hanh chinh van phong
Câu 1: Hãy phân biệt công việc quản trị và công việc hành chính văn phòng? Cho vd minh hoạ?
Tiêu chí
Công việc quản trị
Công việc hành chính văn phòng
Đặc điểm
Nhà quản trị thực hiện các hoạt động quản trị như hoạch định, tổ chức và kiểm tra các hoạt động hành chính văn phòng
Các nhân viên hành chính văn phòng thực hiện các công việc hành chính đơn thuần
Phương tiện
Nhà quản trị làm việc với con người và ý tưởng
Nhân viên làm việc với máy móc và thiết bị văn phòng
Phạm vi
Nhà quản trị có cấp bậc quản trị càng cao thì khối lượng công việc càng ít
Ngược lại
Ví dụ: so sánh ông Giám đốc và 1 thư ký
Ông giám đốc sẽ chỉ thực hiện các công việc hoạch định chiến lược công ty, giao nhiệm vụ công việc, và kiểm tra việc thực hiện các công việc đó
Thư ký: chịu sự chỉ đạo của giám đốc, và làm những việc mà giám đốc giao phó như: đánh máy, nhận cuộc gọi đến và đi, chuyển công văn giấy tờ, …kể cả pha trà cho giám đốc.
Câu 2:Văn phòng, hành chính văn phòng, quản trị hành chính văn phòng là gì?
Văn phòng
Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan một đơn vị;
Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
=> Văn phòng là một bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của 1 cơ quan tổ chức, nó phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, và là nơi diễn ra các hoạt động thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, đồng thời là nơi đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho toàn bộ hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó.
Hành chính văn phòng: là văn phòng diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh, là nơi soạn thảo và tổ chức các hồ sơ công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao có hiệu quả
QT HCVP: là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hcvp trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong ra quyết định điều hành doanh nghiệp
Câu 3: Hãy phân tích rõ trách nhiệm của nhà quản trị hành chính trong việc tạo ra một cơ cấu hành chính tốt cho doanh nghiệp?
Để tạo ra một cơ cấu hành chính tốt cho doanh nghiệp, nhà quản trị hành chính vp cần phải thực hiện tốt những nhiệm vụ sau:
1. Hiểu biết tất cả các loại hình công việc hành chính vp như truyền đạt thông tin , tính toán, soạn thảo hồ sơ văn thư, lưu trữ, điều hành máy móc
2. Tổ chức một lực lượng hành chính văn phòng sao cho các đơn vị công tác được xác định rõ rang, mọi người hiểu được trách nhiệm và xác định rõ tuyến quyền hạn. Sơ đồ tổ chức, các bảng mô tả công việc, chức danh là những cái rất cần thiết
3. Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông bên trong bộ phận hành chính và tạo điều kiện thuận lợi truyền thông khắp cơ quan.
4. Bảo đảm mối than tình bằng hữu giữa các nhân viên văn phòng thông qua việc chọn lọc, phát triển và động viên
5. Tổ chức và duy trì các cơ sở vật chất cần thueets cho công việc HCVP đạt hiệu quả bằng cách bố trí hấp dẫn, ánh sang đầy đủ thông gió và hệ thống giảm tiếng động coa hiệu quả
6. Lựa chọn và mua sắm dụng cụ văn phòng , trang bị máy móc và dụng cụ
7. Phối hợp công việc hành chính của thư ký với kiểm soát viên
8. Phối hợp các công việc hành chính với các hoạt động HCVP của các phòng ban #
Câu 4: Cơ cấu tổ chức bộ phận dịch vụ HCVP thay đổi như thế nào theo quy mô doanh nghiệp? Theo anh/chị ngày nay doanh nghiệp Việt Nam nên tổ chức bộ phận dịch vụ HCVP theo mô hình nào?
Cơ cấu tổ chức bộ phận hcvp tùy thuộc vào từng quy mô doanh nghiệp, tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp hay Tùy thuộc vào loại sp, dịch vụ của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có quy mô khác nhau nên khối lượng công việc hành chính văn phòng cũng khác nhau, vì vậy nó quyết định đến quy mô, đặc điểm, cơ cấu tổ chức của bộ phận hcvp. Cụ thể
- Doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ: không nên có bộ phận hcvp chuyên biệt
- Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa thì bắt đầu có bộ phận hcvp riêng, Trưởng phòng hành chính có thể kiêm quản trị nhân sự
- Doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc rất lớn thì tùy thuộc mục đích kinh doanh, chiến lược kinh doanh, thị trường…mà có cơ cấu tổ chức phù hợp. Với quy mô này thì nên có bộ phận hcvp chuyên biệt, có hẳn một giám đốc phụ trách công việc hành chính văn phòng
Sơ đồ tổ chức hc quản trị của doanh nghiệp nhỏ
Sơ đồ tổ chức hc quản trị của doanh nghiệp lớn
Câu 5: Những cấp quản trị nào trong doanh nghiệp phải hoạch định công việc hành chính văn phòng? Hoạch định công việc hành chính văn phòng là gì?
· Hoạch định là một chức năng quan trọng của bất kỳ cấp quản trị nào. Bất kỳ cấp quản trị nào cũng phải hoạch định công việc hành chính văn phòng , cấp quản trị càng cao hoạch định hcvp càng mang tính tổng quát, cấp quản trị càng thấp, hoạch định hcvp càng mang tính cụ thể và chi tiết nhiều hơn
Cấp cao
Cấp trung
Cấp thấp
Nhân viên hcvp và thư ký
Sơ đồ hoạch định chiến lược và hoạch định hcvp
· Hoạch định công việc hcvp : là quá trình xác định mục tiêu, nhiệm vụ và xây dựng kế hoạch hành chính nhằm đảm bảo cho hệ thống hành chính của doanh nghiệp thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của nó.
Câu 6: Cơ cấu tổ chức của bộ phận hành chính văn phòng phụ thuộc và những nhân tố nào?
Mỗi doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức của bộ phận hành chính văn phòng khác nhau, Nó phụ thuộc vào những nhân tố sau:
v Quy mô doanh nghiệp
Doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ: không nên có bộ phận hcvp chuyên biệt
Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa thì bắt đầu có bộ phận hcvp riêng, Trưởng phòng hành chính có thể kiêm quản trị nhân sự
Doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc rất lớn thì tùy thuộc mục đích kinh doanh, chiến lược kinh doanh, thị trường…mà có cơ cấu tổ chức phù hợp. Với quy mô này thì nên có bộ phận hcvp chuyên biệt, có hẳn một giám đốc phụ trách công việc hành chính văn phòng
v Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
v Loại sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp
Câu 8: Tại sao phải áp dụng nguyên tắc tiết kiệm cử động? Áp dụng quy tắc cử động đối xứng và nhịp nhàng có vai trò như thế nào trong việc tiết kiệm cử động?
v Lý do áp dụng nguyên tắc tiết kiệm cử động
- Hiện nay, khối lượng công việc hcvp tại các doanh nghiệp có xu hướng ra tăng, 1 nhân viên hcvp phải đảm đương cùng lúc nhiều công việc, và nếu không pit cách sắp xếp thời gian, vị trí các dụng cụ hay phương cách làm việc thì không thể hoàn thành được hết tất cả các công việc
- Áp dụng nguyên tắc tiết kiệm của động, nhằm giúp công nhân tiết kiệm các động tác , loại bớt những động tác thừa và rút ngắn thời gian thực hiện các thao tác. Từ đó làm tăng năng suất lao động lại vừa bớt hao tốn sức lao động
v Vai trò của nguyên tắc tiết kiệm cử động đối xứng và nhịp nhàng trong việc tiết kiệm cử động: Nguyên tắc này có vai trò lớn và rất hữu ích trong việc tiết kiệm của động. cụ thể:
- Tính nhịp nhàng là tính lặp đi lặp lại các thao tác theo những khoảng thời gian đều nhau. Sự nhịp nhàng tạo điều kiện để các thao tác được tự động hóa, làm cho ý thức của vỏ nào giảm đi, và ngược lại hoạt động của các trung tâm điều khiển tự động của bộ óc tăng lên để làm cho lao động không mệt mỏi. Quá trình thần kinh tập trung loại được các động tác thừa và giúp ta tiết kiệm được sức lực
- Nguyên tắc của động đối xứng nhịp nhàng gồm các quy tắc nhỏ sau:
Thực hiện công việc cùng một lúc bằng cả hai tay: tạo sự phối hợp nhịp nhàng cả 2 bàn tay, chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả cao hơn
Bàn tay nên theo hường đối xứng nhưng ngược chiều nhau
Hạn chế cử động của than thể tới mức thấp nhất
Động tác xoay chuyển nên nhẹ nhàng và kiên tục, tránh thay đổi đột ngột. vì khi thay đổi hướng nhiều sẽ dễ gây mệt mỏi cũng như mất thời gian
Câu 9:Trong các yếu tố phải xem xét khi quyết định vị trí đặt văn phòng thì yếu tố nào là quan trọng nhất? Tại sao?
Các yếu tố cần xem xét khi quyết định vị trí đặt văn phòng( ko có trong câu hỏi nhưng đưa vào cho nhà mình học thuộc)
1. Khối lượng công việc văn phòng
2. Số lượng vị trí
3. Tính sẵn có của nguồn nhân lực
4. Cơ sở hạ tầng xã hội
5. Cơ sở hạ tầng kinh tế
6. Khoảng trống để mở rộng
7. Chi phí
8. Những ảnh hưởng đến vị trí
9. Đặt văn phòng ở một thành phố lớn
10.Đặt văn phòng trong một thị trấn nhỏ
Tùy hoàn cảnh và đặc điểm từng doanh nghiệp mà yếu tố có tính quyết định sẽ khác nhau đến vị trí đặt văn phòng của doanh nghiệp sẽ khác nhau. Nhưng xét tổng quát thì yếu tố Cơ sở hạ tầng xã hội có tính quyết định nhất , bởi những lý do sau:
- Nơi có cơ sở hạ tầng xã hội tốt sẽ thu hút được dân cư đến vùng đó. Đây cũng chính là nguồn nhân lực và là thị trường tiêu thụ tiềm năng cho doanh nghiệp. chính vì vậy đặt văn phòng tại đây, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tìm kiếm nhân viên, các bộ phận phòng ban, đặc biệt là phòng marketing sẽ dễ dàng tìm hiểu thị trường hơn
- Cơ sở hạ tầng xã hội phát triển nghĩa là các công trình, dịch vụ cũng rất phát triển, vì vậy mà doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng tìm được một vị trí đật văn phòng phù hợp với cả khối lượng công việc hành chính cũng như là hợp với chi phí của doanh nghiệp hay có thể là sự thay đổi văn phòng sau này
- Cơ sở hạ tầng xã hội tốt cũng đồng nghĩa với việc các công trình, dịch vụ được đáp ứng tốt và đầy đủ như: y tế, văn hóa , giáo dục, thể thao, giải trí, phương tiện… Những yếu tố này góp phẩn rất tích cực cho những hoạt động giao dịch của doanh nghiệp cũng như đáp ứng cho nhu cầu của nhân viên.
