Chương 8:Kiểm toán các hoạt động thu chi và thanh toán

I/Kiểm toán hoạt động thu chi tiền mặt

 1/Đặc điểm của hoạt động thu chi tiền mặt tới kiểm toán họat động

Tiền tệ nói chung là sản phầm của nền kinh tế hàng hóa,là vật ngang giá chung

Tiền tệ có các chức năng cơ bản:là thước đo giá trị, là phương tiện lưu thông,trao đổi;là phưong tiện cất trữ;là phương tiện thanh toán,là phương tiện trao đổi quốc tế và tiền tệ thế giới.

Tiền mặt là phương tiện giao dịch nhanh nhất song cũng dễ gặp rủi ro nhất

Để giảm thiểu rủi ro cần hạn chế tối đa lượng tiềm mặt trong giao dịch và đặc biệt trong bảo quản tại két.

Ván đề thu-chi tiền mặt luôn là mối quan tâm đặc biệt không chỉ của kiểm toán hoạt động mà còn cả của quản lí nói chung và của các hoạt động kiểm tra-kiểm soát khác nói riêng

Đặc điểm của nền kinh tế nói chung và của tiền mặt nói riêng đã đặt ra cho kiếm tóan hoạt động thu-chi tiền mặt những vấn đề cần nghiên cứu đánh giá hiệu lực kiểm soát hoạt động đặc thù này từ công tác kiểm soát đến bộ máy kiểm soát.

Về công tác kiểm soát và quản lí tiền mặt gồm:

 + Quy định rõ phạm vi sử dụng và quyền hạn xét duyệt chi tiêu tiền mặt

 +Định mức tồn quỹ tiền mặt

 +Chế độ bảo vệ tiền mặt trong két và trong quá trình di chuyển tiền mặt.

 +Chế độ bảo vệ các séc khống chi và các hồ sơ về thu chi tiền mặt.

 +Trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận ,các cá nhân có liên quan trong việc quản lý tiền mặt.

Về tổ chức bộ máy quản lý tiền mặt cần quan tâm tới:

 + Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm

 + Đảm bảo tính độc lập

 +Duy trì mối liên hệ giữa các nhân viên

 +Tận dụng sự trợ giúp của máy tính.

-Với tất cả các khía cạnh trên,kiểm toán hoạt động cần quan tâm tới cả hiệu lực,hiệu quả và hiệu năng quản lý tiền mặt của đơn vị phù hợp với đặc thù của đối tượng này trên cả 3 hoạt động cụa thể:thu tiền mặt,cất trữ tiền mặt,chi tiền mặt.

2/Đánh giá chung hoạt động thu chi qua kiểm tóan tiền mặt tồn quỹ

Tiền mặt tồn quỹ là phản ánh hiệu lực và hiệu quả quản lí hoạt động tài chính nói chung qua định hướng đúng đắn và duy trù mức tồn quỹ hợp lý,an toàn và hiệu quả.Chính vì vậy trong quản ly nói chung và trong kiểm toán nói riêng,tiền mặt tồn quỹ thường là đối tượng được lựa chọn là điểm bắt đầu cho việc đánh giá khái quát họat động thu-chi tài chính. Theo đó kiểm tóan thường thực hiện đồng thời việc khóa sổ với việc kiểm kê quỹ để đối chiếu phát hiện chênh lệch giữa sổ sách với thực tế. Đến lượt mình,chênh lệch này lại trở thành đối tượng trực tiếp của kiểm tóan hoạt động thu-chi tiền mặt.

a/ Đảm bảo an toàn trong cất trữ và di chuyển tiền mặt.

Có các giải phát thích hợp để đảm bảo an toàn tiền mạt là cơ sở đảm bảo hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý hoạt động thu-chi tiền mặt.

