Chương 4:Kiểm toán hoạt đông quản lý và sử dụng nhân lực.

I.Hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực với kiểm toán.

-Nguồn nhân lực là một trong 3 yếu tố của quá trình sản xuất: đối tượng sản xuất, tư liệu sản xuất, và sức lao động.

-Hao phí nhân lực trong quá trình sản xuất kinh doanh là một yếu tố chi phí trong tổng chi phí hoát động của đơn vị.

-Do đó, quản lý và sử dụng hiệu quả nhân lực là vấn đề thiết yếu đối với các nhà quản lý.

-Yêu cầu quản lý này đòi hỏi kiểm toán hoạt động quản lý và sử  dụng nhân lực với mục đích tìm kiếm các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dung lao động trong đơn vị được kiểm toán.

-Hoạt động quản lý nhân lực trong doanh nghiệp diễn ra ở hai cấp độ:

+các hoạt động của phòng tổ chức nhân sự.

+ phát triển doanh nghiệp.

1.Các chức năng và các vấn đề đặt ra đối với phòng tổ chức nhân sự, bao gồm:

1.1Tuyển dung.

-Doanh nghiệp phải thiết kế chương trình tuyển dụng trong đó xác định rõ yêu cầu công việc.

-Phòng tổ chức nhân sự cần xác định cách thức hiệu quả để thông báo chương trình tuyển dụng đến ứng viên.

-Thực hiện quá trình lựa chon ứng cử viên có khả năng đáp ứng nhất yêu cầu công việc.

-Các cách thức lựa chọn ứng cử viên như:

+ xét duyệt hồ sơ xin việc

+lien lạc với người xác nhận

+ tổ chức thi, phỏng vấn trực tiếp…

1.2Lập kế hoạch và bố trí nhân sự.

-Trên cơ sở các thông tin từ lãnh đạo doanh nghiệp, phòng tổ chức nhân sự cần xem xét:

+xác định nguồn nhân sự cần thiết để thực hiện các mực tiêu của doanh nghiệp.

+bố trí nguồn nhân lực này vào hoạt động của doanh nghiệp.

-Phòng tổ chức nhân sự tiến hành:

+trao đổi với các nhà lập kế hoạch để xác định nhu cầu về nhân lực trong tương laic ho DN.

+quyết định tiêu thụ nhu cầu này có thể đáp ưng bởi nọi bộ DN hay cần tuyển thêm người ngoài.

+nếu hoạt động sản xuất kinh doanh được dự kiến sẽ giảm phòng tổ chức nhân sự có thể căts giảm nhân sự.

1.3.Đào tạo và phát triển.

-Doanh nghiệp đào tạo nhân viên để duy trì hay cải tiến số lượng và chất lương đầu ra.

-DN cần tổ chức hđộng đào tạo và có chường trình đâò tạo đối với người học.

-Chương trình đào tạo tốt cần bảo đảm:

+đáp ứng mong muốn từ phía người học.

+tài liệu đào tạo có chất lượng tốt.

+thời gian đào tạo được thiết kế phù hợp với mức độ đào tạo.

+sự tham gia tích cực của người học.

+sự nhận thức của nhà quản lý đối với năng lực gia tăng qua đào taok của người học.

-Những vấn đề kiểm soát quan trọng để có 1 chương trình đào tạo có hiệu quả bao gồm:

+sự hỗ trợ và tham gia của nhà quản lý(ở các cấp đọ khác nhau);

+thiết kế chương trình đào tạo trên cơ sở kết hợp nhu cầu trong hoạt đọng của doanh nghiệp và chuẩn mực nghề nghiệp.

+quản lý chương trình đào tạo để bảo đảm người học có động lực và ham thik tham dự.

1.4Đánh giá hoạt động.

-Hệ thống đánh gía hoạt động giúp DN đưa ra các quyết định về:

+đề bạt chức vụ, về tiền lương, lựa chọn nhân sự cho đào tạo và khuyến khích nhân viên.

+cách sử dụng nhân sự trong tương lai sao cho hiệu quả nhất.

+xác định những biện pháp cần thiết để giúp người lao đông khắc phục những nhược điểm hiện tại

-Có nhiều cách thức để đánh giá hđộng như xếp hang lao động, so sánh kết quả hđộng với nhưng mục tiêu đã xác định.

-Hệ thống đánh giá hđộng cần thực hiện trên cơ sở thường xuyên và định kỳ.

1.5Chinh sách lương  khen thưởng và phúc lợi.

-Phòng tổ chức nhân sự có nhiệm vụ

+thiết kế kế hoạch về tiền lương, khen thưởng , phúc lợi.

