2.3  Ghi chép từ một văn bản (tham khảo từ các tài liệu)

-Các khó khăn và thuận lợi -Kỹ thuật ghi chép cho từng loại -Các hình thức ghi chép -Dàn bài của báo cáo

2.3.1 Các Khó khăn và thuận lợi

1.Thuận lợi: -Đọc tài liệu dễ tiếp nhận hơn khi nghe người khác trình bày để ghi chép và tóm tắt. -Có nhiều tài liệu tham khảo và chọn lựa.

2. Khó khăn: -Tốn nhiều thời gian để đọc các tài liệu. -Đôi khi tham lam viết quá dài. -Đôi lúc tìm chưa hết hoặc chưa đủ tài liệu cần thiết để tham khảo. -Khi nghe báo cáo thì diễn giả đã định hướng và xác định các vấn đề cần truyền đạt.

2.3.2 Kỹ thuật ghi chép : *Chuẩn bị phương tiện. -Giấy viết, bút, thước v.v… -Bàn ghế *Các tài liệu cần thiết *Tinh thần tập trung *Chú ý: Khi ghi chép mỗi thông tin để riêng một trang giấy để quá trình viết không bị xáo trộn các ý tưởng.

Các hình thức ghi chép:

*Có hai hình thức ghi chép: -Ghi chép để chuẩn bị cho một bài nói như: bài tổng kết , bài báo cáo trước hội nghị, bài bảo vệ dự án,bài giảng cho một buổi học v.v… -Ghi chép để hình thành một văn bản, một tài liệu, dự án, một tác phẩm, một công trình, một nghị quyết, văn kiện, giáo trình hoặc thuyết minh luận án v.v …

*Lời khuyên: -Chọn lựa thông tin dự trù sẽ trình bày trước độc giả hay cử toạ: những thông tin mà họ không biết hay cần biết sẽ giới thiệu trong bài trình bày của mình. -Dù tài liệu dùng để nói hay viết thành văn bản yêu cầu phải: Rõ ràng -  mạch lạc – dễ đọc – sử dụng nhanh chóng.

Những yếu tố quan trọng cần ghi chép

Ghi chép cho bài nói thì yếu tố quan trọng đó là:

-Không cần phải viết thành bài để đọc mà viết ý chính -Cần phải chọn những vấn đề người ta chưa biết hoặc không biết mà người ta muốn tiếp nhận. -Xây dựng một dàn bài rõ ràng và lôgic. -Viết ngắn gọn dễ đọc (kiểu tốc ký, gạch đầu dòng ). -Sắp xếp thứ tự cho dễ nhìn, dễ hiểu theo chủ đề, đặc biệt các phần sẽ được minh hoạ bằng hình ảnh hay đèn chiếu. -Viết trên giấy một mặt rộng rãi -Các dữ liệu không thể nhớ được (như số liệu, hình ảnh, đường biểu diễn, sơ đồ) nên được ghi chú một cách có hệ thống. -Nó có thể được chép lại trên những tài liệu riêng biệt, được sắp xếp theo thứ tự sao cho dễ trông thấy (trong trường hợp sử dụng giấy trong, đèn chiếu). -Khoảng không gian sử dụng của bài viết phải hợp lý. -Sử dụng gạch dưới và kiểu in hoa (nếu cần). -Chọn các điểm quan trọng mà mục tiêu yêu cầu.

*VD: -Vấn đề MA TUÝ bao gồm: tác hại, lợi nhuận, tình hình buôn lậu, chế biến, tình hình cai nghiện, … -Tăng học phí: nâng cao chất lượng học tập, thất học…

Ghi chép để làm tư liệu  Để làm một báo cáo, một công trình, một dự án hay một bài giảng v.v… thì những yếu tố quan trọng là: -Phải tóm tắt hay viết những điểm chính theo mục tiêu đã đề ra -Tạo thành một bài hoàn chỉnh.

Muốn vậy cần phải: -Chuẩn bị một dàn bài đầy đủ và logic, lấy tư liệu từ các tài liệu đã đọc theo  nội dung và mục tiêu, yêu cầu như: Các số liệu, dữ liệu, công thức, bảng biểu v.v… -Chọn ý chính và quan trọng trong tài liệu theo mục tiêu của bài viết, trong các tài liệu có nhiều vấn đề tuỳ theo mục tiêu và chủ đề mà người viết cần, thì phải đi sâu và trích ra. -Viết thành các chương mục theo dàn bài đã có, từ đó hình thành các văn bản mạch lạc, câu văn hoàn chỉnh, chú ý tránh các lỗi chính tả, viết hoa lung tung, dấu chấm, dấu phẩy, chấm xuống dòng v.v… không đúng, viết rõ ràng không viết ẩu, viết tắt khó đọc.

