Par chance il y a peu j'ai eu droit à une formation pour une meilleure gestion de son temps. Étant une fière adepte de la valorisation de toutes connaissances, j'ai gardé de nombreuses traces de cette formation. En fin de page je vous partage le support qui m'a été transmis.

Tout d'abord nous allons commencer par aborder les notions importantes dont il est question lorsque l'on parle de charge de travail. Si cela

1. Notions

Charge de travail :

Prescrite ou extrinsèque : tâches/mission pour un temps / personne. Cela est souvent induit par la fiche de poste.

D'autres tâches sont ajoutées pour parvenir à la réalisation de la tâche principale. Par exemple, si votre tâche est de mener à bien un projet. Cela induit des réunions pour la coordination et donc toutes les tâches annexes qu'incombe les réunions: organisation, réservation salle, invitation, compte-rendu... ---> cf. 8. Organiser des Réunions

Ainsi la charge Réelle induit la charge de travail prescrite + les autres tâches ajoutées (citées ci dessus)– régulation – imprévus – soutien des collègues.

On a aussi la charge de travail - Vécue : la perception de ma charge – ressenti de la charge – reconnaissance – le sens donner à ce que je fais.

Charge mentale : la visualisation personnelle des tâches à réaliser appartenant à deux mondes séparément physiquement. Souvent il est question: environnement personnel et professionnel.  Elle est caractérisée par la durée et l'intensité.

Délégation : Relation de confiance – la personne qui délègue reste responsable de la réalisation de la tâche – l'intérêt pour la tâche. Fais gagner en compétences le collaborateur. Formaliser des étapes intermédiaires pour valider la progression de la tâche.

2. Le temps est important

"Le temps c'est de l'argent" dit une expression - mais je dirai c'est de la vie. On perd de la vie chaque fois que l'on réalise des tâches inutiles. Voici une vidéo qui amène à une métaphore de la vie que je vous invite à découvrir.

https://youtu.be/B_XAuBaD2kg

Petit exercice: Quelles sont nos priorités personnelles ? Vos 6 Cailloux.

3. Alléger les tâches

 - Réaliser une to-do : simple, courte, claire, concrète, compréhensible. ->cf. Outils - Gestion du temps

- Supprime les tâches non essentielles

- Se concentrer sur une tâche à la fois. S'obliger. Éviter les distractions.

- Automatiser anticiper et garder la vision d'ensemble.

- Estimation réelle de ce que l'on peut réaliser - si inatteignable X tâches / jour. Alors réduisez jusqu'à l'essentiel.

4. Définir les priorités

On distingue deux modes de fonctionnement. 

La montre vers de l'urgence sur un délai. Qu'est-ce qui se passerait si je ne la réalise pas tout de suite?

Boussole en priorisant des tâches importantes. La réponse à la charge prescrite. Qu'est-ce qui se passerait si je ne faisais pas du tout ?

Priorisation est l'étude d'une tâche en fonction de son urgence et de son importance.

DES OUTILS & METHODES

Voici les grands outils connus ou méthodes pour aider à une meilleure gestion du temps. Si vous connaissez d'autres outils, vous pouvez les partager ici!

5. La matrice de covey

Pour prioriser vos tâches

1 – Tâche importantes et urgentes -> A réaliser

2 – Tâche importantes mais non urgente -> A planifier _ anticipation pour éviter les urgences

3 – Tâche non importantes mais urgentes -> A simplifier / évaluer / négocier / déléguer ou supprimer

4 – Tâche non importantes et non urgentes -> A abandonner ou à déplacer pendant des moments calmes -> temps de ressources

Trouver un cadre propice pour appliquer la matrice. Pas toujours adapté. Si trop de tâches dans le cadran 1, faire appel aux managers/ supérieurs (dans le cadre professionnel)

6. Regroupement des tâches ou time-blocking :

Regrouper des activités similaires sur le même temps. Prévoir des blocs de temps.

Classer mes tâches : analyser mes tâches – classer dans un groupe avec les mêmes caractéristiques

7. Tri de mails - Méthode CAP

Définir une plage de disponibilité pour les mails.