+giám sát  việc thực hiện các kế hoạch này.

+điều chuyển mực tiền lương, thưởng, phúc lợi trong trương hợp cần thiết nhất.

-Một vấn đề mà nhà quản lý tiền lương tập trung vào là sự khác biệt giữa các mực tiền lương của các vị trí công tác khác nhau.

-Nếu sự khác biệt này ít thì tiền lương sẽ ko có tác dụng kích thích được nhân viên nỗ lực phát triển lên các vị trí cao hơn trong DN.

1.6Cac quan hệ lao động

-Phòng tổ chức nhân sự thường có các hđọng như:

+lien hệ ban đầu với công đoàn trong quá trình đàm phán về hợp đồng lao động.

+điều phối chiến lược đàm phán hợp đồng lao động của DN

+bảo đảm sự giám sát các điều khoản hợp đồng.

+đại diện cho DN để giải quyết những mâu thuẫn về quan hệ lđộng trước Hội đồng quan hệ lđộng quốc gia.

-Vấn đề trung tâm đối với nhân viên phụ trách quan hệ lđộng là:

+chất lượng mối quan hệ giữa họ và công đoàn

+liệu các quan hệ này là cộng tác hay đối kháng?

-Điều này đặc biệt quan trọng khi DN đang kinh doanh trong những ngành có những thay đổi về công nghệ và không thể để đổ lỗi cho các qui định làm việc và điều khoản hợp đồng lđộng lỗi thời.

1.7.Tư vấn cho người lđộng.

-Dịch vụ tư vấn cho người lđộng có thể từ việc sử dụng nhà tâm lý trong DN khi:

+các nhân viên bị lạm dụng về tinh thần hay thể xác.

+có các vấn đề cá nhân.

-Vấn đề quan tâm của  nhân viên tư vấn là sự lưu ý của nhân viên cần sự giúp đỡ về tâm lý.

-Nhà tư vấn sẽ ko hữu ích nếu họ ko thu hút  và giúp đỡ nhưng nhân viên naỳ.

1.8.Y tế và bảo hộ lao đông.

-DN phải thiết kế và duy trì môi trương làm việc an toàn là do:

+những qui đinhk pháp lý về y tế và baỏ hộ lđộng

+muốn tránh những tai nạn và thương tật lđông.

-Những nhân viên về an toàn lđộng có nhiệm vụ:

+nhận định những nguy cơ đối với người lđộng

+điều tra những tai nạn xảy ra

+khuyến cáo cho nhà quản lý DN các hđôngj chỉnh sửa.

-Tại mức độ cơ bản nhất, chương trình y tế phải gồm:

+các phương tiện cơ sở ban đầu

+các thiết bị giám sát sức khỏe cho người lđông

1.9.Tuân thủ các qui định pháp lý

-Các qui định pháp lí lien quan như:

+bộ luật lđông 2004

+luật BHXH 2006

+luật công đoàn 1990

+pháp lệnh cán bộ công chức 2003

+các nghị định và thông tư hướng dẫn

-Các qui định pháp lý bắt buộc DN phải:

+cải thiện chất lượng điều kiện làm việc

+các hđộng khẳng định tính liêm chính của các kế hoạch tiền lương

1.10.Các hđộng hành chính

-Các hđộng của phòng tổ chức nhân sự cần phải được thể hiện trong văn bản dầy đủ để cho phép người bên ngoài phòng có thể tra cứu dễ dàng

-Vấn đề quan trọng là nhiệm vụ duy trì các ghi chép và tài liệu thik đáng mà ko bị sa lâỳ trong khối tài liệu quá nhiều.

-Để tối thiểu hóa vấn đề này, rất nhìu DN áp dụng hệ thống thông tin nhân sự bằng maý tính để lưu trữ và tra cứu thông tin.

2. Phát triển DN

Phát triển DN là việc giới thiệu, thiết lập, tăng cương và phổ biến  một cách có chủ định và hợp lý nhưng thay đổi để cải tiến tính hiệu quả và sức mạnh của DN

-Thực tế, phát triển DN là quá trình đặt ra các câu hỏi:

+chúng ta đang ở đâu?

+chúng ta muốn đi đến đâu?

+chúng ta có thể đạt tới đích bằng cách nào?

-Trong phát triển DN, các quá trình lập kế hoạch của DN là vấn đề thiết yếu.

-Các kế hoạch do quản lí cấp cao thiết kế được sử dụng để chuyển tải thành các mục tiêu phù hợp với nguồn nhân lực của DN, và các chiến lược sẽ được phát triển để đi vào thực hiện.

