Chương 3: Phương thức và hình thức đấu thầu

3.1. Các hình thức đấu thầu:

Đối với các gói thầu có đặc điểm khác nhau thì tổ chức quản lý vốn có những quy định khác nhau về phương pháp đánh giá HSDT và tương ứng với nó là các cách thức nộp HSDT

Có 4 phương thức thực hiện đấu thầu đó là phương thức 1 túi hồ sơ một giai đoạn 2 túi hs 1 gđoạn 1 túi hs 2 gđoạn và 2 túi hs 2 gđoạn

Một túi hs: nhà thầu nộp đề xuất kĩ thuật (cách tiến hành công việc) và đề xuất tài chính (giá cả cụ thể và phương thức thanh toán) trong cùng một túi hồ sơ

Hai túi hs: Nộp đề xuất kĩ thuật và tài chính trong 2 túi hs riêng biệt

Hai giai đoạn 1 túi hs:

Giai đoạn 1:

- Các nhà thầu nộp đề xuất kĩ thuật không có giá

- Bên mời thầu xem xét và thảo luận với từng nhà thầu về đề xuất kĩ thuật

- Cho phép nhà thầu sửa đổi hiệu chỉnh đề xuất kĩ thuật

- Loại bỏ những HSDT không phù hợp với các tiêu chuẩn kĩ thuật được chấp nhận

Giai đoạn 2

- Các nhà thầu nộp đề xuất kĩ thuật hoàn chỉnh và tài chính cụ thể trong một túi hồ sơ

Phương thức này áp dụng trong trường hợp có nhiều phương án kỹ thuật để thực hiện gói thầu

Hai giai đoạn 2 túi hs

Trong giai đoạn 1 bên mời thầu thực hiện các công việc như đã nêu ở phương thức 2 giai đoạn 1 túi hồ sơ. Những nhà thầu được lựa chọn ở giai đoạn 1 sẽ nộp bộ HSDT theo dạng 2 túi hs

3.2. Hình thức đấu thầu:

Số lượng các nhà thầu tham gia đấu thầu một gói thầu có thể rất nhiều hay chỉ là một số lượng được hạn chế trước hoặc thậm chí chỉ có một nhà thầu. Phụ thuộc vào số lượng nhà thầu tham gia trong điều kiện cụ thể của gói thầu mà bên mời thầu lựa chọn một trong các hình thức đấu thầu sau

Cạnh tranh rộng rãi: Khi áp dụng hình thức này, bên mời thầu ko hạn chế số lượng nhà thầu tham gia. Đây là hình thứ lựa chọn nhà thầu có tính cạnh tranh cao nhất. Hình thức này được lựa chọn đối với những gói thầu có tính chất kỹ thuật không phức tạp, giá trị ko lớn và điều kiện thực hiện không có gì đặc biệt, nhiều nhà thầu có khả năng đáp ứng các yêu cầu của gói thầu

Chào hành cạnh tranh: Đây là một dạng của hình thức cạnh tranh rộng rãi. Hình thức này được lựa chọn đối với những gói thầu có tính chất kỹ thuật đơn giản với giá trị nhỏ. Bên mời thầu có thể tổ chức đấu thầu rất đơn giản để tiết kiêmj thời gian và chi phí

Cạnh tranh hạn chế: Bên mời thầu chỉ lựa chọn một số nhà thầu nhất định tham gia dự thầu, những nhà thầu này đáo dứng một số yêu cầu của gói thầu như tính chất kỹ thuật, quy mô và điều kiện thực hiện (EPC và gói lựa chọn đối tác thực hiện dự án hay áp dụng)

Chỉ định thầu: bên mời thầu lựa chọn một nhà thầu để thực hiện gói thầu có các đặc điểm sau:

- Phải bảo đảm tính bí mật của công việc (an ninh quốc gia)

- Phải thực hiện công việc ngay (Khắc phục sự cố)

- Giá trị công việc nhỏ, yêu cầu kĩ thuật rất đơn giản

- Công việc có tính thử nghiệm, rủi ro cao

- Quy định của nguồn vốn

Mua sắm trực tiếp: Khi bên mời thầu muốn thực hiện công việc có nội dung giống gói thầu đã được tiến hành đấu thầu và hợp đồng thực hiện gói thầu này được kí vào thời điểm trước đó không quá lâu ( thường là 6 tháng)