- Doanh nghiệp đặt văn phòng tại 1 nơi có cơ sở hạ tầng xã hội tốt sẽ xu hướng giữ chân được nhiều nhân tài, và các nhân viên then chốt. Khi lựa chọn vị trí đặt văn phòng, Dn dù có đảm bảo nhiều yếu tố khác, trả lương nhân viên cao nhưng cơ sở hạ tầng xã hội kém thì các nhân tài cũng lần lượt ra đi do vị trí không đáp ứng tốt điều kiện sống cho họ và gia đình họ.
Câu 10: Khung cảnh văn phòng có ảnh hưởng như thế nào đến nhân viên làm việc trong văn phòng?
Khung cảnh văn phòng có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất lao động của các nhân viên. Khi khung cảnh văn phòng tốt, nghĩa là doanh nghiệp tạo được một môi trường, hoàn cảnh thuận tiện cho nhân viên làm việc cả về phương diện sinh lý và tâm lý, thì sẽ gây cảm giác thoải mái, tạo hứng thú cho nhân viên làm việc, hiệu suất làm việc cao. Ngược lại, khi khung cảnh làm việc không tốt sẽ gây ức chế ở nhân viên, và hiệu suất làm việc bị giảm.
Khung cảnh văn phòng tác động đến nhân viên theo những khía cạnh sau:
1. Y tế và phúc lợi
Môi trường tổng quát của văn phòng có ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên, do vậy cần có những quy định pháp lý lien quan đến môi trường văn phòng
Cụ thể là vấn đề vệ sinh môi trường, các sắp xếp khác như : nhà ăn, phòng giải trí, phòng y tế, phòng nghỉ ngơi… cần được quan tâm chu đáo để đảm bảo sức khỏe và tinh thần cho nhân viên
Những phúc lợi là những lợi ích mà công ty dành cho nhân viên, nếu những phúc lợi tốt thì nhân viên cũng sẽ gắn bó với công ty hơn, họ nhận được lợi ích thì cũng sẽ cố gắng làm việc tốt hơn để đáp lại lợi ích mà công ty đã dành cho họ
2. Không khí
· Không khí trong phòng làm việc cũng rất quan trọng
· Tiêu chuẩn về khối lượng không khí cần thiết cho một người trong một phòng được ấn định trong 4h làm việc là ít nhất có 7m3 không khí sạch
· Nhiệt độ thấp hoặc cao cũng dễ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, do bị hao tổn năng lượng , mệt mỏi. do đó tùy thuộc vào nhiệt độ mà chúng ta sử dụng các thiết bị bảo hộ khác nhau như hệ thống thông gió, máy điều hòa, màu sắc tương ứng của các bức tường.
3. Âm thanh
Tiếng động không chỉ ảnh hưởng đến công việc mà còn ảnh hưởng đến thần kinh con người. Nếu khung cảnh quá ồn ào làm cho con người đãng trí, thậm chí gây lên rối loạn thần kinh. Vì vậy nhà quản trị hành chính văn phòng cần phải tìm cách giảm tiếng ồn. Người ta tính toán được như sau
0 decibel : không có tiếng động
10 decibel : tiếng động của hơi thở
20 decibel : tiếng nói thầm
30 decibel : tiếng động ở nơi yên tĩnh
40 decibel : tiếng xì xào nói chuyện hoặc đi lại ở thư viện
50 decibel : tiếng động ở trong nhà
100 decibel : tiếng ồn trong khu vực lao động
Từ 0 -10 decibel : thích hợp để nghỉ ngơi
Từ 90 decibel trở lên là có hại
Cần có nhiều biện pháp tổ chức văn phòng để giảm tiếng động: đi nhẹ, nói khẽ, dung nẹp cửa cao su để tránh tiếng động, dùng điện thoại đèn báo hiệu, sắp xếp nhân viên có liên hệ công việc ngồi gần nhau …
4. Màu sắc
Sử dụng màu sắc thích hợp vừa giúp cải thiện vẻ bề ngoài của cơ quan, vừa nâng cao năng suất lao động, giảm bớt mệt mỏi. Một văn phòng ảm đạm u tối thì không hấp dẫn, khiến tinh thần công nhân chán ngán, văn phòng quá sáng thì kích thích nhân viên quá độ. Nên cần phối hợp màu sắc trong văn phòng để phù hợp với tâm lý, thị hiếu. mang lại hiệu suất công tác bền vững
Màu sắc được phân ra làm hai loại: màu ấm và màu mát. Nhà quản trị cần hiểu được tác dụng của từng loại màu để tạo ra những hiệu ứng màu tích cực cho văn phòng. Cụ thể
- ánh sáng chiếu từ phía bắc, hoặc phía đông thì ánh sáng có màu xanh da trời hay màu mát. Để tạo không khí vui vẻ hãy sử dụng màu ấm trên tường đối diện
- Ánh sáng chiếu từ phía tây hoặc nam, thì ánh sáng có màu nóng nên chúng ta cần sử dụng màu mát trên tường đối diện
- Hành lang: nên sử dụng màu sáng vì nơi này thướng thiếu ánh sáng tự nhiên
- Các văn phòng chung: màu trắng trên trần nhà, màu mát ở tường trước mặt nhân viên, màu ấm ở các tường khác
- Phòng tiếp tân: dùng màu vui vẻ, trung hòa
- Phòng riêng: tùy theo ý thích của người làm việc
- Phòng vệ sinh: đàn ông thích màu xanh da trời, phụ nữ thích màu hồng
- Tầng hầm hoặc kho: dùng màu sáng
- Phòng họp: nếu phòng dài hẹp thì dùng màu sáng trên tường hai bên, màu tối ở trên tường hai đầu
- Phòng lưu trữ hồ sơ: dùng 1 màu duy nhất trên các bức tường và màu duy nhất cho các dụng cụ
5. Ánh sáng
Ánh sáng cũng có ảnh hưởng lớn đến năng suất lao động
Ánh sáng có 2 loại
- Ánh sáng tự nhiên
- Ánh sáng nhân tạo: nếu đèn chiếu sáng chói quá và gần quá cũng làm rối loạn thị giác và gây mệt mỏi
Câu 11: Quản trị thời gian là gì ?Bạn hãy trình bày nguyên nhân làm mất thời gian? Theo bạn nguyên nhân nào thường hay làm mất thời gian của bạn nhất ?
· Quản trị thời gian là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó.
· Nguyên nhân làm mất thời gian:
- Các cú gọi điện thoại
- Các cuộc thăm viếng xã giao
- Các câu hỏi của nhân viên
- Các sự cố nhỏ, trả lời thư tín
- Các cuộc họp kéo dài
- Bàn giấy ngổn ngang, bề bộn
- Đọc tài liệu quá chậm, không biết phương pháp đọc nhanh
- Khung cảnh văn phòng làm việc gây mất tập trung trong công việc.
Câu 12 : Hãy nêu các phương pháp giúp tiết kiệm thời gian? theo bạn phương pháp nào hiện nay là cần thiết để tiết kiệm thời gian đối với doanh nghiệp ?
1. Sử dụng các phương pháp hoạch định thời biểu
ü Lịch thời biểu công tác ngày: Là lịch cụ thể của từng cá nhân, cấp quản trị hoặc nhân viên. Lịch thời biểu công tác là 1 phương tiện để lập kế hoạch và do đó giúp cho việc quản trị thời gian 1 cách hiệu quả.
ü Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn: Là công cụ giúp bạn ghi nhớ các việc cần phải làm. Mỗi ngày nên dành 1 khoảng thời gian nào đó để giải quyết các tồn đọng của công văn giấy tờ bằng cách ghi vào sổ nhật ký.
ü Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký: Giúp nhà quản trị và thư ký ghi chép những việc cần phải làm trong tháng.
2. Tiết kiệm thời gian trong thư tín: Bằng cách mang toàn bộ thư từ về nhà đọc, tráng ảnh hưởng đến giờ làm việc trên cơ quan.
3. Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay ghi âm
4. Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh
Nếu áp dụng được phương pháp đọc nhanh thì nó có thể tiết kiệm cho bạn khoảng 6 tháng trong vòng 3 năm
5. Tiết kệm thời gian tiếp khách:
Làm chủ việc tiếp khách: các biện pháp:
- Cho phép thư ký của mình hẹn trước với khách
- Định giờ cho việc tiếp khách
- Tìm cách lọc bớt những người khách
- Đóng của trong khi đang tiếp khách để tránh những tiếng ồn, gây mất tập trung trong khi đang tiếp công việc
- Làm sao cho bàn giấy của bạn lúc nào cũng sạch sẽ
Để giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, trước tiên cần xác định nguyên nhân làm mất thời gian nhiều nhất hiện nay ở các doanh nghiệp là gì? Theo em, hiện nay các doanh nghiệp thường tốn rất nhiều thời gian cho việc tiếp khách. Những nhà quản lý trong công ty nên học cách tiếp kiệm thời gian khi tiếp khách của mình như sau:
Tiết kệm thời gian tiếp khách:
· Làm chủ việc tiếp khách: các biện pháp:
· Cho phép thư ký của mình hẹn trước với khách
· Định giờ cho việc tiếp khách
· Tìm cách lọc bớt những người khách
· Đóng của trong khi đang tiếp khách để tránh những tiếng ồn, gây mất tập trung trong khi đang tiếp khách.
· Học cách kết thúc 1 cuộc nói chuyện.
Câu 13 : Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư?
Khái niệm: Công tác văn thư là một khái niệm dùng để chỉ các hoạt động có liên quan đến các khâu soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ hiện hành; quản lý và sử dụng con dấu nhằm phục vụ cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Nội dung của công tác văn thư:
a. Soạn thảo văn bản
- Thảo văn bản
- Duyệt văn bản
- Đánh máy, sao in văn bản
- Ký văn bản để ban hành
b. Tổ chức quản lý văn bản đi và đến
- Tiếp nhận, vào sổ (đăng ký) và chuyển giao văn bản đến.
- Vào sổ và chuyển giao văn bản đi.
- Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản.
c. Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ
- Mở hồ sơ
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc hồ sơ.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ
d. Quản lý và sử dụng con dấu
- Nhân viên văn thư là người có trách nhiệm pháp lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước.