Xác định loại hình bảo vệ cần thích hợp với lượng tiền thường xuyên cất trữ,di chuyển và tránh rủi ro có thể gặp phải trong điều kiện cụ thể

Khi tiền được di chuyển cũng tùy thuộc vào lượng tiền,cự li và thời điểm vận chuyển cùng môi trường chung quanh để có biện pháp bảo vệ.

b/Chia sẻ rủi ro và trách nhiệm quản lý tiền: Tiền mặt tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất trong các loại tài sản do đó cần chia sẻ bớt rủi ro. Biện pháp hữu hiệu nhất là mua bảo hiểm tiền mặt. Khi cần thiết đơn vị có thể thuê các tổ chức hoặc cá nhân tư vấn cho những vấn đề phức tạp như xác định độ thật-giả của kim loại quý,đá quí hoặc ngoại tệ.

c/Giảm thiểu mức tiền tồn quỹ và di chuyển: Chỉ lưu giữ tiền mặt ở mức tối thiểu kể cả tại các điểm thu tiền và ở trung tâm sẽ mang lại lợi ích về nhiều mặt cho đơn vị như hiệu quả toàn bộ hoạt động, hơn nữa tiền chỉ sinh lời khi đưa vào lưu thông.

d/Đánh giá khoản tiền tiềm năng: Những khoản tiền tiềm năng không chỉ nằm ở tiền lãi từ tiền gửi ngân hàng mà còn nằm ở các hoạt động tạo ra các khhjản tiền lãi khác, kể cả kinh doanh cổ phiếu. Tuy nhiên để đảm bảo khả năng thanh tóan vẫn cần duy trì mức cần thiết tối thiểu số dư tiền mặt vừa đủ cho thanh toán, vừa tiết kiệm chi phí giao dịch để đảm bảo hiệu quả hoạt động.

3/Kiểm toán hoạt động thu tiền mặt. Các chỉ tiêu đánh giá hoạt động gồm:

a/Hình thức và trình tự thực hiện hoạt động thu tiền: Hoạt động thu được thực hiện một trong hai hình thức phổ biến:

-một là sử dụng nhiều phiếu thu có đánh số thứ tự liên tục và phát hành đồng thời nhiều bản

-hai là ghi lại giao dịch tại quầy tính tiền(ghi sổ quỹ) hoặc một loại phiếu được phát hành thay thế cho việc nhận tiền trực tiếp. Hình thức này chỉ ứng dụng cho giao dịch nội bộ hoặc giao dịch trung gian giữa người giao tiền với bộ phận kế toán trung tâm.

b/Thời điểm lập và chuyển giao các chứng từ thu tiền

-Tính biến động và nhạy cảm của tiền mặt cùng nguyên tắc cập nhật thông tin về tiền mặt đã đặt ra yêu cầu và khả năng kiểm soát tiền mặt.

-Để đảm bảo hiệu lực tối đa của thông tin hoạt động thu tiền,thông tin trên các giấy tờ thu cần được hướng tới mục tiêu nhanh nhất trong việc lập chứng từ thu, việc theo dõi xét duyệt và việc chuyển thông tin đến các nhà quản lý.

c/Giải tỏa trách nhiệm quản lý tiền: Mỗi nghiệp vụ thu tiền đồng thời là bước thiết lập một trách nhiệm mới thay thế trách nhiệm đang tồn tại. Việc chuyển giao này cần được xem xét “thành tích” và trách nhiệm của cả 2 bên giao và bên nhận. Trách nhiệm sau đó có thể chỉ thuộc bộ phận thủ quĩ song cũng có thể thuộc bộ phận kế hoạch tài chính hoặc của cả 2 hay cả các bộ phận khác đã tạo điều kiện tiền đề cho việc thu tiền

d/Đảm bảo hợp lý hiệu quả thu tiền: Mục tiêu này hướng đến việc sử dụng tối đa quyền được thu tiền để định hướng và xử lý nhanh chóng, hợp lý, hợp tình những tình huống cụ thể tạo khả năng tăng được nguồn thu nhanh, thu đủ các nguồn thu đó. Để thu nhanh được tiền bán hàng quyền hạn và trách nhiệm giải quyết cần được xác định trước để có thể giải quyết nhanh nhất và kiểm soát tốt nhất.

