khi bị nhiễu, bóp méo, … từ đó làm xáo trộn các mục tiêu và hiệu quả của nhóm.

Để tránh điều này, cần gặp gỡ mở rộng hơn là thu hẹp, và rồi, nếu cần thiết, thẩm tra ngược lên.

Quá trình làm việc theo nhóm

1. Tại lần họp đầu tiên

Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến. Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn của họ.

Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên.

2. Những lần gặp sau

Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người.

Biên tập lại bài soạn của từng người cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung.

3. Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc

Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên

Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp.

Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị.

4. Mục tiêu buổi họp

Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa trên việc trao đổi thông tin.

Cần xác định mục tiêu buổi họp.

Hướng dẫn dự bàn thảo và nhấn mạnh mục tiêu, nhưng cần nhắm đến sự đồng thuận của cả nhóm.

5. Tần số hội họp

Thường ta cần tổ chức họp hai tuần một lần nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ các kế hoạch và thời hạn công việc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc được đều đặn.

Ngoài buổi họp chính thức thì những hình thức thông tin khác vẫn được duy trì.

6. Tốc độ diễn biến cuộc họp

Khi điều hành buổi họp bản thân bạn phải chuẩn bị nghị trình trước.

Đến giờ họp là tiến hành chương trình làm việc ngay.

Lý tưởng là một buổi họp chỉ kéo dài tối đa chừng 75 phút, thời hạn mà mọi ngừơi có thể tập trung vào vấn đề.

Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng. 

Giải quyết vấn đề trong nhóm

1. Làm thuấn nhầm tinh thần đồng đội

Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ.

Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh toàn nhóm.

Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biết các vấn đề và luôn khen họ (nếu đáng).

Dành thời gian trả lời chi tiết các báo cáo và thông tin của nhóm.

2. Nhận ra các vấn đề

Toàn nhóm đang gặp khó khăn âm ỉ. Bạn muốn mọi người hợp lòng với nhau nhưng xem chừng họ đang có những bất hoà với nhau hoặc bất hòa trong toàn nhóm.

Hãy đặt vấn đề xem những rắc rối này nằm ở đâu hoặc dấu hiệu không thoả lòng chung

3. Chuyện trò với từng người

Cần giải quyết các vấn đề cá nhân giữa các thành viên với tinh thần xây dựng.

Đừng vội phản ứng với những sự việc cho đến khi bạn nắm rõ nguyên nhân.

Nhóm nào cũng có những khó khăn cần vượt qua.

Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người khác – nếu không nó sẽ làm mất tinh thần đồng đội.

4. Xử sự với người gây ra vấn đề

Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có thể cần có hành động xa hơn. Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ. Những điều lưu ý:

Hãy nói thật những gì bạn thấy được.

Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm.

Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi.

Luôn lạc quan khi giải quyết vấn đề.

Cần là giải quyết vấn đề hơn là làm đình trệ công việc của bạn.

Không nên cố chấp với người quá quắt.

Chớ nóng nảy với bất kỳ ai trong nhóm.

Đừng sao lãng mục tiêu của toàn nhóm.

Đừng vội nhờ đến sự giúp đỡ bên ngoài.

Đừng phớt lờ trước những căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại hơn

5. Giải quyết mâu thuẫn

Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm.

Hãy tạo điều kiện để một hay cả hai bên trình bày với bạn để có hứơng xoa dịu tình hình.

Trường hợp do lỗi điều hành của bạn, lúc ấy cần trao đổi với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục.

Vấn đề ở đây là cải thiện cách hành xử, tránh mang tính chất khiển trách hoặc phê phán.

6. Sử dụng cách giải thích vấn đề

Coi những vấn đề liên quan đến công việc như những cõ hội để cả nhóm học hỏi và cải thiện.

Hãy diễn giải vấn đề để cả nhóm nhận ra chúng và học hỏi.

Có thể cử một người giải quyết vấn đề và báo cáo lại diến biến quá trình giải quyết và kết quả giải quyết ra sao.

Tổ chức nhóm

Để một nhóm làm việc tốt và mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch mang lại hiệu quả cần có sự tổ chức nhóm: Phân công vai trò, nhiệm vụ cụ thể để chuyên môn hóa các khâu, phát huy ưu điểm của từng cá nhân.

