Giáo trình môn học

KỸ NĂNG GIAO TIẾP

LỜI GIỚI THIỆU

Một quốc gia có Bộ ngoại giao. Quốc gia đó có thu hút được sự quan tâm  và đầu tư của nước ngoài hay không, có khẳng định vị thế của mình trên trường quốc tế hay không. Điều đó không chỉ phụ thuộc vào tiềm lực kinh tế, nguồn lực tài nguyên.... mà còn được quyết định bởi chính sách và phương thức đối ngoại của quốc gia đó. Tương tự như vậy, đối một tổ chức phòng đối ngoại, lễ tân để xây dựng hình ảnh của tổ chức, xác định vị thế của mình trong xã hội. Ngày nay, các công ty không chỉ cạnh tranh với nhau về sản phẩm mà còn cạnh tranh về cách quản trị nguồn nhân lực. Công ty có giữ được người tài hay không, có giữ chân

Đối với một cá nhân giao tiếp không chỉ ảnh hưởng đến cuộc sống đời thường mà nó còn quyết định đến hiệu quả làm việc cũng như mức độ thành công trong sự nghiệp của mỗi người. Những người có chuyên môn trung bình nhưng hợp tác tốt với đồng nghiệp, ứng xử linh hoạt sẽ thành công hơn những người chỉ khá về chuyên môn nhưng thiếu tinh thần hợp tác hoặc không biết cách hợp tác.

Khi đề nghị một người là hãy giới thiệu về bản thân bạn thì họ thực sự lúng túng Xưa kia, người Việt chỉ giao tiếp bó hẹp sau lũy tre làng. Mặc dù không gian giao tiếp rất nhỏ hẹp nhưng được rèn rũa rất cẩn thận. Cha mẹ dạy con từ những điều nhỏ nhất "ăn trông nồi, ngồi trông hướng" đến những vấn đề như "Lời chào cao hơn mâm cỗ", "Nhập gia tùy tục"... Ngày nay, chúng ta giao tiếp trong môi trường quốc tế hóa. "Một cây làm chẳng lên non. Ba cây chụm lại nên hòn núi cao". Ai cũng nhận thức được tầm quan trọng của nó và luôn ý thức là phải tự tin, hòa nhã, thân thiện và lịch sự để hợp tác với mọi người...Nhưng thực tế còn quá nhiều điều cản trở khiến việc giao tiếp của mỗi người chưa thực sự hiệu quả. Vậy làm thế nào để giao tiếp đạt hiệu quả cao? Đó là câu hỏi đặt ra cho không ít người, đặc biệt là giới trẻ. Trong xu thế hội nhập quốc tế

I. KỸ NĂNG GIAO TIẾP

1.             Khái niệm

Khái niệm giao tiếp

Hiện nay, đứng ở những góc độ khác nhau, mục đích nghiên cứu khác nhau, người ta đã đưa ra nhiều quan niệm khác nhau về giao tiếp. Có những quan niệm khác nhau như: “Giao tiếp là nói một điều gì đó với ai đó"; “Giao tiếp là việc chuyển tải các ý tưởng giữa loài người"; “Giao tiếp là sự trao đổi thông tin"; “Giao tiếp là sự chia sẻ thông tin và tạo quan hệ"; “Giao tiếp là việc truyền đạt hướng dẫn, chỉ dẫn giữa người này và người khác, có dẫn đến hành động." 

Đứng ở góc độ một công ty, “giao tiếp"được hiểu như sau:

Giao tiếp là hành động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người với nhau nhằm thoả mãn nhu cầu nhất định. Trên cơ sở thu nhận thông tin hai bên giao tiếp sẽ xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, điều chỉnh hành vi qua sựtác động lẫn nhau để cùng hiểu biết về tình huống, có cùng tiếng nói, đem lại lợi ích nhiều nhất có thể.

Ngoài ra, giao tiếp còn là giao lưu tình cảm, tư tưởng để phát triển nhân cách con người cho hoàn chỉnh. Ở một phạm vi rộng hơn, chúng ta cũng có thể hiểu giao tiếp là: “việc trao đổi thông tin giữa con người và thường dẫn tới hành động" 

Là một quá trình

Khi được hỏi giao tiếp là gì? Rất nhiều người đã cho rằng giao tiếp là thời điểm hai người nói chuyện với nhau. Nếu coi giao tiếp là một quá trình, mỗi chúng ta sẽ thấy cần xây dựng và phát triển nó, chúng ta sẽ cư xử với nhau chân thành, nhường nhịn hơn để có quan hệ tốt đẹp trong tương lai, đây là một quan niệm mang tính nhân văn sâu sắc.

Quan trọng với mỗi cá nhân, nhóm, xã hội

Không chỉ là một quá trình, giao tiếp còn rất quan trọng với mỗi cá nhân, nhóm, xã hội. Vì không chỉ những công chức, tri thức mới giao tiếp mà ai cũng cần giao tiếp và giao tiếp hàng ngày.

Bao gồm tạo ra và hồi đáp lại thông điệp

Khi nói đến giao tiếp thường chúng ta nghĩ rằng giao tiếp là nói ra một điều gì đó nhưng thực tế nếu chỉ nói chưa làm nên giao tiếp mà giao tiếp bao gồm tạo ra và hồi đáp lại thông điệp. Đây là hai khía cạnh không thể thiếu của giao tiếp.

Thích nghi với môi trường và con người

Giao tiếp quan trọng song nó cần thích nghi với môi trường và con người. Với những hoàn cảnh khác nhau cần có cách giao tiếp phù hợp. Khi đến đám cưới cần có cách giao tiếp phù hợp với đám cưới, đến đám ma cần có cách giao tiếp phù hợp với đám ma.

1.1.1 Bản chất của giao tiếp

Quá trình giao tiếp

Dù chúng ta đứng ở góc độ nào, mục đích nghiên cứu nào khi đưa ra những quan niệm về “giao tiếp". Nhưng nói cho cùng, các quan niệm đều có những điểm chung nhất thuộc về bản chất của giao tiếp.

Giao tiếp là một quá trình truyền đi một thông điệp. Nó bao gồm một người gửi và một hay nhiều người nhận.

Thông điệp là ý tưởng đã được mã hoá để người phát giao tiếp và người nhận.

Thông điệp đảm bảo có 3 yếu tố cơ bản: nội dung phải đúng nghĩa thể hiện tình cảm người phát tin và người nhận tin và tình cảm người nhận tin đối với người phát tin.

Theo quan niệm này, giao tiếp là một quá trình dựa trên sự trao đổi giữa hai hay nhiều người sử dụng một mã cử chỉ, từ ngữ để có thể hiểu được một thông tin chính thức hay phi chính thức được chuyển từ người phát tin đến người nhận tin.

“Giao tiếp" là một tập hợp các hoạt động trước hết nhằm thực hiện sự kết nối quan hệ giữa các cá nhân với nhau. Mọi sự giao tiếp vì vậy đều chứa thông tin và nó thường làm cho thông tin được chuyển theo 2 chiều.

·        Một thông điệp được chuyển tải hoặc chia sẻ giữa 2 hay nhiều người.

·        Số lượng người tham gia và chia sẻ thông tin tùy thuộc vào nội dung, nhu cầu của người nhận tin. Có những loại thông tin trong giao tiếp chứa đựng thông tin của 1 cá nhân, có những loại thông tin nội dung của nó chứa đựng liên quan đến sự quan tâm của nhiều người.

·        Giao tiếp là một cuộc đối thoại hai chiều làm thay đổi cả người gửi lẫn người nhận (tức là có sự chia sẻ thông tin, 2 bên điều chỉnh mục tiêu, điều chỉnh hành vi qua sự tác động lẫn nhau để cùng hiểu biết về tình huống, có cùng tiếng nói, đem lại lợi ích nhiều nhất có thể.

2.             Nguyên nhân giao tiếp kém hiệu quả

Nhìn điểm đen: "Chiến thắng lớn nhất" Rào cản lớn nhất khiến giao tiếp kém hiệu quả nằm trong chính bản thân người đó. Bạn không thể giao tiếp tốt khi bạn thấy mình yếu kém. Bạn cũng không thể giao tiếp tốt khi bạn bị dằn vặt những lỗi lầm, thất bại của mình, những đau khổ trong quá khứ. Đó chính là bức tường cản trở thành công. Tất cả những người thành công và hạnh phúc trong cuộc sống không phải là không có điểm yếu kém, cũng không phải là họ chưa bao giờ mắc lỗi, chưa bao giờ thất bại. Cổ nhân từng đúc kết "nhân vô thập toàn". Những điểm yếu kém tồn tại như một lẽ hiển nhiên. Vấp ngã, thất bại là quy luật tất yếu để con người phát triển và đi lên phía trước. Sự khác nhau giữa người thành công và người thất bại, người hạnh phúc và đau khổ chính là cách họ vượt lên trên những nỗi đau, họ phát huy sở trường của mình. Nếu như người ta chỉ nhìn vào điểm yếu kém của mình thì chắc chắn là họ sẽ tự ti. Ai cũng từng thất bại, ai cũng từng đau khổ Những người lạc hạnh phúc. Những người suy nghĩ tiêu cực về bản thân, cuộc sống và những người xung quanh. Thực tế, mọi hành động, lời nói của con người đều xuất phát từ suy nghĩ. Đó là bức tường lớn ngăn trở khiến họ rất khó khăn khi giao tiếp. Truyện cô bé và bông hoa. Không quên đi được quá khứ đau buồn

Thói quen đổ lỗi: Khi mắc lỗi ta hay tìm mọi cách đổ cho người khác hoặc cho hoàn cảnh. Nguyên nhân sâu xa là vì ta luôn tin là mình đúng, mình tốt. Chắc chắn là ta đúng. Vậy tại sao công việc lại không đạt yêu cầu? Đó là vấn đề. Để giải quyết vấn đề đó cách tốt nhất và nhanh nhất là đổi lỗi cho người khác hoặc đổ lỗi cho hoàn cảnh. Ví dụ: không in được tài liệu vì máy in hỏng, không hoàn thành kế hoạch vì cấp trên giao cho quá nhiều việc... Khi đổ lỗi cho bên ngoài ta vẫn lý giải được tại sao lỗi đó xảy ra và chứng minh mình vô tội. Khi đó vấn đề được giải quyết. Ta cảm thấy an tâm. Thói quen này vô tình được cha mẹ rèn luyện ngay từ khi chúng ta còn nhỏ. Ngày bé, mỗi lần ngã đau bố mẹ thường dỗ con bằng cách "đánh chừa cái ghế làm đau con mẹ. Đánh chừa chị Linh làm em ngã". Thậm chí trẻ hư bị người lớn mắng. Trẻ khóc ăn vạ cũng được dỗ bằng cách. "Đánh chừa bác Bảo trêu cháu". Khi "đánh chừa" trẻ vẫn không khóc thì bác Bảo phải giả vờ khóc để trẻ nín.

Ba điều nguy hiểm của thói quen đổ lỗi. Thứ nhất, ta đánh mất cơ hội phát triển của chính mình. Vì trong cùng một thời điểm chỉ có một suy nghĩ. Nếu ta tìm lỗi của người khác thì ta sẽ không sửa lỗi của chính mình. Khi ta không sửa lỗi, không tìm giải pháp cho vấn đề của mình thì ta sẽ không bao giờ giải quyết được vấn đề. Lần sau vấn đề lại tiếp tục nảy sinh ta lại tiếp tục đổ lỗi. Cuối cùng ta biến mình thành "nạn nhân của hoàn cảnh. Nguy hiểm thứ hai là mọi người né tránh. Không ai muốn làm việc với một người tìm mọi lý do để giải thích tại sao minh không làm được. Mọi người có thể chấp nhận bạn mắc lỗi một vài lần đầu. Nhưng họ không thể chấp nhận một người chuyên đổ lỗi, một "nạn nhân chuyên nghiệp". Họ cũng không thể chấp nhận một người không phát triển. Thứ ba là gây hiềm khích mất đoàn kết. Khi đổ lỗi chắc chắn là xảy ra tranh cãi. Vấn đề sẽ không dừng lại ở công việc mà chuyển sang giải quyết vấn đề cá nhân. Tất cả sẽ tập trung "bới lông tìm vết". Người nọ chứng minh người kia sai, kém. Hiềm khích rồi thù hằn cá nhân cũng nảy sinh từ đó.

Mặt khác, khi ta tìm lỗi hay chỉ trích ai đó thì thiệt hại đầu tiên chính là bản thân mình. Con người có bản năng thấy cái xấu là tránh, thấy cái sai là phản ứng. Mà trong con người cũng như mọi sự vật, không cái gì hoàn hảo tất cả, trong âm có dương, trong dương có âm, có tốt, có xấu. Ta tìm gì sẽ được nấy và nếu thấy ai cũng sai, cũng xấu thì ta không thể hợp tác được lâu dài, không tạo dựng được quan hệ bền vững. Và với chính bản thân mình cũng vậy, người phê phán  chán ghét ta nhiều nhất lại chính là bản thân mình. Ta là người giao tiếp với bản thân ta nhiều nhất, nếu ta suy nghĩ tiêu cực về mình thì làm sao có thể nghĩ tốt về người khác. Hơn nữa, việc chỉ trích bản thân sẽ khiến ta mất tự tin và dễ bỏ cuộc, thậm chí tạo nên tinh thần bất hợp tác. Điều đó hạn chế khả năng phát huy các quan hệ giao tiếp để giúp bạn thành công trong cuộc sống. Tư duy con người là thế, đã rẽ trái thì không thể nhìn thấy bên phải, quay phía trước thì không thể nhìn thấy phía sau, thấy cái xấu,cái lỗi thì khó tìm được cái tốt. Do vậy, phải chăng chúng ta nên thay đổi cách tư duy, cach nhìn nhận sự việc để mỗi lời nói, cử chỉ và hành động của chúng ta trong cuộc sống sẽ giúp ta và những người xung quanh hạnh phúc hơn?

Bên cạnh thói quen đổ lỗi là việc nhận thức khác nhau giữa các cá nhân. Trong các hoàn cảnh khác nhau, với các tính cách khác nhau, cách nhìn nhận vấn đề sẽ khác nhau. Ngày nay, vấn đề nổi cộm nhất là sự chênh lệch giữa các thế hệ quá lớn. Hiện tượng "lệch pha" giữa ông bà cha mẹ và con cái, giữa người già và người trẻ tạo nên nhiều xung đột. Trong gia đình, con cái thì kêu cha mẹ bố mẹ không tâm lý, cha mẹ thì kêu con cái là không chăm chỉ, đua đòi... Thế hệ già than phiền là thế hệ trẻ "mất gốc". Thế hệ trẻ chê thế hệ già cổ hủ, lạc hậu.

Thiển cận: Người xưa đã dạy con người sống là phải "tu nhân tích đức". Trong cuộc sống hay trong giao tiếp vậy, để có kết quả tốt cần phải có quá trình. Không nhìn thấy lợi ích lâu dài hoặc không tin tưởng vào kết quả lâu dài về sau khiến cho nhiều người quyết định vội vàng. Tưởng là được lợi nhưng lâu dài lại là thiệt hại. Thấy khó khăn trước mắt mà không dám đương đầu với thách thức để bỏ lỡ cơ hội.

Có một tập đoàn kinh tế làm ăn phát đạt ở Nhật, người ta tuyển nhân sự bằng cả một quá trình rất công phu. Vượt qua hàng ngàn đối thủ với gần chục vòng thi tuyển không ít khó khăn, có 100 người lọt vào vòng phỏng vấn cuối cùng. Giám đốc nhân sự hẹn 100 ứng cử viên xuất sắc đó đến phỏng vấn lần cuối trước hội đồng tuyển dụng. Đúng hẹn, 100 người đến và ông dẫn họ đến trước một ngọn núi cao và bảo họ hội đồng phỏng vấn đang chờ họ trên đỉnh núi. Và điều gì đã xảy ra? Có tới nửa trong số đó bỏ cuộc vì nghĩ đó là một sự khó khăn hay một trò đùa mới. Còn nửa số đó quyết tâm leo lên đỉnh núi. Khi lên đến nơi thì không hề có hội đồng phỏng vấn nào mà thay vào đó là một bữa tiệc đã dọn sẵn để chào đón các thành viên mới của công ty. Sự quyết tâm, đam mê, kiên định đến cùng được xây dựng tập đoàn đó là điều mà các nhà lãnh đạo trong chờ ở họ. Với họ,đó là những người xứng đáng nhất.

Trong cuộc sống luôn tạo cho ta những thử thách như vậy, nếu ta không vượt qua thì cơ hội thành công là rất khó đạt được. Đôi khi ta không dám hi sinh cái nhỏ để đổi lấy cái lớn hơn, ta sợ mất hơn là được. Cuộc sống có những lúc, nếu ta không chấp nhận mất gì thì sẽ mất tất cả! Ta sợ thiệt thòi một chút so với đối tác để rồi cơ hội tuột mất khỏi tầm tay. Giống như khi mâu thuẫn xảy ra ta thích cãi, thích chửi mắng cho hả giận mà không biết là đằng sau đó là sự rạn nứt của mối quan hệ,  giống như một vết thương rất khó lành và lần sau mắc phải sẽ rất dễ đứt. Cuộc sống là cho và nhận, thành công của ngày hôm nay là do sự nỗ lực của ngày hôm qua. Nó là một quá trình lâu dài chứ không phải chỉ là những thứ bày ra trước mắt, nhất là quan hệ giao tiếp thì điều này càng trở nên quan trọng. Nếu ta không biêt nhìn nhận lâu dài mà hành động giống như đi đánh quả thì khó có thể có sự thành công lớn.

Truyền tin kém hiệu quả:  Như ta đã thấy, sức mạnh khí ta truyền một thông điệp đi cho người khác thì tỉ lệ ngôn từ chỉ chiếm 7%, giọng nói 38% và hình ảnh chiếm tới 55%. Lâu nay trong cuộc sống của chúng ta cũng vậy. Khi xung đột xẩy ra người ta bị ảnh hưởng bởi cách ta thể hiện thông điệp đó qua giọng nói và hình ảnh mà suy luận ra ý nghĩa của câu nói chứ không chỉ căn cứ vào lời nói thôi. Cùng là một từ nhưng cách nói, cách thể hiện khác nhau sẽ dẫn đến hậu quả khác nhau.Ví dụ như từ "Lại đây", giọng nói bình thường và thân thiện thì khi nghe ai cũng muốn chạy tới. Nhưng chỉ cần nói nhỏ và gằn giọng thôi thì người ta đã không dám lại. Nếu nói "Lại đây" mà vác thêm cái ghế hoặc con dao để đe dọa với một ánh mắt hằn học thì hẳn là người khác sẽ chạy rất xa rồi. Trong cuộc sống, khi xung đột leo thang cũng vậy, phần lớn do người ta chưa biết cách thể hiện hợp lý nên dẫn đến việc hiểu lầm hoặc "đổ thêm dầu vào lửa" làm cho vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn.

Một sai lầm nữa trong cách thể hiện của ta khi giao tiếp là truyền đạt quá nhiều thông điệp. Với cách nói vòng vo quanh quẩn mà không đi thẳng vào chủ đề chính khiến cho không ít người vừa mất thời gian, vừa hồi hộp lại thêm bực mình. Trong cuộc sống có những lúc ta có thể đi đường vòng, nhưng không phải lúc nào cũng thế. Hơn nữa, trí nhớ và tốc độ tiếp nhận thông tin của con người có giới hạn. Do đó ta không nên đưa quá nhiều thông tin không cần thiết để bắt mình nhớ hay bắt đối tác của mình nghe tất cả, và tùy từng đối tượng, trình độ và tuổi tác khác nhau, văn hóa khác nhau thì cách ta thể hiện cũng phải khác nhau.Với người già không nên nói qua nhanh, với thanh niên thì đừng nên nói quá chậm hoặc tác phong chậm chạp sẽ gây hiệu ứng không tốt khi giao tiếp với nhau.

Sự bất đồng về ngôn ngữ : Sẽ vô cùng khó khăn và gần như bất lực khi bất đồng ngôn ngữ mà vẫn phải giao tiếp với nhau. Ngôn ngữ là công cụ hữu hiệu nhất để biểu đạt ý tưởng của con người. Khi không còn ngôn ngữ con người vẫn có thể biểu đạt bằng ánh mắt, cử chỉ... nhưng những biểu hiện đó rất khó hiểu và rất dễ bị hiểu lầm. Giao tiếp chắc chắn sẽ không hiệu quả, thậm chí còn  nguy hiểm.

Thời gian không phù hợp: Ai cũng đã từng bị quấy rầy. Cảm giác nhớ nhất là khó chịu. Có thể liệt kê những thời điểm không tốt như sau:.... Tuy nhiên, mỗi một cá nhân đều có "đồng hồ sinh học" cũng như lịch làm việc và sinh hoạt riêng. Tốt nhất khi giao tiếp nên tìm hiểu trước và tránh những "giờ xấu".

Một hồi chuông điện thoại vang lên lúc nửa đêm hoặc làm gián đoạn giấc ngủ trưa của bạn liệu bạn có thể tỏ ra thoải mái? Do vậy, khi Giao tiếp ta cũng không nên bỏ qua yếu tố tác động của thời gian, không gian. Hãy lựa chọn thời gian và không gian hợp lý khi giao tiếp để chứng tỏ bạn là một con người lịch sự và biết tôn trọng người khác.

Định kiến, Ngoài ra, một nguyên nhân sâu xa nữa gây trở ngại cho chính bản thân người giao tiếp, đó chính là sự chịu ảnh hưởng  do định kiến của bản thân và xã hội. Ví dụ như quan niệm "nam nữ thụ thụ bất thân" từ xa xưa để lai, mặc dù ngày nay đã được giảm nhẹ rất nhiều nhưng thực tế đó vẫn là rào cản khi giao tiếp khác giới. Sự gia trưởng của người trụ cột gia đình cũng gây ra không ít cảnh trớ trêu. Định kiến xưa nay về quan hệ "nàng dâu mẹ chồng" cũng gây ra một  áp lực cho những cô con dâu mới hay sự ngỡ ngàng của chính các bà mẹ chồng về cách đối xử quá "đề phòng" của các nàng dâu. Xét nguồn phong tục văn hóa truyền thống xa xưa,quan niệm "vua - tôi", "cha con", "trọng nam khinh nữ"...vẫn ít nhiều ảnh hưởng đến cách sống cũng như lối suy nghĩ của người phương Đông nói chung và người Việt Nam nói riêng.

(Hình ảnh tháp tam tài) hoặc 80% là thái độ

Tóm lại, ta có thể chia xét các nguyên nhân dẫn đến việc Giao tiếp kém hiệu quả theo tháp Tam tài là do Thái độ, Kỹ năng và Kiến thức theo tỷ lệ 5/9, 3/9 và 1/9. Thái độ ở đây là cách ta tư duy, cách ta suy nghĩ hay nhìn nhận một sự việc, một vấn đề trong cuộc sống, hợp tác hay bất hợp tác. Kỹ năng ở đây chính là cách ta thể hiện thông điệp khi giao tiếp với mọi người. Kiến thức là sự hiểu biết tri thức cũng như văn hóa phong tục tập quán vùng miền. Cả 3 yếu tố đều mang tính quyết định, song thái độ sống vấn là yêu tố quan trọng nhất để tạo nên một cuộc Giao tiếp Thành công!

3.             Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

·        Các nguyên tắc giao tiếp và ứng xử

Muốn hoạt động giao tiếp có hiệu quả thì cần phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau đây: 

·        Đảm bảo hài hòa về lợi ích giữa các bên tham gia

Nguyên tắc này dựa trên một thực tế có tính qui luật về mặt tâm lý của con người. Bất kỳ ai, khi thực hiện các quan hệ giao tiếp đều mong muốn, tin tưởng hoặc hy vọng rằng thông qua việc giao tiếp có thể đạt được một lợi ích nào đó cho mình hoặc cho chủ thể mà mình đại diện. Lợi ích mà con người hướng tới có thể là vật chất (tài sản, đất đai…) cũng có thể là lợi ích tinh thần (chẳng hạn trình bày oan ức bởi một quyết định không đúng, chưa thoả đáng, mong được chia sẻ và cảm thông, hoặc một đề nghị ghi nhận một sư đóng góp của bản thân cho tập thể, cho xã hội…). Có thể nói, hầu như không một ai thực hiện giao tiếp lại không muốn hoặc không hy vọng rằng sẽ đạt được mục đích đã đặt ra, ngay cả khi chính bản thân đối tác biết rằng để đạt được lợi ích đó là hết sức khó khăn.

Xuất phát từ tâm lý này, những người đến giao tiếp với chúng ta (với cơ quan hành chính Nhà nước) thường ít chuẩn bị tâm lý cho những yêu cầu, đề nghị của họ không được đáp ứng, nhưng mong muốn của họ không được chia sẻ và cảm thông. Khi không đạt được những điều như đã dự định, đối tác thường có những phản ứng ở những mức độ khác nhau (có thể bực tức, buồn bã, chán nản, mất lòng tin, tỏ thái độ bất hợp tác thậm chí lăng nhục, chửi bới chúng ta). Những phản ứng này dù ở mức độ nào đi chăng nữa thì đều không có lợi cho 2 phía. Chính vì vậy, một nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp là phải cố gắng đảm bảo sự hài hòa về lợi ích của 2 bên tham gia giao tiếp.

Nguyên tắc này đòi hỏi chúng ta trực tiếp giao tiếp với đối tác phải chú ý những điểm cơ bản như sau: 

Điểm 1: Chúng ta phải hiểu tâm lý của đối tác khi đến giao tiếp, dành thời gian để tìm hiểu mục đích của đối tượng giao tiếp, đồng thời trong hoạt động giao tiếp này, cơ quan đơn vị mình cần đạt được mục đích gì.

Ví dụ: khi thấy một đối tác đến cơ quan nộp đơn khiếu nại về nhà đất, chúng ta cần phải hiểu rằng: đối tác muốn yêu cầu của mình được cơ quan nhanh chóng tiếp nhận và giải quyết theo hướng có lợi, còn phía cơ quan (chúng ta là người đại diện) lại mong muốn giải quyết nhanh và đúng pháp luật các yêu cầu của đối tác, muốn đối tác tin ở chính quyền. 

Điểm 2: Nếu là giao tiếp gián tiếp, chúng ta cần dành thời gian giúp cơ quan và cấp trên thu thập những thông tin về phía đối tác và những lợi ích mà họ hướng tới. 

Điểm 3: Trong quá trình giao tiếp, chúng ta phải đặt mục tiêu sao cho mục đích của cơ quan mình đạt và lợi ích của đối tượng tham gia giao tiếp (đối tác) cũng được thỏa mãn một phần hay toàn bộ. Có như vậy, thì việc giao tiếp mới đem lại kết quả cao. Ngược lại, nếu trong giao tiếp chúng ta chỉ chú trọng tới lợi ích của cơ quan mình mà không chú ý tới hoặc gạt bỏ hoàn toàn lợi ích của đối tác thì hoạt độg giao tiếp này chưa hẳn đã là thành công (ngay cả khi kết quả được phía bên kia chấp thuận) 

Điểm 4: Ngay cả trong trường hợp lợi ích của đối tượng giao tiếp không được thỏa mãn thì người thư ký cần phải tỏ thái độ cảm thông, chia sẻ chứ không thể có thái độ hiếu thắng hoặc thờ ơ.

Tóm lại: Hoạt động giao tiếp được thực hiện theo nguyên tắc là sự giao tiếp dưới hình thức thông cảm với nhau, thống nhất với nhau chứ không phải dưới hình thức tranh đua, đối địch… Sự thành công của giao tiếp không chỉ là ở sự chiến thắng đối tượng mà là sự đem lại lợi ích càng nhiều càng tốt cho cả 2 bên.

Nguyên tắc này phù hợp với bản chất của hoạt động hành chính là hoạt động mà mọi người cùng hợp tác để cùng chiến thắng. 

·        Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp

Trong hoạt động giao tiếp, người chúng ta sẽ gặp phải nhiều đối tượng khác nhau (già-trẻ, nam-nữ, đối tác tộc ít người, hoặc đại diện các tổ chức….) Vấn đề đặt ra ở đây là phải bảo đảm sự bình đẳng trong giao tiếp. Thực tế, người chúng ta trong hoạt động giao tiếp có khi gặp phải những tình huống rất khó xử, một bên là công việc, một bên là những quan hệ có ảnh hưởng rất lớn đến cơ quan hoặc bản thân mình. Để giải quyết tốt vấn đề này thì cách thức tốt nhất là cần thực hiện nguyên tắc “ mọi người đều quan trọng" nghĩa là mọi đối tượng giao tiếp đều phải được tôn trọng và đối xử tốt. Dĩ nhiên, nguyên tắc này giúp cho chúng ta tránh được những sai lầm trong giao tiếp khi họ có quan niệm “người này không quan trọng", không có ảnh hưởng gì ‘ến bản thân mình, cơ quan mình thì thờ ơ, thậm chí coi thường.

Ví dụ: có 2 đối tác đến bộ phận tiếp dân thuộc Uûy ban nhân dân Quận để giải quyết một số thủ tục hành chính vào lúc sắp hết giờ làm việc. Chúng ta đon đả giải quyết cho đối tác mà chúng ta quen biết, còn người kia thì chúng ta trả lời một cách ngắn gọn đến mức vô cảm"hết giờ, hẹn đến chiều"

Tuy nhiên, đối tác kia phải chấp nhận nhưng cách xử sự của chúng ta như vậy sẽ làm mất uy tín của cơ quan và cả uy tín của bản thân chúng ta.

Và người chúng ta kia có bao giờ nghĩ rằng, có lúc nào đó mình đến cơ quan của người kia để giao dịch và phải nhận lấy sự đối xử tương tự như vậy?

Một điều chúng ta cần khẳng định la: con người là tổng hòa mọi mối quan hệø. Một cá nhân, một cơ quan, một tổ chức muốn tồn tại và phát triển cần phải thiết lập và duy trì nhiều mối quan hệ khác nhau. Chúng ta thông qua hoạt động giao tiếp trực tiếp với công dân, các tổ chức phải giúp cơ quan mở rộng mối quan hệ và tăng cường mối quan hệ sẵn có, đồng thời phải thiết lập các mối quan hệ mới chứ không phải , không thể và không được làm mất đi mối quan hệ tốt đẹp giữa họ với đối tác, giữa cơ quan với tổ chức bên ngoài. 

·                    Nguyên tắc hướng tới giải pháp tối ưu:

Người chúng ta khi giao tiếp với công dân, với tổ chức cần đưa ra nhiều giải pháp để đối tượng giao tiếp có thể chọn lựa và quyết định.

Nguyên tắc này dựa trên cơ sở nguyên tắc 1. Trong thực tế, để có thể tạo ra một sự hài hòa về mặt lợi ích của các bên giao tiếp không phải là dễ dàng và đơn giản. Điều này, ta dễ hiểu bởi mong muốn của các bên giao tiếp thì nhiều nhưng đáp ứng và thỏa mãn những yêu cầu đó lại chỉ có hạn. Vì vậy, việc một trong các bên hoặc nhiều bên khi tiến hành giao tiếp có thể không đạt lợi ích của mình như mong muốn là chuyện thường tình. Vấn đề ở chỗ là chúng ta phải xử lý công việc như thế nào để không chỉ thỏa mãn một phần hoặc toàn bộ yêu cầu củamọi đối tượng giao tiếp mà còn phải làm cho đối tượng giao tiếp hiểu và chấp nhận thực tế ngay cả khi mục đích của họ không đạt.

Để làm được điều đó, trong quá trình giao tiếp, cán bộ- công chức có thể đưa ra một số giải pháp để đối tượng giao tiếp có thể chọn lựa và quyết định.

Để đưa ra các giải pháp thì mội bên tham gia vào quá trình giao tiếp cần xác định mục đích (lợi ích) cần đạt được, nhưng đồng thời cũng xác định mục đích đó có thể đạt được ở những mức độ nào (cao, trung bình hay thấp). Việc xác định những mức độ có thể đạt được sẽ giúp cho các đối tượng tham giao giao tiếp chuẩn bị sẵn sàng tư tưởng nhượng bộ trong điều kiện và giới hạn cho phép để có thể thương lượng với bên kia khi các điều kiện, tiêu chuẩn lý tưởng không đạt được. Nói cách khác, những người giao tiếp nào có ý thức rõ về lợi ích của họ và lợi ích của bên kia trong một cuộc giao tiếp cũng sẽ rất giỏi trong việc dự kiến các cách thức khác nhau đẻ có các lợi ích đó và họ sẽ suy nghĩ đến một sự lựa chọn các giải pháp có thể có.

Đảm bảo nguyên tắc này, khi giao tiếp các bên sẽ dễ dàng tìm thấy những mục tiêu chung, những lợi ích chung và trên cơ sở đó có thể cùng nhau tìm ra những giải pháp có thể làm hài lòng tất cả các bên.