đ/ Tổ chức hợp lý các điểm thu tiền : Trên quan điểm an toàn, số điểm thu tiền càng ít với số đông nhân viên càng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công và tự kiểm soát giữa các nhân viên. Tuy nhiên yêu cầu phục vụ khách hàng và các dối tượng khác cũng cần được giải quyết thỏa đáng.

e/Tách biệt giữa hoạt động thu và hoạt động chi tiền: Trong thực tiễn các khoản chi thường là áp lực cho các khỏan thu. Đối tượng và cách thức quản lí giữa hoạt động thu với hoạt động chi cũng khác nhau. Vì vậy tách biệt giữa 2 họat động này vừa giảm được áp lực không đáng có, vừa tạo điều kiện hoạt động tốt hơn cho hoạt động thu. Đặc biệt với các đơn vị có số lượng lớn và mật độ cao các nghiệp vụ thu- chi thì sự tách biệt này thường được xác định thành một nguyên tắc cơ bản trong quản lí.

f/ Cập nhật kế toán và thu ngân tại trung tâm: Tiền được bảo quản phân tán và trở thành tiền nhàn rỗi, thậm chí mất giá do thay đổi tỉ giá hoặc ảnh hưởng của thời hạn sử dụng những mặt đối lập của các mục tiêu trên. Vì vậy tiền cùng các chứng từ thu cần được tập trung về trung tâm càng nhanh càng an toàn và hiệu quả. Để thực hiện mục tiêu này cần có cả những giải pháp phù hợp về tổ chức mạng lưới thu và phân cấp quản lí tài chiính cùng các phương thức và điều kiện chuyển tiền phù hợp.

g/Ổn định thủ tục bàn giao trách nhiệm trong việc chuyển tiền

Mỗi ngvụ chuyển tiền đều gắn với việc chuyển trách nhiệm của bên giao cho bên nhận tiền.Đặc biệt đối tượng chuyển giao lại tiềm ẩn nhiều rủi ro từ khả năng gian lận,thất thoát. Do vậy việc minh chứng qua các chứng từ cần được duy trì thường xuyên và ổn định lâu dài qua sử dụng phiếu thu hay phiếu chuyển tiền.

h/Tách biệt trách nhiệm giữa người thực hiện với người kiểm soát

Kiểm soát độc lập này cần được tiến hành đột xuất thường kì và đưa ra đánh giá độc lập. Theo định hướng trên,KTHĐ có thể

-Kết hợp với KTTC.

-Tiến hành các công việc tìm hiểu hệ thống KSNB theo yêu cầu của mục tiêu KTHĐ để đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ.

-Thu thập thông tin để đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý theo hệ thống tiêu chí đã xây dựng trong kế hoạch kiểm toán.

4/ Kiểm toán hoạt động chi tiền mặt

a/Đảm bảo tính hiệu lực của các thủ tục trong chi tiêu

-Tính hiệu lực của thủ tục chi tiêu trước hết liên quan trực tiếp đến quá trình kiểm soát, đặc biết là kiểm soát lẫn nhau giữa các bước kế tiếp nhau

-Tính hiệu lực còn liên, quan tới quan hệ trực tiếp giữa thủ tục chi tiêu với quyết định xử lý của người có thẩm quyền, đặc biệt là khi có dấu hiệu không bình thường như vượt định mức,sai quy tắc….

b/Phân cách rõ rằng giữa hoạt động thu chi cũng như giữa các hoạt động

-Sự phân cách này nhằm mục đích đảm bảo sự minh bạch trong việc thực hiện các mục tiêu riêng biệt của mỗi khoản chi cũng như tính rõ rang về nguồn tiền dùng cho các khỏan chi

-Thiếu tính rõ rang,minh bạch này sẽ hạn chế khả năng kiểm soát chi, làm tăng them rủi ro vố đã tiềm tàng trong hoạt động chi

