Câu 13: Trình bày khái niệm về chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức quản trị

Khái niệm

* Chức năng tổ chức là những hoạt động quản trị nhằm thiết lập một hệ thống vị trí cho mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong tổ chức sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức.

* Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau trong tổ chức, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu quản trị khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị nhất định, phục vụ mục tiêu chung của tổ chức.

Câu 14: Phân tích tầm quan trọng của chức năng tổ chức.

- Tổ chức tốt cho phép sử dụng được tối đa và hợp lý các nguồn lực trong và ngoài của tổ chức

     + Sử dụng tối đa các nguồn lực thể hiện ở hình thức liên kết, biết liên kết hợp lý, nhà quản trị có thể khai thác, sử dụng tốt nhất các tiềm năng của cấp dưới

         + Sử dụng hợp lý các nguồn lực thể hiện ở chỗ dùng đúng người đúng việc

       - Tổ chức tốt có thể làm cho sức mạnh của tập thể người được nhân lên gấp bội bởi họ hành động theo một sự chỉ huy thống nhất

       - Tổ chức tốt sẽ tạo điều kiện đẩy mạnh việc áp dụng khoa học kỹ thuật và hạn chế được phần lớn các vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động của tổ chức

Câu 15: Trình bày các cơ sở khoa học của tổ chức quản trị (phân công lao động, tầm hạn quản trị, căn cứ để phân chia đơn vị nhỏ trong tổ chức).

1. Phân công lao động trong tổ chức quản trị

Phân công lao động là quá trình chia nhỏ công việc thành một số bước và được hoàn thành bởi một hoặc một số cá nhân.

Xét về hình thức: Phân công lao động trong tổ chức có thể được thực hiện theo 2 hình thức cơ bản

- Phân công lao động theo kiểu tổng hợp

- Phân công lao động theo kiểu chuyên môn hóa

Theo kinh nghiệm của các nhà quản trị, khi tiến hành phân công lao động trong tổ chức quản trị nên phân công lao động theo kiểu chuyên môn hóa theo nhóm công vịêc, bởi vì theo cách này sẽ vừa hạn chế nhược điểm vừa phát huy được ưu điểm của chuyên môn hóa

2. Tầm hạn quản trị

* Định nghĩa: Tầm hạn quản trị chỉ số lượng cấp dưới mà một nhà quản trị cấp trên có thể điều hành một cách trực tiếp.

* Tầm hạn quản trị phụ thuộc vào các yếu tố

   - Năng lực của nhà quản trị: thể hiện ở khả năng đôn đốc và phối hợp với cấp dưới, năng lực này càng cao, càng cho phép mở rộng tầm hạn quản trị

      - Trình độ của các cấp dưới: Trình độ cấp dưới càng cao càng cho phép mở rộng tầm hạn quản trị

    - Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dưới: Mức độ ủy quyền càng cao thì càng cho phép mở rộng tầm hạn quản trị

    - Tính chất ổn định của công việc: Tính ổn định càng cao, tầm hạn quản trị càng rộng

    - Kỹ thuật và phương tiện truyền thông trong tổ chức: Thực chất là khả năng truyền đưa  thông tin nhanh và chính xác giữa các cấp, các phân hệ trong tổ chức. Khả năng này càng lớn, càng cho phép mở rộng tầm hạn quản trị

- Tính chất kế hoạch hóa của công việc: công việc càng có tính kế hoạch hóa cao, càng cho phép mở rộng tầm hạn quản trị

3. Căn cứ để phân chia các đơn vị nhỏ trong tổ chức

     - Căn cứ vào tiêu chuẩn về số lượng người: Số lượng người cần thiết để phân chia các đơn vị nhỏ phụ thuộc vào hai yếu tố chủ yếu là quan điểm của nhà quản trị và yêu cầu của quy trình công nghệ hay công việc

    - Dựa vào chức năng nhiệm vụ: Tức là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ để hình thành nên các bộ phân nhỏ trong tổ chức, mỗi bộ phận đó thường bao gồm các cá nhân thực hiện các hoạt động mang tính chất tương đồng

- Căn cứ vào sản phẩm, vào địa điểm hoặc nhóm đối tượng phục vụ để phân chia các đơn vị nhỏ

- Căn cứ vào các trang thiết bị được sử dụng để phân chia các đơn vị nhỏ như  máy móc, thiết bị …

Câu 16: Nêu nội dung các nguyên tắc tổ chức quản trị.

