I. Những nhân tố chính của quá trình kiểm soát nội bộ

A.    A.  Giám sát quản lý và văn hóa kiểm soát

1.       1. Hội đồng quản trị

·         NT1:  HĐQT có trách nhiệm phê duyệt và định kỳ rà soát lại các chiến lược kinh doanh tổng thể và các chính sách quan trọng của ngân hàng; nắm bắt được các RR lớn mà NH đang gặp phải, lập các mức có thể chấp nhận được cho các RR này và đảm bảo rằng Ban Tổng giám đốc thực hiển những biện pháp cần thiết để xác định, đo lường, giám sát và kiểm soát các RR này; phê duyệt cơ cấu tổ chức; và đảm bảo rằng Ban Tổng GĐ liên tục giám sát tính hiệu quả của HTKSNB. HĐQT sẽ chịu trách nhiệm cuối cùng về việc đảm bảo thiết lập và duy trì được 1 HTKSNB đầy đủ và hiệu quả.

2.       2. Ban Tổng GĐ

·         NT2: Ban Tổng GĐ có trách nhiệm thực hiện các chiến lược và chính sách đã được HĐQT phê duyệt; xây dựng các quy trình để xác định, đo lường, giám sát và kiểm soát RR xảy ra với NH; duy trì cơ cấu tổ chức với trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ báo cáo được phân định rõ rang; đảm bảo rằng các trách nhiệm được ủy quyền phải được thực hiện hiệu quả; vạch ra các chính sách KSNB thích hợp; và giám sát sự đúng đắn và hiệu quả của HTKSNB.

3.       3. Văn hóa kiểm soát

·         NT3: HĐQT và Ban TGĐ chịu trách nhiệm đẩy mạnh các chuẩn mực trung thực và đạp đức cao, thiết lập 1 văn hóa trong NH thể hiện và nhấn mạnh đến tầm quan trọng của KSNB đối với tất cả các cấp cán bộ. Tất cả nhân viên của NH cần hiểu được vai trò của họ trong quá trình KSNB và tham gia đầy đủ vào quá trình này.

B.      B. Nhận biết và đánh giá RR

·         NT4: Để có 1 HTKSNB hiệu quả, các RR vật chất mà có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc đạt được các mục đích của NH cần phải được nhận biết và liên tục đánh giá. Việc đánh giá này được thực hiện đối với tất cả các RR mà NH và các tổ chức trong NH đang phải đối mặt. KSNB có thể cần được sửa đổi lại để giải quyết đúng đắn bất cứ 1 RR mới PS hay RR trước đây không KS được.

C.      C. Các hoạt động KS phân tách trách nhiệm

·         NT5: Các hoạt động KS nên là 1 phần không thể tách rời trong các hoạt động thường ngày của 1 NH. 1 HTKSNB có hiệu quả cần có cơ cấu KS đúng đắn với các hoạt động KS được xác định ở tất cả các cấp của tổ chức. Điều này bao gồm: rà soát ở cấp cao nhất; KS hoạt động thích hợp ở các phòng ban khác nhau; KS vật chất; kiểm tra sự tuân thủ bằng các hạn mức RR và theo dõi những trường hợp không tuân thủ; hệ thống phê duyệt và ủy quyền; và hệ thống xác minh và đối chiếu.

Soát xét cấp độ cao

Các KS hoạt động

Các KS vật chất

Tuân thủ hạn mức tổn thất

Phâ chuẩn và Ủy quyền

Xác nhận và đối chiếu

·         NT6: 1 HTKSNB hiệu quả cũng cần có sự phân tách trách nhiệm phù hợp và các nhân viên không được giao những trách nhiệm gây xung đột. các lĩnh vực xung đột lợi ích tiềm năng cần phải được xác định, giảm thiểu và được giám sát cẩn thận và độc lập.

D.    D.   Thông tin và liên lạc

·         NT7: 1 HTKSNB hiệu quả cần có các số liệu và tuân thủ, tác nghiệp và tài chính nội bộ toàn diện và đầy đủ, cũng như thông tin thị trường bên ngoài về các sự kiện và điều kiện liên quan đến việc ra quyết đinh. Thông tin phải đáng tin cậy, kịp thời, tiếp cận được và được cung cấp theo 1 định dạng nhất quán.

·         NT8: 1 HTKSNB hiệu quả cần có hệ thống thông tin đáng tin cậy về tất cả các hoạt động quan trọng của NH. Các hệ thống này, bao gồm cả hệ thống lưu giữ và sử dụng thông tin dưới dạng điện tử, phải được bảo mật, giám sát độc lập và được hỗ trợ bởi các kế hoạch dự phòng phù hợp.

·         NH9: 1 HTKSNB hiệu quả cần có các kênh liên lạc hiệu quả để đảm bảo tất cả các nhân viên hiểu thấu đáo và tuân thủ theo các chính sách và thủ tục có liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm của họ và các thông tin liên quan khác đến đúng đc nhận viên cần thiết.