Yêu cầu của công tác văn thư:
- Nhanh chóng
- Chính xác
- Bảo mật
- Đúng pháp luật
Câu 14: Quản lý hồ sơ là gì ? Vai trò của việc quản lý hồ sơ? Muốn quản lý hồ sơ tốt đòi hỏi phải xác định rõ các yếu tố nào? (Chương 5)
· Quản lý hồ sơ là việc hoạch định (lên kế hoạch), tổ chức, sắp xếp, lưu trữ thông tin đúng nơi đúng lúc và đồng thời kiểm tra sao cho hệ thống thông tin đạt hiệu quả nhất.
· Vai trò của việc quản lý hồ sơ:
- Giảm chi phí mua sắm thiết bị
- Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
- Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
- Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng.
- Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…
Muốn quản lý hồ sơ tốt cần phải xác định các yếu tố:
2. phân loại hồ sơ
Phân loại hồ sơ giúp quá trình quản lý hồ sơ được dễ dàng hơn, hồ sơ có thể được chia thành các loại sau:
Hồ sơ tối cần thiết
Hồ sơ quan trọng
Hồ sơ thường sử dụng.
Hồ sơ không cần thiết.
3. Lên lịch lưu trữ
Sau khi hồ sơ được phân loại cần phải lên lịch lưu trữ, nghĩa là làm bảng thời biểu cho biết cần thời gian bao nhiêu lâu để giữ lại hồ sơ được lưu trong bộ hồ sơ đang sử dụng hay đang hoạt động và cần thời gian bao nhiêu lâu giữ lại các hồ sơ được lưu lại trong bộ hồ sơ không còn hoạt động.
4. Lưu chuyển hồ sơ
Để tiết kiệm không gian trong văn phòng 1 điều nhân viên hành chính văn phòng nên chú ý đó là cần kiểm tra thường xuyên xem hồ sơ nào nên thiêu hủy, hồ sơ nào nên lưu trữ vào kho hồ sơ không còn hoạt động.
Hủy bỏ hồ sơkhách.
Học cách kết thúc 1 cuộc nói chuyện.
· Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại
- Kiểm soát được những cú điện thoại từ bên ngoài
- Thư ký khéo léo hẹn với người gọi đến rằng sếp của mình sẽ gọi lại
- Hãy xem điện thoại như 1 cái máy để truyền đạt, truyền xong nên ngắt luôn. Điều đó có nghĩa là bạn phải biết cách dừng cuộc nói chuyện 1 cách tế nhị và đúng lúc nhất.
· Tiết kiệm thời gian hội họp
· Sắp xếp chỗ làm việc khoa học
- Tổ chức nơi làm việc khoa học
5. Trang trí nơi làm việc nhằm thay đổi môi trường làm việc, tăng hiệu quả trong
Một số giấy tờ thong thường hàng ngày nên bỏ vào sọt rác. Một số giấy tờ khác phải bỏ theo lịch, phải thiêu hủy…
6. Chụp vi phim
Nhiều tài liệu quan trọng không thể bỏ được nhưng lại chiếm quá nhiều chỗ cho nên nhiều khi phải lưu trữ hồ sơ này trong những vi phim to bằng phiếu bưu ảnh hoặc tấm ảnh cỡ 9x12.
Câu 15: Với tư cách là một nhà quản trị hay một chuyên viên thì bạn phải quản trị thời gian như thế nào? (Chương 5)
Với tư cách là một nhà quản trị có rất nhiều công việc cần phải giải quyết và có nhiều mối quan hệ, nếu không quản lý được thời gian của mình 1 cách có hiệu quả bạn sẽ trở thành một con người có xu hướng thiên lệch, hoặc quá đầu tư vào công việc, hoặc chỉ chăm lo được đến gia đình với những mối quan hệ. Như vậy bạn sẽ bị mất cân bằng trong cuộc sống, để đạt được sự thành công thực sự, bạn-nhà quản trị phải biết cách sắp xếp, quản trị quỹ thời gian của mình một cách hiệu quả, khoa học nhất, để có thể cân bằng được giữa cuộc sống riêng tư với công việc. Dưới đây là một số biện pháp giúp nhà quản trị có thể quản lý tốt hơn thời gian của mình:
1. Nắm vững được điều gì là quan trọng nhất. Cần xác định rõ các điểm quan trọng nhất của vị trí làm việc bởi sự nỗ lực sẽ tạo nên thành công. Nếu bạn không biết chắc chắn được các điểm quan trọng nhất, bạn có thể tự đặt các câu hỏi đại loại như "Cái gì có tác động lớn nhất đến các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng?” “Cần làm điều gì để tăng doanh số?”.
2. Ưu tiên thực hiện mọi việc theo danh sách “Các việc cần làm”. Nếu bạn đã nắm vững các điểm quan trọng của công việc, bạn nên lên danh sách “Các việc cần làm”. Bạn có thể sử dụng các chữ cái "A," "B," hoặc "C" bên cạnh từng mục để thể hiện mức độ quan trọng của từng việc đó. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lên lịch cho các việc cần làm hàng ngày. Điều này cho phép bạn lựa chọn những công việc cần phải hoàn thành trong ngày hôm đó và loại bỏ các công việc có thể hoàn thành vào các ngày khác.
3. Tránh tình trạng làm việc theo cảm hứng. Những người quản lý thời gian không hiệu quả là những người thường làm việc theo cảm xúc. Trong khi đó, người quản lý thời gian hiệu quả thường làm việc dựa trên thói quen chứ không phải dựa trên cảm hứng. Phần lớn mọi người thường thích thực hiện các công việc dễ dàng và đơn giản khi bắt đầu một ngày làm việc như đọc email, scan tài liệu hoặc làm vệ sinh chỗ làm việc. Tuy nhiên, những người có phương pháp quản lý thời gian tốt lại thường thực hiện các công việc quan trọng trước tiên mà không dựa vào ý thích.
4. Lên kế hoạch cho các dự án quan trọng ở thời điểm thể lực sung mãn nhất. Bởi vào thời điểm đó, cả trí và lực của con người đều ở trạng thái tốt nhất, vì vậy họ có thể dự tính được đầy đủ các tình huống khi lập kế hoạch.
5. Học cách ủy thác công việc. Một người biết cách ủy thác công việc sẽ thường xuyên phải đối mặt với tình trạng căng thẳng, quá tải và khó có thể đạt được hiệu suất cao nhất. Điều này được minh chứng bằng trường hợp của một giám đốc kinh doanh khu vực Bắc Mỹ. Anh ấy là một giám đốc rất thành công, một phần trong thành công đó chính là sự ủy thác một phần việc không quan trọng cho người trợ lý giải quyết. Việc này cho phép anh ấy tập trung vào các công việc khác quan trọng hơn hoặc tạo dựng các mối quan hệ kinh doanh khác bên ngoài công ty
6. Vứt bỏ hoặc sắp xếp lại các tài liệu không còn cần thiết. Điều này áp dụng cho các văn bản mà bạn chỉ sờ đến một lần. Cần xác định được tài liệu nào là quan trọng và loại bỏ các văn bản mà bạn không cần sử dụng trong tương lại. Nếu bạn vẫn muốn giữ các tài liệu đó, hãy dành ra 10 giây để sắp xếp chúng cho gọn ghẽ, thay vì phải mất tới 30 phút để tìm kiếm khi cần thiết.
7. Nếu bạn thường làm việc bằng máy tính; hãy sử dụng các thư mục với màu sắc hoặc tên gọi khác nhau để phân định mức độ ưu tiên cho từng công việc. Ví dụ, thư mục có màu đỏ biểu thị các tệp tin hoặc dự án cần quan tâm nhất. Thư mục có màu vàng biểu thị các dự án hoặc ý tưởng mới; thư mục màu xanh cho biết đó là các vấn đề đang nghiên cứu. Dĩ nhiên việc này tùy thuộc theo sở thích của từng người chứ không bắt buộc.
8. Cần linh hoạt và thực tế. Một trong những cách để chiến thắng nỗi sợ hãi của bản thân là lên kế hoạch làm việc theo ngày hoặc tuần cho một khối lượng công việc hơi vượt quá. Tuy nhiên, cần phải xác định được là khi nào bạn có thể thực hiện các công việc quá sức của mình. Không nên lập các kế hoạch mà bạn không thể thực hiện được.
9. Lên lịch làm việc cho bản thân thật kỹ càng. Bạn cần lên lịch hẹn “làm việc cá nhân” mỗi ngày. Nếu một người nào đó muốn gặp gỡ bạn vào thời điểm đó, bạn có thể từ chối lịch hẹn đó : “ Xin lỗi, tôi đã có lịch hẹn rồi”. Cho dù bạn sử dụng thời gian đó để xem suy nghĩ hoặc thư giãn, đó vẫn được coi là một cách sử dụng thời gian hợp lý.
10. Cần đảm bảo rằng chương trình hỗ trợ lập kế hoạch điện tử không khiến bạn mất quá nhiều thời gian. Nhiều người quen sử dụng hệ thống lập kế hoạch điện tử bởi sự thuận tiện của nó, tuy nhiên, đôi khi họ mất quá nhiều thời gian cho việc nhập các thông tin vụn vặt vào chương trình thay vì chỉ cần viết chúng ra giấy.
11. Gửi e-mail phúc đáp nhanh. Đọc email và giải quyết ngay các vấn đề được đề cập tới trong các email đó. Nên loại bỏ thói quen đọc email rồi để chúng xếp đống trong thư mục Inbox. Bạn có thể tạo các thư mục để chứa các email phục vụ cho các mục đích khác nhau, đồng thời cũng tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm các email cần xem lại về sau này Xóa bỏ tất cả thư rác nếu bạn không đọc đến chúng.
Thời gian là một thứ vô giá và không chờ đợi một ai cả. Vì thế, quản lý thời gian một cách hiệu quả cho phép bạn đạt được hiệu suất làm việc cao nhất, đồng thời giảm thiểu được các tác động do các kế hoạch làm việc dầy đặc trong ngày.
Câu 16: Thế nào là phương pháp đọc nhanh? (Chương 5)
Đọc nhanh là một phương pháp giúp bạn có thể tiết kiệm thời gian khi đọc sách hay tài liệu. Hơn thế nữa, đọc nhanh giúp bạn cập nhật được nhiều thông tin hơn nhờ phương pháp đọc hiệu quả.
· Có nhiều cách cập nhật thông tin, tiếp nhận những vấn đề quan tâm thông qua cách đọc nhanh. Nếu áp dụng phương pháp đọc nhanh thì trong 3 năm bạn có thể tiết kiệm được 6 tháng, có 1 số phương pháp đọc nhanh sau:
- Trong khi đọc 1 hàng chữ, đừng lắc đầu từ trái qua phải
- Đừng xướng âm trong khi đọc
- Đừng bao giờ quay ngược trở lại trước
- Mở rộng vùng đọc của mình bằng cách nhìn bao quát 1 nhóm chữ thay vì đọc từng chữ một
- Bắt đầu bằng chữ thứ 2, thứ 3 của mỗi dòng để khỏi lãng phí vùng đọc vì nhìn ra ngoài lề
- Cách tốt nhất để đọc nhanh tốt hơn là nên tham gia 1 khóa học với 1 người thầy giỏi, như vậy có thể tăng gấp 2,3 tốc độ đọc của 1 cán bộ cao cấp.