-Yêu cầu đó đòi hỏi thực hiện một nguyên tắc rất cơ bản và thông dụng

+mọi khỏan thu phải được chuyển tới nơi cất trữ tập trung

+mỗi khoản chi đều cần được quản lý và kiểm soát riêng biệt

c/Không bỏ qua các khoản chi tiêu nhỏ lẻ và trực tiếp: Ngoài các khỏan chi tiêu lớn,tiền mặt được chi cho những nhu cầu với lượng tiền không lớn như chi mua văn phòng phẩm, công tác phí…Các khoản chi này thường  được thanh tóan trực tiếp giữa bộ phận tài chính với người chi tiêu và thường trên cơ sở các chứng từ ngoài hệ thống. Kiểm toán hoạt động không thể bỏ qua các trình tự ít có tính kiểm soát này đê:

-Đánh giá các trình tự quản lí chi tiêu(kể cả quản lí chứng từ trực tiếp)

-Khi thấy cần thiết nên hướng sang những trình tự có hàm lượng kiểm soát cao hơn

-Hoặc sử dụng kết hợp thủ tục bổ sung có hiệu lực cao hơn (như kiểm tra thực tế)

d/Đảm bảo hiệu lực trong quản lí séc: Séc được phát hành với mục đích chính là thanh toán cho nhà cung cấp. Tuy nhiên cần tránh việc giao séc cho các nhân viên giao dich mua hàng hóa dịch vụ và tránh việc chuyển séc sang tiền để phòng ngừa việc sử dụng sai mục đich. Đồng thời cần duy trì thủ tục hai chữ ký để tăng cường kiểm soát,tránh nhầm lẫn trong qúa trình sử dụng séc.

e/ Phân cấp và phân công trach nhiệm rõ rang hợp lý trong quản lý chi

Các chi nhánh cần được phân cấp rõ ràng đặc biệt trong việc phát hành séc và tạm ứng cho chi tiêu cũng như trong quản lí các tài liệu và quỹ tại chi nhánh. Cùng với việc phâm cấp,việc phân caông trách nhiệm cũng cần chú ý tới đặc thù của hoạt động chi tiêu. Đặc biệt, trong từng khoản chi tiêu cần tách biệt trách nhiệm giữa các cá nhân trong thực thi các bước của mỗi trình tự điều hành.

II/ Kiểm toán hoạt động thanh toán

1/Kiểm toán hoạt động thanh toán các khoản phải thu

a/Bước 1:hình thành các khoản phải thu : Các khỏan phải thu khách hàng được hình thanh trên cơ sở chính sách bán hàng của đơn vị.Bán chịu được thực hiện phổ biến với khách hàng thường xuyên, có tín nhiệm và thanh tóan qua ngân hàng. Quyết định bán chịu gắn liền với các thủ tục cả về tác nghiệp(chuẩn bị hàng hóa hay dịch vụ,vân chuyển và giao hàng), cả về kế toán(hóa đơn,tính tiền hàng). Các chỉ tiêu đánh giá gồm:

-Kiểm tra độc lập và xét duyệt bán chịu: Trong mọi trường hợp,việc bán chịu đều phải được người có đủ thẩm quyền xem xét độc lập trước khi quyết định.Các mặt chủ yếu cần xem xét bao gồm:

+ Mức độ tín nhiệm của khách hàng trong giao dịch và khả năng thanh toán

+Lượng tiền hoặc tỉ lệ tiền bán chịu và thời hạn thanh toán chậm

+Những cơ hội và khó khăn có thể do bán chịu

Người quyết định có thể ủy quyền cho một bộ phận hoặc một vài người có hiểu biết về chính sách bán hàng và về khách hàng cung cấp và tư vấn

-Xác định và huy động khả năng thanh toán.

