Chương 5: GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG TY

I. GIAO TIẾP NỘI BỘ

II. GIAO TIẾP VỚI BÊN NGOÀI

III. PHỎNG VẤN TUYỂN CHỌN

I. GIAO TIẾP NỘI BỘ

1. Tổ chức các cuộc họp

Trong hoạt động quản trị, họp hành đóng một vai trò hết sức quan trọng. Qua họp hành, nhà quản trị có thể thu được nhiều thông tin cần thiết, hiểu biết, tiếp xúc để đánh giá được thái độ, việc làm của cấp dưới, truyền đạt được các yêu cầu của mình cho những người thừa hành. Đối với nhân viên dưới quyền, họp hành cũng rất cần thiết, qua đó mới nắm được chủ trương, chính sách, mục đích của công ty, hiểu rõ những nhiệm vụ của mình. Đồng thời qua họp hành nhân viên có thể đề đạt những ý nghĩ, nguyện vọng, sáng kiến của mình góp phần vào việc ra quyết định quản trị có hiệu quả.

Tuy nhiên họp thế nào cho có hiệu quả? Về vấn đề này, hai nhà bác học người Mỹ là Doyle và Strans đã tiến hành nghiên cứu thí nghiệm trong hàng nghìn cuộc họp với số lượng người tham dự từ 3 đến 30 người theo phương pháp mới có tên gọi là “Họp tích cực” hay là “Họp dân chủ công khai". Đây là phương pháp họp mới, phát huy được tính tự do tư tưởng, mọi người được tự do phát biểu, bàn bạc một cách thoải mái. Sau nhiều năm nghiên cứu, hai ông đã rút ra được 6 nguyên tắc họp có kết quả:

1) Khéo léo điều khiển cuộc họp với một chủ đề chung.

2) Vạch ra một chủ đề họp chung, thống nhất và có kế hoạch tỉ mỉ..

3) Phải có một người chịu trách nhiệm duy trì cuộc họp sao cho ý kiến phát biểu công khai và cân bằng.

4) Bảo vệ những người tham gia ý kiến, ngăn chặn sự tấn công cá nhân (không công kích, phê phán lẫn nhau).

5) Mỗi người tham gia cuộc họp cần phải hiểu rõ mục đích cuộc họp và trách nhiệm của họ trong cuộc họp.

6) Chủ tọa cuộc họp không nên là thủ trưởng hay thủ phó đơn vị để tránh hiện tượng áp đặt ý kiến bằng phương pháp ám thị, áp chế.

Phương pháp tác động tương hỗ này do hai ông đề ra dựa trên sự hợp tác của 4 “nhân vật” chính trong cuộc họp: Chủ tọa cuộc họp (do hội nghị bầu ra), thư ký ghi chép biên bản và toàn bộ ý kiến, thủ trưởng và toàn bộ những người tham gia khác. Tất cả mọi nhân vật trên đều có vị trí quan trọng như nhau. Mỗi người phải có trách nhiệm hoàn thành tốt chức năng của mình.

* Chủ tọa: Chủ tọa cuộc họp bao giờ cũng phải giữ vai trò trung lập. Nhiệm vụ chính của chủ tọa là lôi kéo, giúp đỡ mọi người tập trung phát biểu ý kiến vào mục đích của cuộc họp. Để làm tốt điều đó, chủ tọa cần áp dụng một số thủ thuật như:

- Gợi ý để mọi người phát biểu ý kiến, mời mọc bằng thái độ khuyến khích và đảm bảo an toàn cho người rụt rè (làm sao cho họ không sợ bị chê cười, bị phản ứng mạnh).

- Khơi mào bằng cách chính mình hay nhờ một nhân viên nêu vấn đề vừa đủ kích thích sự suy nghĩ, đặt nhiều câu hỏi.

- Khéo léo ngăn chặn bớt những người nói nhiều, có khuynh hướng lấn át người khác. Quan tâm đến việc thông đạt của người khác (để tránh tình trạng “ông nói gà, bà nói vịt”).

- Hỏi lại, làm sáng tỏ các phát biểu cho rõ ràng, đảm bảo tất cả đều hiểu rõ một nội dung giống nhau. Thỉnh thoảng lập lại, tóm lược để làm rõ. Nối kết các ý kiến rời rạc thành hệ thống.

- Phải chú ý lắng nghe, không cúi viết hoài, mà theo dõi quan sát phản ứng của từng người, ngăn chặn kịp thời nhưng ý kiến có tính chất công kích, phê phán cá nhân để tránh gây ra bầu không khí căng thẳng, mất đoàn kết. Với những người cá biệt như nóng nảy thâm thúy hoặc thờ ơ, chủ tọa nên ngọt ngào, nhẹ nhàng khéo léo để họ tham gia ý kiến cho đúng mức.

* Thư ký: Là người được giao trọng trách ghi chép toàn bộ những ý kiến của cuộc họp. Thư ký cần phải ghi hết những ý kiến một cách trung thành, chính xác, không sai sót không lệch lạc. Thư ký cũng phải giữ vai trò trung lập, viết trước mặt mọi người, không can thiệp một cách công khai vào công việc của chủ tọa, không ghi lời nhận xét hay bình luận theo quan điểm chủ quan của mình, nếu như không phát biểu trước cuộc họp. Cuối buổi họp phải đọc lại biên bản cho mọi người nghe Và kiểm tra. Việc thư ký chú ý ghi chép tốt sẽ tạo cho mọi người tích cực tham gia ý kiến, có sự tin tưởng lẫn nhau, giúp cho chủ tọa tổng kết cuộc họp không sai sót hoặc thiên vị.

* Thủ trưởng và các cấp lãnh đạo cấp trên cần phải:

- Luôn tôn trọng mọi thành viên trong cuộc họp, tôn trọng ý kiến của họ.

- Bình tĩnh trước những ý kiến trái ngược với những quan điểm của bản thân.

- Không bao giờ được can thiệp trực tiếp, công khai vào sự điều khiển của chủ tọa, thư ký. Mà nên có sự hội ý trước, kín đáo, và phải dự kiến trước những khả năng xảy ra trong cuộc họp.

* Những người tham gia khác: Trách nhiệm chính của họ là: Trong cuộc họp Phải tham gia ý kiến đóng góp vào việc ra quyết định, sau cuộc họp có trách nhiệm thực thi chính những quyết định đã được thông qua trong cuộc họp đó. Muốn vậy, những người dự họp cần thực hiện những nguyên tắc sau đây:

- Nói ngắn gọn với giọng ôn tồn, lịch sự.

