CHƯƠNG VI

TẠO TAB, TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ VĂN BẢN

03 tiết (LT:01, BT:00, TH:02, KT:00)

6.1. Thiết lập Tab

Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản. Ngoài khả năng dịch

chuyển điểm trỏ theo từng bước nhẩy, mục này sẽ giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng các cột.

Bài toán đặt ra: hãy tạo bảng dữ liệu như sau: Các bước làm như sau:

STT

Họ và tên

Địa chỉ

1

Nguyễn Văn Quang

123, Tây Sơn

2

Hồ Hải Hà

68, Nguyễn Du

3

Dương Quốc Toản

23 Nguyễn Trãi

Bước 1: Định nghĩa khoảng cách cho các cột của bảng bởi hộp thoại Tab như sau: Mở bảng chọn Format | Tab.., hộp thoại Tab xuất hiện:

- Hộp Default tab stops: để thiết lập bước nhẩy ngầm định của Tab. Hình trên bước nhẩy ngầm định là 0.5 cm (tức là mỗi khi nhần phím Tab, con trỏ sẽ dịch một đoạn 0.5 cm trên màn hình soạn thảo). Bạn có thể thay đổi giá trị bước nhảy ngầm

định Tab trên màn hình soạn thảo Word bằng cách gõ một giá trị số ( đơn vị là cm)

vào hộp này;

- Bảng trên có 3 cột, mỗi cột sẽ được bắt đầu tại một vị trí có khoảng cách cố định đến lề trái trang văn bản mà ta phải thiết lập ngay sau đây. Giả sử cột STT cách lề trái 1cm, cột Họ và tên cách lề trái 3 cm, cột Địa chỉ cách lề trái 8 cm. Khi đó phải thiết lập các thông số này trên hộp thoại Tab như sau: Hộp Tab stop position: gõ 1 (gõ khoảng cách từ cột STT đến mép lề trái trang văn bản; ở mục Alignment- chọn lề cho dữ liệu trong cột này (cột STT): Left - canh lề dữ liệu bên trái cột, Right- canh lề bên phải cột, Center - căn lề giữa cột, hãy chọn Center. Chọn xong nhấn nút Set. Tương tự lần lượt khai báo vị trí Tab cho các cột còn lại: Họ và tên (3) và cột Địa chỉ (8). Đến khi hộp thoại Tab có dạng:

Cuối cùng nhấn nút Ok để hoàn tất việc thiết lập tab cho các cột và có thể sử dụng chúng nút Clear- để xoá bỏ điểm Tab đang chọn; nút Clear All - để xoá bỏ toàn bộ các điểm tab đang thiết lập trên hộp thoại).

Bước 2: Cách sử dụng những điểm Tab vừa thiết lập ở trên để tạo bảng dữ liệu:

Các vị trí điểm tab vừa thiết lập !

Khi con trỏ đang nằm ở đầu dòng văn bản, nhấn Tab để nhập dữ liệu cột STT. Nhập xong nhấn Tab, con trỏ sẽ chuyển đến vị trí tab tiếp theo (vị trí cột họ và tên) và nhập tiếp dữ liệu Họ và tên. Nhập xong nhấn Tab để nhập dữ liệu cột Địa chỉ. Làm tương tự với các dòng tiếp theo, bạn đã có thể tạo được bảng dữ liệu như yêu cầu ở trên.

Đặc biệt, chỉ cần dùng chuột xử lý trên thước kẻ nằm ngang (Vertical Ruler)

bạn cũng có thể thiết lập và điều chỉnh các điểm tab như vừa rồi. Cách làm như sau:

Để tạo điểm tab cho cột STT (có khoảng cách là 1cm, lề giữa), hãy nhấn chuột trái lên vị trí 1 cm trên thước kẻ nằm ngang. Một điểm Tab có khoảng cách 1cm, lề trái (Left) đã được thiết lập như sau: .

Muốn thay đổi lề cho điểm tab này là giữa (Center), làm như sau:

Nhấn kép chuột lên điểm tab vừa thiết lập, hộp thoại Tab xuất hiện. Tiếp theo chọn lề

cho điểm tab đang chọn trên hộp thoại này ở mục Alignment là Center

Chọn Center

Nhấn Set

để thiết lập

Tương tự, hãy tạo tiếp các điểm tab cho cột Họ tên và cột Địa chỉ.

Muốn xoá bỏ một điểm tab nào đó, chỉ việc dùng chuột kéo chúng (điểm tab đó) ra khỏi thuớc kẻ.

6.2. Tìm kiếm và thay thế văn bản

Tìm kiếm:

-                        Vào menu Edit, chọn Find (hoặc gõ Ctrl+F)

-                        Gõ vào chuỗi ký tự muốn tìm vào hộp Find What

-                        Chọn Search và chọn tiếp :

o                   Up:  để tìm lên đầu văn bản

o                   Down : để tìm xuống cuối văn bản

o                   All : để tìm trong toàn bộ văn bản

Thay thế:

-                        Vào menu Edit, chọn Replace (hoặc gõ Ctrl-H)

-                        Gõ vào chuỗi ký tự cũ trong hộp Find what

-                        Gõ vào chuỗi ký tự mới trong hộp Replace with

-                        Nháy chuột tại <Find next> để tìm chuỗi cũ đầu tiên cần.

-                        Chọn <Replace> để thay tuần tự, chọn <Replace All> để thay hàng loạt tệp hay chọn <Cancel> để ngừng không thay thế.

6.3. Tính năng Autocorrect

Định nghĩa bằng Auto Text:

-                        Đánh dấu cụm từ cần gõ tắt, ví dụ gõ: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt

nam

-                       Vào thực đơn dọc Edit, chọn Autotext, gõ vào cụm từ thay thế trong

hộp Name, ví dụ gõ: cj.

-                        Click vào nút Add, trở lại soạn thảo. Từ đó về sau chỉ cần gõ: cj, rồi ấn phím F3 thì cụm từ  " Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam " sẽ xuất hiện.

Định nghĩa bằng AutoCorrect:

-                     Vào thực đơn dọc Tools, chọn AutoCorrect, một hộp thoại xuất hiện :

-                     Gõ từ thay thế vào mục Replace, nhấn phím Tab

-                     Gõ từ cần định nghĩa vào mục With

-                     Nháy nút Add

-                     Tiếp tục định nghĩa thêm các từ khác hoặc nháy OK để trở lại soạn thảo. Từ đó, chỉ cần gõ từ thay thế và một khoảng trắng thì từ đã định nghĩa xuất hiện.