Vận dụng nguyên tắc này, chúng ta trong hoạt động giao tiếp có quan hệ trực tiếp với công dân, với tổ chức cần chú ý một số điểm sau:

·        Chúng ta phải lắng nghe yêu cầu của đối tượng giao tiếp và yêu cầu đó không thể đáp ứng được toàn bộ thì chúng ta cần đưa ra một số giải pháp có thể (trong phạm vi quyền hạn của mình) để họ có thể lựa chọn.

Ví dụ: Đối tượng giao tiếp xin gặp cấp trên cơ quan nhưng cấp trên đi vắng. Sau khi nghe lời đề nghị của đối tượng giao tiếp thì chúng ta làm nhiệm vụ trực tiếp tiếp dân có thể đưa ra một số giải pháp sau:

·        Hẹn đối tượng (khách) quay lại vào đều buổi chiều hoặc thời điểm nào đó mà cấp trên đơn vị có mặt.

·        Đề nghị khách gửi lại lời nhắn (hoặc tài liệu) cho cấp trên thì chúng ta sẽ chuyển cho cấp trên

·        Hỏi khách có thể gặp phó cấp trên được không?

·        Ghi lại tên, địa chỉ, số điện thoại của khách để cấp trên về và nhắc lại…. 

·        Khi được giao tổ chức, điều hành một cuộc họp, nếu có vấn đề phức tạp, chưa thống nhất, cán bộ- công chức (thư ký) có thể đưa ra một phương án để giải quyết vấn đề, sau đó đề nghị mọi người thảo luận, cân nhắc và quyết định lựa chọn một trong các phương án đó. 

·        Sau khi đưa ra các giải pháp có thể được mà phía đối tượng giao tiếp vẫn không chấp thuận thì thư ký có thể đề nghị đối tác đưa ra các giải pháp, cac phương án đề nghị của họ để xem xét. Nếu vấn đề vượt quá thẩm quyền quyết định, thư ký có thể ghi nhận các giải pháp của đối tượng giao tiếp và hứa trao đổi lại với cấp trên cơ quan… 

·                    Tôn trọng các giá trị văn hóa

Giá trị văn hóa là một phạm trù rộng lớn; ở góc độ nguyên tắc giao tiếp phải tôn trọng giá trị văn hóa, chúng ta có thể là: ứng xử giao tiếp phải mang tính dân tộc và phản ánh truyền thống tốt đẹp của người Việt Nam như:

·                    Tác phong, thái độ cởi mở, tế nhị và chu đáo

·                    Một sự hiếu khách (tôn trọng)

·                    Một sự lịch sự và nghiêm túc

đối với mọi đối tượng giao tiếp. Bởi vì, giao tiếp là một sự tương tác xã hội luôn luôn chứa đựng yếu tố con người, luôn có các yếu tố tình cảm. Cần thấy rằng một thái độ niềm nở, vui vẻ, hòa nhã, một sự hiếu khách, một sự lịch sự và nghiêm túc vẫn là những chuẩn mực giao tiếp của một nền hành chính hiện đại. 

·                    Muốn giúp người khác thay hãy xuất phát từ "Tâm"

Tâm lý con người thích cái mới nhưng lại không đủ quyết tâm để theo đuổi đến cùng. Tuỳ từng tính cách, từng hoàn cảnh mà chúng ta sẽ có cáhc nói chuyện và cách hỗ trợ khác nhau. Trong Chữ “Chí" của Trung Quốc được cấu tạo từ 2 chữ “Sĩ" và “Tâm", trong đó “Sĩ" ở trên còn “Tâm" ở dưới, nó cho thấy quan điểm mà lâu nay chúng ta vẫn hiểu với nhau đó là muốn thay đổi ý chí một con người cần xuất phát từ tâm, thực tâm muốn người khác tốt lên khi thay đổi. Có khi chúng ta muốn giúp họ nhưng chính bản thân họ chưa cảm thấy cần thay đổi hoặc họ không đủ quyết tâm để làm việc đó. Khi ấy chúng ta có thể dùng người có uy tín, người mà họ vẫn tin yêu kính trọng để thuyết phục. Trong một số trường hợp có thể nhờ chuyên gia ví dụ: vấn đề sức  khỏe thì nhờ bác sĩ, chuyên gia tư vấn sức khỏe, vấn đề giáo dục thì nhờ các chuyên gia giáo dục, thầy cô giáo, những người nổi tiếng mà họ thần tượng như Bill Gate... Một người trong gia đình, trong cơ quan có ảnh hưởng tích cực đến người đó. Chúng ta cũng có thể dùng sách báo, đài, truyền hình,... để chia sẻ thông tin giúp họ tin hơn vào những điều ta nói.  Vì vậy ngoài xuất phát từ “Tâm" chúng ta cần có thêm thông tin và đặc biệt là hiểu rõ tâm lý của con người khi thay đổi.

 Lúc đầu họ có những phản kháng trước thay đổi là do họ có cảm giác không an tâm vì thiếu thông tin, do làm theo thói quen cũ vẫn thuận tiện hơn. Vì vậy hãy đảm bảo đầy đủ những thông tin cần thiết về ý nghĩa của sự thay đổi. Đồng thời liên tục động viên, hỗ trợ và khích lệ để họ có thêm động lực thay đổi.

    Thường mọi người cho rằng nếu thay đổi họ sẽ mất cái gì đó, vì vậy cần cho họ thấy họ sẽ được gì từ thay đổi một cách minh bạch và rõ ràng.

    Thông thường mọi người sẽ không suy nghĩ tìm cách mới chừng nào cách làm cũ chưa gây cản trở, khó chịu. Vì vậy cần chỉ ra sự không phù hợp và ảnh hưởng không tốt của thói quen cũ nếp sống cũ đến hạnh phúc gia đình, đến sự phát triển của mỗi cá nhân.

    Khi thay đổi, mọi người thường cảm thấy đơn độc mặc dù ai cũng phải trải qua sự thay đổi, nhất là với những người con riêng. Vì vậy cần cho họ hiểu rằng thay đổi để hoà hợp và luôn có người sẵn sàng thay đổi cùng để giúp họ tốt hơn, hãy chia sẻ thường xuyên hơn để họ nhận ra điều đó và vững tin hơn vào bản thân trong quá trình thay đổi.

    Bên cạnh đó mức độ thay đổi của mỗi người là khác nhau vì vậy cần rất nhạy cảm để thấu hiểu cảm xúc của mình và những người xung quanh, đừng cho rằng ai cũng có cảm xúc như nhau, hãy lắng nghe những người tiêu cực và phản kháng, họ có thể có những lý do chính đáng.

    Hơn nữa khi thay đổi ai cũng có những giới hạn của riêng mình, không thể có sự thay đổi hoàn toàn, vì vậy cần hiểu đâu là giới hạn của họ, giới hạn này chắc chắn lớn hơn rất nhiều so với những gì chúng ta nghĩ.

   Cuối cùng khi sức ép không còn nữa, mọi người có xu hướng quay trở về thói quen cũ, vì vậy cần hiểu rằng không thể cố gắng thay đổi người khác, chỉ cung cấp cho họ thông tin và giúp họ cảm nhận tình cảm thực sự của mình từ đó họ sẽ tự thay đổi bản thân mà không cần tác động nhiều. Mọi thứ khi xuất phát và có “Tâm" làm nền tảng đều được cảm nhận và thấu hiểu sâu sắc hơn.

"Tự điều chỉnh mình, trước khi điều chỉnh người khác" Truyện "chiếc bát gỗ" Làm gương.

Người Việt Nam, với nền văn hóa lúa nước đặc trưng, sống phụ thuộc lẫn nhau và rất coi trọng việc giữ gìn các mối quan hệ tốt với mọi thành viên trong cộng đồng, chính đó là nguyên nhân dẫn đến việc coi trọng giao tiếp. Sự giao tiếp tạo ra quan hệ : “Dao năng liếc thì sắc, người năng chào thì quen". Sự giao tiếp củng cố tình thân : “Áo năng may năng mới, người năng tới năng thân". Năng lực giao tiếp được người Việt Nam xem là tiêu chuẩn hàng đầu để đánh giá con người : “Vàng thì thử lửa, thử than - Chuông kêu thử tiếng, người ngoan thử lời".

Tóm lại: Trên đây là những nguyên tắc trong giao tiếp. Nó cũng chính là nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động giao tiếp trong hành chính. Vấn đề cơ bản nhất là người chúng ta phải biết vận dụng các nguyên tắc đó vào trog những trường hợp cụ thể một cách linh hoạt và chính xác thì mới hy vọng đưa lại sự thành công. Điều này lại phụ thuộc rất nhiều vào những năng lực và phẩm chất của chúng ta khi giao tiếp.

Bí quyết thành công trong giao tiếp

·                    Xây dựng sự tự tin:

·                    Tin, yêu bản thân

·                        Không so sánh với người khác

·                    Phát huy ưu thế cá nhân: Rùa & thỏ. Tìm cách khác biệt để tạo nên sự đặc biệt

·                    Xây dựng viễn cảnh

·                    Lập kế hoạch:

·                         thêm – bớt – 2 thứ làm ngay, 2 thứ bỏ ngay.

·                    Rèn luyện

·                              Mục tiêu theo tháng

·                              Học từ chỉ trích.

·                               Thấy cơ hội trong khó khăn

·                    Tìm giải pháp

·                    Dám làm việc nhỏ

Để có mối quan hệ bền vững, chắc chắn việc đầu tiên phải bắt nguồn từ mong muốn xây dựng, phát triển nó của mỗi cá nhân. Sau khi có mong muốn đó rồi, việc tiếp theo mà mỗi người cần chú ý là dám làm những việc nhỏ. Một trong những việc nhỏ tạo lên sự bền vững đó là biết nói “Cảm ơn", “Xin lỗi", biết chủ động tiếp cận và không quên chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi giao tiếp, tự rút kinh nghiệm sau mỗi quá trình giao tiếp với các đối tác khác nhau.

a)    Cảm ơn và Xin lỗi

Tại sao chúng ta ít nói “Cảm ơn" và “Xin lỗi"

Thói quen giao tiếp của chúng ta không có nhiều từ “Cảm ơn" và “Xin lỗi". Hai từ tưởng như rất đơn giản và phổ thông nhưng rất khó bắt gặp trong các cuộc nói chuyện của người Việt ta. Đặc biệt là quá trình giao tiếp ở làng xã hay trong các gia đình. Ở góc độ văn hóa dân tộc, “việc nhỏ" nhiều lợi ích mà chưa phổ biến bởi một vài lý do sau:

Tính cộng đồng khiến cho người Việt Nam, dưới gốc độ chủ thể giao tiếp, có đặc điểm là trọng danh dự: “Tốt danh hơn lành áo"; “Đói cho sạch rách cho thơm"; “Trâu chết để da, người ta chết để tiếng". Danh dự được người Việt Nam gắn với năng lực giao tiếp. Lời nói ra để lại dấu vết, tạo thành tiếng tăm, nó được truyền đến tai nhiều người, tạo nên tai tiếng. Chính vì quá coi trọng danh dự nên người Việt Nam mắc bệnh sĩ diện: “Ở đời muôn sự của chung - Hơn nhau một tiếng anh hùng mà thôi"; “Đem chuông đi dấm nước người - Không kêu cũng đấm ba hồi lấy danh"; “Một quan tiền công, không bằng một đồng tiền thưởng"; “Một miếng giữa làng, bằng một sàng xó bếp".

Đồng thời, người Việt ta quan điểm “Cảm ơn" và “Xin lỗi" là khách sáo, “vẽ chuyện".

Tại sao phải Cảm ơn và Xin lỗi

Thứ nhất: Cảm ơn và Xin lỗi được sử dụng cho cả hai trường hợp, một dành cho việc đã diễn ra; một là cho việc sẽ diễn ra.

Một câu chuyện về hiến máu nhân đạo rất hợp khi chúng ta liên kết với ngành dịch vụ. Câu chuyện như sau: Hai xe lưu động phát động hiến máu nhân đạo đến hai khu phố đông đúc khác nhau. Một xe dành tặng hoa hồng cho những người vừa hiến máu nhân đạo xong ra về. Một xe tặng hoa hồng cho tất cả những người đi ngang qua đó. Sau khi về tổng kết, tỉ lệ người hiến máu trong trường hợp xe thứ hai nhiều hơn hẳn.

Tâm l‎ý chung là con người đều ngại cảm giác mắc nợ, thường áy náy khi chỉ nhận bất kỳ một điều gì đó từ người khác mà chưa đáp từ. Điều này khiến cho việc cảm ơn trở thành một nét ứng xử lịch thiệp và tạo bước mở cho quá trình giao tiếp tiếp theo.

Thứ hai: Người văn minh luôn mang sẵn nhận thức rằng mình có cái quyền chính đáng là được ứng xử chu đáo, lịch sự. Vì vậy khi ta nói lời Cảm ơn – Xin lỗi đối với họ thì cũng có ý nghĩa ta khẳng định lại một lần nữa rằng họ xứng đáng được tôn trọng như vậy.

Thứ ba: Kể cả khi đối tác cảm thấy ngỡ ngàng vì lòng biết ơn, sự hối lỗi của ta, thì lời Cảm ơn – Xin lỗi lại càng trở nên cần thiết. Khi đó nó có tác dụng như một lời mời ngọt ngào và kín đáo để lần sau đối tác lại giao tiếp với ta, để họ lại thấy mình được tôn trọng như một người văn minh thực sự.

Thái độ khi Cảm ơn và Xin lỗi

Khi nói lời Cảm ơn – Xin lỗi, ta cần phân biệt rõ 3 yếu tố sau để dễ thực hiện:

Thứ nhất : Ngôn từ

Thái độ chân thành khi hiểu được ‎ý nghĩa thực sự của việc Cảm ơn – Xin lỗi cũng cần có cách biểu hiện khác nhau theo từng tình huống.

Ví dụ với Cảm ơn: Không như nhiều người cho rằng Cảm ơn là nói "cảm ơn", ngôn từ trong lời cám ơn khá đa dạng. Do truyền thống nặng về tình cảm và linh hoạt nên người Việt Nam không có những từ cảm ơn, xin lỗi khái quát dùng chung cho mọi người trường hợp như người phương Tây. Đối với mỗi người ta có một cách cảm ơn, xin lỗi khác nhau : Con xin chú (Cảm ơn khi nhận quà), Chị chu đáo quá, Anh tốt quá (cảm ơn khi được quan tâm), Bác bày vẽ quá (cảm ơn khi được tiếp đón nồng hậu), Quý hóa quá (cảm ơn khi có khách đến thăm), Anh quá khen (cảm ơn khi được khen), Cảm ơn cậu trước nhé (cảm ơn khi nhờ giúp đỡ)...

Thứ hai: Giọng nói

Giọng trong lời Cảm ơn – Xin lỗi, trước hết phải thể hiện sự chân thành. Người nhận lời Cảm ơn – Xin lỗi phải cảm thấy mình đang nhận được cả tấm lòng biết ơn hay hối lỗi chân thành chứ không thể là lời nói cho hết trách nhiệm.

Trong lời Cảm ơn phải có cả sự vui vẻ (vì mình vừa được ban ơn cơ mà!). Miệng nói lời cám ơn phải tươi tắn, để giọng nói cũng trở nên ngọt ngào và truyền cảm. Lời Xin lỗi lại cần nói bằng giọng nhẹ, hối lỗi, kết hợp với dáng điệu thu mình, chờ mong sự tha thứ thực sự.

Trong trường hợp đã có giao tiếp hài hước, khi nói Cảm ơn – Xin lỗi bạn có thể kết hợp cả nụ cười.

Thứ ba: Điệu bộ cử chỉ

Khi nói lời Cảm ơn – Xin lỗi, bắt buộc phải có giao tiếp bằng mắt với đối tác. Đây là nguyên tắc tối thiểu. Kể cả khi đối tác đang không nhìn bạn, thì vẫn phải thục hiện nghi thức này.

Dáng điệu khi nói lời Cảm ơn – Xin lỗi nên thể hiện sự nhiệt tình và chào đón hồi đáp tích cực. Khuyến khích thực hiện động tác hơi cúi người về phía đối tác. Cảnh giác với góc cúi quá mức dễ tạo phản cảm vì trông như học đòi phim Hàn Quốc hay Nhật Bản…

Tay nên để thả tự nhiên, có thể đưa lên ngang rốn theo quy cách đứng diễn thuyết. Khi thực hiện lời Cảm ơn – Xin lỗi ngay gần khách hàng, bạn có thể thực hiện các động chạm tinh tế nếu là giao tiếp thân thiện (không khuyến khích nếu bạn chưa thành thạo cách này, vì cũng dễ gây cả giác xâm phạm cá nhân khi bạn chưa đủ tinh tế)

2.     Trình bày ngắn gọn

Về cách thức giao tiếp, người Việt Nam ưa sự tế nhị, ý tứ và trọng sự hòa thuận.

Lối giao tiếp ưa tế nhị khiến người Việt Nam có thói quen giao tiếp "vòng vo tam quốc", không bao giờ mở đầu trực tiếp, nói thẳng vào vấn đề như người phương Tây. Truyền thống Việt Nam khi bắt đầu giao tiếp là phải vấn xá cầu điền, hỏi thăm nhà cửa ruộng vườn. Cũng để tạo không khí, để đưa đẩy, người Việt Nam trước đây có truyền thống "miếng trầu là đầu câu chuyện". Với thời gian, trong chức năng "mở đầu câu chuyện" này, "miếng trầu" từng được thay thế bằng chén trà, điếu thuốc, ly bia...

Để biết người đối ngoại với mình có còn cha mẹ hay không, người Việt Nam thường hỏi : Các cụ nhà ta vẫn mạnh giỏi cả chứ? Để biết người phụ nữ đang nói chuyện với mình có chồng hay không, người Việt Nam ý tứ sẽ hỏi : Chị về muộn thế liệu anh nhà( ông xã) có phàn nàn không? Còn đây là lời tỏ tình rất vòng vo của ng­ời con trai Nam Bộ - nơi mà người Việt có tiếng là bộc trực hơn cả : Chiếc thuyền giăng câu, Đậu ngang cồn cát, Đậu sát mé nhà, Anh biết em có một mẹ già, Muốn vô phụng dưỡng, biết là đặng không? ( Ca dao).

Lối giao tiếp "vòng vo tam quốc" kết hợp với nhu cầu tìm hiểu về đối tượng giao tiếp tạo ra ở người Việt Nam thói quen chào hỏi - "chào" đi liền với "hỏi" : "Bác đi đâu đấy?", "Cụ đang làm gì đấy ?"... Ban đầu, hỏi là để có thông tin, dần dần trở thành một thói quen, người ta hỏi mà không cần nghe trả lời và hoàn toàn hài lòng với những câu "trả lời" kiểu : "Tôi đi đằng này một cái" hoặc trả lời bằng cách hỏi lại : Cụ đang làm gì đấy? Đáp : Vâng ! Bác đi đâu đấy?

Lối giao tiếp ưa tế nhị, ý tứ là sản phẩm của lối sống trọng tình và lối tư duy coi trọng các mối quan hệ (tư duy biện chứng). Nó tạo nên một thói quen đắn đo cân nhắc kĩ càng khi nói năng : Ăn có nhai, nói có nghĩ; Chó ba quanh mới nằm, người ba năm mới nói; Biết thì thưa thốt, không biết thì dựa cột mà nghe; Khôn cũng chết, dại cũng chết, ai biết thì sống; Người khôn ăn nói nữa chừng, Để cho kẻ dại nữa mừng nữa lo,...Chính sự đắn đo cân nhắc này khiến cho người Việt Nam có nhược điểm thiếu tính quyết đoán. Để tránh phải quyết đoán, và đồng thời để không làm mất lòng ai, để giữ được sự hòa thuận cần thiết, người Việt Nam rất hay cười. Nụ cười là một phần quan trọng trong thói quen giao tiếp của người Việt; có thể gặp nụ cười Việt Nam vào cả những lúc ít chờ đợi nhất.

3.     Cho và nhận

Bản chất con người chỉ bộc lộ ra trong giao tiếp. Chữ "nhân" với nghĩa là "tính người" bao gồm chữ "nhị" và bộ "nhân đứng" - tính người bộc lộ trong quan hệ giữa hai người.

II. GIAO TIẾP ỨNG XỬ TRONG GIA ĐÌNH

1.     Gia đình truyền thống và hiện đại với vấn đề giao tiếp ứng xử

Trong gia đình truyền thống với ba thế hệ trở lên (ông bà, cha mẹ, con cháu) tính tôn ti, trật tự được đề cao. Người trên luôn đóng vai trò khuyên bảo dìu dắt với thái độ ân cần. Đối với những vấn đề cần thuyết phục thì những người trên thường dùng quyền uy nhưng cũng luôn giữ thái độ thân mật và tôn trọng ý kiến của người dưới. Cách ứng xử này cũng phần nào giúp xây dựng cái uy cho người trên đồng thời khiến người dưới tin tưởng, kính nể người trên nhưng cũng có thể tự tin nói lên ý kiến của mình. Người dưới luôn giữ thái độ lễ phép, kính trọng đối với người trên, lắng nghe, học hỏi và đóng góp ý kiến cùng cả gia đình. Với cách ứng xử như vậy, những gia đình truyền thống này luôn giữ được không khí sum vầy, đầm ấm, hạnh phúc.

Vai trò và trách nhiệm của những thành viên trong gia đình cũng được phân công rõ ràng. Đối với phụ nữ thì không để họ phải làm những việc nặng nhọc. Và không để con cái can dự vào chuyện làm ăn của người lớn quá sớm.

Xung đột trong gia đình thường được tự hòa giải. Trong quá trình giải quyết xung đột thì vai trò của những người lớn tuổi, có uy tín trong gia đình với nhiều kinh nghiệm sống là hết sức quan trọng. Những người đứng đầu gia đình thường là những người làm trung gian hòa giải và có những phán quyết cuối cùng.

Trong cuộc sống hiện đại, tỉ lệ các gia đình truyền thống ngày càng giảm bên cạnh đó là xu thế gia tăng của các gia đình hạt nhân. Gia đình hạt nhân là gia đình gồm một hoặc hai thế hệ bố mẹ và con cái cùng chung sống. Trong những gia đình này vai trò và trách nhiệm của các thành viên cũng có sự khác biệt so với gia đình truyền thống. Nhưng về cơ bản, vai trò của người vợ và người chồng vẫn giữ nguyên. Tư tưởng nam- nữ bình đẳng giúp người phụ nữ có thêm nhiều cơ hội khẳng định mình qua những đóng góp cho gia đình, xã hội. Tuy nhiên không được hiểu sai. Bình đẳng không có nghĩa là tráo đổi hoàn toàn vai trò. Người vợ sẽ thay chồng làm trụ cột gia đình, phải làm những việc nặng nhọc như cày, bừa, bổ củi, khuân vác... Người chồng sẽ phải thay vợ chăm lo việc nhà cửa, cơm nước, bếp núc. Bình đẳng ở đây phải hiểu là cả hai đều được quyền tiếp cận các cơ hội phát triển trong cuộc sống, được hỗ trợ để biến cơ hội đó thành thành quả góp phần phát triển gia đình. Bình đẳng còn hiểu là quyền được tham gia quyết định các vấn đề trong gia đình, cùng chia sẻ và ghánh vác việc nhà. Nhận thức đúng đắn như vậy thì vợ chồng vừa đảm bảo thực hiện tốt vai trò, trách nhiệm của mình vừa giúp nhau phát triển.

Trong thời đại hội nhập quốc tế với sự giao thoa và tiếp xúc của nhiều nền văn hóa và các luồng tư tưởng khác nhau thì nguy cơ tan vỡ của các gia đình ngày càng cao. Điều này đòi hỏi các bạn trẻ luôn luôn phải ý thức, tôn trọng các giá trị văn hóa dân tộc và tiếp nhận những tinh hoa văn hóa của thế giới có chọn lọc để đảm bảo cho cuộc sống và gia đình phát triển bền vững.

2.    

Giao tiếp ứng xử giữa hai vợ chồng

Gia đình là nơi ta bày tỏ lòng yêu thương, sự chăm sóc của mình với người thân. Gia đình cũng là nơi ta được che trở, chăm sóc và yêu thương. Cổ nhân đúc kết: "Dù là vua hay dân thường, kẻ nào tìm thấy sự an bình trong gia đình là người sung sướng nhất". Ai cũng mong muốn gia đình mình hạnh phúc. Vậy hạnh phúc ở đâu ra? Làm thế nào  để hạnh phúc? Một điều chắc chắn là hạnh phúc không tự nhiên xuất hiện. Hạnh phúc do mỗi thành viên chủ động xây dựng nên trong từng giây, từng phút. Hạnh phúc được vun đắp từ những điều rất nhỏ, từ lời ăn tiếng nói từ cử chỉ nhỏ nhất như dọn dẹp nhà cửa, giặt quần áo, mỉm cười và chào nhau, đến việc bươn trải ngoài cuộc sống.... Ứng xử giữa hai vợ chồng là điều cốt lõi để giữ “trong ấm ngoài êm" tạo nên một gia đình hạnh phúc. Ngày nay thời gian dành cho gia đình đang ít đi. Nếu không biết cách thể hiện tình yêu thương, sự chăm sóc thì khoảng cách giữa các thành viên càng lớn và nguy cơ tan vỡ gia đình càng cao.

3.     Các giai đoạn phát triển của hôn nhân

Có nhiều cách phân chia thành các giai đoạn khác nhau, song trong tài liệu này, các giai đoạn của một gia đình được phân chia dựa theo mô hình phát triển tinh thần đồng đội của Tuckman. Các giai đoạn được phân chia như sau: Thành lập, Sóng gió, Hình thành chuẩn mực; Duy trì và phát triển.

·            Giai đoạn thành lập

Giai đoạn yêu nhau trước hôn nhân là giai đoạn quan trọng đặt nền móng cho ngôi nhà hành phúc. Đa số các cuộc hôn nhân đổ vỡ có nguyên nhân xuất phát từ giai đoạn này. Khi mới yêu nhau, người ta có thể vượt qua mọi thử thách “Yêu nhau tam tứ núi cũng chèo, ngũ lục sông cũng lôi, thất bát đèo cũng qua". Trong giai đoạn này, những lỗi lầm dễ được bỏ qua. Người ta có xu hướng lý tưởng hóa người yêu. Mọi thói thói hư tật xấu đều được nhìn qua lăng kính của người đang yêu. Một người không biết trật tự trên dưới sẽ được coi là cá tính, một người độc đoán sẽ được nhìn nhận là mạnh mẽ quyết đoán... Niềm tin sai lầm rằng sau khi cưới mình sẽ giúp anh (cô) ấy thay đổi. Người xưa có câu: “Giang sơn dễ đổi bản tính khó dời". Thực tế cho thấy, tính cách của con người hầu như không thay đổi sau 18 tuổi.

Trong giai đoạn này, chúng ta hãy dành nhiều thời gian để chia sẻ về quan điểm sống, những tính cách, sở thích và những điều cần thiết khác. Có những điều không thể thể hiện bằng lời nói. Những tính cách sẽ thể hiện một cách trung thực nhất qua các tình huống. Vì vậy cả hai người cùng dành thời gian để tìm hiểu về nhau không chỉ qua những lời chia sẻ mà qua những tình huống trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Những hiểu biết và chia sẻ trong giai đoạn này như những viên gạch đầu tiền xây dựng nền móng cho ngôi nhà hành phúc.

·            Giai đoạn sóng gió

Giai đoạn sóng gió chính là giai đoạn sau khi cưới. Đây là giai đoạn xuất hiện nhiều bất đồng, xung đột nhất. Các bạn trẻ luôn phải nhận thức rõ ràng rằng xung đột là tất yếu trong cuộc sống gia đình. Nhiều nguyên nhân dẫn đến xung đột nhưng nguyên nhân cơ bản đó là sự thay đổi về môi trường sống. Hai người đều rời môi trường sống cũ để sống trong một môi trường mới. Sự xáo trộn về vai trò, tâm lý và sinh lý có thể dẫn đến nhiều sự bất đồng.

·                  Xung đột trong cuộc sống gia đình

Xung đột trong cuộc sống gia đình có thể xuất phát bất cứ lúc nào từ bất kỳ nguyên nhân nào. Xung đột có thể từ những việc nhỏ như rửa bát, quét nhà.. cho đến những vấn đề lớn như ứng xử với đôi bên nội ngoại, sinh con và quan điểm nuôi dạy con cái. Xung đột là tất yếu, ta không thể triệt tiêu xung đột, vấn đề là giải quyết và duy trì ở mức độ nào. Chúng ta luôn phải ý thức rằng: “Bát đũa còn có lúc xô xát"; “Răng môi còn có lúc cắn vào nhau" nhưng “môi hở thì răng lạnh" nên xung đột và giải quyết xung đột trong cuộc sống gia đình tất yếu. Việc điều chỉnh hành vi ứng xử của cả người vợ và người chồng là rất cần thiết để đảm bảo cho cuộc sống hài hòa, hạnh phúc.

·                  Nguyên nhân gây xung đột bất hòa

Bản chất của xung đột không phải xuất phát từ người vợ (chồng) mà xuất phát từ trong kỳ vọng của chúng ta. Xung đột là sự khác biệt giữa điều ta mong muốn và điều thực tế xảy ra. Ví dụ ta mong muốn vợ nấu cơm xong trước 6 giờ tối nhưng đến 6 giờ 30 vẫn chưa xong hoặc ta muốn dạy con theo cách này nhưng vợ (chồng) lại dạy theo cách khác. Sự khác biệt đó chính là xung đột.

Xung đột luôn luôn có 2 bên chứ không chỉ xuất phát từ một phía. “Tại anh tại ả tại cả đôi bên". Khi có xung đột thì nguyên nhân luôn có từ 2 phía nên chúng ta luôn phải “tiên trách kỷ hậu trách nhân" nghĩa là luôn phải xem lại mình trước khi tìm lỗi ở người khác. Một nghịch lý luôn xảy ra là chúng ta luôn muốn tiến bộ nhưng lại luôn luôn tìm lỗi từ người khác. Nếu chỉ tìm lỗi từ người khác thì chúng ta không bao giờ tiến bộ được.

Người xưa có câu “Chồng giận thì vợ bớt lời. Cơm sôi bớt lửa chẳng vơi hạt nào". Có bao nhiêu lý do khiến hai người đi đến hôn nhân thì cũng có bấy nhiêu cách để vun đắp hạnh phúc gia. Hướng đến sự hòa thuận để “thuận vợ thuận chồng tát biển đông cũng cạn" là nguyên lý cơ bản để giải quyết xung đột xây dựng hạnh phúc lứa đôi.

Trong thực tế đã có không ít những hành động đáng tiếc xảy ra do mâu thuẫn gia đình tích tụ lên đến đỉnh điểm và những người trong cuộc đã hoàn toàn không kiểm soát được bản thân dù họ đều là những người trí thức và có địa vị trong xã hội. Đó là những hiện tượng xã hội xảy ra từ hai xu hướng. Thứ nhất, đối với những người chỉ quan tâm theo đuổi đời sống vật chất, họ thường rơi vào trạng thái mất phương hướng khi họ đạt được những điều họ theo đuổi. Thứ hai, đối với những người bất mãn trước một thực tại xảy ra, họ thường mất khả năng kiềm chế bản thân và khi mâu thuẫn lên đến đỉnh điểm. Họ cảm thấy “cuộc đời chẳng còn gì ý nghĩa" nên muốn buông xuôi mọi chuyện. Những người bất mãn muốn tìm cách trả thù đời, sống buông thả hoặc tìm đến cái chết.

·                  Giải quyết xung đột

“Già néo đứt dây" Khi xung đột đa phần chúng ta giận nhau là vì thái độ của người kia không tốt. Thái độ biểu hiện rõ nhất qua: ánh mắt, nét mặt và giọng nói. Các nghiên cứu xã hội học cho thấy, khi tức giận thì 7% là do nội dung, 38% do giọng nói và 55% là hình ảnh. Vì vậy, khi xung đột ta nên tách nhau ra ta giảm 93% tức giận. Ta nên thực hiện theo các bước sau đây: tách nhau ra, ngồi xuống, uống một cốc nước, nghĩ lại tất cả những điều tốt của vợ/chồng, những việc tốt mà vợ/chồng đã làm cho mình, nghĩ lại những lần ta mắc lỗi. Có thể chia sẻ với ai đó và cùng tìm giải pháp. Hãy luôn nhớ rằng trước tiên là tìm lỗi từ phía mình trước. Chúng ta thấy khi tức giận năng lượng sẽ bị dồn xuống não bò sát, cả hai người khi đó đều không tìm giải pháp mà chỉ lo phản ứng. Trong trường hợp này “Một sự nhịn là chín sự lành". Một người lắng nghe để người kia xả giận.