Câu 17: Hội nghị từ xa là gì? Theo anh/chị việc tổ chức hội nghị từ xa có ưu điểm và hạn chế gì ? Đề xuất một số biện pháp để khắc phục những hạn chế đó ?
· Hội nghị từ xa là phương pháp tổ chức các cuộc họp thông qua các phương tiện nghe nhìn (như cầu truyền hình). Những người tham gia theo dõi cuộc hội nghị qua các phương tiện nghe nhìn.
· Ưu điểm:
- Có thể thực hiện hội họp tại chỗ, tiết kiệm thời gian và chi phí ăn ở, đi lại.
- Thiết lập nhanh chóng các cuộc hội nghị từ xa.
- Cho phép kết nối đồng thời nhiều điểm, tận dụng được các cơ sở hạ tầng mạng khác nhau.
- Có thể ghi lại toàn bộ thông tin của cuộc trao đổi và cho phép xem lại mọi lúc mọi nơi.
- Có thể sử dụng các ứng dụng tương tác đồng thời trong thời gian hội nghị để minh hoạ.
- Trong hội nghị, trao đổi các dạng tài liệu khác nhau (tập tin hình ảnh, âm thanh, văn bản, số liệu v.v..)
- Phù hợp cho các loại hình doanh nghiệp có quy mô lớn và phạm vi rộng (hỗ trợ đào tạo từ xa v.v.)
- Giảm bớt chi phí và thời gian đi lại
· Hạn chế
- Người trình bày chỉ thấy những người đang ở trong phòng của mình, nghĩa là người này không thấy những người tham dự ở nơi khác. Cũng vậy, người tham dự cũng chỉ thấy người trình bày trên màn hình và những người xung quanh mình.
Biện pháp khắc phục:
Câu 18: Tại sao phải họp? Cuộc họp hiệu quả khi nào? Không hiệu quả khi nào? Làm thế nào để tiết kiệm thời gian hội họp? (Chương 6)
· Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, hội nghị bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của công nghệ thông tin hoặc các cá nhân làm việc một mình. Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức đựợc duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”.
· Mục đích của 1 cuộc họp:
- Để trao đổi thông tin
- Cung cấp thông tin
- Thu thập thông tin
- Trao đổi thông tin
- Tham khảo ý kiến
- Để kiểm soát công việc
- Giám sát và đo lường kết quả
- Đối chiếu tiến độ công việc
- Điều chỉnh các hoạt động
· Cuộc họp hiệu quả khi:
- Điều kiện cần thiết để cuộc họp hiệu quả:
- Được tổ chức tốt
- Được điều khiển tốt
- Người tham gia xử sự hợp lý
· Cuộc họp không hiệu quả khi:
- Không có mục đích rõ ràng
- Không cần ý kiến tập thể
- Có thể làm cách khác tốt hơn
· Cách tiết kiệm thời gian hội họp:
- Xác định rõ mục đích và nội dung của cuộc họp
- Chuẩn bị trước nội dung nghị sự, tài liệu lien quan, các thành viên tham gia phải được thông báo trước và chuẩn bị ý kiến
- Điều khiển cuộc họp theo đúng trọng tâm, bám sát mục đích, nên cắt ngay những vấn đề không lien quan, không đúng trọng tâm.
Câu 20: Thể thức văn bản là gì ? Liệt kê các thành phần thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày chúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ ?
v Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm các thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với 1 số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
v Các thành phần thể thức văn bản:
1. Quốc hiệu
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3. Số và kí hiệu của văn bản
4. Địa danh, ngày tháng
5. Tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản
6. Nội dung văn bản
7. Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền
8. Con dấu
9. Nơi nhận VB
v Kỹ thuật trình bày:
· Quốc hiệu:
- Quy định chung: Quốc hiệu có giá trị xác nhận tính pháp lý của văn bản và thể hiện quan hệ chính thức của một pháp nhân. Các văn bản không thể hiện quan hệ chính thức hoặc văn bản sử dụng trong nội bộ thì không cần quốc hiệu.
- Được trình bày ở trên đầu, giữa trang giấy hoặc lệch 2/3 về bên phải trang giấy.
- Dòng dưới: chữ in thường, viết hoa chữ Đ,T,H. size 13-14, kiểu chữ đứng,đậm.
- Phía dưới có đường gạch ngang liền nét có độ dài vừa bằng dòng chữ.
· Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: cho biết văn bản do cơ quan tổ chức nào ban hành và mối quan hệ giữa các cơ quan hệ thống bộ máy nhà nước, thể hiện quyền hợp pháp của cơ quan tổ chức trong hoạt động giao dịch hành chính.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quan cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ, Văn phòng Quấc hội, đồng dân tộc và các ủy ban quấc hội.
- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt cụm từ thông dụng như ủy ban nhân dân(UBNN)
- Đối với cơ quan ban hành văn bản là doanh nghiệp dân doanh thì không trình bày tên cơ quan, tổ chức nào trên tên cơ quan ban hành văn bản.
- Tên cơ quan viết ngang hành quốc hiệu, tại góc trái văn bản (số 2). Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp tên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa size 12-13 kiểu chữ đứng.tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, size từ 12-13, kiểu đứng đậm,phía dưới có đường kẻ ngang liền nét, có độ dài từ 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ.
· Số và kí hiệu của văn bản
Số, kí hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3
Đối với văn bản quy phạm pháp luật
Số:…/Năm ban hành/ tên viết tắt loại văn bản-tên viết tắt
Cơ quan,tổ chức,chức danh Nhà nước ban hành văn bản
Địa danh, ngày tháng
- Địa danh ghi trên VB của các cơ quan, tổ chức:
+ Trung ương: là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên thành phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.
+ cấp tỉnh: đối với các TP trực thuộc Trung ương là tên của TP trực thuộc trung ương. Đối với tỉnh: là tên thị xã, TP thuộc tỉnh hoặc của huyện nơi cơ quan đóng trụ sở.
+ cấp huyện: là tên của huyện, quận, thị xã, TP thuộc tỉnh.
+ VB của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức xã hội: là tên xã phường, thị trấn đó.
- Ngày, tháng, năm ban hành VB phải được viết đầy đủ, không viết tắt, những chỉ số nhỏ hơn 10 phải thêm số 0 ở trước.
- Kỹ thuật trình bày: viết bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, size 13-14, sau địa danh phải có dấu phẩy.
· Tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản (nghị quyết, nghị định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, size 14-15, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, chữ in thường, size 14, kiểu chữ đứng, đậm, bên dưới trích yếu thường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ
· Nội dung văn bản
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương và những từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết.
- Không viết tắt những từ và cụm từ không thông dụng.
- Kỹ thuật trình bày: chữ thường, size 13-14, khi xuống dòng chữ đầu dòng lùi vào từ 1cm-1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt trở lên.
- Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng co dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy.
· Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền
- Quy định về việc ký VB:Người ký VB phải chịu trách nhiệm về VB mình đã ký. VB do người không có thẩm quyền ký không có giá trị. Cơ quan, cá nhân nhận được văn bản loại này cần gửi trả ngay cho cơ quan phát hành VB. Người ký VB trái pháp luật tùy theo mức độ nặng nhẹ có thể bị phê bình, khiển trách, hoặc bị truy tố theo quy định của pháp luật.
- Quy định về hình thức ký VB:
+ Ký trực tiếp: phải ghi rõ chức vụ của người ký.
+ KT. (ký thay): phó ký thay trưởng thuộc thẩm quyền.
+ TM. (thay mặt): áp dụng cho cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể. Người đứng đầu tập thể, tổ chức thay mặt tập thể ký. Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu theo ủy quyền của người đứng đầu và những VB thuộc lĩnh vực được phân công.
+ TUN. (thừa ủy nhiệm): sử dụng trong trường hợp của cá nhân.
+ TUQ. (thừa ủy quyền): gắn liền với từng vụ việc. Áp dụng trong các trường hợp đặc biệt, thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho cấp dưới (1 cấp) ký. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác.
+ TL. (thừa lệnh): dưới một cấp ký thuộc thẩm quyền.
- Quy định về chức vụ người ký: chỉ ghi chức danh như Bộ trưởng, Chủ tịch… không ghi lại tên cơ quan, tổ chức.
- Ghi họ tên: không ghi học hàm, học vị. Trừ VB của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học trong những trường hợp cần thiết có thể ghi hoc hàm, học vị.
- Kỹ thuật trình bày: Chữ viết tắt “TM.”,”TL.”…, quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, size 13-14, kiểu chữ đứng, đậm.
· Con dấu
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng màu (đỏ). Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
· Nơi nhận VB
Đối với công văn hành chính nơi nhận gồm 2 phần:
+ Phần 1 gồm từ “Kính gửi”, sau đó đến tên cơ quan hoặc đơn vị,cá nhân trực tiếp giải quyết công việc. In thường, size 14. sau từ “Kính gửi” là dấu “:” và tên người nhận được ghi trên cùng một dòng.
+ Phần 2 gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn. Sau chữ “nơi nhận” có dấu “:” và chữ in thường, size 12, in nghiêng, đậm.
Câu 21: Giọng nói qua điện thoại phải như thế nào? Các nguyên tắc nhận điện thoại?
Trả lời: Có 1 câu nói nổi tiếng rằng “cuộc sống không thể thiếu xã giao, giao tiếp (giao tiếp trực diện và giao tiếp trên điện thoại). Xã giao vừa là một kỹ xảo, một môn học vừa đồng thời lại là một nghệ thuật cao đòi hỏi sự tế nhị. Nếu bạn nghiên cứu và áp dụng được nghệ thuật xã giao, bạn sẽ thành công trên đường đời” (N.H.T). Đúng vậy có thể nói kỹ năng giao tiếp là một trong những chìa khóa dẫn tới thành công!
Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin đặc biệt là thông tin liên lạc thì điện thoại là phương tiện liên lạc hữu ích nhất cho chúng ta hiện nay. Một cuộc điện đàm có kết quả hay không phụ thuộc phần lớn vào cách bạn nói- cách bạn nêu ra vấn đề có làm cho người nghe hiểu được bạn nói gì hay không? Là một nhân viên văn phòng bạn có rất nhiều dịp giao tiếp với mọi người qua điện đàm. Một trong những yếu tố quan trọng là giọng nói nó có thể mang lại sự thích thú, sự chăm chú lắng nghe hay cũng có thể phản ánh 1 thái độ lạnh nhạt hờ hững nóng hay lơ là. Vậy giọng nói qua điện thoại phải như thế nào để mang lại một cuộc điện đàm hiệu quả nhất? sau đây là một số lời khuyên:
- Nói cho rõ ràng: Điều này rất quan trọng vì người nghe không trông thấy bạn cũng khồng thấy lối diễn tả của bạn. Vì vậy bạn nên nói thế nào để cho người nghe chỉ qua giọng nói của bạn mà có thể hiểu được ý của bạn.
- Giọng nói bình thường: Tức là không nói to quá, không nói nhỏ quá là giọng nói tốt nhất truyền qua dây điện thoại
- Nói vơi tốc độ vừa phải: Nói với tốc độ vừa phải sẽ làm cho người nghe dễ hiểu, dễ nắm bắt được những điều mình muốn truyền đạt. Với những trường hợp cần ghi chú như về con số, về tên, tiếng ngoại ngữ, chữ đặc biệt…nên nói với tốc độ chậm hơn tốc độ bình thường một chút.
- Chọn đúng chữ: Việc chọn đúng chữ sẽ diễn đạt được ý của bạn bằng những danh từ tượng hình để người nghe dễ hiểu. Với những danh từ quá chuyên môn, những chữ lạ hoặc câu quá dài chỉ làm người nghe thêm khó hiểu gây mất thời gian và dễ hiểu lầm
- Nói thấp giọng xuống: Khi bạn nói thấp giọng xuống, giọng nói của bạn khiến người nghe đầu dây bên kia nghe dễ chịu hơn và đó cũng là cách tỏ ra lịch sự với người đối thoại. Nếu nói giọng cao quá sẽ làm người nghe nhức tai và làm họ khó chịu
- Nhấn mạnh một vài chữ: Việc nhấn mạnh một vài chữ có thể làm thay đổi hẳn ý nghĩa mà bạn định nói. Cần suy nghĩ kỹ xem chữ nào nên nhấn mạnh vì nó sẽ giúp ích rất nhiều cho cuộc điện đàm.
- Giọng nói cần có âm điệu: Việc hơi lên cao giọng hay hơi xuống giọng một chút, giọng nói đó không những giúp bạn phát biểu được ý nghĩa của bạn cho rõ ràng mà còn phản ánh cá tính của bạn nữa. Giọng nói đều đều không gây được thích thú cho người nghe mà còn làm cho người nghe buồn chán không chú ý.
- Lịch sự: Đây là điều rất quan trọng trong các cuộc điện đàm chẳng khác gì khi tiếp xúc trực tiếp, giáp mặt. Không nên coi những cuộc điện đàm như làm mất thời giờ của bạn mà coi phải coi đó như là một phần công việc hằng ngày, phần công việc này rất quan trọng. Mỉm cười trong đàm thoại tạo không khí thân thiện thoải mái.
* Các nguyên tắc nhận điện thoại
Gồm 5 nguyên tắc sau đây:
- Trả lời ngay: Bất cứ khi nào, khi nghe tiếng chuông điện thoại reo,bạn cũng phải trả lời ngay và trả lời một cách vui vẻ. Bởi lẽ bạn không biết ai gọi cho cơ quan bạn, có thể đấy là một đó là một người quan trọng cho cơ quan của bạn. Nghệ thuật tốt nhất nhất để trả lời điện thoại là sau khi nghe tiếng chuông reo lần đầu, bạn nhắc ống lên nghe lên và trả lời ngay người gọi với giọng tự nhiên như nói chuyện bình thường. Nên chuẩn bị giấy bút để ghi lại lời dặn...
- Tự xưng danh: Vì một cuộc điện đàm chỉ được xem là bắt đầu khi người gọi biết chắc mình đã gọi đúng số. Vậy bạn cần phải tự xưng danh, giới thiệu tên văn phòng tên cơ quan. Nên giới thiệu tên cơ quan trước rùi giới thiệu tên bạn
- Biết cách trả lời trong trường hợp đặc biệt:
+ Trường hợp ông giám đốc bận: Với những cuộc điện thoại đến cho giám đốc mà ông giám đốc đang bận khi đó bạn cần cắt nghĩa thật khéo léo cho người gọi tới là tại sao ông giám đốc không trả lời được và nếu có thể thì đề nghị một vài giải pháp khác.
+ Trường hợp cho người gọi biết tin tức: Phải rất thận trọng khi cho người gọi điện thoại biết tin tức khi ông giám đốc vắng mặt. Nếu biết chắc chắn ông giám đốc muốn cho người gọi biết những tin tức thật quan trọng cần thiết, còn không thì không bao giờ bạn cho người ngoài biết quá nhiều chi tiết cơ quan.
- Ghi số điện thoại và tên người gọi: Cần biết ai gọi và lý do họ gọi đến là gì?vì thế bạn nên hỏi cho thật đầy đủ chi tiết nhưng phải khéo léo để không làm mất lòng người gọi tới rồi ghi lại thông tin đó.
- Ghi lại lời dặn cho đúng: Bạn cần có 1 tập phiếu ghi nhớ hay phiếu nhắn tin điện thoại để cạnh máy điện thoại để ghi những điều cần thiết khi trả lời trong trường hợp ông giám đốc đi vắng hay bất cứ ai đi vắng. Đây là một công việc quan trọng vì nó là cách làm tăng thêm sự liên lạc giữa cơ quan và khách. Vì vậy mỗi khi ghi lại cần ghi lại 1 cách thật đúng thật đầy đủ
- Chuyển đường dây: Chỉ khi nào thật cần thiết bạn mới nên chuyển đường dây. Bạn phải cho người đầu dây bên kia biết lý do tai sao bạn lại chuyển đường dây cho người khác và bạn phải biết chắc làm bạn chuyển đúng đường dây đúng người. chỉ nên chuyển đường dây khi người gọi quay nhầm số phụ hoặc cần hỏi việc gì đó liên quan đến cơ quan của bạn mà người đó không biết ai để hỏi cả…
- Chấm dứt điện đàm: Người nghe sẽ có cảm tưởng tốt nếu bạn biết cách chấm dứt cuộc điện đàm 1 cách lịch thiệp và thân mật. Không thể chấp dứt cuộc đàm thoại 1 cách khá vội vã và không có lời chào lịch thiệp. Khi người gọi muốn chấm dứt cuộc điện đàm bạn nên cảm ơn trước khi nói lời chào. Chú ý việc gác máy nên nhẹ nhàng
Câu 22: Trình bày cách chấm dứt điện đàm sao cho tế nhị?
(Phần đầu như câu 21)
Bên cạnh giọng nói khi điện đàm và cách nguyên tắc nhận điện thoại thì việc chấm dứt một cuộc điện đàm cũng là một trong những nhân tố mang lại ấn tượng tốt- mang lại hiệu quả cho cuộc điện đàm ở những phút cuối.
Chấm dứt cuộc điện đàm ai cũng có thể làm những vấn đề đặt ra ở đây đó là làm thế nào để chấm dứt cuộc điện đàm một cách lịch thiệp nhất mang lại cảm tưởng tốt đẹp nhất???
- Nếu bạn là người muốn chủ động chấm dứt cuộc đàm thoại thì không nên chấm dứt cuộc đàm thoại một cách khá vội vã và không có lời chào lịch thiệp
- Trong trường hợp người gọi muốn chấm dứt cuộc điện đàm bạn nên nói cám ơn ông ta đã gọi đến trước khi nói “chào ông”
Một vài ví dụ:
+Cám ơn ông đã gọi điện cho chúng tôi, kính chào ông
+Cám ơn ông đã có lời dặn lại. Tôi sẽ trình lên ông giám đốc ngay khi ông tới cơ quan.
+Nếu bạn là người bán hàng của công ty, đừng bao giờ kết thúc cuộc gọi trước người đối diện. Khi cảm thấy nội dung cuộc điện đàm đã cạn. Hãy dùng những câu lịch sự để gợi ý:
* Thưa Ông, Ông có cần tôi giúp gì nữa không?
* Bà có thể gọi lại cho tôi bất cứ lúc nào
- Nên đặt ống nghe một cách nhẹ nhàng, đừng dằn mạnh, tuyệt đối tránh những thói quen xấu: Bình phẩm người đối thoại ngay khi cúp máy bạn nên nhớ rằng, người ở đầu dây bên kia có thể vẫn còn online và vẫn có thể nghe được những câu cuối cùng đó của bạn và bạn đã làm hỏng nỗ lực trong giao tiếp trước đó
- Nếu bạn là người gọi tới bạn có quyền để ống nghe xuống trước. Ngược lại nếu người đầu dây bên kia gọi đến bạn phải chờ cho họ đặt ống điện thoại xuống trước rồi bạn mới đặt ống nghe xuống sau để tỏ ra mình rất quan tâm đến cuộc điện đàm này và đó cũng chính là thể hiện thái độ lịch thiệp của bạn.
Câu 23 “thời gian là cái vốn quý nhất của những ai có trí thông mình làm ra của cải” . Hãy làm sáng tỏ quan điểm trên?(Giáo trình trang 43)
Để làm sáng tỏ ý trên cần nêu lên 3 vấn đề:
* Thời gian là gì
* Vai trò của thời gian trong công việc
* Cách quản lý thời gian
cuộc sống vẫn bộn bề, vẫn tấp nập. Trong cuộc sồng ấy mỗi người đều có cách làm, cách sống, cách nghĩ, cách làm việc cho riêng mỗi người. Nhưng người ta vẫn thường nói có 3 thứ khi đã qua rồi thì không bao giờ lấy lại được, đó là: thời gian đã trôi qua, mũi tên đã bắn đi và lời nói đã nói ra. Vì vậy hãy quý trọng thời gian, Thời gian được ví như “vàng bạc” đó là thứ tài sản thượng đế ban tặng muôn loài đồng đều nhất, có giới hạn, không thay đổi được & không mua, bán được. Vì những đặc điểm này, thực sự chúng ta không bao giờ có thể điều khiển được thời gian, điều duy nhất chúng ta có thể làm được là quản lý sắp xếp & sử dụng thời gian như thế nào cho hiệu quả nhất.
* Tại sao chúng ta phải quản trị thời gian? Quản trị thời gian chính là một tiến trình hoạch định tổ chức và kiểm soát việc sử dụng thời gian vô giá của mình một cách có hiệu quả.
Trong cuộc sống cũng như trong công việc nếu không quản lý thời gian chúng ta sẽ để lãng phí rất nhiều các cơ hội, nâng cao chi phí mà công việc lại không hiệu quả. Vì thế quản lý thời gian là rất quan trọng áp lực công việc ngày càng căng thẳng và phức tạp để thành công, ta cần phải quản lý thời gian của mình 1 cách hiệu quả nhất.
