CHƯƠNG V : KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG

I-                  ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG VỚI KTHĐ

·                    Cung ứng là giai đoạn đầu tiên với chức năng dùng tiền để mua hàng hóa đầu vào theo mục tiêu cụ thể của từng hoạt động

·                    Chức năng bao gồm các hoạt động

-mua nguyên vật liệu, vật liệu và các sản phẩm hàng hóa

-mua các dịch vụ bảo dưởng thầu khoán tư vấn phục vụ…

- mua thiết bị công cụ dụng cụ khác                     

·                    Ngoài ra trong một số trường hợp cụ thể cung ứng còn bao gồm cả việc tiếp nhận nguyên vật liệu sản phẩm dở dang … để gia công theo đơn đặt hàng

1.                 Mục tiêu

·                    Đáp ứng tốt nhất yêu cầu hàng hóa đầu vào cả về

-số lượng

- chủng loại

- chất lượng

- giá cả

·                    Thời điểm phù hợp với từng mục tiêu cụ thể (đánh giá tính kịp thời)

2.                 Quá trình tác nghiệp của hoạt động cung ứng

1.                       Ước tính nhu cầu và hình thành đơn dặt hàng

2.                       Xét duyệt nhu cầu

3.                       Tìm kiếm thị trường với các nhà cung ứng

4.                       Lựa chọn nhà cung ứng chính thức

5.                       Chuyển giao đơn đặt hangd

6.                       Theo dõi thực hiện đơn đặt hàng

7.                       Tiếp nhận hàng

8.                       Thanh toán khoản phải trả

3.                 Đặc điểm của hoạt động cung ứng

-                     Xét trên góc độ trật tự của quá trình hoạt độngnói chung và quá trình cung ứng nói riêng

+ Cung ứng là một giai đoạn của quá trình hoạt động nói chung với chức năng cung cấp đầu vào cho toàn bộ hoạt động

           +  Cần thực hiện hài hòa và đảm bảo hiệu quả      

-                     Góc độ quan hệ kinh tế- pháp lí

+ Cung ứng là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa từ người bán đến đơn vị

+ Cần sự phối hợp chặt chẽ giữa đơn vị bên bán cũng như giữa các bộ phận trong đơn vị nhằm đảm bảo hoạt động được thông suốt đúng mục tiêu dự định.

II-               ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG TRONG QUAN HỆ ĐÁNH GIÁ VƠi HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÍ

1.                  Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng

·                    Thứ 1: Phân cấp quản lí hoạt động cung ứng

Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận cung ứng cần được phân cấp phù hợp với yêu cầu quản lý. Để thực hiện việc phân cấp này cần giải quyết 2 vấn đề:

-xác định mức độ độc lập hay phụ thuộc của từng đơn vị để hình thành các mô hình phân cấp

- trao các quyền hạn và trách nhiệm cụ thể về cung ứng cho từng loại đơn vị

·                    Thứ 2: Quan hệ giữa bộ phận vật tư với các bộ phận khác

Đây là mqh trực tiếp giữa bộ phận vật tư với các bp chủ yếu sau:

1, Các bp dùng vật tư& các DV

2, Các bp kĩ thuật nghiên cứu : Phụ trách các vđ liên quan trực tiếp đến trình tựu và pp điều hành về công nghệ như chất lượng vật tư , dv đầu vào và sp đầu ra

3, Bp tiêu thụ có qh chặt chẽ với bp cung ứng trong qtrình xác định và điều hành hđ cung ứng cả về khối lượng tiêu thụ dự kiến qua từng thời kì và chất lượng sp cần có trong quan hệ với nguyên liệu, vật liệu or dv đầu vào.

4, Bp kế toán : có quan hệ tới việc xử lý thông tin qua mỗi lần mua ,ngoài ra còn tham gia kiểm soát suốt qt mua về các mạ liên quan đến nguồn tài chính , giá cả, thanh toán  và các lợi ích  liên quan đến quá trình cung ứng.

5, Hoạt động dự trữ : có qh chặt chẽ với cung ứng , làm cầu nối trung gian giữa cung ứng với hoạt động cơ ban( sx và tiêu thụ) và chiến lược dự trữ qh thị trường với nhu cầu hđ, ví dụ quản lí kho bãi...