·            Giai đoạn hình thành chuẩn mực

·                  Những giá trị nền tảng của hạnh phúc

“Từ tình yêu tiến đến hôn nhân là dịch một bài thơ ra văn xuôi". Khi kết hôn, các đôi bạn trẻ đối mặt với thực tế, tìm điểm hòa hợp cả về tinh thần lẫn vật chất, hòa hợp giữa tình yêu và trách nhiệm.

Xây nền móng cho hạnh phúc: Với một ngôi nhà, móng là phần giúp ngôi nhà đứng vững và chịu đựng mọi áp lực. Khi làm nhà, xây móng là công việc vất vả và cần nhiều thời gian nhất. Xây dựng ngôi nhà hạnh phúc cũng như vậy, để có hạnh phúc bền vững cần đầu tư thời gian xây móng. Vậy đâu là nền móng cho một gia đình hạnh phúc?

Yêu thương

Nền móng đầu tiên của gia đình là tình yêu thương. Trước những khó khăn, thử thách của cuộc sống chỉ có tình yêu mới cho ta sức mạnh vượt qua sóng gió để đến bến bờ hạnh phúc. Khi yêu thương quý mến nhau ta dễ dàng bỏ qua khuyết điểm, tha thứ lỗi lầm của người bạn đời. Cả hai cùng giúp nhau hoàn thiện.

Tôn trọng

Trong cuộc sống gia đình cả hai vợ chồng đều có vị trí và vai trò riêng. Mọi vấn đề cần được trao đổi và thống nhất giữa hai người. Tôn trọng ý kiến trong những vấn đề: nuôi dạy con cái, đối xử với hai bên nội ngoại, những vấn đề về tài chính, những quyết định lớn và quan trọng nếu tự ý quyết định, khiến người bạn đời sẽ cảm thấy mình không được tôn trọng. Khi đó sẽ không tránh khỏi tranh cãi. Tuy nhiên, đối với những vấn đề nhỏ, để tránh rườm rà thì chỉ cần thống nhất trước một vài quy  tắc.

Ngày nay, rất nhiều trường hợp người vợ có trình độ và vị trí xã hội cao hơn chồng, có khả năng kiếm tiền tốt hơn chồng. Trong trường hợp này, người vợ càng phải khéo léo và cố gắng nhiều hơn. Lời ăn, tiếng nói hành động phải luôn thể hiện sự tôn trọng và yêu thương đối với chồng, luôn nhìn nhận và tạo cơ hội để chồng phát huy điểm mạnh. Người vợ đặc biệt tránh bỏ bê công việc gia đình, tự mãn về bản thân, coi khinh miệt thị chồng, coi chồng là đồ vô tích sự và tự ý quyết định mọi chuyện trong gia đình, so sánh chồng với những người đàn ông khác... Ngược lại phải thể hiện tôn trọng qua việc hỏi ý kiến chồng chứ không được tự ý làm mọi chuyện, lắng nghe và ghi nhận ý kiến của chồng. Khi nghe không phải nghe cho xong chuyện rồi để đấy mà phải biết áp dụng để công việc tốt hơn. Người vợ nên đóng vai trò là người bạn, khéo léo chia sẻ bí quyết thành công và động viên khích lệ chồng giúp chồng tự tin và thành công hơn trong công việc.

Trách nhiệm

Hôn nhân là sự gắn kết nam nữ cả tình cảm và pháp lý. Quan trọng nhất là cả hai luôn chủ động xây dựng hạnh phúc. Hạnh phúc phải liên tục được vun xới, chăm sóc. Không thể một bên ngồi chờ bên kia đem hạnh phúc đến cho mình. Những lúc khó khăn hoạn nạn, ốm đau là những lúc người bạn đời cần sự quan tâm của ta nhất. Cũng chính những giai đoạn đó tinh thần trách nhiệm của ta được thể hiện và được đánh giá cao nhất.

Chủ động

Hạnh phúc không phải trên trời rơi xuống mà phải cùng nhau xây đắp hạnh phúc hàng ngày hàng giờ. Mỗi cá nhân không nên chờ đợi mà chủ động chăm lo cho hạnh phúc. Luôn luôn chủ động vun đắp cho hạnh phúc gia đình là điều tối thiểu mà mỗi cá nhân khi xây dựng gia đình cần làm để đảm bảo một tương lai và hạnh phúc rạng ngời.

·                  Nguyên tắc và cách thức hình thành chuẩn mực

Để hình thành những chuẩn mực trong gia đình, chúng ta cần tuân theo một số bước như sau:

·        Cùng bàn tính tất cả các phương án. Để giải quyết một vấn đề có rất nhiều phương án khác nhau. Hai người cùng trao đổi cởi mở để liệt kê tất cả các phương án và mức độ tốt xấu của các phương án

·        Thống nhất phương án tối ưu. Khi đã chọn phương án tối ưu thì cả hai cùng phải thống nhất và chắc chắn mình hiều về phương án cũng như từng bước thực hiện.

·        Cùng quyết định và cam kết hành động. Đây là điều cần thiết vì chúng ta có nhiều cam kết nhưng ít khi thực hiện đến cùng.

·        Những chuẩn mực quan trọng cần hình thành

Phân công công việc gia đình

Chuyện này tưởng nhỏ nhưng lại là nguyên nhân lớn gây bất đồng. Những công việc nhà thường được quan niệm là trách nhiệm của người vợ. Tuy nhiên trong cuộc sống hiện đại, cả hai đều có những công việc ngoài xã hội, thì việc phân công, hỗ trợ thực hiện những công việc gia đình là điều quan trọng để đảm bảo duy trì hạnh phúc.

Hoạch định về tài chính

Đây là việc quan trọng mà ngay từ những ngày đầu chung sống, vợ chồng bạn cần bàn bạc và hoạch định cụ thể. Hai người cần có sự nhìn nhận chuẩn mực về thực tế tài chính của mình rồi từ đó đưa ra các kế hoạch về chi tiêu cũng như các dự tính lớn cho việc sử dụng tài chính như: mua nhà, mua xe...

Việc hoạch định tài chính này sẽ giúp cho vợ chồng bạn có được một cái nhìn “tổng quan"; đúng mực về mức sống của gia đình và luôn chủ động được trong vấn đề tế nhị này. Như thế, vợ chồng cũng tránh được mâu thuẫn xung quanh câu chuyện: muôn thuở của nhiều cặp vợ chồng trẻ về vấn đề tiền bạc.

Thời gian sinh con

Nhiều cặp vợ chồng ít có sự chuẩn bị tốt cho vấn đề lớn này. Bởi vậy, khi đứa con chào đời, nhiều đôi không tránh khỏi mâu thuẫn, bất hoà. Do đó, ngay khi bước vào cuộc sống hôn nhân, vợ chồng bạn nên bàn bạc và thảo luận về thời gian sinh con, số con và những kế hoạch cụ thể hơn cho việc quan trọng này.

Hai người cần cân nhắc về khoảng thời gian thích hợp nhất cho việc này. Cũng cần tính đến yếu tố sức khoẻ, tuổi tác khả năng tài chính để hai vợ chồng đưa ra khoảng thời gian đón chào đứa con đầu tiên.

Thống nhất quan điểm nuôi nấng và giáo dục con cái

Khi đứa con xuất hiện, tình cảm của người bố, người mẹ dành cho đứa con khác là rất khác nhau. Quan điểm dạy dỗ cũng rất khác nhau. Người cha thường sử dụng các biện pháp giáo dục cứng rắng, người mẹ thương mềm mỏng và nhẹ nhàng hơn. Tuy nhiên để giáo dục con hiệu quả thì hai bố mẹ cần có sự thống nhất trong cách giáo dục và nuôi dạy. Có như vậy đứa trẻ mới phát triển tốt không bị tổn thương bởi những bất đồng của bố và mẹ trọng quá trình nuôi dạy.

Những nguyên tắc phụng dưỡng cha mẹ

Việc này cũng cần được vợ chồng bạn đưa ra để có những phương án thực hiện sao cho tốt nhất. Bởi việc phụng dưỡng cha mẹ hai bên cũng có tác động không nhỏ đến hạnh phúc riêng của tổ ấm gia đình. Hai bạn cần có những thống nhất và đặt ra những thoả thuận về việc này.

Ngăn ngừa những nguy cơ của cuộc sống chung

“Phòng tốt hơn chống" đó là một châm ngôn luôn luôn đúng trong việc bảo vệ hạnh phúc mỗi gia đình. Vợ chồng bạn cần dự đoán về những nguy cơ có thể xảy ra đối với cuộc sống chung để có biện pháp “đối phó" sớm nhất và luôn chủ động để loại bỏ những nguy cơ đó. Việc này, yêu cầu vợ chồng bạn hết sức tỉnh táo và luôn có cái nhìn cảm thông đối với bạn đời.

Kế hoạch hoàn thiện bản thân

Đây là việc dài lâu nhưng vợ chồng bạn hãy có sự chuẩn bị ngay từ thời kỳ trăng mật. Mỗi người cần có những kế hoạch riêng để hoàn thiện bản thân mình, sao cho ngày một hấp dẫn, quyến rũ trước bạn đời. Và hãy coi đây là cách giữ chồng/vợ hiệu quả nhất.

Kế hoạch cho các kỳ nghỉ

Những kỳ nghỉ bổ ích và lý thú luôn là chất xúc tác tốt nhất để cuộc sống vợ chồng luôn mới mẻ, thăng hoa và làm tăng thêm những cảm xúc yêu đương. Vợ chồng bạn hãy cùng nhau lên kế hoạch về các kỳ nghỉ cho mỗi năm để cả hai hiểu ra rằng: Cuộc sống vợ chồng ngoài những nỗi lo thường nhật cũng cần có phút giây thư giãn để tình cảm vợ chồng luôn mặn nồng, gắn bó.

·            Giai đoạn duy trì và phát triển

·                  Duy trì các chuẩn mực

Một khi các chuẩm mực đã được hình thành thì việc thực hiện hàng ngày là cực kỳ quan trọng. Nếu chỉ thống nhất mà không thực hiện thì cũng giống ta viết khẩu hiệu ra giấy rồi không bao giờ ngó đến và cũng chẳng bao giờ có kết quả.

Các chuẩn mực đã được thống nhất, đặt ra và thực hiện để đảm bảo cho một cuộc sống hạnh phúc. Tuy nhiên việc duy trì vẫn là chưa đủ. Thể giới luôn thay đổi, mối con người chúng ta cũng thay đổi theo thời gian và chịu sự tác động của môi trường. Vì vậy chúng ta luôn luôn phải chủ động quay về giai đoạn sóng gió để hình thành chuẩn mực và rồi lại tiếp tục duy trì để hạnh phúc và thành công. Thông thường, cuộc sống gia đình có những giai đoạn biện động lớn mà ta cần phải chủ động cùng nhau thay đổi và hình thành những chuẩn mực mới.

Giai đoạn thứ nhất: Gia đình với cặp vợ chồng son

Sau khi kết hôn, vợ chồng bước vào tuần trăng mật với bao diễn biến phức tạp về sinh lý, tâm lý, mở đầu cuộc sống vợ chồng thực sự. Trong giai đoạn này, hai vợ chồng cần tiếp tục tìm hiểu nhau, thông cảm với nhau, đề phòng và giải quyết một cách khéo léo, tế nhị những điều hiểu lầm có thể xảy ra; nhờ đó, càng ngày củng cố, phát triển tình yêu vợ chồng.

Khi yêu, hai người nhìn nhau qua "lăng kính mầu hồng", đến khi trở thành vợ chồng, trong các sinh hoạt hàng ngày, hai người bắt đầu nhận thấy những tính cách, hành vi không hợp nhau. Nhiều khi chỉ qua một hành vi rất nhỏ như cũng có thể quy thành tính cách, nếp sống và bất hoà có thể xảy ra.

Trong giai đoạn này, mỗi người cần biến "cái tôi" thành cái "chúng ta", "của tôi" thành "của chúng ta", tập thích nghi với cuộc sống chung trong vai trò mới: làm vợ, làm chồng, dần dần tạo nên sự hoà hợp để vượt qua những khó khăn, thử thách thường xuất hiện trong cuộc sống gia đình.

Bên cạnh đó, các cặp vợ chồng cần thiết lập và duy trì các mối quan hệ mới với những người trong gia đình (với cha mẹ, anh chị em...): phải xây dựng và dần dần ổn định cuộc sống riêng; đồng thời chuẩn bị chu đáo cho sự ra đời của đứa con đầu lòng.

Giai đoạn thứ hai: Gia đình có con nhỏ trước tuổi đi học

Đứa con đầu lòng là niềm vui, là niềm hạnh phúc của các cặp vợ chồng. Tuy nhiên, nếu sinh con quá sớm, cặp vợ chồng trẻ có thể không được chuẩn bị các kiến thức cần thiết cho việc làm cha mẹ thì sự hiện diện của "người thứ ba" có thể gây ra một số xáo trộn nhất định. Trong nhiều trường hợp, nếu được chuẩn bị kỹ càng, nhất là về tinh thần, đứa trẻ sẽ là niềm vui lớn lao cho gia đình. Niềm vui ấy sẽ không trọn vẹn, trở thành mối lo âu nếu các bậc cha mẹ không hiểu nhu cầu phát triển của trẻ ở từng giai đoạn và đáp ứng nhu cầu đó. Như vậy, điểm cần lưu ý nhất trong giai đoạn này là tâm thế sẵn sàng làm cha, làm mẹ. Người cha cần biết cách chăm sóc con trẻ, chia xẻ công việc gia đình với vợ. Và người vợ cũng không nên quá chú ý đến con mà không quan tâm đến người chồng, tránh tình trạng người chồng cảm thấy hụt hẫng, bị bỏ rơi.

Ở giai đoạn này, hai vợ chồng cần quan tâm giúp đỡ nhau nhiều hơn, nhất là người chồng cần đặc biệt quan tâm đến người vợ của mình trong thời gian thai nghén và cho con bú. Trên cơ sở đó, cả hai vợ chồng cần chăm sóc, nuôi nấng cho con cái sinh trưởng và phát triển tốt, đồng thời phối hợp chặt chẽ với nhà trẻ và các lớp mẫu giáo để đảm bảo sức khoẻ cho trẻ và nhất là giáo dục cho trẻ phát triển về mọi mặt. Đối với trẻ thuộc lứa tuổi mẫu giáo lớn, cần chuẩn bị chu đáo cho trẻ bước vào lớp 1. Dưới đây là một số cách để hình thành nên những chuẩ mực mới:

·        Hãy cùng nhau hội ý và chấp nhận rằng cuộc sống đã thay đổi: Đối với cuộc sống của hai bạn bây giờ, đứa bé là quan trọng nhất, ít nhất là cho tới khi bé đã tròn một tuổi.

·        Hãy sắp xếp để cùng đi chơi tối: Tìm một vú nuôi, và ít nhất một tuần một lần hai bạn cùng nhau đi chơi tối. Lý do cũng đơn giản: Hai bạn cần thời gian ở bên nhau để tăng thêm tình cảm vợ chồng. Hãy đi phố, dù chỉ là vài phút cũng giúp ôn lại tình cảm thời yêu đương của hai bạn.

·        Hãy sáng tạo: Đừng chờ đến tối rồi mới gặp nhau. Ngay giữa giờ nghỉ trưa, hai bạn cũng có thể hẹn gặp. Không có con bên cạnh, hai bạn có thể ăn trưa, tự do trò chuyện mà không vướng bận gì.

·        Hãy gửi những thông điệp tình yêu: Đừng viện cớ rằng bạn không có tâm hồn như Shakepears. Chẳng cần nhiều, chỉ cần một câu trên một mảnh giấy, bạn sẽ làm cho người yêu của bạn cảm thấy hạnh phúc rất nhiều.

·        Hãy đặt trước vé đi xem phim, xem kịch hoặc ca nhạc: Nếu bạn đặt trước vé, bạn sẽ phải đi. Như vậy, lý do có con nhỏ không ngăn cản bạn đi chơi tối với chồng.

·        Hãy nghỉ ngơi trong ngày nghỉ: Đừng biến ngày nghỉ của bạn thành một ngày ngập úng trong các công việc nhà. Hãy nghỉ ngơi thoải mái hoặc tổ chức các chuyến đi picnic, đến bảo tàng, công viên, và có thể cho cả con bạn cùng đi và tạo lập thành một thói quen sinh hoạt ngoài trời cả gia đình vào ngày nghỉ.

·        Tạo thời gian thư giãn mỗi buổi tối: Sau một ngày làm việc vất vả, bạn có thể cùng chồng và con đi dạo buổi tối. Cả nhà sẽ cùng vui đấy. Con bạn rất thích được đi chơi, và cả vợ và chồng cũng có thời gian để xả hơi.

Trong trường hợp, vợ chồng sinh con thứ hai cần phải có cách cư xử phù hợp để đứa trẻ đầu lòng không có cảm giác bị bỏ rơi. Trước đây, đứa trẻ đầu lòng là số một của gia đình, mọi người đều quan tâm, chiều chuộng nhưng giờ đây nó phải nhường vị trí đó cho em, luôn phải chịu sức ép là làm anh, làm chị. Người lớn luôn yêu cầu nó phải làm cái này, không được làm cái kia và câu đầu tiên nó nghe được luôn là "con làm anh/làm chị thì phải nhường em...". Dần dần đứa trẻ sẽ sinh lòng đố kỵ, ghét em bé hoặc tủi thân, sự phát triển tâm lý, tình cảm của trẻ sẽ không bình thường. 

Ở giai đoạn này, các cặp vợ chồng cần phải: Điều chỉnh quan hệ hôn nhân giữa vợ và chồng; Sẵn sàng vai trò làm cha, làm mẹ; Dung hoà mối quan hệ của bạn với gia đình mở rộng

Giai đoạn thứ ba: Gia đình có con đi học trường phổ thông

Việc đi học đánh dấu một bước ngoặt rất quan trọng đối với đứa trẻ, nó bắt đầu được sống, học tập và lao động trong môi trường trường học. Ở đó, cơ sở ban đầu của nhân cách bắt đầu được hình thành một cách có hệ thống dưới tác động của nhiều lực lượng giáo dục mà đội ngũ thầy giáo, cô giáo là lực lượng chủ đạo.

Trong giai đoạn này, một mặt, cha mẹ cần đảm bảo cho con cái tiếp tục sinh trưởng, phát triển tốt, mặt khác, cần phối hợp chặt chẽ với nhà trường và xã hội nhằm giáo dục mọi mặt cho trẻ qua các lứa tuổi; trong đó cần chú ý đặc biệt đến những bước ngoặt của trẻ từ nhi đồng lên thiếu niên, từ thiếu niên lên thanh niên.

Đặc trưng lớn nhất trong mối quan hệ giữa cha mẹ và con cái trong giai đoạn này là thời kỳ con cái bước vào tuổi vị thành niên. Tuổi vị thành niên là tuổi rất nhạy cảm, các em thường dễ tự ái và luôn hành động theo ý thích để tự khẳng định mình. Đây là tuổi trung gian chuyển từ tuổi ấu thơ sang tuổi trưởng thành. Có thể coi giai đoạn này là một sự "đột biến" với những phức tạp của nó mà các bậc làm cha, làm mẹ cần hết sức quan tâm. Sự giúp đỡ, cảm thông, sự chia sẻ kinh nghiệm của cha mẹ và gia đình, đối với các em, là cực kỳ quan trọng. Trẻ em vị thành niên rất cần những tư vấn tâm lý, những phương pháp giáo dục hay từ phía gia đình để các em tự vượt qua giai đoạn khó khăn này. Trong giai  đoạn này, khi trẻ bắt đầu xác lập chuẩn mực riêng cho mình thì trẻ cũng bắt đầu chất vấn ngược trở lại những chuẩn mực của cha mẹ và nếu có mâu thuẫn giữa việc làm và lời nói của cha mẹ, giữa những gì họ khuyên bảo trẻ và chính hành động của họ thì khủng hoảng và xung đột có thể xảy ra. Trẻ muốn có đời sống riêng tư: đồ đạc, chỗ nghỉ ngơi, làm việc và ý nghĩ riêng tư. Sự can thiệp quá đáng vào sự riêng tư của trẻ sẽ gây phản ứng căng thẳng. Nếu thiếu sự thông cảm sẽ xảy ra xung đột giữa cha mẹ và trẻ về tư tưởng, thị hiếu thẩm mỹ (âm nhạc, cách ăn mặc, trang trí trong phòng.....).

Sự hiểu biết về đặc điểm phát triển tâm sinh lý của lứa tuổi này rất quan trọng. Sự thông cảm, khoan dung, ân cần, lắng nghe, chấp nhận đối thoại là chỗ dựa quý giá giúp trẻ vượt qua giai đoạn khủng hoảng để trưởng thành. Dù muốn độc lập, trẻ vẫn rất cần sự hỗ trợ tâm lý của cha mẹ.

Phần lớn cha mẹ ít hiểu biết những biến động tâm sinh lý ở tuổi này, không biết cách gần gũi con cái, đối xử vụng về với trẻ cho nên giai đoạn phát triển của gia đình có con ở tuổi vị thành niên là một giai đoạn đầy thử thách

Một điều cần lưu ý trong giai đoạn này là: Sau khi trải qua các giai đoạn trên thì ở giai đoạn này các cặp vợ chồng bắt đầu cảm thấy mình đã mất quá nhiều thời gian vào công việc gia đình mà bỏ bẵng công danh, sự nghiệp. Họ nhận thấy cần phải "xốc lại tinh thần" và bắt đầu quay lại với công việc ở cơ quan, xí nghiệp. Mặt khác, vào thời điểm này, các cặp vợ chồng cũng đang ở giai đoạn tuổi 40, đã tích luỹ được kiến thức và kinh nghiệm làm việc và có một vị trí nhất định trong cơ quan, xã hội nên có thể tiếp tục phấn đầu nhiều hơn cho sự nghiệp của mình.

Trong giai đoạn này, các cặp vợ chồng cần lưu ý: Thay đổi mối quan hệ giữa bố mẹ và con cái cho phù hợp với từng lứa tuổi của con cái; Cân bằng giữa công việc và gia đình.

4.     ỨNG XỬ VỚI HAI BÊN NỘI, NGOẠI

·          Nguyên nhân dẫn đến khó xử giữa hai bên nội ngoại

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những khó xử, dưới đây liệt kê và phân tích một số nguyên nhân cơ bản và cách giải quyết:

·            Đối xử thiếu công bằng và tôn trọng

Trước khi kết hôn, đôi bạn trẻ nên trao đổi và thống nhất trước với nhau cách ứng với đôi bên nội ngoại. Có lẽ mọi mâu thuẫn đều xuất phát từ việc các cá nhân cảm thấy mình và gia đình mình không được coi trọng. Công bằng là một trong những cách thể hiện sự tôn trọng của bạn với người bạn đời và gia đình nhà vợ/chồng

·            Tư tưởng gia trưởng

Quan điểm “Con gái xuất giá tòng phu", “Con gái là con người ta. Nàng dâu mới thực mẹ cha mua về". Người con gái được nhà chồng “mua" về thì sống chết phải theo chồng và gia đình nhà chồng. Nhà chồng hoàn toàn có quyền bắt con dâu làm lụng để trả lại công “mua về". Ngày này, quan điểm này không còn phù hợp nhưng trong gia đình quyền quyết định chính vẫn thuộc về người chồng và gia đình nhà chồng. Điều này thường khiến người vợ cảm thấy mình không có vai trò gì trong gia đình. Khi diễn biến quan hệ với bên nhà chồng trở nên phức tạp và kéo dài người vợ cảm thấy mệt mỏi chán chường, thậm chí là nảy sinh tâm lý oán giận. Người chồng lúc này nên chủ động điều chỉnh tư tưởng gia đình nhà mình. Nếu không người vợ sẽ rơi vào tình trạng cô độc một mình đứng một phía và như vậy sẽ gây nên những phản ứng không đáng có.

Cũng có những trường hợp do người chồng phụ thuộc vào kinh tế của bố mẹ và anh em nên không dám lên tiếng. Có những người còn lấy lòng bố mẹ và anh em bằng cách nhiếc mắng vợ, bắt vợ làm theo những yêu sách của mình và gia đình, nghe lời xúi bẩy của anh em mà ngờ vực rồi nói oan cho vợ. Người vợ sẽ cảm thấy không được tin tưởng, không có vai trò gì trong gia đình và bị áp bức. Đến bước đường cùng người vợ sẽ phản kháng. Hạnh phúc đôi lứa sẽ đổ vỡ. Nhiều người đi ở rể cũng gặp phải tình trạng này.

·            Hai bên quá chênh lệch

Ngày xưa các cụ khi chọn dâu, rể thường nói đến tiêu chí môn đăng hộ đối, tức là hai bên gia đình phải tương xứng với nhau. Trình độ, vị thế xã hội, khả năng kiếm tiền, sự hiểu biết trong ứng xử, điều kiện vật chất...là những yếu tố ảnh hưởng đến thái độ, hành vi ứng xử của hai vợ chồng, đến sự hòa hợp trong gia đình. Khi hai bên không tương xứng với nhau sẽ tạo khoảng cách rất lớn. Từ đó dẫn đến hiểu lầm về nhau, bên yếu thế hơn thường mặc cảm và thấy mình bị coi thường. Thực tế, không thể có sự tương xứng về mọi mặt nên người kém hơn phải không ngừng cố gắng vươn lên. Người kia biết ủng hộ, khích lệ để họ thêm tự tin và nỗ lực nhiều hơn.

Trường hợp vợ có trình độ và vị trí xã hội cao hơn chồng, có khả năng kiếm tiền tốt hơn người chồng. Nếu vợ quá bận thì có thể đề nghị chồng giúp đỡ. Để chồng cảm thông với công việc của mình, người vợ nên chia sẻ với chồng những vui buồn, khó khăn, thành công và cả những thất bại trong công việc. Một chỗ dựa tinh thần vững chắc cũng sẽ giúp người vợ thành công hơn trong công việc. Cũng từ đó, người chồng tin tưởng hơn vào vai trò của mình và yêu thương vợ hơn. Đứng ở vị trí người bạn, vợ nên động viên khích lệ chồng cùng phấn đấu

·            Chỉ lo giúp bố mẹ đẻ và anh em nhà mình, bỏ mặc người bạn đời ghánh vác mọi việc.

Một tư tưởng dẫn đến rạn nứt quan hệ vợ chồng là coi trách nhiệm hỗ trợ gia đình bố mẹ đẻ là chính còn việc vun đắp cho gia đình của chính mình là nghĩa vụ của người kia. Khi đó vợ/ chồng cưu mang tất cả anh em họ hàng bên nhà mình hoặc lén lút giúp đỡ, để gia đình của chính mình cho người kia cáng đáng. Việc báo đáp công ơn bố mẹ, hỗ trợ anh em là việc tình nghĩa rất nên làm nhưng vì đó mà bỏ mặc vợ/ chồng ghánh vác tất cả những việc còn lại hoặc nhiều khi gạt bỏ những việc thiết yếu để làm việc cho bố mẹ và anh em họ hàng nhà mình thì một người còn lại sẽ không đủ sức để ghánh vác công việc gia đình cũng như sẽ cảm thấy mình không được chia sẻ thậm chí còn cảm thấy bị bóc lột và bị lợi dụng. Cổ nhân có câu: "Anh em kiến giả", có nghĩa là khi anh em đã khôn lớn, lập gia đình riêng thì mỗi người cũng có một bổn phận riêng. Khi khó khăn thì nên giúp đỡ nhưng không để họ dựa dẫm và ỉ lại. Khi giúp anh em, bạn nên bàn bạc, lắng nghe ý kiến của nhau để hiểu nhau và tìm giải pháp thích hợp. Xóa bỏ suy nghĩ, không phải anh em máu mủ nhà cô/ anh ấy thì làm sao hiểu và muốn giúp đỡ. Quan trọng nhất là chia sẻ để tìm giải pháp và cùng thực hiện. Bạn sẽ rất hạnh phúc khi thấy người bạn đời của mình cũng yêu quý và vui vẻ giúp đỡ cho anh em và họ hàng nhà mình.

·          Ứng xử của người chồng với gia đình nhà vợ

Trách nhiệm làm rể không khó khăn, phức tạp như trách nhiệm làm dâu. Song người đàn ông phải đề cao và coi trọng vấn đề này.

Khi lập gia đình, bạn nên nhớ vai trò của người rể cũng như vai trò của người dâu, nghĩa là phải coi trọng gia đình cha mẹ vợ như gia đình của mình, khi cha mẹ vợ có điều gì nhờ đến bạn thì cần cố gắng làm tròn, không nên coi thường hay làm nửa vời muốn đến đâu thì đến. Luôn có những thái độ cư xử đúng mực, lễ phép có như thế bạn mới tạo được ấn tượng tốt đẹp với cha mẹ vợ. Đừng nghĩ là lấy con ông bà rồi thì có khó chịu cũng chẳng làm được gì.

Nếu bạn yêu vợ mình thì tại sao lại không yêu kính cha mẹ vợ ? Làm như vậy không chỉ được bố mẹ vợ yêu quý mà vợ bạn cũng rất cảm ơn bạn và cô ấy càng yêu bạn hơn.

·            Đừng nghĩ mình là khách

Từ xưa, cha ông ta vẫn có quan niệm “dâu là con, rể là khách". Cho nên, họ thường đối xử với con rể như một người khách quen thuộc của gia đình. Nhưng ngày nay, quan hệ này đã dần rút bớt khoảng cách, con rể và cha mẹ vợ thân thiết hơn, thậm chí nhiều người con rể trở thành người con trai của gia đình. Đó là điều thật tuyệt vời. Vậy làm thế nào để mình không còn là khách?

Đầu tiên, bạn phải xóa trong tâm tưởng của mình bằng cách đối xử cởi mở, chân thành với cha mẹ, anh chị em bên vợ như cha mẹ, anh chị em của mình.

Hãy coi công việc của nhà vợ như là trách nhiệm của chính mình, đừng lo lắng hơn thiệt. Không nên sơ suất những ngày quan trọng của gia đình nhà vợ. Phải chú ý tới hệ thống tôn tộc nhà vợ. Ta càng chu đáo tới những tình tiết đó bao nhiêu, thì càng tỏ ra là người rể tốt bấy nhiêu. Bạn làm được điều này thì bạn chiếm được tình cảm của gia đình vợ, đặc biệt là vợ của bạn sẽ rất biết ơn bạn.

·            Cách chiều lòng anh chị em nhà vợ

Bạn hãy nghĩ rằng lấy vợ chỉ cần quan tâm, yêu thương vợ là đủ còn anh chị em vợ thì chẳng cần. Đó là một suy nghĩ sai lầm. Bạn chớ có coi thường anh chị em vợ, đặc biệt là các cô em vợ. Đôi khi họ cũng là nhân tố quan trọng làm ảnh hưởng đến hạnh phúc gia đình bạn. Khi vợ chông gặp trục trặc, cô em vợ cũng có thể là cầu nối. Để được lòng họ không có gì là khó khăn, chỉ cần bạn quan tâm đến sở thích, tình cảm của họ. Chẳng hạn, nếu là cô em vợ, bạn có thể thỉnh thoảng mua tặng cô ấy giây buộc tóc, cặp tóc, hay những món đồ mà cô ấy thích. Còn nếu đó là cậu em trai, bạn có thể chia sẻ những suy nghĩ, những băn khoăn mà cậu ta không thể nói được với cha mẹ hay chị gái. Hãy cùng cậu đi đá bóng, tập thể dục, câu cá… những khi rảnh rỗi. Đó là những cử chỉ quan tâm thực sự xuất phát từ tình cảm chân thành chứ không phải là những hành động quỵ lụy hay mua chuộc. Nếu đó là sự giả tạo thì người đầu tiên chịu khổ chính là bạn. Và chắc chắn bạn sẽ bị coi thường.

·            Không nên bên trọng bên khinh

Trong việc cư xử, luôn luôn tôn kính bố mẹ vợ như bố mẹ đẻ. Nếu ta mua được 2 gói trà ngon, cần nên để bố mẹ vợ rõ, một cách gián tiếp, rằng 2 gói đó được phân bố đẻ một gói, bố mẹ vợ một gói, cho phải đạo “Tứ thân phụ mẫu"

Theo quan niệm người Á Đông nói chung và người Việt Nam nói riêng, thường hay coi trọng bên nội mà xem nhẹ bên ngoại. Bởi vì người con gái khi đã “Xuất giá tòng phu" về nhà chồng thì đã “thành con người ta". Người phụ nữ không còn được quyền tự do liên lạc với bố mẹ, anh chị em, bạn bè của mình như trước. Khi lấy chồng, gia đình chồng mới chính là gia đình mình. Người vợ phải làm quen với một môi trường mới nên ít nhiều vẫn còn những bỡ ngỡ. Nếu có những cư xử không phải thì ngay lập tức sẽ bị nhà chồng đánh giá là cha mẹ không dạy dỗ chu đáo. Thậm chí có người còn nhiếc móc thậm tệ khiến người con gái cảm thấy tủi hổ, nhục nhã vì không chỉ mình bị xúc phạm mà cả cha mẹ mình.