- Trước khi nói phải có sự suy nghĩ kỹ càng, nên có sự chuẩn bị, ghi tóm tắt gạch đầu dòng những gì cần nói.

- Muốn phát biểu phải giơ tay, tuyệt đối không chen ngang người khác, đả kích phê phán cá nhân, luôn cố ý thức xây dựng.

- Đi họp đúng giờ, theo dõi cuộc họp từ đầu đến cuối, theo dõi cả việc ghi chép của thư ký. Hãy chăm chú nghe mọi ý kiến rồi thới phát biểu tranh luận với giọng êm dịu, tư duy khúc chiết, logic.

- Sáng suốt, dũng cảm bảo vệ ý kiến của mình nếu tự tin là đúng đắn, không. nên lung lay trước sự phê phán của moi người. Nhưng khi thấy ý kiến của mình sai thì nên dũng cảm xin rút lui ý kiến, chớ nên bảo thủ, hậm hực.

Để cuộc họp thành công tốt đẹp, chúng ta cần chú ý tạo bầu không khí thuận lợi: đó là không khí thoải mái, thân tình, cởi mở; tránh bầu không khí gượng gạo đo hình thức long trọng của hội nghị, những lời lẽ vào đầu văn hoa, bóng bảy, khách sáo; có sự bình đẳng và chấp nhận lẫn nhau của những người tham gia.

2. Giao tiếp với cấp dưới

a. Mục đích và cách thức tiến hành

Ngoài những cuộc họp ra, nhà quản trị còn phải tiếp xúc với nhân viên nhằm:

- Kiểm tra sự thực hiện quyết định quản trị.

- Đánh giá tiến độ công việc trong đơn vị để kịp thời uốn nắn những sai sót và động viên kịp thời những người tốt việc tốt.

- Đánh giá các cán bộ cấp dưới về năng lực làm việc, phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, khả năng tổ chức công việc.

- Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của từng người để có biện pháp giáo dục, nâng đỡ họ.

Để đạt được các mục đích đó, nhà quản trị cần có nghệ thuật tiếp xúc với con người, tạo ra bầu không khí thân tình, tin tưởng ở nhân viên,.chú ý xây dựng mối quan hệ tốt, đúng mực, cư xử lịch thiệp, tế nhị, tôn trọng nhân viên, phải biết chú ý lắng nghe ý kiến của họ, không nên ép buộc họ bằng cường quyền, uy lực, uy vũ hay uy danh mà bằng uy tín thật sự.

Thông thường cuộc tọa đàm với cấp dưới được tiến hành như sau:

Khởi đầu là giao tiếp xã giao. Ngay từ phút ban đầu nhi quản trị phải gây được thiện cảm thân mật bằng cách: chào hỏi lịch thiệp, nhã nhặn, lịch sự, mời ngồi, trà nước. Có thể đưa ra vài ba câu hỏi thăm sức khỏe, tình hình gia đình những hứng thú của họ. Sau đó khéo léo chuyển sang nội dung chính, nêu vấn đề và giải quyết vấn đề. Trong qui trình giao tiếp, nhà quản trị nên khuyến khích nhân viết nói lên những ý kiến của mình và tập trung chú ý lắng nghe không nên cắt lời họ. Nếu đối tượng đi ra xa nội dung thì cần khéo léo lái câu chuyện đi đúng trọng tâm.

b. Các nguyên tắc giao tiếp với cấp dưới

1) Hãy tin và tín nhiệm nhân tài

Tuyển chọn người tài đã khó, nhưng sử dụng họ lại còn khó hơn. Sử dụng con người trước tiên phải tin và tôn trọng họ. Nếu họ được tôn trọng và trọng dụng, họ sẽ làm việc hết mình, không nề khó khăn. Tin vào nhân tài và trao quyền đầy đủ cũng là phương pháp đưa doanh nghiệp đến thành công. Giám đốc chỉ đạt sản xuất kinh doanh, quyết định mọi vấn đề, nhưng không có nghĩa là độc đoán, chuyên quyền. Đối với các vấn đề quan trọng nên trưng cầu ý kiến của cán bộ cấp dưới. Một khi để thành nghị quyết thì giao cho các bộ phận chức năng thực hiện, đồng thời tôn trọng quyền lợi của họ. Như thế họ mới tích cực phát huy tài năng của mình, dám nghĩ dám làm, hết lòng phụng sự cho doanh nghiệp.

2) Hãy dùng người như dùng mộc

Nhà quản trị cao nhìn thấy được năng lực, sở trường của nhân viên và phải lượng tài sử dụng, tài lớn thì làm việc lớn, tài nhỏ thì làm việc nhỏ. Và cũng cần phải biết rằng, trên đời này hiếm có ai được vẹn toàn vẹn mỹ, mà mỗi người có những ưu, nhược điểm của mình. Vì vậy sử dụng nhân tài là phải nắm được đặc điểm của họ, khai thác tài năng và đánh bỏ khuyết tật của họ.

Nếu vì lý do nào đó mà làm cho một số tài năng mai một đi, sau đấy mới phát hiện thì nên vượt qua những định kiến, mạnh dạn mời họ ra làm việc và giao phó công việc phù hợp cho họ.

3) Hết sức quan tâm đào tạo bồi dưỡng nhân tài

Tài năng của con người không phải được sinh ra, mà là được hình thành và phát triển trong hoạt động và học tập. Vì vậy sử dụng con người cần nhấn mạnh công tác đào tạo, cần hết sức quan tâm bồi dưỡng nhân tài. Đối với các doanh nghiệp, cần phải có kế hoạch bồi dưỡng đào tạo cán bộ quản lý và cán bộ kỹ thuật, để lớp lớp nhân tài kế thừa nhau. Đối với đội ngũ cán bộ hiện hữu cũng nên tổ chức cho họ dự các khóa đào tạo, nhằm đổi mới kiến thức, bắt kịp tiến bộ khoa học kỹ thuật hiện đại. Chỉ khi nào doanh nghiệp có đội ngũ cán bộ giỏi thì mới có cơ may đứng vững trên thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

4) Hãy lắng nghe ý kiến cấp dưới

Bởi vì việc nắm bắt ý kiến cấp dưới có rất nhiều cái lợi như: thứ nhất là biết được tình hình hoạt động của tập thể có gì khó khăn có gì thuận lợi; thứ hai là biết được tâm tư nguyện vọng của quần chúng để kịp thời thỏa mãn; thứ ba là biết được mức độ chính xác và hợp lý của những quyết định, chính sách mà mình đã đưa ra; thứ tư là lợi dụng được sức mạnh trí tuệ của tập thể; thứ năm là khuyến khích tính tích cực sáng tạo của họ.