·                    Thứ 3: Thống nhất quản lí hoạt động cung ứng:

- hđ cung ứng Là quá trình phối kết hợp giữa nhiều hoạt động cụ thể trong sự chỉ đạo thống nhất và do nhiều bộ phận đảm nhiệm

-Mục tiêu là tạo ra sự kết hợp tối ưu trên cơ sở sd hữu hiệu các quy trình cà pp kĩ thuật đã dự tính cũng những kquả n/cứu về n/vụ ; giảm thiểu chi phí mua, nâng cao chất lượng ,hiệu quả của toàn bộ hoạt động ; tạo đươc  sự đồng thuận nội bộ và tăng cường trách nhiệm , năng lực kĩ năng của nhân viên.

·                    Thứ 4  Địa vị pháp lí của người phụ trách hoạt động cung ứng cần

-                     Đảm bảo khả năng tập hợp các bộ phận có liên quan đến hđcư.

-                     Có đủ khả năng và thẩm quyền thu hút các cá nhân có đủ năng lực .

-                     Tạo ra được mức độ độc lập và vị trí thích hợp cho quan hệ có hiệu quả với các thành viên bộ phận cung ứng và các nhân viên khác có liên quan .

Trong quan hệ đó người phụ trách chung hoạt động này phải là một trong những người thuộc bộ máy lãnh đạo cao nhất trong đơn vị

·                    Thứ 5 Vấn đề bất kiêm nhiệm

Yêu cầu chung là cách li thích hợp các trách nhiệm trước các nghiệp vụ có liên quan trong cùng một chu trình nghiệp vụ 

Trong hoạt động cung ứng một người không được kiêm nhiệm nhiều bước công việc khác nhau như

          Giữa đặt hàng với cung ứng /

          Giữa cung ứng với đặt hàng /

          Giữa nhận hàng với lưu kho /

          Giữa cung ứng nhận hàng với thanh toán

2.                 Đánh giá quản trị tác nghiệp hoạt đọng cung ứng

2.1  ước tính nhu cầu

Để đánh giá hiệu lực qtri nộ bộ hq hđ và hiệu năng qli cần kđ: Tính khoa học của phương pháp ước tính nhu cầu;   Trình tự và phương pháp điều hành trong quan hệ với việc thông tính kịp thời cho bộ phận cung ứng ;  Tính pháp lí của việc xác định nhu cầu.

* Những yếu tố làm căn cứ xác định nhu câù

§                    Chương trình mục tiêu của hoạt động để xác định qui mô cơ cấu và thời gian cung ứng từng loại vật tư hoặc dịch vụ cụ thể

§                    Định mức sử dụng và dự trữ cùng các tiêu chuẩn kic thuật và trách nhiệm của các bộ phận kĩ thuật vật tư dự trữ

§                    Những dự án riêng cần đến những vật tư dịch vụ đặc biệt

§                    Nhu cầu dự trữ bình thường hoặc đặc biệt được tính toán trên cơ sở khoa học

§                    Nhu cầu khác do các bộ phận trong đơn vị đặt ra

-xét duyệt yêu cầu mua bao gồm 2 loại công việc

§                    Kiểm tra lại các thông tin ở tầm cao hơn và yêu cầu bổ sung khi cần xét đến

§                    Kí duyệt hoặc bác bỏ yêu cầu nếu không sửa đổi hoặc bổ sung làm rõ được các vấn đề cần đặt ra

Trong KTHĐ xét duyệt cần được đánh giá trên 2 mặt

          Pháp lí : đánh giá quản trị nội bộ hoạt động cung ứng thường quan tâm nhiều tới cả địa vị pháp lí của người xem duyệt và cả thủ tục pháp lí qua quá trình xét duyệt

          Nghiệp vụ : xét và duyệt được gắn kết như 2 mặt  của 1 vấn đề và đều cần được thực hiện ở tầm cao hơn với ý nghĩa kết nối nhiều mối liên hệ trên phạm vi rộng