Đứng trên cương vị người chồng, bạn phải làm gì đây? Trước hết hãy giúp đỡ vợ nhanh chóng hòa nhập với cuộc sống mới. Hướng dẫn cho cô ấy quen với nếp sinh hoạt của gia đình bạn. Động viên, an ủi cô ấy “cha mẹ có thương em thì mới nói vậy", “em đừng buồn, cha mẹ có hơi nóng tính". Đồng thời bạn cũng phải trao đổi với cha mẹ mình, nên nhắc nhở nhẹ nhàng, đừng xúc phạm đến cha mẹ của vợ, “cô ấy còn chưa quen, có gì mẹ từ từ nhắc nhở, chỉ bảo"…

Nếu bạn làm được như thế thì vợ bạn, sẽ phần nào được an ủi còn cha mẹ bạn sẽ rút kinh nghiệm. Như thế chuyện “mẹ chồng nàng dâu" sẽ không còn khúc mắc.

·            Không nên bình luận xấu gia đình vợ

Khi yêu, có thể bạn rất khó chịu về cách cư xử của cô em vợ hay nũng nịu, đòi bạn mua này mua nọ, nhưng chẳng dám nói cho người yêu biết vì “muốn được cô chị phải lụy cô em". Đến khi lấy nhau rồi, bạn nghĩ “đằng nào cô ấy cũng là vợ mình rồi, cứ thoải mái tự nhiên", thế là bạn nói xấu, chê bai thái độ của cô em vợ “nhắc nhở nó". Bạn biết không, chính sự tự nhiên, thoải mái đó đã làm hỏng hình ảnh trước kia của bạn trong mắt vợ, mất tình cảm cô ấy nếu tình trạng đó kéo dài. Hoặc lời “nói xấu" của bạn đến tai cô em vợ thì than ôi. mỗi lần đặt chân đến nhà bố mẹ vợ, bạn sẽ thấy “khổ tâm" như thế nào với thái độ của cô em đó.

Không bao giờ chỉ trích tư cách đạo đức của vợ trước mặt bố mẹ vợ. Làm như thế, tức là gián tiếp chỉ trích bố mẹ vợ. Vợ có xấu, đó là vấn đề giải quyết giữa mình với vợ.

Một điều quan trọng nhất trong việc làm vừa lòng cha mẹ vợ là ta phải luôn luôn yêu vợ.

·          Ứng xử của người vợ với gia đình nhà chồng

Gia đình còn được gọi là tổ ấm vì ở đó mọi người được yêu thương, che trở, bảo vệ, được truyền sức mạnh để tiếp tục vươn lên trong cuộc sống. Bạn chỉ cần coi một thành viên nào đó trong gia đình là “kẻ thù" thì ngay lập tức gia đình sẽ biến thành “trận địa" với những trận “đại chiến", “khẩu chiến", hoặc “chiến tranh lạnh". Trong những cuộc chiến đó, bạn sẽ là nạn nhân đầu tiên. Vậy mà rất nhiều người coi mẹ chồng là "kẻ thù không đội trời chung".

Đặt vấn đề sai thì mọi cố gắng của bạn càng khiến bạn chán nản, đau khổ và bất lực. Nếu bạn coi gia đình bạn đang sống là gia đình của người khác. Những người sống quanh bạn là “khác máu tanh lòng". Bạn không được yêu thương, quan tâm, chăm sóc. Mọi người luôn tìm cách gây khó dễ, cản trở bạn, tìm cách phá hạnh phúc của bạn. Nặng nề hơn là bạn đang bị bóc lột sức lao động mà không được hưởng chút quyền lợi nào. Những gì bạn làm là để người khác hưởng. Tư tưởng ấy sẽ tạo khoảng cách rất lớn giữa bạn và các thành viên trong gia đình, thậm chí đẩy bạn vào thế đối đầu với tất cả, trong đó có chồng bạn. Bạn sẽ luôn cảm thấy nặng nề hay bó buộc bởi trách nhiệm khi làm bất cứ việc gì. Với cách đặt vấn đề đó bạn sẽ luôn luôn cảm thấy thiệt thòi và không bao giờ tự nguyện làm việc. Khi bạn không đóng góp thì càng không được công nhận. Còn nếu bạn buộc phải làm việc thì trong suy nghĩ bạn thấy mình đúng là “thân trâu ngựa", làm đầy tớ cho nhà người. Suốt đời bạn sẽ tự dìm mình trong đau khổ.

Để có một gia đình êm ấm, hạnh phúc hãy xóa bỏ ý nghĩ trên và luôn tâm niệm rằng: bạn đang sống trong gia đình của chính mình, đang vun đắp cho hạnh phúc của chính mình và những người mình yêu thương. Bạn sẽ hạnh phúc nếu coi những việc làm mình làm là cơ hội để đóng góp, để bày tỏ tình yêu thương, lòng biết ơn và sự kính trọng với chồng, với bố mẹ chồng và anh em trong nhà mình. Không ai từ chối tình yêu thương, sự quan tâm chăm sóc. Khi bạn thành tâm bày tỏ tình yêu và chủ động đóng góp xây dựng gia đình, bạn sẽ được mọi người chào đón và ghi nhận. Mọi người cũng sẽ yêu thương, che trở cho bạn.

Bắt đầu bước chân về nhà chồng bạn luôn nhớ“Nhập gia tùy tục". Mỗi gia đình đều có những thói quen và nếp sống riêng. Khi một cô gái mới về nhà chồng thường được xem là “người ngoài" vì chưa hiểu thói quen, sở thích cũng như nếp sinh hoạt của gia đình. Để được công nhận là thành viên thực sự của gia đình, bạn phải tìm hiểu và hòa nhập với nếp sống của gia đình mới. Có những cô gái tin rằng những cuộc “cải cách hành chính" như: thay đổi cung cách ứng xử, thay đổi giờ giấc sinh hoạt, thay đổi mọi đồ đạc và cách bài trí trong nhà... sẽ giúp họ nhanh chóng khẳng định vị thế của mình. Họ sẽ thất bại ngay lập tức.  vì vốn dĩ con người rất ngại thay đổi, người ta lại càng không muốn bị người khác điều khiển. Khi cố gắng đổi mới mọi thứ trong gia đình nhà chồng bạn sẽ bị coi là kẻ phá rối, có thể bị “tẩy chay".

Muốn được đón nhận là một thành viên, muốn được yêu thương, quan tâm, chăm sóc như các thành viên khác, trong thời gian đầu bạn hãy học cách hòa nhập với cả gia đình. Để dễ dàng hơn bạn nên tìm hiểu và làm quen trước khi kết hôn. Bạn cũng không nên đùng một cái xuất hiện trong gia đình nhà anh ấy sẽ khiến họ cảm thấy “sốc".nên có thời gian để mọi người làm quen. Qua những cuộc viếng thăm nhỏ, những buổi ăn cơm chung cùng cả gia đình... bạn sẽ dần dần gây thiện cảm và tạo cảm giác gần gũi với gia đình anh ấy. Bạn nên đề nghị bạn trai chia sẻ về những thói quen sinh hoạt, sở thích của các thành viên trong gia đình. Với mỗi người trong gia đình thì nên ứng xử như thế nào. Ví dụ khi bố im lặng thì có nghĩa là mọi việc đã được quyết và không bàn luận thêm gì nữa. Có thể nói về sở thích hoặc khẩu vị của các thành viên, về những món ăn mà cả nhà rất thích.... Bạn cũng có thể tập nấu những món ăn đó. Sau một thời gian tìm hiểu và thích nghi với gia đình nhà chồng bạn sẽ được coi là một thành viên chính thức. Những sáng kiến của bạn lúc này sẽ được coi là những giải pháp tích cực góp phần vun đắp cho hạnh phúc chung của cả gia đình.

Ứng xử với mẹ chồng:

Trong ứng xử của con dâu với gia đình nhà chồng, nan giải nhất vẫn là ứng xử với mẹ chồng. Quan hệ mẹ chồng nàng thường bị coi là “thủ phạm" gây mâu thuẫn, sóng gió trong gia đình. Thiết lập tốt mối quan hệ này, bạn sẽ tạo lập nền tảng vững chắc cho hạnh phúc gia đình mình.

Khi tâm niệm gia đình nhà chồng cũng là gia đình của chính bạn, vun đắp cho gia đình cũng chính là vun đắp cho hạnh phúc của chính bạn thì bạn sẽ tìm được vô vàn lý do để yêu thương mỗi thành viên trong gia đình nhà chồng đặc biệt là mẹ chồng, người mà lâu nay vẫn được coi là “kẻ thù không đội trời chung".

Nguyên nhân sâu xa dẫn đến mâu thuẫn mẹ chồng nàng dâu là do họ là hai người đàn bà xa lạ, không quan hệ máu mủ, không ràng buộc bà con, nhưng cả hai người đều có mối quan hệ mật thiết với cùng một người đàn ông: một bên là quan hệ mẹ con, một bên là quan hệ vợ chồng. Cả hai người cùng quan tâm, yêu thương đến một người, cùng muốn thể hiện vai trò của mình đối với người đó, đồng thời cùng có nhu cầu được quan tâm và yêu thương từ người đó. Nhu cầu này nhiều khi đẩy người đàn ông đến cực điểm bắt buộc phải chọn một trong hai người: hoặc là mẹ, hoặc là vợ.

Khi bạn có con bạn sẽ thấu hiểu tình cảm, nguyện vọng của người mẹ. Cảm giác mất mát khi có một người phụ nữ khác bước vào cuộc đời của con trai mình. Bỗng dưng vị thế số một của mình không còn nữa. Rất nhiều chàng trai vô tư, vô tâm đến mức thể hiện sự thiên vị rõ ràng trong ứng xử với vợ và mẹ.

Là một người vợ biết ứng xử bạn nên nhắc nhở chồng quan tâm chăm sóc để báo đáp công ơn mẹ. Mẹ không thể sống với cả đời với ta nên càng ưu tiên chăm sóc hơn. Những cử chỉ quan tâm chăm sóc với vợ nên tế nhị và tránh thể hiện trước mặt mẹ. Mua quà khi đi xa về chú ý không quá chênh lệch. Có những anh chàng vô ý đến mức chỉ nhớ mua quà cho vợ mà không nhớ đến mẹ. Cả đời không khen mẹ được một câu mà liên tục khen vợ trước mặt mẹ. Người vợ tránh gây áp lực cho chồng đẩy chồng vào tình thế chọn mẹ hoặc chọn vợ.

Các bà mẹ thường thấy khó chấp nhận người đàn bà mà con trai mình đã chọn làm vợ. Người nào con chọn hầu như cũng không đúng với tiêu chuẩn của bà và không xứng với con bà. Nhiều khi người con dâu đó do chính bà mẹ chọn nhưng sau một thời gian cũng có nhiều điều bà không chấp nhận." Bà mẹ thường cố tình gây khó dễ với con dâu, nói sai về con dâu. Người chồng hồ đồ nóng vội sẽ quay sang mắng mỏ vợ. Hai vợ chồng có thể thống nhất với nhau là trước mặt mẹ thì cứ bênh mẹ, sau rồi hai vợ chồng thu xếp. Bạn không nên nóng vội mà từng bước quan tâm, bày tỏ thiện chí. Người mẹ nào cũng mong con được chăm sóc tốt nên bạn chăm sóc chồng con tốt cũng là cách bạn gây thiện cảm với mẹ chồng. Cùng mẹ xem lại những tấm hình cũ của chồng, nghe bà kể chuyện của chồng ngày bé, cùng đi chợ, nấu ăn, cùng chăm cháu. Hỏi bà những kinh nghiệm ứng xử...Từ đó bạn rút ngắn khoảng cách và tạo cơ hội để bà thể hiện vai trò, vị thế của mình.

Kính trọng người lớn tuổi là đạo lý truyền thống của người Việt Nam là kính trọng người lớn tuổi không chỉ trong gia đình mà cả ngoài xã hội. Vậy, tất cùng sống trong một gia đình mà ngoài xã hội khi gặp những người lớn tuổi ta cũng luôn thể hiện sự kính trọng. Rất ít cô gái nghĩ rằng mình cầ phải biết ơn người đã sinh thành, nuôi dạy chồng mình. Nếu không có bà làm sao bạn có thể có một người chồng tuyệt vời như vậy. Hãy biết ơn bà đã sinh cho bạn một người chồng tuyệt vời.

·                  Mâu thuẫn trong việc nuôi dạy trẻ

Khi một đứa trẻ ra đời có thể sẽ tạo sợi dây gắn kết các thành viên trong gia đình nhưng nó cũng thường gây mâu thuẫn. Điều này thường xuất phát từ mâu thuẫn giữa hai cách thức nuôi dạy trẻ. Bố mẹ thường dùng kinh nghiệm. Con cái thì dùng khoa học. Hai bên dễ dẫn đến hiểu lầm và nghĩ mình không được coi trọng và không có vai trò gì với trẻ. Là con dâu, đầu tiên bạn nên lắng nghe học hỏi cũng như đón nhận sự hỗ trợ của bố mẹ chồng. Bố mẹ chồng bạn cũng đã từng nuôi dạy những đứa con khỏe mạnh, giỏi giang. Trong cách chăm sóc có thể có chỗ không được khoa học. Khi đó bạn nên bàn bạc với chồng rồi xin ý kiến bác sỹ. Sau đó có thể mời bác sỹ hoặc cùng mẹ đi gặp bác sỹ để những ý kiến được khách quan hơn. Tránh lôi sách vở ra để tranh luận. Như vậy bà sẽ nghĩ là bạn dùng chữ nghĩa để dọa bà. Bà sẽ cảm thấy tự ái

Ngày nay, phụ nữ có nhiều cơ hội đi làm và tham gia công tác xã hội. Điều đó tác động tích cực đến nhận thức cũng như cách ứng xử của rất nhiều mẹ chồng. Có rất nhiều bà mẹ hết sức ủng hộ và tạo điều kiện cho con dâu đi làm và tham gia các công tác xã hội. Hãy xóa bỏ định kiến về mẹ chòng trong tâm lý bạn trẻ. Thực sự coi mẹ là người thân yêu trong gia đình có. Đầu tiên là lòng biết ơn công sinh thành, dưỡng dục chồng và con mình. Mẹ chồng cũng là một thành viên góp phần xây dựng hạnh phúc trong gia đình mình. Lắng nghe học hỏi kho kinh nghiệm sống từ mẹ. Hãy hiểu tâm lý của mẹ chồng và thay đổi định kiến để không khí gia đình đầm ấm, hạnh phúc với những bữa cơm lành canh ngọt.

5. Ứng xử của vợ chồng với bạn bè

Tục ngữ Việt Nam có câu“Giàu vì bạn, sang vì vợ", "Buôn có bạn, bán có phường, làm ăn có xóm có chòm mới vui" để nhấn mạnh về vai trò của bạn bè trong việc dựng nghiệp. Người phương Tây thì nói rằng bạn chơi với ai, đọc sách gì tôi sẽ nói bạn là người như thế nào.

Bạn bè ngoài việc trao đổi công việc còn là để ta chia sẻ tâm tư, tình cảm cũng như những buồn vui, khó khăn trong cuộc sống. Các cụ vẫn dạy là chọn bạn mà chơi, tìm thầy mà học. Một người bạn cũng bạn cũng là người thầy "học thầy không tày học bạn".

Chọn bạn đã khó nhưng giữ được bạn còn khó hơn, để giữ được một tình bạn lâu dài phụ thuộc rất nhiều vào cách ứng xử của ta với những người bạn đó. Muốn như vậy cần tạo được sự thân thiết và gắn bó trước tiên bằng sự chân thành cởi mở, và sau đó là những hành động giúp đỡ tương trợ lẫn nhau. Bạn muốn người khác đối xử với mình như thế nào thì đối xử với họ như vậy, muốn nhận thì phải cho, vì vậy cần đối xử đúng mực và bao giờ cũng xuất phát từ bản thân. Hãy chân thành và vô tư giúp đỡ người bạn của mình, không phải vì mong được giúp đỡ mà vì đó là niềm vui được giúp đỡ người bạn thân của mình. Một lời hỏi thăm khi người bạn mình ốm, một lời chúc khi người bạn vui, một bó hoa nhân ngày sinh nhật hay một vòng tay ấm khi bạn buồn…. tất cả thật nhỏ bé nhưng xuất phát từ tấm chân tình tạo nên sợi dây gắn kết chặt chẽ nhất. Không chỉ khi vui vẻ mà ngay cả lúc khó khăn, những lúc khó khăn nhất là những lúc nhận ra được những người bạn thật sự của mình. Có một câu  ngạn ngữ đã nói rằng, muốn biết ai là người bạn thật sự hãy uống rượu và nằm lăn ra giữa đường.

   Bên cạnh đó là những ứng xử xã giao để duy trì mối quan hệ bạn bè bình thường như thăm nom nhau vào các dịp lễ tết, hiếu, hỉ. Đó là những dịp quan trọng đối với một con người, là cơ hội để thể hiện tình bằng hữu và duy trì mối quan hệ khăng khít, mối quan hệ xã giao cần thiết. Người ta nói ăn ở phải có trước có sau, cần nắm được nhưng quy tắc cơ bản nhất trong giao tiếp để có những ứng xử phù hợp, không thể xều xòa cho qua chuyện hoặc quá cậu nệ lễ nghĩa.

·            Giữ thể diện cho người bạn đời của mình

Dân gian ta đã từng nói, "xấu chàng hổ ai". Trước mặt bạn bè, nhiều người có thói quen nói xấu, hoặc xả mọi bực dọc, tức tối về người bạn đời với bạn bè. Nhiều người nghĩ rằng, quan trọng gì họ vẫn coi nhau như anh em cần gì phải giữ ý giữ tứ. Thực tế, một người bạn tốt sẽ rất mong muốn giúp bạn giải quyết những xung đột trong gia đình bạn nhưng họ không phải là bãi rác nhận những suy nghĩ tiêu cực của bạn. Nếu thực sự cần sự giúp đỡ thì hãy chia sẻ và nên bắt đầu với những mong muốn tìm giải pháp chứ không phải là những lời chỉ trích, oán thán, trách móc chồng hoặc vợ mình. Thực tế người ta sẽ đánh giá vợ thông qua cách ứng xử của chồng và ngược lại. Nâng cao vị thế của chồng, vợ mình cũng tức là nâng cao vị thế của chính mình

·            Có gì không vừa lòng lựa thời điểm góp ý sau

Đây là điều mà bất kỳ một người lịch sự nào cũng cần phải biết, nhất là với những người vợ, chồng trong gia đình giữa những mối quan hệ với bạn bè. Thông thường những người bạn sẽ đánh giá nhau qua lối cư xử của vợ hoặc chồng người đó trong những dịp gặp gỡ giao lưu với nhau. Đó chính là những dịp người vợ hoặc người chồng thể hiện tài đối nhân xử thế của mình và thể hiện uy của mình trong gia đình nhất là đối với những người đàn ông. Vì vậy người phụ nữ cần có cung cách ứng xử cực kỳ khéo léo trong những tình huống mà chồng mình hơi quá lên. Cần góp ý cho nhau tuy nhiên cũng cần chọn thời điểm cho phù hợp, khi một người đang hứng lên nhất là trong những bữa liên hoan tiệc tùng, rượu vào lời ra, chị em cần hiểu tâm lý thích oai của các đức ông chồng mà biết góp ý lúc nào là phù hợp nhất. Với đức ông chồng cũng vậy, góp ý cho vợ làm sao thể hiện được uy cũng vị thế làm chủ của mình.

·            Với đồng nghiệp của vợ và chồng

Có thể coi cơ quan là gia đình thứ hai sau gia đình riêng của chúng ta. Xây dựng mối quan hệ thân thiết, gắn bó với đồng nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng trong công trình kiến trúc cuộc sống của bạn. Nên tham gia các buổi giao lưu chung do cơ quan tổ chức. Những buổi giao lưu đó giúp chúng ta có thêm những người bạn, quan trọng hơn là giúp chúng ta hiểu thêm về công việc và môi trường làm việc của vợ hoặc chồng mình. Ngoài ra nên tổ chức các buổi giao lưu tại nhà. Có thể tổ chức những buổi ăn uống vui vẻ, những buổi dã ngoại cùng với các gia đình khác trong cơ quan.

·            Đối với người yêu cũ

Người ta nói "tình cũ không rủ cũng đến", vì vậy dù có vợ hoặc chồng với "tình xưa nghĩa cũ" cần có thái độ đúng mức và biết kiểm soát cảm xúc của mình đồng thời có cách ứng xử sao cho phù hợp nhất. Tốt nhất nên tạm dừng  qua lại với người yêu cũ cho đến khi cả hai ổn định gia đình. Không nên gặp nhau vào những thời điểm nhạy cảm như trước ngày cưới, khi xung đột trong gia đình lên cực điểm, khi có vấn đề buồn bực về gia đình. Cần kiểm soát cảm xúc và hiểu vai trò của mình, cũng cần biết trách nhiệm của mình với gia đình vợ con. Vợ hoặc chồng thường nhạy cảm với vấn đề này vì vậy cần tùy hoàn cảnh và tính cách của người bạn đời có thể giới thiệu cho vợ hoặc chồng mình giúp họ trở thành bạn của nhau. Giữ được mối quan hệ tốt với người yêu cũ rất tốt tuy nhiên cần xác định rõ hoàn cảnh và trách nhiệm hiện tại để có cách ứng xử tốt nhất.

·            Không nên

So sánh người bạn đời với người yêu cũ, nhất là khi vợ chồng trục trặc. Chúng ta cần biết mỗi người có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Trong kinh thánh cũng phân tích. Mọi sự so sánh đều khập khiễng nó tạo nên mẫu thuẫn không đáng có trong quan hệ vợ chồng, càng khiến vợ hoặc chồng mình có ác cảm với người yêu cũ khiến quan hệ trở nên căng thẳng, nhất là trong tình yêu thường có tâm lý ích kỷ. Vì vậy ngoài không nên so sánh bạn đời của mình với người yêu cũ còn không nên nói nhiều về người yêu cũ. Cái gì đã qua để cho nó qua, nói nhiều về người yêu cũ chẳng giúp cho quan hệ vợ chồng tốt hơn mà chỉ dẫn đến sự xa cách ngờ vực lẫn nhau. Tâm lý chung đó là không ai muốn người yêu mình nhất là chồng hoặc vợ mình nhắc nhiều đến người yêu cũ cả. Người chồng hoặc vợ đó sẽ có cảm giác thừa thãi và không được tôn trọng.

Nếu như gia đình là tế bào của xã hội, mối quan hệ vợ chồng là mối quan hệ khăng khít nhất của hai con người khác nhau, nó không chỉ dựa trên nền tảng tình cảm, đạo đức mà còn dựa trên quy chế do pháp luật quy định. Thì quan hệ bạn bè là mối quan hệ không thể thiếu đối với bất kỳ cá nhân nào, mặc dù nó không được pháp luật quy định xong quan hệ bạn bè rất quan trọng với mỗi người, đó cũng là một trong những nhu cầu thiết yếu của con người. Chính vì lẽ đó mà quan hệ vợ chồng và quan hệ bạn bè là hai mối quan hệ không thể thiếu đối với người vợ hoặc người chồng. Tuy vậy để hài hoà được 2 mối quan hệ này đó lại là một việc không hề đơn giản đối với các cặp vợ chồng hiện nay. Quá nghiêng về bạn sẽ bỏ quên vợ, quá nghiêng về vợ sẽ mất dần bạn bè. Vậy ứng xử giữa vợ chồng với bạn bè thế nào để trọn cả đôi đường. Bạn bè cũng sẽ trở thành những nhân tố tích cực giúp hàn gắn rạn nưta khi vợ chồng mâu thuẫn nhưng cũng có thể trở thành nguyên nhân gây sóng gió trong gia đinh. Hai vợ chồng nên cùng trao đổi để thống nhất cách ứng xử và nên chia sẻ thường xuyên để tránh hiểu lầm.

6. Quan hệ với hàng xóm láng giềng

Biên giới quốc gia ngày càng mờ và biên giới giữa các ngôi nhà gần nhau ngày càng đậm. Thế giới có xu hướng toàn cầu hóa, loại bỏ biên giới quốc gia và các gia đình lại đang có xu hướng “Đèn nhà ai nhà ấy tỏ". Việt Nam là một quốc gia đã thắng được những đế quốc mạnh nhất một phần bởi có văn hóa làng xã đặc trưng, bởi những người hành xóm “Tối lửa tắt đèn có nhau". Quan hệ với những người hàng xóm, những người sống gần luôn là đề tài sôi nổi trong các câu chuyện kể nhau nghe.

·            Vai trò của hàng xóm

Không chỉ với riêng người Việt Nam, mà loài người chúng ta có xu hướng sống quần tụ. Gắn kết nhất là quan hệ huyết thống, hôn nhân, nuôi dưỡng; gắn kết thứ hai kể đến là quan hệ láng giềng, đồng hương. “Bán anh em xa mua láng giềng gần". Lúc bình thường, hàng xóm là nơi chúng ta có thể giao tiếp, trao đổi thông tin, chia sẻ tâm tư tình cảm. Khi “Tối lửa tắt đèn có nhau", ốm đau, bệnh tật, hỏa hoạn, thiếu thốn, trộm cướp, … hàng xóm là nơi chúng ta có thể tin cậy và sẵn sàng giúp đỡ.

·            Văn hóa làng xã

“Phép vua thua lệ làng", “Sau lũy tre làng", “Trai làng ta giữ gái làng ta", “Ta về ta tắm ao ta, dù trong dù đục ao nhà vẫn hơn", … Có thể tìm trong kho tư liệu dân gian một nguồn khổng lồ những câu nói, chuyện kể, bài hát, dân ca về quan hệ hàng xóm. Văn hóa làng xã là một trong những nét văn hóa đặc trưng của Việt Nam. Xưa thì làng giữ nước, nay thì làng văn hóa. Khi phát huy được đặc trưng văn hóa này, chúng ta sẽ khai thác được cao nhất khả năng của một tập hợp dân cư.

·            Bí quyết trở thành hàng xóm tốt và có những hàng xóm tốt

Thời nguyên thủy, chúng ta sống quần tụ vì nhu cầu sinh tồn. Thời hiện đại chúng ta sống quây quần vì nhu cầu giao tiếp. Tuy nhiên, mức độ quan tâm giữa những gia đình sống gần nhau đang giảm. Nhà ống mọc lên ngày càng nhiều đã trở thành những ngôi nhà tiện nghi, không muốn chủ nhân của nó bước ra ngoài. Hơn nữa, việc trao đổi thông tin hiện đại qua các phương tiện truyền thông cũng làm mất đi một trong những động lực của giao tiếp với hàng xóm.

Trong quan hệ với những người sống gần, những mâu thuẫn thường xoay quanh chủ đề đất đai, con cái,  đường chung, điện, nước, rác, … Ngại mâu thuẫn rắc rối cũng là một rào cản trong quan hệ láng giềng.

Một người hàng xóm tốt là tài sản quý giá của các gia đình. Nhưng thế nào là một hàng xóm tốt? Đó là một người “Sống biết điều", tốt tính, hòa đồng, sẵn sàng hợp tác, hỗ trợ, quan tâm vừa phải và xuất hiện đúng lúc? Việc chúng ta có hàng xóm tốt hay không còn phụ thuộc vào việc chúng ta quan niệm thế nào là hàng xóm tốt.

Một người hàng xóm tốt sẽ không gây hại, gây phiền hà cho người khác, chú ý đến từng hành động và cách cư xử để tránh ảnh hưởng đến xung quanh. Đơn giản như một việc mở đài nhà trong nhà mình, một người hàng xóm tốt sẽ rất chú ý đến mức độ âm thanh cho phù hợp, không gây ồn ào lớn. Nếu hàng xóm thích nghe thì mở to hơn để 2 nhà cùng vui.

Một người hàng xóm tốt sẽ không lạm dụng lòng tốt những người hàng xóm của mình. “Có đi có lại với toại lòng nhau", luật nhân quả, cho và nhận tồn tại trong cả quan hệ với hàng xóm. Sự ganh ghét và đố kỵ làm nảy sinh những mâu thuẫn không nên có giữa những người hàng xóm. “Con gà tức nhau tiếng gáy". Sự ganh ghét khiến chúng ta không linh hoạt trong ứng xử hoặc nhẹ dạ cả tin, hùa theo sự chống đối hàng xóm của mình.

III. GIAO TIẾP ỨNG XỬ NƠI CÔNG SỞ

Giao tiếp ứng xử là một bộ phận quan trọng cấu thành văn hoá công sở. Nếu như trong gia đình yếu tố tình cảm được đặt lên hàng đầu thì tại công sở lịch sự là yếu tố quan trọng hàng đầu. Giao tiếp ứng xử nơi công sở cũng dựa trên những nguyên tắc cơ bản. Tuy nhiên với đặc thù là giao tiếp công việc chúng ta cũng có thể chia thành các quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới và đối tác, thêm vào đó là một phần nghi thức.

1. Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp

“Chất lượng giao tiếp tạo nên chất lượng cuộc sống".

 Các  tổ chức, cơ quan, công ty nơi ta làm việc, xét trên khía cạnh công việc cũng giống như gia đình của ta vậy. Nếu gia đình là nơi nuôi ta lớn lên, cho ta tình yêu thương, sự vỗ về nhiều nhất thì cơ quan nơi ta làm việc lại là nơi giúp ta trưởng thành, giúp ta xây dựng sự nghiệp của riêng mình. Và cuộc sống chỉ thực sự hạnh phúc khi ta có một mái ấm gia đình hạnh phúc và một sự nghiệp ổn định phát triển. Những người đồng nghiệp của ta cũng giống như anh em ruột của ta trong gia đình. Đặc biệt trong xã hội phát triển chóng mặt như ngày nay thì thời gian ta sống với công việc, với đồng nghiệp nhiều hơn với những người thân của ta ở gia đình. Hơn thế, chúng ta không thể làm việc một mình, để công việc hoàn thành một cách hiệu quả nhất đòi hỏi đồng nghiệp phải có sự chia sẻ, hợp tác chặt chẽ với nhau. Do đó cách chúng ta giao tiếp ứng xử với những người đồng nghiệp của mình càng trở nên vô cùng quan trọng.

Đặc thù quan hệ công sở:

Khác với gia đình nơi ta sinh ra, mối quan hệ giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp nơi công sở là một mối quan hệ đơn thuần về công việc. Dù là bố với con, người già và trẻ cùng làm trong một tổ chức thì với công việc vẫn chỉ là đồng nghiệp. Mối quan hệ này mang tính chất cạnh tranh và bình đẳng. Bình đẳng về vai trò và vị trí, giữa các cá nhân với nhau và giữa phòng ban này với phòng ban khác. Do vậy, chỉ có sự hợp tác và hết mình mới mang lại một kết quả tối đa trong công việc.

Thực trạng giao tiếp nơi công sở:

Vậy thực tế chúng ta đã “sống", đã đối xử với nhau như thế nào ở nơi làm việc? Có rất nhiều đồng sự đã cùng  giúp nhau vượt qua khó khăn, cùng dắt nhau bước lên đài vinh quang trong sự nghiệp, có những sự chia sẻ giúp nhau mạnh lên trong công việc và cuộc sống của mình.

Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn có không ít những bức xúc, nhức nhối nơi công sở trong cách chúng ta giao tiếp với nhau. Hiện tượng tụ tập đàn đúm buôn “dưa lê thối" trong các cơ quan vẫn còn khá phổ biến. Hiện thực này đã gây bức xúc cho không ít người, nhất là lớp trẻ. Có những người rất chăm chỉ cần cù, làm việc hiệu quả lại vô tình bị đồng nghiệp “âm thầm hạ bệ" chỉ vì sự ghen ghét đố kỵ nhau. Trong công việc thì làm khó cho nhau chỉ đơn giản là khác nhau về phe phái, giúp nhau rồi lại khó ăn khó nói với “cấp trên". Có những người rất “hợp tác" với nhau nhưng chỉ vì tính lợi ích cá nhân. Người này thấy người kia làm việc ít mà lương cao lại sinh ra bất mãn. Hiện tượng dựa dẫm trong công việc, thiếu tự chủ và trách nhiệm đã gây không ít bức xúc cho nhau. Người mới vào cơ quan thì “nơm nớp" lo sợ vì lúc nào cũng dễ bị “soi", lúng túng không biết theo ai vì họ là những người “đồng môn khác phái". Một ánh mắt nhìn không mấy thân thiện của chị cùng phòng cũng có thể làm cô bé mới được nhận vào làm cả đêm mất ngủ. Đó là một hiện thực mà bao sinh viên mới ra trường khổ sở khi hòa nhập với môi trường công sở. Sự chênh lệch về tuổi tác cũng là một trong những tác nhân khiến thế hệ này với thế hệ khác khó hòa nhập. Ngoài ra còn rất nhiều hiện tượng khác gây bức xúc nơi công sở… Phải chăng chúng ta chưa biết cách giao tiếp với nhau, chưa biết cách hỗ trợ, hợp tác với nhau, chưa nhìn ra mục tiêu chung của tổ chức? Chính môi trường làm việc đó cùng với sự hạn hẹp trong phạm vi giao tiếp đã khiến tinh thần học hỏi và hợp tác của các cá nhân ngày càng hẹp lại.