5) Hãy tôn trọng và quan tâm cấp dưới

Con người luôn muốn được người khác tôn trọng. Nếu bạn biết tôn trọng và quan tâm đến cấp dưới, lắng nghe ý kiến đúng đắn của họ, thì họ sẽ phấn khởi, làm việc hăng say và có hiệu quả. Bạn không những cần quan tâm tới bản thân họ, mà còn phải quan tâm đến đời sống, sức khỏe và gia đình họ. Thử nói rằng, nếu cấp dưới gặp khó khăn lớn, hoặc người thân ốm nặng, con cái họ xây dựng gia đình, bạn đến cùng chia vui buồn với họ, họ sẽ biết ơn và sau này giám đốc giao việc họ cũng sẽ cố gắng thực hiện hết mình.

6) Hãy đến với nhân viên bằng tấm lòng và trái tim

Trong một doanh nghiệp, quan hệ giữa nhà quản trị và nhà viên là mối quan hệ giữa con người và con người khá quan trọng. Nhà quản trị có giành được sự đồng tình, ủng hộ, tín nhiệm của nhân viên hay không, sẽ liên quan đến sự thành bại của doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để dành được cảm tình của họ? Hãy thực hiện lời khuyên của Da le Carnegie “Thành thực quan tâm tới mọi người. Nếu chúng ta sốt sắng thành thật quan tâm tới người khác thì chỉ trong hai tháng sẽ có nhiều bạn thân hơn la hai năm gắng công bắt người khác quan tâm tới mình. Hãy biết quên mình và thương người". Trong quản lý, không nên chỉ biết dùng mệnh lệnh chỉ thị để giao tiếp với nhân viên, mà còn phải biết tăng cường những mối quan hệ tâm lý, tình cảm nữa. Chính vì thế mà các nhà doanh nghiệp giỏi chủ trương quản lý doanh nghiệp bằng nhân đức. Họ biết rằng, không những phải trả lương xứng đáng cho nhân viên, mà còn chú ý cải thiện phúc lợi như nghỉ phép, tặng quà, tham dự lễ sinh nhật của nhân viên, tham dự đám cưới của con cái họ… Không những thế mà còn quan tâm đến những việc nhỏ nhặt như con cái họ vào mẫu giáo, lên cấp học, ngày lễ, tết thăm hỏi… làm các công nhân thấy ấp áp tình người, thêm gắn bó với doanh nghiệp.

7) Đừng bao giờ quên lời hứa

Mỗi khi đã hứa với nhân viên điều gì thì cần phải cố sức thực hiện. Trong quá trình thực hiện gặp khó khăn thì tìm cách giải quyết, hoàn thành đến nơi đến chốn để lấy lòng tin của nhân viên. Có một giám đốc nọ bốc đồng nói với công nhân rằng: hiện nay công ty đang gặp khó khăn, nên tạm ngưng tăng lương và cải thiện phúc lợi. Khi nào lợi nhuận tăng lên công ty sẽ tăng lương và phúc lợi". Sau này lợi nhuận của công ty tăng trưởng một cách nhanh chóng, nhưng vì lý do tập trung vốn để mở rộng thêm qui mô sản xuất, nên giám đốc không thực hiện được lời hứa làm cho mọi người thất vọng. Từ đó công nhân làm việc chểnh mảng, doanh nghiệp trở nên ly tán nhân tâm, xuất hiện những hiện tượng tiêu cực có nguy cơ dẫn đến phá sản.

8) Khen, chê kịp thời

Có thể nói rằng bất kỳ cán bộ to hay nhỏ, người công nhân làm việc lâu năm cho đến người mới được tuyển mộ đều thích được khen và không muốn bị chê. Quả là như vậy, nhưng khen, chê như thế nào thì có tác đụng tốt hoặc ngược lại?

Khen như thế nào? Khen thường bất cứ với hình thức nào, cá nhân hay tập thể đều có tác dụng kích thích rất lớn. Mỗi con người đều có cố gắng làm cho mọi người trong tập thể thừa nhận nhân cách của mình. Cho nên đối với nhân viên, bất cứ sự khen thưởng nào cũng đều là phương tiện để khẳng định mình trước những người xung quanh. Thực tiễn cho thấy rằng, đối với những người có thành tích thì thích được đánh giá và khen trực diện và công khai trước mọi người. Ngày nay có những ý kiến cho rằng không cần phải thi đua, khen thưởng gì hết, chỉ cần trả lương cao cho nhân viên thì khắc họ sẽ làm việc tốt hơn. Điều đó mới chỉ đáp ứng một mặt ("yếu tố vệ sinh tinh thần” trong mô hình của Herzberg) mà thôi, chứ chưa có “yếu tố động viên". ông cha ta đã có câu “một nén tiền công không bằng một đồng tiền thưởng” quả đúng vậy. Thực tế cho thấy rằng tiền thưởng không đáng là bao, nhưng nó kích thích rất lớn, làm cả người được khen thưởng phấn chấn trong công tác hơn, tự hào và hãnh diện hơn nhiều.

Nhà quản trị chớ nên quên rằng khen thưởng chỉ có tác dụng tích cực thật sự nếu khen một cách khách quan, đúng lúc với từng đối tượng và sự cống hiến của họ. Nếu chúng ta đánh giá cao công lao của người này, mà lại hạ thấp thành tích của người khác thì sẽ mất tác dụng động viên. Người được khen quá mức sẽ tự mãn, dễ dãi với bản thân, còn người có cố gắng, có thành tích mà không được biểu dương kịp thời thì sẽ sinh chán nản, tính tích cực và ý chí phấn đấu sẽ giảm sút.

Chê như thế nào? Chê trách, phê phán là cả một nghệ thuật của nhà quản trị. Làm sao cho người dưới quyền có khuyết điểm nhận ra lỗi và thiếu sót của mình, không tự ái, không tức tối, không đau khổ là những việc không dễ đàng. Cho nên sự phê bình của nhà quản trị phải luôn luôn xuất phát từ sự chân tình, thân ái với động cơ trong sáng, với mục đích là làm cho người có khuyết điểm tiếp thu được ý kiến phê bình một cách thoải mái, để trong công tác và việc làm tốt hơn, tiến bộ hơn.