E.   E.  Các hoạt động giám sát và khắc phục hạn chế

·         NT10: Tính hiệu quả tổng thể của HTKSNB NH cần đc giám sát thường xuyên. Giám sát các RR chủ chốt cần trở thành 1 phần trong hoạt động hàng ngày của NH cũng như trong các hoạt động đánh giá thường kỳ của các bộ phận và KTNB.

·         NT11: Việc KTNB toàn diện và hiệu quả đối với HTKSNB cần đc thực hiện bởi các cán bộ có năng lực, đc đào tạo thỏa đáng và độc lập về mặt tác nghiệp. Chức năng KTNB này, là 1 phần của bộ máy giám sát HTKSNB, cần báo cáo trực tiếp lên HĐQT hoặc Ủy ban kiểm toán và ban TGĐ.

·         NT12: Những hạn chế trong KSNB, dù là đc xác định bởi các bộ phận trong NH, KTNB hay cán bộ KS khác, phải đc báo cáo kịp thời lên cấp quản lý thích hợp và phải đc báo cáo lên ban TGĐ và HĐQT.

F.      F.  Cơ quan Giám sát đánh giá HTKSNB

·         NT13: Các cơ quan giám sát cần yêu cầu tất cả các NH, dù to hay nhỏ, đều phải có HTKSNB hiệu quả phù hợp với tính chất, độc phức tập và RR liên quan đến các hoạt động nội hoặc ngoại bảng CĐKT và phản ánh đc những thay đổi trong môi trường và điều kiện của NH. Trong trường hợp cơ quan giám sát xác định rằng HTKSNB của NH không phù hợp hoặc không hiệu quả đối với những RR cụ thể của NH, họ sẽ phải có hành động phù hợp.

II. Sự cần thiết của KTNB NHTM

1.   1. Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ vai trò của hệ thống NH trong nền kinh tế: đóng vai trò to lớn đối với sự ổn định, phát triển bền vững của nền kinh tế quốc dân.

Chức năng làm thủ quỹ cho xã hội: NHTM nhận tiền gửi của công chúng, các DN và các tổ chức, giữ tiền cho khách hàng của mình, đáp ứng nhu cầu rút tiền và chi tiền của họ.

Chức năng trung gian thanh toán: thực hiện thanh toán theo yêu cầu của KH như trích tiền từ TKTG của họ để thanh toán tiền hàng hóa dịch vụ hoặc nhập vào TKTG của khách hàng tiền thu bán hàng và các khoản thu khác theo lệnh của họ.

Chức năng trung gian tín dụng: NHTM là cầu nối giữa người có vốn dư thừa và người có nhu cầu về vốn.

2.    2. Xuất phát từ nhu cầu về độ tin cậy thông tin NH đối với những con người sử dụng thông tin trong nền KT

Các cơ quan quản lý NN: Chính phủ, NHNN, Thuế…

Các bên thức 3 có lợi ích tương đương với NH: Nhà đầu tư, KH, đối tác, TCTD khác…

Nhu cầu của bản than đơn vị NH: Cổ đông, các nhà quản lý NH, người lao động.

3.    3.   Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của ngành NH:

Quản lý, giám sát 1 khối lượng lớn tài sản TC

Tham gia vào rất nhiều giao dịch lớn

Mạng lưới chi nhánh lớn, phân tán rộng

Các NH thường tham gia vào rất nhiều các cam kết trong khi chưa thực hiện chuyển giao vốn thực sự, thường đc gọi là các khoản mục ngoại bảng

Liên tục phát tiênr những sản phẩm mới, công cụ TC mới

Hoạt động chứ đựng nhiều RR, dễ dẫn đến những sụp đổ dây chuyền, ảnh hưởng rộng lớn tới nhiều đối tượng.

Hệ thống NH là 1 trong những lĩnh vực bị quản lý chặt chẽ nhất trong nền kinh tế bởi các cơ quan CP

Hoạt động NH chịu tác động chi phối bởi nhiều chính sách, luật pháp khác nhau: Luật DNNN, Luật các TCTD, Luật thuế…

4.   4.   Xuất phát từ chính sự yếu kém về kiểm soát của hoạt động NH: 5 nhóm trường hợp yếu kém

Thiếu sự quản lý vĩ mô và trách nhiệm, thất bại trong việc phát triển văn hóa KS trong NH

Đánh giá không chính xác mực độ RR của 1 số hoạt động NH, có thể là hoạt động nội hoặc ngoại bảng CĐTS

Thiếu vắng hoặc thất bại trong việc thực hiện các hoạt động KS trọng yếu

Sự thiếu trao đổi thông tin liên lạc giữa các cấp lãnh đạo khác nhau của NH, đặc biệt là thông tin lên trên về các vấn đề tồn tại

Các chương trình kiểm toán và các hoạt động KS khác nhau không phù hợp hoặc không hiệu quả

" KTNB là cần thiết đối với sự phát triển bền vững của NH