Cuộc sống, công việc bận rộn cứ cuốn ta đi vào một vòng xoáy mà ta không tự chủ. Có lúc nào đó ta chậm lại, tĩnh và nhìn lại mình, nhìn lại các mối quan hệ xung quanh ta nơi ta làm việc. Có bao giờ ta tự hỏi “phải làm gì để tốt hơn"?.

Thực tế thì việc cạnh tranh trong công việc, trong cùng tổ chức cũng như trong xã hội là điều tất yếu xảy ra. Vậy thế nào là cạnh tranh? Cạnh tranh có phải là chèn ép, là tranh giành hay giẫm đạp lên nhau để dành phần thắng? Có hai người thương nhân cùng đi trong rừng, bỗng nhiên có một con hổ xuất hiện. Hai  anh chàng thi nhau chạy. Chạy được một đoạn, anh A thấy anh B dừng lại cởi giầy ra bèn nói:

- Mày điên à, Hổ sắp đuổi đến nơi rồi đằng nào chẳng chết, mày không chạy lại cởi giầy ra làm gì?

Anh B đáp:

- Tao chỉ cần chạy nhanh hơn mày mấy bước thôi thì sẽ thoát chết vì nó chỉ ăn thịt một người thôi.

Vậy cạnh tranh là cùng chạy, cùng phấn đấu để chiến thắng chứ không phải đạp đối thủ xuống để thắng. Các cụ từng đúc kết: "Một cây làm chẳng lên non. Ba cây chụm lại nên hòn núi cao" nên với đồng nghiệp tốt nhất là cùng hợp tác để giải quyết vấn đề, cùng phấn đấu xây dựng và phát triển cơ quan lớn mạnh hơn, "Haỹ cùng làm cho cái bánh to ra" như Chủ tịch tập đoàn Misusta từng nói. Khi đó phần bánh mà chúng ta được hưởng sẽ càng lớn. Hãy bắt tay hợp tác với nhau để ta và đồng nghiệp cùng thành công. Thành công bằng cách giúp người khác thành công, đó sẽ là sự phát triển bền vững nhất.

Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp:

Có bao giờ chúng ta gặp trường hợp mình cãi nhau, tranh luận với một người mà rõ ràng người kia sai mà mình càng thanh minh, càng giải thích thì họ càng cãi, thậm chí họ còn tức hơn thế. Khi đó ta cho rằng người này thật bảo thủ không chịu nhìn nhận vấn đề. Có bao giờ ta thừa biết là mình sai nhưng vẫn tức vẫn cãi? Có bao giờ ta chót có lời nói và hành động gì đó không tốt với người đồng nghiệp của mình trong lúc nóng giận rồi sau khi bình tĩnh lại thì thấy hối hận lắm?

Thực tế thì mọi lời nói, hành động của con người đều do bộ não điều khiển. Vậy bộ não thông minh đó hoạt động như thế nào mà nhiều khi lại gây ra những “tai nạn" đáng tiếc đó? Và khi có xung đột xảy ra thì ta sẽ xử lý như thế nào?

2. Giao tiếp và ứng xử với cấp trên

Quan hệ tốt với cấp trên không phải là một điều xấu. Trong một tổ chức việc "đồng thanh, đống chí, đồng khí", quyết tâm đồng lòng, sự hòa hợp và thống nhất từ trên xuống dưới là một điều vô cùng quan trọng. Nó nhân tố không thể thiếu quyết định sự thành công của một tổ chức. Thử hình dung, một tổ chức mà cứ "trống đánh xuôi, kèn thổi ngược" "trên bảo dưới không nghe" hoặc theo kiểu "cá mè một lứa" thì sẽ như thế nào. Chắc chắn là không thể hoàn thành công việc và không thể kiểm soát được mâu thuẫn nội bộ. Trong ba yếu tố "Thiên thời, địa lợi, nhân hòa" thì "nhân hòa" là một điều kiện bắt buộc. Sự hòa hợp ở đây không phải là a dua, nịnh bợ theo kiểu "gió chiều nào che chiều ấy". Sự hòa hợp là tất cả cùng hướng tới mục đích cao nhất, lợi ích cao nhất của cả tổ chức, trong đó có lợi ích của mỗi cá nhân. Có nhiều người thất bại, hoặc rất khó thành công vì coi cấp trên là kẻ thù, người "bóc lột" mình. Những người như vậy, họ luôn cảm thấy thiệt thòi và vì thế nên họ ỉ lại, chờ đợi, so sánh thiệt hơn, nói xấu những đồng nghiệp khác, thậm chí nói xấu quan hệ của cấp trên với các đồng nghiệp khác. "Úi giời ạ, con bé đấy chẳng qua là Sếp thích nó thôi".

Vị “khách hàng" số 1.

Khi những nhân viên than phiền về cấp trên, họ quên rằng vị khách quan trọng nhất của họ là cấp trên của mình. Nếu xét mối quan hệ với bên ngoài thì đối tác (khách hàng) là người quyết định sự sống còn của cơ quan, doanh nghiệp thì trong nội bộ cấp trên là quyết định sự sống còn của mỗi thành viên và của cả cơ quan, doanh nghiệp. Cấp trên là người đại diện cho quyền lực tại cơ quan. Là người có quyền quyết định mọi vấn đề trong cơ quan, trong doanh nghiệp từ chiến lược đến việc lương thưởng ai được quyền làm việc gì. Dưới đây là những bí quyết để có giao tiếp ứng xử thành công với cấp trên:

Hiểu và hỗ trợ

Nếu ta chỉ tính toán là tôi sẽ được gì khi làm việc đó. Tại sao một người như tôi lại phải làm những việc đó? Hoặc cũng có những người nghĩ rằng đó là việc của cấp trên mình không can dự, hoặc không đủ khả năng để làm. Nghĩ như vậy nên người thì so sánh phiến diện và chỉ thấy thiệt thòi trước mắt mà không thấy lợi ích lâu dài nên không làm. Người thì sợ không đủ khả năng nên ngồi chờ. Cả hai trường hợp đó đều làm việc cho xong nghĩa vụ mà không chủ động đề nghị làm những công việc mới. Khi không làm gì thì cũng đồng nghĩa với việc ta tự từ bỏ lợi ích, cơ hội của chính mình.

Ủng hộ cấp trên bằng cách tự nguyện làm những dự án mà những người khác tránh né và giúp đỡ thực hiện một số nhiệm vụ của cấp trên, đặc biệt là những việc mờ nhạt, để cấp trên có thể được rảnh rỗi tập trung vào nhiệm vụ lớn hơn

Hãy giúp cấp trên toả sáng trước cấp trên của cấp trên. Khi cấp trên được thăng chức, bạn có một đồng minh có lợi - người có thể giúp bạn đạt mục tiêu.

Nỗi sợ bị đánh cắp công sự lao động.

Một số nhân viên lo lắng quá mức về việc cấp trên của họ lấy hết thành quả lao động của họ. Hãy đừng lo lắng về việc này. Thay vào đó, hãy thực hiện những yêu cầu của cấp trên.

Khi bạn làm những việc xuất sắc và tỏ sự tận tậm hoàn toàn với cấp trên, bạn đang làm cho bản thân có giá trị vô giá và không thể thiếu được. Khi thời cơ đến cho những yêu cầu cá nhân và những đánh giá quá trình làm việc, bạn sẽ có một vị trí thuận lợi để đạt được những mục tiêu của mình.

Trong trường hợp của tôi, cấp trên của tôi phụ thuộc vào tôi rất nhiều đến nỗi tôi trở thành cánh tay phải của cấp trên. Bất kỳ khi cấp trên được thăng chức, tôi ngồi vào chức vụ cũ của cấp trên. Đó thật là một mối hợp tác có lợi cho đôi bên.

Ngay cả khi cấp trên của bạn không biết ơn hoặc không có tài, rất có khả năng những người khác sẽ biết nơi mà những công việc xuất sắc này làm ra và những công sức của bạn cuối cùng sẽ được đền đáp. Khen ngợi cấp trên của bạn trước những cấp trên của cấp trên, không bao giờ hạ thấp cấp trên trước những cấp trên khác.

Chủ động tìm và tạo cơ hội.

Người Trung Quốc có câu "Người không vì mình thì trời chu đất diệt". Khi chúng ta tâm niệm rằng chúng ta làm việc nào đó trước hết là vì bản thân mình, khi đó chúng ta sẽ cảm thấy rất vui vẻ và hạnh phúc. Khi hạnh phúc chúng ta làm việc hăng say và sáng tạo hơn, kết quả gặt hái được cũng cao hơn.

Trong một tổ chức mỗi cá nhân mạnh lên là góp phần cho tổ chức mạnh lên. Chủ động nhận việc là một cách dễ dàng để chúng ta chủ động tìm và tạo cơ hội phát triển bản thân, gia tăng giá trị cho bản thân và gia tăng giá trị cho tổ chức.

Khi cấp trên thấy bạn có đủ khả năng giải quyết tốt những công việc mà họ cần. Họ sẽ giao việc cho bạn. Điều tốt với cấp trên là, họ có thể yên tâm và có thời gian làm những việc tầm cỡ lớn hơn. Ở vị trí cao hơn, cả cấp trên và bạn đều có thêm cơ hội phát triển bản thân cũng như đóng góp nhiều hơn cho tổ chức.

Chuẩn bị tốt và sẵn sàng thay cấp trên khi cần.

Hãy bảo đảm rằng bạn luôn chuẩn bị đầy đủ thông tin liên quan đến công việc. Hơn thế là luôn có ba phương án dự phòng. Với tinh thần là làm vì mình, vì sự tiến bộ của mình và tâm thế sẵn sàng thay cấp trên khi cần.

Hiểu rõ yêu cầu công việc và luôn có dự tính phương án cho các bước tiếp theo. Ví dụ, trước khi cấp trên hỏi bạn về một số thông tin, bạn nên dự đoán trước những yêu cầu của cấp trên và chuẩn bị bản báo cáo trước. Với một cuộc họp, một chương trình hội thảo hãy trình cấp trên bản báo cáo tóm tắt thay vì đưa cho cấp trên một chồng tài liệu khổng lồ. Bạn đơn giản hỏi: "Đây có phải là cái mà anh muốn?" để trả lời những yêu cầu của cấp trên. Hoặc "Gửi anh bản tóm tắt của chương trình".  Và hãy đánh dấu những điểm cần chú ý.

Chẳng bao lâu, bạn sẽ có sự khác biệt giữa bản thân với những người khác, như là một người suy nghĩ chủ động và một cách chiến lược, là người phụ tá mà cấp trên tin cậy nhất.

Làm cho cấp trên bạn tỏa sáng là một cách không bao giờ thất bại để cấp trên trở thành đồng minh tốt nhất - theo đó, sự nghiệp của bạn sẽ sáng tỏa.

Hơn những gì cấp trên mong đợi

Trong suốt sự nghiệp của mình tại công ty này, tôi đã đặt ưu tiên đầu tiên là làm cho cấp trên toả sáng trước cấp trên và những đồng nghiệp của cấp trên.

Khi cấp trên chỉ yêu cầu thu thập tài liệu thì bạn không chỉ thu thập tài liệu mà còn trình một bản tóm tắt những, trong đó đánh dấu những phần quan trọng, kèm theo đó là thông tin của những phần liên quan. Khi cấp trên yêu cầu bạn tìm hiểu chi phí cho chương trình thì thay vì một bản báo giá bạn cung cấp cho cấp trên ba mức giá khác nhau và ba nhà cung cấp khác nhau.... Như vậy cấp trên luôn yên tâm giao việc cho bạn.

Hành động theo "thước đo" chung của tổ chức. Thước đo chung của tổ chức không phải là ý muốn cá nhân của một ai đó mà là đúc kết những yêu cầu của công việc. Do đặc trưng riêng của mỗi cơ quan, mỗi ngành nghề sẽ có những thước đo khác nhau. Thước đo này có thể được thể hiện dưới dạng văn bản, cũng có thể là những "ngầm định nền tảng" của cơ quan. Ví dụ: đối với ngành giáo dục, yêu cầu trang phục phải rất chỉnh tề, thời gian chính xác. Với ngành y tế là tính chính xác về thời gian và hành động.... Là một nhân viên trong cơ quan chúng ta phải hiểu đâu là tiêu chuẩn quan trọng nhất trong cơ quan mình và thực hiện.

Lắng nghe và học hỏi. Có rất nhiều lý do để chúng ta lắng nghe ý kiến của cấp trên nhưng một trong những thước đo quan trọng của tổ chức đó là "mục đích, lợi ích cao nhất của tổ chức, của xã hội". Có rất nhiều người than phiền cấp trên mình làm những việc vô lý không biết để làm gì và phản đối. Có người phản đối thẳng thắn, có người ngấm ngầm chống đối, có nhiều người còn lẳng lặng bỏ đi. Truyện kể rằng. Có một anh là nhân viên kỳ cựu của một cơ quan đến thắc mắc với cấp trên và bày tỏ sự không đồng tình của mình. Cấp trên mỉm cười và đưa anh xem một tờ nilon cứng trên đó có viết một chữ P. Cấp trên hỏi nhân viên: "Anh nhìn thấy chữ gì đây?" "Dạ, em thấy chữ P". "Chữ P à, nhưng tôi lại nhìn thấy chữ q", "Như vậy, anh và tôi có ai sai không?" "Cả hai người cùng đúng". "Không ai sai. Vậy theo anh thì tại sao cùng một tờ giấy tôi lại nhìn ra hai chữ khác nhau?". "Dạ, vì góc nhìn của em ngược với góc nhìn của cấp trên". "Đó chính là vấn đề. Khi anh nhìn ở góc độ của anh, với vị trí là nhân viên anh cho phương pháp làm việc cũ là đúng, là tốt. Nhưng ở vào vị trí của tôi, tôi lại có những thông tin mới về tình hình bên ngoài nên tôi thấy không thay đổi là chết và chúng ta đang có một cơ hội rất lớn. Nói rồi cấp trên đề nghị anh nhân viên đứng dậy. Bây giờ tôi và anh đổi giày cho nhau. Cấp trên hỏi nhân viên. Anh đi đôi giày của tôi có vừa không? "Dạ, hơi chật ạ" Anh nghĩ sao về việc này. "Dạ, em thấy phải đi giày của cấp trên thì mới biết nó như thế nào" và nếu đặt mình vào vị trí của cấp trên thì em sẽ hiểu rõ hơn là tại sao cấp trên lại có những quyết định như vậy. Thưa cấp trên, em đã hiểu rồi ạ. Cảm ơn cấp trên. Em sẽ đi làm ngay đây"..

Những câu chuyện như vậy không hiếm ở các cơ quan. Nhiều người bỏ đi trong khi chưa hiểu rõ thực tế của vấn đề. Ra đi rồi mới thấy cơ quan cũ của mình vẫn phát triển và vẫn đúng với những gì mình mong muốn. Thật đáng tiếc cho những trường hợp như vậy. Như vậy, trong một tổ chức có hàng trăm thậm chí hàng nghìn người. Tất cả mọi người không thể nghĩ giống hệt nhau. Mỗi người có một kinh nghiệm, có cách hiểu khác nhau. Hãy trao đổi và lắng nghe những ý kiến khác nhau để hiểu rõ hơn vấn đề và có những đóng góp tích cực. Hãy đặt mình vào vị trí của lãnh đạo.

3. Giao tiếp và ứng xử với đối tác

"Sự ăn cho ta cái lực

Sự ở cho ta cái chí

Sự bang giao cho ta cái nghiệp"

Với mỗi cá nhân, mỗi tổ chức quan hệ là tài sản quí giá nhất. Giao tiếp, ứng xử với đối tác để xây dựng mối quan hệ bền vững và phát triển quan hệ để gia tăng lợi ích cho cả đôi bên.

Phá vỡ sự im lặng

Đừng sợ phải nói chuyện "sáo". Người Anh thường bắt đầu câu chuyện về những vấn đề như thời tiết, phim ảnh, vật nuôi, trẻ em, thể thao, hay những sở thích chung… Với người Việt Nam thường hỏi thăm gia đình, sức khỏe, công việc. Đó không phải là soi mói mà là cách người Việt Nam thể hiện sự quan tâm của mình. Đó là những cách đơn giản và hiệu quả để hai bên rút ngắn khoảng cách, tạo thiện cảm cho nhau. Hãy chọn những chủ đề mà ai cũng có thể nói được, và từ đó sẽ dễ dàng dẫn đến chủ đề khác mà bạn đang muốn đề cập.

Bối rối ư - chuyện nhỏ?

Trung thực luôn là sách lược hữu hiệu nhất trong trường hợp này. Nếu như trong khi nói chuyện, bạn cảm thấy không tự tin và thoải mái cho lắm, bạn có thể nói thật, nhưng phải khéo léo và tế nhị, kiểu như: "Đây là lần đâu tiên tôi tham dự những buổi gặp như thế này. Và quả thực tôi cảm thấy hơi bối rối, không biết nói gì cả". Hoặc nếu như bạn lỡ bỏ qua một phần nào đó của câu chuyện, bạn có thể nói: "Lúc nãy tôi không chú ý lắm nên giờ không hiểu lắm. Có thể gợi ý cho tôi một chút được không?".

Thông thường những cuộc như thế này sẽ tạo nên sự gần gũi, và đó cũng là cách để bạn cảm thấy tự tin hơn. Điều này rất hữu dụng bởi khi bạn đã tự tin và có đủ chuyên môn thì khi làm việc với đối tác, bạn sẽ không bị căng thẳng quá và hoàn toàn có thể thành công.

Tích cực hỏi, không phải tích cực nói

Thông thường, một cuộc trò chuyện tuyệt vời nhất là khi bạn ít nói về mình nhất và hỏi về người đối diện nhiều nhất. Bằng cách này, người đối diện với bạn có cơ hội nói về bản thân họ, về những gì họ quan tâm và đó là cách tốt nhất để bạn có thể bắt đầu và tiếp tục câu chuyện thành công.

Khi ai đó đang tự "thể hiện" mình bạn có thể hỏi về nghề nghiệp, công ty hay công việc của họ. Điều này thường mang đến cơ hội cho bạn thể hiện lại mình.

Tuy nhiên, để thực sự có đựợc những thông tin như ý muốn, và cuộc gặp gỡ này được kéo dài, bạn nên hỏi những câu hỏi mở như: "Tại sao?", "Cái gì?", "Quan điểm của anh chị về vấn đề này như thế nào"…Hoặc đơn giản chỉ là một câu phụ hoạ: "Thật tuyệt. Hãy kế tiếp chuyện này đi".

IV. NGHI THỨC GIAO TIẾP

1.     Chào hỏi

“Lời chào cao hơn mâm cỗ”

Chào hỏi là nghi thức cơ bản và được sử dụng phổ biến nhất trong các nghi thức giao tiếp. Chào người quen, chào người muốn làm quen, thậm chí là người lạ, người dưng vẫn chào hỏi nhau. Chào hỏi giúp chúng ta thu hút sự chú ý, bắt đầu quá trình giao tiếp, rút ngắn khoảng cách với đối tác giao tiếp và tạo bầu không khí cho cả quá trình giao tiếp.

o       Ai chào trước

Theo lễ nghi thì đàn ông chào đàn bà trước, trẻ chào già, nhân viên chào sếp, ... Quyền ưu tiên “Big first, Lady first” đã trở thành nguyên tắc được thống nhất chung trong giao tiếp.

Tuy nhiên, trong từng hoàn cảnh cụ thể và mối quan hệ giữa những người tham gia quá trình giao tiếp, người bắt đầu chào trước có thể là người cấp dưới hay nam giới.

Ví dụ:

Ø     Trong công sở: Không có quy định phụ nữ phải chào sếp là người cùng tuổi hay trẻ hơn trước. Trong đám đông, sếp cần phải chào nữ nhân viên của mình trước. Khi một người trẻ hơn bạn hoặc gữi chức vụ thấp hơn bạn trong đám đông với một phụ nữ hoặc nhiều phụ nữ thì người phải chào trước nhất thiết phải là bạn.

Ø     Nếu bạn muốn nhờ một người không quen biết chỉ dẫn điều gì hay giúp cho một việc gì đó thì đầu tiên bạn phải chào người đó trước rồi sau đó mới nêu lời đề nghị giúp đỡ của mình ra. Nếu bạn không dám chắc là người gặp có quen hay không thì nên gật đầu chào.

Ø     Khi trong phòng làm việc có đám đông tụ họp, thì người vào sau nhất thiết phải chào những người có mặt. Khách đến, khi mọi người đã ngồi hết cả vào bàn rồi, trước tiên phải chào phụ nữ, sau đó mới chào đến đàn ông. Nếu có người thân với mình cũng ngồi ở đó thì càng thân thiết càng chào sau cùng. Nếu là đàn ông, đến sau khi mọi người đã có mặt đông đủ, thì trước tiên phải chào tất cả phụ nữ, sau đó đến người thân là nữ của mình và cuối cùng là đàn ông.

Ø     Ở nhà hàng, khi các bàn đã có người nhưng còn chỗ, trước khi ngồi xuống bạn phải chào những người trong bàn và xin phép ngồi vào ghế trống. Khi đứng lên bạn có thể chào cả bàn bằng cử chỉ gật đầu. Trong nhà hát, hay nhạc hội, trước khi ngồi vào chỗ, bạn cũng chỉ cần gật đầu chào những người bên cạnh.

Ø     Nếu bạn là đàn ông đang đi với bạn ngoài đường, có người chào bạn mình, bạn cần phải gật đầu đáp lại người đó ngay cả khi bạn không biết người chào. Nếu bạn là phụ nữ thì chỉ đáp lễ khi cái chào đó dành cho cả bạn.

Ø     Đến làm khách ở một nơi khác, trước tiên bạn phải chào chủ, nếu là gia đình bạn phải chào bà chủ trước sau mới đến ông.

Việc tuân theo những nghi lễ chào hỏi sẽ tránh cho bạn những sự hiểu lầm trong gặp gỡ hàng ngày. Đồng thời, bạn thể hiện sự tôn trọng, mong muốn thiết lập, củng cố, phát triển và duy trì mối quan hệ với người khác.

Trong trường hợp một người nào không chào bạn trước (theo nguyên tắc quyền ưu tiên), hoặc lơ đãng không chào đáp lại bạn thì không nên lấy đó làm việc khó chịu. Song nếu một người cố ý không chào bạn, hoặc không đáp lại cử chỉ, lời chào của bạn thì bạn cần tìm hiểu rõ nguyên nhân. Trong trường hợp này, bạn tạm dừng việc chào hỏi hoặc tiếp cận chào hỏi thân thiết, gần giũ hơn tùy thuộc mức độ cần thiết triển khai quá trình giao tiếp tiếp theo. Còn nếu là người thân, quen thì bạn nên đề nghị giải thích, trao đổi vui vẻ, thẳng thắn để rút kinh nghiệm cho mình và người quen.

o       Các cách chào:

Ø     Chào bằng cử chỉ:

     “Cái đó đơn giản không” - có người sẽ thốt lên khi đọc đầu đề này. Tuy vậy, nếu để ý, bạn sẽ thấy ở ngoài đường rất nhiều người sử dụng kiểu chào đơn giản và quen thuộc này mà vẫn làm chưa chuẩn, mắc lỗi nhỏ không nên có.

     Nếu là đàn ông, có đội mũ, khi chào cần giơ mũ lên khỏi đầu, làm một vòng nhỏ gần ngang mặt, không thấp hơn, bằng cánh tay phải. Nếu bạn đang đi với một phụ nữ hoặc đang xách một vật nặng phải giơ mũ bằng tay kia (tay trái). Không được giữ mũ lâu trên tay, phải đội mũ lên ngay khi người kia đi qua.

     Khi người đàn ông không đội gì trên đầu chỉ cần cúi đầu chào. Nếu bạn chào người bên kia đường thì phải cúi đầu đủ để người kia nhìn thấy. Không nên cúi chào ở khoảng cách xa quá hơn ba mươi bước. Tránh gọi to qua đường để chào.

     Bạn vào nhà, hay cơ quan công sở, bạn phải bỏ mũ ra, bằng cử chỉ này, bạn chứng tỏ cho chủ nhà biết rằng bạn tôn trọng họ. Nếu bạn chào ai đó đang đi mà họ dừng lại, điều đó chứng tỏ họ muốn nói chuyện với bạn. Thường thì chỉ có người già mới có thể cho phép mình làm thế với người trẻ, sếp với nhân viên... chứ không thể ngược lại. Đàn ông phải bỏ mũ ra khi chào cờ, quốc ca và phải đứng nghiêm. Phụ nữ thì không cần bỏ mũ, nhưng phải đứng nghiêm không cử động.

Ø     Chào bằng lời

Khi chào hỏi bằng lời, quan trọng nhất là chào đúng đại từ nhân xưng.

Trong giao tiếp trước hết phải hiểu tính chất của mối quan hệ giữa những người giao tiếp với nhau, từ đó mới có thể xưng hô đúng, tức là tự xưng mình và gọi người giao tiếp với mình như thế nào, nói cách khác có được câu chào chuẩn mực và kèm theo là hành vi cư xử đúng đắn.

     Đại từ nhân xưng của Việt Nam rất phức tạp: anh, chị, cô, chú, ông, bà, bác, con, em, tôi, ngài, ... Trước hết, đố là sự phong phú trong hệ thống xưng hô bằng các từ chỉ quan hệ họ hàng. Hệ thống xưng hô này có các đặc điểm :

-       Thứ nhất, có tính chất thân mật hóa (trong tình cảm), coi mọi người trong cộng đồng như bà con họ hàng trong một gia đình.

-       Thứ hai, có tính chất xã hội hóa, cộng đồng hóa cao - trong hệ thống từ xưng hô này, không có cái "tôi" chung chung. Quan hệ xưng hô phụ thuộc vào tuổi tác, địa vị xã hội, thời gian, không gian giao tiếp - chú khi ni , mi khi khác. Cùng là hai người, nhưng cách xưng hô có khi đồng thời tổng hợp được hai quan hệ khác nhau : Chú - con, bác - con, bác - em, anh- tôi,... Lối gọi nhau bằng tên con, tên cháu, tên chồng; bằng thứ tự sinh ( Cả, Hai, Ba, Tư...).

-       Thứ ba, thể hiện tính tôn ti kĩ lưỡng: Người Việt Nam xưng và hô theo nguyên tắc xưng khiêm hô tôn (gọi mình thì khiêm nhường, còn gọi đối tượng giao tiếp thì tôn kính). Cùng một cặp giao tiếp, nhưng có khi cả hai đều cùng xưng hô là em và đều cùng xưng là em và đều gọi nhau là chị. Việc tôn trọng, đề cao nhau dẫn đến tục kiêng tên riêng : người ta chỉ gọi tên cái ra để chửi nhau; đặt tên con cần nhất là không được trùng với tên của những người bề trên trong gia đình, gia tộc cũng như ngoài xã hội. Vì vậy mà trước đây có tục nhập gia vấn húy (vào nhà ai, hỏi tên chủ nhà để khi nói nếu có động đến từ đó thì phải nói lệch đi).

Hiểu được cách xưng hô đúng của dân tộc mình không phải là đơn giản, xử dụng đúng cách xưng hô và câu hỏi thăm khi giao tiếp với người khác lại càng phức tạp và tế nhị. Chẳng hạn nếu bạn là một cô gái, gặp một người đàn ông hay một người phụ nữ nhiều lúc vì không biết người đó bao nhiêu tuổi nên không biết phải xưng hô thế nào: Gọi bằng anh, bằng chị thì có thể không phải phép, gọi bằng chú bác thì sợ người đó mếch lòng... Có những người về lứa tuổi ta nên gọi bằng là chú, bác nhưng họ lại chỉ thích được gọi là anh; hoặc với phụ nữ, ta muốn gọi họ là chị cho trẻ trung nhưng họ chỉ thích được xưng là cô, là dì,... Thông dụng nhất trong giao tiếp xã giao, người ta thường tự xưng là Tôi, gọi đối tác là Anh, Chị hoặc Ông, Bà có kèm chức danh (nếu có), ví dụ như: Thưa giáo sư, thưa bác sỹ, thưa sếp, thưa trưởng phòng, thưa giám đốc....xưng hô như vậy là rất tiện ngoài ra…..

     Cách xưng hô, chào hỏi cũng thay đổi theo thời gian. Việc xưng hô, chào hỏi và hành vi giao tiếp đúng, phù hợp với tập tục, thói quen, là biểu hiện thái độ tôn trọng, thân mật gần gũi... Nếu không, có thể gây ra hiểu lầm, gây ác cảm thiếu thiện chí trong giao tiếp. Khi giao tiếp lần đầu, đối tượng giao tiếp chưa hiểu về nhau thì xưng hô, chào hỏi được coi như bước đầu để giao tiếp, giữ đúng nguyên tắc “nhập gia tuỳ tục”.

     Giới thiệu

o       Tự giới thiệu

Nếu bạn muốn, hay có ý định làm quen với ai đó, hay bạn cho rằng người đó cũng muốn làm quen với bạn để tâm sự, làm ăn thì bạn phải tự giới thiệu mình.

Trong giới thiệu cũng phải tuân theo nguyên tắc: Người phải tự giới thiệu mình trước là: đàn ông với phụ nữ; trẻ với già và nhân viên phải giới thiệu với sếp trước.

Ngoài tên gọi, khi tự giới thiệu mình bạn có thể giới thiệu kèm theo tên công ty, cơ quan công tác hay mục đích bạn gặp đối tác và các yếu tố khác phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp.

Tốt nhất là nên để người khác giới thiệu bạn, nếu bạn buộc lòng tự giới thiệu thì phải làm sao để mọi người không xem đó là một sự quấy rầy. Khi đối tác đã tự giới thiệu, bạn bắt buộc phải tự giới thiệu lại. Đối tác tự giới thiệu những yếu tố như thế nào bạn cũng nên đáp lại tương tự.

Không có lý do chính đáng thì không tự giới thiệu.Người ta có thể tự giới thiệu mình hoặc nhờ người khác giới thiệu mình với ai đó vì việc quan trọng chứ không bao giờ vì những chuyện vặt vãnh như mồi thuốc, hỏi đường... Trong công sở người ta chỉ tự giới thiệu khi đến làm một việc quan trọng.Tránh tự giới thiệu tùy tiện, dài dòng, vòng vo.

o       Giới thiệu người khác

Có rất nhiều tình huống giao tiếp mà bạn cần giới thiệu về người khác. Biết cách giới thiệu đúng không những nâng cao giá trị đối tác của bạn mà còn khẳng định bạn là người lịch sự, khéo léo. Dưới đây là một số tình huống tham khảo về cách thức giới thiệu.

Ø     Khi có người mới đến làm việc: thường thì sếp hoặc đồng nghiệp phải giới thiệu một nhân viên mới với những người khác. Việc giới thiệu một vài chức vụ, chức vị đã trở thành thói quen truyền thống. Những chức vụ, chức vị này không phải là những đặc điểm khi sinh ra, mà thường gắn liền với nghề nghiệp, công việc của mỗi người và mang chức năng đo giá trị xã hội khi đánh giá con người.

Ø     Những người trong quân đội: việc giới thiệu cấp bậc khi tự giới thiệu là sự cần thiết. Ngay cả trong cách xưng hô cũng có thể nhận ra các cấp bậc này, Ví dụ “Thưa ngài đại tá ” hay “thưa đồng chí đại tá”.

Ø     Những chức vị học thức cũng trở thành quen thuộc trong cách thức giới thiệu. Không chỉ giáo sư mà ví dụ nhà kinh tế học, kỹ sư, giáo viên...những chức vị này đánh giá mặt công việc của con người.Tóm lại, chúng ta có quyền tự hào khi trong cách thức giới thiệu, xưng hô những chức vị học thức ngày càng phổ biến hơn.

Nhưng cần phải nhớ một điểm hết sức nổi bật của cách thức giới thiệu là những người tự giới thiệu mình thường không hay nhắc đến các chức vụ, chức vị cấp bậc, nhưng nếu giới thiệu họ mà không nhắc đến điều này là bất lịch sự.

Nếu muốn mọi người đối xử tốt với người được mình giới thiệu, bạn có thể nhấn mạnh rằng đó là bạn rất tốt, là đồng nghiệp cùng cơ quan, hay bạn học cũ... Bạn có thể nói “ xin giới thiệu, đây là bạn rất thân của tôi, là....” Hãy nói về mức độ mối quan hệ với bạn, cảm tình bạn dành cho người được giới thiệu và những ưu thế của người đó.