1. Cơ cấu tổ chức quản trị phải gắn với phương hướng, mục đích, mục tiêu của tổ chức.

Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải xuất phát từ phương hướng và mục đích, mục tiêu của tổ chức. Điều này có nghĩa là cơ cấu tổ chức quản trị phải thể hiện được tính chất đặc thù của tổ chức, quy mô cơ cấu tổ chức quản trị phải tương ứng với quy mô của mục đích, mục tiêu của tổ chức.

2. Cơ cấu tổ chức quản trị phải thể hiện tính cân đối và tính chuyên môn hóa

- Tính cân đối thể hiện ở sự cân đối về nhiệm vụ – quyền hạn – trách nhiệm – lợi ích giữa các bộ phận hoặc trong từng bộ phận của tổ chức

- Tính chuyên môn hóa thể hiện ở sự chuyên nghiệp hóa của các bộ phận trong tổ chức

- Cơ cấu tổ chức phải được phân phối theo nhiệm vụ đựoc giao chứ không theo phạm vi công việc phải thực hiện.

3. Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính linh hoạt

Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải được xây dựng hợp lý, tức là:

        - Phải tạo ra cho mỗi phân hệ (bộ phận) trong tổ chức có khoảng độc lập nhất định để phát huy tính sáng tạo của cấp dưới.

          - Mô hình cơ cấu tổ chức phải được cấu trúc sao cho dễ mở rộng, dễ thu gọn mà không làm mất đi sự ổn định của tổ chức.

           - Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm thích nghi với mọi nhiệm vụ, mọi mục tiêu ở các giai đoạn phát triển khác nhau của tổ chức và của môi trường

4. Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính hiệu lực và hiệu quả

            - Tính hiệu lực được hiểu như là mọi quyết định của các nhà quản trị trong tổ chức đều được cấp dưới thực hiện nghiêm túc.

            - Tính hiệu quả thể hiện ở chỗ mục tiêu của tổ chức đạt được tốt nhất với chi phí ít nhất. Muốn đạt được tính hiệu quả trước hết cơ cấu tổ chức quản trị phải tối ưu. Tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản trị đòi hỏi:

                        + Số lượng các cấp quản trị phải đạt mức tối thiểu so với yêu cầu quản trị

                  + Mối quan hệ giữa các cấp, các khâu quản trị phải hợp lý thể hiện ở chỗ: đơn giản, chặt, không chồng chéo, không bỏ sót chức năng quản trị.

Câu 17: Trình bày khái niệm, đặc điểm, cách vận dụng, ưu nhược điểm và vấn đề đặt ra của các loại cơ cấu: Cơ cấu trực tuyến, cơ cấu chức năng, cơ cấu hỗn hợp, cơ cấu ma trận.

1. Cơ cấu trực tuyến

mô hình

* Đặc điểm

- Nhà quản trị ở mỗi tuyến có toàn quyền quyết định và lãnh đạo tất cả các chức năng quản trị thuộc tuyến mình phụ trách

- Các mối liên hệ quản trị trong tổ chức được thực hiện theo một đường thẳng

- Người thừa hành trong tổ chức chỉ chịu sự lãnh đạo của một cấp chỉ huy trực tiếp

* Ưu điểm

- Cấu trúc đơn giản, gọn nhẹ, thích hợp với quy mô nhỏ

- Dễ kiểm soát, dễ điều chỉnh

- Tập trung được quyền lực quản trị

* Nhược điểm

- Hạn chế sử dụng các chuyên gia vào lĩnh vực quản trị

- Mối liên hệ giữa các đơn vị, cá nhân khác tuyến rất cồng kềnh vì phải đi theo đường vòng

2. Cơ cấu chức năng

* Mô hình

* Đặc điểm

- Nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo chức năng quản trị

- Những người thừa hành cấp dưới đồng thời phải thực hiện các mệnh lệnh từ nhiều cấp trên

* Ưu điểm

- Thu hút được các chuyên gia vào hoạt động quản trị

- Giảm bớt gánh nặng về công việc quản trị cho các nhà lãnh đạo tổ chức, do đó dễ thích hợp với các tổ chức có qui mô lớn

- Đảm bảo tính chuyên môn hóa trong hoạt động quản trị

* Nhược điểm

- Không bảo đảm thực hiện chế độ một thủ trưởng

- Cấp dưới phải chịu sự lãnh đạo của nhiều cấp trên nên khó thực hiện mệnh lệnh

- Khó kiểm soát và phối hợp các hoạt động trong tổ chức

- Tạo nên các lợi ích chuyên biệt trong tổ chức

3 . Cơ cấu hỗn hợp

* Mô hình

* Đặc điểm

- Nhiệm vụ quản trị vừa được phân chia theo chức năng quản trị, vừa được phân chia theo tuyến quản trị

- Các đơn vị chức năng chỉ thuần túy làm nhiệm vụ chuyên môn, không có quyền lãnh đạo cấp dưới.