Tự thực hiện: áp dụng cho các loại hình đấu thầu, bên mời thầu có khả năng sử dụng nhân công và phương tiện làm việc của mình để thực hiện công việc khi

- Khối lượng công việc không xác định trước

- Công việc có giá trị nhỏ và có tính đặc thù nên không có nhà thầu quan tâm

- Công việc có tính gián đoạn

- Công việc có tính rủi ro cao

- Phải khắc phục ngay sự cố

Chương 4: Quy trình lựa chọn nhà thầu

Quy trình lựa chọn nhà thầu của một gói thầu được bên mời thầu tiến hành theo 3 bước: Chuẩn bị đấu thầu, lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng. Trong từng bước, đối với từng trường hợp cụ thể của gói thầu lại có thể bao gồm nhiều công việc.

4.1. Chuẩn bị đấu thầu:

Chuẩn bị đấu thầu bao gồm các công việc mà bên mời thầu cần thiết phải thực hiện trước khi tổ chức lựa chọn nhà thầu, đó là những công việc:

- Chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu

- Sơ tuyển nhà thầu đối với những gói thầu bắt buộc phải sơ tuyển

- Chuẩn bị danh sách ngắn đối với các gói thầu áp dụng hình thức cạnh tranh hạn chế

- Chuẩn bị HSMT và tiêu chí đánh giá HSDT

Chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu: Nhân sự tham gia vào quá trình đấu thầu có vai trò rất quan trọng. Đây là những người phải rất am hiểu các quy định về đấu thầu của tổ chức quản lý vốn đồng thời phải có kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực của gói thầu. Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của gói thầu nói riêng và dự án nói chung, những nhân sự này có thể thuộc biên chế của bên mời thầu hoặc được bên mời thầu thuê trong thời gian thực hiện đấu thầu. Số lượng và yêu cầu cụ thể về từng cá nhân trong nhóm nhân sự này phụ thuộc vào điều kiện của từng gói thầu

Sơ tuyển nhà thầu: Đối với những gói thầu có quy mô lớn hoặc có yêu cầu kĩ thuật phức tạp, bên mời thầu tiến hành sơ tuyên nhà thầu với mục đích lựa chọn những nhà thầu có năng lực phù hợp tham gia đấu thầu. Tất cả các nhà thầu có nguyện vọng đều có thể tham dự sơ tuyển bằng cách đăng kí và nhận hồ sơ mời sơ tuyển do bên mời thầu phát hành. Thông thường hồ sơ mời sơ tuyển chỉ đề cập đến những vấn đề chung về năng lực kĩ thuật, kinh nghiệm và năng lực tài chính của nhà thầu

Chuẩn bị danh sách ngắn: Đối với gói thầu áp dụng hình thức cạnh tranh hạn chế: tùy theo những điều kiện cụ thể của gói thầu bên mời thầu chỉ lựa chọn một số lượng nhà thầu nhất định để tham gia đấu thầu. Danh sách các nhà thầu này gọi là danh sách ngắn. Bên mời thầu xác định danh sách này dựa trên thông tin về nhà thầu do bên mời thầu thu thâọ. Hình thức cạnh tranh hạn chế và việc sơ tuyển nhà thầu là hoàn toàn khác nhau về điều kiện áp dụng cũng như vai trò. Việc xác định danh sách ngắn đối với cạnh tranh hạn chế dựa trên ý kiến chủ quan của bên mời thầu trong khi sơ tuyển nhà thầu được tiến hành dựa vào thông tin trong hồ sơ dự tuyển do các nhà thầu cung cấp

Chuẩn bị HSMT: HSMT là một tài liệu rất quan trọng, nó có vai trò quyết định kết quả của quá trình đấu thầu. Việc chuẩn bị HSMT là bắt buộc đối với tất cả các các gói thầu trừ một số trường hợp đặc biệt như gói thầu áp dụng hình thức tự thực hiện hay hợp đồng trực tiếp