-Các phương thức để đưa ra được các thay đổi gồm:

+một là,thay đổi cơ cấu:Cơ cấu của những mối quan hệ nhân sự trong DN cần được thay đổi

+hai là,quyết định theo nhóm:Các thành viên thảo luận về các lựa chọn khác nhau để giải quyết một vấn đề

+ba là,thảo luận về số liệu:Các thành viên nhóm phân tích dữ liệu thu thập được bởi cơ quan bên ngoài,phát hiện các vấn đề và cân nhắc các giải pháp

+bốn là,giải quyết vấn đề theo nhóm:Các thah viên nhóm thu thập và phân tích dữ liệu thu thập

II.Tiêu chí đánh giá hđộng quản ly và sử dụng nhân lực.

2.1.Đối với phòng nhân sự.

-Tiêu chí đánh giá xuất phát từ hai nhóm

+nhoms1: xuất phát từ nội dung bên trong của Dn

*tuân thủ các mục tiêu của Dn và của phòng

*mức độ thừa nhận của các bộ phận khác trong DN đối với phòng nhân sự

+nhom2:xuất phát từ các vấn đề bên ngoài DN

*thực tế quản lí nhân sự được chấp nhận phổ biến

*các yêu cầu của luật pháp

*so sánh với thị trường và so với ngành

*các yêu cầu điều tiết

2.1.1Thực hiện các mục tiêu của Dn và của phòng

-Các câu hỏi có thể sử dụng và đánh giá bao gồm:

+phòng tổ chức nhân sự có các nhiệm vụ được xác định rõ rang hay ko?

+những mục tiêu chủ yếu nào được xác lập cho phòng, các mục tiêu này có nhât quán với nhiệm vụ của phòng ko?

+các mục tiêu chủ yếu được xác lập có hợp lý hay ko về khái niệm về nhân lực thực hiện, và về kinh phí?trên cơ sơ nào mà các mục tiêu này được xác lập?

+các mục tiêu có đát được ko?Đạt được như thế nào về mặt thời gian và kinh phí?

+nếu các mục tiêu ko đạt được thì nguyên nhân tại sao?Có vấn đề j xaỷ ra và có ảnh hưởng thế nào đên các hđộng khác của DN?

2.1.2.Sự thừa nhận của các bộ phận khác

-Phòng tổ chức nhân sự chỉ có thể hđộng có hiệu quả thực sự nếu có thể duy trì sự cộng tác của nhà quản lí cấp cao và các bộ phận khác trong DN

-nếu nhà quản lí cấp cao đánh giá phòng tổ chức nhân sự là giữ vai trò quan trọng đối với DN,khi đó phòng sẽ nhận được sự hỗ trợ tài chính nhìu hơn và do đó thực hiện hđộng và đóng góp tốt hơn cho DN

-Nếu các bộ phận khác đánh giá cao phong tổ chức nhân sự thì các kế hoạch và chính sách do phòng đề ra sẽ được ủng hộ và nhất trí thực hiện.

Các câu hỏi đánh giá sự thừa nhận đối với phòng tổ chức nhân sự có thế là:

-          Phòng tổ chức nhân sự có giúp thiết lập các chính sách và kế hoạch trong DN không?

-                Các mục tiêu của phòng nhân sự và của DN có hỗ trợ cho nhau hay không?

-                Phòng tổ chức nhân sự có phản ứng hiệu quả với các vấn đề đặc biệt và các thay đổi trong các bộ phận khác hay không?

-                Những lĩnh vực ưu tiên của phòng có phản ánh nhu cầu của DN hay không?

-                Nhiệm vụ của phòng có được biết trong toàn DN không?

-                Các cấp quản lý thấp hơn có cộng tác và hỗ trợ phòng hay không?

-                Các cán bộ nhân viên trong phòng tổ chức nhân sự có đủ năng lực để thực hiện công việc không.

2.1.3. Thực tế quản lý nhân sự được chấp nhận:

- Công tác lập kế hoạch nhana sự được phát triển tốt đến mức nào? Trong khung time nào? Kế hoạch nhân sự có phù hợp với kế hoạch hoạt động chung của DN hay không?

- Liệu có đủ dự trù về kỹ năng làm việc của nhân viên không?

- Thực tế tuyển dụng và đào tạo có mang lại cho DN những người lao động phù hợp về số lượng và chất lượng hay không?

- Các chương trình đào tạo có trang bị cho lực llượng lao động của DN các kỹ năng cần thiết hay không?

- Có kế hoạch kế tiếp hay không?

- Chính sách lương và phúc lợi có đáp ứng được nhu cầu của người lao động và DN hay không?

- Trách nhiệm và cơ cấu phòng tổ chức nhân sự có rõ ràng và thuận lợi cho các hoạt động của DN hay không?