+Khả năng cung cấp hàng hóa phải được xem xét cụ thể qua đối chiếu giữa yêu cầu của người mua với hiện trạng và tiềm lực của đơn vị và khả năng hợp tác với bên ngoài

+Với hàng hóa sẵn có cũng phải tính đến cả khả năng tập kết và thẩm định lại chất lượng,phân loại, đóng gói,vận chuyển, lập hóa đơn

+Với hàng hóa sẽ SX them cần cân đối với nguồn lực hiện có và khả năng huy động tối đa trong giới hạn cho phép

+Phần vượt quá khả năng cần tính đến khả năng hợp tác với bên ngoài hoặc đàm phán điều chỉnh thời hạn giao hàng

-Quyết định khuyến mãi:Trong đk bình thường,giá cả cùng các đk khác đã được xác định thì để cạnh tranh,các đơn vị thường áp dụng chính sách bán chịu, giảm giá hoặc bán có thưởng. Người đuợc trao quyền điều hành cần theo dõi việc thực hiện cụ thể để kịp thời hướng dẫn, điều chỉnh hoặc xử lý những sai lệch phát sinh trong quá trình thực hiện.

-Lập đúng và đủ hóa đơn theo yêu cầu quản lý

+Hóa đơn phải được lập ngay sai khi có quyết định bán hàng kèm theo giấy yêu cầu đã được người có đủ quyền hạn kí duyệt hoặc hợp đồng đã được kí kết giữa bên mua với bên bán

+Mỗi hóa đơn cần được sao đủ số bản với cùng một thông tin sử dụng cho những yêu cầu khác như vận chuyển,ghi sổ hàng bán và phai thu,chuyển cho khách hàng

+Mỗi hóa đơn cần được kiểm tra trong ngày hoặc tuần kì tùy theo mật độ phát sinh và yêu cầu quản lí

Bước 2: quản lý các khoản phải thu

Theo dõi những phản ứng của khách hang.

Sau khi mua chịu, khách hang có thể có những phản ứng theo chiều hướng khác nhau: hoặc tích cực, hoặc tiêu cực.

Những phản ứng cụ thể này là cơ sở quan trọng cho việc lựa chọn cách thức thanh toán sao cho nhanh nhất trong thời hạn cho phép song vẫn giữ đc quan hệ tốt với khách hang

Người có trách nhiệm quản lý khoản phải thu cần theo dõi sát những phản ứng cụ thể của khách hàng sau kho đc mua chịu

Kiểm soát độc lập từng tài khoản phải thu

Tài khoản phải thu ở khách hàng có thể được ghi bằng tay hoặc bằng máy

Về nguyên tắc: các bản ghi chép theo dõi từng khoản phải thu cần được lưu giữ độc lập với nhau. Bí mật với những ng có liên quan

Cùng với việc kiểm soát thường xuyên, cả tài khoản tổng hợp và TK chi tiết khoản phải thu khách hàng còn cần được kiểm tra định kỳ để có biện pháp xử lý kịp thời.

Ghi sổ và kiểm soát kịp thời những biến động

Kế toán cần ghi sổ ngay lập tức khi phát sinh các khoản phải thu mới hoặc chi phí và tiền thu từ các khoản phải thu cụ thể đang tồn tại.

Việc ghi sổ tức thời nhằm: cung cấp những thông tin mới nhất cho hoạt động của đơn vị cũng như quan hệ của đơn vị với khách hàng. Tạo cơ sở cho việc đối chiếu với các tài khoản khác, đặc biệt là các tài khoản về tiền mặt đã đc chấp nhận

Báo cáo đủ và đúng thời hạn

Kế toán cần tổng hợp- cân đối tuần kì hoặc định kỳ kết quả thanh toán kèm theo phân tích cụ thể và thời hạn thu nợ và chi tiết các khoản nợ quá hạn theo tháng

Đây là những thông tin quan trọng góp phần tăng: hiệu lực quản trị nội bộ. hiệu quả hoạt động của đơn vị qua tiêu thụ hàng hóa

Có các giải pháp hữu hiệu để thu nợ quá hạn, tránh khả năng tạo ra những tổn thất tài chính

Lập và gửi trực tiếp, độc lập các bảng kê khai cho từng khách hàng

Các bảng kê phản ánh tình hình và kết quả thanh toán cần lập riêng và gửi trực tiếp cho từng khách hàng.