Mục tiêu của quá trình xét duyệt

ü                 Mức đầy đủ của chương trình có nhu cầu vật tư dịch vụ cụ thể

ü                 Độ tin cậy của các thông tin cơ sở về nhu cầu mua

ü                 Mức đầy đủ và kịp thời của việc cung cấp thông tin liên quan đến nhu cầu hàng hóa

ü                 Mức công khai hóa và đồng thuận với các bộ phận có liên quan và mức minh bạch hóa trong quan hệ với lợi ích của hoạt động

ü                 Khả năng mua hàng hóa trên thị trường và khả năng thay thế

ü                 Lợi ích chung của hoạt đông cùng những lợi ích và khả năng thay thế

ü                 Khả năng thanh toán trong kì này và trong tương lai

Đánh giá việc ủy quyền mua (của ban giám đốc)

§                    Khẳng định hàng hóa trong yêu cầu mau không có trong đơn vị

§                    Khả năng sản xuất tại chỗ loại cần mua

§                    Khả năng mua được mặt hàng theo yêu cầu

§                    Việc xét duyệt trước khoản ngân sách mua hàng

§                    Nguồn tài chính cho việc chi trả tiền hàng

§                    Thủ tục ủy quyền

2.2 tìm kiếm thị trường

§                    Tìm hiểu hồ sơ về các nhà cung ứng chiến lược của đơn vị

§                    Cập nhật các thông tin mới về thị trường qua quảng cáo niên giám cacs bản tin hoặc tạp chí chuên nghành

§                    Tiếp xúc với các đại diện nhà cung ứng để tìm hiểu thông tin về sản phẩm và tạo thiện cảm với những đại diện này

§                    Tìm hiểu số lượng người cung cấp thông tin về nhà cung ứng mới cũng như những đối tác của nhà cung ứng này

2.3 lựa chọn nhà cung ứng

Những tiêu chuẩn chính để lựa chọn nhà cung ứng

o                   Yếu tố số lượng vật tư khối lượng dịch vụ

o                   Yếu tố chất lượng vật tư dịch vụ cần mua

o                   Yếu tố giá cả trong quan hệ với các dịch vụ kèm theo

Các phương pháp  đánh giá nhà cung ứng

o                   Phương pháp phân loại nhà cung cấp

o                   Phương pháp chấm điểm có hệ số

Vấn đề kết hợp của phương án mua

o                   Kết hợp giữa phương thức mua trực tiếp với phương thức mua từ bán buôn

o                   Kết hợp những nhà cung ứng khác nhau để đảm bảo tính an toàn của hoạt động cung ứng và tăng tính cạnh tranh giữa các nhà cung ứng

2.4 chuyển giao đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng đã được xây dựng chính thức và chuyển giao cho nhà cung ứng

o                   Nhà cung ứng cần chuyển trả lại một bản sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục chấp nhận

o                   Những thông tin về đơn đặt hàng cần được chuyển giao cho

          Bộ  phận sử dụng

          Bộ phận dự trữ

          Bộ phận thu nhận

          Bộ phận kế toán

2.5 theo dõi thực hiện đơn đặt hàng

o                   Bộ phận cung ứng phải thực hiện việc theo dõi cho tới khi nhận hàng để thực hiện đúng thời hạn cung ứng đã được thỏa thuận

o                   Trình tự thực hiện tùy thuộc vào mức độ hệ trọng của việc cung ứng cụ thể

o                   Cần gặp gỡ nhà cung ứng để nắm bắt và cùng tháo gỡ những khó khăn có thể nảy sinh

2.6 tiếp nhận hàng

o                   Bộ phận tiếp nhận hàng chịu trách nhiệm xem xét vật tư hoặc dịch vụ được cung cấp cả về số lượng và chất lượng

o                   Những vấn đề phát sinh qua kết quả kiểm soát cần chuyển ngay cho nhà cung ứng để giải quyết kịp thời đảm bảo hiệu quả hoạt động

o                   Bộ phận cung ứng phải làm trung gian giữa người sử dụng với nhà cung ứng để đưa ra giải pháp thích hợp như trả lại toàn bộ hay từng phần lượng hàng đang giao nhận điều chỉnh lại giá cả xử phạt người vận chuyển … tùy tình huống và nguyên nhân cụ thể