*Vai trò của quản lý thời gian: Biết cách quản lý thời gian của bản thân là biết con đường nhanh nhất dẫn đến thành công!
- Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà con người cần rèn luyện càng sớm càng tốt. Quản lý thời gian có ý nghĩa đặc biệt đối với những nhà kinh doanh và là bí quyết để cân bằng cuộc sống giữa công việc và gia đình.
- Quản lý thời gian hiệu quả là chìa khóa của thành công đặc biệt là với những người đang “chân ướt chân ráo” bước vào thế giới kinh doanh, thế giới công sở. Học cách quản lý thời gian chính là cách tốt nhất để giúp chúng ta cân bằng cuộc sống và tạo điều kiện để thực hiện các mục tiêu thăng tiến khác. “Thời gian quý hơn vàng”, vì vậy hãy khôn khéo tận dụng quỹ thời gian để làm giàu cho chính bản thân mình.
- Quản lí thời gian một cách khoa học, đặt ra các kế hoạch cụ thể, tránh sự trì trệ, duy trì các mục tiêu và thực hiện các kĩ năng tổ chức tốt bạn sẽ đạt được sự tôn trọng và được đánh giá cao trong nghề nghiệp. Thành công chỉ đến với những người làm việc chăm chỉ và biết cách quản lí thời gian của mình một cách hiệu quả.
- Quản lý thời gian tốt sẽ giúp cho nhà kinh doanh nắm bắt được các cơ hội làm ăn tốt mang lại lợi nhuận cao.
- Những người quản lý thời gian hiệu quả sẽ có tư duy rành mạch hơn, rõ ràng hơn, họ là những người sáng tạo hơn và làm việc tốt hơn. Chắc chắn như thế! Và rõ ràng là họ sẽ có nhiều thời gian hơn để đào sâu nghiên cứu những vấn đề chuyên ngành, hay đơn giản là làm những công việc riêng.
- Quản lý thời gian giúp chúng ta có thể sắp xếp phân phối thời gian của mình hợp lý hiệu quả, biết cái gì là quan trọng nên làm trước cái gì nên làm sau.
Vai trò của quản lý thời gian là rất lớn. Tất cả mọi người đều muốn làm việc hiệu quả hơn để thăng tiến trong sự nghiệp, muốn tạo ra nhiều của cải hơn. Tuy nhiên không phải ai trong số chúng ta cũng có thể tỉnh táo hàng giờ để làm việc.Vì thế những người kinh doanh tài giỏi hay những nhà quản trị tốt là người biết quý trọng thời gian, coi thời gian là của cải là nguồn lực đầu vào quý hiếm và sử dụng nó một cách tiết kiệm hiệu quả nhất.
* Để quản lý thời gian hiệu quả, chúng ta cần phải lập kế hoạch hay hoạch định công việc tốt theo một số bước sau:
1. Xác định mục tiêu
2. Liệt kê những việc phải làm
3. Ước tính thời gian cần thiết
4. Cân nhắc mức độ ưu tiên
5. Quyết định thực hiện
6. Lên lịch trình thực hiện
7. Kiểm tra và điều chỉnh
Vì vậy, để thành công, ta cần dành đủ thời gian để lập kế hoạch tốt và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của mình. Đồng thời sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình sao cho mục tiêu được đảm bảo. Như vậy là chúng ta đã thành công trong quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả, góp phần quan trọng vào sự thành công trong công việc và cuộc sống. “Thời gian quý hơn vàng” đó là chân lý đã được chứng minh, đặc biệt là trong thế giới kinh doanh. Vì vậy, Biết cách quản lý thời gian một cách hiệu quả đồng nghĩa với việc bạn đang có trong tay cả một gia tài lớn!
Một chuyên gia đã từng chia sẻ: “Thời gian là yếu tố quan trọng nhất đối với một “chiến binh” chuyên nghiệp. Số tiền mà bạn kiếm được nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng thời gian bạn chi cho nó mạnh tay hay không. Người có kinh nghiệm chính là người biết quản lý và phân bố tài sản vàng mà họ có”.
Thời gian đi qua sẽ không thể lấy lại được. Vì vậy, nếu muốn thành công hãy tận dụng từng phút từng giây để làm việc một cách khoa học và vận dụng những “mánh” dưới đây để học cách làm chủ túi “vàng”.
Câu 24: Xây dựng chương trình và lập kế hoạch tổ chức hội nghị với chuyên đề “Chống ngủ gật trong học đường”
Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra. Khi bạn lập được kế hoạch thì có thể tiên liệu được các tình huống sắp xảy ra, tập trung được vào vấn đề cần nêu ra đồng thời cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện công việc.
Sau đây là bản kế hoạch tổ chức hội nghị với chuyên đề “Chống ngủ gật trong học đường”.
1) Đăng ký phòng: Địa điểm tại giảng đường số 1- trường ĐH KT& QTKD
2) Thông báo cho người tham dự
- Người triệu tập hội nghị: Trưởng phòng CTHSSV trường ĐH KT& QTKD
- Mục đích :
Như ta thấy vấn đề ngủ gật trong lớp học hiện nay không còn là vấn đề riêng lẻ ở lớp nào hay riêng trường nào mà nó đang là một vấn đề phổ biến xảy ra thường xuyên tại tất cả các trường học từ tiểu học, trung học hay ngay cả trong hệ thống đào tạo chuyên nghiệp. Vậy làm sao để có thể hạn chế tới mức thấp nhất vấn nạn này trong trường của chúng ta? Đây chính là trọng tâm của hội nghị, nhằm thảo luận tìm ra nguyên nhân cũng như đề ra các giải pháp cho vấn đề này
- Thời gian: 7h30: 10h20 ngày 30/11/2011
- Địa điểm: Địa điểm tại giảng đường số 1- trường ĐH KT& QTKD
- Thành phần tham dự: 300 người bao gồm
+ Đại diện ban giám hiệu nhà trường
+ Cán bộ giảng viên trực thuộc phòng công tác HSSV
+ Đại diện các phòng ban, các khoa
+ Cố vấn học tập, giáo viên chủ nhiệm lớp
+ Ban cán sự các lớp
+ Toàn thể các bạn sinh viên đại diện cho các lớp (12/lớp)
- Chương trình làm việc:
7h30- 7h45 Khai mạc hội nghị
7h45-8h30 Giới thiệu đại biểu
Chương trình văn nghệ.
8h30-9h00 Phát biểu của lãnh đạo nhà trường và đại diện một số phòng ban
9h00-9h30 Chiếu video và nêu tình huống để thảo luận
9h30-9h40 Văn nghệ
9h40-9h55 Đối thoại giao lưu trực tiếp giữa sinh viên với ban cố vấn học tập
9h55-10h10 Tổng kết hội nghĩ Ban lãnh đạo đưa ra các quyết định đưa vào áp dụng thực tiễn để hạn chế tối thiểu ngủ gật trong học đường
10h10-10h20 Bế mạc hội nghị
3) Chuẩn bị tài liệu: Người tham dự sẽ được phát tài liệu về thực trạng ngủ gật tại trường mà phòng công tác đã tiến hành điều tra trước đó. Trong đó nêu một vài nguyên nhân giải pháp và hậu quả của việc ngủ gật trong lớp để hội nghị cùng thảo luận.
4) chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn:
+Máy chiếu và phông chiếu
+ loa, micro
5) chuẩn bị nước uống: nước khoáng chai nhỏ 500ml/người
6) Ghi biên biên bản: thư ký cuộc họp do phòng công tác chỉ định có trách nhiệm ghi tóm tắt nội dung chính cuộc họp.
7) Theo dõi: Trên cơ sở biên bản đã ghi Phòng CTHSSV có trách nhiệm soạn thảo các biện pháp đã thảo luận để phát cho cố vấn học tập và ban cán sự lớp về phổ biến cho các thành viên trong lớp.
Câu 25: Xây dựng chương trình và lập kế hoạch tổ chức hội nghị trao đổi kinh nghiệm học tập ngoại ngữ?
Tên cơ quan, đơn vị
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
………………………
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: ……….
Thái Nguyên, ngày …. tháng …. năm 2011
KẾ HOẠCH
Tổ chức hội nghị trao đổi kinh nghiệm học tập ngoại ngữ
Căn cứ: Được sự cho phép của Đảng Ủy và Ban Giám Hiệu nhà trường, Câu lạc bộ tiếng anh trường ĐH KT & QTKD- Thái Nguyên tổ chức hội nghị “Trao đổi kinh nghiệm học tập ngoại ngữ” tại trường Đại Học KT & QTKD
I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU:
Trao đổi kinh nghiệm, phương pháp học tập ngoại ngữ giữa cán bộ giảng viên và sinh viên nhằm nâng cao hiệu quả học ngoại ngữ của trường trong kỳ học tới
II. KẾ HOẠCH TIẾN HÀNH:
1. Thời gian và địa điểm tổ chức Hội nghị đổi kinh nghiệm học tập ngoại ngữ
- Hội nghị đổi kinh nghiệm học tập ngoại ngữ dự kiến tổ chức:
+ Thời gian: 7h00 ngày 12/12/2011
+ Địa điểm: Giảng đường số 1- Khu nhà B trường DDH KT& QTKD
2. Đại biểu mời:
- Ban Giám hiệu nhà trường
Đại diện: Khoa Quản trị Kinh doanh
Khoa Kế toán- Tài Chính
Khoa kinh tế
- Cán bộ giảng viên dạy ngoại ngữ trong trường
- Câu lạc bô tiếng anh của trường
- Những người tham gia học tập: Sinh viên các lớp K5, K6, K7
3. Nội dung:
- Ổn định tổ chức, giới thiệu chương trình, giới thiệu chủ trì ( do ban tổ chức)
- Chủ trì giới thiệu thư ký (2 người: 1 ghi tường trình). Có thể ko cần
- Khai mạc Hội nghị, giới thiệu đại biểu.
- Người chủ trì báo cáo tóm tắt về tình hình học tập ngoại ngữ của toàn trường trong năm qua
- Hội nghị thảo luận về vấn đề trên
- Phát biểu của đại biểu
- Hội nghị thảo luận về vấn đề trên
- Người chủ trì tiếp thu ý kiến, tổng hợp lại, bàn bạc thêm hoặc sửa đổi, bổ sung các giải pháp, phương pháp học tập mà các đại biểu, các thàng viên đóng góp.
- Giao lưu giữa Đại biểu và toàn thể hội nghị
- Phát động phong trào thi đua học tập nâng cao trình độ ngoại ngữ
- Tổng kết, bế mạc hội nghị.