Se mettre indisponible. Et communiquer sous quelle forme auprès des collègues.

Plage pour consulter les mails – méthodes CAP : Classement / action / poubelle.

Ouvrez une séquence CAP 2 à 3 fois par jour, lorsque votre énergie est basse. Le reste du temps, maintenez votre boîte mails fermée et désactivez les notifications.

Suivez les 3 étapes : Classement, Action et Poubelle et triez vos mails en 5 catégories :

Les mails qui ne nécessitent aucune réponse mais dont vous aurez besoin plus tard seront classés dans le dossier correspondant de votre boîte de réception (classement par dossiers, par thèmes... selon votre activité et vos besoins). Les mails inutiles seront mis directement à la corbeille : ceux qui ne vous concernent pas, les spams, les newsletters que vous ne lisez pas... Les mails qui nécessitent une action de votre part prenant moins de 2 minutes seront traiter au fur et à mesure de la séquence CAP (transfert à un collègue, réponse rapide, information simple...). Les mails qui nécessitent une action de votre part prenant plus de 2 min mais non urgent seront planifiés dans l'agenda (mails dont vous pouvez différer la réponse et le traitement comme la planification d'une réunion par exemple). Les mails qui nécessitent une action prenant plus de 2 min et qui ont un degré d'urgence et d'importance avéré seront exécutés dans la journée, juste après la séquence CAP (ceux nécessitant une recherche, un approfondissement...)

Pour les catégories 4 et 5 vous pouvez créer des sous-dossiers dans votre boîte de réception pour les déplacer au fur et à mesure de votre séquence CAP et y revenir rapidement lorsque le moment sera opportun.

Avantages de la méthode : Avoir une vision globale de ses courriels quotidiens, sous réserve de suivre la méthode chaque jour.Prioriser avant le traitement, ce qui permet d'éviter de perdre du temps à traiter des mails non importants et délaisser ceux qui le sont vraiment.

Attention : cette méthode ne diminuera pas le nombre de mails reçus, mais elle vous permettra de prioriser leur traitement et de libérer votre boîte de réception régulièrement.

Source: https://lagestionzen.fr/blog-productivite-comment-bien-gerer-sa-boite-mail/

8. Organisation des réunions

Toute réunion, un plan de réunion doit être rédigé pour que chaque membres sachent et puissent préparer les réunions.

Lors des réunions, voici les rôles à attribuer:

- Le Script – retrace les discussions

- Le Maître du temps / ordre du jour – Organise la réunion – ajoute les sujets – créer la structure

- L'Animateur – recadre – structure – facilite les échanges

- Le Pousse-décision – pousse à la décision et note le plan d'action

A la fin de la réunion, un Plan d'action doit être décidé:

Qui - Quoi - Quand

Check en début de réunion pour le suivi de l'action sur de prochaines réunions.

Voici un compte-rendu de réunion -

9. Méthode NERAC

Les méthodes d'optimisation du temps et d'organisation sont foison : to-do list, , GTP, ... Chacune ayant une méthodologie propre et un objectif précis. La méthode NERAC est un outil opérationnel très simple d'utilisation permettant d'accroître son efficacité professionnelle en planifiant de manière écrite son travail, notamment les tâches à effectuer.

La matrice tire son nom de l'acronyme qui la définit et qui signifie :

N - Noter E - Estimer R - Réserver A - Arbitrer C - Contrôler

Comment utiliser la matrice NERAC ?

Il s'agit de réaliser un tableau de bord comprenant 5 colonnes principales, chacune correspondant à une lettre de l'acronyme - et donc à une action spécifique.

Vous veillerez à toujours avoir cette matrice à portée de main afin de pouvoir consigner les nouvelles tâches au fur et à mesure pour une efficacité optimale.

Noter

C'est la première étape de la méthode. Définissez des moments réguliers - quotidiens, hebdomadaires, mensuels - afin de remplir votre matrice et la mettre à jour.

Listez toutes les tâches que vous devez accomplir sans vous préoccuper pour le moment de leur échéance et/ou de leur degré d'importance ou d'urgence.