Nhà quản trị cần nhớ rằng, đối với những người có sai lầm, có khuyết điểm thì không nên phê bình họ trước một người thứ ba. Vì như vậy họ sẽ dễ mặc cảm bị hạ thấp. Cho nên tốt nhất là nên gặp gỡ và trao đổi góp ý riêng, thật đúng lúc, đúng chỗ thích hợp với tâm trạng của người góp ý và người bị góp ý. Không bao giờ được tỏ thái độ thô bạo, lăng nhục và xúc phạm với người có khuyết điểm hoặc thiếu sót. Việc chê trách hay phê bình một người chỉ có hiệu quả nếu nhà quản trị biết bắt đầu bằng việc chỉ ra những ưu điểm của người đó, tiếp sau đó là những sai lầm đã mắc phải và cuối cùng là hãy động viên bày tỏ sự tin tường của mình vào việc khắc phục và sửa chữa thiếu sót của họ.

3. Giao tiếp với cấp trên

Khi giao tiếp với cấp trên, bạn cần chú ý những điểm sau:

- Hãy tuân thủ trật tự đẳng cấp. Mỗi một tổ chức đều được tổ chức theo cấp bậc và yêu cầu mọi người cần phải tuân theo. Có thể bạn không hợp với cấp trên trực tiếp của mình, và bạn cho rằng ông ta là người kém cỏi không có khả năng giải quyết vấn đề, nhưng nếu bạn mà “qua mặt” ông ta để trình lên cấp cao hơn thì sẽ gặp rắc rối đấy. Nên nhớ là không được vượt cấp trong hệ thống đẳng cấp.

- Cần phải phản hồi thường xuyên về việc thực hiện công việc của mình.

- Hãy tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư.

- Hãy quí trọng thời gian của họ. Khi cần báo cáo, bàn việc với họ, bạn nên trình bày ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể.

- Hãy cư xử một cách khéo léo, không nói xấu họ, không chê bai họ sau lưng.

- Hãy học hỏi những phong cách và kinh nghiệm tốt của họ.

4. Giao tiếp với đồng nghiệp

Giữa đồng nghiệp với nhau cần có mối quan hệ tốt. Mọi người trong công ty có tinh thần hỗ trợ lẫn nhau thì mới phục vụ khách hàng tốt nhất. Tuy nhiên để giữa mối quan hệ tốt với đồng nghiệp cần tuân theo các nguyên tắc sau:

- Dùng hành vi của mình làm cho đồng nghiệp thấy rằng, giao tiếp với mình là an toàn: Không nên tò mò về đời tư của người khác, không bình luận người khác sau lưng, không lật lọng, không cố chấp với những sai lầm của đồng nghiệp.

- Cần có đi có lại với đồng nghiệp, tuy nhiên không nên trao đổi một cách thực dụng.

- Cần có những cuộc giao tiếp trực tiếp với nhau nhưng giữ một tần số hợp lý.

- Cạnh tranh một cách lành mạnh vì mục đích chung.

- Đối xử với đồng nghiệp một cách chân thành, khen ngợi những ưu điểm của đồng nghiệp một cách tự nhiên.

- Phân biệt rõ việc công, việc tư.

II. GIAO TIẾP VỚI BÊN NGOÀI

1. Giao tiếp với khách hàng

Trong nền kinh tế thị trường, sự thành bại của một doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào khách hàng. Chính khách hàng lâu người trả lương cho doanh nghiệp. Vì thế mọi quyết định của bạn đều phải nhắm vào nhu cầu và quyền lợi của khách hàng. Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải có những kế hoạch tĩ mỉ trong giao tiếp với khách hàng. Kế hoạch đó phải nhằm đạt được những mục đích như: tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng để kịp thời thỏa mãn; thông qua dư luận của khách hàng mà cải tiến sản phẩm, phương thức bán hàng, giao hàng hợp lý; thông tin cho khách hàng về những sản phẩm mới nhằm khơi dậy những nhu cầu tiềm ẩn ở họ.

Có nhiều hình thức giao tiếp với khách hàng: thứ nhất là tiếp xúc trực tiếp của nhân viên bán hàng với khách hàng; thứ hai là giao tiếp của ban quản trị với khách hàng trong những hội nghị khách hàng, hội chợ, triển lãm…; thứ ba là tổ chức những cuộc tham quan của khách hàng tại doanh nghiệp; thứ tư là sử dụng các phương tiện truyền thông đại chúng, như các phóng sự truyền thanh truyền hình, chương trình giới thiệu sản phẩm; thứ năm là tổ chức các cuộc triển lãm, giới thiệu sản phẩm…

Khi giao dịch với khách hàng, bạn cần nhớ đặt tinh thần phục vụ lên hàng đầu. Và cần tuân theo một số nguyên tắc sau: Thứ nhất là hãy có trách nhiệm với khách hàng, đáp ứng kịp thời các hợp đồng các nhu cầu của họ, không để chậm trễ khi đã hứa; thứ hai là hãy thông tin cho khách hàng một cách kịp thời nếu có chuyện chậm trễ về sản xuất và giao hàng; thứ ba là hãy tôn trọng họ, không can thiệp vào những công việc liên quan đến nội bộ doanh nghiệp của họ, trừ khi người ta yêu cầu bạn cho lời khuyên; thứ tư là không nên tỏ ra quá thân thiện, vì điều này khiến cho họ có ý tưởng muốn được những ưu đãi đặc biệt, mà bạn nên giữ một khoảng cách hợp lý; thứ năm là hãy nhớ rằng mọi khách hàng đều là quan trọng, cho dù họ chỉ đến để tham quan doanh nghiệp của bạn mà thôi; và thứ sáu là hãy khuyến khích khách hàng phản hồi thông tin về sản phẩm, dịch vụ của bạn.

2. Giao tiếp với nhà cung cấp

Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả, bạn không chỉ phải tạo ra mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, mà còn phải biết duy trì mối quan hệ tương tự với các nhà cung cấp. Chính họ là người đảm bảo đầu vào cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của bạn được trôi chảy.

Khi quan hệ với các nhà cung cấp, bạn cần lưu ý nhận điều cơ bản sau đây (Nguyên Tố 1997): thứ nhất là đừng bị họ phải chờ đợi, đối với họ thời gian cũng quí như vàng; thứ hai là đừng đối xử kém ưu tiên với các nhà cung cấp so với khách hàng; thứ ba là hãy báo ngay cho họ về bất cứ sự thay đổi nào về ngân sách, hợp đồng, kế hoạch sản xuất kinh doanh, để họ có những kế hoạch của họ; thứ tư là hãy nêu ra những yêu cầu của mình bằng văn bản, giấy tờ càng chi tiết càng tốt; thứ năm là hãy thanh toán đúng hạn và thể hiện sự hài lòng của bạn đối với những hợp đồng hoàn thành tốt; thứ sáu là hãy cẩn thận về những bí mật kinh doanh của mình, vì các nhà cung còn giao dịch với các đối thủ khác, và cũng đừng dò hỏi về những bí mật về đối thủ làm cho họ trở nên khó xử; thứ bảy là hãy mạnh dạn yêu cầu họ cho lời khuyên và những tin tức về tình hình trong ngành.