4.2. Lựa chọn nhà thầu:

Giai đoạn này được tính từ thời điểm thông báo mời thầu chính thức đến khi thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu. Trong giai đoạn này bên mời thầu thực hiện những công việc sau:

Thông báo mời thầu: là việc bên mời thầu đăng tải các thông tin liên quan đến khâu tổ chức đấu thầu cho một gói thầu cũng như nội dung khái quát của gói thầu này trên các phương tiện thông tin phù hợp với hình thức lựa chọn nhà thầu được áp dụng. Dựa vào thông báo mời thầu, các nhà thầu sẽ đăng kí dự thầu và mua HSMT

Nhận HSDT: HSDT bao gồm các đề xất kĩ thuật và đề xuất tài chinhhs của nhà thầu. Cách thực nộp HSDT của gói thầu phụ thuộc vào phương thức đấu thầu mà gói thầu áp dụng. Việc nhận và bảo quản hồ sơ dự thầu phải được bên mời thầu thực hiện nghiêm túc nhằm bảo đảm tính chính xác về số lượng tài liệu và bí mật về thông tin dự thầu trước khi mở thầu. Đối với những gói thầu chỉ có một nhà thầu tham gia hoặc áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh thì công việc này tiến hành rất đơn giản. Thời hạn cuối cùng nộp HSDT gọi là thời điểm đóng thầu, những HSDT nộp sau thời điểm này thông thường sẽ không được chấp nhận

Mở thầu: là việc bên mời thầu thông báo công khai các điều kiện dự thầu của từng nhà thầu đã nộp HSDT trước khi tiến hành đánh giá

Đánh giá HSDT: là việc bên mời thầu xem xét các HSDT trên cơ sở các yêu cầu được đặt ra với nhu cầu mua sắm đã được bên mời thầu đưa ra trong HSDT. Mục đích của công việc này là nhằm lựa chọn nhà thầu đáp ứng tốt nhất các yêu cầu để thực hiện gói thầu

Thông báo kết quả đấu thầu: sau khi kết thúc công việc đánh giá HSDT, bên mời thầu có thể chọn một hoặc hơn 1 nhà thầu đáp ứng tốt nhất yêu cầu của HSMT (thường được gọi là nhà thầu trúng thầu), hoặc không có nhà thầu nào trúng thầu. Sau khi kết quả đấu thầu đã được thẩm định và phê duyệt, bên mời thầu cần phải thông báo kết quả bằng văn bản cho tất cả các nhà thầu tham gia dự thầu

Trừ trường hợp nhu cầu mua sắm của bên mời thầu là những hàng hóa đã sẵn có trên thị trường thì trong các trường hợp khác bên mời thầu lựa chọn được nhà thầu chủ yêu dựa vào nhưng thông tin có trong HSDT do chính nhà thầu cung cấp tại thời điểm tham gia đấu thầu ( bao gồm những thông tin về bản thân nhà thầu và về sản phầm mà nhà thầu cam kết sẽ cung cấp, những sản phẩm này chưa từng có trên thị trường). Vì vậy trong thực tế có thể xảy ra tình trạng nhà thầu đã được bên mời thầu lựa chọn lại không có khả năng để thực hiện công việc. Từ đó có thể thấy rằng: đánh giá chất lượng hoạt động đấu thầu không chỉ dừng lại ở việc lựa chọn nhà thầu mà cần phải xem xét đến khả năng thực hiện công việc của nhà thầu này sau khi kí kết hợp đồng

4.3. Ký kết hợp đồng

Sau khi bên mời thầu lựa chọn được nhà thầu thì hai bên cần cũng nhau hoàn thiện hợp đồng để ký kết. Việc hoàn thiện hợp đồng được tiến hành dựa trên những yêu cầu trong HSMT, nhu cầu phát sinh khối lượng công việc trong thực tế, đề xuất của nhà thầu nêu tron hồ sơ dự thầu và một số căn cứ khác. Trong trường hợp không có nhà thầu nào trúng thầu thì bên mời thầu có thể phải thay đổi hình thức lựa chọn nhà thầu và tiến hành lại các bước trên