2.7 thanh toán tiền hàng

Bộ phận vật tư cần tập hợp và chuyển đủ cho bộ phận thủ quỹ những giấy tờ hợp lệ minh chứng cho sự hoàn tất của hoạt động

§        Đơn yêu cầu mua

§        Giấy đặt hàng

§        Phiếu nhận hàng

§        Hoa đơn của nhà cung ứng

Bộ phận vật tư kết hợp với bộ phận kế toán kiểm tra lại các chứng từ này cả về sự đồng bộ lẫn tính hợp lí và chính xác của các thông tin trên chứng từ này

3.                 Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ hoạt đông cug ứng

Việc đánh giá hoạt động được thực hiện đồng bộ cho toàn bộ cuộc kiểm toán

Tuy nhiên cũng tùy theo mục tiêu và tính chất của từng cuộc kiểm toán việc xây dựng chương trình kiểm toán và thực hiện đánh giá này có thể bao gồm

§        Đầy đủ cả về nội dung đánh giá theo những tiêu chí cụ thể (với kiểm toán chuyên đề về cung ứng )

§        Đánh giá sơ bộ trong từng hoạt động cụ thể (của cuộc kiểm toán toàn diện)

Yêu cầu của tiêu chí này cần được đặt trên cả 2 mặt

§        Hiệu lực quản trị

§        Đánh giá chung toàn bộ hoạt động

Do vậy các tiêu chí cần được cụ thể đồng thời nhất quán với định hướng chung của cuộc kiểm toán.

I.01: Loại tiêu chí đánh giá hiệu lực điều hành

         I.01.01            Mức sát thực ,rõ ràng của từng mục tiêu

            I.01.01.01    Mức chi tiết cụ thể ở cấp dưới

               I.01.01.01 Mức cụ thể ,rõ ràng của đơn đặt hàng (hay phiếu yêu cầu) của đv sd.

III-            ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG

NHÓM I : hoạt động thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh

Loại 1 : Hoạt động thực hiện chức năng sản xuất

Chức năng mua chỉ là một dịch vụ trung gian trong giai đoạn đầu tiên phục vụ cho giai đoạn sản xuất và cuối cùng mới bán để có kết quả đầu ra

Thuộc loại hoạt động này bao gồm:  Công nghiệp chế tạo lắp ráp;  Chế biến sản xuất điện năng và năng lượng khác;  Nông lâm nghiệp;  Xây lắp;  Công nghiệp khai thác

Ø                 Cách đánh giá hiệu quả và hiệu năng quản lí hoạt động cung ứng

Trực tiếp : hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí cung ứng cho sản xuất cần được đo lường trên cơ sở kết quả của chính chức sản xuất. theo đó các chỉ tiêu phản ánh kết quả để xác định hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí có thể là:

§        Giá trị sản lượng

§        Giá trị sản phẩm hoàn thành

§        Giá trị sản xuất gia tăng

Gián tiếp : các chỉ tiêu kết quả nói trên được thay thế bằng các chỉ tiêu kết quả cuối cùng

          Doanh thu bán hàng hoặc thu nhập để đánh giá hiệu năng quản lí

          Lợi nhuận trước thuế hoặc sau thuế để đánh giá hiệu quả hoạt động

 Loại 2 : hoạt động thương mại dịch vụ khác

Cung ứng có quan hệ trực tiếp với kết quả cuối cùng

Việc phân tích hiệu quả riêng từng giai đoạn hoạt động đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí cũng được thực hiện đồng thời với đánh giá chung

Thuộc loại hoạt động này có thể kể đến các hoạt động bán buôn bán lẻ đại lí truyền tải điện năng…

NHÓM II: hoạt động thuộc lĩnh vực hành chính sự nghiệp

Thường sử dụng ngân sách nhà nước để thực hiện những dịch vụ công không thu phí

Hiệu quả kinh tế hoạt động cung ứng được đánh giá qua mức tiết kiệm chi phí cung ứng