3. Giao tiếp với cơ quan chính quyền

Bất cứ một cơ sở sản xuất kinh doanh nào cũng phải liên hệ với các cơ quan chính quyền, kể từ khi nộp đơn xin phép thành lập cho đến khi được phép hoạt động, đóng thuế… Các doanh nghiệp cần phải có những dịch vụ về an ninh, trật tự và các chính sách tài trợ của chính phủ.

Có nhiều hình thức giao tiếp với cơ quan chính quyền. Hoặc là bạn có thể trực tiếp giao tiếp với họ. Chẳng hạn trực tiếp tiếp xúc với các cấp chỉ huy các ngành lập pháp hành pháp để tham khảo ý kiến, thảo luận hoặc trình bày mục tiêu, quan điểm của doanh nghiệp; tổ chức các buổi tiệc tiếp tân tại cơ sở kinh doanh để mời các đại diện chính quyền đến tham dự, đây là dịp tốt để nhờ chính quyền lưu tâm đến công ty, hiểu rõ thực trạng của công ty nhằm áp dụng những chính sách thuế khóa hợp lý; có thể tổ chức các cuộc viếng thăm của các cấp lãnh đạo chính quyền tại công ty bạn. Hoặc là bạn có thể giao tiếp gián tiếp với chính quyền bằng các bản báo cáo định kỳ, phỏng vấn bằng thư tín để thu thập ý kiến và quan điểm của giới lập pháp và hành pháp về các vấn đề kinh tế, thời sự, chính sách…

Khi đến các cơ quan chính quyền để giải quyết công việc bạn cần lưu ý: thứ nhất là ăn mặc nghiêm túc, đừng sặc sỡ hay lòe loẹt quá dễ làm cho người ta có ác cảm, và nếu bạn được hẹn thì hãy đến đúng giờ; thứ hai là mỗi một cơ quan có những qui định riêng của nó, vì vậy bạn có bất bình vì nó vô lý thì cũng đừng phản đối kẻo lại gây khó khăn cho việc giải quyết công việc, sau đó bạn có thể góp ý bằng hộp thư; thứ ba là hãy tôn trọng người đại diện chính quyền, nhưng không có nghĩa là bạn phải quỵ lụy, khúm núm làm mất thể diện, cần giữ phong thái đúng mực, ăn nói hòa nhã, trình bày ngắn gọn, và yêu cầu họ giải quyết theo đúng chức trách của họ; Thứ tư là hãy nhớ rằng ai cũng muốn người khác coi mình là quan trọng, vì vậy nếu người đại diện chính quyền có làm ra vẻ quan trọng thì bạn cũng thông cảm, cái chính là bạn giải quyết xong công việc.

4. Giao tiếp với báo chí

Trong hoạt động của mình, đôi khi bạn cũng có dịp gặp gỡ với báo chí. Kỹ năng tiếp xúc với báo chí là một trong những tiền đề của nhà kinh doanh ngày nay. Tạo mối quan hệ tốt với báo chí có thể tiết kiệm cho bạn hàng ngàn đôla tiền quảng cáo. Ngược lại, quan hệ không tốt với báo chí có khi bạn phải gặp tình trạng xấu nhất là đi đến phá sản.

Khi tiếp xúc với các nhà báo, bao giờ bạn cũng phải tỏ ra cởi mở và lịch sự. Không nên tỏ ra khó chịu và có thái độ lãng tránh. Hãy cung cấp ngay cho họ những thông tin cần thiết nếu đó không phải là bí mật của công ty. Bạn phải có tác phong nhanh nhẹn khi xuất hiện trước báo chí và gọi điện phúc đáp họ, nếu họ cần đến bạn. Bởi vì các nhà báo bao giờ cũng cần những thông tin nóng hổi, nhất là phóng viên của các báo ngày, và nếu bạn không kịp thời cung cấp thông tin cho họ thì người ta sẽ tìm cách thu thập thông tin từ nguồn tin khác, do đó mà bạn có thể đánh mất một cơ hội nào đó.

Bạn nên quan tâm đến việc tiếp xúc với báo chí, và hãy tỏ ra thành thạo trong những cuộc phỏng vấn. Khi các nhà báo đã có cảm tình và quen làm việc với bạn rồi thì họ sẽ thường xuyên gặp gỡ và có cơ hội họ sẽ tán dương bạn và doanh nghiệp của bạn. Khi được phỏng vấn, bạn cần chú ý tới cách dùng ngôn từ, không được dùng những lời lẽ thô thiển và cẩn thận về cú pháp và văn phạm. Đặc biệt khi trả lời phỏng vấn cho đài truyền hình hay đài phát thanh thì những gì bạn nói, kể cả những từ ấp a ấp úng của bạn cũng được phát nguyên vẹn. Tốt nhất là trước khi trả lời phỏng vấn, bạn nên chuẩn bị kỹ về các phương án trả lời và tập dợt trước. Khi xuất hiện trước ống kính truyền hình, bạn cần ăn mặc nghiêm chỉnh, lịch sự, tư thế đàng hoàng, nhìn thẳng vào ống kính và nói một cách tự nhiên, đừng tỏ ra quá điệu bộ, uốn éo.

Khi tiếp xúc với báo chí, bạn nên chuẩn bị những gì nên nói, những gì nên không, chứ đừng để xảy ra tình trạng là sau một hồi phỏng vấn rồi bạn mới nói với nhà báo là: “những chuyện này xin đừng viết lên báo. Những chuyện như vậy bao giờ cũng làm cho các phóng viên khó chịu vì mất thời gian, vô ích. Đối với những thông tin mà bạn chưa chắc chắn lắm, thì bạn có thể nói trước với phóng viên đó là những tin tức chưa được thẩm định, chỉ để tham khảo mà thôi. Trong khi phỏng vấn, bạn không nên tỏ ra nghi ngờ và sợ phóng viên trích dẫn sai lời nói của bạn, vì điều đó dễ làm xúc phạm đến tính nghề nghiệp của họ.

Khi bạn muốn đăng báo một tin tức gì về công ty mình, cần biên tập một cách cẩn thận: Hãy xem xét những điểm mấu chốt trong bài báo, điều gì làm cho bạn đọc quan tâm, có điều gì mới trong bài báo của bạn hay không? Và hãy đặt tên bài báo thật ấn tượng để gây được sự quan tâm. Không nên gửi đăng những tin tức vô bổ, nhàm chán, vì biên tập viên báo chí liên tục nhận những bài như thế dần dần họ không thèm chú ý tới những bài báo của công ty bạn nữa. Và đừng bao giờ yêu cầu được xem lại bài báo trước khi người ta in, vì điều đó cũng có thể cho họ bị xúc phạm.