4. Phân công nhiệm vụ:
- Thủ trưởng đơn vị, đoàn thể
- Cán bộ, nhân viên, học viên
+ Lo nội dung, các báo cáo, các điều kiện sau hội nghị.
+ Lo lễ tân, tiếp khách, nước...:
+ Lo trang trí, âm thanh:
+ Thư ký ghi tường trình:
Trang trí hội nghị:
Thông báo tới các đơn vị, sinh viên trong trường
III. NHỮNG NỘI DUNG THỰC HIỆN SAU HỘI NGHỊ:
1. Thông tin báo cáo:
2. Tổ chức thực hiện:
2.1. Chủ trì và Thư ký Hội nghị: có trách nhiệm hoàn chỉnh văn bản Hội nghị
2.2. Trách nhiệm của các ban:
2.3. Trách nhiệm của thủ trưởng:
2.4. Trách nhiệm của đoàn các đoàn thể
Câu 26: Xây dựng chương trình và lập kế hoạch cuộc thi “ Người thư ký hoàn hảo”
(MANG TÍNH CHẤT THAM KHẢO)
. ĐỐI TƯỢNG VÀ ĐIỀU KIỆN DỰ THI
- Các nữ công dân có quốc tịch Việt Nam, từ 18 tuổi trở lên đang sinh sống, học tập và công tác trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên và các tỉnh / thành phố là các vùng nguyên liệu về chè, có sản xuất, hoạt động thương mại về chè hoặc các doanh nghiệp, đơn vị, tập đoàn kinh tế, sản xuất, kinh doanh, các doanh nghiệp trong Hiệp hội chè Việt Nam.
- Có trình độ văn hóa tốt nghiệp trung học phổ thông trở lên. (Tính đến thời điểm nhận hồ sơ).
- Có vẻ đẹp tự nhiên, chưa qua phẫu thuật thẩm mỹ và chuyển đổi giới tính.
- Có đạo đức tốt. Không có tiền án, tiền sự, không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Chưa lập gia đình, chưa từng sinh con.
- Chiều cao 1m 60 trở lên.
* Thí sinh đã đoạt các danh hiệu Hoa khôi, Á khôi… tại các cuộc thi sắc đẹp cấp tỉnh, thành diễn ra trong năm 2010 không phải dự thi sơ khảo. (được đặc cách vào vòng thi chung khảo).
- Các thí sinh được đặc cách nêu trên phải nộp đầy đủ các hồ sơ theo quy định của Ban tổ chức cuộc thi và giấy chứng nhận danh hiệu đã đạt được trong các cuộc thi trước đó (bản sao có công chứng) về cho Ban tổ chức, đồng thời vẫn phải kiểm tra lại về nhân trắc học theo quy định chung của Ban tổ chức cuộc thi và quy chế dự thi người đẹp của Bộ văn hóa - thể thao & du lịch.
II. ĐĂNG KÍ DỰ THI
1. Hồ sơ dự thi
- Đơn đăng ký dự thi (theo mẫu của Ban tổ chức).
- Sơ yếu lý lịch. (được chính quyền địa phương hoặc cơ quan, tổ chức nơi thí sinh sống, học tập, công tác xác nhận).
- Chứng minh nhân dân và hộ khẩu. (bản sao có công chứng)
- Bằng tốt nghiệp hoặc giấy xác nhận của nhà trường đã tốt nghiệp trung học phổ thông. (bản sao có công chứng)
- Bản sao giấy khai sinh.
- 03 tấm ảnh màu cỡ 13cm x 18cm: 1 ảnh trong trang phục áo dài, 1 ảnh trong trang phục áo tắm và 1 ảnh chân dung. (Ảnh được chụp trong 3 tháng gần nhất trên nền trắng, không qua xử lý kỹ thuật)
2. Địa điểm và thời hạn nộp hồ sơ đăng ký dự thi
2.1. Nộp hồ sơ trực tiếp
- Ban Tuyên Giáo Tỉnh Đoàn Thái Nguyên.
- Địa chỉ: Số 9, đường Đội Cấn, phường Trưng Vương, thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên.
- Điện thoại liên hệ: 0280.3755.293 / 0912.151.407 / 0985.752.752 / 0976.744.357
2.2. Nộp hồ sơ qua đường bưu điện (gửi thư bảo đảm)
- Ban Tuyên Giáo Tỉnh Đoàn Thái Nguyên.
- Địa chỉ: Số 9, đường Đội Cấn, phường Trưng Vương, thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên.
- Ngoài phong bì ghi rõ: Hồ sơ dự thi “Người đẹp Xứ Trà - Thái Nguyên 2011”.
- Ban tổ chức không chịu trách nhiệm về sự thất lạc hồ sơ đăng ký dự thi của các thí sinh qua đường bưu điện.
2.3. Thời gian đăng ký và tổ chức các vòng thi
* Thời gian phát động và nhận hồ sơ đăng ký dự thi
- Thời gian: từ 01/8/2011 đến hết ngày 15/9/2011.
- Địa điểm: Ban Tuyên giáo Tỉnh Đoàn Thái Nguyên.
* Chọn lọc, sơ khảo qua hồ sơ đăng ký dự thi
- Thời gian: tháng 09/2011.
- Địa điểm: Tỉnh Đoàn Thái Nguyên.
* Vòng thi sơ khảo
- Thời gian: từ 1/10/2011 đến 15/10/2011.
- Địa điểm: tại thành phố Thái Nguyên, thị xã Sông Công và các huyện trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên. (Có kế hoạch và lịch sơ khảo riêng)
* Vòng thi chung khảo
- Thời gian: từ 15/10 đến 30/10/2011.
- Địa điểm: tại TP Thái Nguyên.
* Vòng chung kết cuộc thi
- Thời gian: từ 05/11/2011 đến 15/11/2011.
- Địa điểm: tại thành phố Thái Nguyên.
III. NỘI DUNG THI
Cuộc thi “Người đẹp Xứ Trà tại Liên hoan Trà Quốc tế lần thứ nhất - Thái Nguyên 2011” gồm 5 nội dung thi cơ bản như sau:
- Thi trình diễn trang phục áo dài Việt Nam.
- Thi trình diễn trang phục áo tắm liền mảnh.
- Thi trình diễn trang phục tự chọn.
- Thi hiểu biết về các vùng chè, về văn hóa Trà, về chè.
- Thi năng khiếu. (Thí sinh tự lựa chọn loại hình năng khiếu thể hiện trên sân khấu. Thời gian trình diễn năng khiếu từ 3’ đến 5’ - nội dung thi năng khiếu của các thí sinh phải đăng ký trước với BTC Cuộc thi)
IV. TRÌNH TỰ TỔ CHỨC THI
1. Phát động và nhận hồ sơ đăng ký dự thi
* Thời gian: từ ngày 01/8/2011 đến hết ngày 15/9/2011.
* Địa điểm: Ban Tuyên giáo Tỉnh Đoàn Thái Nguyên.
2. Chọn lọc, sơ khảo qua hồ sơ đăng ký dự thi
- Thời gian: tháng 09/2011.
- Địa điểm: Tỉnh Đoàn Thái Nguyên.
- Nội dung: Ban giám khảo tiến hành chọn lọc trực tiếp qua hồ sơ đăng ký dự thi của các thí sinh gửi về BTC. Lựa chọn những thí sinh đủ tiêu chuẩn về chiều cao, cân nặng, các chỉ số theo quy định để gọi tham gia vòng sơ khảo và phỏng vấn trực tiếp.
3. Vòng thi sơ khảo
- Thời gian: từ 1/10/2011 đến 15/10/2011.
- Địa điểm: tại thành phố Thái Nguyên, thị xã Sông Công và các huyện trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên. (Có kế hoạch và lịch sơ khảo riêng)
- Nội dung:
+ Kiểm tra các số đo, cận nặng, chiều cao, hình thể cân đối.
+ Phỏng vấn trực tiếp hiểu biết về văn hóa Trà, về kiến thức xã hội.
+ Kiểm tra về năng khiếu.
4. Vòng thi chung khảo
- Từ 15/10 đến 30/10/2011.
- Địa điểm: TP Thái Nguyên.
- Nội dung:
+ Thi trình diễn trang phục áo dài Việt Nam.
+ Thi trình diễn trang phục áo tắm liền mảnh.
+ Thi trình diễn trang phục tự chọn (trang phục dạ hội, trang phục công sở… Khuyến khích trang phục các dân tộc thiểu số gắn với văn hóa các vùng chè trong cả nước).
+ Thi năng khiếu. (Thí sinh tự lựa chọn loại hình năng khiếu thể hiện trên sân khấu. Thời gian trình diễn năng khiếu từ 3’ đến 5 phút).
=> Tại vòng chung khảo, Ban tổ chức sẽ lựa chọn ra 30 thí sinh xuất sắc nhất tham gia vòng chung kết và đêm chung kết Cuộc thi.
5. Vòng chung kết và đêm chung kết
- Thời gian: từ 5/11/2011 đến 15/11/2011.
- Địa điểm: tại tỉnh Thái Nguyên.
- Nội dung:
+ Tập huấn kiến thức, kỹ năng, hiểu biết văn hóa về chè, các chế biến, pha Trà…
+ Thi trình diễn trang phục áo dài Việt Nam.
+ Thi trình diễn trang phục áo tắm liền mảnh. (Do BTC quy định đồng phục)
+ Thi trình diễn trang phục tự chọn (trang phục dạ hội, trang phục công sở… Khuyến khích trang phục các dân tộc thiểu số gắn với văn hóa các vùng chè trong cả nước).
+ Thi hái chè, chế biến chè.
+ Thi nhận biết trà, mời Trà.
+ Thi ứng xử.
* Lưu ý: Thí sinh tham gia vòng chung khảo, bên cạnh các nội dung trên, các thí sinh bắt buộc phải tham gia các nội dung trong chương trình Liên hoan Trà Quốc tế - Thái Nguyên 2011 như: Lễ hội đường phố, Lễ hội văn hóa Trà, các hoạt động giao lưu, quảng bá, giới thiệu và xúc tiến thương mại sản phẩm Trà….
V. GIẢI THƯỞNG, QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA THÍ SINH ĐOẠT GIẢI
1. Giải thưởng và danh hiệu
* Danh hiệu chính:
“Người đẹp nhất xứ Trà
tại Liên hoan Trà Quốc tế lần thứ nhất - Thái Nguyên 2011”
bao gồm: vương miện và giải thưởng trị giá 50 triệu đồng.