Người được giới thiệu không được chìa tay trước mà phải chờ cho người giới thiệu mình nói tên mình và chờ cho người kia chìa tay trước rồi mới được chìa tay ra bắt. Nếu không có những nguyên do đặc biệt thì người đứng ra giới thiệu không được nói lý lịch cũng như các tư liệu về công việc của người được giới thiệu ra.

Một phụ nữ có thể ngồi khi người ta giới thiệu với mình một người đàn ông đứng tuổi hoặc một cô gái trẻ. Nhưng khi đó là một ông già hoặc một phụ nữ gữi chức vụ cao  thì nhất thiết phải đứng dậy.

Khi một người đàn ông được người ta giới thiệu với một người phụ nữ đang ngồi, anh ta phải khẽ cúi mình, nhìn thẳng vào mắt người phụ nữ, trong trường hợp này phải chìa tay, gật đầu.

2.     Bắt tay

Trong chiến tranh, cái bắt tay là để chứng minh hòa khí, thiện chí hòa hữu. Nó đồng thời thay cho câu nói “Tôi không mang theo vũ khí” và lại có tác dụng rút ngắn khoảng cách giao tiếp. Hiện nay, bắt tay là một thói quen được xử dụng khi giới thiệu, làm quen, gặp mặt.

Bắt tay là một nghi thức lễ tân xã giao,dùng tay nắm lấy tay người khác để chào hay để tỏ tình thân thiện. Việc tỏ tình thân thiện đó cần được thể hiện phù hợp với nhữngthói quen xã giao nơi công cộng. Ví dụ: cho dù mối quan hệ có thân thiết đến đâu, sự gặp lại sau bao khó khăn trắc trở đi nữa thì cũng không nên bộc lộ thái quá cảm xúc của mình (như la hét, gầm rú, nhảy cẫng lên) nơi công cộng ngoài đường phố. “Một người lịch sự là một người biết kín đáo giữ cảm xúc của mình, không bao giờ bộc lộ trắng trợn và chỉ dành cho hai người hoặc nhiều lắm là ba người cùng đi chung với nhau hiểu được tâm tình là đủ, không cần phải reo to ồn ào. ồn ào chính là nông nổi nhất thời mà một người lịch duyệt cần phải tránh”.(Nguyễn Hoàng Thanh: Lịch lãm trong xã giao tr.50).

Bắt tay là một động tác xã thông thường khi người ta gặp hoặc dã từ nhau, song trong cuộc sống, bắt tay thế nào cho đúng phép xã giao, phù hợp với phong tục, tập quán của từng dân tộc là điều không đơn giản chút nào. “Bắt tay mang ý nghĩa chào hỏi nhau đồng thời còn truyền đạt cho nhau một tín hiệu nhất định. Qua cái bắt tay ngắn ngủi có thể biểu thị cho nhau thái độ hữu nghị, kính trọng chân tình, lưu luyến đồng tình ủng hộ, thông cảm hay xã giao lạnh nhạt, chiếu lệ”.( Võ Anh Tuấn . Lễ tân ngoại giao thực hành, tr .67).

Việc bắt tay cần tôn trọng những quy ước sau:

o      

Ông Steve Ballmer

Giám đốc tập đoàn Microsoft bắt tay phái đoàn Việt Nam

Tư thế: Đảm bảo dáng người thẳng, vững chãi và có xu hướng hướng về phía trước. Để có được tư thế này, bạn hãy bước một chân lên gần phía đối tác, dồn trọng tâm vào chân trước. Đồng thời, tay đưa ra bắt là tay cùng bên với chân trụ. Điều này có nghĩa là thông thường khi bắt tay, chân phải bước lên, tay phải đưa ra bắt, trọng lượng cả người dồn lên chân phải. Không nên bắt tay bằng tay trái (trừ trường hợp bất khả kháng) vì như thế là vô lễ, nhất là đối phụ nữ cử chỉ đó có ý nghĩa xấu, thể hiện tâm địa bất chính.

o       Tay:

Ø     Đưa tay: đưa tay bắt ngang tầm thắt lưng; tay thẳng theo phương vuông góc với mặt đất; 4 ngón tay khép, ngón cái mở vuông góc với 4 ngón kia. Khi bắt tay lưu ý, chỉ đến khi nào khe giữa ngón tay cái và ngón tay trỏ của bạn chạm vào khe giữa ngón tay cái và ngón tay trỏ của đối tác thì mới nắm tay lại. Nói cách khác là hai lòng bàn tay áp vào nhau thì mới xiết.

Ø     Độ xiết tay: biểu thị tình cảm, mức độ mối quan hệ, mong muốn kết quả đạt đến sau đàm phán,... Tuy nhiên, khi bắt tay xã giao không nên xiết chặt quá. Nam giới với nhau có thể xiết chặt ít lâu; giữa nam và nữ chỉ nên nắm hờ, nam không nên xiết chặt quá. Cần bắt tay với tư thế bình đẳng, đứng thẳng người, chỉ chìa tay phải (phụ nữ có thể ngồi), hữu nghị và tôn trọng lẫn nhau.

Qua hơi ấm của lòng bàn tay và đặc điểm của bàn tay bạn còn có thể cảm nhận phần nào về tính cách của đối tác. Có một kinh nghiệm cho bạn tham khảo: Với những người có tay ấm, mềm, bạn nên thẳng thắn khi nói chuyện, tránh vòng vo. Họ là những người - theo cách nói hài hước “không giàu thì cũng rất nhiều tiền”, trong giao tiếp thường thẳng thắn, cởi mở. Với những người mà tay thô, khô, ráp, bạn nên chuẩn bị trước nhiều phương án thương lượng lên, xuống. Họ thường “mặc cả, cò kè”.

o       Ánh mắt: Khi đối tác từ xa tiến tới, bạn hãy nhìn khoảng rộng bao quan đối tác. Khi bạn nhìn thấy đối tác đưa tay ra hoặc bạn đưa tay ra trước, ánh mắt cần hướng đến tay của đối tác. Khi hai tay đã nắm lại bạn hãy chuyển ánh mắt nhìn vào mắt của đối tác hoặc các khoảng nhìn khác. Ánh mắt và độ xiết tay là hai dấu hiệu chính xác nhất để bạn hiểu ẩn ý của đối tác qua cái bắt tay.

o       Khoảng cách:

o       Thời gian bắt tay:

o       Chủ nhà chủ động giơ tay trước để bắt tay từng người khách. Riêng khách với nhau không nên chủ động bắt tay người chưa quen biết (cần làm thủ tục giới thiệu xong mới bắt tay), người có cương vị cao hơn, khách nữ  (nam giới khi gặp một đôi vợ chồng thì bắt tay người vợ trước, người chồng sau). Khi các quý bà mà gặp khách nam mà họ tỏ lời chào trước nếu là đối tượng đã quen, thân  thì nên bắt tay đáp lễ, còn không chỉ cần nghiêng mình chào là được. Bắt tay lần lượt: đến trước bắt trước, đến sau bắt sau. đầu tiên phải bắt tay người đến trước mình ; người cao tuổi; người có chức vụ. Cần lưu ý: Phải chờ người đáng kính đưa tay ra mình mới nhận bắt chứ không không được chìa tay ra trước, bởi mình ở vị trí ông tác hoặc xã hội thấp hơn ; trừ trường hợp người trẻ tuổi là chủ nhân và mình là khách thân tình thì có thể cùng một lúc đưa tay cho nhau bắt. Cần đứng dậy bắt tay người có cương vị cao hơn. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp không nên tỏ thái độ khúm núm, cong gập người quá độ, dù rằng những người đó có đáng kính trọng đến mức nào đi nữa.

o       Không dùng hai tay chụp bổ với nhau cùng một lúc mà chỉ cần siết chặt nhưng nhẹ, nồng ấm thân thiết là đủ; Bắt tay quá lâu, lắc mạnh, lắc nhiều lần, lia lịa, nhất là còn kèm theo việc cười nói oang oang, toe toét; giơ cả hai tay(nhất là với khách nữ); bắt tay người nọ chéo người kia; vừa bắt tay vừa vỗ vai khách; vừa bắt tay vừa ngoảnh mặt đi; đưa hai tay bắt hai người cùng một lúc. Khi bắt tay phụ nữ không nên siết mạnh làm bàn tay mền yếu của phụ nữ bị đau, nhất là khi phụ nữ mang nhiều trang sức ở các ngón tay.

o       Vừa bắt tay, vừa ngậm thuốc lá, lại đút tay khác vào túi quần là điều tối kỵ. Phụ nữ có thể mang gang tay khi bắt tay, riêng đối với nam giới thì điều đó không thể chấp nhận được.

o       Cái bắt tay có ngôn ngữ riêng của mình với tư cách là một cử chỉ giao tiếp. Theo nghiên cứu của Alllan-Pease  thì cái bắt tay đó là đưa ra phương trình về hai tư thế then chốt : lòng bàn tay trần trụi và lòng bàn tay hướng xuống đất ; và sau khi trao đổi cái bắt tay truyền thống, một cách không ý thức đầy đủ, bạn đã biết được tương lai của mối quan hệ của bạn với người vừa tiếp xúc. Ví dụ : Bạn muốn nắm quyền lãnh đạo và bạn định làm người ta biết được điều ấy ngay tức khắc, hãy gữi lòng bàn tay quay xuống mặt đất. Đặc biệt làm thế để làm cho người kia nhìn thấy được phần lật ngược lên trên của ống tay áo của bạn. Lòng bàn tay của bạn không cần phải hoàn toàn song song với mặt đất. ( Hình vẽ.....)

o       Trong giao tiếp quốc tế chính thức như đón khách nước ngoài chúc mừng nhau nhân những sự kiện trọng đại... còn có một nghi thức xã giao theo truyền thống châu Âu để biểu thị tình cảm hữu nghị đối với nhau là ôm hôn hữu nghị. Có trường hợp cả hai bên không chỉ ôn hôn mà còn có một số động tác liên hoàn, tức là bắt tay- ôm nhau - hôn nhau (áp má trái, má phải vào nhau) -  một hoặc hai tay vỗ nhẹ vào lưng nhau…

3.     Đưa danh thiếp, tài liệu

o       Vai trò của danh thiếp

Danh thiếp có thể dùng trong giao tiếp công vụ hay giao tiếp xã giao. Hiện nay người ta kết hợp cả giao tiếp công vụ và giao tiếp xã giao trên một danh thiếp, thậm chí còn người ta còn ghi lên danh thiếp những thông tin như sơ đồ chỉ dẫn tìm nhà, những dịch vụ sẵn sàng đáp ứng của chủ nhân.

Trong hoạt động giao tiếp cũng như trong kinh doanh, danh thiếp đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các mối quan hệ công vụ hay thương vụ hoặc cá nhân. Tấm danh thiếp là chiếc cầu nối và là phương tiện giao tiếp, có khi còn là hình thức quảng cáo hữu hiệu cho doanh nghiệp hoặc cá nhân.

Danh thiếp vừa thể hiện phong cách giao tiếp lịch sự, vừa có giá trị chứng nhận tư cách của chủ nhân. Mặt khác, danh thiếp còn giúp con người đỡ vất vả vì phải cố nhớ họ tên, chức vụ, địa chỉ, cơ quan công tác, số điện thoại của nhau, để về sau, nếu có nhu cầu trao đổi công tác, trao đổi thư tín, điện thoại...sẽ thuận tiện hơn.

o       Trao danh thiếp

Thông thường danh thiếp được trao trực tiếp dù đó là quan hệ chính thức hay không chính thức. Theo thông lệ của người Pháp, khách là người chủ động trong việc trao danh thiếp, người chủ nhận danh thiếp và đưa lại cho khách danh thiếp của mình. ở Anh thì lại có thông lệ đặc biệt, người chủ động trao danh thiếp lại là người chủ,  khách nhận và trao lại danh thiép của mình cho người chủ. Một số nước lại có quy ước người chủ động trao danh thiếp lại là người lớn tuổi, người có địa vị xã hội cao hơn...

Trong khi tiếp khách trong nước hay nước ngoài, gặp mặt lần đầu tiên bất kể trong trường hợp nào đều có thể trao danh thiếp sau khi bắt tay. Bắt tay rồi tự giới thiệu tôi là ...và lịch sự trao danh thiếp; khi đáp lại lời chào của khách: “ chào bạn, bạn là...” hãy lịch sự nhanh nhảu trao danh thiếp của mình và nhẹ nhàng cúi đầu. Nếu có người giới thiệu: “Đây là bạn tôi tên là....”, người được giới thiệu sẽ nói “ rất vui được biết ông”, khi đó bạn trao danh thiếp là thích hợp.

Nếu đến thăm tư gia, mà người mở cổng không phải là chủ nhân bạn muốn gặp, bạn hãy hỏi chủ nhân có nhà hay không? Người đó hỏi “ông tên là gì, có việc gì không?” khi đó bạn trao danh thiếp và trình bày ngắn gọn yêu cầu. Nếu người mình cần gặp là cấp trên, bề trên thì có thể ghi: “ xin được gặp ”.

Nếu đến cơ quan, bạn cần gặp lãnh đạo phải đăng ký hoặc thoả thuận với thư ký, khi đó bạn trao danh thiếp có ghi “ xin được gặp”. Sau đó danh thiếp được chuyển tới lãnh đạo, bạn có thể được tiếp. Nếu người xin gặp không muốn tiếp, bạn không nên tự động, gượng ép xông vào đòi gặp.

Khi là giao tiếp công vụ lại có thư giới thiệu. Bạn  trình thư trước khi gặp mặt hãy trao danh thiếp.

Ở Việt Nam, việc sử dụng danh thiếp còn mới mẻ chưa có quy ước cụ thể, chưa có thông lệ. Nhiều người trao danh thiếp như sự ban phát cho người khác, nhiều người lại khá hào phóng trong việc trao danh thiếp, nhiều người nhận danh thiếp không có sự đáp lại và cũng chẳng cần giải thích. Khi chúng  ta sử dụng danh thiếp làm phương tiện giao dịch nên có định hướng để trở thành thông lệ, quy ước.

Nên thực hiện quy ước sau:

Ø     Trong trường hợp gặp gỡ lần đầu tiên song phương, người chủ động trao danh thiếp là người chủ gặp mặt.

Ø     Khi tiếp xúc đa phương, ngang hàng, ngang cấp thì người nào có nhu cầu thì chủ động trao danh thiếp trước.

Ø     Khi tiếp xúc với người địa vị cao, người có địa vị cao hơn ( địa vị, tuổi tác, cấp bậc) chủ động trao danh thiếp trước.

Ø     Trường hợp tiếp xúc và trao đổi danh thiếp với người nước ngoài cần biết rằng “ nhập gia tuỳ tục”, Nếu gặp tại nước ngoài thì nên theo thông lệ và thói quen tại quốc gia đó, còn nếu gặp tại Việt Nam thì theo định hướng thói quen của người Việt Nam .

Trong trường hợp không thể gặp gỡ để trao danh thiếp, ta có thể gửi qua đường bưu điện để giới thiệu với nhau, đó cũng là hình thức quảng bá cho mỗi doanh nghiệp. Người ta có thể phân loại danh thiếp thành: danh thiếp chính thức và danh thiếp không chính thức.

Danh thiếp chính thức là danh thiếp được sử dụng trong các mối quan hệ chính thức, trong thương mại, trong công vụ thể hiện tính chất lịch sự trang trọng, cần tuân theo quy ước nhất định khi sử dụng nó làm phương tiện giao tiếp...........

4.     Ngồi

Ngồi bàn

Bố trí chỗ ngồi thích hợp theo thứ bậc là một trong những công việc  không đơn giản và rất tế nhị nhất trong công tác lễ tân. Thông thường sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia hội nghị, hội thảo, họp bàn, hội đàm…phải tuân theo những nguyến tắc sau đây:

o       Nguyên tắc ngôi thứ: Những căn cứ để xác lập ngôi thứ và cấp bậc xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau như từ danh sách các ngôi thứ chính thức do Nhà nước và các tổ chức định chế công bố, từ tập quán ngoại giao ngày càng được hoàn thiện theo năm tháng trong quan hệ quốc tế, từ sự tôn kính đối với một số thành viên trong xã hội hay phép tắc xã giao giữa các thành viên cộng đồng.

o       Nguyên tắc “đoàn khách tự định đoạt”: chỗ của khách nước ngoài thuộc cùng một nước do chính quyền nươc đó xác định; đoàn khách tự chỉ định người đứng đầu và thứ bậc của mỗi người.

o       Nguyên tắc bình đẳng giữa các Nhà nước: cần xác định những tiêu chuẩn khách quan để xác lập ngôi thứ các nguyên thủ quốc gia với nhau và giữa các phái đoàn với nhau. Có  một số cách để thực hiện nguyên tắc này như: sắp xếp theo thâm niên chức vụ (ngày nhậm chức); xếp chỗ theo thứ tự vần chữ cái tên của nước có đại diện hoặc rút thăm.

o       Nguyên tắc ngôi thứ không uỷ quyền: một người khi đại diện, một người khác thì không thể được đối xử như người mình đại diện, trừ những tửờng hợp liên quan đến nguyên thủ quốc gia. Để có những vinh dự như nhau, người thay thế phải cùng cấp. Một người thay thế có thứ bậc hơn (thí dụ thứ trưởng so với bộ trưởng, vụ phó so với vụ trưởng v.v…) không nhất thiết phải được mời phát biểu hoặc lên bục danh dự. Trong trường hợp được tham dự hàng danh dự thì cũng phải ở vị trí sau những nhân vật có ngôi thứ cao hơn. Riêng đối với nguyên thủ quốc gia, vì không  thể có người đồng cấp, nên khi người đại diện thay thế vẫn sẽ được dành sự trọng thị như đối với nguyên thủ quốc gia (đương nhiên người thay cũng phải có cấp bậc đủ cao để đại diện và hưởng vinh dự đó).

o       Nguyên tắc “nhường chỗ”: chủ một buổi lễ tiếp một nhân vật cấp bậc cao hơn sẽ lịch sự nhường chỗ quan trọng nhất (vị trí số 1: vị trí trung tâm, sau đó vị trí đối diện hoặc bên tay phải là vị trí số 2) cho khách. Như vậy, một chủ tịch uỷ ban nhân dân tỉnh hay thành phố khi tiếp thủ tướng sẽ ngồi bên phải vị thủ tướng; còn khi tiếp thủ tướng nước ngoài có một bộ trưởng tháp tùng sẽ để vị thủ tướng ngồi giữa, bên phải là vị bộ trưởng và bản thân ngài chủ tịch sẽ ngồi bên trái ngài thủ tướng đó. Tuy nhiên, với tư cách là chủ nhà, ông chủ tịch sẽ phát biểu đầu tiên, sau đó mới đến lượt khách.

o       Nguyên tắc tuổi tác và thâm niên : Người nhiều tuổi xếp trước người ít tuổi, người cùng chức vụ có thâm niên lâu hơn thì được xếp trước, người tiền nhiệm xếp sau người đương nhiệm, người giữa chức vị danh dự xếp sau người giữ chức vụ thực tế.

o       Nguyên tắc ưu tiên phụ nữ: Khách nữ có cùng cấp bậc được ưu tiên xếp trước khách nam. Điều này được xuất phát từ chỗ ai cũng thừa nhận rằng một cử chỉ đẹp nhất được biết đến nhiều là nam giới thường lịch sự nhường chỗ cho nữ giới.. Do đó, không cần phải xếp, thì người đàn ông cũng cần phải nhận thức được điều đó và nhường vị trí của mình cho người nữ, người liền kề.

o       Nguyên tắc người được mời : Các cặp vợ chồng được xếp chỗ theo cấp bậc người giữ cương vị được mời(tại bàn tiệc cách sắp xếp này lại khác).

o       Nguyên tắc “dân sự trước, tôn giáo sau”: Các chức sắc tôn giáo xếp sau các quan chức dân sự tại các buổi lễ thường (không mang màu sắc tôn giáo).

o       Nguyên tắc người có công: ưu tiên những người có huân huy chương, được những giải đặc biệt, có uy tín trong các lĩnh vực nghệ thuật, khoa học, văn học, các hoạt động nhân đạo, v.v.. mà tên tuổi của họ đã được khẳng định.

o       Nguyên tắc vần chữ cái: vần chữ cái theo bảng chữ cái của ngôn ngữ nơi diễn ra sự kiện hoặc ngôn ngữ chính thức của tổ chức hay một ngôn ngữ khác do các bên thoả thuận (cộng với sự rút thăm xác định chữ cái ở vị trí thứ nhất). Thực ra thứ tự chữ cái không phải là trật tự ngôi thứ, song nó lại hết sức khách quan trong việc thực hiện triệt để sự bình đẳng giữa các đại biểu, phái đoàn hay quốc gia.

o       Nguyên tắc bên phải trước bên trái sau: người quan trọng nhất ở bên phải chủ nhân, rồi người quan trọng thứ hai ở bên trái và cứ thế xen kẽ tiếp theo. Tuy nhiên cách này cũng có những hạn chế nhất định ( do một số người trong số đó có thể thuận tay trái hoặc nặng tai phải v.v..sẽ gặp những khó khăn nhất định).

o       Đối diện tương đồng: chủ nhân ngồi đối diện với khách chính, sau đó theo quy tắc phải- trái xen kẽ sẽ xếp các vị chủ, khách khác. Chủ- khách có thể ngồi theo kiểu “chủ tọa kiểu Pháp” hoặc “chủ toạ kiểu Anh”. “Chủ toạ kiểu Pháp” là kiểu sơ đồ bàn, đối diện nhau, các vị trí tiếp theo theo nguyên tắc “phải trước trái sau”. Còn “chủ toạ kiểu Anh” là kiểu sơ đồ bàn, theo đó chủ và khách chính ngồi ở hai đầu bàn, đối diện nhau. Các vị trí tiếp theo vẫn theo nguyên tắc này cũng có thể áp dụng đối với các cuộc hội đàm ba bên hoặc nhiều hơn nữa.

     Ngồi ô tô

Dịch vụ đưa đón khách bằng xe ô tô nhất thiết cũng phải tuân thủ những quy tắc lễ tân nhất định.

Theo thông lệ thì chỗ tốt nhất, tức là chỗ thuận tiện nhất cho việc lên xuống và được coi là an toàn nhất, phải được dành cho khách. Việt Nam áp dụng luật giao thông lái xe bên phải, thì chỗ đó là chỗ ngồi phía sau bên phải, còn đối với những nước áp dụng luật giao thông lái xe bên trái thì chỗ đó là chỗ ngồi phía sau bên trái. Trong trường hợp có phu nhân của khách cùng đi thì xếp phu nhân ngồi phía sau bên phải, khách chính ngồi bên trái, trừ trường hợp xe có cắm cờ thì các vị khách đó nhất thiết phải ngồi bên phải có cắm cờ. Chủ nhà đi cùng khách chính ngồi phiá sau bên trái; Cán bộ lễ tân hoặc phiên dịch, bảo vệ ngồi phía trước bên phải lái xe. Nếu phía sau có ba người thì người thứ ba(thấp nhất trong số ba người đó theo thứ tự lễ tân) sẽ ngồi ở giữa. Nhân viên lễ tân chính thức tháp tùng đoàn khi có đại diện nào khác sẽ ngồi vào chỗ dành cho chủ nhân. Cần bố trí khách- chủ lên xuống xe theo quy ước sau:

o       Chủ nhường cho khách lên xe, xuống xe trước; lái xe phải đỗ xe sao cho khách đối diện với cửa vào nhà. Trong trường hợp “bất khả kháng”,phải đỗ xe phía khách không đối diện cửa vào nhà thì chủ nhà phải đi vòng qua bên kia để đón và bắt tay khách chính.

o       Mời khách lên xe: Nếu xe đỗ bên phải lề đường (theo chiều xe chạy) thì người lái xe, trợ lý hay phiên dịch hoặc chủ nhà phải trực tiếp mở cửa xe mời khách lên xe, sau đó đóng cửa xe lại. Chủ nhà đi vòng sang bên trái xe từ phía sau, mở cửa lên xe và ngồi xuống bên trái khách, tuyệt đối không lên trước hoặc sau cùng khách vào chung một cửa; nếu xe đỗ bên trái đường thì người lái xe hoặc chủ đích thân mở cửa xe mời khách vào xe, rồi lên xe tiếp theo sau khách. Với xe có nhiều chỗ ngồi (từ 7 trở lên) chỗ ngồi danh dự là hàng  ghế đầu tiên sau lưng lái xe. Với loại xe một ghế dài, khách chính cũng lên trước, những người khác cùng đi vòng sang phía bên kia. Nếu người ta mời một người lên xe riêng do bản thân người mời lái thì vị trí thứ nhất sẽ là bên cạnh người lái, vị trí thứ hai là ghế sau chếch người lái, vị trí thứ ba sau người lái, còn vị trí thứ tư là giữa vị trí thứ hai và ba.

o       Mời khách xuống xe: Người lái xe, phiên dịch xuống xe trước mở cửa mời khách xuống xe, sau đó chủ xuống sau theo khách

4. Dự  tiệc

2.2.1.2.8.1. Các loại tiệc

1.     Tiệc đứng: Là một hình thức chiêu đãi rộng rãi mời nhiều khách đến dự, tổ chức vào những dịp long trọng như: Quốc khánh, Tết nguyên đán, Tết dương lịch, Lễ Nô- en…hoặc đón, tiễn các phái đoàn cấp cao…

1.     Tiệc đứng có thể tổ chức ở trong hội trường, trong phòng lớn hoặc ở ngoài vườn (khuôn viên). Trong lúc dự tiệc, khách có thể đi lại thoải mái, nhưng thường có bàn danh dự dành riêng cho các vị khách quý và céng bố trí một số ghế cùng với những bàn nhỏ ‘ể khách muốn ngồi, sử dụng tuỳ ý khi cần thiết

2.     Khi vào tiệc, có đọc diễn văn hay không, điều này tuỳ thuộc ở chủ tiệc

Và trong bữa tiệc, có thể có âm nhạc giúp tạo không khí vui vẻ.

1.     Hình thức tiệc đứng gồm có hai loại:

1.     Tiệc đứng ăn mặn hay tiệc nguội (buffer dinner): Thức ăn trong bữa tiệc chủ yếu là các món ăn nguội được bày sẵn trên bàn để khách tuỳ nghi thưởng thức. Cũng có thể có một vài món ăn nóng, do người phục vụ đem đến tận nơi.

1.     Tiệc rượu (Cocktail): Chủ yếu là uống rượu, gồm các loại: Vang, sâm- banh, rượu mùi, bia, nước quả, hay nước suối khoáng…tuỳ sự xắp xếp của chủ tiệc. Nhưng cũng có một vài món ăn nguội nhẹ nhàng do người phục vụ đem đến tận nơi. Khách có thể cầm tay ăn được, không phải dùng đến dao dĩa.

·        Đối với tiệc nguội (tiệc đứng ăn mặn): Nói chung thường được tổ chức vào buổi tối, bắt đầu vào khoảng 7h đến 8 giờ tối, và nối tiếp sau bữa tiệc, chủ tiệc có thể tổ chức chiếu phim, biểu diễn văn nghệ, hoà nhạc hoặc khiêu vũ…

·        Đối với tiệc rượu: Thường bắt đầu từ 5h chiều trở đi và không kéo dài quá hai tiếng đồng hồ.

·        Đối với các loại tiệc đứng nói chung (tiệc nguội và tiệc rượu):

·        Khách dự tiệc không nhất thiết phải đến đúng theo giờ ghi trong thiếp mời, vŕ cũng có thể ra về sớm hơn một chút, không cần phải đợi đến khi măn tiệc mới về. Song nếu ra về vŕo lúc giờ chót của bữa tiệc thě đó lŕ biểu thị sự nhiệt těnh hữu nghị thắm thiết đối với chủ tiệc

·        Trang phục khi đi dự tiệc: Tuỳ tính chất của bữa tiệc, song nói chung lŕ trang phục chỉnh tề, lịch sự

·                    Tiệc ngồi:

·                    Thường được tổ chức vào buổi tối. Thời điểm khai mạc trong khoảng 7h – 9h tối. Cũng có thể tổ chức tiệc trưa hoặc đêm

·                    Tiệc ngồi thường có uống rượu khai vị trước khi vào bàn tiệc. Rượu khai vị gồm những loại rượu nồng độ nhẹ nhàng (khoảng 10 độ trở xuống)

·                    Khi vào bàn tiệc, có mục diễn văn đáp từ, hay là chỉ vài lời chúc tụng, điều này tuỳ thuộc tính chất mục đích của bữa tiệc và tuỳ chủ tiệc. Song nếu có cũng rất ngắn gọn

·                    Trên bàn tiệc phải có thực đơn với ít nhất ba món ăn nóng, không kể món ăn nguội.

·                    Cốc uống rượu được đặt trước vị trí từng khách dự trên bàn tiệc.

Mỗi khách dự tiệc, ít nhất phải có 3 loại cốc

  + Cốc to dùng uống bia hay nước khoáng

  + Cốc nhỡ dùng uống rượu vang

  + Cốc nhỏ dùng uống rượu mạnh hoặc rượu mùi

·        Bữa ăn sáng

·        Hình thức này áp dụng trong những trường hợp thân mật. Chủ nhà mời khách dự ăn sáng, có thêm những ngwoif cộng sự gần gũi cùng dự.

·        Bữa ăn sáng gồm có những món ăn thông thường như: Bánh mì, bơ, pho-mát, mứt quả, sữa, trứng thịt nguội, cà phê, nước chè, song cần chú ý số lượng nhiều hơn và thịnh soạn hơn ngày thường.

·        Bữa tiệc sáng không có rượu, mà chỉ dùng nước suối khoáng thôi. Trường hợp nếu dùng rượu thì cũng chỉ dùng loại rất nhẹ về nồng độ rượu.

·        Trang phục trong bữa tiệc sáng: bình thường, thoải mái.

·        Bữa ăn công việc - Bữa ăn trưa (Dùng trong các hoạt động kinh doanh)

·        Trong hoạt động kinh doanh đối ngoại thường có hình thức mời bên đối tác dùng “bữa ăn công việc” mà ở ta gọi là “bữa ăn trưa”. Hình thức “ bữa ăn công việc” (tức bữa ăn trưa) này rất điển hình trong ngoại giao kinh doanh ở các nước phương Tây, và cũng đang rất thịnh hành ở các nước châu Á hiện nay “Bữa ăn công việc” giữa các bên đối tác có ảnh hưởng khá mạnh mẽ về mặt tâm lý đối với nhà doanh nghiệp. Vì từ bữa đó, một hợp đồng sẽ được ký kết, hoặc một cuộc đàm phán thương lượng sắp bắt đầu, hoặc một cuộc đàm phán thương lượng sắp bắt đầu, hoặc chí ít cũng tại được ấn tượng tốt ban đầu để thiết lập nên quan hệ tin cậy lẫn nhau làm ăn lâu dài giữa hai nhà doanh nghiệp.

·        Do vậy, giới doanh nghiệp Pháp xác định ý n ghĩa quan trọng của “bữa ăn công việc” bằng câu ngạn ngữ là “Tất cả mọi vấn đề đều diễn ra trong bữa ăn”. Chính trong “bữa ăn công việc” các nhà kinh doanh thường bộc lộ cho nhau biết đến 70% ý đồ của mình.

·        Giới doanh nghiệp Anh lại coi “bữa ăn công việc” là biểu hiện của “chủ nghĩa cá nhân quốc gia” vì bữa ăn đó diễn ra giữa hai người đại diện cho hai quốc gia.

·        Tiệc trà: Thường tổ chức từ 3 đến 4h chiều, kéo dài trong khoảng 1 tiếng rưỡi đến 2 tiếng đồng hồ, dành cho các bà phụ nữ tiếp đãi nhau hoặc liên hoan nhân dịp kỷ niệm ngày vui nào đó

Tiệc trà thường tổ chức, kết hợp trong các buổi liên hoan có chiếu phim, hoà nhạc, biểu diễn văn nghệ…nhưng không nhất thiết ghi vào thiếp mời, vì tiệc trà chỉ là phụ với hình thức nhẹ nhàng

·        Tiệc đêm: Thường được tổ chức từ 21h trở đi và có thể kéo dài vài ba tiếng đồng hồ, thường được áp dụng ở các nước châu Âu, còn ở ta ít dùng.

·        Tiệc đêm là loại tiệc có tính chất bổ sung, mời khách tiếp tục sau khi đã dự bữa tiệc đứng hoặc sau khi dự buổi hoà nhạc, hay xem biểu diễn văn nghệ.

·        Các món ăn trong bữa tiệc đêm cũng tương tự như trong bữa tiệc ngồi chiêu đãi vào buổi tối.