- Người thừa hành chỉ nhận lệnh (chịu sự lãnh đạo) của một cấp trên

* Ưu điểm

- Khắc phục được nhược điểm trong các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị trên (tức là vẫn phát huy được thế mạnh của chuyên gia, nhưng lại khắc phục được tình trạng một cấp dưới chịu sự lãnh đạo của nhiều cấp trên, đồng thời vẫn giảm gánh nặng về nhiệm vụ quản trị cho các cấp điều hành)

* Nhược điểm

- Cồng kềnh

- Khó thống nhất trong các hoạt động của tổ chức

- Mất nhiều thời gian để các nhà quản trị cấp cao đưa ra các quyết định quản trị

- Nhà quản trị phải xử lý các mối quan hệ phức tạp nẩy sinh trong quá trình ra quyết định quản trị.

4. Cơ cấu ma trận

* Mô hình

* Đặc điểm

- Nhiệm vụ quản trị trong tổ chức được phân chia đồng thời theo chức năng quản trị và theo sản phẩm, dự án hoặc chương trình hoặc theo tuyến.

- Mỗi nhóm người thừa hành phải chịu sự chỉ huy của 2 cấp: cấp lãnh đạo chức năng và cấp lãnh đạo tuyến.

* Ưu điểm

- Bảo đảm phát huy được ưu thế của chuyên gia thuộc từng lĩnh vực vào hoạt động quản trị do có sự phân ngành theo chức năng

* Nhược điểm

- Do có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi nên dễ dẫn đến sự tranh chấp quyền lực quản trị ở các cấp

Câu 18 : Trình bày khái niệm, đặc điểm, ưu nhược điểm của cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức.

1. Cơ cấu chính thức

* Định nghĩa: Cơ cấu chính thức  là cơ cấu tổ chức được xác định chính thức trong tổ chức, có tính pháp lý

* Đặc điểm

- Có tính pháp lý

- Có tính ổn định cao

- Cấu trúc tổ chức rõ ràng

- Tạo tính kỉ luật trong tổ chức

* Ưu điểm

- Có tính pháp lý nên tạo thuận lợi nhất định trong các mối quan hệ với các tổ chức khác trong môi trường

- Nhanh chóng tạo lập mối quan hệ quyền lực trong tổ chức

* Nhược điểm: kém năng động, cứng nhắc

2. Cơ cấu tổ chức không chính thức

* Định nghĩa: Cơ cấu tổ chức không chính thức là cơ cấu tổ chức được hình thành dựa trên các mối quan hệ có tính cá nhân (mối quan hệ không chính thức) trong  hoặc ngoài tổ chức.

* Đặc điểm

- Không có tính pháp lý

- Không định hình, thường hay thay đổi, phạm vi không cụ thể

- Luôn tồn tại song song với cơ cấu chính thức

* Ưu điểm

- Năng động, linh hoạt

- Có thể bổ khuyết những bất cập của cơ cấu tổ chức chính thức như tăng cường các mối quan hệ, góp phần điều chỉnh các hoạt động quản trị trong tổ chức

* Nhược điểm

- Dễ có xu hướng chống lại các cải cách của nhà quản trị

- Lôi kéo quần chúng, ngăn cản sự cố gắng của mọi người trong tổ chức

Câu 19: Ủy quyền quản trị là gì?Nêu tác dụng của ủy quyền quản trị. Trình bày các nguyên tắc và qui trình ủy quyền.

* Khái niệm

- Uỷ quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định trong khi vẫn chịu trách nhiệm về công việc đã uỷ quyền.

- Có hai hình thức uỷ quyền chủ yếu

+ Uỷ quyền chính thức: Uỷ quyền chính thức được thực hiện qua cơ cấu tổ chức quản trị.

+ Uỷ quyền không chính thức: Uỷ quyền không chính thức được thực hiện trên cơ sở sự tín nhiệm cá nhân

* Vai trò của uỷ quyền

- Giúp cho nhà lãnh đạo có điều kiện giải phóng cho mình về một số công việc để tập trung vào những vấn đề đặc biệt quan trọng

- Tạo môi trường rèn luyện cán bộ cấp dưới đẻ từ đó chọn lọc, đề bạt vào những vị trí cần thiết.