- Cơ cấu phòng tổ chức nhân sự có cho phép liên hệ hiệu quả trong phạm vi phòng không?

- Chương trình phát triển quản lý hiện tại có bảo đảm cung cấp các nhà quản lý có năng lực cấp cao hay không?

- Hệ thống đánh giá hoạt động của DN hiệu quả đến mức độ nào?

- Nhân viên phụ trách quan hệ lao động có thông tin từ nhân viên giám sát và quản lý trực tiếp trước khi đàm phán và ký hợp đồng với người lao động hay không?

- Các chiến lược và kế hoạch đàm phán tập thể nào được sử dụng bởi nhà quản lý cấp cao và bởi người lao động?

- Mối quan hệ giữa công đoàn và nhân viên phụ trách quan hệ có tốt hay không?

- Các chính sách nhan sự có dựa trên các nguyên tắc vững chắc hợp lý hay không?

2.1.4. Các yêu cầu  của luật pháp:

- Đoàn kiểm tra có thể xác định:

+ Mức tuân thủ các yêu cầu về tuyển dụng và bố trí công việc đối với người thiểu số.

+ Về giám sát các khu vực làm việc về an toàn lao động của DN

+ Kiểm tra hồ sơ tài liệu của phòng để khẳng định việc tuân thủ chế độ lập và gửi các báo cáo cần thiết về lao động

2.1.5. So sánh thị trường và với ngành:

- Tiền lương và phúc lợi của doanh nghiệp.

- Chương trình đào tạo và phát triển nhân lực

- Tình trạng thôi việc, sự vắng mặt không có lý do chính đáng của người lao động

- Chi phí của  các chương trình về nhân sự.

- Chất lượng hoạt động đặc thù của các DN

2.1.6. Yêu cầu điều tiết

+ Đánh giá quản lý nguồn lực nên hướng vào:

-    Quyết định liệu có tồn tại các cơ hội hiện tại hay tương lai để nhằm giảm thiểu chi phí về nhân sự

-    Định lượng các khoản tiếp kiệm có thể và các kết quả có thể xảy ra làm giảm chi phí.

-    Tìm các cơ hội cải thiện mong đợi đối với dịch vụ

-    Khuyến nghị những thay đổi hay nghiên cứu bổ sung cho những cải thiện.

-    Mô tả bằng văn bản việc quản lý nguồn nhân lực phục vụ cơ quan quản lý nhà nước về lao động

-    Đề cập đến những vấn đề cụ thể do cơ quan quản lý nhàn nước về lao động đề ra.

2.2. Tiêu chí đánh giá hoạt động đối với phát triển doanh nghiệp

- Đánh giá phát triển doanh nghiệp nên tập trung vào các kết quả của DN đó.

- Xác định ảnh hưởng của kết quả trên đến tính hiệu quả và hiệu năng của DN

- Các tiêu chí đánh giá trong ngắn hạn gồm: Các chỉ tiêu xoay quanh năng suất lao động, Độ thoả mãn, tính linh hoạt của DN.

- Các tiêu chí đánh giá trong dài hạn như: + Tính thích nghi của DN trong môi trường kinh doanh.

2.2.1. Năng suất lao động:

- NSLĐ là chất lượng sản phẩm dịch vụ là những chỉ tiêu tổng hợp phản ánh hiệu quả sử dụng lao động của DN.

- NSLĐ cao phản ánh hiệu quả sử dụng lao động tốt xét về mặt lượng

- Các tiêu chí đánh giá năng suất xuất phát từ: Mục tiêu của DN, Sự thừa nhận của phòng tổ chức nhân sự, thực tế quản lý nhân sự được chấp nhận phổ biến, So sánh ngành.

Các câu hỏi về năng suất lao động là:

-    Số liệu thống kê nào hiện được sử dụng để đo lường năng suất lao động.

-    Có những chương trình nào về NSLĐ?

-    Những người giám sát có được đào tạo thích đáng về phương pháp khuyến khích người lao động, việc áp dụng các quy định làm việc đúng  và nhất quán, và kiến thức về nhất trí đàm phạn tập thể?

-    Các chuẩn mực về NSLĐ đã được thiết lập chưa? Có các phương pháp đo lường hoạt động theo chuẩn mực về NSLĐ chưa? Các chuẩn mực về NSLĐ này có khả thi không?

-    Các kỳ vọng của nhà quản lý về lwcj lượng lao động có được truyền đạt hiệu quả , thông qua đào tạo và giám sát thích đáng , và các thủ tục công việc đầy đủ?

-    NSLĐ có được cải thiện quan time hay không? Tại sao?