Une fois votre matrice réalisée et mise en oeuvre, il est essentiel de noter les nouvelles tâches à accomplir au fur et à mesure qu'elles surviennent sans pour autant aller plus loin dans votre analyse - les 4 autres points de la matrice - E, R, A et C - seront définis lors de votre moment dédié à la mise à jour de votre tableau. Les nouvelles technologies et leurs nombreuses applications et outils sont ici d'une grande utilité.

Estimer

Estimez ensuite le temps que vous consacrerez à chacune des activités listées ci-dessus. Votre estimation doit être la plus juste possible afin d'être optimale. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur votre expérience ou bien encore qui stipule, entre autres, que 20% des tâches rapportent 80 % des résultats.

Il est ainsi conseillé de ne pas surestimer la durée de réalisation d'une tâche. En effet, si l'on se base sur le principe que toute tâche prendra le temps qu'on lui aura imparti ( loi de Parkinson ) allié à la loi de Pareto, prévoir un laps de temps long pour l'exécution d'une activité n'augmentera pas votre efficacité.

Attention à ne pas prévoir trop de temps pour la réalisation de vos tâches. Allez à l'essentiel. Cela vous évitera de perdre/gaspiller un temps précieux.

Réserver

Cette étape vous permet de prévoir l'imprévu et éviter d'avoir à réorganiser votre agenda dès qu'un événement surgit de manière fortuite. Deux options possibles :

Réserver un laps de temps supplémentaire (il est préconisé de rajouter 40% du temps total initialement prévu) à la réalisation d'une tâche afin de pallier aux éventuelles complications pouvant survenir et ainsi pouvoir les analyser et les traiter le plus sereinement possible. Octroyer un créneau journalier/hebdomadaire spécifique pour la gestion des imprévus.

Seules 4 à 5 heures de la journée sont consacrées à des tâches que l'on a planifiées. Le reste sert à la gestion des imprévus - difficultés non anticipées, urgences, , , etc.

Arbitrer

L'étape suivante consiste à planifier, prioriser, déterminer si une tâche est importante et/ou urgente. La case principale peut ainsi se scinder en 4 sous-cases dans lesquelles vous reporterez le degré d'importance, d'urgence, l'échéance ainsi que la décision que vous prenez quant à ladite tâche le cas échéant.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser, par exemple, :

Important et urgent : à faire Important, mais non urgent : à planifier Non important, mais urgent : à déléguer Non important et non urgent : à reporter voire abandonner Contrôler

La dernière phase consiste à faire le point sur le travail accompli dans un objectif d'efficacité optimale et de sérénité :

valider les tâches réalisées, contrôler l'atteinte des objectifs et le , planifier ce qui doit l'être, ajuster les timings et échéances si besoin, déléguer éventuellement, tirer les conséquences des écarts éventuels et ajuster votre façon de fonctionner.

Cette dernière phase permet d'analyser votre mode de fonctionnement, repérer les facteurs de réussite ainsi que les éventuelles interruptions et autres distractions improductives, et la façon dont vous percevez et planifier vos projets et autres tâches.

L'objectif est de reporter le moins possible pour éviter les pertes de temps et d'énergie sans pour autant sombrer dans le burnout.

Exemple de matrice NERAC

Voici un exemple ultra simple de tableau de bord réalisé selon la méthode NERAC :

Sources: https://www.manager-go.com/efficacite-professionnelle/dossiers-methodes/nerac

10. Méthode 2-20-2-2 :

Si la tâche prend 2 min : immédiat

Sinon dans 20 min – dès que j'ai fini

Sinon je traite dans 2h – si action plus de 2h

J'étudie la période clôture : 2 jrs

11. Pomodoro :

La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps qui consiste à travailler pendant 25 minutes, appelées "pomodoros", suivies d'une courte pause de 5 minutes. Après quatre pomodoros, il est recommandé de prendre une pause plus longue de 15 à 30 minutes. Cette méthode aide à maintenir la concentration et à améliorer la productivité en évitant la procrastination et la fatigue mentale. Il existe des applications pour aider: cf. Outils - Gestion du temps

25' pour action

5' pause – petite tâche tranquille

X4 cycles pause plus importantes

Adapter le timing (25min à voir le temps de se mettre dans le dossier...)