Hiệu năng quản lí qua tổng mức tiết kiệm chi tiêu ngân sách nhà nước

Hiệu quả xã hội cũng được đánh giá đầy đủ trong phần đánh giá chung

Ø                 Về hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí

Việc đánh giá này trong hoạt động cung ứng cũng sử dụng các tiêu chí định tính và định lượng

Tuy nhiên đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí cung ứng thường sử dụng nhiều tiêu chí định lượng

·                    Các nhóm tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí :

Nhóm 1 : nhóm tiêu chí đánh giá hiệu lực điều hành:

I.01: Loại tiêu chí đánh giá hiệu lực điều hành

         I.01.01            Mức sát thực ,rõ ràng của từng mục tiêu

            I.01.01.01    Mức chi tiết cụ thể ở cấp dưới

             I.01.01.01 Mức cụ thể ,rõ ràng của đơn đặt hàng (hay phiếu yêu cầu) của đv sd.

Nhóm 2: NHóm tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động cung ứng(tính theo KLuong mua từng loại hoặc tổng giá trị mua :

II.01  Sức sản xuất (sức lưu chuyển hàng hóa) –(tỷ suất bán hàng hoặc tiêu dùng hàng mua so với hàng thực mua)

             II.01.01 Sức sản xuất (sức lưu chuyển hàng hóa) của chi phí mua- Giá trị hoặc lượng hàng hóa bình quân 1 đồng chi phí.

            II.01.02   Sức sản xuất (sức mua haysức lưu chuyển hàng hóa) cuả lao động

-         Khối lượng hoặc gtri mua bình quân 1 nviên.

-         Số đơn hàng bình quân 1  nvien và gtri bình quân 1 đơn hàng

  II.01.03   Sức sản xuất (sức lưu chuyển hàng hóa) của TSCĐ

 Khối lượng hoặc giá trị hàng hóa lưu chuyển bình quân 01m2 kho hàng

II.02   Mức tiết kiệm cp mua hàng:

-         Mức tk tuyệt đối or tương đối của cp mua hàng nói chung

-         Tính bình quân cho từng yếu tố của quá trình mua-nếu cần

Nhóm 3 Đánh giá hiệu năng quản lí cung ứng

III.01  Mức đảm bảo nguồn lực cho cung ứng

            III.01.01 Mức đảm bảo nguồn tài chính

            III.01.02 Mức đảm bảo lao động cho cung ứng

            III.01.03 Mức đảm bảo kho tàng cho cung ứng

III.02  Mức kết quả đạt được so với mục tiêu

            III.02.01 Số đơn đặt hàng không được thực hiện so với dự kiến

            III.02.02 Số đơn đặt hàng bị gián đoạn so với dự kiến

            III.02.03 Chênh lệch mua hàng so với dự kiến

            III.02.04 Tỉ suất hàng hóa cung ứng đúng mục tiêu

§        III.02.04.01 : Tỉ suất HH cug ứng đảm bảo chất lượng (sv Khối lượng hoặc hàng hóa mua dự kiến)

§        III.02.04.01 : Tỉ suất HH cug ứng đúng thời gian dự kiến (sv tổng khối lượng hoặc giá mua dự kiến)

          III.02.05  Tổn thất về tài chính do cug ứng không đúng mục tiêu

§         III.02.05.01  Tổn thất về tài chính do cug ứng bị gián đoạn sv dự kiến

§         III.02.05.02  Tổn thất về tài chính do cug ứng thừa ( thiếu) sv dự kiến

III.02.06  Tổn thất về thời gian sx ( 0r bán hàng) bị gián đoạn so cung ứng không đúng mục tiêu,

III.03  Mức năng động trong điều hành cung ứng :

           III.03.01  Số lần tổ chức thành công hội nghị kháh hàng

          III.03.02 Số lần đai diện được nhân viên cung ứng tiếp đón

          III.03.03  Số lần mở thầu cung ứng

          III.03.04  Số nhà cung ứng mới đc lựa chọn

          III.03.05 Số mặt hàng mới đc lựa chọn

          III.03.06  Lợi ích của số hàng mới được lựa chọn

          III.03.07  Lợi ích của số nhà cung ứng mới đc lựa chọn