2.2.2. Độ thoả mãn:

2.2.2.1. Độ thoả mãn của nhân viên DN.

Độ thoả mãn của nhân viên là một khía cạnh trong sức mạnh của DN, trong đó:

-    Mục tiêu cá nhân và mục tiêu DN cần thống nhất với nhau.

-    Khả năng giải quyết vấn đề doanh nghiệp và cá nhân là tối đa.

-    Sự phát triển của DN và cá nhân đều được nuôi dưỡng.

Nếu những điều này được thoả mãn , nhân viên có xu hướng nghĩ họ như những thành viên tích cự của DN và điều này đưa đến mức thoả mãn cao hơn.

Độ thoả mãn của người lao động được đấnh giá bằng:

-    Số liệu về sự vắng mặt không có lí do, tình trạng thôi việc, sự chậm trễ và bất bình của người lao động? Xu hướng của các vấn đề này như thế nào?

-          Các vấn đề này so với mục tiêu của DN thì như thế nào?

-          Các vấn đề này so với thực tế các DN khác trong cùng ngành ra sao?

-          Thái độ của nhân viên đối với DN như thế nào?

-          Điều gì được làm để cải thiện độ thoả mãn của người lao động

-          Các chương trình đạo đức hiện tại có nân gcao độ thảo mãn của người lao động một cách hiệu quả hay không?

2.2.2.2. Độ thoả mãn của khách hàng và cộng đồng:

- Độ thoả mãn của khách hàng và cộng đồng được xem là song song với nhau.

- Hình ảnh doanh nghiệp được tạo lập phần lớn bởi nhân viên tiếp thị và quan hệ công chúng, tuy nhiên tất cả các nhân viên của DN có thể đóng góp vào việc tạo lập các mối quan hệ mật thiết giữa DN và cộng đồng.

- Một phương thức phổ biến là văn phòng giải đáp, ở đó các nhân viên tình nguyện giải thích cho các nhóm cong chúng về những vấn đế đặc thù.

- Do các yếu tố chính trị, môi trường kinh tế nên trong mộư số ngành KTV khó có thể có được sự đánh giá khách quan của cộng đồng đối với DN.

- Đánh giá quản lý nguồn nhân lực trên một số vấn đề sau:

+Ban quản lý khuyến khích nhân viên nâng cao độ thoả mãn/ hài lòng của cộng đồng như thế nào?

+ DN còn có thể làm gì khác để khuyến khích nhân viên nâng cao độ thoả mãn/ hài lòng của cộng đồng?

+ DN đã đặt ra những mục tiêu nào? Các mục tiêu đó có đạt ra được không?

2.2.2.3. Tính linh hoạt

Đánh giá tính linh hoạt có thể sử dụng các tiêu chí:

-                Các điều khoản hợp đồng lao động có linh hoạt không?

-                Có các kế hoạch có thể sử dụng đối với các tình huống khẩn cấp hay không?

-                Các nhà quản lý có đuợc đào tạo thích đáng và có đủ thẩm quyền để didều chỉnh các nguồn lực trước những tình huống không dự kiến trước hay không?

-                Các nhân viên có được đào tạo thích đáng để xử lý các tình huống khẩn cấp?

-                Những mục tiêu nào được đặt ra khi xử lý các tình huống khẩn cấp?

-                Cơ cấu tổ chức của DN có cho phép sự phối hợp nhanh chóng các nguồn lực để đáp ứng tình huống khẩn cấp hay không?

2.2.2.4. Tính thích nghi:

Các thước đo tính thích nghi có rất ít , phụ thuộc vào nhận định của kiểm toán viên, có thể gồm:

-                Khả năng cảm nhận của DN về những thay đổi lâu dài.

-                Khả năng điều chỉnh của Dn theo những điều kiện ràng buộc mới.

-                Những thay đổi trong các chỉ tiêu khác của phát triên DN

-                Chính sách của DN khuyến khích về tính thích nghi như thế nào

-                Khả năng điều chỉnh của các nhà quản lý nhanh nhạy sao

III, Các kỹ thuật thu thập và các phương pháp phân tích dữ liệu:

3.1 Các kỹ thuật thu thập dữ liệu:

3.1.1. Phỏng vấn

- Phỏng vấn là những cuộc trao đổi được thiết kế theo trật tự nhất định phù hợp với mục tiêu thu thập dữ liệu

- Người phỏng vấn có thể:

+ Chi tiết hoá các câu hỏi cho người được hỏi

+ Giải thích các câu hỏi cho rõ ràng

+ Ghi chú các vấn đề xảy ra

+ Linh hoạt tách ccác câu hỏi được chuẩn bị sẵn để đi theo những đầu mốí

-                Nhưng kỹ thuật phỏng vấn mất time và tốn kém

-                Vì vậy, chọn mẫu các nhân sự của DN để phỏng vấn  có thể sử dụng như đại diện nhà quản lý công đoàn, các nhà phân tích chuyên nghiệp cũng có thể mang lại thông tin hữu ích.