III. PHỎNG VẤN TUYỂN CHỌN

1. Các hình thức phỏng vấn

a. Phỏng vấn theo mô thức:

Là người phỏng vấn dựa vào bản câu hỏi đã được soạn một cách kỹ lưỡng để hỏi ứng viên. Các câu hỏi bao trùm lên những điều cần tìm hiểu về ứng viên như: kỹ năng, động cơ, khả năng giải quyết vấn đề, tính linh hoạt sáng tạo trong công việc, tham vọng và các đặc điểm cá nhân khác. Phương pháp này tỏ ra hữu dụng khi cần tuyển nhiều ứng viên cho cùng một chức vụ, và khi chúng ta không có nhiều thời gian để phỏng vấn sâu.

b. Phỏng vấn không chỉ dẫn:

Là cuộc phỏng vấn được tiến hành như một cuộc đối thoại, không có bản câu hỏi kèm theo. Thường là câu hỏi sau được đặt ra dựa vào câu trả lời trước đó của ứng viên. Loại phỏng vấn này tỏ ra linh hoạt, uyển chuyển, giúp người phỏng vấn tìm hiểu được những vấn đề tế nhị về đối tượng. Nhưng nó đòi hỏi tốn nhiều thời gian và kết quả phỏng vấn phụ thuộc nhiều vào trình độ của phỏng vấn viên. Loại này thường dùng để phỏng vấn những ứng viên vào những chức vụ cao mà thôi.

c. Phỏng vấn nhóm:

Một nhóm hay hội đồng phỏng vấn cùng đặt câu hỏi cho một ứng viên. Loại phỏng vấn này có mức độ khách quan và độ tin cậy cao, nhưng tốn kém thời gian và thường tạo ra sự căng thẳng thái quá cho ứng viên. Để khắc phục nhược điểm đó, thì có thể cùng một lúc hội đồng phỏng vấn nhiều ứng viên để phát hiện ra người nổi trội hơn cả.

d. Phỏng vấn căng thẳng:

Người phỏng vấn cố tình tăng thêm sự lo ngại vốn có của người xin việc, qua đó đánh giá khả năng giải quyết vấn đề trong điều kiện căng thẳng thần kinh. Nó chỉ được áp dụng để lựa chọn nhân viên vào quân đội, cảnh sát, ngành luật…

e. Phỏng vấn tình huống:

Đưa ra những tình huống giống như trong thực tế mà ứng viên sẽ phải đương đầu giải quyết, thông qua đó có thể đánh giá được khả năng giải quyết vấn đề, thái độ và quan điểm của ứng viên.

f. Phỏng vấn liên tục:

Là làm cho ứng viên không biết mình bị phỏng vấn để kiểm tra, đánh giá ứng viên một cách trung thực nhất.

2. Tiến trình phỏng vấn

a. Chuẩn bị

- Nghiên cứu kỹ bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc, xem xét kỹ hồ sơ xin việc, vạch ra những điểm mạnh, điểm yếu và những điều còn nghi vấn cần phải làm sáng tỏ về ứng viên.

- Thông báo về cuộc phỏng vấn ít nhất trước 1 tuần. Nếu 1 phỏng vấn nhiều ứng viên trong một buổi hay một ngày, thì cần thiết phải xây dựng thời gian biểu cho hợp lý. Không nên mời tất cả ứng viên đến dụng một lúc làm cho họ phải chờ đợi, tạo ra sự căng thẳng tâm lý không cần thiết. Thời gian biểu tốt nhất là làm cho những ứng viên đến vào những thời điểm khác nhau, và sau mỗi đợt phỏng vấn cần có ít phút để xem lại các giấy tờ và chấn chỉnh những điều mà mình đã ghi.

- Cần bố trí bối cảnh phỏng vấn một hợp lý, vừa nghiêm trang, nhưng cũng vừa tạo cảm giác thoải mái cho ứng viên. Phòng phỏng vấn phải phù hợp với một cuộc nói chuyện thân tình, không bị quấy rầy và đứt đoạn. Chỗ ngồi của ứng viên phải rõ ràng, cần bố trí ghế của ứng viên và của người phỏng vấn cao ngang bằng nhau và để họ có thể trông thấy nhau một cách dễ dàng. Cần dẹp bỏ bớt những gì xung quanh có thể gây cản trở cho việc trả lời của ứng viên.

b. Tạo bầu không khí tiếp xúc

Người phỏng vấn cần chủ động tạo nên bầu không khí thoải mái cho cuộc nói chuyện và duy trì bầu không khí để trong suốt cuộc phỏng vấn. Để làm cho ứng viên cảm thấy thoải mái có thể sử dụng các phương pháp sau:

- Dùng những cử chỉ hữu nghị, thoải mái như bắt tay thân tình, kéo ghế mời ngồi…

- Hỏi chuyện vặt: tức là hỏi đối tượng về những chuyện không có nội dung quan trọng, thông thường nhất là hỏi về thời tiết, thể thao, những vấn đề vô thưởng vô phạt để tạo cảm giác tin tưởng, thoải mái trong quan hệ.

- Tỏ ra bình tĩnh, không vội vàng: Người phỏng vấn cần tạo ra một không khí thong thả sẽ tạo được cuộc tiếp xúc nhanh hơn so với việc tạo ra sự vội vàng, bận bịu.

- Giải thích về thủ tục: thông thường ứng viên hay trở nên hồi hộp vì không biết mình sẽ phải làm những gì trong cuộc phỏng vấn. Vì vậy việc nêu rõ thủ tục phỏng vấn sẽ cung cấp cho ứng viên một bức tranh để bước vào cuộc một cách thoải mái. Họ cần hiểu rõ đây là cuộc phỏng vấn loại gì sẽ kéo dài bao lâu, liệu sau đó còn có cuộc phỏng vấn nào nữa không và bao giờ người ta sẽ quyết định và quyết định.

Việc tạo ra mối quan hệ hài hòa không nên kéo dài quá, nếu không sẽ mất tự nhiên. Sau một vài phút, cuộc phỏng vấn cần chuyển qua giai đoạn thực chất.

c. Giai đoạn thực chất

Nhiệm vụ của người phỏng vấn trong gia đoạn này là duy trì bầu không khí thoải mái và thu thập được những thông tin về đối tượng một cách hữu hiệu. Muốn làm được điều đó có thể áp dụng những phương pháp sau:

- Vừa nghe vừa quan sát: thông tin về đối tượng không chỉ được thu thập thông qua lời nói, mà còn thông qua diện thạo trang phục, những hành vi, cử chỉ, ánh mắt, nét mặt… Chính thông qua những đặc điểm đó mà người phỏng vấn có thể biết thêm những vấn đề quan trọng mà có khi không tìm thấy trong lời nói.

