今すぐ使える英語メール文例集【プライベート英語メール編】

英語メールの要素と作成法「英語メールの基本構成」

「英語メールの基本構成」　英語例文、英語表現

英語メールの基本構成を説明します。英語メールは以下の７要素で構成されています。

１．宛先通常、[email protected]のようなメールアドレスとなります。

２．件名メールのタイトル部分となります。

３．頭語英語メールの「Dear Mr.Smith」や、「Dear Sir or Madam」などの部分で、日本語メールの「拝啓」にあたります。

４．前文（書き出し）簡単な挨拶や、お礼の部分となります。英語メールですと、「We have very hot days nowadays.」や、「Thank you for your email.」、「Thank you for your continuous support.」などの部分で、相手の立場や、メールの用途により異なります。日本語のメールでは「いつもお世話になっております。」や「いかがお過ごしでしょうか。」、「だんだん暑くなってきましたね。」などにあたります。

５．主文本文中で一番メインとなる部分となります。

６．末文（結びの挨拶）英語メールの「Thank you for your help and support.」や、「」などの部分で本文の補足説明や、お礼などになります。通常、本文と結語の間に入ります。日本語メールの「どうぞ宜しくお願いします。」などの部分になります。

７．結語（結び）英語メールの「Regard」や、「Sincerely」の部分です。日本語メールの「敬具」や「早々」にあたります。

８．著名名前や会社名、住所などを記載する部分となります。

これらはあくまでも基本構成で、場合によっては前文や、末文は省略する場合もあります。

送る相手や、内容によってはMr.やMs.は省略する場合もあります。また、日本語のメールとの構成の違いは「結論を先に言う」傾向があります。また、日本語のビジネスメールですと基本的に顧客に対しては敬語は必須、上司や同僚に対しても敬語を使う傾向があります。

一方、英文メールでは顧客に対しては日本語ほどではないにせよ、丁寧な表現を使いはしますが、上司もしくは同僚に対してはカジュアルさの度合いを選び適度にフランクな表現です。

英文メールは具体的には上記のカジュアル度合いを見極めつつ、起承転結の順ではなく結論を先に書き、用件を簡潔に述べるイメージです。

具体例を挙げてみますと、

【顧客に対して】

■特定の人の場合　Dear Mr.～、Dear Ms. ～

例：

Dear Mr.Hosoya

Thank you very much for your help last Monday.

I would like to have a meeting again.

細谷さん

先週月曜日にはお世話になりました。

もう一度お目にかかりたいと思います。

■特定の人でない場合　Dear Sir or Madam

例：

Dear Sir or Madam;

I would like to participate your D&I seminar will be held on next month.

Could you inform me how to apply it?

担当者様

来月開催される御社のＤ＆Ｉセミナーに参加させて頂きたいのですが

どのように申し込めばよろしいでしょうか？

【上司の場合】

■Tom, Ron, Melissa などのファーストネーム

ただしこちらが日本人だと外国人もMami-san のように「さんづけ」で呼んでくれる場合も多いです。

例：

Good afternoon Tom,

I would like to re-schedule the meeting of this evening.

Pls advice me the time to have a meeting.

トムさん

今日の夕方のミーティングをリスケジュールすることになりました。

何時にすればいいかご意見を伺いたいのですが。

【親しい同僚などの場合】

■Hi! Yukari-san, Hello, Tom, Good afternoon, Tanaka-san など　ファーストネームで呼んだり、苗字で呼んだりさまざまです。

例：

Hi, Mari-san,

I hope you are fine.

Regarding re-schedule of the meeting, have you already fix it?

まりさん

お元気ですか？

ミーティングのリスケジュールのことだけど、もう決まっちゃった？

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英語メールの基本構成

件名の付け方

頭語の書き方

敬辞（前文）の書き方

主文の書き方

末文の書き方

結辞（結語）の書き方

著名の書き方

追伸の書き方

添付ファイルの付け方