3.1.2. Lập và gửi bảng câu hỏi

- Các câu hỏi trong bảng câu hỏi thuộc 3 loại:

+ Câu hỏi mở: NGười được hỏi viết ra câu trả lời

+ Câu hỏi đóng: Người được hỏi chọn trong số các câu trả lời được liệt kê sẵn

+ Câu hỏi xếp hạng: Người trả lời định lượng các khái niệm trừu tượng

-                Lợi ích của bảng câu hỏi là chi phí của việc lập, gửi thấp và có khả nganưg thu nhập một khối lượng lớn dữ liệu

-                Tuy nhiên không có sự trao đổi giữa người hỏi và người được hỏi, ikhông thể chi tiết hoá các câu hỏi, không thể giải thích lý do cho câu trả lời của họ, thời gian gửi trả bảng câu hỏi lâu.

3.1.3. Xem xét tài liệu

KTV có thể xem xét các tài liệu:

+ Kế hoạch về nhân sự và tiền lương

+ Chính sách trả lương

+ Thủ tục tuyển dụng và giám sát lao động

+ Các báo cáo về time và công việc hoàn thành

+ Về tiền lương thực tế

Nhược điểm của kỹ thuật là:

+ Có thể có khó khăn để nhận thức được ý nghĩa mà dữ liệu mang lại

+ Dữ liệu có thể ở dạng không phù hợp và cần được điều chỉnh trước khi sử dụng

3.1.4. Quan sát

Quan sát giúp KTV có thể:

-                Thẩm định các chính sách và thủ tục được thiết kế có logic.

-                Có hoạt động và được tuân thủ thực tế không

-                Các quan sát viên có thể nắm bắt toàn bộ sự kiện tại thời điểm xảy ra

Nhược điểm của kỹ thuật quan sát là:

-                Rất tốn time

-                Quan sát viên có thể khôg nhận thấy ẩn ý, thái độ bên tỏng của người thực hiện h/động đó

-                Quan sát chỉ cung cấp bằng chứng về hoạt động tại thời điểm được quan sát, không chắc là thời điểm khác.

3.1.5. Thực nghiệm:

Kiểm toán viên có thể được thực hiện lại với một vài hoạt động nhằm:

-                Xem xét liệu chúng có hoạt động như thiết kế không

-                Có mang lại kết quả như mong đợi không.

3.2. Phân tích dữ liệu

3.2.1. Phân tích thống kê:

Khi phân tích các lĩnh vực như năng suất, thống kê nhân sự và phân tích kết quả điều tra có thể sử dụng:

+ Thống kê mô tả: Thống kê mô tả được dùng để cung cấp các thông tin:

-                Tiền lương trung bình và khoảng tiền lương khi phân loại lao động theo phòng ban hay theo kinh nghiệm.

-                Thời gian lãng phí trung bình một tháng của từng phòng ban hay nhà xưởng do cong nhân vắng mặt không có lí do chính đáng, tác phong chậm chạp hay gặp phải tai nạn

-                Chi phí trung bình cho bảo hiểm y tế là khoảng chi phí này được yêu cầu bởi người lao động

-                Thời gian trung bình cần thiết để thựuc hiện những nhiệm vụ cụ thể

-                Sự thoả mãn của ngươì lao động qua điều tra.

+ Suy luận thống kê:

-                ưu điểm của suy luận thống kê là cung cấp giá trị ước tính về tổng thể với sự tiết kiệm về thời gian và chi phí do không nghiên cứu hết toàn bộ tổng thế

-                Các suy luận thống kê: ướng lượng các giá trị của tổng thể, Kiểm định giải thuyết thống kê, Phân tích tương quan và hồi qui.

3.2.2. Trình bày và biểu thị dữ liệu:

- Kết quả p/tích dữ liệu từ các kỹ thuật nêu trên có thể được thể hiện ở:Các bảng biểu, đồ thị.

- Bảng và đồ thị cho phép giới thiệu các xu hướng và so sánh một cách dễ dàng.