12. Méthode GTD :

Getting This Done. Reprend les grandes lignes des autres méthodes.

Dans un environnement saturé d'informations, de sollicitations diverses et d'événements imprévisibles, organiser son temps apparaît primordial pour mener à bien ses activités et projets professionnels.

Les distractions ou les interruptions provoquées par nos outils de travail ou nos collaborateurs sont autant d'obstacles à l'exécution de nos tâches et nous incitent à constamment réajuster notre planning.

Comment structurer son temps et mieux gérer ses priorités en pour gagner en productivité, mais aussi en sérénité ? Suivez la méthode GTD en pratique avec les 5 étapes décrites.

L'objectif de cette méthode est simple :

adopter une gestion des priorités optimale pour gagner en productivité ;atteindre ses objectifs clairement définis, un par un ;libérer l'esprit ;supprimer le stress.Avantages et limites de la méthode GTD

« S'organiser pour réussir », telle est la promesse de David Allen.

La méthode GTD aide à y parvenir grâce :

à la limitation des sollicitations qui perturbent l'accomplissement des tâches ;au stockage externe des engagements et idées : votre esprit est libéré, mais les idées ne sont pas oubliées ;à la priorisation des tâches pour savoir quelle action mener et quand, pour ne pas être pris·e au dépourvu ;à l'aide pour reprendre le contrôle : vous maîtrisez votre attention sur les bonnes tâches au bon moment.

☝️ On pourrait cependant reprocher une chose à cette méthode : elle requiert une grande discipline pour l'appliquer et s'y tenir à long terme.

Au quotidien, il faut savoir :

intégrer à son planning les tâches urgentes et/ou importantes, les imprévus ;et sans cesse revoir la priorisation des tâches pour ne pas se laisser déborder.

La méthode GTD a pour objectif la maîtrise du flux de travail (workflow) en suivant cinq étapes:

collecter les tâches, les projets, les idées ;traiter les idées pour en déduire une action ;organiser les tâches en plan d'actions mesurables ;réviser les actions et ajuster ;exécuter les tâches.

L'infographie suivante présente une vision simplifiée de la méthode GTD pour bien comprendre :

Étape 1 — collecter les tâches

Recueillez tout ce qui sollicite votre attention de manière exhaustive :

les tâches quotidiennes et projets de fond,les éléments non traités,toute idée qui vous traverse l'esprit.

Le but est de consigner les éléments préoccupants hors de votre esprit pour le libérer.
La Boîte de réception (Inbox) de la méthode GTD remplit ce rôle. Elle peut s'appuyer sur tout type de support :

post-its,carnet de notes,agendas, sur votre téléphone, ordinateur ou tablette, etc.

Comme pour un appareil en veille, ces tâches en arrière-plan consomment de l'énergie de votre cerveau qui ne sera pas utilisée pour se concentrer sur les tâches au premier plan.

Étape 2 — traiter les tâches

Cette étape consiste à définir la nature de chaque tâche ou idée :

l'idée est-elle « actionnable », autrement dit, peut-on associer une action à chaque idée ?cette action est-elle prioritaire ?

❌ Si NON :

éliminez : pas de future action ;incubez ou reportez : une action est possible un jour/peut-être ;archivez : tâche à classer, pour future référence, dans un dossier spécifique ou avec un rappel dans votre agenda.

✅ Si OUI :

y a-t-il une seule action ?est-ce à vous de la réaliser ?sa réalisation dure-t-elle moins de 2 minutes ?

Si vous répondez OUI à toutes ces questions, alors exécutez immédiatement l'action. Sinon, passez à l'étape suivante : l'organisation.

💡 Les règles à retenir pour que le traitement se déroule efficacement :

commencez par le premier sujet ;analysez un sujet à la fois ;ne remettez pas dans le système de collecte tout élément que vous avez commencé à traiter.Étape 3 — organiser les tâches

Il est temps d'organiser vos tâches non réalisables en moins de deux minutes, autrement dit de les hiérarchiser et de les prioriser pour établir votre plan d'action.