* Các giải thành phần:
- Người đẹp có hình thể đẹp nhất;
- Người đẹp pha trà tinh tế nhất;
- Người đẹp hái chè nhanh nhất;
- Người đẹp ăn ảnh nhất;
- Người đẹp mặc áo dài Việt Nam đẹp nhất;
- Người đẹp mặc trang phục tự chọn đẹp nhất;
- Người đẹp trả lời câu hỏi ứng xử hay nhất;
- Người đẹp hiểu biết về chè và văn hóa trà nhất;
- Người đẹp thi năng khiếu hay nhất;
- Người đẹp được khán giả bình chọn nhiều nhất;
- Một số giải thưởng khác: (BTC sẽ quyết định căn cứ theo yêu cầu của Hội đồng giám khảo).
=> Đối với các giải thành phần: Bao gồm giải thưởng trị giá 10 triệu đồng.
- Các thí sinh không đoạt giải thưởng tại vòng thi chung kết sẽ được Ban Tổ chức trao giấy chứng nhận và tặng tiền mặt trị giá 05 triệu đồng.
- Các thí sinh tự túc đi lại, ăn nghỉ trong toàn bộ thời gian tham gia vòng sơ khảo, chung khảo Cuộc thi.
- Ban tổ chức hỗ trợ kinh phí ăn nghỉ của thí sinh do các tỉnh cử đại diện tham gia Cuộc thi theo thư mời của BTC tại vòng chung khảo và hỗ trợ chi phí ăn, nghỉ cho các thí sinh tham gia tại vòng thi chung kết. Hỗ trợ chuyên gia tư vấn, trang điểm và trang phục tự chọn cho các thí sinh tham gia tại vòng thi chung kết. (Nếu có yêu cầu và phải đăng ký trước với BTC).
2. Quyền lợi của thí sinh đoạt giải
- Được nhận danh hiệu, giải thưởng bằng tiền mặt và hiện vật.
- Được tham gia các chương trình trên truyền hình, báo chí và các hoạt động khác của Ban tổ chức.
- Giới thiệu tham dự các cuộc thi Hoa hậu trong nước.
3. Trách nhiệm của thí sinh đoạt giải
- Thực hiện nghiêm túc các quy định tại quy chế tổ chức thi Hoa hậu, Hoa khôi, Người đẹp ban hành kèm theo quyết định số 87/2008/QĐ-BVHTTDL, ngày 30 tháng 12 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
- Thực hiện đầy đủ các các cam kết với Ban Tổ chức cuộc thi, tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan trong suốt thời gian tham dự thi và sau khi đoạt giải.
- Trách nhiệm của Người đẹp sau khi đoạt giải: trích 5% giá trị giải thưởng ủng hộ cho quỹ học bổng Vũ Xuân do Ban thường vụ Tỉnh Đoàn Thái Nguyên quản lý và các hoạt động xã hội khác của Ban tổ chức.
- Có nghĩa vụ nộp các khoản thuế theo quy định của pháp luật.
VI. TRÁCH NHIỆM CỦA ĐƠN VỊ TỔ CHỨC CUỘC THI
1. Thực hiện đầy đủ các quy định tại Quy chế tổ chức thi Hoa hậu, Hoa khôi, Người đẹp ban hành kèm theo quyết định số 87/2008/QĐ-BVHTTDL, ngày 30 tháng 12 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa thể thao và du lịch; các quy định của pháp luật có liên quan và Đề án đã xin phép.
2. Xây dựng đề án, kế hoạch, thể lệ và các văn bản liên quan triển khai cuộc thi báo cáo Ban tổ chức Liên hoan Trà Quốc tế - Thái Nguyên 2011 và Cơ quan cấp phép.
3. Thực hiện đầy đủ các chỉ đạo của Ban tổ chức Liên hoan Trà Quốc tế - Thái Nguyên 2011 và Ban tổ chức Cuộc thi Người đẹp Xứ Trà - Thái Nguyên năm 2011.
Câu 27: Xây dựng chương trình và lập kế hoạch tổ chức đêm hội giao lưu giữa sinh viên và các tổ chức doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên?
Trả lời: (mở đầu như câu 24)
- Tên chương trình: Đêm hội giao lưu giữa sinh viên TUEBA và các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh TN
- Địa điểm: khu hiệu bộ trường ĐH KT & QTKD TN
- Thời gian: 19h thứ 3 Ngày 6/12/2011
- Ban tổ chức: Được sự nhất trí của BGH nhà trường, Đoàn trường ĐHKT& QTKD đứng đầu là thầy Đặng Tất Thắng- Bí thư đoàn trường, với sự cộng tác của câu lạc bộ TSSC và Hội sinh viên trường tổ chức đêm hội giao lưu giữa sinh viên với các doanh nghiệp
- Mục đích: Đêm hội giao lưu giữa sinh viên và doanh nghiệp là cơ hội tốt cho các bạn sinh viên đặc biệt là các bạn sinh viên K5 sắp ra trường được giao lưu tiếp xúc với các doanh nghiệp, tìm hiểu nhu cầu cũng như yêu cầu tuyển dụng của họ. Để trao dồi những kỹ năng kiến thức còn thiếu cũng như định hướng cho công việc trong tương lai. Mặt khác đây cũng là dịp để các doanh nghiệp quảng bá giới thiệu về sản phẩm, công ty mình..qua đó doanh nghiệp có thể lập kế hoạch cho việc thu hút nguồn nhân lực tốt cho doanh nghiệp trong giai đoạn tới bằng các chính sách của mình.
- Thành phần tham dự:
+ Đại diện Ban Giám hiệu trường ĐH KT &QTKD
+ Đại diện Phòng Công tác HSSV, Phòng Thực hành Kinh doanh, Phòng Đào tạo Khoa học & QHQT, Khoa Quản trị Kinh Doanh, Hội sinh viên và sinh viên trong trường.
+ Đại diện cho các nhà tài trợ
+ Đại diện cho 5 doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên bao gồm:
Công ty may Shiwon Hàn Quốc
Công ty Cổ phần đầu tư và Thương mại TNG
Công ty Cổ phần Thép Thái Nguyên
Công ty Cổ phần giấy Sông Công
Công ty TNHH Đúc Vạn Thông Thái Nguyên Việt – Trung
- chuẩn bị:
+ Máy chiếu, phông chiếu
+ Loa đài
+ Bàn và ghế cho đại biểu và sinh viên
+ Nước uống cho đại biểu
…..
- Chương trình làm việc:
19h00-19h15: Đón tiếp khách mời
19h15-19h30: Khai mạc đêm hội
19h30-19h40: Văn nghệ
19h40-20h00:Phát biểu của Ban Giám hiệu và của ban tổ chức đêm hội
20h00-20h45: Đại diện các doanh nghiệp phát biểu giao lưu với sinh viên
20h45-21h00 Văn nghệ giao lưu của doanh nghiệp và nhà trường
21h00-21h15: Đại diện cho các nhà tài trợ giao lưu với sinh viên
21h15-21h30: Phỏng vấn trắc nghiệm đối với sinh viên của các doanh nghiệp
21h30-21h45: Đối thoại và trả lời trực tiếp của các doanh nghiệp với những câu hỏi, thắc mắc của sinh viên về tuyển dụng và việc làm
21h45-22h00 Giao lưu văn nghệ và bế mạc đêm hội
Câu 29: Lập kế hoạch…
Chuyến đi công tác Thái Lan của Giám đốc từ ngày 15/7/2011 đến ngày 20/7/2011
Mục đích: Khảo sát và làm việc với công ty LA Thái Lan về vấn đề đặt quan hệ làm ăn giữa 2 công ty trong việc xuất khẩu hải sản của công ty sang công ty LA
1) Thông báo cho lái xe ô tô chuẩn bị vào lúc 8h00 ngày 15/7/2011 tại nhà Giám đốc
2) Làm giấy đi đường cho giám đốc và thư ký
3) Chuẩn bị danh mục các tài liệu và giấy tờ cá nhân
4) Chụp ảnh và làm thủ tục hộ chiếu
5) Thư ký cần mang theo những tài liệu quan trọng cho chuyến đi theo chỉ thị của giám đốc
6) Tìm hiểu mục đích chuyến đi công tác, các vấn đề cần đàm phán trao đổi, các cuộc gặp, địa điểm cũng như phong tục tập quán của công ty LA
7) Vào lúc 8h30 cùng giám đốc, thanh tra tài chính và đại diện phòng tổ chức kiểm tra lại toàn bộ các loại giấy tờ, tài liệu cần mang theo chuyến đi công tác
8) Đưa Giám đốc ra sân bay lúc 9h00 và khi máy bay cất cánh thì thông báo cho bộ trưởng bộ ngoại giao Thái Lan, Đại sứ đặc mệnh toàn quyền Việt Nam tại Thái Lan, đại diện công ty LA để biết giờ bay, số hiệu chuyến bay, hãng hàng không, số ghế thời gian đến theo giờ Việt Nam, trang phục kiện hành mang theo…
9) Chuẩn bị Visa, danh thiếp
10) Ngày 16/7/2011 gọi điện cho thư ký của công ty LA để đặt lịch hẹn gặp đại diện LA bàn về việc thiết lập quan hệ làm ăn với LA vào ngày 17/7/2011
11) Đi tham quan- gặp gỡ và làm việc với các bộ phận của công ty LA từ ngày 18-19/11/2011
12) Kết thúc chuyến công tác trở về nước.
Câu 30: Hãy viết 1 công văn đến trường ĐH Kinh tế&QTKD để xin sinh viên mới tốt nghiệp của trường?
CÔNG TY TNHH A
-------
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
Số: …/ A-TN.
V/v Tuyển lao động
Thái Nguyên, ngày … tháng …năm 2011
Kính gửi: QUÝ TRƯỜNG
Đồng kính gửi: PHÒNG TỔ CHỨC
Trước tiên công ty TNHH A xin gửi lời chào trân trọng tới Quý trường.
Công ty TNHH A là công ty hàng đầu về sản xuất và phân phối các sản phẩm văn phòng phẩm ở Việt Nam và các nước trong khu vực Đông Nam Á. Do nhu cầu phát triển công ty chúng tôi cần tuyển một số nhân viên ở các vị trí: kinh doanh, kế toán, marketing, PR… Vậy nên chúng tôi xinh trân trọng gửi đến quý trường thông tin tuyển dụng lao động của công ty, hy vọng nhà trường sẽ là cầu nối giữa người lao động (sinh viên mới và sắp tốt nghiệp) với công ty, giúp họ nhanh chóng tiếp cận với công ty và cơ hội việc làm. Công ty có thể tuyển được những người có đầy đủ năng lục và phù hợp nhất đối với các vị trí cần tuyển.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!
Nơi nhận:
- Trường Đại học Kinh tế và Quản trị Kinh doanh
- Phòng tổ chức cán bộ
- Văn phòng
TM công ty TNHH A
Giám đốc
Nguyễn Văn A
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen247.Pro