IV, Quy trình kiểm toán hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực

4.1. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán:

4.1.1. Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán:

- Mục tiêu KTHĐ quản lý và sử dụng nhân lực là: Đánh gía tính hiệu quả và hiệu năng của hoạt động, nâng cáo tính hiệu quả và hiệu năng của hoạt động

- Phạm vi kiểm toán là đề cập đến:

+ Hoạt động quả lý và sử dụng nhân lực nào

+ Ở bộ phận nào cần được xem xét

+ Trong khoảng time nào

4.1.2. Thu thập thông tin

- KTV thực hiện các công việc:

+ Xác định time và phạm vi trao đổi với nhà quản lý phụ trách phòng tổ chức nhân sự

+ Xem xét tài liệu về kế hoạch nhân sự, chính sách và thủ tục tuyển dụng, chính sách đào tạo, trả lương khen thưởng và kỷ luật, qui định và thủ tục đánh giá công việc thực hiện.

+ Xác định liệu có nhân sự nào khác cần liên hệ ngoài ngà quản lý Phòng tổ chức nhan sự

+ Liên hệ nhà quản lý Phòng tổ chức nhận sự và nhân sự liên quan để thu thập thông tin.

4.1.3. Lập kế hoạch kiểm toán

Đây là quá trình cân đối giữa nhu cầu và khả năng kiểm toán, bao gồm các công việc:

-                Xác định thủ tục kiểm toán cần thực hiện

-                Thời gian thực hiện các thủ tục đó

-                Người thực hiện các thủ tục đó.

Lập kế hoạch kiểm toán đối với:

+ Đánh giá hoạt động tuyển dụng:  Các kỹ thuật kiểm toán được thiết kế bao gồm: Xem xét tài liệu của DN về qui định tuyển dụng, kế hoạch tuyển dụng; Phỏng vấn cán bộ nhana sự tuyển dụng và nhân viên được tuyển , người phụ trách nhân viên được tuyển về chát lượng của nhân viên được tuyển; Kỹ thuật xem xét tài liệu phản ánh kết quả của nhaâ viên được tuyển cũng có thể được sử dụng

+ Đánh giá hoạt động đào tạo và phát triển: Các kỹ thuật kiểm toán được thiết kế bao gồm: Xem xét tài lieuẹ của DN về kế hoạch hoạt động, kết quả làm việc; Phỏng vấn người phụ trách bộ phận có nhân sự được đào tạo về tính phù hợp của nội dung đào tạo.

+ Đánh giá hệ thông đánh giá: Các kỹ thuật kiểm toán được thiết kế bao gồm: Xem xét tài liệu của DN về thiết kế hệ thống đánh giá tài liệu ghi chép kết quả làm việc; So sánh với ngành về tính hợp lý; Quan sát hoạt động của hệ thống đánh giá trong thực tế; Phỏng vấn nhân viên được đánh gái về itnhs hiệu quả của hệ thống đánh giá; Thiết kế kỹ thuật thực nghiệm nếu nội dung đánh giá đưwcj thựuc hiện bởi yếu tố máy móc.

+ Đánh gía chính sách tiền lương , khen thưởng, phúc lợi: các kỹ thuận kiểm toán được thiế kế bao gồm: Xem xét tài liệu của DN qui định về: Chính sách tiền lương, khen thưởng, chính sách phúc lợi, về tình trạng thôi việc; So sánh với các DN trong cùng ngành; Phỏng vấn nhân viên về độ thảo mãn đối với tiền lương và các khoản khen thưởng, phúc lợi.

+ Đánh giá về y tế và bảo hộ lao động: các kỹ thuật được kiểm toán thiết kế bao gồm: Xem xét tài liệu của DN về chính sách y tế và bảo hộ lao động, Quan sát thực tế môi trường làm việc; Phỏng vấn nhân viên DN về chính sách y tế và bảo hộ lao đọng mà họ được thụ hưởng thực tế.

+ Đánh giá về Tuân thủ các qui định pháp lý: Các kỹ thuật được thiết kế bao gồm: Phỏng vấn cán bộ nhân sự về các qui định pháp lý liên quan và sự tuân thủ; Xem xét tài liệu của DN về nội qui liên quan đến qui định pháp lý; Quan sát thực tế DN về điều kiện lao động;  Phỏng vấn nhân viên về hoạt động thực tế của các điều khoản trong nội qui của DN.

+ Đánh giá độ thỏa mãn của nhana viên, tính linh hoạt và tính thích nghi: Thiết kế bản câu hỏi hay phỏng vấn; Rà soát các kế hoạch, các chính sách và thủ tục của DN; Phỏng vấn nhân viên để xác định liệu nhà quản lý và đội ngũ nhân viên có đủ linh hoạt điều chỉenh theo những tình huông ngoài dự kiến; Nhưng rất khó đánh giá khả năng điều chỉnh đôố với những thay đổi dài hạn.