Những nguyên tắc khi dự tiệc kinh doanh

Theo Jay, tác giả của cuốn Nghệ thuật tham dự tiệc trưa kinh doanh:

“Xây dựng quan hệ đối tác từ 12 giờ trưa đến 2 giờ chiều” (Career Press, 14,99 USD) thì có những nguyên tắc sau khi dự tiệc kinh doanh:

- 3 ly rượu martin nguy hiểm hơn một con khủng long bạo chúa. ( Hiển nhiên điều này cũng áp dụng với những bữa tiệc trưa mà mỗi người tham dự dùng một chai riêng). Jay nói: “ Rượu sẽ làm giảm khả năng suy xét của bạn, chính vì vậy nếu không phải đối tác của bạn (hay người phỏng vấn xin việc hoặc ông chủ) khơi mào thì bạn không nên đề nghị uống rượu,” “ Nếu bên kia chủ động gọi rượu mạnh thì bạn có thể tránh một tình thế khó xử bằng cách gọi một đồ uống loại nhẹ khác,” như rượu có ga chẳng hạn. Nhưng không được uống cạn.

- Đừng đoán già đoán non rằng đối tác của bạn đang tìm kiếm một mối quan hệ thân hữu. Jay lưu ý rằng “Khi gặp gỡ làm ăn, người ta đôi khi tỏ ra cực kỳ thân mật hoặc cởi mở,” nhưng điều đó không có nghĩa là họ có ý định gặp lại bạn sau đó vài giờ. Tuyệt đối nên tránh việc hẹn gặp đối tác.

- Nếu có thể, hãy gặp đối tác (hoặc người phỏng vấn xin việc) tại văn phòng của họ và đưa họ đến nhà hàng. Nói rằng “ Tôi sẽ gặp anh/chị ở đó” có thể sẽ tiết kiệm chút ít thời gian nếu họ là người bạn đã từng gặp trước đây hoặc có thể dễ dàng nhận diện. Nếu không “hãy tưởng tượng khung cảnh người nọ chờ người kia tới khi cả hai đều đã ngồi vào chỗ”. Điều này dường như diễn ra thường xuyên và là “một sự lãng phí thời gian ghê gớm.”

- Luôn tỏ ra lịch sự đối với những nhân viên phục vụ. Jay nói: “ Bất cứ ai tử tế với bạn nhưng lại cư xử thô lỗ với những người phục vụ thì cũng chẳng tử tế gì,” “Hãy tỏ ra lịch sự với nhân viên nhà hàng dù xảy ra bất cứ chuyện gì.” Điều này có thể rất khó khăn khi người bồi bàn đánh đổ bát súp nóng nên bộ quần áo đẹp nhất của bạn. Nhưng dù vậy hãy cố cắn răng chịu đựng nhé.

- Đừng công kích đối thủ cạnh tranh của bạn. Một bữa tiệc kinh doanh là cơ hội tuyệt vời để phô diễn những thế mạnh của bạn nhưng bằng cách nói xấu đối thủ của bạn thì lại là một điều tệ hại. “ Hãy học cách xây dựng quan hệ đối tác bằng cách vượt lên đối thủ cạnh tranh chứ không phải bằng cách nhạo báng họ. Nếu bạn ăn trưa với một đối tác tiềm năng mà người này lại đang làm ăn với một đối thủ của bạn thì việc bạn xúc phạm đối thủ của mình cũng có ngầm ý rằng bất cứ ai làm ăn với họ đều rất ngốc nghếch.”

- Hãy mang đến bàn tiệc những câu chuyện nho nhỏ mà bạn đã chuẩn bị trước. Để tránh sự im lặng ngượng ngùng, hãy chuẩn bị trước một số chủ đề xã giao ngoài phạm vi kinh doanh. “Hãy học cách đặt những câu hỏi thú vị,” Mọi người rất thích thú khi nói về những vấn đề họ quan tâm dù chủ đề là du lịch, thể thao, làm vườn hay các bộ phim đi chăng nữa.

- Hiểu công việc làm ăn của đối tác. “Bạn không nên đến dự tiệc mà không biết tất cả những điều có thể về tình hình kinh doanh cũng như xu hướng phát triển của ngành mà đối tác đang hoạt động.” “ Nếu bạn phải nói hoặc nghĩ rằng ‘Tôi không biết điều đó’ càng ít trong quá trình nói chuyện, đối tác sẽ có ấn tượng tốt đẹp với bạn nhiều bấy nhiêu. Nhờ có Internet mà việc nắm được tất cả hay gần như tất cả những thông tin về đối tác đã trở nên dễ dàng. Hãy dành ra 20 phút để tìm kiếm những thông tin này trên Google trước khi đến dự tiệc trưa.

- Không hỏi đối tác bạn phải thanh toán bao nhiêu. “ Lạy Chúa. Liệu có gì tồi tệ hơn khi phải nói cho một người biết bạn đã phải thanh toán cho họ bao nhiêu? Bất cứ ai đọc được thực đơn đều biết mình phải trả bao nhiêu. Nếu bạn không đọc được hoá đơn thanh toán bằng mắt thường thì lúc nào cũng phải nhớ mang theo kính.”

- Lựa chọn nhà hàng phù hợp. Sự lựa chọn của bạn nói lên rất nhiều về bản thân bạn cũng như cảm tình của bạn giành cho đối tác. Một nhà hàng rẻ tiền có thể khiến đối tác cảm thấy không được trân trọng. Một nhà hàng quá xa xỉ lại khiến họ nghĩ bạn là một người lãng phí; họ sẽ băn khoăn liệu bạn có sử dụng tiền của họ một cách hợp lý khi bạn giành được hợp đồng với họ. ”Nếu phân vân về địa điểm, bạn nên đề nghị đối tác lựa chọn nhà hàng thay cho mình. Sự lựa chọn của họ cũng nói cho bạn rất nhiều điều về họ đấy”.

Những nguyên tắc khi dự tiệc Buffet

   Người Việt mình hiện chẳng còn lúng túng, vụng về như cái thuở buffet mới “du nhập”. Từ cậu bé lên mười đến những người có tuổi đều có vẻ rất sành điệu trong cách ăn này. Chỉ tiếc, một số người lại quên mất chút “văn hóa” khi đi ăn buffet.

Cái “văn hóa ăn” không phải là chuyện cầm nĩa tay trái và cầm dao tay phải. Cũng chẳng phải việc phân biệt đâu là món khai vị, đâu là món tráng miệng... mà nó là một cái gì đó khiến những người nhạy cảm cảm thấy khó chịu, hoặc... “nhột” khi một người ngoại quốc nào đó nhìn chăm chăm vào cách ăn buffet của “dân mình”.

- Không dành cho người đến sau!

Trường hợp “chướng mắt” thường thấy nhất trong các bữa tiệc buffet là người ta tranh nhau từng centimet đất trước quầy thức ăn như thể sợ người khác lấy mất phần của mình.

Một buổi hội nghị đối tác của một công ty lớn mà hầu hết thực khách đều là nhân vật sang trọng, trong đó có cả giới truyền thông báo chí, sau phần nghi thức, các đại biểu được mời dùng tiệc buffet. Lập tức, số đông đứng phắt dậy, đi thật nhanh ra quầy thức ăn.

Mới đầu họ chen chân nhau ở bàn dụng cụ, người đến trước lấy đúng loại chén, đĩa, muỗng, nĩa... mình cần; người đứng phía ngoài với tay vô, đụng gì lấy đó, miễn là có cái để đựng thức ăn rồi nhanh chóng đến bên quầy thực phẩm vừa chế biến xong, còn nóng hổi.

Một người cầm mãi chiếc đĩa mà không thể chen vào, nhận xét: “Sao mà giống cái thuở đi nhận cứu trợ...”

Lần khác, một công ty tổ chức giới thiệu sản phẩm cũng có chiêu đãi tiệc buffet. Trong lúc công ty còn đang trình bày, nhà hàng tranh thủ bày tiệc. Thấy thế, một người len lén rời ghế đứng dậy đi ra... Rồi người kế tiếp và kế tiếp...

Đến lúc công ty lên tiếng: “Cảm ơn quý vị đã đến tham dự buổi giới thiệu sản phẩm của chúng tôi. Xin mời quý vị bớt chút thời gian ở lại dùng tiệc buffet” thì khán phòng chỉ còn khoảng một phần ba quân số. Những người ra sau nhìn thấy quầy thực phẩm bị xới đảo như bãi chiến trường... nên đã có một số bỏ về.

Sau phần ăn, đến phần uống. Các loại thức uống cao cấp cũng nhanh chóng hết sạch, người đến sau thường chỉ còn lại nước trà, nước lọc, may mắn lắm thì có ly cà phê, trong khi trên quầy còn la liệt những ly sữa tươi, sôcôla, nước ép cây tươi... uống dang dở rồi bỏ lại.

- Ăn cho “đáng đồng tiền!”

Khi nghe tin khách sạn Omni giảm giá cho suất ăn buffet lan rất nhanh trong cơ quan: chỉ 19 USD cho một người, rượu vang miễn phí. Thoắng một lúc đã có gần chục người tham gia “cuộc ăn chơi xa xỉ” mỗi tháng một lần theo “luật” của cơ quan. 

Cuộc vui lẽ ra cũng như mọi lần nếu trong nhóm không có vài đấng màu râu có chút “đột biến” về ăn hoá ăn uống. Cũng từ quan niệm ăn cho “đáng đồng tiền bát gạo”, các đấng mày râu này cứ ăn lấy ăn để, rượu uống vô tư. “Rượu của mình mà, không uống cũng phải trả tiền thôi”.

- Tròn mắt xem người Việt ăn buffet

Khách nước ngoài sau khi dự tiệc buffet với người Việt đã tỏ vẻ hết sức ngạc nhiên không hiểu sao người ta lại có thể bỏ lại thừa mứa các món ăn ngon và đắt tiền đến thế, trong khi họ thường lấy rất ít thức ăn, khi nào dùng hết mới đi lấy thêm thức ăn. Nước chấm cũng được họ sử dụng vừa đủ nên khi họ ăn xong, thường chiếc đĩa chỉ còn vài mẫu bánh vụn.

Một hướng dẫn viên du lịch có lần kết hợp đoàn khách nước ngoài của mình tham dự tiệc buffet với các thành viên một câu lạc bộ đã ca thán: “Tôi hết sức xấu hổ khi nghe du khách nước ngoài hỏi: Sao các bạn lấy nhiều thức ăn và nước chấm nhưng cuối cùng lại không dùng? Tôi thấy các món đều ngon cơ mà? Thì ra họ nghĩ thực khách ta chê thức ăn không ngon nên mới bỏ lại, chứ đâu ngờ... Từ đó đến giờ, tôi chẳng đủ can đảm dẫn khách tây ăn buffet chung với ta thêm lần nào nữa!”

Chịu bỏ ra một số tiền không nhỏ để đi ăn buffet tại các nhà hàng hoặc được mời dự tiệc buffet, đồng nghĩa với việc bạn đã là người có “đẳng cấp” trong xã hội. Vậy thì hãy nhớ chọn cách hành xử tương thích với đẳng cấp của mình.

Những điều cần tránh khi  khi dự tiệc

     - Không uống quá chén. Rượu có thể làm người ta mất nhận thức về hành vi của mình. Nếu không uống được, bạn nên chọn một loại thức uống khác để cụng ly với bạn bè thay vì cố tỏ ra sành điệu. Hãy nhớ rằng, sự tỉnh táo chi phối tất cả cho dù bạn có tửu lượng khá cao thì cũng nên hạn chế uống nhiều các loại nước có độ cồn cao nếu bạn không muốn để lại hình ảnh xấu trong mắt đồng nghiệp.

- Không cư xử như thể bạn đang ở hàng quán. Những buổi tiệc công ty là những cơ hội tuyệt vời thắt chặt thêm mối quan hệ thân tình với các đồng nghiệp. Tuy nhiên, chúng ta đừng nên vịn vào đó mà đi quá xa giới hạn giao tiếp.

Tìm hiểu hỏi thăm cuộc sống gia đình khác hẳn với chuyện soi mói đời tư, thoải mái chuyện trò không giống như cùng đám chiến hữu hội tụ nhau ở hàng quán sau giờ làm. Điều đặc biệt mà các quý ông cần lưu ý là đừng tỏ ra ve vãn săn đón với các nữ đồng nghiệp trong các dịp này.

Những cử chỉ, lời nói suồng sã sẽ chỉ làm hại chính bạn đầu tiên, cho dù đó chỉ là những hành động vô tình nhưng cũng có thể làm mất lòng những người xung quanh.

- Không diện những trang phục quá khêu gợi. Dĩ nhiên, khi đi dự tiệc, ai cũng muốn diện hơn ngày thường đi làm, tuy vậy các quý cô cần lưu ý cũng đừng để mình bị lạc lõng giữa các đồng nghiệp vì những bộ cánh hơi “ít vải” hay quá lòe loẹt.

- Không đùa giỡn quá trớn. Mỗi khi tham gia một cuộc vui, hầu như mọi người đều có chung tâm lý “chơi xả láng, sáng về sớm”. Chúng ta hay dựa vào lý do xả stress mà vô tư đùa giỡn quá trớn. Đặc biệt, những lúc quá chén, nhiều người thường cư xử đi quá giới hạn lịch sự mà không nhận thức được để rồi phải “trả giá” đắt.

- Không kể những câu chuyện cười dung tục. Đây là nguyên tắc bất cứ một nhân viên nào cũng nên nhớ dù trong hay ngoài giờ làm việc. Khi bạn chèn những câu chuyện dung tục vào những lúc nói chuyện với đồng nghiệp kể cả lúc dự tiệc cũng có thể làm mọi người khó chịu và tỏ ra thiếu thiện cảm với mình.

- Không ăn nói thô lỗ. Không khí buổi tiệc có thể làm chúng ta cảm thấy thoải mái và dễ nói chuyện với nhau hơn những lúc đối mặt hàng ngày ở văn phòng. Tuy nhiên, không phải vì thế mà chúng ta không thận trọng khi phát ngôn đặc biệt là khi đã ngấm hơi men. Chỉ vài phút hớ hênh, tuôn ra  vài từ thô lỗ sẽ làm ảnh hưởng đến hình ảnh của bạn trong công ty lâu dài.

- Không bình phẩm đồng nghiệp sau lưng. Một vài đồng nghiệp vì những lý do bận đột xuất mà vắng mặt trong buổi tiệc, bạn đừng lợi dụng dịp này để nói xấu. Nếu không, bạn đã tự phá hỏng cuộc vui của mình và mọi người, và biết đâu trong số những người xung quanh sẽ đem những chuyện này kể cho anh ta hay cô ta nghe sau buổi tiệc… Lúc ấy, mối quan hệ của bạn với người đồng nghiệp này chắc chắn sẽ xấu đi rất nhiều.

- Không dẫn theo khách không được mời. Tiệc công ty thường dành cho toàn thể nhân viên. Bạn đừng dẫn theo người quen hay bạn bè mà không báo trước hoặc hỏi qua ý những người chịu trách nhiệm tổ chức.

- Không xét nét hành vi ứng xử của mọi người. Tất cả những người có mặt trong buổi tiệc đều là là những người đã đi làm và ít nhiều có kinh nghiệm trong việc giao tiếp. Họ có thể dễ dàng thích ứng và biết cách cư xử thích hợp trong buổi tiệc theo sự mong đợi của ban tổ chức. Bạn đừng tỏ ra xét nét hay hành vi của mọi người theo quan điểm riêng của mình mà làm ảnh hưởng đến không khí vui chung. 

V. KỸ NĂNG LẮNG NGHE

”Nói là gieo, nghe là gặt” Trong cuộc sống để thành công và hạnh phúc nếu chúng ta chỉ “gieo” thôi thì chưa đủ mà còn phải “gặt”. Vậy, đâu là bí quyết giúp chúng ta lắng nghe và gặt hái hiệu quả?

1. Khái niệm và tầm quan trọng của lắng nghe

a.     

Khái niệm

Để hiểu rõ thế nào là lắng nghe, chúng ta hãy so sánh hai khái niệm: nghe thấy và lắng nghe:

Nghe thấy 

Nghe thấy là quá trình sóng âm qua màng nhĩ vào não. Thực hiện quá trình này chúng ta không cần phải cố gắng.

Lắng nghe:

Khác với nghe thấy, khi lắng nghe chúng ta phải hiểu được nghĩa mà người nói muốn truyền đạt. Để hiểu được chúng ta phải : chú ý, hiểu, hồi đáp và ghi nhớ.

b.      Tầm quan trọng của lắng nghe :

Lắng nghe đóng vai trò như thế nào trong giao tiếp và có ảnh hưởng gì đối với các kỹ năng : nói, đọc, viết ? Ta thấy rất rõ là : không nghe không nói được, không nghe không đọc được, không nghe không viết được. Như vậy,  để giao tiếp tốt ta không thể không lắng nghe.

-         Lắng nghe giải quyết công việc: Muốn thành công trong bất cứ nghành nghề nào cũng phải biết lắng nghe, đặc biệt là: lãnh đạo, tư vấn viên, thư ký, luật sư, giáo viên, người bán hàng. Lắng nghe giúp ta học hỏi kinh nghiệm, thấu hiểu tâm tư tình cảm, tích cách, sở thích, thói quen của đồng nghiệp. Từ đó tạo sự gắn kết và tăng hiệu quả công việc.

-         Lắng nghe giúp xây dựng và phát triển quan hệ. “Nói có người nghe, đe có kẻ sợ”. Trong giao tiếp, ai cũng thích được người khác lắng nghe, đặc biệt là phụ nữ. Phụ nữ thường sống tình cảm và thích giãi bày. Nếu bạn biết lắng nghe, ủng hộ và khích lệ đúng cách, họ sẽ “dốc hết bầu tâm sự”. Qua những tâm sự, bạn sẽ khám phá ra con đường đi đến trái tim họ. Khi nghe, bạn chỉ cần đặt câu hỏi để gợi mở, dẫn dắt câu chuyện.  “Bạn cảm thấy như thế nào?”, “Bạn nghĩ gì về vấn đề này?”... là những câu hỏi sẽ giúp họ dễ dàng tâm sự và bày tỏ quan điểm. Cứ người “tung” kẻ “hứng”, người “gieo” kẻ “gặt” cuộc nói chuyện sẽ trở nên say sưa. Như vậy, lắng nghe giúp chúng ta hiểu nhau để thân thiết, gắn bó và tin tưởng hơn.

§        Lắng nghe để giải quyết xung đột. “Cả giận mất khôn”. Khi không tức giận ai cũng tỉnh táo để nhìn nhận sự việc và sáng suốt đưa ra giải pháp. Vì vậy, vấn đề của chúng ta khi giải quyết xung đột là: làm thế nào để đưa hai “con hổ tức giận” trở về trạng thái bình tĩnh. Trong trường hợp này, chỉ có nghe là hiệu quả nhất.

2       Nguyên nhân nghe kém hiệu quả

Theo thống kê của các nhà xã hội học, trung bình một ngày ta dành 53%  thời gian để lắng nghe nhưng hiệu suất chúng ta thu được chỉ có 25% - 30%.  Dưới đây là những nguyên nhân khiến ta nghe không hiệu quả ?

a.      Nghe không nỗ lực, tập trung 

Đã bao giờ chúng ta gặp tình huống ta ngồi nói chuyện với bạn rất nhiệt tình, rất chăm chú, có bao nhiêu nỗi lòng muốn thổ lộ cho bạn hiểu, nhưng khi mình đang kể về câu chuyện của mình thì bạn mình lúc thì quay sang gọi điện thoại,lúc thì lấy báo ra đọc, lúc đó cảm giác của bạn như thế nào.Muốn nói chuyện nữa hay muốn đúng lên.Vừa nghe chúng ta vừa làm việc riêng. Cách nghe này khiến chúng ta không những không thu nhận được thông tin mà còn hỏng việc. Nguy hiểm hơn là người nói sẽ cảm thấy bị “bỏ rơi” và không được tôn trọng. Họ sẽ thất vọng, chán nản và không muốn tiếp tục câu chuyện.

Vậy giải pháp của vấn đề nghe không nỗ lực, tập trung là gì.Chúng ta phải nỗ lực tập trung lắng nghe, không làm việc riêng, mỗi giờ một việc, mỗi lúc một việc.

b.      Nghe “phục kích”

Theo anh chị nghe phục kích là nghe như thế nào. Đây là cách nghe để “Bới lông tìm vết”, ”Vạch lá tìm sâu”. Khi chúng tôi đưa một tờ giấy có một vết mực nhỏ và hỏi “Các anh chị nhìn thấy gì ?”. 99% số người được hỏi đều trả lời là nhìn thấy vết mực. Khi nghe, cũng như khi chúng ta nhìn vào tờ giấy có vết mực, ta chỉ nhìn thấy vết mực mà bỏ đi 99% giấy trắng. Khi nghe, ta không chú tâm học hỏi những lời hay, ý đẹp mà chỉ “rình” xem người nói mắc lỗi gì và “chộp” ngay lấy. Hàng ngày, chúng ta ăn cơm là ăn vật chất còn thu nhận thông tin, tình cảm là ăn tinh thần. Ăn vật chất chúng ta luôn cố gắng ngon hơn, tươi hơn và bổ hơn. Ăn tinh thần thì ngược lại. Với thông tin xấu, tiêu cực không có lợi gì cho công việc và tình cảm thì chúng ta nhớ rất kỹ và thường xuyên nhai đi nhai lại. Ăn như vậy nên suốt ngày ta buồn rầu, nhăn nhó, chán ghét mọi người, chán ghét cuộc sống và chán ghét chính bản thân mình.

Những người thành công trong cuộc sống cũng như trong lắng nghe họ luôn luôn “Đãi cát tìm vàng”, “Gạn đục khơi trong”, “Thấy cơ hội trong khó khăn”. Dù nghe một bài nói rất dở nhưng họ vẫn tìm được điều hay, điều tốt để học. Đó chính là biến khó khăn thành cơ hội và học trên sự thành công và cả sự thất bại của người khác.

c.       Quá tải thông điệp 

“Ôm nhiều siết không chặt”, "Đa thư loạn tâm”. Khi phải nghe quá nhiều thông tin giống như phải bẻ cả một bó đũa, chúng ta sẽ không bẻ được. Muốn bẻ được chúng ta phải bẻ từng chiếc, từng chiếc một. Tương tự, khi nghe chúng ta phải chia nhỏ thông tin và tiếp thu từng thông tin một. 

d.      Nghe “phòng thủ” 

Bố mẹ, thầy cô hoặc cấp trên gọi ta đến để nói chuyện. Ta sẽ nghĩ ngay đến lỗi của mình và chuẩn bị sẵn sàng nghe mắng. Tại sao chúng ta lại có thói quen suy nghĩ như vậy ? Bởi vì rất ít khi người khác gọi ta đến để khen mà chỉ trách mắng. Theo thống kê trung bình một ngày chúng ta khen nhau 15 lần nhưng chê trách nhau 450 lần. Vậy chính những cảm giác tiêu cực đó đã khiến chúng ta nghe phòng thủ tức là nghe để bảo vệ mình, nghe để tìm lý do biện  minh cho việc mình làm và điều đó làm cho chúng ta nghe không hiệu quả nữa.

e.      Võ đoán ngộ nhận

Nghe người khác nói ta thường “suy bụng ta ra bụng người” Mỗi người có cách nghĩ và cách nói khác nhau nhưng ta lại nghĩ người khác cũng giống mình.

f.        Không chuẩn bị : 

“Nói là gieo, nghe là gặt”. Người nông dân trước khi đi gặt họ thường chuẩn bị rất kỹ : công cụ để gặt, nhờ hàng xóm giúp. Vậy, những người chuyên gặt hái thông tin, tình cảm thì chuẩn bị như thế nào ? Đã bao giờ chúng ta chuẩn bị tinh thần nghe người thân, bạn bè mình chia sẻ chưa ? Đã bao giờ chúng ta hỏi :  “Hôm nay bố mẹ hoặc bạn của mình sẽ nói về điều gì ? Họ đang mong muốn chia sẻ điều gì với chúng ta ?” Thông thường chúng ta chỉ chuẩn bị nói mà chưa chuẩn bị lắng nghe. “Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại”. Nếu nông dân cứ ra đồng rồi gặt được ít nào hay ít đó thì chắc chắn họ sẽ chết đói. Gặt hái kiến thức, tình cảm cũng như vậy, nếu chỉ “được chăng hay chớ” thì chúng ta sẽ đói kém về tinh thần. “Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương” chúng ta không thể có nhiều bạc, nhiều vàng và nhiều kim cương nếu chúng ta không sẵn sàng gặt hái.

g.      Không muốn nghe: 

“Điếc hơn người điếc là người không muốn nghe”. Với người điếc nếu họ muốn nghe ta có thể viết, hoặc dùng máy trợ thính, dùng cử chỉ điệu bộ để ra hiệu,. Còn một người bình thường được trang bị đầy đủ kỹ năng nhưng họ không muốn nghe thì cố gắng đến mấy cũng vô ích. Nếu mong muốn chỉ biểu hiện bằng sự im lặng bên ngoài thì chưa đủ mà sâu lắng nhất là sự tĩnh lặng ở bên trong. Không đánh giá, không phán xét chỉ nghe thôi khi đó chúng ta sẽ thu nhận được rất nhiều kim cương.

3       Kỹ năng lắng nghe

“Nói là bạc

Im lặng là vàng

Lắng nghe là kim cương”.

Lâu nay, chúng ta đã khai thác được nhiều, nhưng làm sao để khai thác nhiều hơn nữa không chỉ là vàng bạc mà cả kim cương. Vậy, đâu là bí quyết “khai thác kim cương”? Chúng ta nên lắng nghe như thế nào để đời sống vật chất và tinh thần của chúng ta ngày càng giàu đẹp hơn.

Kỹ năng lắng nghe có thể tóm tắt qua chu trình lắng nghe hiệu quả như hình bên. 

Vậy thì điều gì là quan trọng nhất trong lắng nghe. Lâu naychúng ta làm bất cứ việc gì từ ăn uống đến ngủ, nghỉ .. đều bắt đầu từ mong muốn, muốn ăn mới ăn ngon đươc, muốn chơi mới chơi được nhiệt tình. Và mong muốn thấu hiểu ngừơi giao tiếp với mình mới giao tiếp tốt được. Như vậy , đầu tiên trong chu trình chính  là thái độ. Nếu bạn không muốn nghe thầy cô giảng , bạn không muốn gặp đối tác, bạn không muốn nói chuyện, bạn có lắng nghe hiệu qủa  không/ Không ai có thể bắt buộc được bạn. Thái độ đầu tiên là thể hiện sự tôn trọng và lòng biết ơn đối với người nói: coi người nói là “thượng đế”. Trong kinh doanh, người ta gọi khách hàng là “thượng đế” vì khách hàng mua hàng, đem lại lợi nhuận và trả lương cho người bán. Trong giao tiếp người nói chính là thượng đế vì   “Nói là gieo, nghe là gặt”, “Lắng nghe là kim cương”. Qua người nói bạn sẽ gặt hái được thông tin, kiến thức, tình cảm, cơ hội... Có nghĩa là nhờ người nói bạn sẽ giàu đẹp hơn về vật chất và tinh thần.

Khi xác định rõ vai trò của người nói chúng ta sẽ thực sự mong muốn lắng nghe và hiểu đúng những điều người nói muốn chia sẻ. Cao hơn nữa là thấu hiểu và đồng cảm với nhu cầu, nguyện vọng của họ. Không thành tâm, không có thiện chí, không muốn lắng nghe thì tất cả các kỹ năng và tiểu xảo đều không mang lại kết quả. 80% hiệu quả lắng nghe phụ thuộc vào thái độ. Phải có thái độ tốt rồi mới đến kỹ năng. Kỹ năng mà không có thái độ chỉ là những hành vi vô cảm, chỉ là cỗ máy.

+       Bước 1: Tập trung – Thực tế rằng lâu nay chúng ta đã thực sự tập trung lắng nghe chưa.Phải toàn tâm toàn ý để lắng nghe đối tác thay vì nhìn lơ đãng xung quanh. Nên chú ý vào người nói, thể hiện sự mong muốn lắng nghe, không được tranh thủ làm việc khác, hoặc nghĩ sang việc khác…Điều đặc biệt chính là bạn trọng tâm hóa tư duy của mình. Bạn hãy trả lời tốt hai câu hỏi; ‘ Ta đang nghĩ gì/ Ta nên nghĩ gì’ .

+       Bước 2: Tham dự - hòa mình trong cuộc giao tiếp, bằng cử chỉ, thể hiện rõ mình đang lắng nghe: gật đầu, biểu hiện đồng cảm qua nét mặt, thay vì ngồi im ta hãy thể hiện cho người nói biết mình đang lắng nghe họ bằng những câu nói phụ họa hoặc các từ đệm (vâng, dạ, thế á…).ví dụ như khi bạn được mời đến dự bữa cơm mà chủ nhà không ăn, để bạn tự ăn một mình, bạn cảm thấy như thế nào/

+       Bước 3: Hiểu - để tin chắc và chứng tỏ mình đã hiểu đúng những gì đối tác nói bằng việc nhắc lại những từ chính, từ quan trọng mà đổi tác trình bày (ví dụ: nguời nói “tôi thấy cần phải tăng thêm 2 người…”, người nghe: “2 người” )

+       Bước 4: Ghi nhớ - chính tên gọi của bước 4 đã nói lên cách để ta nhớ tốt nhất là ghi chép lại những ý chính, những điều cần ghi nhớ hoặc chưa rõ. “Mẩu bút chì hơn trí nhớ tốt, trí nhớ đậm không bằng nết mực mờ”. Công việc của những người đàm phán đòi hỏi tính cụ thể và chi tiết không thể khoang khoảng, mang máng được. Hơn nữa, khi tất cả những ý quan trọng mà đối tác nói đều được bạn ghi lại sẽ khiến đối tác thấy họ quan  trọng hơn, đặc biệt là khi bạn hào hứng nhắc lại những lời họ nói.

+       Bước 5: Hồi đáp - đây là một kỹ năng mà người Việt ta đặc biệt yếu, thường thì ta chỉ nghe mà không có hồi đáp. Ta phải trả lời, giải đáp các băn khoăn thắc mắc của đối tác trong điều kiện có thể. Hồi đáp là giúp cho thông tin giữa bạn và đối tác chắc chắn hiểu được như  nhau.cả hai cùng đóng góp vào sự  thành công  của mối quan hệ . Có đi có lại mới tọai lòng nhau

+       Bước 6: Phát triển - bằng cách đặt câu hỏi để làm rõ các vấn đề, hoặc phát triển thêm các ý kiến khác mà đối tác chưa đề cập đến hoặc không có ý định đề cập đến. Câu hỏi sử dụng thường là những câu hỏi mở và những hình thức khác nhau để câu chuyện hấp dẫn hơn.

Chu trình 6 bước này liên tục lặp đi lặp lại trong quá trình giao tiếp đảm bảo lắng nghe một cách hiệu quả nhất.

     Tuy nhiên, chúng tôi  cũng đưa ra một số nguyên tắc để giao tiếp hiệu quả hơn

     Nguyên tắc đầu tiên trong lắng nghe là: nghe xong rồi hãy nói. Khi hai người tranh nhau nói, kết quả là cả hai đều không nghe được ý kiến của nhau. Những người còn lại rất khó chịu. Không khí buổi nói chuyện trở nên rất căng thẳng. “Người thực sự khôn ngoan họ không cãi lộn. Họ nói hoặc họ nghe, họ quả quyết hoặc họ tìm hiểu sâu hơn”. Khi lắng nghe, bạn muốn hỏi hay phát biểu ý kiến thì hãy để người nói trình bày xong ý đó. Rồi đề nghị giải thích hoặc trình bày quan điểm của mình. Ví dụ: “Xin lỗi, anh vừa nói về chế độ tiền thưởng. Tôi chưa rõ lắm. Anh làm ơn nói kỹ hơn”.

Trong kỹ năng lắng nghe khó nhất là hồi đáp. Hồi đáp tích cực sẽ truyền cảm hứng và gây hưng phấn cho người nói. Người nói sẽ đem hết tâm huyết để truyền đạt cho ta. Nghệ thuật hồi đáp rất đơn giản:

§        Chú ý ủng hộ bằng cử chỉ, tiếng đệm tiếng đế

§        Nhắc lại nội dung chính

§        Diễn giải nội dung,

§        Tìm ra ý chính,

§        Ghi chép thông tin cơ bản

§        Không võ đoán ngộ nhận

§        Ghi chép thông tin cơ bản

Khó nhất khi hồi đáp không phải là thực hiện những hành động trên mà ta phải vượt qua “cái Tôi” của chính mình. Quan sát khi giao tiếp, ta thấy: trước ý kiến của người khác câu cửa miệng của ta là: “không”. Ví dụ: Khi bạn rủ: “Đi chơi nhé” Ta thường trả lời: “Không, thế mấy giờ?”.