- Chú ý lắng nghe và phản hồi: phỏng vấn tuyển chọn là nhằm thu thập những thông tin về ứng viên, để thông qua đó phỏng vấn viên đánh giá về họ. Bởi vậy trong quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn cần hạn chế khẩu khí của mình, đồng thời quan tâm và chú ý tới những điều ứng viên nói để khuyến khích họ trả lời.

- Việc đưa ra các câu hỏi là phần trọng tâm của phỏng vấn (kỹ năng đặt câu hỏi đã trình bày ở chương trước). Về nội dung câu hỏi thì cực kỳ đa dạng, tùy vào tính chất của cuộc phỏng vấn, nhưng hầu hết trong các cuộc phỏng vấn người ta thường đưa ra các câu hỏi về động cơ xin việc, về kiến thức hiểu biết, quan điểm sở thích, về khả năng giao tiếp, năng lực làm việc, về tính trung thực và tham vọng… Khi đặt câu hỏi cần lưu ý:

- Câu hỏi phải ngắn gọn, rõ ràng. Không nên dùng những biệt ngữ khó hiểu.

- Câu hỏi không mang sự gợi ý trả lời hoặc lộ rõ quan điểm, ý định.

- Không nên đặt những câu hỏi để ứng viên trả lời có hoặc không.

- Không nên đặt những câu hỏi về đời tư, có tính khiêu khích, nhạo báng ứng viên.

- Không tra hỏi ứng viên như hỏi cung.

d. Đánh giá, lựa chọn

Sau các cuộc phỏng vấn, phỏng vấn viên hoặc các thành viên của tiểu ban sẽ quyết định nên lựa chọn ai. Sự đánh giá lựa chọn tiến hành bằng cách đối chiếu bản tiêu chuẩn công việc và qui định nhân sự với những thông tin về phẩm chất của những người xin việc và quyết định trường hợp nào là ăn khớp nhất. Không nên quyết định ngay trong các cuộc phỏng vấn và cũng không quyết định về từng người giữa các cuộc phỏng vần, vì làm thế là gạt bỏ các cuộc phỏng vấn sắp tới.

Khi đánh giá về các ứng viên, cần tránh những sai lầm sau đây:

- Đánh giá một cách vội vàng, chỉ dựa vào hồ sơ, bằng cấp và hình thức bên ngoài.

- Đánh giá dựa trên những định kiến cá nhân về ứng viên. Phỏng vấn viên chỉ chú tâm tới những chứng cớ bất lợi cho ứng viên.

- Ảnh hưởng từ thứ tự phỏng vấn (thường người đầu tiên bị đánh giá khắt khe hơn những người sau).

- Phỏng vấn viên không hiểu rõ về công việc.

e. Thông báo cho những người bị loại

Việc thông báo cho những người bị loại là cần thiết. Việc làm này không những tốt cho người xin việc mà còn tránh khỏi mang tiếng xấu trong thị trường lao động.

3. Một số chỉ dẫn cho ứng viên trước khi dự phỏng vấn

Muốn được trúng tuyển, ngoài trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, người xin việc phải có những tố chất như: lòng nhiệt tình, sự chủ động sáng tạo, ý thức trách nhiệm cao và có tính quyết đoán. Đó là những tính cách rất hấp dẫn người phỏng vấn. Nếu bạn có đầy đủ các phẩm chất trên thì cũng có thể được chấp nhận dù các kỹ năng khác của bạn còn hạn chế. Vì vậy trong suốt cuộc phỏng vấn bạn phải thể hiện được những phẩm chất đó ra bên ngoài.

a. Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn

Chuẩn bị hồ sơ: Bộ hồ sơ của bạn sẽ gây ấn tượng đầu tiên cho người phỏng vấn. Vì vậy hồ sơ phải được chuẩn bị một cách hoàn hảo. Đừng gửi những tờ giấy được viết bằng tay với nét chữ ngoệch ngoạc, rách nát, dơ bẩn hoặc vấy mực.

Lý lịch trình bày rõ ràng, bao gồm những nét chính: trình độ học vấn, trình độ ngoại ngữ, kinh nghiệm làm việc, các kiến thức bổ sung. Kèm theo các bản sao văn bằng tốt nghiệp, các chứng chỉ ngoại ngữ, vi tính…

Cách ăn mặc: Một khi bạn đã có cái hẹn để phỏng vấn, điều đặc biệt là người ta sẽ đánh giá vẻ bên ngoài của bạn. Cách nhanh nhất để làm mất uy tín trong lĩnh vực kinh doanh là trước một người phỏng vấn mà áo quần bạn xộc xếch không chỉnh tề. Những nhà nghiên cứu chứng minh rằng hầu hết những nhà giám đốc kinh doanh hình thành trong tư tưởng của họ về người xin việc trong vòng 30 giây. Dù bạn là người được tuyển dụng thì mối quan hệ giữa bạn và người phỏng vấn sẽ bị ảnh hưởng bởi ấn tượng đầu tiên cho cả về sau này. Vì vậy khi tới phỏng vấn bạn nên ăn mặc chỉnh tề, tóc tai gọn gàng sạch sẽ (nam nên thắt cavat, di giày; nữ đi giày dép có quai…), không nên ăn mặc quá model, quá lòe loẹt, quá cầu kỳ, nữ không nên trang điểm quá đậm. Để quyết định nên mặc như thế nào khi được phỏng vấn, bạn nên cố gắng thăm công ty và xem giám đốc và các nhân viên khác ăn mặc thế nào.

Thời gian: Bạn phải có mặt trước lúc phỏng vấn 10 phút (đừng nên sớm quá). Điều này sẽ đem lại cho bạn những phút thoải mái và an lòng trước một cuộc thi. Nếu bạn mất bình tĩnh, hãy thở sâu vào lồng ngực mấy cái, chịu khó suy nghĩ và tự tin hơn vào bản thân. Trong khi chờ đợi đến lượt mình, bạn không đi lại quá nhiều, không nói chuyện ồn ào với người khác gây mất trật tự. Điều đó sẽ tạo ấn tượng không tốt về tính kỷ luật của bạn.