Cần tránh tiết lộ thông tin và khả năng gian lận qua sủa chữa của ng thứ 3

Các bảng kê này là những phương tiện quan trọng để thông báo kết quả và cả tình trạng chậm trễ nếu có trong thanh toán

Bước 3: xử lý các khoản phải thu

Chính sách về các khoản phải thu. Có mức bán chịu phù hợp. có quan hệ tốt với khách hàng

Xử lý các khoản phải thu

Thu tiền

Xóa sổ các khoản phải thu khi DN đã thu đc tiền từ người mua

Quá trình thu tiền bán hàng thường gắn với kiểm soát các khoản giảm trừ như: chiết khấu. điều chỉnh giảm giá…dựa trên cơ sở các qui định có liên quan

Nhận hàng trả lại

Việc xóa sổ các khoản phải thu có thể được tiến hàng khi khách hàng trả lại hàng mua

Quá trình này ngược với quá trình bán gồm: đối chiếu với điều kiện đặt ra trong hợp đồng. chấp nhận trả lại qua kiểm tra hàng hóa theo điều kiện trên. Đối chiếu với các khoản nợ của khách hàng

Tất cả các bước trên đều cần có tài liệu minh chứng đầy đủ làm căn cứ cho việc lập biên bản thanh lý hợp đồng

Xóa sổ các khoản phải thu khó đòi

Trong 1 số TH ko còn khả năng thu đc tiền hàng như khách hàng bị phá sản, con nợ chạy trốn, mất tích hoặc đột tử…

Trong những trường hợp này việc xóa sổ các khoản phải thu cần đc xem xét thận trọng và chỉ những ng có đủ thẩm quyền mới đc đưa ra quyết định cuối cùng

Để đảm bảo ổn định tài chính, đơn vị đã phải tiến hành 1 số công việc như: lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi. Theo dõi, phân loại và tìm giải pháp xử lý hiệu quả nhất đối với các khoản phải thu. Các khoản phải thu khó đòi dù đã đc xóa cũng vẫn cần đc kiểm soát và theo dõi riêng để xác định khả năng thu hồi từng khoản nợ cụ thể

2. Kiểm toán hoat động thanh toán các khoản phải trả

Bước 1:Hình thành các khoản phải trả

Tính phù hợp của khoản phải trả.

Tính phù hợp đc xem xét trong quan hệ giữa khoản phải trả này với các khía cạnh có liên quan trong mục tiêu và tình hình hoạt động của đơn vị.

Trong điều kiện bình thường, sự biến động này có sự tương ứng mang tính hiển nhiên

Tuy nhiên có khi quan hệ này bị che dấu 1 phần hay toàn bộ làm cho tính hợp lý cần đc đánh giá  trên cơ sở: thông tin thu nhập đc từ tìm hiểu hệ thống KSNB của đơn vị; giải trình của người có thẩm quyền. từ các thủ tục bổ sung khác

Độ tin cậy về qui mô khoản nợ phát sinh

Độ tin cậy ở đây ko đòi hỏi tới mức chính xác về khối lượng song cần chỉ ra mức phù hợp với mục tiêu của hoạt động.

Sự tăng lên của hàng hóa hoặc tiền mặt cũng cần đảm bảo tính hợp lý: hoặc do nhu cầu tăng trong tương lại gần. hoặc do cần  nắm bắt thời cơ vừa xuất hiên…

Tất cả những vấn đề này cần có giải trình của ng ra quyết định trc khi đánh giá

Tính đúng đắn về giá cà và các điều kiện mua hàng

Giá cả và các điều kiện mua hàng gồm:

Giá mua trên bảng giá hoặc giấy báo giá. Chính sách chiết khấu. phương thức vận chuyển,bảo hành. Thời hạn thanh toán và các điều kiện khác.