Khi giao tiếp, do vừa thích thể hiện cái tôi vừa sợ người khác coi thường nên ta hay phán xét và cố bảo vệ ý kiến của mình. Cố gắng chứng minh mình đúng, đối tác sai thường dẫn đến tranh cãi quyết liệt. Nhiều quan hệ rạn nứt thậm chí đổ vỡ vì ta chưa biết lắng nghe và ghi nhận ý kiến của người khác. Để tránh tình trạng trên khi hồi đáp chúng ta chú ý:

§        Dừng lại một chút trước khi hồi đáp

§        Không ngắt lời khi chưa thật cần

§        Không vội vàng tranh cãi hay phán xét

§        Hãy tính đến nhu cầu của hai bên

Kỹ năng lắng nghe là không phản ứng mà “nghe ý hiểu tứ”. Điều này đặc biệt quan trọng khi các bạn nghe phụ nữ. Phụ nữ thường nói bóng gió xa xôi, thậm chí nói ngược. Nếu chỉ ghi nhận đầy đủ thông tin họ cung cấp bạn sẽ không bao giờ hiểu hết ý họ muốn nói. Để hiểu được ‘ngầm ý” trong lời nói của họ bạn phải nhìn vào mắt. Như vậy, để lắng nghe thực sự, chúng ta không chỉ dùng tai mà còn dùng mắt. “Mắt là cửa sổ của tâm hồn” nhìn vào mắt của người nói để cảm nhận được cái “tứ” sâu xa trong lời nói cũng là để thấu hiểu được tâm hồn họ. 

Lắng nghe có nghĩa là trước khi nghe chúng ta hãy để cho tâm mình lắng xuống. Một hồ nước chỉ nhìn rõ đáy khi nước trong và mặt hồ lặng sóng. Nghệ thuật thấu hiểu tâm lý người khác được bắt đầu từ việc chúng ta để cho tâm mình tĩnh lặng. Khi nghe chúng ta hãy gạt tất cả những thành kiến, sự đánh giá phán xét sang một bên để chú tâm vào việc lắng nghe. Kinh Phật dạy lắng nghe như sau: "Lạy đức Bồ Tát Quán Thế Âm, chúng con xin học theo hạnh Bồ Tát, biết lắng tai nghe cho cuộc đời bớt khổ. Ngài là trái tim biết nghe, biết hiểu. Chúng con xin tập ngồi nghe với tất cả sự chú tâm và thành khẩn của chúng con. Chúng con xin tập ngồi nghe với tâm không thành kiến. Chúng con xin tập ngồi nghe mà không phán xét, không phản ứng. Chúng con nguyện tập ngồi nghe để hiểu. Chúng con xin nguyện ngồi nghe chăm chú để có thể hiểu được những điều đang nghe và cả những điều không nói. Chúng con biết chỉ cần lắng nghe thôi, chúng con cũng đã làm vơi bớt rất nhiều khổ đau của kẻ khác rồi.”

Chữ Thính của người Trung Quốc (xem hình 4) thể hiện rất sâu sắc kỹ năng lắng nghe, nó gồm các bộ vương, nhĩ, nhãn, nhất, tâm. Ta cùng nghiên cứu để rút bài học nâng cao hiệu quả công việc:

+       Vương: Coi đối tác như vua.

+       Nhĩ: Lúc nào cũng phải vểnh tai lên mà lắng nghe.

+       Nhãn: Để thấu hiểu được suy nghĩ và cảm xúc của đối tác, để lắng nghe cả những điều mà đối tác chưa biết cách diễn tả, khi nghe nên nhìn vào mặt và mắt đối tác.

+       Tâm: Phải để tâm đến đối tác và để tâm vào câu chuyện, hết lòng lắng nghe. Sự thành tâm, lòng mong muốn được chia sẻ và thấu hiểu đối tác.

+       Nhất: Tất cả những điều trên phải đồng nhất kết hợp.

 Lắng nghe là một kỹ năng cơ bản trong giao tiếp. Vận dụng tốt kỹ năng lắng nghe sẽ giúp chúng ta rút ngắn khoảng cách đến thành công.

VI. KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT

1. Xung đột trong cuộc sống

Trong cuộc sống không tránh khỏi xung đột. Cổ nhân từng đúc rút "bát đũa còn có lúc xô xát". Đơn giản như những vật vô tri vô giác còn có lúc va chạm thì xung đột giữa con người với nhau cũng là bình thường. Xung đột không phải là xấu. Thực tế, cuộc sống lúc nào cũng bình lặng lại không tốt. Nếu biết tạo ra xung đột và kiểm soát được xung đột thì hiệu quả công việc sẽ cao hơn.

2. Giải quyết xung đột

Cổ nhân ta có  câu “Già néo đứt dây”. Khi xung đột đa phần chúng ta giận nhau là vì thái độ của người kia không tốt. Thái độ biểu hiện rõ nhất qua: ánh mắt, nét mặt và giọng nói. Các nghiên cứu xã hội học cho thấy, khi tức giận thì 7% là do nội dung, 38% do giọng nói và 55% là hình ảnh. Vì vậy, khi xung đột ta nên tách nhau ra ta giảm 93% tức giận. Ta nên thực hiện theo các bước sau đây: tách nhau ra, ngồi xuống, uống một cốc nước mát, nghĩ lại tất cả những điều tốt của  người đồng nghiệp đó, nghĩ lại sự hợp tác lâu nay hai bên đã giúp gì cho nhau, nghĩ lại xem ta có phần lỗi nào không và nếu xung đột này xảy ra thì sau này ta sẽ hợp tác được với nhau như thế nào và hiệu quả công việc sẽ ra sao. Chúng ta đang giải quyết vấn đề hay giải quyết nhau? Có thể chia sẻ với ai đó và cùng tìm giải pháp để tốt hơn. Hãy luôn nhớ rằng trước tiên là tìm lỗi từ phía mình trước. Chúng ta thấy khi tức giận năng lượng sẽ bị dồn xuống não bò sát, cả hai người khi đó đều không tìm giải pháp mà chỉ lo phản ứng. Trong trường hợp này “Một sự nhịn là chín sự lành”. Một người lắng nghe để người kia xả giận.

·        Bước 1: Tách hai người ra – 90% ta giận nhau là do thái độ. Thái độ được biểu hiện rõ nhất qua nét mặt và giọng nói. Nghiên cứu của các nhà xã hội học cho thấy, khi ta giao tiếp, ngôn từ chỉ tác động đến đối tác 7%, giọng nói: 38%, hình ảnh 55%. Vậy 93% ta giận nhau là do giọng nói và hình ảnh. Hình ảnh ở đây bao gồm nét mặt và ánh mắt. Khi ta tách mỗi người một nơi để xóa đi 93% ảnh hưởng của giọng nói và hình ảnh. Không nhìn thấy mặt, không nghe thấy giọng của đối thủ họ sẽ đỡ tức hơn.

·        Bước 2: Cho họ ngồi xuống – Lúc cãi nhau, ai cũng sấn sổ xông vào đối thủ, đang ngồi cũng bật dậy. Để giúp họ lấy lại bình tĩnh, tốt nhất ta nên cho họ ngồi dựa lưng vào ghế. Trong tư thế thả lỏng, các cơ sẽ giãn ra. Khi đó họ sẽ cảm thấy thoải mái và bình tĩnh hơn.

·        Bước 3: Cho họ uống 1 cốc nước – Lúc tức giận người ta thở rất nhanh. Để bình tĩnh phải điều chỉnh cho nhịp thở chậm lại. Từ từ uống từng ngụm nước sẽ giúp họ thở chậm lại.

·        Bước 3: Lắng nghe tích cực – Sau khi họ bình tĩnh lại, chúng ta mới bắt đầu lắng nghe. Chú ý: ta không nên tò mò, thóc mách vào vấn đề riêng tư. Khi họ nói, chúng ta chỉ nên tham gia bằng các cử chỉ như: gật đầu, tay và cơ thể phụ họa theo những động tác của họ, nét mặt biểu cảm theo nội dung. Về ngôn từ, chúng ta nên nhắc lại những từ chốt quan trọng, dùng tiếng đệm, tiếng đế như: dạ, vâng ạ, ừ, à... những thán từ như: thế á, thật không, úi giời ơi... Ta cũng có thể đặt câu hỏi để họ nói lên cảm xúc và tường thuật lại sự việc. Tránh khuyên bảo như: “anh nên làm như thế này, nên làm như thế kia”, tránh thắc mắc “tôi không hiểu tại sao anh lại làm như vậy” hoặc đánh giá “Trời ạ, có thế thôi mà cũng phải cãi nhau”. Đặc biệt là không được “đổ thêm dầu vào lửa” “Tôi mà là anh thì tôi cho nó vỡ mặt”. Khi họ cần giải pháp, ta chỉ nên đặt câu hỏi để định hướng giúp họ tự tìm ra câu trả lời. Ta cũng không thể thay họ giải quyết vấn đề, nếu cần ta chỉ hỗ trợ và giúp đỡ một phần.

Cơ chế hoạt động của não và ứng dụng để giải quyết xung đột

Để giải quyết xung đột hiệu quả hơn, chúng ta phải hiểu cơ chế hoạt động của não. Theo chức năng, Paul Maclean chia não thành 3 phần: Não bò sát, não thú và não người.

Não bò sát: đảm nhận chức năng bảo vệ cơ thể khỏi những thương tổn sinh lý bằng những phản ứng tức thời không tính toán, không logic, không suy luận. Đó là hiện tượng khi ta chạm tay vào lửa thì rụt tay lại. Hay khi ta đang đi trên đường thấy một cái xe lao vù đến chỗ mình thì ngay lập tức tránh luôn chứ không kịp tính nó to thế, vận tốc bao nhiêu, nếu đam vào mình thì có nguy hiểm hay không.

Não thú: hay còn gọi là não giữa, ảnh hưởng đến khía cạnh cảm xúc trong quá trình tư duy giải quyết vấn đề. Bằng chứng của các cuộc nghiên cứu cho thấy cảm xúc được sinh ra từ hệ thống rìa (limbic) góp phần tạo nên trí nhớ dài hạn của bạn. Các cảm xúc mạnh thường để lại những ký ức sống động nhất. Con người có xu hướng nhớ những lúc vui nhất và buồn nhất. Những cảm xúc thái quá thường đậm nét còn những cảm xúc bình thường thì mờ nhạt và không thường trực trong trí nhớ. Các nhân tố cảm xúc có thể được sử dụng bằng cách kết hợp các cảm xúc tích cực để trợ giúp quá trình tư duy giải quyết xung đột. Các cảm xúc tích cực được nảy sinh cùng các sự kiện kịch tính, lòng nhiệt tâm, các cuộc tranh luận sôi động mang tính xây dựng.

Não người: là một phần của bộ não với chức năng kết nối thông tin để tạo ra một thông tin mới. Ví dụ, cùng một từ có thể được sử dụng để tạo ra một nghĩa hoàn toàn khác. Bài thơ, bài hát, ý tưởng, câu chuyện hay bất cứ một vấn đề mang tính sáng tạo đều là kết quả của việc não người kết hợp mọi thứ lại với nhau.

Các cuộc nghiên cứu chỉ ra rằng năng lượng chạy từ thuỳ não (não bò sát) qua trung khu cảm xúc (não thú) và lên đến phần vỏ não trước (thuỳ trước của não người). Thông thường, thông tin sẽ đi qua não thú, nếu có đủ năng lượng nó sẽ lên não người từ đó sẽ giúp não có suy nghĩ và sáng tạo để đưa ra giải pháp. Ngược lại, nếu không có đủ năng lượng, thông tin sẽ đưa xuống não bò sát và tạo ra phản ứng tức thời. Bởi thế, để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, thông tin phải được đưa lên não người - và thức ăn của nó chính là năng lượng từ cảm xúc. Do đó, cần tạo môi trường thoải mái trong tâm lý để có thể tạo ra những giải pháp tích cực cho các vấn đề.

Khi hiểu được cơ chế làm việc của 3 não mỗi người sẽ biết cách ứng xử với môi trường xung quanh một cách tốt nhất, đặc biệt trong quan hệ giữa những người đồng nghiệp với nhau, làm thế nào để công việc được thực hiện một cách hiệu quả nhất.

Tư duy tích cực:

     Một tờ giấy trắng có một chấm đen, khi đem hỏi mọi người nhìn thấy gì thì 99% đều trả lời là nhìn thấy chấm đen hoặc một dấu chấm đen trên tờ giấy trắng mà ít ai nhìn thấy một tờ giấy trắng trước khi thấy một chấm đen. Thực tế dấu chấm đen chỉ chiếm 1%, thậm chí nhỏ hơn nữa, còn phần trắng của tờ giấy chiếm đến 99%. Trong con người chúng ta cũng vậy, có rất nhiều cái tốt và cũng có những cái xấu, cái chưa tốt nhưng ta thường chỉ nhìn thấy cái xấu, điểm chưa được của người khác. Khi làm bao điều tốt chẳng ai cần biết nhưng cứ chót mắc lỗi làm sai điều gì thì cả cơ quan đều quan tâm bàn tán? Nhân viên làm tốt chẳng được khen, cứ sai một cái là bị phê bình? Trong tự điển cũng như trong vốn ngôn từ sử dụng hàng ngày những từ dùng để chê trách rất nhiều và có rất nhiều cấp độ. Nhẹ thì ”như thế là không được”, kém quá, sao cái này xấu thế ... nặng thì ”đồ đểu cáng”.... Nhưng những từ dùng để khen thì rất ít và rất chung chung. ”tốt”, ”được”, ”khá”

Một câu hỏi rất quan trọng được đặt ra là: ”Tại sao ta chỉ chú ý đến 1% rất nhỏ của cái xấu. Trong khi phần tốt chiếm đến 99% thậm chí nhiều hơn? Vì nó nổi bật chăng? Chủ yếu là vì bản năng của con người. Để tồn tại con người luôn phải chú ý đến điểm đen”, đến cái xấu, sự nguy hiểm để né tránh, chống trọi. Tuy nhiên, trong công việc cũng như trong cuộc sống chỉ tồn tại không thì chưa đủ. Con người cần phát triển và để liên tục phát triển thì con người phải luôn hướng tới sự phát triển, tìm kiếm cơ hội phát triển, xây dựng nền tảng cho sự phát triển. Vậy đâu là giải pháp?

Giải pháp cho vấn đề này cũng giống như chúng ta ăn vật chất hàng ngày. Khi mua một mớ rau về ăn ta sẽ phải nhặt thật kỹ, bỏ lá sâu, lá úa, lá già đi, chỉ chọn phần ngọn thật non, thật ngon. Sau đó rửa thật sạch. Gia đình nào cẩn thận còn ngâm nước muối rồi mới nấu chín. Khi bày ra ăn cũng phải chọn bát đĩa thật sạch. Ăn vật chất thì chúng ta chọn lọc rất cẩn thận và khoa học rồi mới ăn. Giao tiếp là món ăn tinh thần. Nếu như chúng ta ”ăn tình thần” như ăn vật chất thì chúng ta sẽ rất khỏe mạnh. Khi giao tiếp hãy nhìn vào điểm tốt, những suy nghĩ, hành động tích cực của đồng nghiệp, hãy ghi nhận những kết quả, sự đóng góp của đồng nghiệp, hãy tìm giải pháp khi gặp vấn đề thay vì chúng ta trách móc, chỉ trích nhau. Khi chúng ta góp ý cho đồng nghiệp hãy nói điểm tốt trước, thành tích trước rồi sau đó mới nói tới điểm chưa được và quan trọng hơn là làm thế nào để đồng nghiệp của mình, để công việc đó tốt hơn.

VII. KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI

1. Các loại câu hỏi

Câu hỏi đóng

·        Là câu hỏi mà chỉcó thể nhận được câu trả lới là: Có hoặc Không

·        Câu hỏi loại này dễgây đột ngột. Nên sử dụng khi cần sự khẳng định hoặc cần thu hẹp vấn đề. Chỉ sửdụng khi đã thảo luận tương đối đầy đủ.

Câu hỏi mở

·        Là câu hỏi mà sẽnhận được từ người trảlời giải thích và phát triển thêm.

·        Câu hỏi mở tạo cảm giác cho đối tác có quyền chủđộng hơn. Tuy nhiên nếu ta lạm dụng sẽ tạo cho đối tác có cảm giác như bị hỏi cung.

·        Câu hỏi loại này sửdụng khi bắt đầu thảo luận một vấn đề cụ thể hoặc cần khai thác thêm ý kiến của đối tác.

Câu hỏi gián tiếp

·        Câu hỏi gián tiếp đề cập gián tiếp vấn đề tạo không khí hữu nghịmà vẫn có được thông tin từ phía đối tác.

·        Câu hỏi loại này sửdụng khi không muốn đề cập trực tiếp vấn đề.

·        Ví dụ: Thay: “Anh có ý kiến gì về quyếtđịnh này?” bằng: “Theo anh, nếu quyết chị B thì sẽ cóhạn chế gì?”

Câu hỏi thăm dò

·        Câu hỏi thăm dò không nhằm mụcđích lấy thông tin cho thảo luận

·        Câu hỏi loại này được áp dụng khi ta muốn đưa ra quyết định nhưng chưa rõ ýđồ đối tác hoặc đối tác cảm thấy ngại đưa ra ýkiến của họ và chúng ta cần phải thăm dò, tiên đoán quan điểm đối tác.

Câu hỏi để chuyển chủ đề

·        Câu hỏi dùng đểchuyển sang vấn đề khác cho phùhợp kế hoạch hoặc khi vấn đề đang thảo luận đã ngã ngũ.

·        Tuy nhiên khi vấn đề chưa ngã ngũ thì câu hỏi loại này dễ tạo nghi ngờ hoặc làm đối tác cụt hứng. Vì vậy chúng ta cần phải khéo léo, tế nhị, làm mờ ẩn ý trong câu hỏi.

Câu hỏi hùng biện

·          Câu hỏi loại này dùng để khảo sát sâu hơn, hoặc pha loãng vấn đề

·          Mục đích là để: Gợi những vấn đề mới; Chỉra những vấn đề chưa giải quyết; Duy trì sự ủng hộ của thành viên đối tác.

·          Lưu ý: đặt câu hỏi phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu

Câu hỏi để suy nghĩ

·          Câu hỏi loại này đưa ra buộc đối tác phải cân nhắc suy nghĩ

·          Mục đích giúp đối tác cải chính, bổ sung vấn đềđã nêu và xây dựng không khí thân thiện.

·          Lưu ý: Cần nhắc lại 1 phần các ý kiến đã phát biểu.

Những chú ý khi đặt câu hỏi

·          Hạn chế dùng câu hỏi hướng dẫn (mớm cung)

·          Một số câu hỏi kiêng kỵ xâm phạm đến đời tư

·          Không đặt nhiều câu hỏi, nhiều nội dung cùng lúc

Thân thiện

Nếu bạn hỏi mà sau đó lại không chúý lắng nghe hoặc lơ đãng bạn sẽ mất đi cơhội tạo lập mối quan hệ riêng tư cũng như trong công việc. Hãyđưa ra những cử chỉ đáp lại và bàn luận về những câu hỏi tiếp theo để cho thấy bạn rất quan tâm đến câu chuyện hoặc vấn đề mà người ta nói. Sau khi nói xong vấn đề bạn mới đi đến kết luận. Đừng ngắt quãng và hãy bắtđầu chủ đề mới ngay lập tức

Nếu bạn tỏ ra gần gũi và chú ý nghe họ nói, họ sẽ rất quý, tôn trọng vàtất nhiên sẽ "để ý" đế bạn

Hiểu biết

Đểđảm bảo không bị lạc hậu, hãycập nhật liên tục các sự kiện, các vấn đề trên thế giới, các công nghệ mới và khái niệm mới. Học hỏi và trau dồi thêm kiến thức. Tầm hiểu biết của bạn sẽ làm cho đềtài cuộc nói chuyện thêm phong phú và nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn.

Phát triển câu chuyện

Nếu như bạn nhanh chóng đưa ra kết luận về cá nhân, nghề nghiệp cũng như công ty của người đối diện, bạn cóthể mất đi cơ hội để cónhững người bạn thực sự, cơhội học hỏi về công việc, và cơ hội nghề nghiệp và đơn giản là mất đi một khoảng thời gian thư giãn.

Vì vậy, hãy tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác sau đó bàn luận và đưa ra nhữngý kiến của bạn để tranh luận. Hãy nhớ, luôn luôn tìm kiếm, học hỏi càng nhiều càng tốt từ mọi người.

Chủ động kéo cơ hội về mình

Sau khi bạn đã tìm thấy ở họ sự tương đồng thực sự và bạn nghĩ mối quan hệ này cần được bồi đắp thêm, bạn nên chỉ ra rằng bạn rất muốn nói chuyện và gặp lại họ một lần nữa để thảo luận về công việc và muốn giúp họ bất kể việc gì. Bạn hãy xin một tấm danh thiếpcủa họ đồng thời đưa card của mình cho họ.

Vài ngày sau bạn có thểgửi thư hoặc tốt hơn hết làgọi điện và mời họ đi ăn, bữa sáng chẳng hạn, nhằm tạo cơ hội gắn bó với nhau hơn. Nếu như bạn không hỏi hay không chủ động trước, chắc chắn sẽ chẳng có chuyện gì xảy ra cả.

·              Kết thúc hoàn hảo

Kết thúc cuộc hội thoại phải làm sao cho thật khéo. Thậm chí khéo léo hơn khi mới gặp. Vì ấn tượng cuối cũng sẽ sống trong tâm trí đối tác. Đó làcách để bạn gây cảm tình với đối tác, để lần sau họ còn muốn liên lạc với bạn.

Trong khi nói chuyện bạn hãy linh hoạt câu chuyện của mình vì có rất nhiều chủđề mà bạn có thể nói. Nhưng phải đểý xem đối tượng của bạn có muốn nghe nó nữa hay không, đừng có thao thao bất tuyệt. Một trong những lỗi nặng nhất cần tránh là nói quánhiều mà không cần biết đến những người xung quanh.

Có rất nhiều cơ hội và cách thức để bạn cóthể thiết lập được mối quan hệ với người khác. Tuy nhiên bảo đảm rằng nếu như bạn làm theo những cách trên từng bước một bạn sẽ tìmđược công việc như mong muốn mà lại ít tốn công sức.

VIII. KỸ NĂNG ĐIỆN THOẠI

1.    Đặc điểm của giao tiếp qua điện thoại

Qua điện thoại hai người đối thoại với nhau nhưng không thấy ánh mắt, nét mặt, cử chỉ điệu bộ của nhau vì vậy rất khó đoán biết được phản ứng của đối tác đồng thời cũng dễ bị các công việc khác hoặc yếu tố khác làm mất tập trung.

Qua điện thoại, cuộc đối thoại có thể bị gián đoạn bất cứ lúc nào do trục trặc của máy, do sóng, do đối tác muốn cắt đứt câu chuyện nên đột ngột cúp (gác) máy.

2. Qui tắc chung khi giao tiếp qua điện thoại:

Khi giao tiếp qua điện thoại, chúng ta nên xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột.

Chỉ sử dụng điện thoại vào những công việc đơn giản, ngắn gọn. Với những công việc quan trọng, phức tạp nên gặp trực tiếp.

Trong cơ quan, tại các cuộc họp, hội nghị hội thảo, các cuộc đàm phán chúng ta nên để điện thoại ở chế độ rung hoặc tắt máy.

Trong giao tiếp điện thoại thông tin ngắn gọn, tập trung và nhấn mạnh vào mục đích cuộc gọi.

Để truyền đạt thông tin hiệu quả, giọng nói có sinh lực, có điểm dừng, điểm nhấn rõ ràng, mạch lạc. Tốc độ của giọng nói nên phù hợp với người nghe và nội dung câu chuyện. Các chuyên gia khuyên chúng ta không nên phát âm quá 120 từ một phút qua điện thoại trong khi nói chuyện trực tiếp chúng ta có thể nói với tốc độ 180 từ trong một phút.

Theo nghiên cứu và thống kê của các nhà xã hội học thì khi giao tiếp qua điện thoại, giọng nói gây ảnh hưởng đến đối tác là 86%, ngôn từ là 14%. Để có một giọng nói truyền cảm không chỉ phụ thuộc vào chất giọng bẩm sinh mà do sự điều tiết của cả cơ thể. Những cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, sắc mặt, tư thế ngồi hoặc đứng đều có ảnh hưởng đến giọng nói. Ví dụ: mặt nhăn nhó giọng không thể tươi vui, hoặc trong người đang bực tức giọng nói không thể nhẹ nhàng. Khi làm việc riêng thì giọng nói và nội dung câu chuyện sẽ bị ngắt quãng, không liền mạch và trôi chảy. Khi nói điện thoại không được ngồi ngả ngốn, tay chống cằm hoặc chống lên bàn.

Cầm điện thoại bằng tay không thuận. Tay thuận ghi chép những thông tin cần thiết hoặc tra cứu tài liệu.

3. Thực hiện cuộc gọi

Chuẩn bị trước khi gọi:

Để cuộc gọi đi vào trọng tâm và đạt kết quả cao, hãy chuẩn bị toàn bộ thông tin liên quan đến cuộc nói chuyện. Chúng ta có thể tham khảo mẫu dưới đây:

Tên (đối tác):....................................................................................

Cơ quan:............................................................................................

Điện thoại:........................................................................................

Email:.................................................................................................

Nội dung công việc:...........................................................................

Kết quả:.............................................................................................

Chọn đúng thời điểm: Chọn một khoảng thời gian mà chắc chắn bạn không quấy rầy đối tác. Nên tránh gọi vào giờ ăn cơm, giờ nghỉ trưa, ngay đầu buổi sáng hoặc đầu buổi chiều. Nếu công việc bắt buộc nên gọi vào những thời điểm như vậy thì chúng ta xin lỗi trước. ”Xin lỗi làm phiền anh/chị vào giờ này” và nói lên tính khẩn, tính quan trọng của công việc. Nếu chúng ta gọi ra nước ngoài, hãy tính múi giờ để tránh gọi vào thời gian gây khó chịu cho đối tác và bất lợi cho công việc.

Hít thật sâu trước nhấc máy: hãy hít thở thật sâu, mỉm cười và tưởng tưởng như chúng ta chuẩn bị đón chào một người thân, một người rất yêu quí chúng ta. Khi đó chúng ta sẽ có một câu chào vui vẻ, thân thiện và nhiệt tình dành tặng cho đối tác.

Nếu trực tiếp gặp người cần liên lạc, chúng ta hãy chủ động chào hỏi và giới thiệu. VD ”Chào anh Công, tôi là Hoàng, Phó tổng giám đốc của Tâm Việt Group”. Sau khi giới thiệu chúng ta nên dừng lại khoảng 1’’-2’’ để đối tác đón nhận thông tin của chúng ta và nhớ lại rồi chào lại. Nếu đối tác chưa lên tiếng thì chúng ta hãy giới thiệu ngắn gọn mục đích của cuộc gặp.

Trong trường hợp nên qua trung gian là thư ký hoặc trợ lý bạn mới gặp được đối tác, hãy giới thiệu tên, chức vụ, cơ quan công tác và đề nghị gặp. Ví dụ: ”Chào anh/chị, tôi là Hoàng, Phó tổng giám đốc của Tâm Việt Group. Anh/chị vui lòng cho tôi gặp anh Công, giám đốc”.

Không nói những thông tin thừa và bí mật. Dù là người gọi hay người nhận thì bạn không nên nói thêm những thông tin quá thừa thãi. Bạn nên nói “Anh/chị gặp anh Hoàng ạ, anh/chị vui lòng chờ trong giây lát hoặc chờ tôi chuyển máy, cảm ơn anh/chị”. “Anh Hoàng đang đi công tác. Tôi là Giang, tôi có thể giúp gì cho anh/chị”.  Không nên nói: “Anh Hoàng đang ở phòng 207, đợi máy để tôi sang gọi”. “Anh Hoàng đang đi công tác ở Nha Trang với cấp trên của tôi. Anh/chị gọi di động cho anh ấy”…

Khi chuyển máy cho người khác nên bịt ống nghe tránh cuộc nói chuyện của cơ quan lọt vào trong máy.

6 qui tắc vàng khi giao tiếp qua điện thoại

1.    Thay đổi tốc độ nói, lắng nghe, đặt câu hỏi, nhắc lại từ chính

2.    Thay đổi độ cao phù hợp với người nghe

3.    Nói thẳng vào mic, để mic cách miệng 4 cm

4.    Thể hiện như nói trực tiếp với người nghe

5.    Truyền đạt lợi ích sáng tạo, phát âm rõ ràng

6.    Nói đơn giản, tránh thuật ngữ, từ lóng

Kết thúc cuộc gọi:

Trước khi kết thúc cuộc nói chuyện hãy tóm tắt lại nội dung chính mà hai bên đã thống nhất. Ví dụ: ”Vâng, như vậy thì đúng 8h sáng mai tôi sẽ qua văn phòng gặp anh để trao đổi về việc....”. Hãy cảm ơn và chào tạm biệt. Những ấn tượng cuối cùng tốt đẹp về chúng ta và cuộc nói chuyện sẽ được lưu giữ trong tâm trí của đối tác. Ví dụ: ”Cảm ơn anh Công, chào anh”. Nếu vì một nguyên nhân khách quan không thể tiếp tục cuộc nói chuyện  được thì nên xin lỗi.

Về nguyên tắc thì người chủ động gọi trước sẽ là người cúp máy trước. Cuối cùng, hãy cúp máy nhẹ nhàng không nên để “cạch” một tiếng chát chúa vào tai đối tác.

Sau khi cúp máy, hãy ghi chép lại kết quả của cuộc nói chuyện rồi phác thảo kế hoạch hành động tiếp theo. Ví dụ sắp xếp và giải quyết những công việc trùng với lịch vừa hẹn với đối tác.

 Một vài tình huống khi gọi điện

Nhầm số: Không nên vội vàng cúp máy mà không nói một lời nào. Nên xin lỗi trước khi cúp máy ”Xin lỗi tôi nhầm số, cảm ơn anh/chị”.

Đối tác bận: xin lỗi và hẹn giờ gọi lại. ”Rất xin lỗi đã làm phiền anh/chị. Tôi có thể gọi lại cho anh/chị vào 9h hay 10h? ”Vâng, cảm ơn anh/chị. 10h tôi sẽ gọi lại”.

Khi đối tác đi vắng ta chỉ gặp thư ký, trợ lý, đồng nghiệp của đối tác hãy để lại tên, đơn vị công tác, số điện thoại và lời nhắn hoặc hẹn giờ gọi lại.

Đối tác để hộp thư thoại, chúng ta nên: chào, giới thiệu bản thân, công ty, nói mục đích cuộc gọi, mong muốn của chúng ta, đề xuất thời gian để họ/ bạn gọi lại, hoặc đề xuất lịch hẹn gặp trực tiếp.

4. Nhận cuộc gọi

Về cơ bản là giống như khi chúng ta gọi đi nhưng trong trường hợp này, chúng ta là người bị động. Để tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp với đối tác, hãy tưởng tượng và đón chào như có khách quí đến thăm.

Xưng danh tổ chức khi đối tác gọi đến số máy chung của cơ quan, xưng danh cá nhân khi đối tác gọi vào máy cá nhân. ”Tâm Việt xin nghe ạ” hoặc ”Dạ, Hoàng nghe”.

Một số tình huống thường gặp:

Nhầm số, bạn không nên có thái độ lạnh lùng hay gắt gỏng. Và điều gì sẽ xẩy ra nếu người gọi nhầm máy đấy “chơi thân” với một người đang là đối tác của cơ quan bạn. Một thái độ xã giao, lịch sự phản ánh yếu tố văn hoá công sở mà bạn đang đứng trong đó.

Gặp cấp trên nhưng cấp trên đi vắng. ”Xin lỗi anh/chị. Anh Hoàng không có ở văn phòng. Tôi là Giang, tôi có thể giúp gì cho anh/chị”.

Trong giờ làm việc một người bạn gọi điện hẹn đi chơi nên trả lời ngắn gọn. Nếu chưa quyết định ngay thì bạn nên nói “để xem ngày mai mình có bận gì không, mình gọi lại sau nhé” và kết thúc cuộc nói chuyện tại đây.

Một người bạn hoặc một đối tác gọi đến tán chuyện phiếm. nên xin lỗi và chấm dứt câu chuyện. Ví dụ: ”Xin lỗi cậu/anh mình/tôi có việc nên đi ngay. Khi khác nói chuyện nhé. Chúc vui vẻ”. Nếu quan hệ thân thiết thì nên nói cho bạn biết thời gian không nên gọi điện.

Một đồng nghiệp gọi điện xin phép nghỉ để chăm con ốm. Phụ nữ thường hay hỏi han nhau con ốm thế nào, thậm chí còn “buôn dưa lê” từ “dây cà ra dây muống” từ chuyện hỏi thăm con sang chuyện mua quần áo. Trong trường hợp này nên hỏi han qua tình hình sức khỏe của cháu. Cháu bị bệnh gì? Đã đỡ hơn chưa? Nằm viện nào? Cơ quan thu xếp thời gian đến thăm. Tóm lại, cả hai bên nên kết thúc cuộc nói chuyện khi thấy rằng nó đã kéo quá dài thời gian.