+ Đánh giá năng suất lao động: Các kỹ thuật được thiết kế bao gồm: Xem xét tài liệu về kết quả công việ và hệ thống đánh giá công việc cảu DN; So sánh năng suất của DN với ngành và các DN trong cùng ngàng; Quan sát hoạt động của hệ thống đánh giá cong việc nhằm xác định các cách thức có thể để giảm thiểu thời gian vô dụng.

4.1.4. Lựa chọn tiêu chuẩn đánh giá:

- Tiêu chuẩn đánh giá được lựa chọn phụ thuộc vào đối tượng kiểm toán, số lượng tiêu chuẩn đánh gái phụ thuộc vào nguồn lực của cuộc kiểm toán

- Các tiêu chuẩn đánh gái khi được KTV lưụa chọn cần được trao đổi  và thống nhất với bộ phận được đánh giá để đảm bảo tránh những bất đồng về phát hiện kiểm toán và boả đảm ítnh khả thi cho khuyến nghị đưa ra.

4.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán:

+ Khi kiểm toán hoạt đọng quản lý và sử dụng nhân lực, KTV cần lưu ý đến các đầu môíư kiểm toán trong giấy làm việc để tập trung thu nhập bằng chứng

+ KTV có thể sử dụng kỹ thuật chọn mẫu các nhân viên để quan sát NSLĐ hay phỏng vấn về độ thoả mãn các chế độ đãi ngộ hay điều kiện làm việc.

+ Định kỳ các tiến treỉen công việc được tổng hợ và lập báo cáo

+ Các phát hiện kiểm toán cần được xem xét về ý nghĩa thực tế đôứi vơi snhà quản lý DN

Các loại giấy tờ làm việc của KTV bao gồm:

+ Liệt kê các thử tục kiểm toán được vận dụng

+ Bảng hỏi, mô tả các thủ tục hoạt động của DN được kiểm toán

+ Các hoạt động rà soát , các đánh giá cụ thể , các phân tích.

+ Tài liệu của DN được kiểm toán

+ Bản thảo báo cáo kiểm toán

+ Những lưu ý của người phụ trách kiểm toán

4.3. Giai đoạn kết thúc kiểm toán:

Bước 1: lập dự thảo báo cáo kiểm toán:

+ Phấn tích số liệu thu thập

+ Tổng hợp và so sánh số liệu thu thập với các tiêu chuẩn đánh giá đã lựa chọn để tìm kiếm các vấn đề bất thường.

+ Xem xét  các phát hiện kiểm toán, đánh giá nhữn vấn đề đáng kể để xác lập các biện pháp cải thiện tình hình và nâng cao hiệu quả hoạt động

+ Xác định nguyên nhân của những tonò tại phát hiện: Nếu là nguyên nhân khách quan thì có thể chấp nhận tồn tại hoặc có thể thiết kế các biện pháp dự phòng khi nguyên nhân đó tái diễn; Nếu là nguyên nhân chủ quan thì phải xác định biện phapá khắc phục để DN thực hiện

Bước 2: Thu nhập bình luận của người có trách nhiệm:

+ Thu thập ý kiến bình luận của bộ phận kiếm toán cũng như người có trách nhiệm ( đến việc thực hiện giải pháp) là hoạt động cần thiết để chuẩn hoá báo cáo kiểm toán chính thức.

+ KTV cũng có thể cần thu nhập của kế thoạch thực hiện giải pháp của bọ phận được kiểm toán.

+ Thu thập bình luận của người có trách nhiệm có thể được thực hiện qua hình thức tổ chức buổi họp báo cáo kết quả sơ bộ kiểm toán.

Bước 3: Lập báo cáo chính thức:

Báo cáo chính thức sẽ được gửi cho:

-                Nhà quản lý cấp cao phụ trách phòng tổ chức nhân sự; Phòng tổ chức nhân sự; Các bộ phận có liên quan đến việc thực hiện giải pháp đề xuất.

V, Một số ví sụ minh hoạ về phát hiện và khuyến nghị kiểm toán hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực:

Giảm bớt nhân sự hành chính:

-                Giảm bớt nhân sự hành chính ở đây không có nghĩa là giảm bới nhiệm vụ của bộ phận hành chính

-    Phụ trách phân xưởng có thể nhận thấy tình trạng nhân sự thừa nhưng không cắt giảm vì hi vọng có thể nhận được hợp đồng mới trong tương lai

-                Khi kiểm toán, phụ trách phân xưởng cho biết không thể nhận được hợp đòng mới và đồng ý cắt giảm nhân sự mới với mức tiết kiệm hàng năm là 125000 đôla.