Ce n'est pas à vous d'effectuer la tâche : déléguez-la.
La durée de réalisation de la tâche est supérieure à 2 minutes, reportez dans :un dossier Un jour/Peut-être : projets non urgents, mais qui méritent d'être conservés pour action ultérieure ;un dossier Référence : éléments intéressants à conserver ne nécessitant aucune action, mais qui peuvent devenir utiles à l'avenir ;un dossier En attente : projets et tâches en cours, pour lesquels vous attendez une réponse, une livraison, etc., et vous devrez prévoir un rappel à la personne en charge ;votre calendrier : les actions qui ont un délai précis, un créneau prévu, comme un appel, une réunion, etc. ;votre liste de tâches ou to do list selon leur degré d'urgence, en indiquant leur ordre de priorité, le temps nécessaire à leur réalisation et pour quel résultat vous les effectuez.
Vous identifiez plus d'une action, alors il s'agit d'un projet. Selon sa priorité :placez-le dans le dossier « En attente » ;élaborez un planning avec une liste d'actions, et définissez la prochaine action requise. Suivez la même trame pour chacune des actions.
Vous estimez l'action ni prioritaire ni utile pour plus tard : débarrassez-vous-en dans la poubelle. Lire aussi

Étape 4 — réviser les actions

Certaines tâches sont planifiées, d'autres maintenant terminées, et de nouvelles tâches ont fait leur apparition dans votre liste.

Vous vous sentez perdu·e dans vos tâches et projets ? Vous ne savez plus très bien où vous en êtes et comment traiter les nouvelles idées sans prendre du retard ?

👉 Il est important de faire le point régulièrement : tous les jours, une fois par semaine, en début ou en fin de semaine... cela dépend de chacun·e. Pourquoi réviser les actions ?

pour réévaluer la liste de tâches,pour revoir la priorisation des tâches et fixer de nouvelles échéances,pour traiter les tâches en cours et urgentes,mais aussi pour vérifier que le système d'organisation est clair, complet et à jour.Étape 5 — exécuter les tâches

Vos tâches sont priorisées et planifiées : place à l'action ! Il est temps de réaliser ces tâches selon le planning que vous avez défini.

Gardez toujours un œil sur votre liste de tâches pour savoir lesquelles réaliser selon le temps et l'énergie dont vous disposez.

Dans quel ordre exécuter les tâches ?

les rendez-vous de la journée,les tâches pour lesquelles un créneau est prévu dans l'agenda,les autres tâches prévues au planning.

👉 Pas le temps de traiter une urgence ? Reprenez cette méthode depuis l'étape 1, et évaluez son degré d'urgence, le temps nécessaire pour la réaliser, si vous pouvez la déléguer ou la reporter en la planifiant plus tard. La procrastination a parfois du bon !

Et gardez à l'esprit : vous avez le droit de dire non ! Le degré d'urgence est relatif et variable d'une personne à une autre : la réussite de la méthode Getting Things Done repose sur votre capacité à respecter la priorisation et la planification des tâches. Si vous estimez qu'une tâche n'est pas aussi urgente qu'on vous l'affirme, à vous de choisir comment et quand la traiter... ou quelle autre tâche repousser pour traiter celle-ci.

Les outils pour encadrer la méthode GTD

Bullet journal, agenda ou emploi du temps classique ? Support papier ou calendrier en version électronique ? Focus sur une sélection de logiciels GTD pour appliquer la méthode en pratique. Autres outils: cf.Outils - Gestion du temps

13. Les lois dans la gestion du temps

Loi de Pareto :

80/20 Aborder des tâches importantes.

Les 6 lois d'organisation :

Limiter le fractionnement (pomodoro/ regroupement des tâches similaires).

 Anticiper pour des projets avec de nombreux imprévus. 

Le délai posé est un délai qui sera atteint. 

Plus on a de la place, plus on s'étale. 

Nous recherchons le plaisir et nous éloignons la douleur et l'ennui. 

Prendre des pauses.