Các vấn đề này chứa đựng nhiều rủi ro nên việc đánh giá cần được thực hiện thận trọng với việc tập trung trên tất cả các mục tiêu kiểm toán cần đc quan tâm

Độ tin cậy của giá trị tiếp nhận đc

Độ tin cậy này đc đánh giá thông qua: lượng hàng hóa. Đặc tính cơ cấu. chất lượng và các điều kiện khác.

Ngay khi nhận thấy đã có sự tương đồng giữa giá trị tiếp nhận đc với số tiền ghi trên khoản phải trả vẫn cần có ý kiến của ng ra quyết định cùng các thủ tục bổ sung khác

Tính đầy đủ và tin cậy của việc đánh giá

Trong quá trình kiểm soát, trc khi đc phê chuẩn các khoản phải trả đều phải đc minh chứng bằng các chứng từ.

Để đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ cần: xem xét lại các trình tự cơ bản trong điều hành. Trc hết là trình tự luân chuyển chứng từ. việc thực hiện những thủ tục trong từng bước của trình tự đó theo đúng quyền hạn là trách nhiệm của ng thực hiện

Bước 2: quản lý các khoản phải trả

Kiểm soát đồng bộ và liên hoàn chứng từ thanh toán

Hiệu lực của kiểm soát và hiệu quả của hoạt động thanh toán sẽ đạt ở mức cao khi mọi chứng từ thanh toán đc chuyển trực tiếp cho bộ phận thanh toán

Sau khi đối chiếu và xử lý những vấn đề phát sinh, các chứng từ này cần đc lưu lại để quản lý và chuẩn bị thanh toán khi đến hạn

Kiểm tra sổ sách kế toán

Ngay sau khi khoản phải trả đc chấp nhận mỗi khoản phải trả cần đc phân loại ghi vào sổ chi tiết và sổ cái

Tùy theo qui mô và mật độ khoản phải trả phát sinh, tuần kì hoặc định kì cần đối chiếu giữa các loại sổ và chứng từ tại bộ phận kế toán với nhau và với bộ phận thanh toán, thậm chí cả với ng bán khi cần thiết

Mọi điều chỉnh do sai sót hoặc do yêu cầu chính đáng của ng bán cần đc điều chỉnh kịp thời

Tính toán và kết chuyển đầy đủ các khoản chi tiêu chiết khấu

Mọi khoản chi tiêu cho từng loại hàng hóa cần đc phân bổ đúng đối  tượng theo chính sách kế toán đang đc áp dụng

Mọi chính sách CK của ng bán cần đc nắm bắt và tận dụng triệt để

Thực hiện đúng thời hạn thanh toán

Thanh toán chậm trễ sẽ: ảnh hưởng xấu đến uy tín của đơn vị với ng bán. Hạn chế hiệu quả hoạt động do đơn vị ko đc hưởng các quyền lợi khuyến mãi của ng bán. Có thể bị phạt do vi phạm hợp đồng

Do vậy thực hiện đúng thời hạn thanh toán cũng là tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ đơn vị và lợi ích thu đc là tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động thanh toán.

Bước 3: xử lý các khoản phải trả

Kiểm tra lại sự đồng bộ và khớp đúng giữa các yếu tố trong mỗi bộ tài liệu

Tập hợp toàn bộ chứng từ về mỗi khoản phải trả thành bộ hồ sơ thanh toán

Trc khi xử lý khoản nợ, bộ hồ sơ này cần đc xét soát lại các dấu hiệu kiểm toán trc đó, đặc biệt là: tính hợp pháp của việc phê chuẩn. tính hợp lý của trình tự điều hành thể hiện qua các bộ hồ sơ này

Xem xét lại các khoản khấu trừ

Các khoản khấu trừ đã đc thỏa thuận hoặc mới phát sinh cần đc: xem xét, đối chiếu lại. tổng hợp trc khi xử lý. Khi cần thiết có thể trao đổi sơ bộ với chủ nợ

Kiểm tra điều kiện và quyết định thanh toán

Tùy theo phương thức thanh toán đã thỏa thuận cần tiến hành: chuẩn bị các phương tiện và điều kiện tương ứng như séc, tiền mặt. mọi công việc trên sau khi hoàn tất hồ sơ và séc cần đc ng đánh giá độc lập kiểm tra lại lần cuối và kí tắt. người có trách nhiệm kí duyệt chính thức

Trả tiền và xử lý cuối cùng hồ sơ thanh toán.