*Nguyên tắc uỷ quyền

* Nguyên tắc về sự giới hạn kiểm tra

- Nguyên tắc này đòi hỏi người uỷ quyền không được giao trách nhiệm và quyền lực cho người khác nếu không kiểm tra được công việc của họ cũng như các quyết định của họ.

* Nguyên tắc về quyền hạn theo tỷ lệ

- Nguyên tắc này đòi hỏi quyền hạn phải được chuyển giao tương ứng và cùng một lúc với trách nhiệm, đồng thời không cái trước cái sau.

* Nguyên tắc trách nhiệm kép

- Nguyên tắc này đòi hỏi người uỷ quyền phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của người được uỷ quyền mặc dù đã uỷ quyền cho họ.

* Nguyên tắc về quyền hạn duy nhất

- Nguyên tắc này quy định người được uỷ quyền chỉ phải báo cáo công việc được giao phó cho một cấp trên đó là người uỷ quyền.

*Qui trình uỷ quyền có hiệu quả

Những điều kiện trên là tiền đề để thực hiện có hiệu quả qui trình uỷ quyền sau

Bước1: Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền và kết quả cần đạt được. Những công việc nào người quản trị phải tự gánh vác? Những công việc nào có thể giao cho cấp dưới? Khi thực hiện ủy quyền, những mục tiêu cần đạt được là gì? Và đề thực hiện mục tiêu, người được uỷ quyền cần phải có những quyền hạn nào? Phải đảm bảo rằng mỗi cá nhân có trách nhiệm đạt được những mục tiêu nhất định họ sẽ được trao quyền hạn cần thiết để thực hiện điều đó.

Bước 2: Lựa chọn con người theo nhiệm vụ. Công việc đòi hỏi những năng lực đặc biệt nào? Ai là người đáp ứng những đòi hỏi đó? Những kinh nghiệm thu được sẽ có ích và phù hợp với ai? Một mức độ phân quyền cao chỉ có thể đạt được nếu có những người quản trị cấp dưới giỏi, dám chịu trách nhiệm, có khả năng sử dụng hợp lý quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Để có những người  như vậy, bên cạnh công tác định biên, các nhà quản trị cấp cao cần tích cực triển khai những chương trình đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản trị.

Bước 3: Cung cấp nguồn lực. Mọi quyền hạn sẽ không thể giúp gì cho người được uỷ quyền, nếu người đó không được đảm bảo những nguồn lực tài chính, nhân sự và thời gian cần thiết để tiến hành công việc.

Bước 4: Duy trì các kênh thông tin mở. Do cấp trên không giao toàn bộ quyền hạn hay trút bỏ trách nhiệm đối với những hành động của cấp dưới nên việc phân quyền không thể dẫn đến sự độc lập hoàn toàn của các cấp trực thuộc. Đồng thời, mức độ phân quyền không phải là bất biến mà phụ thuộc vào hoàn cảnh. Sự thay đổi của các kế hoạch dẫn đến sự thay đổi của các quyết định và đồng thời là sự thay đổi của phân quyền. Như vậy, hệ thống thông tin thông suốt sẽ đảm bảo cung cấp cho cấp dưới những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định và thực thi đúng quyền hạn được giao, cũng như đảm bảo khả năng kiểm soát của cấp trên đối với cấp dưới.

Bước 5:  Thiết lập hệ thống kiểm tra có hiệu lực. Thực tế không có nhà quản trị nào có thể chối bỏ được trách nhiệm, việc uỷ quyền phải được kết hợp với các biện pháp kiểm tra. Muốn hoạt động kiểm tra không gây trở ngại cho uỷ quyền, chúng phải được tổ chức nhằm chỉ ra những sai lệch so với kế hoạch để tiến hành những sự giúp đỡ cần thiết, chứ không phải để can thiệp vào hành động cụ thể của cấp dưới.

Bước 6: Khen thưởng đối với việc uỷ quyền có hiệu quả.  Có nhiều hình thức khen thưởng: tiền, tăng quyền tự chủ hoặc đề bạt lên cương vị cao hơn thường có tác dụng mạnh mẽ hơn đối với những người thực hiện uỷ quyền có kết quả hay tiếp thu tốt quyền hạn.