Câu 4: Các yếu tố cơ bản và bổ sung trên chứng từ gốc và tác dụng của từng yếu tố.

Thu thập và quan sát: Hĩa đơn giá trị giá tăng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho chứng minh, đồng thời cho biết các yếu tố bổ sung (nếu cĩ) và tác dụng của chúng.

+ Các yếu tố cơ bản trên chứng từ gốc và tác dụng của từng yếu tố:

a) Tên gọi của chứng từ kế toán có tác dụng để phân loại và tổng hợp số liệu của các chứng từ cùng loại được dễ dàng để thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán. Ví dụ: Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho ...

b) Số hiệu, Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế tóan : Tác dụng (1) Là cơ sở kiểm tra, quản lý chứng từ theo trình tự thời gian dễ dàng. (2) Đối chiếu, kiểm tra các chứng từ được lập theo thời gian để phát hiện và ngăn ngừa sai sót, gian lận.

c) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế tóan có tác dụng (1) Phân loại các chứng từ cùng loại để tiên lợi cho việc ghi sổ kế toán (2) Đối chiếu, kiểm tra để phát hiện và ngăn ngừa gian lận .

d) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế tóan: Tác dụng tương tự như c)

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: Tác dụng (1) là căn cứ định khoản kế toán (2) Kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ thu chi tiền ghi bằng số và bằng chữ: Tác dụng (1) Tổng hợp số liệu ghi sổ kế toán (2) Kiểm tra mức độ thực hiện các chỉ tiêu kinh tế -tài chính.

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế tóan. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm sóat (kế tóan trưởng) và người phê duyệt (Thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị. Tác dụng (1) Là căn cứ quy trách nhiệm (2) Đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ.

+Các yếu tố bổ sung trên chứng từ gốc và tác dụng của từng yếu tố:

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán theo quy định trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý với từng lọai chứng từ.

Ví dụ: Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch vụ thì ngoài những yếu tố quy định trên phải có thêm yếu tốø: Thuế suất và số thuế phải nộp, hình thức thanh toán. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tóan phải có thêm yếu tố định khỏan kế tóan.

è + Hĩa đơn giá tăng giá tăng cĩ các yếu tố bổ sung như: thuế suất GTGT (%) ; tiền thuế GTGT; hình thức thanh tốn.

+Phiếu thu cĩ các yếu tố bổ sung như: tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý); số tiền quy đổi; số hiệu tài khoản nợ và tài khoản cĩ.

+Phiếu nhập kho cĩ các yếu tố bổ sung như: tên kho nhập hàng, địa điểm của kho nhập hàng, số chứng từ gốc kèm theo, số hiệu tài khoản nợ và tài khoản cĩ.

+Phiếu xuất kho cĩ các yếu tố bổ sung như: lý do xuất kho, "xuất tại kho (ngăn lơ)", địa điểm xuất kho, số chứng từ gốc kèm theo, số hiệu tài khoản nợ và tài khoản cĩ.