Sau khi đc kiểm tra và kí duyệt, sec đc xác định theo bộ hồ sơ và gửi trực tiếp cho chủ nợ.

Các giấy tờ ko sử dụng nữa cần đc hủy để tránh dùng lại nhiều lần

Hồ sơ cần đc lưu trữ theo qui định

III. xây dựng tiêu chí đánh giá hoạt động thu-chi và thanh toán

Về đặc điểm riêng của hoạt động thu chi và thanh toán cần chú ý tới tính “ tài chính” :

Khác với các hoạt động khác, thu – chi và thanh toán là hoạt động tài chính cơ bản mang tính tổng hợp trong phản ánh kết quả hoạt động và mang tính cụ thể và cả “ tính quy tắc” trong tác nghiệp

Mặt khác hoạt động này lại gắn chặt với mọi hoạt động cụ thể trên, trong chu trình hoạt động

Do đó, về hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý, khó có thể tách rời giữa tiêu chí đánh giá hoạt đông thu – chi và thanh toán với các tiêu chí đnáh giá chung toàn bộ hoạt động cũng như các tueeu chí đnáh giá từng hoạt động cụ thể trong chu trình hoạt động

Hiệu lực quản trị nội bộ hoạt động thu – chi và thanh toán cần và có thể đc đánh giá riêng nếu thực tiễn quản lý đòi hỏi

Về mục tiêu kiểm toán của mỗi cuộc kiểm toán cụ thể:

Mục tiêu này rất đa dạng tùy theo: yêu cầu quản lý của từng loại hình đơn vị. trong từng thời kỳ, từng hoàn cảnh cụ thể

Tương ứng với mỗi yêu cầu quản lí đó, mục tiêu kiểm toán hoạt động cũng khác nhau và do đó hệ thống tiêu chí nói chung và tiêu chí đánh giá hoạt động thu chi và thanh toán cũng khác nhau

Định hướng cơ bản của việc xây dựng tiêu chí đánh giá

Thứ nhất, tập trung hướng chủ yếu vào việc đánh giá hiệu lực quản trị tài chính nội bộ

Thứ 2, tùy theo mục tiêu kiểm toán cụ thể của KTHĐ trong từng đv đc kiểm toán với yêu cầu cụ thể của quản lý để xây dựng những tiêu chí cụ thể thích hợp

Thứ 3, trong mọi trươg hợp bộ phận mục tiêu này đều phải đảm bảo sự nhất quán với mục tiêu chung của KTHĐ

Thứ 4, cần phối hợp chỉ đạo thống nhất và thường xuyên của ng phụ trách chung cuộc kiểm toán với các bộ phận để có điều chỉnh kịp thời các mục tiêu cụ thể phù hợp với yêu cầu và thực tiễn quản lý.

Ví dụ

Mục tiêu hiệu lực điều hành ( I.01)

Mức sát thực, rõ rang của từng mục tiêu ( I.01.01)

Tiêu chí “ mức chi tiết mục tiêu ở cấp dưới” ( I.01.01.01 )

+ có quy định thời hạn lưu két hợp lý các két ở chi nhánh và két trung tâm.

+ có định mức lưu két hợp lý cho từng loại két

+ có chế độ ghi chép và luân chuyển, lưu trữ tài liệu hợp lý

Tuy nhiên có thể khái quát vào 1 tiêu chí của I.01.01.01. “ có quy định cụ thể các mục tiêu cơ bản của hoạt động cho các két trong đvị”.