Chuẩn bị những phương án trả lời cho những câu hỏi sau: Bạn nên sẵn sàng nghĩ về những câu hỏi mà hầu hết trong các cuộc phỏng vấn đều gặp. Chẳng hạn như:

Hãy kể cho tôi về bản thân bạn? Bạn nên kể một cách ngắn gọn, đừng kể lể về toàn bộ lịch sử đời tư của bạn. Hãy kể về những nét chính yếu để làm nổi bật những ít điểm của mình lên, nhưng với thái độ khiêm tốn và trung thực. Nếu người phỏng vấn quay qua hỏi về những điểm yếu của bạn, thì hãy miêu tả chúng một cách mà chứng tỏ bạn đang khắc phục những điểm yếu một cách tốt đẹp.

Tại sao bạn muốn xin làm việc cho công ty chúng tôi? Bạn chú ý nhấn mạnh sự phù hợp công việc với năng lực sở trường, trả lời với sự quan tâm, hứng thú.

Bạn đã biết những gì về công ty chúng tôi? Muốn trả lời tốt câu hỏi này, bạn phải tự đặt mình vào đội ngũ của công ty, hãy tìm hiểu kỹ về công ty đó và khi trả lời thường xuyên đề cập đến vấn đề đó. Có thể nói “Vâng, tôi biết dự án đó, vấn đề đó, tôi đã đọc các mục nói về công ty của ông trong tạp chí/ báo…” Nếu bạn không biết về những điều đó thì bạn đừng ngại ngùng đặt câu hỏi về công ty, về công việc mà bạn đang đệ đơn trong lúc phỏng vấn. Tuy nhiên đừng hỏi quá nhiều, chỉ hỏi vừa đủ để nâng cao sự hiểu biết của mình và chứng tỏ bạn là người quan tâm đến công ty. Khi gặp câu hỏi này tuyệt đối không bao giờ được trả lời kiểu như: “Tôi không biết gì về công ty của ông” Hay “Từ trước tới nay tôi không quan tâm đến công ty này”…

Bạn có kế hoạch gì cho tương lai? Bạn muốn gì từ vị trí này? Nếu bạn có nguyện vọng làm việc tại các cơ quan nước ngoài, bạn phải có những suy nghĩ rõ ràng về những lí tưởng trong tương lai. Sẽ rất khó cho bạn nếu bạn chẳng có ý niệm gì về tương lai, tỏ ra không có sự say mê và phát triển theo cách nào cũng được.

Bạn có thể làm được những việc gì trong công ty chúng tôi? Nếu bạn là sinh viên vừa tốt nghiệp thì hãy trả lời một cách tự tin là bạn có thể đảm nhận những công việc như bạn đã được học (ví dụ: bạn tốt nghiệp ngành kinh tế ngoại thương, thì bạn có thể mạnh đạn trả lời là bạn có thể làm ở phòng xuất nhập khẩu, ở khâu thanh toán quốc tế…) phù hợp với công việc của công ty, chứ đừng quá khiêm tốn, quá “thật thà” mà trả lời rằng “Tôi mới ra trường, chưa có kinh nghiệm, nên không biết liệu có làm được việc gì không, bởi vì học ở trường là một chuyện nhưng ngoài thực tế nó khác”. Nếu bạn đã có nhiều năm kinh nghiệm thì nên nhấn mạnh những công việc của bạn đã đạt được kết quả tốt.

Bạn có điều gì muốn hỏi tôi nữa không? Nếu có thì hãy hỏi về công ty, về công việc, ở lần phỏng vấn đầu tiên bạn chưa nên hỏi về lương bổng hay chế độ nghỉ phép… (trừ khi người phỏng vấn chủ động đặt câu hỏi). Vấn đề lương bổng là hết sức tế nhị, trước khi đi phỏng bạn nên tìm hiểu xem mức lương của những người đang làm ở công ty đó là bao nhiêu để nếu người phỏng vấn có hỏi: Anh (chị) mong muốn được mức lương bao nhiêu?, thì có cơ sở để trả lời. Nếu trả lời thấp quá thì sau này vào làm việc người ta sẽ trả thấp lại ân hận, còn nếu trả lời cao quá thì người ta sẽ ngán.

b. Cư xử trong lúc phỏng vấn

Những yếu tố phi ngôn ngữ:

Giữ sự giao tiếp bằng mắt, đừng nhìn chằm chằm, đừng nhìn quá lâu xuống sân nhà hoặc lên trần. Nếu bạn tìm câu trả lời ở đâu đó thì hãy tìm trên khuôn mặt của người phỏng vấn.

Ngồi thẳng không dựa ngửa vào ghế và hơi nghiêng về phía trước.

Đầu và mặt của bạn phải diễn đạt theo lời nói, nét mặt phải luôn vui vẻ, không quá căng thẳng, đừng coi cuộc phỏng vấn là một sự đày ải. Nếu bạn trông dường như bạn thích thú cuộc phỏng vấn, thì người phỏng vấn bạn sẽ có một nhận thức trong tiềm thức của họ rằng bạn sẽ thích thú công việc.

Tốc độ nói và âm lượng vừa phải, giọng phải tự tin.

Đừng nắm chặt tay lại với nhau hay bẻ ngón tay, tư thế không phải khúm núm

Đừng bắt chéo hai chân…

Thái độ: Trong cuộc phỏng vấn bạn phải luôn chăm chỉ lắng nghe người phỏng vấn, nếu bạn không hiểu bạn có thể đề nghị xin được nhắc lại. Người phỏng vấn ưa sự thẳng thắng và đánh giá cao cách tiếp cận trực tiếp, có suy nghĩ của bạn, và họ cũng mong đợi ở bạn khả năng sẵn sàng học họ và tiếp cận những cái mới mẻ để làm việc có đặc tính, phẩm chất cao hơn.

Phải nhớ tên người phỏng vấn: Trước khi phỏng vấn người phỏng vấn thường trao cho bạn tấm danh thiếp. Bạn hãy đọc kỹ tên của họ và nhớ lấy, có thể hỏi họ nên gọi họ thế nào (gọi theo họ hay theo tên - nếu là người nước ngoài). Hãy gọi tên của họ nhiều lần trong cuộc phỏng vấn (nhưng không nên nhiều quá), bởi vì bạn nên biết rằng, ai ai cũng cho tên mình là đẹp nhất và âm thanh đó là êm ái nhất. Hãy gọi tên của người phỏng vấn một lần nữa khi bạn rời khỏi bàn phỏng vấn: “Ông Daviđ, rất thú vị được gặp ông”.

c. Kết thúc phỏng vấn:

Khi kết thúc cuộc phông vấn chớ quên nói “cám ơn” và chào ra về.