Người viết cần phải biết trước nội dung tài liệu để ghi chép do vậy cần phải: *Với tài liệu ngắn nên đọc toàn bộ. *Tài liệu dài nên đọc lời nói đầu, lời giới thiệu tóm tắt, đọc một vài chương quan trọng, đọc kết luận của tài liệu v.v… dựa vào mục tiêu đặt ra để tìm nội dung đáp ứng theo yêu cầu của bài viết và tiến hành tóm tắt đưa vào bài viết theo từng đoạn. *Khi đọc: cũng trích từng phần theo dàn bài -Từ đoạn nhập đề. -Đoạn giới thiệu -Đoạn chuyển mạch. -Đoạn kết luận. -Cần chú ý các câu then chốt, các chữ hữu ích. -Chọn các ý tưởng cơ bản của đoạn văn cần tóm tắt và các đoạn quan trọng được trích từ văn bản nghị quyết, nghị định, chỉ thị v.v…-Ví dụ : +Ghi chép với chủ đề nhân đạo trong tác phẩm “Những Người Khốn Khổ “của đại văn hào Pháp VICHTOHUYGO +Ghi chép với chủ đề tình yêu và tính cách người Cộng sản PAVEN CÔSGHIN trong “Thép Đã Tôi Thế Đấy” của nhà văn NICÔLAI ÔSTÔTSKI.

Các yêu cầu thực tế cho bài viết.

Các văn bản và tài liệu soạn ra phải phù hợp với yêu cầu hoàn cảnh thực tế (nếu là các giải pháp, các nghị quyết, các nghị định, chỉ thị v.v…)

Trong văn bản phải ghi rõ các tài liệu tham khảo, trích dẫn từ đâu, trong sách nào, trang nào (như các số liệu, công thức, các định lý, định luật, các câu nói nổi tiếng v.v…)

Ghi nhận tình huống và môi trường của vấn đề được đề cập khi tài liệu được tóm tắt.

Các phiếu thông tin đừng để lẫn lộn các ý tưởng với nhau mà cần để riêng mỗi ý tưởng một phiếu.

Các tư liệu đôi khi không cần chép ra, lúc tham khảo cần ghi nhận trang, tên tài liệu v.v…Khi nào viết thành văn bản lúc đó ta lật lại các tài liệu đó để sử dụng.

Ta có thể ghi chú bên lề văn bản bài viết để tiện tra cứu khi cần.

2.3.3  Thực hiện một báo cáo

*Phải xây dựng đề cương, mục lục rõ ràng.

*Những điều thực hiện trong báo cáo (thuyết minh)

*Báo cáo kỹ thuật. -Định nghĩa. -Thu thập thông tin. -Chọn lọc thông tin cho bản báo cáo. -Soạn thảo một báo cáo

a) Phải xây dựng đề cương, mục lục rõ rang -Lời nói đầu -Đặt vấn đề: nêu mục đích của báo cáo -Các phần cần được giải quyết: Các chương của báo cáo -Kết luận: Vấn đề đặt ra đã được giải quyết  kết quả đưa vào sử dụng, lời khuyên và những giải pháp tiếp theo (nếu có) -Tài liệu tham khảo: +Tên tác giả +Năm xuất bản +Số series xuất bản (nếu có) +Ghi theo thứ tự vần -Mục lục

b) Những điều yêu cầu thực hiện trong báo cáo (hoặc thuyết minh)

Phải viết chữ rõ ràng, cẩn thận, không được viết tắt, viết ẩu làm người khác không đọc được hoặc không hiểu, chữ không được viết hoa lung tung, không tẩy xóa tùy tiện. -Câu văn gọn, không dài dòng. -Các đề mục, chương phải rõ ràng nhằm chia các khối lượng công việc rành mạch. -Việc chia các phần trong các chương cần thống nhất từ đầu đến cuối.

Các công thức, hình vẽ phải đánh số thứ tự, có thể đánh số từ 1 đến 100 … ngay từ đầu bài viết, có thể đánh số của công thức hoặc số của hình theo từng chương. Mục đích là để dễ theo dõi và gọi chúng lại ở các phần sau. -Các hình vẽ cần phải có chú giải tên hình rõ ràng.

Các trích dẫn, hình vẽ và công thức không phải của mình sáng tác thì cần phải làm các ký hiệu tham khảo [...], Ví dụ: Công thức (5) hay hình (6) có thêm [1] & [2] ý nói lấy từ tài liệu tham khảo 1 và 2 ghi ở phần cuối báo cáo trong mục tài liệu tham khảo.

c) Báo cáo kỹ thuật. -Định nghĩa. -Thu thập thông tin. -Chọn lọc thông tin cho bản báo cáo. -Soạn thảo một báo cáo.