1 Người lãnh đạo nhóm

Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc

Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá tính của các thành viên trong nhóm.

Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu.

Có khả năng thông tri hai chiều.

Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm.

2 Người góp ý

Nhiệm vụ:Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm.

Không bao giờ thoả mãn với phýõng sách kém hiệu quả.

Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy được các mặt yếu trong đó.

Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm.

Tạo phương sách chỉnh lý khả thi

3 Người bổ sung

Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy

Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian.

Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi.

Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc.

Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại.

4 Người giao dịch

Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm

Người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu của người khác.

Gây được sự an tâm và am hiểu.

Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm.

Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy.

5 Người điều phối

Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết

Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ.

Cảm nhận được những ưu tiên.

Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc.

Có tài giải quyết những rắc rối.

6 Người tham gia ý kiến

Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm

Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị.

Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác.

Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ không là những tai hoạ.

Đào tạo và phát triển nhóm

1. Tính toán chi phí

Mặc dù việc đào tạo cần chi phí, nhưng như vậy còn đỡ tốn kém hơn nếu cứ giữ mãi tình trạng trì trệ gây tổn hại cho việc thực hiện kế hoạch. Tính toán các chi phí đào tạo, bao gồm mọi khoản như học phí, tiền thuê phòng…. Cân nhắc lợi ích đạt được sau khi đào tạo.

2. Đào tạo nhân viên

Sau khi đã tính toán mặt lợi ích của vấn đề, hãy đưa vấn đề ra bàn thảo với cả nhóm, phác thảo kế hoạch đào tạo, sau đó thực hiện theo nhu cầu của từng cá nhân

3. Đào tạo lãnh đạo

Là lãnh đạo nhóm, bạn cần có các phẩm chất cần thiết để điều hành nhóm có hiệu quả.

Để đạt được điều đó, bạn cần được đào tạo theo yêu cầu để phát triển các kỹ năng hàng đầu, khả năng theo dõi các tiến độ, đảm đương công việc thừa hành, rồi khả năng lãnh đạo như biết lắng nghe, biết phê phán với tinh thần xây dựng, biết lượng thứ trong lúc chỉnh sửa khuyết điểm của người khác, và bám sát chỉ tiêu.

4. Sử dụng những ngày gặp gỡ

Đôi khi nên xem những ngày nhóm đi tham quan, gặp gỡ ở những nơi khác như là những buổi học hỏi thêm.

Nhờ những phê bình và góp ý của người ngoài để bổ sung kiến thức chuyên môn cho các thành viên của nhóm

  Phát triển nhóm

1. Phát triển nhóm của bạn

Người lãnh đạo nhóm giỏi cần hiểu rõ rằng sự thành đạt của nhóm tùy thuộc hoàn toàn vào việc phát triển của các thành viên ra sao.  Hãy quan tâm đến việc bồi dưỡng và đào tạo các thành viên của nhóm. Hãy giúp họ thăng tiến tay nghề bằng cách phát triển các tài năng tự nhiên và tăng cường việc đào tạo, đưa ra những thử thách, cùng những mục tiêu thiết thực.

2. Để con người phát triển

Nhóm càng lớn và càng dễ hoán chuyển, các thành viên càng có nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp do việc thay đổi các vai trò và được tăng tiến.

Mặc dù sự tăng tiến thường theo chiều thẳng, nhưng tay nghề trong nhóm lại thường tăng tiến theo chiều ngang, nghĩa là học hỏi lẫn nhau. Hãy để các thành viên được quyền tìm hướng phát triển chứ đừng cản trở họ.

3. Xây dựng sự nghiệp

Dù bạn hay các đồng nghiệp được việc đến đâu nhưng vấn đề là mọi thành viên phải biết là họ có trách nhiệm hoàn toàn đối với sự nghiệp của họ.

Hãy khuyến khích các thành viên coi việc làm việc trong nhóm là một phần của việc thăng tiến, ở đó lúc nào cũng mở ra các cơ hội mới để học hỏi, giúp họ tiến tới trên đường sự nghiệp – dù họ có thuyên chuyển đi đâu chăng nữa.

Việc xây dựng sự nghiệp luôn hiệu quả hơn nếu nó là đích nhắm của người có óc cầu tiến để họ vững vàng bước tới thành công.